Está en la página 1de 191

Índice

RANDOM PÍA GEST

ÍNDICE

ÍNDICE .................................................................................................................................................... 1
1 PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 5
1.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES ........................................................................................... 6
1.1.1 Configuraciones .................................................................................................................. 6
1.1.2 Licencias............................................................................................................................. 7
1.1.3 Garantía Limitada ............................................................................................................... 7
1.1.4 Servicio Técnico.................................................................................................................. 8
1.1.5 Capacitación y Asesoría...................................................................................................... 8
1.2 ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PÍA GEST................................................................... 9
1.2.1 Módulo de Parámetros ........................................................................................................ 9
1.2.2 Subsistema de Gestión de Stock......................................................................................... 9
1.2.3 Subsistema Comercial ........................................................................................................ 9
1.2.4 Subsistema de Tesorería .................................................................................................. 10
1.2.5 Subsistema de Logística ................................................................................................... 10
1.2.6 Módulo de Informes .......................................................................................................... 10
1.2.7 Módulo de Configuraciones............................................................................................... 10
1.3 OPERACIÓN GENERAL DEL SISTEMA .................................................................................. 11
2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA................................................................................................. 12
2.1 REGISTRAR LICENCIA DE USO ............................................................................................. 12
2.2 SUPERVISOR DEL SISTEMA.................................................................................................. 13
2.3 ACREDITACIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA ......................................................................... 13
2.4 PERMISOS Y USUARIOS........................................................................................................ 14
2.4.1 Tipos de Clave .................................................................................................................. 14
2.4.2 Definición de Permisos...................................................................................................... 15
2.4.3 Definición de Claves de Usuario........................................................................................ 16
2.4.4 Imprimir Usuarios y Permisos............................................................................................ 17
2.5 CONFIGURACIÓN GENERAL ................................................................................................. 18
2.5.1 Principales ........................................................................................................................ 18
2.5.2 Crédito .............................................................................................................................. 20
2.5.3 Fechas.............................................................................................................................. 21
2.5.4 Numeración ...................................................................................................................... 21
2.5.5 Método de Costeo............................................................................................................. 22
2.5.6 Remotas ........................................................................................................................... 23
2.5.7 Adicionales ....................................................................................................................... 24
2.6 CONFIGURACIÓN DE ESTACIÓN .......................................................................................... 25
2.7 FORMATOS DE IMPRESIÓN .................................................................................................. 25
2.7.1 Datos Generales del Documento....................................................................................... 26
2.7.2 Datos de Encabezado, Detalle, Conceptos y Pie del Documento...................................... 27
2.8 MI CONFIGURACIÓN .............................................................................................................. 29
2.9 CHEQUEO DE ESTRUCTURAS DE BASES DE DATOS.......................................................... 29
2.10 CHEQUEO DE LA CORRELATIVIDAD NUMÉRICA ................................................................. 30

Manual Random Pia Gest 1


Índice

3 PARÁMETROS GENERALES DEL SISTEMA ............................................................................... 31


3.1 DEFINICIÓN Y REGISTRO DE LOS PARÁMETROS DE LA EMPRESA ................................... 31
3.1.1 Parámetros del Sistema de Administración ....................................................................... 32
3.1.2 Secuencia para el Registro de los Parámetros .................................................................. 33
3.1.3 Registrar, Buscar, Modificar y Eliminar Parámetros ........................................................... 34
3.1.4 Generación, Impresión y Transmisión de Informes ............................................................ 38
3.2 PARÁMETROS GENERALES DE LA EMPRESA ..................................................................... 40
3.2.1 Definición de Funcionarios ................................................................................................ 41
3.2.2 Definición de Sucursales................................................................................................... 44
3.2.3 Definición de Bodegas de Sucursal ................................................................................... 45
3.2.4 Definición de Cajas de Pago ............................................................................................. 48
3.2.5 Definición de Centros de Control ....................................................................................... 49
3.2.6 Definición de Emisores de Documentos de Pago .............................................................. 50
3.2.7 Definición de Tenedores de Documentos .......................................................................... 51
3.2.8 Definición de Retiradores de Mercaderías ......................................................................... 52
3.2.9 Definición de Turnos de Trabajo........................................................................................ 53
3.2.10 Definición de Zonas .......................................................................................................... 54
3.2.11 Definición de Recetas ....................................................................................................... 55
3.2.12 Definición de Fichas Técnicas ........................................................................................... 56
3.2.13 Definición de Países, Ciudades y Comunas ...................................................................... 57
3.2.14 Definición de Causas de Notas de Crédito ........................................................................ 58
3.2.15 Definición de filtros SQL Personalizados ........................................................................... 58
3.2.16 Definición para Caracterización de Entidades................................................................... 59
3.2.17 Definición de Familias de Productos.................................................................................. 61
3.2.18 Definición de Rubros de Productos ................................................................................... 62
3.2.19 Definición de Marcas de Productos ................................................................................... 62
3.2.20 Definición de Clasificación Libre ........................................................................................ 62
3.2.21 Definición de Códigos de Acceso Alternativo..................................................................... 63
3.2.22 Definición de Monedas y Tipos de Cambio ........................................................................ 65
3.2.23 IVA e Impuestos Adicionales............................................................................................. 66
3.2.24 Documentos del Sistema .................................................................................................. 68
4 PARÁMETROS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ......................................................................... 69
4.1 DEFINICIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS....................................................... 69
4.1.1 Ingresar Producto Nuevo .................................................................................................. 70
4.1.2 Modificar Productos .......................................................................................................... 80
4.1.3 Buscar Productos.............................................................................................................. 81
4.1.4 Imprimir Informes .............................................................................................................. 81
4.1.5 Eliminar Productos ............................................................................................................ 82
4.1.6 Cambiar Orden de Visualización de la Tabla ..................................................................... 82
4.1.7 Exportar a Excel................................................................................................................ 83
4.2 MODELOS PARA LA CREACIÓN DE PRODUCTOS E INSUMOS ........................................... 84
4.3 CONCEPTOS ESPECIALES.................................................................................................... 88
4.3.1 Ingresar un Nuevo Concepto............................................................................................. 88
4.3.2 Forma de aplicar los Conceptos en un Documento............................................................ 89
4.3.3 Modificar Datos de un Concepto Especial ......................................................................... 90
4.3.4 Eliminar un Concepto Especial......................................................................................... 90
4.4 ENTIDADES (CLIENTES / PROVEEDORES)........................................................................... 90
4.4.1 Registro de Entidades ....................................................................................................... 91
4.5 CREACIÓN DE VARIABLES Y DIMENSIONES DE TIPO NUMÉRICO Y ALFANUMÉRICO...... 95
4.5.1 Definición y Registro de Dimensiones ............................................................................... 96

Manual Random Pia Gest 2


Índice

4.5.2 Eliminar dimensión............................................................................................................ 97


4.5.3 Valorización y Asignación de Dimensiones a Productos y Entidades ................................ 97
4.6 MANTENCIÓN DE TABLAS DE CARACTERIZACIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO ...................... 99
4.7 CREACIÓN DE TABLAS DE COSTOS Y DE PRECIOS ............................................................ 99
4.7.1 Tipos de Listas.................................................................................................................. 99
4.7.2 Registro de los Antecedentes de una Lista de Transferencia............................................100
4.7.3 Modificar Listas de Precio ................................................................................................102
4.7.4 Modificar estructura de las Listas de Precio......................................................................102
4.7.5 Eliminar Listas de Precio y Costo .....................................................................................103
4.8 ESTUDIO Y TRATAMIENTO DE PRECIOS .............................................................................103
4.8.1 Asignar Productos a una Lista de Transferencia...............................................................104
4.8.2 Estructura de las Listas de Transferencia .........................................................................105
4.8.3 Actualización de Precios, Costos, Margen y/o Descuentos ...............................................106
4.8.4 Forma de Plantear y Aplicar Ecuaciones. .........................................................................107
4.8.5 Imprimir Listas de Precio y Costos ...................................................................................109
4.9 TRATAMIENTO MASIVO DE ASOCIACIONES .......................................................................110
4.9.1 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Funcionarios de cada Empresa .........................110
4.9.2 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Productos por Empresa .....................................110
4.9.3 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Conceptos de Clasificación y Reposición de
Productos ......................................................................................................................................111
5 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS.....................................................................................113
5.1 CONFIGURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ..........................................................................114
5.2 DOCUMENTOS DEL SISTEMA ..............................................................................................115
5.2.1 Documentos del Subsistema de Ventas ...........................................................................115
5.2.2 Documentos del Subsistema de Compras ........................................................................119
5.2.3 Documentos del Subsistema de Stock .............................................................................121
5.3 REGISTRO Y GENERACIÓN DE UN DOCUMENTO...............................................................123
5.3.1 Encabezado de los Documentos ......................................................................................123
5.3.2 Detalle de los Documentos...............................................................................................129
5.3.3 Iconografía.......................................................................................................................137
6 TESORERÍA..................................................................................................................................152
6.1 PAGO DE CLIENTES / PROVEEDORES ................................................................................152
6.1.1 Pagos a Documento.........................................................................................................153
6.1.2 Pagos a Estado de Cuenta...............................................................................................153
6.1.3 Pagos Generales .............................................................................................................155
6.1.4 Pago Rápido Caja ............................................................................................................156
6.1.5 Teneduría de Pagos Proveedores/Clientes ......................................................................157
6.2 TRATAMIENTO MASIVO DE PAGOS .....................................................................................158
6.2.1 Asignación Masiva de Notas de Crédito ...........................................................................158
6.2.2 Pago Masivo de Documentos...........................................................................................159
6.3 AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS .....................................................................................159
6.3.1 Visado de Cheques y de Tarjeta de Créditos....................................................................159
7 LOGÍSTICA ...................................................................................................................................160
7.1 TRAZABILIDAD ......................................................................................................................161
7.1.1 Trazabilidad Operacional .................................................................................................161
7.2 GESTIÓN DE REORDENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE STOCK.........................................163
7.2.1 Tratamiento de Stock y Reaprovisionamiento por Bodegas (Stock Mínimo)......................163
7.2.2 Generación de Órdenes de Compra Según Necesidades de Abastecimiento ...................166

Manual Random Pia Gest 3


Índice

7.2.3 Generación de Documentos Internos Según Necesidades de Redistribución entre Bodegas


171
7.3 PRESUPUESTOS ..................................................................................................................172
7.3.1 Definición de Presupuestos de Abastecimiento y Ventas..................................................172
7.3.2 Informe de Avance de Presupuesto de Abastecimiento y de Ventas.................................175
7.4 EVALUACIÓN DE VENDEDORES ..........................................................................................177
7.4.1 Definición de Metas por Vendedor....................................................................................177
7.4.2 Cumplimiento de Metas de Venta por Vendedor...............................................................178
7.4.3 Análisis de Recuperación de Pagos de Venta por Vendedor ............................................179
7.4.4 Niveles de Autonomía de los Vendedores ........................................................................180
8 INFORMES Y ESTADÍSTICAS ......................................................................................................182
8.1 INFORMES DE STOCK ..........................................................................................................183
8.2 INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS ...................................................................................189

Manual Random Pia Gest 4


Capítulo 1: Presentación

RANDOM PÍA GEST

1 PRESENTACIÓN

Random Pía Evolución, es el resultado que integra la constante evolución de las exitosas soluciones
computacionales de Gestión Administrativa, Contabilidad, Recursos Humanos y Gestión de la
Producción, lanzadas al mercado por un grupo de ingenieros chilenos, que crearon en 1988 “Random
S.A.”, para proponer a las empresas de Latinoamérica, enfrentadas a un mercado global altamente
competitivo, un conjunto de Software de aplicación de bases documentales, en idioma español,
desarrollados en lenguajes de última generación, orientados a automatizar, mejorar, simplificar y
optimizar la Gestión, apoyando la toma de decisiones de la Gerencia con información completa y
oportuna.

Random Pía Gest, la componente administrativa de la nueva solución integrada, incorpora las
inquietudes, aportes y experiencias de más de 8000 usuarios de Latinoamérica, mediante un sistema de
parametrización inteligente y adaptable a las necesidades informáticas de las diferentes empresas.

El vertiginoso avance de los lenguajes de programación en ambiente gráfico, junto a la amplia gama de
posibilidades de las redes y del hardware, ha permitido a los ingenieros de Random S.A. utilizar en el
diseño de este Sistema, todas las ventajas de los productos Microsoft Windows en el diseño de ventanas
que ofrecen al usuario una interfase atractiva, cómoda y de rápida utilización. Esto, junto a las
permanentes ayudas en línea, facilidades de búsquedas y tantos otros detalles, que hacen de “Random
Pía Gest” un software amistoso, fácil y agradable de utilizar.

Lo invitamos a recorrer sus diferentes Subsistemas y módulos, para que descubra con la ayuda de este
Manual sus cualidades.

Estamos seguros de que usted pronto compartirá con nosotros la idea de que “Random Pía Maestro” es
un software de aplicación inteligente.

Manual Random Pia Gest 5


Capítulo 1: Presentación

1.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES

Random Pía Evolución es un software de aplicación en ambiente Windows, de bases documentales,


desarrollado en lenguaje gráfico de última generación, orientado a automatizar, mejorar, simplificar y
proporcionar información completa y oportuna para una eficiente Gestión Administrativa de la empresa.

La base documental, se logra a través del registro, clasificación y archivo computacional de los
documentos formales tradicionales, a los que se les han incorporado una serie de nuevos documentos,
que dan solución a complejas realidades administrativas.

Los documentos, por constituir el respaldo de cada movimiento están disponibles en archivo en forma
permanente, lo que permite estructurar, almacenar y generar sin limitación todo tipo de informes
paramétricos y estadísticas.

La estructura del Sistema está diseñada para que el registro de los documentos se efectúe por líneas
independientes en forma simple y eficiente, en las mismas áreas de la empresa en que los documentos
se generan y por los funcionarios responsables de los procesos, los cuales ingresan al sistema
autorizados mediante una clave personal. Esta característica evita duplicidad de tareas y redigitaciones,
optimiza los tiempos de proceso, minimiza las posibilidades de cometer errores y determina para cada
transacción dentro de un documento un usuario responsable.

El concepto de línea independiente, permite consolidar en un solo documento numerosas transacciones


relacionadas, sin perder información de detalle respecto de las bodegas, vendedor, precios y descuentos.
En síntesis se puede afirmar que cada línea es en sí un documento.

Para lograr lo anterior en forma eficiente y segura, Random Pía Gest, permite personalizar y configurar
las estaciones de trabajo, y el usuario dispone de completa información y ayudas en línea, tanto para el
registro de los documentos por digitación directa o bien para aquellos generados sobre la base de la
información de archivo.

Su diseño funcional en ambiente gráfico, permite que su operación siga una secuencia lógica similar a la
que se presenta en la práctica, con una presentación basada en ventanas e iconos auto-explicativos, los
que permiten la comprensión y manejo del Sistema por personal no especializado en computación.

Random Pía Gest, por su simple operación y flexibilidad constituye un importante aporte de la Ingeniería
a la Gestión Empresarial moderna.

1.1.1 Configuraciones

El Sistema Random Pía Gest, que abarca en forma integral la Gestión de Ventas, Compras, Stock,
Tesorería y Logística se comercializa en un solo módulo indivisible, en las Configuraciones Monousuario
y Redes.

Manual Random Pia Gest 6


Capítulo 1: Presentación

Configuración Monousuario

Está desarrollada para satisfacer los requerimientos iniciales de la pequeña empresa, permitiendo crear
en ella una plataforma computacional de bajo costo, con capacidad para crecer de acuerdo a las
necesidades e incorporar la tecnología de redes que dominará en los próximos años la actividad
comercial.

La configuración básica del Sistema funciona correctamente en la medida que el sistema operativo esté
instalado en las condiciones requeridas por el fabricante. De esta manera y a modo de ejemplo: Si el
sistema operativo es Windows 95, la memoria RAM debe ser de 32 MG o si este es un Windows XP, la
memoria RAM debe ser de 128 a 512 MG.

Si bien es posible comunicar dos o más computadores utilizando las potencialidades de Windows 95 o
superior, esta configuración mantiene las características de monousuario, por lo que el registro de
documentos sólo se debe realizar en un solo equipo.

La acción de un segundo computador debe estar limitada sólo para efectuar consultas e imprimir
informes.

Configuración Redes

Esta configuración permite interrelacionar progresivamente todas las áreas de la empresa en forma
eficiente.

Por medio de Módem o Internet es factible integrar las Sucursales remotas de la empresa. Por otra parte,
es posible comunicar electrónicamente a la empresa con los bancos, clientes y proveedores.

Los sistemas Random utilizan la red Microsoft SQL Server 6.5, por lo tanto los equipos a utilizar deben
soportar la red y ajustarse a las especificaciones técnicas del fabricante del sistema operativo que sean
consecuentes con la versión utilizada.

1.1.2 Licencias

La licencia autoriza el uso del Sistema Random Pía Gest en la configuración establecida en el contrato y
respaldada por una Factura; documentos en los que se detallan cada uno de los productos Random
adquiridos por el Cliente.

Los Sistemas Random son un producto de propiedad de Sistémica S.A cualquier reproducción o
modificación total o parcial esta prohibida. Al igual que la transferencia a terceros o su empleo en otras
áreas o equipos de la empresa sin autorización de Sistémica S.A.

1.1.3 Garantía Limitada

Random S.A. y sus distribuidores autorizados garantizan por seis meses el correcto funcionamiento de
los Programas del Sistema Random Pía Gest licenciados a sus Clientes, libres de defectos y con las
potencialidades detalladas en este manual y los convenios adicionales firmados por las partes.

Durante el periodo de Garantía “Random S.A.” reemplazará sin costo los programas del Sistema, que no
cumplan las condiciones expresadas, que sean reportadas por escrito y verificadas por nuestros técnicos.

Manual Random Pia Gest 7


Capítulo 1: Presentación

La Garantía no cubre los archivos y Bases de Datos generadas por los usuarios, ni ningún defecto o
daño, derivado de accidente, uso indebido, abuso, copias y/o modificaciones no autorizadas realizadas
por los usuarios sin autorización escrita de “Random S.A.”

1.1.4 Servicio Técnico

“Random S.A.” y sus distribuidores autorizados, para asegurar el correcto funcionamiento de sus
productos, establece con los clientes que lo requieran un Contrato de Mantención, proporcionando
Servicio Técnico Remoto, a Sistemas cuya última actualización no supere los tres años.

Además de lo anterior, se apoya al Cliente en la solución de problemas derivados de la correcta


explotación de los Sistemas, mediante Visitas Técnicas programadas.

Las condiciones y costos del Servicio Técnico Remoto y de las Visitas Técnicas están establecidas en los
Contratos de Mantención.

Los Clientes sin Contrato de Mantención, tienen derecho a requerir el Servicio Técnico, el que será
proporcionado de acuerdo a la disponibilidad y en las condiciones y costos que Random S.A. fija
anualmente y difunde a los clientes que lo solicitan.

1.1.5 Capacitación y Asesoría

Para implementar los Sistemas y optimizar su empleo Random S.A. pone a disposición de los usuarios un
equipo de asesores de vasta experiencia.

Random S.A. ofrece a sus usuarios un completo programa de cursos de capacitación, autorizados por el
Servicio Nacional de Capacitación y Empleo “Sence”. Lo anterior, junto a una adecuada infraestructura de
capacitación, le permite asegurar a sus clientes la correcta capacitación de los usuarios de los Sistemas.

Manual Random Pia Gest 8


Capítulo 1: Presentación

1.2 ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PÍA GEST

El Sistema Random Pía Gest esta estructurado sobre la base de cuatro subsistemas: Stock, Comercial,
Logística y Tesorería y los módulos de Parámetros, Configuraciones e Informes.

Cada uno tiene por finalidad proveer a los distintos entes de la empresa, regulados por autorizaciones de
acceso, las herramientas computacionales necesarias, para su implantación y explotación, así como
también para obtener la información indispensable para el desempeño de sus funciones específicas.

1.2.1 Módulo de Parámetros

Este modulo permite configurar la aplicación a la realidad y problemática particular de cada área de la
empresa, permitiendo al usuario establecer grados de abstracción de esta mediante la definición libre de
sus variable de caracterización y evaluación.

1.2.2 Subsistema de Gestión de Stock

Está orientado a optimizar los procesos de compra, almacenaje, distribución y valorización de existencias
y productos.

Permite controlar los inventarios físicos, comprometidos y devengados, los movimientos de insumos,
productos y utillajes de la empresa, en las múltiples bodegas reales o virtuales que es posible definir
asociadas a cada Sucursal.

Los stock de las bodegas, se actualizan en líneas sobre la base de la información generada o procesada
internamente, en las áreas de compras y de ventas de la empresa.

1.2.3 Subsistema Comercial

Este subsistema ha sido diseñado para realizar todas las operaciones y transacciones asociadas a los
procesos de compra y venta, tanto en el mercado nacional como internacional. De manera de optimizar
los tiempos de operaciones, disminuir los costos administrativos y potenciar al máximo la rentabilidad del
negocio.

Con este fin automatiza, norma y simplifica las actividades operativas del área, al permitir la generación,
registro e impresión asistida, de la totalidad de los documentos formales de compra y venta.

Manual Random Pia Gest 9


Capítulo 1: Presentación

La Base de Datos generada proporciona información en línea para apoyar al personal operativo,
constituyéndose en la fuente de información para contabilidad y permitiendo la generación de una
completa gama de informes para la toma de decisiones en todos los niveles.

1.2.4 Subsistema de Tesorería

Esta orientado a ejecutar y controlar todas las operaciones de ingresos y egresos de la empresa, a la vez
que pone a disposición del usuario, todas las consultas e informes de apoyo a su gestión.

El subsistema de tesorería permite administrar en forma efectiva la gestión de cobranzas y de pagos a


proveedores.

1.2.5 Subsistema de Logística

Su finalidad es incrementar la eficiencia y reducir los costos de los procesos administrativos, a la vez que
permite definir estrategias de gestión para el corto y mediano plazo. En este sentido el área de logística
incorpora las funcionalidades de trazabilidad operacional, la gestión de reordenamiento y distribución de
stock, presupuestos administrativos y evaluación de vendedores.

1.2.6 Módulo de Informes

El sistema Random Pía Gest proporciona un flujo eficiente de información tanto a nivel funcional,
asociado a una tarea específica, como a nivel de gestión cuya finalidad por una parte es apoyar la
planificación, ejecución y control de los procesos y por otra la toma de decisiones a nivel gerencial.

Este modulo permite elaborar y controlar informes de presupuestos, a la vez que administra la gestión y
distribución de inventario, apoyando el análisis de resultados y la toma de decisiones, a través de
múltiples informes de tipo paramétricos y estadísticos, los cuales se ajustan a las necesidades propias de
cada organización y usuario.

En forma adicional, la información puede ser exportada a Excel para su tratamiento y los documentos
transmitidos a través de cualquier solución de Microsoft Windows, impresa o de transmisión a distancia.

1.2.7 Módulo de Configuraciones

Incluye cuatro módulos que permiten adaptar el Sistema y los terminales de la red a la modalidad de
trabajo de la empresa y de sus usuarios.

Se destacan:

• Asignar a áreas, clientes y proveedores listas de precio y costos.


• Definir impresoras seriales, paralelas y remotas.
• Definir tratamiento del stock en los documentos de venta.
• Fijar montos, cuotas y vigencia de los créditos de los clientes.
• Definir fechas máximas y mínimas para registro de documentos.
• Discriminar la numeración de documentos en los distintos periféricos.

Manual Random Pia Gest 10


Capítulo 1: Presentación

• Definir autorizaciones de accesos, permisos y claves de los usuarios.


• Dar formato a los documentos siguiendo rutinas simples.
• Permite al usuario realizar el mantenimiento básico en forma autónoma.
• Entrega información para realizar el mantenimiento asistido.

1.3 OPERACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema Random Pía Gest, está concebido para ser utilizado directamente por el personal que se
desempeña en las distintas áreas de la organización.

La operación del Sistema se realiza sobre la base de comandos, rutinas, variables y funciones.

• Funciones

Las funciones están representadas en el Sistema por iconos, cada uno de los cuales tiene incorporada
una ayuda o explicación, que se activa con el ratón.

• Rutinas

Son conjuntos ordenados de comandos y funciones que siguiendo una secuencia lógica y común
permiten ejecutar acciones similares en todos los Subsistemas y Módulos de Random Pía Gest.

• Variables

Las Variables son la estructura fundamental en la parametrización de un sistema con características de


usuarios avanzados, ya que tienen la facultad de automatizar los procesos, o predefinir según su
dependencia.

A modo de ejemplo, se podría definir una variable “descuento” y hacerla dependiente por entidad, por lo
tanto esta variable se valorizaría según el cliente, en el momento de generar un documento, agregando el
“concepto de descuento” que tiene asociada, tomando así el valor definido previamente para este cliente.

Manual Random Pia Gest 11


Capítulo 2: Configuración del Sistema

RANDOM PIA GEST

2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

El proceso de configuración es llevado a cabo por el Supervisor del Sistema, quien en una primera
instancia debe realizar su liberación, para posteriormente establecer junto a los usuarios autorizados los
criterios de trabajo, es decir normar los procedimientos administrativos, regular permisos y accesos de los
usuarios y ajustar formatos de impresión de documentos.

2.1 REGISTRAR LICENCIA DE USO

La liberación de los Sistemas Random, se realiza a través del registro de la licencia de uso de cada una
de las estaciones de trabajo, para lo cual el usuario deberá contactarse con Random S.A. y proporcionar
los antecedentes de la ventana de registro de licencia de uso, vía telefónica, fax o e-mail.

Posteriormente Random S.A. le proporcionará un número de liberación el cual debe ser ingresado y
grabado en el Sistema.

En caso que de requerir reinstalar el Software en un equipo diferente, será necesario solicitar un técnico
de Random S.A., el que previo a la entrega de un nuevo número de licencia, verificará la desinstalación
del Sistema en el equipo anterior.

Manual Random Pia Gest 12


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.2 SUPERVISOR DEL SISTEMA

El Supervisor del Sistema es la persona facultada para iniciar el Sistema, crear funcionarios, definir
permisos de acceso de los usuarios y realizar procesos especiales, como por ejemplo borrar bases de
datos.

La clave de Supervisor es entregada en el momento de la liberación en un documento protegido, sin


embargo se recomienda por la seguridad y confidencialidad de la información cambiar la clave una vez
que se definan todas las autorizaciones de acceso y se domine esta rutina.

Cabe destacar que el Supervisor de la empresa deberá estar disponible para las visitas técnicas de
Random, ya que los técnicos sólo pueden ingresar a su Sistema si la clave es digitada personalmente por
el Supervisor.

El proceso para crear externamente la clave del Supervisor requiere de programas especiales que son
ejecutados sólo por personal de Gerencia de Random y el servicio se da a los usuarios de acuerdo a las
disponibilidades de nuestra Empresa.

Finalmente cabe mencionar que la calidad de Supervisor del Sistema no lo transforma en usuario de este,
por lo tanto para serlo debe registrarse como tal, definiendo su clave de usuario, y luego asignarse los
permisos correspondientes.

2.3 ACREDITACIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA

La pantalla de acreditación funcional presenta los antecedentes de la empresa propietaria de la o las


licencias de uso de los programas adquiridos, así como también la configuración de cada uno de los
Sistemas en cuanto al número de estaciones y funciones habilitadas.

En caso de requerir modificar la configuración de los programas en cuanto a las funciones habilitadas o
número de estaciones, se podrá realizar a través de un nuevo número de liberación el cual será
proporcionado por Random y deberá ser ingresado por el cliente en esta misma pantalla.

Si por casualidad se modifica esta pantalla o planilla, el sistema quedará invalidado, lo que es
contraproducente para el normal desarrollo de la empresa, se debe redefinir cada uno de los datos
exactamente igual a la configuración que tenía el sistema antes de ser modificado, se recomienda grabar
como respaldo la pantalla entregada por random, luego de reescribir el dato modificado se debe ingresar
la clave del supervisor y el número de liberación que random otorgó en su momento y el sistema
retomará sus funciones correctamente.

Manual Random Pia Gest 13


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.4 PERMISOS Y USUARIOS

Con el fin de garantizar la confidencialidad de la información y la autentificación de la documentación,


Random Pía Gest es administrado por un eficiente Sistema de claves personales, las cuales permiten
regular los accesos de los usuarios a los distintos módulos y procesos del Sistema según sea el perfil
entregado por el administrador.

2.4.1 Tipos de Clave

Para facilitar la administración y proteger en forma adecuada la información, los Sistemas están
protegidos por dos tipos de claves.

• Clave de Supervisor

El Supervisor del Sistema es la persona facultada para inicializar el Sistema, crear funcionarios, definir
permisos de acceso de los usuarios y realizar procesos especiales, como por ejemplo borrar bases de
datos.

La clave de Supervisor es entregada en el momento de la liberación en un documento protegido, sin


embargo se recomienda por la seguridad y confidencialidad de la información cambiar la clave una vez
que se definan todas las autorizaciones de acceso y se domine esta rutina.

Manual Random Pia Gest 14


Capítulo 2: Configuración del Sistema

• Clave de Usuario

El supervisor del Sistema puede otorgar autorización de acceso y definir como usuarios sólo a las
personas registradas como funcionarios de la empresa, las cuales previamente deben haber sido
ingresadas en parámetros generales como funcionarios.

2.4.2 Definición de Permisos

El acceso de los usuarios a los diferentes módulos y procesos del Sistema, los define sólo el Supervisor
del Sistema, dichos accesos quedarán protegidos por claves que las registran los mismos usuarios, las
que necesariamente deben ser personales, secretas e intransferibles.

El Sistema “Random Pía Gest” para regular los accesos está dividido de la forma que se presenta en la
siguiente ventana, a la que se puede ingresar solo con la clave del Supervisor.

De esta forma a cada usuario se le asignará, para cada uno de los Sistemas disponibles, los permisos y
restricciones pertinentes.

Manual Random Pia Gest 15


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Con la finalidad de resguardar la seguridad y confidencialidad de la información, se deben otorgar sólo los
permisos necesarios para el correcto desempeño de las actividades de cada funcionario, en este último
caso sólo se debe proporcionar acceso a la información que le corresponde tratar, ya que es
responsabilidad de la gerencia resguardar y respaldar la información.

2.4.3 Definición de Claves de Usuario

La definición de usuarios, claves, permisos y su administración en un sistema de bases documentales es


quizás una de las actividades más importantes del Supervisor del Sistema, ya que la validez de un
documento sin la firma de un responsable es prácticamente nula.

Si en una empresa, no se tiene por doctrina el empleo de las claves, su importancia lamentablemente se
valorará cuando se produzca un problema y no sea posible determinar responsabilidades.

Dado que la clave de usuario es secreta, personal e intransferible esta debe ser creada y modificada por
cada uno en forma personal en Parámetros Generales, Definición de Funcionarios.

Una vez creada la clave por el usuario, este tendrá acceso a los módulos y acciones que le autorizó el
supervisor del Sistema.

Registro de Clave Inicial de un Usuario

En Parámetros Generales, en la función “Definición de Funcionarios”, cada uno en forma personal, con
el cursor posicionado sobre su nombre, debe activar el icono “Clave personal de acceso” e ingresar dos
veces una clave de cinco dígitos y luego grabar.

Modificar Clave Personal

Se debe realizar en forma frecuente con la finalidad de tener la certeza que la clave personal no es
conocida por segundas personas, ya que si así fuese esa persona podría registrar documentos por los
cuales es responsable el funcionario cuya clave se utilizó para activar el Sistema.

La modificación se realiza en forma similar a la acción anterior, siendo requisito para el usuario registrar
su actual clave.

Manual Random Pia Gest 16


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Eliminar Usuarios

Esta acción está reservada exclusivamente al Supervisor del Sistema.

Para eliminar un usuario, se ingresa a la pantalla para modificar al funcionario se elimina y se graba.

Modificar Eliminar

2.4.4 Imprimir Usuarios y Permisos

El Supervisor del Sistema puede consultar por pantalla o imprimir la nomina de usuarios con el detalle de
los módulos, procesos y acciones autorizadas a cada uno de ellos.

Las claves de los usuarios no se pueden consultar ni imprimir, dado su carácter de personal e
intransferible.

Imprimir Funcionarios

Manual Random Pia Gest 17


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Parámetros de Configuración

2.5 CONFIGURACIÓN GENERAL

La configuración general del Sistema tiene por finalidad predeterminar los criterios generales para todas
las estaciones de trabajo, se identifica por el símbolo “III”, a su vez sus valores ingresados o
parametrizados serán asumidos por aquellas estaciones, en que se deja en blanco la alternativa de
configuración correspondiente.

Nota: La Configuración General del Sistema, “III”, no debe ser utilizada por los usuarios

Datos Generales de la Configuración

2.5.1 Principales

Sucursal

Toda estación de trabajo se configura asociada a una sucursal de la empresa, la que será ofrecida por
omisión para todos los documentos.

Caja

A una estación de trabajo se le puede asignar en su Configuración la función de caja, con lo que queda
habilitada para procesar pagos.

Manual Random Pia Gest 18


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Bodega

En el tratamiento de los documentos el Sistema ofrece la bodega seleccionada para la modalidad de la


estación de trabajo en uso, por lo que necesariamente debe corresponder a una de las bodegas
asociadas a la sucursal.

Listas de Precio de Venta, Compra o de Documentos Internos

El tratamiento de los productos o servicios en el Sistema se hace a través de documentos valorizados


sobre la base de una lista de transferencia. Es por esta razón que se debe seleccionar una lista de
configuración general para ventas, compras y para el tratamiento de documentos internos.

Las listas seleccionadas en la configuración general del Sistema, serán ofrecidas por omisión para el
tratamiento de los documentos, de aquellas estaciones de trabajo, en que la modalidad que está siendo
utilizada no considere una alternativa diferente.

Impresoras Remotas

En la configuración redes de Random Pía Gest se pueden predeterminar los periféricos remotos.

El Sistema utiliza las potencialidades de Windows para la impresión de documentos.

Para impresoras no definidas en Windows, busque en el Manual del usuario del equipo una equivalente y
pruebe su compatibilidad.

El Servicio Técnico de Random S.A. podrá asistirlo en la configuración de una impresora diferente, pero
no garantiza la posibilidad de instalarla en forma eficiente.

Tiempos de Operación

Esta opción esta enfocada a establecer los criterios a utilizar en el tratamiento de los documentos en
relación al despacho de stock y a si debe o no avisar stock.

De esta manera es posible configurar el criterio a utilizar al momento de ejecutar un documento de venta,
compra o de stock en relación a si implica moviendo de stock siempre, nunca o preguntará en cada
ocasión.

Paralelo a lo anterior al momento de realizar estos documentos el Sistema podrá presentar un aviso de
stock. Cuando se configura la alternativa de avisa stock siempre, más las alternativas de despacha stock
siempre o pregunta, en los documentos al posicionar el cursor en el campo cantidad, se desplegará una
ventana con los antecedentes del producto y los datos de stock consolidado y de bodega.

Manual Random Pia Gest 19


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.5.2 Crédito

Las condiciones de crédito generales serán asignadas por omisión a todos las entidades, a excepción de
aquellas que en la función de definición de entidades, en Parámetros, se les hayan establecidos
condiciones particulares.

El Sistema valida el cumplimiento de las condiciones de crédito, en cada una de las transacciones que se
registran.

Monto Total del Crédito

Es el máximo de crédito a otorgar, independiente de los respaldos que se reciban.

Respaldo del Crédito

Valores máximos aceptables para aprobar un crédito sin documentar y para cada uno de los distintos
tipos de documentos de respaldo, (cheques, letras y pagarés).

Fecha de Vigencia

Fecha más tardía en la que se puede programar un vencimiento.

Número Máximo de Vencimientos

Cantidad máxima de cuotas en las que debe ser amortizado el crédito.

Porcentaje de Anticipo

Cuota o porcentaje al contado que debe ser cancelada en la fecha de emisión del documento.

Manual Random Pia Gest 20


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.5.3 Fechas

Es posible establecer un rango de fechas en las que se pueden registrar los documentos en el Sistema,
tanto los de stock, como los de compra y venta, lo cual permite disminuir significativamente:

• Riesgo de ingreso de documentación fraudulenta al Sistema.


• Inconsistencia de informes por causa del ingreso de nuevos documentos.
• Errores de digitación de fechas.

2.5.4 Numeración

Se fijan los números de los documentos a ser impresos o transmitidos por los periféricos externos de las
modalidades de trabajo.

Manual Random Pia Gest 21


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.5.5 Método de Costeo

Se establece el método de valorización de inventario para efectos contables.

En el caso de establecer una valorización de inventario a través del método de promedio ponderado se
debe establecer si los documentos de recepción interna afectarán o no el precio promedio ponderado.

Finalmente se debe establecer el criterio a utilizar en los casos de asignación de tasa de cambio a
documentos.

Manual Random Pia Gest 22


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.5.6 Remotas

Permite predeterminar periféricos remotos adicionales.

El Sistema utiliza las potencialidades de Windows para la impresión de documentos.

Para impresoras no definidas en Windows, busque en el Manual del usuario del equipo, una equivalente y
pruebe su compatibilidad.

El Servicio Técnico de Random S.A. podrá asistirlo en la configuración de una impresora diferente, pero
no garantiza la posibilidad de instalarla en forma eficiente.

Manual Random Pia Gest 23


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.5.7 Adicionales

Al realizar la configuración de la estación, opcionalmente se pueden asociar los documentos de venta y


compra a un centro de control particular, el cual debe estar previamente definido en parámetros.

Adicionalmente con el fin de agilizar la operación del Sistema es factible activar o no las siguientes
opciones:

• Cambiar responsables cada vez que se diseña un documento: Al activar esta opción el Sistema
solicitará la clave de usuario cada vez que se intente realizar un documento.

• No evaluar ecuaciones de lista de precios al buscar productos en documentos: Al activar esta


opción se busca agilizar la búsqueda de productos en el caso de listas de precios que estén
definidas en base a formulas, por lo tanto al buscar un producto sólo presentará un precio
tentativo y la evaluación de la ecuación de precios se realizará al momento de trasladar el
producto a un documento.

• Desplegar stock físico consolidado al buscar productos en documentos: Al activar esta opción se
desplegará adicionalmente el stock físico consolidado al buscar un producto.

• Al buscar, sólo desplegar productos de sucursal y bodega del documento.

Manual Random Pia Gest 24


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.6 CONFIGURACIÓN DE ESTACIÓN

Al definir una modalidad de trabajo se debe configurar la estación de manera de predeterminar los
criterios de trabajo particulares asociados a ésta, los cuales tendrán prioridad o precedencia sobre la
configuración general, la cual sólo será asumida cuando una alternativa se deje en blanco.

Para configurar una modalidad de estación se definen los mismos parámetros que en la configuración
general (punto 2.5), pero adecuados a sus requerimientos particulares con la sola excepción de:

• Montos Máximos de Créditos, que se definen sólo a nivel de la configuración general y de las
entidades.

• Numeración de Documentos, que se relacionan a las impresoras locales, seriales y paralelas.

Cuando la modalidad de trabajo no define numeración de documentos esta será independiente al


terminal de computación, por lo tanto se podrá ingresar al Sistema desde cualquier punto de la red. Junto
a lo anterior el Sistema controla la cantidad de usuarios concurrentes autorizados para operar.

2.7 FORMATOS DE IMPRESIÓN

Este parámetro, se encuentra predefinido en el Sistema, el cual puede ser modificado por el usuario de
acuerdo a sus particulares requerimientos, que están dados normalmente por las características del
hardware y el formato de los documentos pre-impresos.

La adaptación del Sistema, a los formatos impresos de los documentos de la empresa los puede realizar
cualquier usuario autorizado, siguiendo las instrucciones que se detallan en este módulo, lo que junto con
representar una importante autonomía le da al Sistema gran flexibilidad.

Documentos posibles de variar su formato:

• Documentos de venta y compra.


• Documentos de movimientos físicos.
• Cheques y Letras.
• Cartas guías.
• Comprobantes de pago.

Manual Random Pia Gest 25


Capítulo 2: Configuración del Sistema

El formato de un documento se determina definiendo cada uno de los antecedentes de las carpetas que
se observan en la primera línea de la pantalla siguiente:

Para efectuar esta acción, es conveniente disponer de formularios base o en su defecto de fotocopias en
escala 1:1 de cada uno de los documentos impresos que utiliza la empresa en sus procesos
administrativos y una regla de buena precisión y seguir las instrucciones de las diferentes pantallas.

2.7.1 Datos Generales del Documento

Largo del Documento

Es la longitud en centímetros medida entre el borde superior e inferior de la hoja de papel en que está
impreso el documento.

Ancho del Documento

Es la longitud en centímetros medida entre ente los bordes de la hoja en que está impreso el documento.

Número de Líneas por Página

Es la cantidad máxima de líneas que se puede imprimir en una hoja.

El estándar para una hoja tamaño carta es de 66 líneas.

La forma práctica de determinar el número de líneas por página, es superponiendo una hoja impresa de
mayor tamaño y contar la cantidad de líneas.

Manual Random Pia Gest 26


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Pide Observaciones Antes de Imprimir

En todos los documentos es posible agregar, en el lugar que defina el usuario observaciones o
comentarios, que se digitan al momento de emitir el documento, siempre que se active esta opción.

Detalle del Documento

Seleccionada las opciones de detalle del documento se deben ingresar las medidas desde el borde
superior e izquierdo de inicio y fin del detalle.

Todas estas distancias se deben medir en centímetros y en la forma más exacta posible, con la finalidad
de obtener la mayor precisión posible.

Denominación del Formato

Es posible al grabar el formato denominarlo a través de un código y nombre.

Una vez que se completan los campos de la ventana, el Sistema ofrece las puertas de Impresión,
seleccione en la que está instalada la impresora que se utilizará e imprima una prueba utilizando la
fotocopia escala 1:1 del documento.

Verifique la impresión y ajuste los valores hasta lograr la precisión deseada.

2.7.2 Datos de Encabezado, Detalle, Conceptos y Pie del Documento

El tratamiento de estas cuatro secciones del formato de un documento es similar y deben seguirse las
rutinas Standard del Sistema.

Manual Random Pia Gest 27


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Fila

Es la distancia en centímetros desde el borde superior de la hoja hasta la posición de la función o


expresión a imprimir en el documento.

Columna

Es la distancia en centímetros medida desde el borde izquierdo de la hoja hasta la posición del primer
carácter de la función o expresión a imprimir en el documento.

Tipo

• Función entregada por Sistema: El Sistema ofrece una ventana en la que se detallan todas las
funciones posibles de incluir en un documento.

• Carácter ingresado como texto: Al imprimir el documento se reproducirán los caracteres o


expresión que se registren en este campo.

Expresión

Al seleccionar Tipo el Sistema ofrece la lista de funciones entregadas por él, desde donde se debe elegir
una opción.

Largo

Una vez definida una Función o Carácter, en esta columna se indica la extensión de la función
seleccionada o expresión definida.

Por ejemplo si se selecciona la función nombre del cliente, como este está definido en un campo de
extensión 50, en el campo largo, el sistema ofrece dicha extensión, la que puede ser reducida digitando la
extensión disponible en el documento, con lo cual el nombre del cliente solo será impreso en el
documento en forma parcial.

Plantillas

Es la representación visual del tipo de formato que tendrá la impresión de los datos del documento.

Manual Random Pia Gest 28


Capítulo 2: Configuración del Sistema

2.8 MI CONFIGURACIÓN

Información para el usuario de la configuración activa en la estación de trabajo.

2.9 CHEQUEO DE ESTRUCTURAS DE BASES DE DATOS

Los Archivos de datos del Sistema pueden deteriorarse por diversas causas, siendo las principales los
virus e interrupciones del suministro de energía.

Para evitar estas causas es necesario normar el uso de medios magnéticos externos, disponer de un
antivirus actualizado y proteger el suministro eléctrico.

En caso de actualizaciones o errores, producto ya sea de interrupciones del suministro de energía o


intervención no autorizadas de las bases de datos, el resultado del chequeo de la estructura de Archivos
del Sistema, orienta al personal técnico en la búsqueda de soluciones a los problemas detectados, por lo
que sugerimos imprimirlo y remitirlo al Servicio de Soporte.

EL sistema al detectar que las bases no corresponden entregará los siguientes mensajes informativos

Manual Random Pia Gest 29


Capítulo 2: Configuración del Sistema

Al Avanzar en la búsqueda del error se encontrará con lo siguiente:

Y finalmente accederá a la entrega de la información directa:

2.10 CHEQUEO DE LA CORRELATIVIDAD NUMÉRICA

Su finalidad es verificar la correlatividad numérica de los distintos documentos, se debe tener presente
antes de realizar este proceso, que la búsqueda secuencial de claves dentro de una base de datos
resulta una tarea muy pesada, por lo tanto para evitar que la red se vea afectada se recomienda hacerlo
por rangos pequeños para un tipo de documento en particular.

Manual Random Pia Gest 30


Capítulo 3: Parámetros Generales

RANDOM PÍA GEST

3 PARÁMETROS GENERALES DEL SISTEMA

Random Pía Gest es una solución computacional estándar de base documental, desarrollada bajo un
enfoque sistémico y paramétrico, de gran flexibilidad, en la que los usuarios, mediante la definición y
registro de las Tablas, Parámetros Generales y los Parámetros de cada uno de los Subsistemas logran:

Estructurar un Sistema integrado, de alta eficiencia, bajo costo, acorde a las características propias de la
empresa y que cumple con los más exigentes requerimientos.

Mantener el Sistema vigente en el tiempo, pese a los cambios tecnológicos y nuevas disposiciones
legales gracias a las actualizaciones y nuevas versiones que libera periódicamente “Random S.A.

Actualizado, sin intervención de personal especializado, ya que la mantención de los parámetros y tablas
le permiten al usuario introducir los cambios que se producen en la organización y/o de sus procesos.

3.1 DEFINICIÓN Y REGISTRO DE LOS PARÁMETROS DE LA EMPRESA

Esta importante actividad, requiere de un detallado estudio, ya que una definición clara de los objetivos
de la gerencia para la implantación del Sistema, de la precisión con que se formulen los requerimientos y
de la forma en que se definan los Parámetros, dependerá en forma importante, la factibilidad de utilizar
en forma integral las potencialidades del Sistema y cumplir con las expectativas.

Para disponer de los antecedentes necesarios para resolver, sugerimos capacitar a los encargados de la
implantación del Sistema y desarrollar un modelo que represente la realidad de la empresa, con la
finalidad de evaluar distintas alternativas y validar la que se seleccione como la más adecuada.

Si el dominio de las potencialidades del Sistema, no le permiten estructurar una solución satisfactoria a su
realidad, considere la posibilidad de recibir asesoría especializada de empresas asociadas a Random
S.A. o de asesores externos de mayor experiencia.

Los Parámetros en los Sistemas Random Pía Evolución se dividen en:

 Parámetros Generales del Sistema Random.

 Parámetros de los Subsistemas:

 Gestión Administrativa.

 Contabilidad con Centros de Costos.

 Recursos Humanos.

 Gestión de la Producción.

Manual Random Pia Gest 31


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.1.1 Parámetros del Sistema de Administración

El Menú de Parámetro Generales se activa en la barra de ingreso en el segundo ícono en forma de


columna

Manual Random Pia Gest 32


Capítulo 3: Parámetros Generales

Los parámetros de gestión administrativa se obtienen desde la grilla de ingreso al sistema en el icono que
se presenta a continuación

3.1.2 Secuencia para el Registro de los Parámetros

Para comenzar la etapa de implantación de los Sistemas Random Pía Evolución, es importante disponer
de información procesada, fidedigna y completa.

Al registrar los Parámetros del Sistema de Gestión Administrativa, se sugiere seguir el orden que se
detalla en el siguiente cuadro, ya que de esa forma, el usuario se asegura de disponer de la información
de Tablas, necesaria para completar el registro de los antecedentes de los siguientes Parámetros.

Parámetros Generales
1 Turnos de Trabajo 12 Emisores de Documentos de Pago
2 Países, Ciudades y Comunas. 13 Tenedores de Documentos
3 Funcionarios. 14 Definición de Caract. de Entidades
4 Sucursales. 15 Definición Familia de Productos
5 Bodegas de Sucursal 16 Definición de Rubros de Productos
6 Retiradores de Mercaderías 17 Definición de Marcas de Productos
7 Cajas de Pago 18 Definición de Clasificación Libre
8 Centros de Control. 19 Códigos de Acceso Alternativo
9 Definición de Zonas 20 Fichas Técnicas
10 Definiciones Monetarias 21 Definición de Recetas
11 Impuestos Adicionales 22 Def. de Causas de Notas de Crédito

Manual Random Pia Gest 33


Capítulo 3: Parámetros Generales

Parámetros de Gestión
1 Creación de Tablas de Precio 6 Definición de Conceptos Especiales.
y Costo.
2 Variables y Dimensiones de 7 Estudio y Tratamiento de Precios.
tipo Numérico.
3 Variables y Dimensiones de 8 Modelos para la Creación de
tipo Alfanumérico. Productos e Insumos.
4 Definición de Productos, 9 Tratamiento Masivo de Asociaciones
insumos y Servicios. (de funcionarios, productos y de
conceptos de clasificación y
reposición de productos)
5 Definición de Entidades. 10 Tratamiento del Método de Costeo
de Inventario.

A modo de ejemplo, para registrar un funcionario, con todos sus antecedentes, deben estar definidas
previamente las Tablas de Ciudad y Comuna, ya que el Sistema efectúa un proceso de validación.

El orden en que se presentan los Parámetros en la barra de herramientas del Sistema, se ha establecido
para facilitar el trabajo diario, por lo que aquellos de uso más frecuente, se presentan en las primeras
líneas.

3.1.3 Registrar, Buscar, Modificar y Eliminar Parámetros

Estas acciones son comunes tanto para los Parámetros Generales como para los parámetros de cada
uno de los Subsistemas Integrados.

Una vez seleccionando el Parámetro a tratar, se activa la función a ejecutar a través del icono
correspondiente y se sigue la rutina o secuencia lógica.

El usuario dispone de eficientes ayudas en línea, que le proporcionan el antecedente necesario y lo guían
en los pasos de la rutina a seguir.

A B C D E F G

A Salir de los Parámetros E Imprimir Informe


B Modificar Datos del Parámetro F Eliminar Parámetro
C Registrar Nuevo Parámetro G Traspasar datos a Excel
D Buscar

Manual Random Pia Gest 34


Capítulo 3: Parámetros Generales

Registro de los Parámetros

Como ya se destacó que para registrar algunos parámetros, se requiere utilizar información paramétrica
almacenada en los archivos o bases de datos del Sistema, es conveniente seguir la secuencia sugerida
en la página anterior.

Caso contrario, el parámetro no se podrá registrar o sus antecedentes quedarán incompletos. Esta última
situación no es aconsejable, dado que la experiencia indica, que posteriormente no se completan, con lo
cual se pierde información de gran utilidad.

Los datos de un Parámetro, dependiendo de su naturaleza se registran de dos formas:

Digitándolos directamente en el campo o cargando los antecedente desde una Tabla.

En la primera alternativa, si bien el Sistema no valida la información, se sugiere definir una


estandarización para cada uno de los antecedentes a registrar, con la finalidad de garantizar la
uniformidad de la información y facilitar el empleo de las ayudas.

Los Antecedentes de aquellos campos del Parámetro, que corresponden a información de Tablas, no se
pueden digitar en forma directa.

Para facilitar la selección del Antecedente:

Con <↓> se puede avanzar en la Tabla.

Con <Enter> se selecciona el que corresponde.

El Sistema valida que el código corresponda a uno de los definidos en la base de datos.

Manual Random Pia Gest 35


Capítulo 3: Parámetros Generales

Buscar Parámetros

Es posible limitar y facilitar la búsqueda de un parámetro, condicionando el cumplimiento de ciertas


cadenas de caracteres, tanto en el código como en la descripción de éste.

Además de lo anterior estas búsquedas pueden ser “blandas” donde sólo debe coincidir una cadena de
caracteres, en cualquier posición del argumento, o bien ser “desde atrás” donde la coincidencia se
produce desde el final del argumento hacia adelante.

Modificar Parámetros

Todos los Antecedentes asociados a un Parámetro son posibles de modificar, excepto el código principal,
ya que relaciona todas las transacciones y movimientos asociados a los documentos.

Se debe tener presente, que al modificar por ejemplo la glosa de un Parámetro, toda la información
registrada en la base de datos bajo ese código, quedara clasificada bajo la nueva glosa.

Manual Random Pia Gest 36


Capítulo 3: Parámetros Generales

Eliminar Parámetros

Random Pía Gest es Sistema de base documental, lo cual implica que toda transacción generará un
registro, especificando responsabilidades y su relación de encadenamiento con otros documentos. Dado
lo anterior la acción de eliminar parámetros esta sujeta a ciertas restricciones.

Como regla general, sólo se pueden eliminar sin restricciones, aquellos Parámetros que no tienen
información asociada a los documentos.

El Sistema valida, la relación de algunos Parámetros e informa las restricciones que existen para su
eliminación, de manera de evitar inconsistencias en las bases de datos e informes.

Manual Random Pia Gest 37


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.1.4 Generación, Impresión y Transmisión de Informes

El Sistema permite estructurar y almacenar Informes, sobre la base de los campos con que cada uno de
ellos esta definido.

Los informes pueden ser listados por impresora, grabados en disco o transmitidos por fax o Internet
utilizando las potencialidades de Windows.

Estructurar un Informe

Al estructurar un informe se deben seleccionar desde la columna “campos disponibles”, aquellos de


interés, en el orden en que se desean listar, trasladándolos a la columna “seleccionados”.

Se debe establecer el modo de ordenamiento en que se requiere presentar el informe, además en caso
que sea necesario es posible imponer restricciones tomando en cuenta sólo los productos genéricos o
seriados.

Almacenar Informes Estructurados

La estructura de un Informe de uso frecuente, puede ser almacenada con un nombre que lo identifique,
activando la función grabar, rescatándolos al seleccionarlos en el encabezado de la ventana “Nombre del
informe”. En caso que los informes pierdan su vigencia, pueden ser eliminados.

Manual Random Pia Gest 38


Capítulo 3: Parámetros Generales

Revisión en Pantalla del Informe

Al activar el icono imprimir, el Sistema detallará las alternativas de impresoras existentes o de transmisión
por fax, seleccionada la opción es posible revisar en pantalla la presentación final del informe para su
impresión o envío.

Exportar a Excel

Es posible exportar los datos ofrecidos en pantalla a Excel, de manera de darle un nuevo tratamiento a la
información, para esto se debe dar un nombre de salida de un máximo de 8 caracteres.

Manual Random Pia Gest 39


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2 PARÁMETROS GENERALES DE LA EMPRESA

Son aquellos que permiten definir las características, que son comunes para todos los Sistemas de
Random Pía Evolución, y que se detallan en el menú que se muestra a continuación.

Estas definiciones son de poco acceso, siendo útiles en la parametrización inicial del sistema completo,
posteriormente deben mantenerse catalizadas estas tablas con la finalidad de ir agregando las variantes
que la empresa vaya adquiriendo.

Estos Parámetros se activan seleccionando el siguiente icono en la barra principal del Sistema:

Manual Random Pia Gest 40


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.1 Definición de Funcionarios

Se debe ingresar al Sistema como Funcionario, a toda persona, que por su actividad deba utilizar el
Sistema o se le relacione a transacciones que se realizan en él, completando los antecedentes de la
siguiente ventana:

Por lo tanto, deben ser registrados los Directores, Gerentes, Jefes de Sucursal, Vendedores, Encargados
de Compra, Bodegueros, Cajeras y Supervisores.

Los Funcionarios que participan directamente en los Procesos Productivos en una empresa
manufacturera, que no utilizan el Sistema en su trabajo, se registran en el Parámetro “Registro de
Operarios”, del Sistema Random Gepac.

Ingreso de Nuevo Funcionario

CÓDIGO FUNCIONARIO

Identifica y relaciona a cada funcionario con los distintos procesos administrativos y documentos del
Sistema.

Se sugiere utilizar como código las iniciales del nombre del funcionario (Apellido paterno, Apellido
materno, Nombre), con el objeto de simplificar su ordenamiento, por abecedario, y facilitar su asociación.

RUT Y NOMBRE

El RUT y el dígito verificador se registran en forma directa separados por un guión.

DIRECCIÓN

Es importante registrar y mantener actualizado este dato, ya que ello permite localizar al funcionario o a
su familia en caso necesario, despachar correspondencia y otras actividades.

REGIÓN Y COMUNA

La Ciudad y Comuna del domicilio del Funcionario es paramétrica, por lo que para su registro es
condición que se encuentre definida en la Tabla correspondiente.

Manual Random Pia Gest 41


Capítulo 3: Parámetros Generales

Como se puede observar en la ventana, los campos que tienen botones sólo se pueden completar con
información contenida en las Tablas del Sistema.

TELÉFONO

Es posible registrar dos teléfonos de 8 cifras con el siguiente formato: 251 6757

FOTOGRAFÍA

Para una mejor identificación de los funcionarios, el Sistema permite agregar en la ficha de antecedentes
personales una fotografía digital en formato bmp.

La imagen se inserta activando la función con el siguiente icono:

Las fotografías pueden ser tomadas, con cualquier máquina digital o capturadas con un scanner y
almacenada en el archivo “Planos” de Random Pía Maestro.

Registro y Modificación de Claves Personales

Todo funcionario, que hace uso de parte del Sistema en forma directa, es decir registra documentos u
obtiene informes, debe estar autorizado y registrar una clave personal.

El Registro de la clave debe ser una acción personal y reservada, de responsabilidad de cada funcionario
de la empresa, por lo que todo usuario debe ser capacitado para ejecutarla en forma individual.

CLAVE INICIAL DE UN USUARIO

Para su registro, el funcionario, sin ayuda de terceros ni supervisión en Parámetros Generales en la


función Definición de funcionarios debe activar el siguiente icono:

Manual Random Pia Gest 42


Capítulo 3: Parámetros Generales

Es importante destacar que las claves deben ser:

Personales e intransferibles.

El Ingreso de la clave debe ser de un número de 5 dijitos alfanuméricos, deben ser claves fáciles de
recordar por el usuario y difíciles de relacionar por terceros, razón por la cual no utilice sus iniciales,
fechas de cumpleaños u otras que para otras personas pueden resultar obvias.

Se recomienda que las claves sean modificadas periódicamente.

La clave se registra en la siguiente ventana, el Sistema una vez grabada informa el resultado:

Se debe tener presente que en las bases de datos y archivos del Sistema, las Claves quedan ocultas,
razón por la cual el Supervisor del Sistema y el personal técnico de Random S.A. no tienen posibilidad de
conocerla o recuperarla en caso que el funcionario la olvide.

MODIFICAR CLAVE DE USUARIOS

Para mantener la confidencialidad de la clave personal, los usuarios deben modificarla cada vez que
exista la posibilidad de que esta sea conocida por terceros.

Manual Random Pia Gest 43


Capítulo 3: Parámetros Generales

La clave, se modifica siguiendo la misma rutina anterior, con la sola diferencia que el Sistema le exigirá
ingresar su “Clave Actual”, para autorizar el cambio.

Modificar Datos del Funcionario

Permite mantener al día cada uno de los datos asociados a un funcionario.

El código de un funcionario es posible modificarlo sólo cuando no ha estado relacionado a transacciones


o documentos, ya que esto generaría inconsistencias en la información.

La modificación de un funcionario está permitida solo para el Supervisor y para el Funcionario a modificar,
nadie puede modificar la parametrización de otro funcionario.

Eliminar un Funcionario

Es posible eliminar un funcionario como usuario del sistema, los documentos y transacciones asociadas a
él se mantienen; sin embargo al elaborar informes estadísticos la información referente a él se pierde, por
lo tanto se aconseja no eliminarlos, sino que simplemente revocar todos los permisos de este.

3.2.2 Definición de Sucursales

El Sistema Random Pía Gest, permite integrar, procesar y consolidar en la casa matriz información de
stock, compras y ventas generadas en una o más sucursales.

Las Sucursales pueden estar integradas en línea con la casa matriz o ser remotas.

La configuración en línea, permite que la información de las diferentes sucursales se actualice en forma
inmediata, utilizando redes de área local o las que ofrecen las diferentes compañías de comunicaciones.

Las sucursales que se integran en línea con la casa matriz, necesariamente requieren utilizar la
Configuración Cliente Servidor.

Componentes del Sistema asociadas a una Sucursal

Toda Sucursal debe tener a lo menos una Modalidad de Estación, para facilitar la configuración de sus
estaciones de trabajo y evitar errores.

Las Bodegas, Cajas de Pago y Centros de Control, que se definen en el Sistema, siempre deben estar
asociados sólo a una Sucursal.

No es posible, por ejemplo, que una misma Bodega mueva Stock de dos Sucursales.

Tipos de Sucursal

SUCURSALES REALES O PUNTO DE VENTA:

Son centros independientes registrados en el servicio de Impuestos Internos, bajo una misma Razón
Social, los que pueden estar o no integrados en línea a la red computacional de la Casa Matriz.

Manual Random Pia Gest 44


Capítulo 3: Parámetros Generales

SUCURSALES VIRTUALES:

Se puede definir como Sucursales de la empresa secciones o departamentos que están integrados
físicamente en la red de la Casa Matriz, con la sola finalidad de asociarlas a Centro de Costos o facilitar
la obtención de informes de gestión.

Registro de los Antecedentes de una Sucursal

Las Sucursales se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente Pantalla.

El Código de Sucursal, no puede ser modificado, ya que relaciona todos sus movimientos con la
documentación. No presenta restricciones para su definición pero, sugerimos utilizar un código
alfanumérico, dado que es más fácil de relacionar.

3.2.3 Definición de Bodegas de Sucursal

Todas las Bodegas o Almacenes deben estar asociadas sólo a una Sucursal de la empresa.

Tipos de Bodegas

BODEGAS REALES

Se refiere al espacio físico donde se almacena el stock de una sucursal.

BODEGAS VIRTUALES

Son aquellas que se crean en el Sistema, sin que exista un lugar físico diferente, con el fin de manejar el
stock de mejor forma.

Por lo tanto para una mejor administración, control y reducción de los tiempos de despacho es posible
subdividir una bodega real en varias bodegas virtuales.

Manual Random Pia Gest 45


Capítulo 3: Parámetros Generales

Registro de los Antecedentes de una Bodega

Se registran cada uno de los datos asociados a las bodegas de una sucursal, asignándoles además un
código el cual no puede ser modificado ya que relaciona todos los movimientos de stock de los
documentos.

La sucursal a la cual se asocia la bodega es un dato paramétrico, por lo tanto debe estar previamente
definido, al igual que el funcionario a cargo.

Modificar Datos de una Bodega

Es posible mantener actualizados los datos de una bodega, a excepción del código y la sucursal
relacionada los cuales no pueden modificarse, ya que se asocian a cada uno de los movimientos de
stock en los documentos.

Asignación de Productos a una Bodega

Para registrar un producto en un documento, necesariamente este debe estar asignado a la bodega
activa de la línea, caso contrario rechaza la operación y dependiendo de la situación informa:

La pantalla de la izquierda, se presenta, cuando el Producto no está asignado a ninguna bodega de la


Sucursal, lo cual es un error de operación, para registrar la transacción esto debe ser corregido.

La pantalla de la derecha se presenta cuando el producto está asignado a otra bodega de la Sucursal, en
este caso el Sistema ofrece la posibilidad de cambiar a la Bodega correcta.

Manual Random Pia Gest 46


Capítulo 3: Parámetros Generales

Esta restricción, es importante, ya que es un control efectivo para asegurar que se despachen o
almacenen en las diferentes bodegas de la empresa, sólo los Productos que están asignados o
autorizados.

ASIGNACIÓN INDIVIDUAL

Se puede hacer en el momento del registro de un producto, en la siguiente ventana, seleccionado la


carpeta “Bod” y marcando las diferentes Bodegas en las que se almacenará.

Esta alternativa es de gran utilidad para la asignación de los productos que se incorporan al Maestro de la
Empresa, los cuales al ser registrados en forma correcta, fuera de ser codificados de una forma
apropiada, necesariamente deben ser asignados a las diferentes carpetas.

Esta es una de las principales razones, por la cual la incorporación de nuevos productos, debe ser una
acción que debe ser realizada sólo por personal debidamente calificado.

Manual Random Pia Gest 47


Capítulo 3: Parámetros Generales

ASIGNACIÓN MASIVA

Se realiza en el Menú de Logística, en la función Tratamiento de Stock y Reaprovisionamiento (Stock


Mínimos), al activar la función de tratamiento de stock, para productos de una bodega seleccionada, se
marcan los productos a tratar y se trasladan para finalizar la asignación en forma masiva a una bodega.

3.2.4 Definición de Cajas de Pago

Tiene como objeto principal la recepción de pagos, por lo que tiene el carácter de tenedor de documentos
de pago. Lo anterior permitirá utilizar la teneduría de documentos, del modulo pago de clientes, para
controlar y generar la documentación de respaldo para la entrega de valores.

Toda Caja debe estar asociada a una Sucursal.

Registro de los Antecedentes de una Caja

Las Cajas de una Sucursal, se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente Pantalla:

Manual Random Pia Gest 48


Capítulo 3: Parámetros Generales

Tanto la sucursal como el encargado es un dato paramétrico, los cuales deben estar definidos con
anterioridad.

Código de la Caja

Es alfanumérico de dos dígitos, el cual no puede ser eliminado ya que relaciona todos los documentos de
pago dentro del Sistema.

3.2.5 Definición de Centros de Control

Toda transacción puede ser asociada al momento de registrarla a un Centro de Control, antecedente que
posteriormente permitirá agrupar la información para su contabilización, u obtener información agrupada
por este concepto.

Registro de los Antecedentes de un Centro de Control

Se registran ingresando el código y nombre del centro de control.

Código del Centro

Es alfanumérico de ocho dígitos y no presenta restricciones para su definición.

Modificar Datos de un Centro de Control

Sólo es posible modificar el nombre de un centro de control, ya que si existen documentos o


transacciones asociadas a ese código se generarán inconsistencias en la base de datos.

Manual Random Pia Gest 49


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.6 Definición de Emisores de Documentos de Pago

Son todas las Entidades o Instituciones Financieras que emiten documentos valorados legalmente, o que
emiten cupones o vales aceptados como instrumento de pago.

Los Antecedentes se registran en la siguiente ventana:

TIPO DE PAGO

En el Sistema ya están definidos, los siguientes Tipos de Pago, los cuales deben ser asociados a cada
Entidad Emisora:
• EF Efectivo.
• CH Cheque Bancario.
• TJ Tarjeta de Crédito.
• LT Letra de Cambio.
• PD Pago Cruce de Documentos.
• PA Pagaré.
• CP Comprobante de Pago.
• CC Comprobante de Pago Contable.
• DE Pago por Depósito en Cuenta Corriente.
• CR Pago por Certificado de Retención.

ENTIDAD

Debe ser registrada con un código, en el caso de los Bancos se sugiere utilizar la codificación de la
Superintendencia de Bancos, ya que este código está impreso en todos los cheques.

PLAZA

Debido a la integración en línea de los bancos, normalmente no se utiliza, por lo que se sugiere dejar el
campo en blanco.

NOMBRE

Identifica a las Entidades Emisoras de Documentos.

Manual Random Pia Gest 50


Capítulo 3: Parámetros Generales

CÓDIGO TÉCNICO

Una Entidad puede ser identificada indistintamente por su Código Principal o Técnico, este último campo
permite implementar codificaciones alternativas.

CUENTA CORRIENTE

En este campo se registra la Cuenta Corriente o Bancaria de la empresa, estás serán ofrecidas por el
Sistema cada vez que se emita un cheque para el pago de proveedores.

Dado que es posible registrar una cuenta por Entidad, las Empresas que tengan más de una Cuenta
Corriente en un mismo banco, deberán crear una nueva Entidad.

En aquellos Bancos en que la empresa no tiene Cuenta Corriente, el campo se deja en blanco.

3.2.7 Definición de Tenedores de Documentos

Se entiende por tenedores de documentos a las áreas administrativas de la empresa que dentro de sus
funciones esta el manejo de documentos valorados y a las entidades que se les confía su custodia.

Su objetivo es administrar los documentos de pago en los sistemas que no están integrados con
contabilidad, en caso contrario una vez que han sido contabilizados se administran en el Sistema
Contable.

Tipos de Tenedores de Documentos de Pago:

TENEDORES INTERNOS:

El Sistema define por omisión a todas las Cajas como Tenedores Internos, razón por la cual no es
necesario registrarlas.

TENEDORES EXTERNOS:

Se deben definir y registrar como tal, estas son:

• Todas las áreas de la empresa, que no son Caja, pero que por su función les corresponde recibir,
guardar o procesar documentos de Pago.

• Los Bancos en que se depositan o entregan en cobranza documentos de pago.

• Las Empresas de custodia de valores con las que se mantienen convenios.

• Los estudios jurídicos y empresas de cobranza.

Cada documento de pago, al ser ingresado queda registrado en el sistema con un número, a la vez que
se detalla la entidad emisora, el número de cuenta, el número del documento, la fecha de emisión y de
vencimiento. Es posible además documentar en forma simple y efectiva los traspasos de documentos y
mantener un estricto control de la Teneduría de éstos.

Manual Random Pia Gest 51


Capítulo 3: Parámetros Generales

Los Traspasos de documentos y su clasificación sobre la base de variados criterios, permiten preparar la
documentación de traspaso y generar en el Módulo de Pago de Clientes todo tipo de informes.

Registro de los Antecedentes de un Tenedor

Se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente ventana siguiendo la rutina normal.

Se destaca, que el campo Sucursal, no es paramétrico, ya que esta corresponde al Tenedor.

3.2.8 Definición de Retiradores de Mercaderías

Permite registrar en la base de datos los antecedentes de las personas que retiran mercaderías, dato que
luego puede ser impreso en los documentos de despacho.

Por lo tanto al grabar un documento en el recuadro de observaciones, se digita el código de quien retira,
sino esta registrado presenta la pantalla de registro.

Si bien el Sistema dispone de Ayudas en línea que facilitan la búsqueda de un retirador, se sugiere para
agilizar el proceso de asignación, utilizar el RUT, sin dígito verificador, ya que es único y fácil de
relacionar.

Manual Random Pia Gest 52


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.9 Definición de Turnos de Trabajo

El turno de trabajo determina la hora de inicio y término de la jornada laboral para un grupo de
trabajadores.

Su definición permite identificar los diferentes Turnos de caja, mejorando así el control de los ingresos de
caja y su posterior cuadratura, a la vez que identifica al responsable de pagos.

Por lo tanto, cada vez que se cierra y cuadra una Caja, es necesario cambiar el Turno, acción que
permite además cambiar el responsable del registro de pagos.

Al ingresar al Sistema éste consultará por el turno, en caso de existir un Turno Único se debe registrar
como tal, de manera de evitar una consulta reiterativa, en caso contrario se debe seleccionar el
correspondiente.

Manual Random Pia Gest 53


Capítulo 3: Parámetros Generales

Registro de Turnos de Trabajo

Se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente ventana:

CÓDIGO DEL TURNO

El Sistema ofrece por omisión en forma correlativa los números 1,2...., n.

HORA INICIAL Y FINAL

Corresponden a las horas en que los Turnos comienzan y terminan sus actividades.

Estas horas son referenciales, ya que no son controladas por el reloj interno del Sistema.

3.2.10 Definición de Zonas

En los Antecedentes de las Entidades, hay un campo paramétrico, en el que es posible definir la Zona en
que está ubicada la casa Matriz y sus Sucursales.

Este antecedente permite configurar Informes basados en este Parámetro, a modo de ejemplo informes
de Compras y Ventas de los diferentes periodos o de Cobranzas.

Por lo tanto es de gran utilidad agrupar a las Entidades por Rutas de Cobranza o de Distribución, por
Zonas Geográficas o cualquier otro concepto.

Manual Random Pia Gest 54


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.11 Definición de Recetas

Mediante este Parámetro es posible asociar en forma permanente a un Producto, un conjunto de


componentes.

Al transar un Producto con Receta, se mueve el Stock tanto del Producto como el de sus componentes.

Definición de Recetas

La Receta de un Producto, se define en la siguiente pantalla utilizando los comandos y ayudas del
Sistema.

CÓDIGO

Se registra el producto al cual se le asociarán los componentes y se denominará Producto Final.

CANTIDAD

Base sobre la cual se define la receta, corresponde a los productos finales que se obtendrán con la
cantidad de componentes.

UNIDAD

Unidad en que se contabilizan los Productos finales, esta unidad debe corresponder a la unidad primaria
o secundaria del Producto final.

Manual Random Pia Gest 55


Capítulo 3: Parámetros Generales

COMPONENTES

Son los elementos que forman un producto final, estos deben ser registrados con sus respectivas
cantidades.

Estos necesariamente deben estar registrados en la base de datos o archivo de Productos.

3.2.12 Definición de Fichas Técnicas

A los Productos definidos en el Sistema, es posible asociarles una Ficha Técnica, donde se describe en
forma detallada las características de un producto. Esta puede ser consultada por pantalla o impresa en
los documentos comerciales.

CONSULTA POR PANTALLA

Al posicionarse sobre un producto, se despliegan en extenso todas sus características técnicas.

Esta potencialidad del Sistema amplía en forma importante la información de que dispone el personal de
la primera línea, a modo de ejemplo los vendedores podrán atender en mejor forma a sus clientes y el
personal de compras podrá especificar claramente el elemento que debe adquirir.

IMPRESIÓN EN DOCUMENTOS

Esta alternativa se debe configurar en el formato del documento, la rutina a seguir es la siguiente:

Manual Random Pia Gest 56


Capítulo 3: Parámetros Generales

En la barra de herramientas ingresar a “configuración del sistema”, luego en la opción “formatos de


impresión de documentos”, determinar el o los documentos donde se desea incluir la descripción de la
ficha técnica.

Posicionado en el documento, a través de un doble clic, se accederá a la pantalla de formatos de


impresión, en la carpeta “detalle” se agrega una nueva fila al documento, especificando su ubicación (fila
y columna) y tipo. En este caso el tipo es función entregada por el sistema, dentro de las alternativas
ofrecidas se selecciona ficha técnica.

3.2.13 Definición de Países, Ciudades y Comunas

Para asegurar información consistente en la localización geográfica de las Entidades, Funcionarios y


otros Parámetros, los países, ciudades y comunas, en el Sistema Random Pía Gest se tabulan.

Lo anterior se fundamenta en que la experiencia ha demostrado, que estos parámetros por lo general se
registran de diferentes formas, las cuales los sistemas computacionales no son capaces de reconocer.

Por ejemplo: es normal que al registrar una dirección, la ciudad de Santiago, se escriba como: Santiago –
Santiago. – Stgo – Stgo., lo cual si bien cualquier persona es capaz de asociar, para los sistemas
computacionales son cuatro ciudades diferentes:

Para facilitar la implantación, el Sistema se libera con una base de datos con las principales Regiones y
Comunas de los Países en los que está localizada la Casa Matriz del usuario, por lo que este sólo debe
revisar y completar la información.

Manual Random Pia Gest 57


Capítulo 3: Parámetros Generales

Eliminar un País, Región o Comuna

Al eliminar un País o una Ciudad, el Sistema advierte que se eliminarán todos los niveles inferiores.

Antes de eliminar uno de estos parámetros, se debe analizar la perdida de consistencia de la base de
datos, ya que las direcciones de las Entidades con domicilio en el parámetro eliminado quedarán
incompletas.

3.2.14 Definición de Causas de Notas de Crédito

Es posible registrar en el Sistema las causas de notas de crédito, las cuales serán presentadas al
momento de realizar un documento en la pantalla de impresión.

Para registrar las distintas causales, de notas de crédito, se debe determinar el código y descripción de
estas en la siguiente pantalla.

Al momento de grabar una nota de crédito, en la pantalla de grabar e imprimir, se presentan las distintas
causales registradas, seleccionada esta aparecerá en la impresión del documento como una observación.

3.2.15 Definición de filtros SQL Personalizados

Esta herramienta del sistema permite a los usuarios con conocimientos en SQL y con conocimiento de las
estructuras Random, la posibilidad de extraer información directa desde las tablas del sistema mediante
filtros de consultas en SQL que pueden quedar eventualmente gravados para ser utilizadas por cualquier
usuario del sistema.

Las posibilidades de uso de estos filtros se activan con la tecla F2 para traer el filtro ya grabado para esa
tabla en particular y F4 para crear un filtro en línea para la tabla extraída.

Esta es una herramienta que entrega al sistema la posibilidad de tener una batería de consultas
predefinidas para todos los casos posibles, evitando la consulta directa de las bases de datos que
podrían inducir a errores y/o eliminación involuntaria de los datos almacenados.

Manual Random Pia Gest 58


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.16 Definición para Caracterización de Entidades

Al momento de definir una entidad, en Parámetros de Gestión, es posible incorporar gran cantidad de
información asociada a ella. Con el objetivo de poder caracterizar o categorizar a las distintas entidades
bajo parámetros comunes, es necesario definir las tablas de caracterización.

Las tablas de caracterización de entidades hacen referencia a los siguientes parámetros:

• Tabla de Tipos.
• Tabla de Actividad Económica.
• Tabla de Tamaños Económicos.
• Tabla de Cargos Empresariales.
• Tabla de Áreas de Actividad.

Para crear cada una de estas tablas es necesario establecer el código y descripción de cada uno de los
elementos que la conformaran.

A continuación se mostrarán dos de las pantallas que intervienen en la clasificación de las entidades, una
referida a la empresa “Cliente” y la otra para mostrar lo referente a los contactos que puedan existir en las
distintas áreas de ésta

Manual Random Pia Gest 59


Capítulo 3: Parámetros Generales

Tabla de caracterización de Entidades (Cliente/Proveedor)

Tabla de caracterización de los contactos existentes en Entidades (Cliente/Proveedor)

Definiciones para Clasificación de Productos

Con el objetivo de facilitar y hacer más eficiente el tratamiento de los stock de las bodegas, la
actualización de listas de costo y precio, la determinación de necesidades de abastecimiento y la
generación de informes. Los Productos, Insumos y Servicios pueden ser clasificados o asociados
indistintamente a marcas, rubros y familias, el Sistema pone a disposición de sus usuarios la alternativa
de clasificación libre o bien los códigos de acceso alternativos como una forma de adaptarse a sus
requerimientos particulares.

Estos conceptos de clasificación, son independientes del código de los productos, por lo tanto es factible
modificar su clasificación cuantas veces sea necesario.

Esta característica junto con imprimirle al Sistema una gran flexibilidad, simplifica la codificación y agiliza
el tratamiento de los productos, con lo cual siempre será factible estructurar en forma sencilla los
informes necesarios para una eficiente Gestión.

Manual Random Pia Gest 60


Capítulo 3: Parámetros Generales

Si bien no es requisito asociar todos los productos a uno a más conceptos y es posible modificar la
clasificación es importante considerar que:

Al modificar la clasificación de un grupo de productos, los informes generados en periodos diferentes no


serán comparables.

3.2.17 Definición de Familias de Productos

Los productos pueden ser clasificados o agrupados según distintos criterios jerárquicos en Superfamilias,
Familias y Subfamilias. Lo anterior tiene por finalidad hacer un tratamiento de productos más eficiente en
la gestión administrativa de estos y en la generación de informes.

Creación de Familias de Productos

El registro se realiza en forma secuencial, ingresando el código y la descripción de la Súper familia y


luego de las Familias y Sub familias que las componen consecutivamente.

A través de la función “Duplicar la Rama de Superfamilia” es posible duplicar el árbol de la superfamilia


con el fin de ahorrar tiempo en la construcción de una nueva jerarquía de productos que comparten
ciertos criterios de clasificación.

Eliminación de Familias de Productos

Por tratarse de un parámetro con tres niveles de desagregación, al eliminar un nivel superior se eliminan
todas sus desagregaciones.

Manual Random Pia Gest 61


Capítulo 3: Parámetros Generales

3.2.18 Definición de Rubros de Productos

Los productos pueden ser agrupados tomando como criterio de asociación los rubros, esto permite un
manejo más eficiente del tratamiento de los productos y de la elaboración de informes.

Para ingresar un nuevo rubro se crea este determinando su código y descripción.

3.2.19 Definición de Marcas de Productos

Otra forma de agrupación o clasificación de productos es por marca. Las rutinas de creación,
modificación y eliminación son iguales a las seguidas en el caso de los rubros.

3.2.20 Definición de Clasificación Libre

Con el fin de satisfacer los requerimientos particulares de los clientes, el Sistema ofrece adicionalmente a
las 3 alternativas de clasificación antes descritas, la posibilidad de definir una nueva categoría a través de
la función de clasificación libre.

A modo de ejemplo esta situación se presenta en aquellas empresas que a la tradicional categorización
de los productos en familias, marcas y rubros, desean incorporar los conceptos de línea en el tratamiento
de estos.

Manual Random Pia Gest 62


Capítulo 3: Parámetros Generales

Registro de una nueva Categorización

En la siguiente ventana se debe ingresar el código y la descripción de la nueva clasificación.

3.2.21 Definición de Códigos de Acceso Alternativo

Permite capturar y registrar productos sobre la base de múltiples códigos, los cuales se asociarán al
código principal. Su mayor utilidad radica en manejar en forma paralela los productos bajo el código del
proveedor y de la empresa.

Manual Random Pia Gest 63


Capítulo 3: Parámetros Generales

La finalidad de los códigos de acceso alternativo es:

Aumentar la productividad de los usuarios que registran los documentos, al tener la posibilidad de definir
códigos más cortos y personalizados, para aquellos productos con mayor rotación.

Dar solución al complejo problema que se presenta con el tratamiento de los códigos de barras de
productos similares, los cuales son consolidados por el usuario en su Stock como un solo producto. A
través de los códigos alternativos el Sistema permite asociar productos con distinto código a un mismo
código principal.

Existe la posibilidad de que un cliente solicite a la empresa que se entreguen sus compras con los
códigos de él, con este fin es factible desde el formato de los documentos imprimir el código del cliente.

Ingresar un Nuevo Código Alternativo

Se registra el código alternativo y su descripción, asociándolo a un determinado producto y o proveedor.

Para facilitar su asignación el Sistema provee de ayudas que facilitan la búsqueda del código principal
del producto o de las entidades.

Para acceder a un producto por su código alternativo, sólo debe digitarse en forma directa en el
documento o capturarlo con el lector de códigos de barra, el Sistema lo reconoce en forma automática y
lo registra.

Manual Random Pia Gest 64


Capítulo 3: Parámetros Generales

Modificar Datos de Código de Acceso Alternativo

Permite actualizar datos referentes a la descripción o código principal del producto. Sin embargo esta
acción tendrá como consecuencia que los informes de distintos períodos no serán comparables.

Eliminar Códigos de Acceso Alternativo

Esta función elimina el código de acceso alternativo del cual hace referencia.

3.2.22 Definición de Monedas y Tipos de Cambio

Random Pía Evolución, es un Sistema desarrollado para trabajar simultáneamente en dos monedas, por
lo que versiones autorizadas pueden utilizar las ventajas que presenta esta potencialidad.

El Sistema, permite trabajar simultáneamente en más de dos unidades monetarias, las que se relacionan
con la moneda nacional a través de la tasa de cambio, la cual debe ser actualizada diariamente en el
Sistema, y éste a su vez mantendrá un registro histórico de su valor.

La moneda nacional ($) y el Dólar de los Estados Unidos (US$), son monedas fijas en el Sistema, por lo
que no se pueden eliminar.

En los sistemas mono moneda, los documentos que se registran en monedas diferentes a la nacional, de
acuerdo a la legislación Chilena quedan totalizados en su equivalente en moneda nacional.

Ingresar Nueva Moneda y Tipos de Cambio

Se registran en el Sistema ingresando el código o abreviatura de la moneda, si es de carácter nacional o


internacional (interna o externa), su nombre, valor o tasa de cambio respecto a la moneda nacional y la
fecha de su última actualización.

Manual Random Pia Gest 65


Capítulo 3: Parámetros Generales

Modificar Datos de Monedas y Tipos de Cambio

Se efectúa la actualización de las monedas, al activar la función modificar, el Sistema guarda como
antecedente la fecha de la última modificación.

3.2.23 IVA e Impuestos Adicionales

IVA

Considerando que el Impuesto al Valor Agregado “IVA” puede ser modificado en el tiempo y que algunos
productos y servicios están exentos o tienen un tratamiento especial, en el Sistema Random Pía Gest se
ha establecido que:

El IVA es paramétrico y se define para cada producto.

Para facilitar el registro de los Productos, el Sistema se libera configurado con un 19 % como IVA,
configuración que puede ser modificada en caso necesario.

Un Producto definido con IVA, puede registrarse exento, activando la función correspondiente, la cual
aparece en la ventana de un documento al momento de registrar la cantidad.

Impuestos Adicionales

El Sistema permite definir el tratamiento de impuestos que gravan a los productos, especificando los
porcentajes o bien los métodos de cálculo.

Dependiendo de su modalidad de cálculo, estos se dividen en Fijos y Variables. En ambos casos, el


Sistema los tiene predefinido y los trata de acuerdo a la normativa legal vigente en Chile, pudiendo
adaptarse fácilmente a la de otros países.

Manual Random Pia Gest 66


Capítulo 3: Parámetros Generales

Ingresar Nuevos Impuestos Adicionales

Al definir un impuesto adicional se debe especificar su código, nombre, porcentaje y en caso que
corresponda la ecuación correspondiente para determinar su valor, esta es por ejemplo la situación de los
impuestos específicos de los combustibles, los cuales se determinan en base a la cantidad transada.

Los Libros de compra y venta, detallan cada uno de los impuestos adicionales.

Los impuestos adicionales se cargan automáticamente en la línea del documento, en que se registra la
transacción del producto afecto y su monto se refleja en el campo Impuesto del pie.

Ingresar nuevos Impuestos Específicos

Se ingresa el código o abreviación, su nombre, porcentaje en que grava al producto y la ecuación o


método para determinar su valor, en caso necesario.

Manual Random Pia Gest 67


Capítulo 3: Parámetros Generales

Modificar o Actualizar Impuestos Específicos

Se realiza en la ventana anterior, siguiendo las rutinas normales del Sistema.

Asignar impuestos específicos a un Producto

Se realiza en la ventana de Tratamiento de los Productos, al definir un producto o insumo.

3.2.24 Documentos del Sistema

Random Pía Gest es un Sistema de Gestión, desarrollado bajo bases documentales, diseñado para
automatizar y simplificar la administración de la empresa, a través del registro, clasificación y archivo
computacional de los siguientes tipos de documentos.

MOVIMIENTO FÍSICO COMPRAS Y VENTAS COMPROMISO


GRI Guía Recepción Interna FCV Factura de Venta NVI Compromiso Entrega Interno
GDI Guía Salida de Bodega BLV Boleta de Venta OCI Orden Pedido Interna
GRP Guía Recepción Préstamo BSV Boleta de Venta Simple. OCC Orden de Compra Nacional
GDP Guía Despacho Préstamo FDV Factura de Débito Venta OCC Orden de Compra Proveedor
Extranjero
GRD Guía Recepción Devolución NCV Nota Crédito Venta NVV Nota de Venta
GDD Guía Despacho Devolución FEV Factura de Exportación
GDV Guía Despacho Venta FCC Factura de Compra
GRC Guía Recepción Compra BLC Boleta de Compra
GTI Guía Traslado Sucursales NCC Nota Crédito Compra
GCL Guía de Clasificación FDC Factura de Débito Compra
GAR Guía Armado de Producto FCT Factura de compra terceros
DIN Declaración de Ingreso de
Importaciones
COV Cotización de venta

Los documentos formales del Sistema se definen en la etapa de diseño y programación, razón por la
cual, este Parámetro sólo se puede consultar e imprimir.

Manual Random Pia Gest 68


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

RANDOM PIA GEST

4 PARÁMETROS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Son aquellos que permiten al usuario definir, registrar y mantener actualizados en el Sistema de Gestión
las características, procedimientos y antecedentes de su empresa.

Los Parámetros de Gestión Administrativa, que se seleccionan en la barra del Sistema son los siguientes:

4.1 DEFINICIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

El tratamiento de los Productos de una empresa, que maneja gran cantidad de ítem en sus inventarios,
requiere de un conjunto de herramientas que permita hacerlo en forma eficiente, siendo clave en este
proceso la definición, codificación, registro y clasificación de los productos.

Manual Random Pia Gest 69


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Concepto de Producto

En el Sistema se denomina Producto en forma genérica a cualquier elemento tangible o servicio que la
empresa compra, vende, fabrica o utiliza en sus procesos productivos.

El registro de los productos en el sistema se realiza en base a múltiples criterios, de manera de definirlo
cabalmente especificando su tipo, código, descripción, cantidad de unidades en que se transa,
antecedentes comerciales básicos, criterios de agrupación, tratamiento tributario y dimensiones.

4.1.1 Ingresar Producto Nuevo

Para crear un Producto, es importante que previamente sea definida la estructura de códigos, la
clasificación por tipos de productos, las listas de precio y costos, las bodegas en que estos serán
tratados, la familia, rubro y marca a la que pertenece y los Impuestos a que estará afecto.

La definición de los productos, insumos y servicios se realiza en la siguiente ventana, la cual esta
formada por 6 carpetas, cuya finalidad es optimizar el tratamiento de estos.

En términos generales en la carpeta “Productos” se definen, codifican y registran los productos. En las
sucesivas carpetas se establecen las relaciones de los productos a los conceptos de clasificación o de
categorización, estas asignaciones pueden realizarse en forma individual, al momento de crear un nuevo
producto, o bien en forma posterior y masiva.

Manual Random Pia Gest 70


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Producto

En esta carpeta se definen, codifican y registran los productos. Con este fin se debe establecer el tipo de
producto, los antecedentes para su identificación, y los antecedentes comerciales básicos.

Selección del Tipo de Producto

En el Sistema Random Pia Gest se han definido nueve tipos de productos, basados en sus
características relevantes, de manera de realizar un manejo más eficiente del inventario

• Artículo Estándar: Producto que adquiere, fabrica o vende la empresa, el cual esta sujeto al
manejo de inventario y control de bodega.

• Artículo Seriado: Producto que adquiere, fabrica o vende la empresa. El control de stock de cada
unidad de producto es individualizada por su serie y número.

• Activo Fijo: Está formado por los bienes tangibles y seriados, que han sido adquiridos o
construidos para usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y
sin el propósito de venderlos.

• Insumo Productivo: Se adquieren para ser utilizados en los procesos administrativos y


productivos de la empresa, sin formar parte de los productos o servicios que esta comercializa
normalmente.

• Herramienta estándar: Es un medio auxiliar de producción, que se emplea en los procesos de


fabricación y que no se incorpora en el producto, ejerciendo el control de stock en forma
cuantitativa.

• Herramienta Seriada: El stock de cada unidad se controla en forma individualizada por su serie y
número.

• Artículo Multipropósito: Son aquellos productos que la empresa adquiere o vende y que poseen
características o finalidades similares, por lo tanto son definidos bajo un código con glosa libre.

• Servicios y Similares: Son intangibles de glosa variable y no forman stock.

• Genérico (Agrupador de Artículos, KIT): Concepto que agrupa a un conjunto de productos de


similares características, cada uno de los cuales tiene su propia glosa descriptiva. El control de
stock se realiza en forma independiente en el ámbito de los productos componentes.

Antecedentes de Identificación

CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS

El Sistema permite asociar a un mismo producto, distintitos códigos de manera de facilitar y asegurar el
correcto tratamiento de los productos. Con este fin se definen los siguientes códigos:

• Código Principal:
• Código de Rápido.

Manual Random Pia Gest 71


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

• Código Técnico.
• Códigos de Acceso Alternativos.

En los documentos los productos se registran sobre la base del código principal, sin embargo es posible
acceder a los productos a través de sus diferentes códigos. Para facilitar lo anterior están disponibles las
ayudas de búsqueda.

Si bien el registro de los documentos siempre será por su código principal, razón por la cual no pueden
ser eliminados o modificados, es posible definir formatos de impresión donde se utilice otro tipo de
código.

• Código Principal

Debe ser cuidadosamente estructurado, ya que:

No puede ser modificado ya que asociados a él, son almacenadas en las bases de datos todas las
transacciones.

De él depende la interrelación de los productos y sus componentes o materias primas en el Sistema de


Producción.

Todos los procesos del Sistema, se rigen por el código principal al igual que el orden de los productos en
los diferentes informes.

El código puede tener un largo máximo de 13 dígitos alfanuméricos y se sugiere, no dejar espacios en
blanco ni usar caracteres especiales.

En los Sistemas Random Pía Evolución, los primeros dígitos de los códigos deben definirse orientados
principalmente a facilitar el registro de los Productos y Servicios en los documentos y dar rapidez a los
sistemas de búsqueda. Lo anterior se logra en gran medida utilizando códigos fáciles de relacionar, para
lo cual la utilización de letras en reemplazo de números a lo menos en los primeros dígitos, presenta
ventajas importantes.

Manual Random Pia Gest 72


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

• Código Rápido

Es un código auxiliar, de un largo máximo de 6 caracteres, el que también se le conoce como código
corto o código de venta, tiene por finalidad agilizar la atención directa a público.

Una adecuada estructura nemotécnica sobre la base de dígitos alfanuméricos, permite que sean
memorizados con facilidad por los vendedores y digitados directamente reduciendo los tiempos de
registro de los documentos al prescindir de las consultas por pantalla.

Este código puede ser modificado cada vez que se requiera, ya que los productos están indexados en los
documentos al código principal.

Al registrar un producto, el Sistema ofrece por omisión, como código rápido, un número correlativo.

• Código Técnico

Código auxiliar de un largo máximo de 20 caracteres, el que entre otros usos tiene por finalidad:

Registrar el código utilizado para identificar un Producto ya sea por el fabricante, proveedor o cliente.

Registrar los códigos de barras del Producto.

Imprimir los documentos de compra con los códigos utilizados por terceros, con la finalidad de evitar
errores de ingreso de mercadería.

El código técnico puede ser reestructurado y modificado, por el usuario, cada vez que lo requiera, ya que
la información de las bases de datos y archivos están indexadas sólo al código principal.

Al registrar un Producto, el Sistema ofrece por omisión, como Código Técnico, el definido como Principal.

• Códigos de Acceso Alternativos

Tienen por finalidad dar solución al complejo problema que se presenta con el tratamiento de los códigos
de barras de productos similares, los cuales son consolidados por el usuario en su stock como un solo
producto. De esta manera es posible manejar en forma paralela los productos bajo el código del
proveedor y de la empresa.

Además permiten aumentar la productividad de los usuarios, que registran los documentos, ya que les
ofrece la posibilidad de definir códigos más cortos y personalizados, para aquellos productos con mayor
rotación.

Los códigos de acceso alternativo se diferencian de los anteriores, en que no puede ser utilizado para
generar informes y tienen restricciones en la impresión de documentos.

Nota: El cómo definir y registrar códigos de acceso alternativo y su posterior asociación a los
productos, debe ser revisado en el capítulo de Parámetros en códigos de acceso alternativos.

Manual Random Pia Gest 73


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS

Los Productos se describen en:

• Descripción Principal

Es aquella que describe o identifica a los productos en forma detallada y será la utilizada en todos los
documentos formales del Sistema. Para su descripción el Sistema dispone de 50 dígitos.

• Descripción Corta

Es de sólo 20 dígitos y tiene por finalidad utilizarla en los documentos e informes impresos en los cuales
no hay espacio suficiente para incluir la descripción Principal.

UNIDADES DE UN PRODUCTO Y RAZÓN DE TRANSFORMACIÓN ENTRE UNIDADES

Las unidades a utilizar en la transacción de los productos, serán definidas en el Sistema por los usuarios.

Sólo se debe considerar la conveniencia de utilizar aquellas de uso común en el rubro de la empresa y
normar en forma interna, las siglas con las cuales se denominarán de manera de evitar errores.

El stock de un Producto y sus transacciones puede ser tratado en una ó dos unidades, dependiendo de la
forma en que este está registrado en el Sistema.

Las unidades de un Producto y su Tratamiento se definen en la siguiente ventana:

Al digitar la primera unidad, el Sistema ofrece por omisión, la misma unidad como secundaria y como
Razón de Transformación entre Unidades (RTU.), a la vez que el campo de reglas de comportamiento
entre las unidades de medida figurará bloqueado. De existir una unidad secundaria, se activaran los
campos antes mencionados.

Productos con una Unidad

Por lo general, son la mayoría de los Productos que se transan en una empresa.

Nota: Los Productos Seriados deben ser definidos sólo en una unidad y la Razón de Transformación de
Unidades necesariamente tiene que ser uno.

Productos con dos Unidades

La utilización de dos unidades para un Producto se adopta entre otras razones en los siguientes casos:

Cuando el precio de la unidad secundaria, difiere de la suma de los precios de las unidades primarias.

Cuando se requiere controlar el stock en las diferentes unidades.

Manual Random Pia Gest 74


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Nota: No utilizar en Productos cuyos envases son de capacidad diferentes, ya que estos dan origen a
productos distintos, por lo que se debe definir dos Productos con sus respectivos códigos.

Razón de Transformación entre Unidades

Relaciona las unidades primarias y secundarias bajo la siguiente regla:

Unidad Secundaria = (Unidad Primaria x Razón de Transformación entre Unidades)

Ejemplos de RTU:

Licor Lubricante Cigarrillos


Unidad Primaria Botella Litro Cajetilla
Unidad Secundaria Caja Tambor Cartón
RTU 12 208 10

RTU Variable

En los casos que se requiera modificar la Razón de Transformación, el Sistema ofrece la alternativa de
desactivar la razón existente para definir una nueva. Esta posibilidad se da al momento de ingresar la
cantidad transada de un producto en un documento.

REGLAS DE COMPORTAMIENTO ENTRE LAS UNIDADES DE MEDIDA

Esta función, permite configurar el tratamiento de los Productos con doble unidad. En términos generales
la razón de transformación puede ser predeterminada o bien establecida a través de funciones.

En el caso de RTU predefinidas es posible establecer un tratamiento normal de los productos o bien
especificar que unidad, primera o segunda, será utilizada en los documentos de compra o venta, caso
que se presenta en los puntos 1al 9.

Manual Random Pia Gest 75


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Cuando la RTU es una función, al momento de ingresar un producto en un documento se desplegarán las
variables a determinar de manera de dar a estos productos un tratamiento por dimensión o por cantidad
por área. A modo de ejemplo clasifican en esta categoría los productos que sólo al momento de su venta
serán dimensionados o se establecerá el volumen a transar.

Adicionalmente es posible especificar o delimitar el tratamiento de los productos al indicar


particularidades como:

• Tratamiento de stock por lotes, lo cual permite agrupar productos iguales asociándoseles una
fecha de creación, vencimiento o una ubicación.

• Permitir fracciones del producto, ya que por definición el Sistema no permite realizar
transacciones con fracciones de productos.

• Productos con stock asegurado.

• Descripción Modificable, es posible al momento de elaborar un documento modificar la


descripción de un producto.

Manual Random Pia Gest 76


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Antecedentes Comerciales Básicos

IVA

Impuesto Paramétrico, que puede ser modificado por el usuario para cada Producto.

Sin embargo, para facilitar el registro de los Productos, el Sistema ofrece el IVA de los distintos países,
vigente a la fecha de liberación de la licencia de uso, el que será ofrecido por omisión por el Sistema.

En caso de que se modifique el IVA, para utilizar esta potencialidad y no tener que redigitar el nuevo
porcentaje en cada Producto, personal técnico puede actualizar el Archivo Configp.

Los Productos, que están definidos con IVA pueden ser dejados exentos o modificar su valor, activando
el icono en la primera línea del detalle del documento.

RÉGIMEN DE ACTUALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS

Para efecto de la corrección monetaria de las existencias, en Chile es necesario clasificar los Productos
en Nacionales e Importados y asociarlos a una Cuenta de Existencias en contabilidad.

Cabe destacar, que un Producto se debe clasificar como importado sólo si este ha sido adquirido en el
extranjero e internado directamente por la empresa y su stock está valorizada en moneda extranjera.

Nota: Un Producto de procedencia extranjera, importado por terceros, que es adquirido por la empresa
en el mercado nacional, para efectos de corrección monetaria debe ser clasificado como Nacional.

Manual Random Pia Gest 77


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Ubicación

Empresas

En el caso del Sistema Random PIA Gest, en su versión Multiempresa, al momento de definir un producto
se debe asignar este a la empresa que lo tratará. De esta manera se debe marcar a cual o cuales
empresas será asignado.

Listas de Precio y Costo

Todo producto debe ser asignado a una lista de precio y/o de costo, ya que sólo de esta forma es posible
efectuar transacciones con él.

La asignación de los productos a las listas de transferencia (de venta y costo) es posible realizarla de dos
formas:

• De manera directa al momento de registrar un producto, marcando las listas a asignar, en la


carpeta “listas”.

• De manera masiva, trasladando los productos a asignar a las diferentes listas que se desean
poblar, a través de la función de tratamiento de listas de precio y costo.

Manual Random Pia Gest 78


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Sucursales y Bodegas

El Sistema permite definir para cada sucursal asociada a una empresa, todas las bodegas necesarias
para su eficiente administración.

De manera de garantizar la consistencia de los datos y evitar fraudes, todo producto debe estar asignado
a una bodega, a la vez que el Sistema condiciona los ingresos y despachos de estos a la bodega
establecida.

La asignación de los productos a una bodega es posible realizarla de dos maneras:

• Asignación Individual: Es aquella que se realiza al momento de registrar un producto, marcando


la bodega a la cual se asignará.

• Asignación Masiva: Es la que se realiza al seleccionar un grupo de productos para su posterior


asignación a una bodega en particular, a través de la función de tratamiento masivo de
asociaciones de conceptos de clasificación.

Asignación de Familias, Marca, Rubro y Clasificación Libre a Productos

Para facilitar y hacer más eficiente el tratamiento del stock de bodegas, la actualización de las listas de
costo, la determinación de necesidades de abastecimiento y la generación de informes, los Productos,
Insumos y Servicios pueden ser clasificados o asociados indistintamente a marcas, rubros y familias, a la
vez que el Sistema pone a disposición de sus usuarios la alternativa de clasificación libre como una forma
de adaptarse a sus requerimientos particulares.

Estos conceptos de clasificación, son independientes del código de los productos, por lo que es factible
modificar la clasificación de estos cuantas veces sea necesario.

Nota: Al modificar la clasificación de un grupo de Productos, los informes generados en periodos


diferentes no serán comparables.

Proceso de asignación

Se debe tener presente que previo al proceso de asignación, se deben definir y crear en parámetros
generales cada una de las categorías de clasificación mencionadas.
La asignación de estos conceptos a los productos puede ser efectuada bajo dos modalidades:

• Individual: La cual se realiza al momento de ingresar un producto, donde se le asignan los


conceptos de clasificación que afectarán su tratamiento. Esto se efectúa en cada una de las
carpetas (familia, marca, rubro y clasificación libre) a través de un doble clic.

• Masiva: Esta modalidad de asignación es aquella que se realiza para un conjunto de productos
en forma simultánea, a través de la función de tratamiento masivo de asignaciones.

Asignación de Impuestos Adicionales

En esta carpeta se deben asignar los impuestos adicionales que gravarán al producto en tratamiento.

Manual Random Pia Gest 79


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Dimensiones

Los productos de tipo genérico son aquellos que agrupan a un conjunto de productos de similares
características o de distintas variedades del mismo, los cuales poseen un tratamiento individual dentro del
Sistema.

El objetivo de definir productos genéricos es agilizar y facilitar las transacciones efectuadas con los
productos asociados a él, ya que al momento de ingresar un código genérico se despliega en la pantalla
un listado o matriz, según sea el caso, con todas las alternativas o modalidades de este.

Es en esta carpeta se definen las dimensiones que conformarán el código de un producto genérico.

A modo de ejemplo: Si el producto a tratar son chaquetas de distintas tallas y colores, se definirá el
código de la siguiente forma:

En la figura anterior, podemos apreciar que en el código genérico existen ceros, que corresponden a los
caracteres que posteriormente tomarán los valores individuales en el momento de individualizarse como
las crías de este genérico inicial, se deben definir variables que corresponden a los valores que tomarán
los ceros, en este caso las variables COLOR_T y TALLA.

En la pantalla se marca sobre cada carácter del código genérico que parte corresponderá a la raíz y a
cada una de las dimensiones, a la vez que se titulará cada una de ellas.

La asociación de los distintos productos al genérico se realiza en el tratamiento masivo de asociaciones


de producto. Especificado en el punto 4.9.3.

4.1.2 Modificar Productos

Al modificar los Antecedentes y clasificación de un Producto, se debe tener presente que no es posible
modificar:

• Código Principal.

Manual Random Pia Gest 80


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

• Tipo.
• Régimen

Y a la vez antes de modificar otros antecedentes, se debe analizar la perdida de información y


consistencia de las bases de datos y archivos.

4.1.3 Buscar Productos

Permite limitar y facilitar la búsqueda de un producto, condicionando el cumplimiento de ciertas cadenas


de caracteres tanto en el código como en la descripción. Si ambos campos se dejan en blanco se
desplegará la nómina completa de productos.

4.1.4 Imprimir Informes

Esta función permite elaborar informes que contengan todos los datos relacionados al producto. El
Sistema permite optimizar el uso de esta herramienta ya que es posible estructurar y almacenar informes
los cuales serán actualizados cada vez que se ejecuten.

Manual Random Pia Gest 81


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.1.5 Eliminar Productos

Sólo pueden ser eliminados sin restricciones los productos que no son Genéricos y que no han tenido
movimiento, por lo que su stock es cero.

La eliminación de un producto con movimientos cuyo stock es cero, no es posible ya que se generarían
inconsistencias en los documentos formales en que se registraron las transacciones y en las estadísticas
relacionadas.

Nota: Al término de la etapa de implantación, Random S.A. recomienda que, antes de generar
documentos de stock, compras y ventas, se listen los Productos ordenados bajo diferentes criterios y se
revise cuidadosamente su código y descripción, para corregir los errores de clasificación o digitación, ya
que modificaciones posteriores pueden estar restringidas o producir inconsistencias en la información.

4.1.6 Cambiar Orden de Visualización de la Tabla

Esta función permite modificar el orden pre-establecido de presentación del la tabla de productos,
seleccionando a través de un doble clic la nueva opción de presentación.

Manual Random Pia Gest 82


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Para este caso el sistema ordenará por código técnico el maestro se productos.

4.1.7 Exportar a Excel

Es posible exportar los datos ofrecidos en pantalla a Excel, de manera de dar un nuevo tratamiento a la
información, para esto se debe dar un nombre de salida.

Manual Random Pia Gest 83


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.2 MODELOS PARA LA CREACIÓN DE PRODUCTOS E INSUMOS

La creación de productos, a partir de modelos, tiene como objetivo establecer una estandarización en la
estructura constitutiva de los códigos en términos paramétricos, basados en dimensiones y variables. De
esta manera será posible generar nuevos productos a partir de las reglas del modelo y a la vez
despersonalizar la generación de códigos. Por lo tanto al valorizar las dimensiones del modelo, el
Sistema creará todo el set de productos.

En la siguiente ventana se define el modelo para la creación de productos, a modo de ejemplo el modelo
a crear será chaquetas de distintas tallas, colores y telas. De esta forma el Sistema generará todo el set
de productos a partir de él.

Manual Random Pia Gest 84


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Al definir la función para el código se debe tener presente que previamente las dimensiones a utilizar o
variables, deben estar definidas como dimensiones numéricas o alfanuméricas. Para facilitar su uso,
existe una función que presenta la nómina de variables o dimensiones definidas posibles de utilizar.
.

La nomenclatura para definir una función es que toda palabra precedida por un signo aritmético es una
variable y el espacio significa fin del término. A la vez que el prefijo será una secuencia de caracteres
fijos.

Si es necesario que la descripción muestre el nombre de la variable y no el código de ésta, la


nomenclatura es la siguiente:

Para la variable: COLOR_T, la notación debe ser +@COLOR_T, y así en vez de aparecer en la
descripción el código del color (BEI) aparecerá la descripción de la variable (BEIGE).

Las asignaciones relativas al producto se realizan de la misma manera que en el caso de la definición de
productos, insumos o servicios. Estas asignaciones se replicarán para todos los productos creados a
partir del modelo, sin embargo posteriormente y de manera individual es posible hacerle modificaciones.

Una vez definidas las funciones para la generación del código y descripción, el Sistema valida su
planteamiento al revisar la interpretación que se realizará de las funciones, tanto para la generación del:

• Código del producto.


• Nombre de código.
• Transformación entre unidades.

Manual Random Pia Gest 85


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Manual Random Pia Gest 86


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Establecido lo anterior es factible generar nuevos productos según las reglas del modelo, para lo cual se
asignan los valores a las dimensiones que conforman el modelo.

La valorización de estas variables puede ser por valor numérico o también por variables de carácter,
donde es posible asociar una tabla para agilizar el proceso de creación, como se ve en la siguiente figura:

En esta figura podemos apreciar que “La Talla” depende de una tabla asociada a la variable y se crearán
tantos códigos como tallas se marquen en la grilla.

Finalmente la valorización de las variables se realiza:

1) Directa, digitando su valor numérico en la columna respectiva.

2) A través de la función de asignación de dimensiones para la generación de códigos de productos,


en este caso existe una tabla asociada desde la cual se seleccionan las alternativas de interés.

Manual Random Pia Gest 87


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.3 CONCEPTOS ESPECIALES

Permiten realizar aplicaciones especiales de descuento o recargo sobre el total de un documento, no


asociados directamente a un producto en particular. Estas aplicaciones son posibles de realizar como
monto o porcentaje, las cuales podrán o no estar afectas a impuestos y podrán o no afectar el precio real
del producto.

A modo de ejemplo:

1- El precio real de un producto se ve afectado por los descuentos originados por una promoción y
no así por aquellos por pronto pago.

2- Las facturas de los Agentes de Aduana, en las que se pagan aranceles e impuestos no
asociados directamente al Producto.

4.3.1 Ingresar un Nuevo Concepto

Se deben ingresar los datos en la siguiente pantalla, especificando si el concepto es un recargo o


descuento, si afecta o no el precio real del producto y si este será un porcentaje o bien su valor se
calculará en base a funciones o ecuaciones las cuales deberán ser registradas para su aplicación.

Manual Random Pia Gest 88


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.3.2 Forma de aplicar los Conceptos en un Documento

Se registran de igual forma que un Producto en las últimas líneas del documento, ya que siempre afectan
al valor total de este.

El Sistema para facilitar el registro de los Conceptos especiales en un documento, dispone de una ayuda
en línea, la que para ser utilizada requiere ser seleccionada en la ventana desde el icono “Seleccionar
una nueva forma de búsqueda”, a partir de ahí se debe indicar el código por el cual se quiere acceder al
producto y los argumentos de búsqueda que en este caso sería a través de los conceptos especiales.

DESCUENTOS EN PORCENTAJES

Se registran en la columna “% Desc.” del cuerpo del documento.

Una vez ingresado el porcentaje, el resultado se refleja en la columna “Descuento”.

DESCUENTO EN MONTO

Se registran digitando directamente el valor a descontar del total del documento en la columna
“Descuento”.

RECARGO EN PORCENTAJE

Se digitan en la Columna “% Des” de los documentos.

El Sistema, por omisión, reconoce que es un recargo y lo pone en la columna “Total Neto”.

RECARGO EN MONTO

Se digitan directamente en la columna “Total Neto”.

Manual Random Pia Gest 89


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

EFECTO SOBRE EL PRECIO REAL

Los valores a los que se adquiere o vende un Producto, después de aplicar los descuentos a la línea
corresponden al Total Neto / Cantidad.

Si se aplica un Descuento o un Recargo al Total de un documento de Venta, el ingreso por cada uno de
los Productos detallado en el documento será menor y en uno de compras se afecta la cantidad pagada.

El Sistema tiene incorporados Informes que calculan con precisión los márgenes de Venta de los
Productos, los cuales se ven afectados por la aplicación de estos Conceptos Especiales.

Por lo anterior al definir un Concepto Especial, se debe establecer si este afecta o no los Precios Reales
de los Productos transados en un documento en los que se aplican conceptos.

De acuerdo con criterios comúnmente aceptados, a modo de ejemplo detallamos algunos Conceptos y su
efecto sobre los precios Reales:

Afectar el Precio Real No Afectan el Precio Real


Descuento por Volumen. Recargo por Pago en Cuotas
Descuento por Promoción Recargo por Flete.
Descuento por Pronto Pago

4.3.3 Modificar Datos de un Concepto Especial

Es posible modificar o actualizar datos, porcentajes o ecuaciones a los conceptos especiales; pero no su
código ya que esto afectaría la consistencia de las bases de datos.

4.3.4 Eliminar un Concepto Especial

Sólo se pueden eliminar los Conceptos Especiales que no han sido aplicados en ningún documento, de lo
contrario se perderá información y consistencia en la base de datos.

4.4 ENTIDADES (CLIENTES / PROVEEDORES)

El diseño de Random Pía Gest permite tratar a un Cliente, Proveedor o Cliente / Proveedor, que se
denominan genéricamente en el Sistema “Entidad” sin diferencia, es decir se les puede comprar y vender.

Lo anterior, le imprime al Sistema gran potencialidad y flexibilidad en la generación y tratamiento de los


documentos y pagos, característica que lo diferencia de otros Software de Gestión del mercado.

Manual Random Pia Gest 90


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.4.1 Registro de Entidades

El registro de las Entidades se realizan en la siguiente ventana, la cual esta conformada por 4 carpetas
que recopilan todos los antecedentes asociados a ellas.

Esta información es importante, ya que es ofrecida por omisión por el Sistema y pueden ser incluidos en
cualquier documento o informe.

Carpeta de Datos de identificación

Código de Entidad

No se puede modificar, ya que relaciona todas las transacciones de la entidad.

Sucursal de la Entidad

Permite registrar las Sucursales de los Clientes.

Esto tiene por finalidad, entre otras cosas, facilitar los procesos de despacho ya que las guías son
emitidas con la dirección de la sucursal a la cual se le registro la transacción. (El resto de la
documentación se emite con los antecedentes de la Razón Social de la entidad)

Tipo de Entidad

Las Entidades se clasifican en clientes, proveedores o ambos, lo cual tiene como objetivo facilitar las
búsquedas y ayudas en línea del Sistema. A modo de ejemplo las ayudas en los módulos de compras y
ventas, sólo despliegan a los proveedores o Clientes, según corresponda.

Manual Random Pia Gest 91


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Si un usuario requiere tratar separadamente las transacciones de compra y venta con una entidad, debe
registrarlas en el Sistema en forma separada, es decir con códigos diferentes.

Razón Social o Nombre y RUT

Debe registrarse el nombre de la persona o la Razón Social, de las empresas, con su correspondiente
RUT y dígito verificador separado por un guión.

Giro, Sigla.

Estos antecedentes en forma adicional pueden ser utilizados en la generación e impresión de


documentos e informes, por lo que el usuario puede darles una finalidad diferente a la sugerida.

País, Ciudad, Comuna y Zona

Todos estos datos son antecedentes tabulados, por lo tanto deben estar en las bases de datos o archivos
al momento de su registro.

Dirección

Domicilio de la entidad.

Código Postal

Antecedente que asegura la correcta ubicación de una dirección Postal, y que puede ser impreso en las
etiquetas de correspondencia

Teléfono y Fax

En ambos campos pueden registrarse hasta dos números telefónicos.

En Fax sólo se debe registrar los números con línea dedicada, ya que los actuales módem fax solo
pueden establecer enlace automático si se cumple esa condición.

E-Mail

Se sugiere registrar el correo electrónico de las Entidades relacionadas con su Empresa.

De esta manera es posible transmitir los documentos a las casillas electrónicas definidas en este campo.

Carpeta de Índice de contactos

En esta carpeta es posible, opcionalmente, ingresar todos los antecedentes relacionados con los
contactos existentes en una entidad, teniendo como objetivo facilitar las relaciones comerciales, entre la
entidad y su empresa.

Con este fin se ingresan datos de identificación como nombre, RUT, teléfono, fax y email. Y otros de
caracterización como área de actividad y cargo.

Manual Random Pia Gest 92


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Finalmente es posible asignar una clave secreta para acceder a estos antecedentes y a la vez es posible
generar una lista, con los contactos que existan dentro de la entidad. La que también pude ser
modificada.

Carpeta de Categorización

En esta carpeta es posible caracterizar, bajo ciertas variables de segmentación, a la entidad con la cual la
empresa esta relacionada comercialmente. Estas variables permiten definir un perfil de la entidad en
relación a su tipo, actividad económica, tamaño de empresa y rubro. Adicionalmente existe un registro
libre para observaciones de tipo general.

Nota: Se debe tener presente que todos estos datos son antecedentes tabulados, por lo tanto deben
estar en las bases de datos o archivos al momento de su registro.

Manual Random Pia Gest 93


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Carpeta de Asignaciones

Funcionario Asignado

Se establece en los casos en que la empresa requiera asignar un funcionario para el tratamiento de una
entidad, de lo contrario el campo se deja en blanco.

Sin embargo, al momento de registrar un documento, el responsable de esta función puede hacer caso
omiso al funcionario asignado por definición.

Dado que es un antecedente tabulado, su registro se efectúa a través de las ayudas en línea.

Cobrador Asignado

Se le asigna un cobrador, a una entidad, sólo en los casos que las políticas de gestión de cobranza de la
empresa así lo requieran.

Dado que es un antecedente tabulado, su registro se efectúa a través de las ayudas en línea.

Listas de Precio Venta y de Costos Compra

Antecedente Tabulado, que se registra utilizando las ayudas en línea.

El Sistema asigna por omisión, a todas las entidades que tienen este campo en blanco, las Listas
definidas en la Modalidad de la Estación. Sin embargo es factible asignar una lista diferente a la asociada
a la modalidad.

Nota: Se recuerda que sólo los Funcionarios autorizados pueden cambiar las Listas de Precio o Costo
asignadas a las Entidades.

Manual Random Pia Gest 94


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Condiciones de Crédito a una Entidad

Se establecen las condiciones de crédito para la entidad, y se especifican, de existir, características


especiales en su tratamiento comercial. De este modo se definen las condiciones de crédito, sus fechas
de vigencia y plazos asociados.

Adicionalmente es posible establecer ciertas acciones de tratamiento comercial, como bloqueo de la


entidad para compra y venta, sólo para compras o bien tratamientos especiales.

Finalmente las listas de precio y costo asignadas y las condiciones comerciales definidas en esta
carpeta, pueden ser modificadas por usuarios autorizados para ello.

Todas las condiciones antes estipuladas serán chequeadas por el Sistema al momento de registrar un
documento, por lo tanto de no respetarse el Sistema informará tal situación y solicitará una clave de
funcionario autorizado para continuar la operación.

Observaciones sobre Condición de Pago

Antecedente adicional de la Entidad, en el que pueden registrarse informaciones tales como:

Medio por el cual se despachan los pedidos, nombres de funcionarios autorizados para emitir órdenes de
compra, forma de documentar los créditos, etc.

Nota: El formato de un documento puede ser configurado para imprimir este campo.

4.5 CREACIÓN DE VARIABLES Y DIMENSIONES DE TIPO NUMÉRICO Y ALFANUMÉRICO

En términos generales el concepto de variable es una característica o cualidad de la realidad que es


susceptible de asumir distintos valores, ya sea de tipo cuantitativo o cualitativo.

Si la variable es compleja, por lo que resume o integra una multiplicidad de aspectos diversos, se debe
recurrir a una subdivisión o descomposición de la variable en cualidades más simples, para tratar estos
casos es posible asociar a dicha variable una tabla de dimensiones. A modo de ejemplo si la variable es
color, es posible asociar a ésta una tabla que contenga todas las alternativas de colores tratados.

Para el Sistema Random PIA Gest la definición de variables tiene como principal objetivo ser utilizadas en
la construcción de ecuaciones, estableciéndose rangos de caracterización o bien tablas asociadas.

Manual Random Pia Gest 95


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.5.1 Definición y Registro de Dimensiones

La definición de variables puede ser de tipo numérico o alfanumérico. En términos generales los procesos
de definición, registro, modificación, asignación o eliminación son semejantes, sin embargo a las
variables de tipo alfanumérico es posible asociar tablas de valores.

En la siguiente ventana se realiza la definición y registro de variables, para lo cual se debe activar la
función con el comando representado por una carpeta o bien posicionando el cursor en la última
dimensión creada y digitar <↓>.

Activada la nueva línea se define el código de la variable, su significado y la dependencia de su valor.

Cabe destacar que toda variable debe establecer una relación de dependencia de su valor, ya sea por
producto, entidad o de valor propio.

Finalmente se activa la función grabar, quedando registrada en el Sistema la nueva dimensión.

Manual Random Pia Gest 96


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Una vez creada la variable es imprescindible salir del sistema que se esté operando, por que el sistema
actualiza las TABLAS correspondientes a las dimensiones dentro de la base de datos. De esta forma el
sistema considerará la nueva definición de creación dentro de los procesos por definir. Es por esto que es
conveniente analizar y definir de una vez si es posible la totalidad de las variables que se utilizarán en el
proceso.

Registro y Modificación de un Valor Propio

Se digita directamente activando el campo de las dimensiones definidas con esta característica.

4.5.2 Eliminar dimensión

Esta opción debe ser utilizada con precaución ya que la dimensión eventualmente podría estar
incorporada en alguna ecuación de operación.

4.5.3 Valorización y Asignación de Dimensiones a Productos y Entidades

El tratamiento de la valorización de las dimensiones se realiza a través de la función “tratar valorización


de dimensiones por producto o por entidad”, según corresponda. Posteriormente se seleccionan las
dimensiones a tratar, marcando las líneas de interés, dichas dimensiones se presentarán como columnas
para su posterior valorización.

Una vez definidas las columnas a valorizar, se debe seleccionar la muestra a tratar (productos o
entidades), para lo cual se activa una ventana auxiliar que permite trasladar registros desde el maestro de
productos o en forma más acotada desde el maestro de dimensiones. Una vez seleccionada la muestra
de productos o entidades se traslada para asignar o actualizar su valor para cada columna o dimensión.

Manual Random Pia Gest 97


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Adicionalmente las variables de tipo alfanumérico pueden tener asociada una tabla de valores posibles
para una dimensión dada. En este caso se activa una ventana auxiliar que presenta la caracterización de
los componentes de la tabla, para su actualización.

Manual Random Pia Gest 98


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.6 MANTENCIÓN DE TABLAS DE CARACTERIZACIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO

Las tablas de caracterización permiten definir un set de datos propios para clasificar información
(anotaciones) a través de una nomenclatura estándar referidas a los documentos, sus líneas y/o
entidades incluidas en ellos.

Su finalidad es apoyar la trazabilidad de los documentos al presentar las anotaciones generadas en el


flujo de trabajo.

4.7 CREACIÓN DE TABLAS DE COSTOS Y DE PRECIOS

Las Listas de Precios y Costos se denominan genéricamente como Listas de Transferencia.

Estas son los Parámetros en los cuales la empresa fija:

• Sus precios de venta, metodología para su cálculo o actualización y los descuentos máximos
aplicables.

• Registran los valores en que se adquieren los productos, insumos y servicios necesarios para sus
procesos administrativos y de producción.

Las Listas, están estructuradas en el Sistema Random Pía Gest con un conjunto de características y
potencialidades que le permiten a las empresas usuarias:

• Agilizar sus procedimientos administrativos.

• Reaccionar en forma oportuna ante los cambios de las condiciones del mercado.

• Disponer de información de Gestión para la toma de decisiones.

Las principales características, de las Listas de Transferencia del Sistema, satisfacen los más exigentes
requerimientos de la empresa, que enfrentadas al dinámico mercado de hoy, abierto y altamente
competitivo, requieren de herramientas computacionales de alta eficiencia.

El diseño lógico del Sistema, permite definir con un código alfanumérico de tres dígitos, todas las Listas
necesarias para la adecuada gestión de la empresa.

Lo anterior permite incluso definir listas para clientes especiales, las que el Sistema sabe reconocer y
asignar en cualquier documento donde este aparezca.

4.7.1 Tipos de Listas

En el Sistema las Listas de transferencia se clasifican en dos Tipos:

Listas de Precios: Documentos con una fecha de vigencia determinada, en los que la empresa fija los
precios de venta, márgenes y descuentos máximos aplicables a cada uno de los productos que vende.

Listas de Costos: Documentos en los que se pueden registrar utilizando las potencialidades del
Sistema: Los precios promedios ponderados o de última compra, los valores de las adquisiciones que

Manual Random Pia Gest 99


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

realiza la empresa a un proveedor o a un conjunto de ellos, y/o los precios convenidos con proveedores
habituales o desarrollados.

Nota: Las siguientes Listas de Costo son obligatorias para el Sistema de Producción Random Gepac.

TABPP01C Costo de Fabricación de Producto Terminado y Semielaborado


TABPP02C Costos de Referencia Insumos o Materias Primas
TABPP01P Precio de Referencia de Venta.

Estas Listas no pueden ser eliminadas por los usuarios de Random Gepac y deben reservarse para los
usuarios del Subsistema de Producción.

4.7.2 Registro de los Antecedentes de una Lista de Transferencia

Las Listas, se registran con la “estructura inicial”, completando los campos de la siguiente ventana:

Tipo de Lista

Se clasifican en Listas de Precio y Listas de Costo.

Código

Para identificar una Lista de Transferencia se registra un código de tres dígitos alfanuméricos.

El Sistema para relacionar las listas de transferencia, en los diferentes procesos, las identifica de la
siguiente forma:

Listas de Costo: TABPP (Código) C


Listas de Precio: TABPP (Código) P

Método

Una Lista de transferencia se puede definir en valores netos, los que no incluyen impuestos, o en valores
brutos que corresponden al valor del producto más IVA.

Manual Random Pia Gest 100


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Monedas

El valor de los productos puede ser registrado en una lista en cualquiera de las monedas definidas en el
Sistema.

En una transacción el valor de un producto o servicio, se transforma en su equivalente en la moneda


nacional o de referencia, a la tasa de cambio vigente a la fecha de registro del documento.

Vigencia

Las Listas de transferencia tienen una fecha de vigencia general y otra para cada producto.
La vigencia del valor de un producto tiene precedencia sobre la de la lista, lo que permite tratar en forma
efectiva descuentos especiales u ofertas limitadas en tiempo de algunos productos.

El Sistema advierte al usuario cada vez que se utiliza en una transacción una Lista de Transferencia o el
valor de un producto fuera de la fecha de vigencia.

Para completar la transacción se debe cambiar de Lista de Transferencia o contar con la autorización de
un funcionario de nivel superior, lo cual es regulado por una clave de acceso.

Ecuaciones por defecto

Las ecuaciones por defecto que sean definidas en las grillas para las unidades primaria F(x ud1) y
secundaria F(x ud2), representarán el valor que tomará un producto asignado a la lista, sin necesidad de
parametrizarlo en el momento del ingreso de este producto a la lista en cuestión.

Asignación de Listas

A una Entidad se le puede asignar una Lista de Precio y otra de Costo, las que serán ofrecidas por
omisión para todas sus transacciones.

Si a una Entidad no se le asignan Listas de Transferencia, dejando en blanco los campos en que se
registran estos Antecedentes, el Sistema le asigna por omisión las Listas de transferencia con que se
configuró la modalidad de la estación de trabajo en que efectúa la transacción.

Recargos y Descuentos

Además es posible agregar campos de descuento o recargo a cada producto perteneciente a una lista,
asignándoseles un porcentaje de descuento máximo aplicable y registrando el margen.

En toda transacción, el Sistema verifica que la sumatoria de descuentos aplicados al producto junto con
los aplicados al total del documento, no superen el descuento máximo fijado.

Manual Random Pia Gest 101


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

En las transacciones que se superan los descuentos máximos el Sistema lo informa, por lo tanto para
completar la transacción, se deben modificar los descuentos máximos u obtener la aprobación de un
funcionario autorizado para superar dicho descuento.

4.7.3 Modificar Listas de Precio

Se debe entender por modificar una Lista de Precio, sólo a la acción de cambiar sus antecedentes
generales. Sin modificar la estructura de las bases de datos.

La actualización de los precios, márgenes y descuentos, corresponde a “Tratamiento de Listas de


Precio”.

4.7.4 Modificar estructura de las Listas de Precio

Las Listas de Precio se liberan con una estructura básica, que comprenden a las columnas del Tipo
“Normal” de la siguiente ventana:

Una importante potencialidad del tratamiento de las listas de precio, es la posibilidad de modificar su
estructura en forma permanente, agregando columnas.

Estas columnas permiten, incidir en el precio, mediante descuentos y recargos, en porcentajes y valores
que se aplican en cascada, materia que se describe en detalle en “Estudio y Tratamiento de Precios”

Manual Random Pia Gest 102


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.7.5 Eliminar Listas de Precio y Costo

Para decidir la eliminación de una Lista, se debe considerar que se perderá la cadena de información
relacionada con los productos transados durante un período sobre la base de ella.

Si se elimina una Lista de Transferencia asignada a una entidad o estación de trabajo, las bases de datos
no se actualizaran, por lo que se producen inconsistencias.

Por lo tanto antes de efectuar esta acción, se deben modificar las asignaciones de las estaciones de
trabajo y de las entidades.

4.8 ESTUDIO Y TRATAMIENTO DE PRECIOS

Los principales objetivos de este proceso son:

• Asignar productos en forma masiva a las listas.

• Actualizar precio y costos de los productos.

• Elaborar listas de precio y costo con diferentes estructuras y formatos.

Todo lo anterior con el mínimo de digitación, utilizando información paramétrica de las bases de datos y
algoritmos de cálculo, lo que disminuye significativamente los tiempos de proceso y errores de digitación.

Nota: Al tratar una Lista, se debe tener presente que el archivo se bloquea y no puede ser utilizada en
transacciones.

Para no interferir con las compras y ventas, es conveniente crear una Lista de Paso con el código “ZZ”
PASO, en la cual se copia la Lista que se requiere tratar y una vez actualizada se repone.

Manual Random Pia Gest 103


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.8.1 Asignar Productos a una Lista de Transferencia

Se recuerda que para registrar en un documento, la transacción de un producto, este necesariamente


debe estar asignado a la lista de costo o precio activa, con la finalidad de impedir la venta de productos
que no están incluidos en listas de precios especiales.

A una lista de transferencia se le pueden agregar productos (poblar) de dos formas:

1- Asignando en forma individual y directa el producto a la lista: En el momento de su registro,


seleccionado la carpeta “lista” y marcando la alternativa de asignación, este método es de gran utilidad
para la asignación de los productos que se incorporan al maestro de la empresa, los cuales al ser
registrados en forma correcta, fuera de ser codificados de una forma apropiada, necesariamente deben
ser asignados a las diferentes carpetas.

2- Trasladando un producto o un grupo de ellos a una lista de transferencia: En la ventana


Tratamiento de listas de precio y costo, se importan los registros desde el maestro de productos, cabe
destacar que estos previamente deben estar registrados en el Sistema y que la digitación directa de
productos no es posible ya que es una fuente importante de errores e inconsistencias de información.

Con el fin de facilitar la importación de registros, el Sistema ofrece distintas opciones de filtro,
seleccionados los filtros a tratar, se obtiene una muestra desde la cual se marcan los productos
asignándolos a la lista a poblar.

Notas:

Al asignar nuevos productos a las listas de precio y costo, se debe tener presente que las columnas de
recargo y descuento, al igual que los campos fórmulas se crean vacíos, por lo que es necesario
completarlos cada vez que se asignan nuevos productos a una lista. Sin embargo cuando esta acción se
realiza desde otra lista de precio o costo, se traspasan los precios, márgenes y descuentos máximos
asignados a cada producto.

El sistema revisa los productos de la lista y traslada sólo los que corresponde, si por error se incluye en el
traslado un producto que existe en la lista, el sistema lo excluye.

En utilitarios del Sistema está disponible un proceso que elimina los productos duplicados de las listas,
acción de mantención que se debe realizar periódicamente.

Manual Random Pia Gest 104


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.8.2 Estructura de las Listas de Transferencia

Las Listas de transferencia se liberan con una estructura básica, que comprende las columnas que se
observan en la siguiente ventana, las que se repiten para la unidad 2.

Precio UD01 / UD02

Son los precios o costos de la unidad 1 y 2 de los productos.

Sólo se registran valores para la Ud2, para los productos con dos unidades.

El precio de un producto puede ser determinado a través de una función la cual se define como una
formula que se almacena en este campo.

Esta potencialidad permite definir y registrar en el Sistema, políticas de precio sobre la base de listas de
referencia, precio de última compra o precio promedio ponderado de los productos.

Manual Random Pia Gest 105


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Margen UD01 / UD02

Se expresa en porcentaje. Normalmente se determina sobre la base de una Lista de Costo, el


procedimiento para determinarlo a través del uso de formulas se describe más adelante (4.8.4).

Descuentos y Recargos

Los descuentos y recargos definidos son aplicados automáticamente por el Sistema a los productos en
porcentajes y montos, además es posible definir rangos para su aplicación.

Si se define más de una columna, de recargo o descuento, el Sistema los aplica en cascada, partiendo de
la columna izquierda, es decir al precio de la unidad le aplica el descuento 1 y a ese resultado el
descuento establecido en la columna 2 y sucesiva.

Finalmente, en relación a los descuentos, es factible establecer un porcentaje de descuento máximo


autorizado para un producto, donde el Sistema valida que la sumatoria de los descuentos aplicados al
producto y al documento no superen este porcentaje.

4.8.3 Actualización de Precios, Costos, Margen y/o Descuentos

Para comenzar un proceso de actualización, se debe seleccionar la muestra que será objeto del
tratamiento de precios, de esta manera se activan opciones de filtro que permiten facilitar la búsqueda de
los productos a tratar o seleccionar una lista en particular.

El proceso de actualización se puede realizar de las siguientes maneras:

1- Seleccionando el campo del producto y digitando directamente la modificación.

Manual Random Pia Gest 106


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

2- En forma masiva actualizando las columnas de un grupo de productos o de toda la lista, utilizando la
rutina de marcar y modificar la columna.

3- Actualizando las listas de costo o precio a través de ecuaciones, siendo posible asignar valores a la
UD01 y UD02 de los productos que se seleccionan de una lista de precio.

4.8.4 Forma de Plantear y Aplicar Ecuaciones.

Las ecuaciones se deben plantear y asignar a los productos marcados, posicionado el cursor en la
columna correspondiente y activando la función f(X), respetando las reglas de álgebra sobre la base de
constantes y dimensiones definidas en el Sistema.

Para realizar el planteamiento de una ecuación, los términos de esta se pueden digitar directamente,
seleccionar desde la nómina de dimensiones definidas en el Sistema o bien con la función que se
encuentra junto a los signos aritméticos.

En una ecuación es posible relacionar hasta 8 dimensiones de otras Listas y para hacer referencia al
valor de una variable de otra lista de precio o costo, se debe anteponer entre signos < > el código y tipo
de la lista.

Ecuaciones en Base al Precio de Última Compra (PUC) o Precio Promedio Ponderado (PPP).

Los PUC y PPP de los productos son parámetros, los cuales son posibles de utilizar dado que el Sistema
los actualiza en línea.

El primero se actualiza cada vez que se registra una factura de compra y el segundo al ingresar
físicamente el producto a la bodega, lo que se materializa con la guía de recepción compra, que es un
documento valorizado, que permite recalcular el PPP.

Por ejemplo:

SI los precios de venta de los productos marcados de una lista, se definen como $ 50 mayor, que el
precio de última compra de la unidad 1, la ecuación se plantea:

PP01UD = PPUL01 + 50

Si los costos de los insumos de fabricación, se definen como el precio promedio ponderado de la unidad
1 de los productos más un 12 %, la ecuación se plantea:

PP01UD = PM01 * 1.12

Forma de Actualizar una Lista de Transferencia Utilizando Ecuaciones.

Manual Random Pia Gest 107


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

El proceso de actualización de los productos de una lista de precio o costo, definidos con ecuaciones se
puede modificar o actualizar de las siguientes formas:

1- Crear ecuación y aplicarla en la columna: En esta alternativa, la ecuación se define y aplica una
sola vez a la columna, de los productos marcados, no quedando almacenada.

El Sistema recalcula los precios, de la columna, de los productos marcados y los asigna con el
procedimiento de redondeo que se elija al grabar.

2- Aplicar ecuación de la columna: En este caso las ecuaciones están registradas y asociadas a un
producto en el Sistema, por lo tanto son preestablecidas.

Al seleccionar esta alternativa, el Sistema recalcula los precios de la columna de los productos marcados
y los asignará, con el procedimiento de redondeo con que se registró la ecuación.

Para registrar una ecuación, se debe marcar los productos a los que afectará y plantearla en la columna
de precio que se condicionara en la lista.

Activando la función f(X) se plantea la ecuación en la forma ya descrita y se graba, seleccionando el


procediendo de redondeo a aplicar.

Al plantear una ecuación esta puede definirse con letras mayúsculas o minúsculas, lo cual implica que
los valores de los productos, definidos en base a ecuaciones con “letras mayúsculas”, son establecidos
en los documentos sobre la base de los precios de las listas. Sólo en el caso de existir un producto con
valor cero y que registre una ecuación en el cálculo de su precio, será evaluado en tiempo de documento
el valor del producto.

Manual Random Pia Gest 108


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

En el caso de la ecuaciones definidas con “letras minúsculas”, el valor del producto será determinado al
momento de registrar el documento, evaluándose en cada transacción su precio, considerándose
variables como la cantidad transada, la entidad involucrada, rangos de descuento o recargo, entre otros.

4.8.5 Imprimir Listas de Precio y Costos

El Sistema permite definir, almacenar e imprimir informes de listas de precio, con diferentes estructuras.

Al activar el icono impresora se presenta en pantalla, la siguiente ventana:

En la columna Campos disponibles, se presentan todos los elementos posibles de incluir en el informe a
imprimir.

Una vez seleccionados los campos, se pueden ordenar los productos en la lista, de acuerdo a los criterios
de la columna ordenamiento.

Activando el icono grabar es posible almacenar la estructura de la lista para ser utilizada posteriormente,
las cuales son recuperadas en la ventana “Nombre del informe”.

Finalmente a través de la función “cambiar la tipografía del listado” es posible otorgar las distintas
alternativas de estilo de fuente, tamaño, color, etc.

Con el fin de optimizar y facilitar el tratamiento de las listas de precios, el Sistema presenta funciones que
permiten exportar a Excel la información, actualizar la relación de transformación entre las unidades de
los productos y modificar los códigos de acceso a los productos o redefinir el orden de presentación
visual de las columnas.

Manual Random Pia Gest 109


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.9 TRATAMIENTO MASIVO DE ASOCIACIONES

4.9.1 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Funcionarios de cada Empresa

El Sistema Random PIA Gest en su versión Multiempresa, ha incorporado la función de asociación


masiva de funcionarios a una o más empresas. Cabe destacar que los atributos y permisos asignados a
un funcionario se considerarán equivalentes para cada una de las empresas, por lo tanto de requerirse
que estos no lo sean, se deberán definir códigos distintos al funcionario por empresa.

4.9.2 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Productos por Empresa

El Sistema Random PIA Gest en su versión Multiempresa, ha incorporado una función que permite
seleccionar y asignar los productos a ser tratados en cada una de las empresas.

Con el fin de facilitar y agilizar este proceso es posible utilizar las herramientas de búsqueda y filtro del
Sistema, de manera de obtener la muestra de interés para su tratamiento.

Cabe destacar que los atributos de los productos (código, nombre, familia, etc.) como las dimensiones
eventualmente definidas se considerarán independientes a la empresa tratada. Sin embargo, los valores
que dependen de la operación como por ejemplo el precio promedio ponderado, se considerarán en
forma específica a cada empresa.

Manual Random Pia Gest 110


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

4.9.3 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Conceptos de Clasificación y Reposición de


Productos

Esta función tiene por finalidad facilitar la definición y actualización masiva de los antecedentes de los
productos registrados en el Sistema, en relación a la asignación de las relaciones de pertenencia y del
stock de productos.

Asignación de Relaciones de Pertenencia

Este proceso tiene por finalidad clasificar en forma masiva los productos en Familia, Rubro, Marca, y
relacionarlos cuando sea necesario a un código Genérico.

Paralelo a lo anterior, se presentan datos relativos a la gestión de stock, tales como: stock mínimo y
máximo, tiempo de reposición de productos (en días) y cantidad mínima de compra, lo cual se obtiene en
base a la información documental del Sistema.

Los Precios Promedios Ponderados de los Productos en Stock, son un importante parámetro que por su
modalidad de cálculo, su valor depende del orden en que se registran las transacciones y la eliminación o
modificación de documentos falsean los valores, razón por la cual el tercer proceso corrige las
desviaciones que se producen.

Manual Random Pia Gest 111


Capitulo 4: Parámetros de Gestión Administrativa

Manual Random Pia Gest 112


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

RANDOM PIA GEST

5 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

El sistema de gestión administrativa esta orientado a incrementar la eficiencia y control de los procesos
administrativos, entregando a la vez un flujo eficiente de información tanto a nivel funcional como a nivel
de gestión.

Random PIA Gest es un sistema documental, lo cual implica que genera un registro de cada una de las
transacciones realizadas, asignando responsabilidades y su relación de encadenamiento con otros
documentos. Al trabajar sobre una base de datos relacional se asegura la coherencia y confiabilidad de
los datos, lo cual tendrá como consecuencia una reducción de los costos administrativos, la minimización
de la tasa de errores y un incremento en la velocidad de procesos y control de estos.

Su diseño funcional permite dar un tratamiento estándar a todos los documentos, en forma centralizada,
en una pantalla interactiva con ventanas auto explicativas, dotadas de un conjunto de ayudas e
información en línea.

La estandarización de los documentos, junto con las ayudas e información en línea posibilita el manejo de
los subsistemas de venta, compra y stock por personal con conocimientos de computación a nivel de
usuario, para los que Random PIA Gest constituye una poderosa herramienta, que les permite
desempeñar sus tareas específicas con eficiencia.

La capacidad del sistema de asociar parámetros y relacionar cada una de las líneas de los documentos
de una transacción, junto con asegurar una correcta identificación del responsable del registro del
documento, permiten consolidar las ventas, compras y movimientos de stock de varios funcionarios en un
mismo documento, manteniendo la información estadística.

Características más relevantes de los documentos y su tratamiento

• Todo documento registrado en el Sistema tiene un responsable.

• El Sistema trata cada línea de los documentos en forma individual.

• El registro documental de cada transacción permite elaborar un documento a partir de otro.

• Es posible realizar el seguimiento y control de cada etapa del proceso comercial.

• Desde un documento cualquiera se puede seleccionar otro documento en forma directa.

• Es factible dejar documentos en espera y realizar simultáneamente varias transacciones.

• Es posible solicitar permisos remotos.

• Las Ayudas e Información en línea permiten una eficiente Gestión de la Primera Línea.

Manual Random Pia Gest 113


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.1 CONFIGURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para utilizar correctamente el Sistema y generar bases de datos confiables, en el desarrollo de Random
PIA Gest están incorporadas una serie de funciones que requieren ser conocidas, ya que su mal uso
implica la pérdida de una serie de potencialidades, dificulta la operación de los Sistemas y vulnera la
seguridad en la información.

Los documentos de los Subsistemas de stock, comercial, tesorería y logística como se ha señalado
anteriormente, están estructurados para ser tratados en forma centralizada en un módulo interactivo que
permite registrar o generar simultáneamente un conjunto de ellos.

Para facilitar el tratamiento de los documentos, evitar errores, normalizar procedimientos, garantizar la
seguridad de la información, restringir los accesos y las acciones posibles de ejecutar, los distintos tipos
de documentos están reguladas por:

• Claves de acceso: Donde se ofrece por omisión como responsable del documento al funcionario
que activo el Sistema con su clave personal. El sistema puede ofrecer según parametrización,
que cada vez que se realice un documento pida la clave de la persona que esta realizando la
operación.

• Asignaciones de Listas de Precio y Funcionarios a las Entidades: Al registrar la entidad en


un documento el Sistema presenta su lista de transferencia asociada la cual tendrá prioridad
sobre la asignada a la modalidad de estación, a la vez que informa si el funcionario asignado, de
existir, es distinto al que activó el Sistema con su clave de acceso.

• Asignación de Productos a Listas de Precio y Bodegas: Un producto quedará restringido


según su asignación a las listas de Precio / Costo y Bodegas para ser comprado o vendido de
acuerdo a la lista que éste pertenezca, también el sistema sólo administrará este producto en la
bodega que corresponda según su definición.
.
• Configuración de las Modalidades de Trabajo: Esta define por omisión la sucursal, caja que
registra los pagos, bodega de despacho o almacenamiento de los productos, lista de precio o
costo para valorizar las transacciones, la numeración de los documentos foliados e impresoras
involucradas en la salida de los documentos en las distintas áreas de trabajo.

• Configuración General del Sistema: Define por omisión en la modalidad de trabajo aquellos
campos que están en blanco.

Manual Random Pia Gest 114


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.2 DOCUMENTOS DEL SISTEMA

5.2.1 Documentos del Subsistema de Ventas

5.2.1.1 Cotización COV

Documento que permite informar a un cliente las condiciones de venta de productos y servicios que la
empresa comercializa en forma individual o empaquetados bajo un código y glosa común.

Esta cotización puede ser:

Simple: Donde se indica la cantidad y precio de cada producto o servicio individualizado por su código y
glosa.

Compuesta: Bajo un código y glosa de un producto libre, se pueden empaquetar un conjunto de


productos y servicios, que son ofrecidos a un cliente en un precio global.

La cotización compuesta al ser asociada a una nota de venta, permite generar órdenes de armado de
productos.

5.2.1.2 Nota de Venta NVV

Documento mediante el cual la empresa registra y compromete con un cliente la venta de productos o
servicios, fijando los precios, cantidades transadas, condiciones de pago y plazos de entrega.

Una nota de venta, aceptada por un cliente, debe constituir para este un compromiso de compra y para la
empresa proveedora una obligación de suministro.

La NVV compromete el stock de los productos, incrementándose el stock comprometido.

5.2.1.3 Nota de Venta desde una Orden de Compra NVV

Documento que formaliza al igual que el anterior un compromiso de venta con un cliente.

Su construcción es relacionada a una orden de compra. Se utiliza generalmente cuando se realiza un


negocio de grandes volúmenes que rebajan tanto el precio de compra del producto como el valor de
venta posterior. De esta forma, el margen que deja el producto vendido, se calcula según el costo real de
esta compra y no del valor ponderado de los productos en la bodega, por ende no se desvirtuará la
rentabilidad del negocio ni el precio promedio ponderado del producto. Se utiliza para un negocio puntual
de compra y venta particular. La empresa puede rebajar el precio de venta límite, si obtiene un precio de
compra que permita realizar un descuento fuera de lo normal.

5.2.1.4 Guía de Despacho GDV

Documento a través del cual se formaliza la salida física de bodega y la entrega de los productos al
cliente, donde la empresa cliente deja constancia de su conformidad y con ello queda concretado el

Manual Random Pia Gest 115


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

derecho del proveedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Este documento sirve de base
para la preparación de la factura.

La guía de despacho disminuye el stock físico y devengado de los productos.

La GDV no puede ser cancelada, en caso de recibir un abono, este puede ser asociado al documento
como un anticipo.

La guía de despacho de venta, la guía de despacho por préstamo, la guía de despacho por devolución
por disposiciones legales que regulan el traslado de mercaderías por la vía pública, se imprimen en
formulario foliado y timbrado por el SII denominado Guía de Despacho, razón por la cual tienen una
numeración común.

5.2.1.5 Factura de Venta FCV

Documento foliado y timbrados por el SII, mediante el cual se formaliza la venta de productos y servicios
a clientes en el cual se fijan las condiciones finales de precios, descuentos y vencimientos.

El registro cronológico de estos documentos, constituye la base del libro de ventas.

Según la configuración de la modalidad a una factura de venta se le puede asignar la propiedad de actuar
simultáneamente como documento de despacho.

5.2.1.6 Nota de Débito FDV

Documento mediante el cual se formaliza con el cliente una variación en las condiciones de venta
estipuladas en una o más facturas de venta, que tienen como consecuencia un incremento en los valores
de la transacción.

Al igual que las facturas se emiten en formularios foliados y timbrados por el SII, por lo que constituyen
parte de la base que permite generar el libro de ventas.

5.2.1.7 Boleta de Venta Nominativa BLV

Documento foliado y timbrado por el SII mediante el cual se formaliza la venta de productos y servicios a
clientes que quedan individualizados, fijando las condiciones de precios, descuentos y vencimientos.

La boleta de venta nominativa tiene las mismas características y propiedades que la factura de venta,
sólo se diferencia en que se utiliza para los clientes no pueden hacer uso del crédito fiscal, IVA, y se
contabilizan en forma consolidada.

5.2.1.8 Boleta Simple de Venta BSV

Documento mediante el cual se formaliza la venta de productos y servicios al contado sin individualizar al
cliente, motivo por el cual no es posible de relacionar con otros documentos.

La boleta simple de venta disminuye el stock físico ya que siempre actúa como documento de despacho.

Manual Random Pia Gest 116


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.2.1.9 Nota de Crédito Venta NCV

Documento que permite reversar una factura de venta, registrar un menor valor asociado al total o línea
de estas o rectificar los antecedentes del cliente, para este último caso es factible emitir nota de crédito
con valor 0.

La NCV puede ser utilizada como documento de pago por un cliente, materia que debe ser revisada en
pago de clientes.

5.2.1.10 Nota de Venta Modo Exportación (PRO FORMA) NVV

La nota de venta modo exportación permite ingresar los datos anexos al documento normal mediante el
siguiente icono del documento:

Se desplegará la pantalla para el ingreso de datos:

Estos datos irán posteriormente en el documento en forma interna pudiéndose imprimir posteriormente en
la guía de despacho correspondiente.

Manual Random Pia Gest 117


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.2.1.11 Guía de Despacho Modo Exportación GDV

Documento a través del cual se formaliza el traslado de mercancías nacionales a los centros de
exportación con el objeto de depositarlas allí hasta que se vendan al extranjero o a las industrias
manufactureras acogidas al régimen de zona franca, para ser empleadas en procesos productivos.

Con el fin de facilitar el control de estas mercancías se requiere que se contabilicen en forma individual.

Este documento disminuye el stock físico y devengado.

5.2.1.12 Factura de Exportación FEV

Documento que formaliza la venta de productos y/o servicios a clientes residentes en el extranjero.

Su estructura es semejante a la de la factura de venta, pero permite incorporar información especifica a la


exportación: montos en moneda nacional y extranjera, identificar el medio de transporte, compañía
transportista, puertos de embarque y desembarque, modalidad de venta, cláusulas, valor de exportación
según cláusulas de venta, valor de flete y seguro, identificación de los bultos, tipo de cambio y otros.

5.2.1.13 Factura Exenta FXV

Documento foliado y timbrado por el SII, mediante el cual se formaliza la venta de productos y servicios
no afectos o exentos de pago de impuesto al valor agregado.

Al igual que en una factura de venta, en esta se fijan las condiciones finales de precios, descuentos y
vencimientos.

5.2.1.14 Factura Débito Exenta FDV

Documento mediante el cual se formaliza con el cliente una variación en las condiciones de venta
estipuladas en una o más facturas de venta exenta, que tienen como consecuencia un incremento en los
valores de la transacción.

Al igual que las facturas exentas se emiten en formularios foliados y timbrados por el SII, por lo que
constituyen parte de la base que permite generar el libro de ventas.

5.2.1.15 Nota de Crédito Exenta NCV

Documento que permite reversar una factura de venta exenta, registrar un menor valor asociado al total o
línea de estas o rectificar los antecedentes del cliente, para este último caso es factible emitir una nota de
crédito con valor 0.

Manual Random Pia Gest 118


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.2.2 Documentos del Subsistema de Compras

5.2.2.1 Orden de Compra Nacional OCC

Documento mediante el cual la empresa registra y compromete con un proveedor la compra de productos
o servicios, fijando los precios, condiciones de pago y plazo de entrega.

Una nota de compra, aceptada por un proveedor, debe constituir para este un compromiso de venta y
para la empresa una obligación de compra.

Este documento no puede ser cancelado, en caso de recibir un abono, ya que queda registrado como un
anticipo a proveedores.

5.2.2.2 Guía de Recepción Compra GRC

Registra la entrada física a bodegas de los productos que la empresa compra a un proveedor, por lo que
siempre se asociará a una factura e incrementará el stock físico.

La guía de recepción de compra no puede ser cancelada, en caso de efectuarse un abono, este puede
ser asociado al documento como un anticipo.

5.2.2.3 Factura de Compra FCC

Documento mediante el cual se formaliza la compra de productos y servicios a proveedores fijando las
condiciones definitivas de precios, descuentos y vencimientos.

Según la configuración de la modalidad la factura tiene la propiedad de actuar como guía de recepción de
compra con todas sus propiedades.

5.2.2.4 Nota de Débito Compra FDC

Documento mediante el cual se formaliza una variación en las condiciones de compra estipulada en la
factura.

5.2.2.5 Boletas de Compra Nominativa BLC

Documento mediante el cual se formaliza la compra de productos y servicios a proveedores que quedan
individualizados, fijando las condiciones de precios, descuentos y vencimientos.

Este documento aumenta el stock devengado y cuando la operación está relacionada con notas de
compra, disminuye a la vez el stock comprometido.

La boleta de compra nominativa tiene la propiedad, si así se define, de actuar como documento de
despacho con todas sus propiedades.

Manual Random Pia Gest 119


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Se diferencia de las facturas en que los proveedores no pueden hacer uso del crédito fiscal IVA y se
contabilizan en forma consolidada.

5.2.2.6 Nota de Crédito Compra NCC

Documento mediante el cual se formaliza la anulación total o parcial de una transacción comercial previa.

La nota de crédito siempre disminuye el stock devengado, a su vez puede actuar como documento de
recepción, en cuyo caso aumenta el stock físico.

Si los productos motivo de la devolución no acompañan a la nota de crédito, estos deberán ser
registrados en el sistema con una guía de recepción de devoluciones.

5.2.2.7 Factura de Compra Terceros

Documento que legaliza la compra de aquellos proveedores que por su tamaño o por disposiciones
legales no llevan contabilidad y a los cuales se les debe retener el impuesto al valor agregado IVA.

5.2.2.8 Orden de Compra Proveedor Extranjero OCC

Documento mediante el cual la empresa registra y compromete con un proveedor extranjero la compra de
productos o servicios, fijando los precios en moneda nacional o extranjera, modalidad de venta,
cláusulas, condiciones de pago, plazo de entrega, etc.

Una nota de compra, aceptada por un proveedor, debe constituir para este un compromiso de venta y
para la empresa una obligación de compra.

Este documento no puede ser cancelado, en caso de recibir un abono, ya que queda registrado como un
anticipo a proveedores

5.2.2.9 Guía de Recepción de Aduanas GRC

Registra la entrada física de los productos importados a las bodegas de la empresa, por lo que siempre
se asociará a una factura e incrementará el stock físico. Adicionalmente en el documento se registra el
agente de aduana desde donde se despacharon los productos y el proveedor final.

5.2.2.10 Declaración de Ingreso Importación DIN

Documento que aúna todos los costos involucrados en la importación de un producto hasta que estos
estén en las bodegas de la empresa.

A través de este documento es posible realizar el costeo real asociado a cada producto importado,
considerando todos los costos involucrados en la transacción como por ejemplo: la factura de compra, la
factura del agente de aduanas, los costos de seguros, fletes, etc.

Manual Random Pia Gest 120


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.2.3 Documentos del Subsistema de Stock

En el Sistema Random Pía Gest para registrar los movimientos físicos entre bodegas que no tienen
relación con las compras y ventas se disponen de los siguientes documentos:

5.2.3.1 Orden de Pedido Interna OCI

Documento mediante el cual un área de la empresa requiere productos o servicios al departamento de


adquisiciones, estos documentos regulan las necesidades de abastecimiento de áreas de la empresa que
no tienen definidas políticas de stock.

5.2.3.2 Orden de Entrega Interna NVI

Documento mediante el cual se formaliza la entrega de productos o servicios a un área interna de la


empresa.

5.2.3.3 Guía Recepción Interna GRI

Registra el ingreso a una bodega de los productos entregados por otra bodega o área de la empresa.

5.2.3.4 Guía de Salida de Bodega GDI

Registra la salida de productos de una bodega, para ser utilizados tanto en los procesos productivos
como de gestión administrativa, que no requieren ser transportados por la vía pública.

Las guías de salida de bodega se imprimen en un formulario que no es foliado por el SII, es sólo de
control interno.

5.2.3.5 Guía de Recepción de Préstamos GRP

Registra la entrada física a bodega de los productos que la empresa recibe a consignación, reparación o
préstamo, ya sea en demostración o para uso temporal, por lo que no necesariamente debe estar
asociado a una factura de compra.

La guía de recepción de préstamos permite controlar adecuadamente la recepción de productos que no


constituyen compra, cuya devolución al proveedor se registra con la guía de despacho préstamo.

5.2.3.6 Guía de Despacho por Préstamos GDP

Registra la salida física de bodega de los productos que la empresa entrega en consignación, manda a
reparación o facilita, ya sea en demostración o uso temporal a un cliente, razones por las que no
necesariamente debe estar asociada a una factura de venta.

Manual Random Pia Gest 121


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

La guía de despacho por préstamos permite controlar las salidas de productos fuera de la empresa y
que no constituyen venta, cuyo reintegro a esta se registra con la guía de recepción de préstamos.

Tanto la guía de despacho como la guía de despacho de préstamos por disposiciones legales, que
regulan el traslado de mercaderías por la vía pública, se imprimen en formulario foliado y timbrado por el
SII y poseen una numeración común.

5.2.3.7 Guía de Recepción de Devoluciones GRD

La guía de recepción de devoluciones permite controlar adecuadamente la recepción o ingreso físico de


productos a bodega, que posterior a una venta han sido devueltos por el cliente.

5.2.3.8 Guía de Despacho por Devoluciones GDD

A través de este documento se controla la salida física o despacho de un producto desde una de sus
bodegas a un proveedor, posterior a un proceso de compra.

5.2.3.9 Guía de Traslado entre Sucursales GTI

Registra la salida física de productos entre bodegas de la misma empresa, no sujeta a una venta. Estos
movimientos pueden asociarse a centros de costos y aumentan o disminuyen según sea el caso el stock
físico de cada una de las bodegas.

5.2.3.10 Guía de Armado de Productos GAR

Documento a través del cual se crea un producto final al cual se le asociaran de manera permanente un
conjunto de componentes (productos), de esta manera se incrementa el stock del producto final
disminuyendo a su vez el de los productos que lo componen.

5.2.3.11 Guía de Clasificación de Productos GLC

La clasificación de productos sólo esta disponible en las versiones que tengan habilitada la funcionalidad
de gestión por lotes.

Permite la división de un lote de un producto determinado en diferentes lotes de productos distintos, lo


cual genera la actualización de los inventarios correspondientes, garantiza la trazabilidad, es decir
conocer el o los lotes y su descendencia. A modo de ejemplo: esto es particularmente útil en la
clasificación de frutas y similares.

Manual Random Pia Gest 122


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.3 REGISTRO Y GENERACIÓN DE UN DOCUMENTO

El Sistema administrativo es de tipo documental, por lo tanto se genera un registro de cada una de las
transacciones realizadas (línea a línea), asignando a su vez responsabilidades y su relación de
encadenamiento con otros documentos.

Es por esta razón que el tratamiento de productos en los documentos se efectúa por líneas y es requisito
para una transacción, que el producto se encuentre definido tanto en la bodega como en la lista de precio
correspondiente al funcionario responsable y a la entidad comercial de que se trate. En caso contrario el
Sistema informa e impide continuar con la transacción.

Paralelamente para facilitar el tratamiento de los documentos el Sistema pone a disposición del usuario
toda la información relevante al momento de realizar una negociación. Como por ejemplo estado de
situación comercial, cuenta corriente, análisis de crédito o cobranza, tratamiento de documentos
comerciales y de pago, disponibilidad de productos, plazos de entrega, listas actualizadas de precios, etc.

5.3.1 Encabezado de los Documentos

Los encabezados de los documentos del Sistema administrativo contienen campos similares, los que se
ajustan en forma automática para cada tipo de documento y que se detallan a continuación:

Tipo de Documento TD

En este campo están definidos los distintos tipos de documentos existentes en el Sistema, los que al ser
seleccionados quedan identificados por su sigla en este campo.

Al seleccionar un tipo de documento, el Sistema ajusta el encabezado, para el registro de los


antecedentes específicos de él.

A través de un doble enter en el campo de tipo de documento, se activa la tabla de documentos del
Sistema, lo cual permite a los usuarios autorizados seleccionar en forma directa otro documento.

Manual Random Pia Gest 123


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Número

Presenta la numeración correspondiente para cada tipo de documento, la cual se define en la


configuración y es administrada por el Sistema, el que tiene la capacidad de controlar los periféricos
definidos.

La numeración de documentos foliados se rige por los siguientes principios:

• En la modalidad general se define la numeración para las impresoras remotas.

• La numeración registrada en la modalidad de la estación se asigna a los documentos.

• Con 00000 el sistema asume como número del documento, el número siguiente al más alto
registrado.

• Con números definidos como por ejemplo 000342 el sistema asumirá este número, independiente
de si existe alguna numeración mayor o menor ingresada en ese tipo de documento.

Para los documentos de compra este campo se presenta en blanco, de manera de poder registrar el
número del documento del proveedor.

Los documentos dejados en stand by, pierden su número, el Sistema sólo les asignará nuevo número al
momento de grabar.

En el Modulo Configuraciones se detalla como definir la numeración de los documentos, impresión


simultánea en distintos periféricos y la transmisión de documentos a distancia.

Nota: No es posible modificar el número de los documentos grabados, ni en proceso.

Entidad

En este campo se registra el RUT de la entidad comercial, el cual puede ser digitado directamente o bien
a través de un doble enter acceder a la búsqueda de información en línea para completar este
antecedente, con la sola condición de que este registrado en la base de datos, en caso contrario el
Sistema ofrece la alternativa de ingresar los datos en forma directa en parámetros.

Manual Random Pia Gest 124


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Para el caso de los documentos internos el código se completa con el RUT de la empresa.

Una vez registrada la entidad el Sistema despliega la nómina de documentos posibles de relacionar con
la transacción que se realiza, de la cual se puede seleccionar uno o más documentos.

Para generar un documento a partir de uno o más relacionados, sólo basta con marcar y trasladar. Cabe
destacar que el traslado se realiza por líneas, es decir cada una de las líneas de los documentos fuentes
da origen a otra en el final, con lo cual la información no se degrada.

Sucursal de la Entidad Dest.

Si para la entidad seleccionada se ha registrado más de una sucursal, el Sistema presenta un cuadro de
diálogo que permite elegir el código de la sucursal del cliente o proveedor para el cual se genera el
documento (Destino).

Fecha de Emisión

Se ofrece la fecha del día de proceso, sin embargo esta puede ser modificada si se cumple que:

• El responsable tiene autorización para modificar la fecha del proceso.

• La nueva fecha esta comprendida dentro del periodo autorizado, para el registro de documentos
en el modulo Configuraciones.

Se debe considerar que la correlatividad y la relación fecha-número de los documentos foliados deben
mantenerse.

Manual Random Pia Gest 125


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Fecha Último Vencimiento

El Sistema ofrece por omisión la fecha del proceso, sin embargo esta puede ser modificada para las
entidades que tienen crédito autorizado, para lo cual se puede activar la ventana de registro de
vencimientos y situación de disponibilidad de créditos a través de un doble enter, donde se detalla las
condiciones de crédito aprobadas en cuanto a montos y documentos de respaldo, la situación de
vencimientos y el registro de las cuotas pactadas.

Responsable “Resp”.

Se establece por omisión como responsable de un documento al funcionario que ingreso al Sistema, sin
embargo es posible que se presenten dos situaciones adicionales:

• Que la entidad tenga asignado un funcionario, en cuyo caso el Sistema lo informa.

• Que al momento de elaborar un documento el responsable de este sea una persona distinta a
quien ingreso al Sistema, en cuyo caso a través de un doble enter en el campo responsable o
“Resp” se despliega una pantalla de identificación de usuario, quien al ingresar su clave se
responsabiliza de la transacción hasta el momento de grabar el documento.

Manual Random Pia Gest 126


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Sucursal “Suc”.

El Sistema ofrece por omisión en todos los documentos, la sucursal definida para modalidad de la
estación de trabajo, la cual no puede ser modificada en forma directa, de ser necesario, se debe cambiar
la modalidad de estación.

El sistema ofrecerá la posibilidad de cambiar de modalidad de trabajo si uno acepta el cambio y si se está
autorizado como funcionario para hacerlo.

Centros de Control “C. Costo”.

Toda transacción puede ser asociada al momento de su registro a un centro de control, antecedente que
posteriormente podrá ser utilizado para su contabilización o bien para obtener informes agrupados bajo
este concepto.

En este campo es factible asignar un centro de control para el documento que se elabora.

Lista de Precio o Costo L. Precio

La modalidad de estación tiene asignada una lista de precio o costo, la cual será ofrecida por omisión en
este campo, a excepción de aquellas entidades que tienen asignada una lista en particular.

Cabe destacar que las listas asignadas sólo pueden ser modificadas por personal autorizado.

Manual Random Pia Gest 127


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Documento Electrónico

Informa si el documento es de carácter electrónico o no.

Tasa Moneda

Valor de la moneda correspondiente a la fecha de ingreso del documento, el cual no necesariamente


representa la tasa de las líneas que conforman el documento.

Entidad de Despacho “Enti.despacho”

Entidad a la cual se le debe despachar el producto, independiza la entidad comercial que factura, con la
que recibe el producto.

También puede ser utilizado para asignar una entidad física distinta a la entidad titular del documento.

Estado

Informa la situación en la cual esta el documento en el Sistema, los cuales pueden estar en estado de
Nulos o Válidos.

Correlativo Libro “Corr. Libro”

Indica el correlativo numérico del documento en el libro de compras o ventas, según sea el caso.

Comprobante Contable “Comp. Contable”

Indica el número del comprobante contable asociado a la centralización del documento de compra o
venta de transacciones nacionales o internacionales según sea el caso.

Número

Correlativo numérico del comprobante dentro de un periodo contable.

Total Neto

Sumatoria de los netos de las líneas del documento.

IVA

Impuesto al valor agregado a los productos afectos a este.

Impuestos

Impuestos adicionales definidos en el Sistema.

Manual Random Pia Gest 128


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Total del Documento

Representado por la sumatoria del total neto, más el IVA y los impuestos adicionales.

IVA Retenido

Impuesto al valor agregado retenido.

Abonado

Indica el monto que ha sido abonado o cancelado al documento.

Saldo

Indica el monto no cancelado o documentado del documento.

5.3.2 Detalle de los Documentos

El detalle del encabezado de los documentos esta conformado por 21 columnas, donde se registra
información relativa al producto que se transa, las que al igual que los campos del encabezado disponen
de búsqueda de información en línea que facilitan este registro.

El tratamiento de productos en los documentos se efectúa por líneas y es requisito para realizar la
transacción que el producto este definido tanto en la bodega como en la lista de precio del encabezado,
en caso contrario un mensaje informa que no esta asignado e impide continuar con la transacción.

En cada una de ellas se relaciona al vendedor o comprador con una lista de precio, bodega y producto.

Vendedor “Ven”

En este campo se registra el vendedor. Cabe destacar que dentro de un mismo documento es factible
consolidar ventas o compras de varios funcionarios, ya que este puede ser modificado en cada línea. Lo
anterior es consecuencia de que el tratamiento de los productos en los documentos se realiza por línea.

Manual Random Pia Gest 129


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Bodega “Bod”

El sistema ofrece por omisión para la primera línea la bodega de la sucursal definida en la modalidad, la
que puede ser modificada por un usuario autorizado.

En un documento se pueden registrar transacciones de varias bodegas de la misma sucursal.

Para que un producto pueda ser transado, es requisito que este se encuentre tanto en la bodega de la
línea que esta siendo tratada como en la lista de precio del encabezado.

Código

Los productos en los documentos se registran en base a su código principal, razón por la cual no pueden
ser eliminados o modificados, sin embargo con el fin de facilitar su registro es posible acceder a estos a
través de sus diferentes códigos.

Si bien el registro de los documentos siempre será por su código principal, es posible definir formatos de
impresión donde se utilice otro tipo de código.

Para buscar un producto por su código principal sólo basta con un doble enter en el campo para acceder
a la información de búsqueda en línea. Adicionalmente a lo anterior es factible modificar el código de
acceso al producto, para lo cual se debe activar la función “Seleccionar una nueva forma de búsqueda”.

De esta forma es posible seleccionar:

• El tipo de código por el cual se quiere acceder al producto, es decir código principal, rápido,
técnico.

• Los argumentos de ordenamiento de búsqueda es decir tipo de código y descripción y


adicionalmente búsqueda de conceptos especiales.

Manual Random Pia Gest 130


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

El registro del código de un producto en un documento se puede realizar en forma:

• Directa: digitando el código representativo de acceso.

• A través de la búsqueda de información en línea: Ventana que presenta dos campos tipo de
código de acceso al producto y descripción. Sí los campos son dejados en blanco el Sistema
presenta el maestro de productos completo, por otro lado si se digita una cadena de caracteres
iniciales del código y/o de la descripción, esta actúa como índice, por lo tanto el Sistema muestra
sólo aquellos productos y conceptos que cumplen con la condición, agilizando de esta forma la
búsqueda.

Unidad “Unid”

Se registra la unidad en que se efectúa la transacción.

Para los productos con unidad alternativa, en la función “Información adicional del producto” es factible
revisar su unidad primaria, secundaria y RTU. Para aquellos que no poseen segunda unidad el cursor se
posiciona directamente en cantidad.

Recomendamos revisar en el capítulo de Parámetros de Gestión Administrativa, el punto 4.1 relativo a


definición de productos, insumos y servicios donde se explica el tratamiento de las unidades de un
producto y la RTU.

Manual Random Pia Gest 131


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Cantidad

La forma de registrar la cantidad depende de las características del producto, por lo que se deben
diferenciar cinco situaciones:

1- Productos sin unidad secundaria

Se digita directamente la cantidad transada o bien al activar la función “Información adicional del
producto” es factible consultar los niveles de stock y el movimiento de este para un periodo dado.

Adicionalmente para consultar el stock del producto en otras bodegas se activa la función “Consultar
stock”, donde también es factible revisar los flujos de este.

2- Productos con unidad Secundaria

La cantidad se digita en una de las dos unidades, el Sistema efectúa la transformación y la registra en el
documento en la unidad que está en la columna unidad.

Cuando la Razón de Transformación de unidades es sólo referencial es posible ajustar la cantidad en la


unidad secundaria desactivando la RTU.

3- Productos genéricos sin unidad secundaria

Cabe recordar que por producto genérico se entiende a un conjunto de productos de similares
características, los cuales son consolidados en un documento en una sola línea, actúa entonces como un
agrupador de productos, sin embargo el control de stock se realiza en forma independiente en el ámbito
de los productos componentes.

Manual Random Pia Gest 132


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Al activar el campo de cantidad el Sistema presenta una ventana donde se detalla los productos
componentes del genérico, se debe entonces ingresar las cantidades transadas para cada uno de ellos.

4- Productos genéricos con unidad secundaria

Su tratamiento corresponde a una combinatoria de los procedimientos anteriormente descritos, en la que


a cada uno de los componentes del producto genérico, definidos con unidad alternativa, se le trata en
forma individual de manera de completar la información solicitada en la ventana.

5- Producto seriado

Estos Productos son tratados en aquellas versiones que tienen habilitada esta funcionalidad.

Los Productos seriados se definen solo en una unidad, dado que su control de stock se realiza por unidad
las cuales son individualizadas por serie y número, por lo que la cantidad se digita directamente en el
campo.

Al digitar la cantidad transada, el Sistema solicita el registro del número de serie, el cual es obligatorio en
los documentos que mueven stock físico.

Para registrar el o los números de serie, el Sistema despliega una ventana donde se digita directamente
el número o bien a través de las ayudas es factible buscar las series disponibles para el producto y
trasladar la selección e ingreso al documento actual. Cuando el registro esta apagado (rojo) indica que es
un documento que no mueve stock físico por lo tanto la asignación de la serie quedará pendiente-

Manual Random Pia Gest 133


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Al igual que en los casos anteriores están disponibles las funciones: “Información adicional del producto”
y “Consultar stock” para revisar los niveles de stock y movimiento del producto para un periodo dado, y
el stock de este en otras bodegas.

Moneda “Mon”

Informa el tipo de moneda en que está definido el precio del producto en la lista que se está utilizando y
que se muestra en el encabezado del documento.

Con un doble enter en el campo moneda es posible modificar la tasa de cambio para la línea o para todos
los productos del documento.

Precio Neto “Pr. Neto”

Es el precio unitario del Producto definido en la lista de precio del encabezado.

Puede ser modificado activando el campo y digitando directamente el nuevo precio.

En caso de un menor precio, se valida que el descuento no supere el máximo autorizado para el
producto, en caso que así suceda el Sistema informa que se realizará un descuento en línea fuera del
rango normal y solicita autorización para efectuarlo.

Descuento Porcentual “% Desc”

En este campo, se consolidan los porcentajes correspondientes a la totalidad de los descuentos parciales
aplicados a un producto en la línea.

Manual Random Pia Gest 134


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Los descuentos porcentuales sucesivos son aplicados en “cascada” es decir un segundo descuento es
aplicado sobre el valor resultante del descuento anterior como se ve en la figura siguiente en el campo
“%Desc” con un total de 13.53%

Una vez que se aplican descuentos globales en un documento, se sugiere no aplicar nuevos descuentos
en la línea.

El Sistema controla el máximo de descuento autorizado a un producto, dentro de los cuales se


consideran tanto los descuentos a la línea como los que se aplican al documento y que se definen en el
parámetro Concepto Especiales (4.3).

Descuento

Corresponde al monto en dinero resultante de la suma de los descuentos parciales aplicados al producto.

Si al producto se le ha aplicado directamente un descuento porcentual sin tipo, activando este campo se
puede modificar la cantidad hasta completar el monto en dinero equivalente al máximo autorizado,
paralelamente se ajusta el descuento porcentual de la columna anterior.

Si se aplica un descuento global al documento, el Sistema no permite modificar este campo.

Total Neto

Representa el valor neto del producto, de la línea, contemplando la cantidad transada, el valor neto
unitario del producto, descuentos y recargos parciales.

No es factible modificar el total neto activando el campo y digitando un nuevo valor, en caso que se
requiera ajustar el valor se puede hacer digitando la diferencia en la columna descuento o aplicando un
descuento porcentual equivalente.

IVA Línea

Impuesto al valor agregado correspondiente al producto de la línea, si procede.

Manual Random Pia Gest 135


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Impuestos

Impuestos adicionales que gravan al producto de la línea.

Total Línea

Representa la sumatoria del total neto más el IVA e impuestos adicionales.

Costo Calculado

Este es el costo que asume un producto cuando se realiza la adquisición, sin embargo este costo puede
incrementarse en el caso de las importaciones, donde los gastos asociados a las importaciones se
prorratean en el costo del producto adquirido aumentando así su costo real.

Fecha de Entrega

Fecha de entrega comprometida para el producto de la línea. Si este ítem se deja en blanco, asumirá la
fecha de entrega para el documento en el momento de grabar.

Número de Lote

Número que individualiza el lote desde el cual se esta realizando la transacción del producto de la línea.

Fecha de Creación y Fecha de Vencimiento

Al individualizar un número de lote en una transacción, el Sistema presenta como información adicional
las fechas de creación y vencimiento del lote en cuestión.

Centro de Costo

Es posible asignar un centro de costo o de control al producto individualizado en la línea dentro de una
transacción.

Manual Random Pia Gest 136


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Lista de Precio Línea

El tratamiento de los productos en los documentos se efectúa por línea, por lo tanto al realizar una
transacción se relaciona tanto al funcionario responsable como la entidad, el producto de la línea y la lista
de precio asociada, la cual quedará registrada en este campo.

Código Alternativo

Los códigos alternativos permiten capturar y registrar un producto sobre la base de múltiples códigos, los
cuales están asociados al principal. A modo de ejemplo permite manejar en forma paralela los productos
bajo el código del proveedor y de la empresa, de ser esta la situación el código alternativo quedará
registrado en este campo.

Las siguientes columnas son de carácter informativo para aquellas empresas que tengan el Sistema de
Producción, Random Gepac.

Cuando se pone una solicitud de producción para el producto de la línea, el Sistema informa en las
siguientes columnas:

• La cantidad que Solicita Producir.

• La cantidad que ya esta Asumido OT, es decir las ordenes de trabajo que se han asumido por
producción.

• Lo que ya esta Fabricado OT.

• De ser el caso lo que se ha Desistido de Fabricar.

5.3.3 Iconografía

Los iconos de acceso presentes en todos los documentos del Sistema tienen como objetivo permitir al
usuario realizar un tratamiento en forma eficiente e informada de los documentos.

A- Iconos relacionados al detalle del documento

(A1) (A2) (A3) (A4) (A5) (A6) (A7) (A8) (A9) (A10) (A11) (A12) (A13) (A14) (A15) (A16)

En términos generales a través de los iconos es posible acceder a funciones directas o bien a aquellas a
partir de las cuales se desencadena un set de funciones.

Paralelo a lo anterior están los iconos de consulta, los cuales en tiempo real y en forma interactiva
permiten obtener información relativa a la entidad, al producto, movimientos de stock, cuentas corrientes,
políticas de crédito, encadenamiento entre documentos, etc.

Lo anterior siempre estará regulado por los permisos y restricciones asociados a la modalidad y usuario.

Manual Random Pia Gest 137


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Los iconos presentes en los documentos se pueden dividir en dos grupos:

• Al producto: son aquellos que se relacionan o afectan al producto de la línea que se encuentra
activa.

• Al documento: son aquellos que se relacionan o afectan al documento en su totalidad.

5.3.3.1 Búsqueda de productos en el detalle (A1)

Permite buscar un producto, en forma rápida, dentro de un documento de gran extensión.

5.3.3.2 Seleccionar una nueva forma de búsqueda (A2)

Los productos en los documentos se registran en base a su código principal, sin embargo con el fin de
facilitar su búsqueda es posible acceder a estos a través de sus diferentes códigos.

A través de esta función es factible modificar el código de acceso al producto, para lo cual se debe
seleccionar:

• El tipo de código por el cual se quiere acceder al producto, es decir código principal, rápido o
técnico.

• Los argumentos de ordenamiento de búsqueda es decir tipo de código y descripción y


adicionalmente búsqueda de conceptos especiales.

5.3.3.3 Consultar stock (A3)

Permite consultar los niveles de stock por bodega, detallados por tipo (físico, devengado, comprometido,
teórico, etc.) y revisar su flujo de movimientos para un periodo dado o su proyección a 60 días.

Adicionalmente se presenta información del producto de la línea activa como su código rápido y técnico,
su clasificación dentro de una familia, rubro, marca y listas de precio a las cuales pertenece.

A partir de esta consulta es posible elaborar un informe de stock.

5.3.3.4 Información Adicional Del Producto (A4)

Permita acceder a la pantalla que entrega el stock, las últimas compras, las últimas ventas, las últimas
ventas a la entidad del documento en cuestión, precios alternativos, movimientos acumulados y
velocidades de rotación de productos. Este icono permite tener a mano toda la información necesaria de
un producto para hacer gestión sobre él ya sea para compras como vara ventas.

Manual Random Pia Gest 138


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.3.3.5 Ficha técnica del producto (A5)

Permite consultar, de existir, la ficha técnica de un producto, donde se describe en forma detallada sus
características.

5.3.3.6 Agregar observaciones a la línea de detalle (A6)

Permite agregar observaciones asociadas a la línea de detalle de un documento, las cuales pasarán a
formar parte del historial de eventos asociados a la entidad, documento o producto.

Para que dichas observaciones sean impresas, se debe configurar el formato de impresión contemplando
esta alternativa.

5.3.3.7 Foto del Producto (A7)

De existir permite visualizar la fotografía o plano del producto de la línea.

5.3.3.8 Modificar el valor lVA de la línea (A8)

Existe la posibilidad de modificar los valores del IVA de la línea pudiendo definir su valor en la pantalla
que ofrece el sistema al activar este icono.

5.3.3.9 Crear líneas de composición para línea principal activa (A9)

Permite crear un producto que agrupará a un conjunto de productos o kit, al activar la función se
despliega una ventana donde se definen las líneas que compondrán el precio del producto para la línea
activa. Cabe destacar que cada uno de los componentes conserva su glosa descriptiva y mantiene un
control de stock independiente.

5.3.3.10 Recalcular descuentos para la nueva situación (A10)

En el caso de documentos que contengan descuentos como concepto, es decir que se aplican al
documento y no a una línea en particular, se deben recalcular estos cada vez que se modifique la
situación del documento de origen, de manera de mantener la coherencia del acuerdo frente a una
nueva situación comercial.

El sistema permite recalcular un descuento global al documento para el caso que una de las líneas del
documento se haya eliminado o agregado, esto varía el total de descuento del documento y este icono es
el encargado de actualizar este cambio

5.3.3.11 Revisar márgenes en el documento (A11)

El sistema en este icono muestra los márgenes de venta que se obtienen con las condiciones de precio
establecidas para la línea activa. Calculará el margen de acuerdo a la lista de referencia que se

Manual Random Pia Gest 139


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

parametrizó en la modalidad por la que se ingresó al sistema o la modalidad que está actualmente en
uso.

5.3.3.12 Ocupar modelo para definir un nuevo producto (A12)

Al activar la función se despliega en pantalla los modelos definidos en el Sistema, seleccionado el de


interés es posible generar un nuevo producto según las reglas del modelo.

Para lograr lo anterior, se asignan los valores a las dimensiones que lo conforman, este proceso de
valorización de variables se realiza de dos maneras:

• Directa, digitando su valor numérico en la columna respectiva.

• A través de la función de asignación de dimensiones para la generación de códigos de productos,


en este caso existe una tabla asociada desde la cual se seleccionan las alternativas de interés.

Se sugiere revisar el punto 4.2 de este manual para profundizar sobre este tema.

5.3.3.13 Determinar costos y plazos de fabricación del producto (A13)

Esta función esta relacionada directamente con el Sistema de producción Random Gepac, ya que otorga
la opción de estudiar la disponibilidad de insumos, plazos y costos de fabricación para el producto de la
línea, y revisar el cumplimiento para el documento.

5.3.3.14 Poner solicitud de producción para producto de la línea (A14)

A través de esta función es posible poner una solicitud de producción para el producto de la línea, la cual
sólo tiene sentido para los clientes que posean el Sistema de producción Random Gepac.

Manual Random Pia Gest 140


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.3.3.15 Incorporar anotaciones al producto de la línea activa (A15)

Esta función permite incorporar información asociada a un producto dentro de un documento, de manera
de robustecer la trazabilidad del proceso comercial.

Con el fin de asociar anotaciones a un producto particular, existe una nómina de tablas de
caracterización, las cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y
describir eventos de interés. Cabe recordar que las tablas de caracterización deben haber sido
previamente definidas en parámetros.

Para incorporar una anotación al producto de la línea activa se selecciona la tabla de caracterización de
interés, la cual a su vez contemplará todos los eventos posibles de asociar al producto.

El historial de eventos de los productos de un documento y del negocio en general, pasará a formar parte
de la traza de este, a la cual se tendrá acceso en forma integral al consultar la trazabilidad operacional.

5.3.3.16 Ver anotaciones realizadas al producto de la línea activa (A16)

Permite revisar las anotaciones realizadas al producto de la línea activa.

B- Iconos relacionados al documento

(B1) (B2) (B3) (B4) (B5) (B6) (B7) (B8) (B9)

5.3.3.17 Salir de la ventana (B1)

Icono universal para salir de cualquier aplicación o ventana del sistema.

5.3.3.18 Renovar la ventana (B2)

Este icono vuelve a cero las definiciones que se hayan tomado en un documento y lo refresca para partir
del inicio de las definiciones.

Manual Random Pia Gest 141


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.3.3.19 Anular o eliminar documentos (B3)

Al anular un documento este cambia de estado dentro del Sistema de válido a nulo, por lo tanto su
número y fecha se mantienen en las bases de datos, por lo que no puede ser utilizado nuevamente. A
diferencia de lo anterior cuando se elimina un documento su numeración queda disponible para
reutilizarla, por lo tanto de existir documentos asociados el Sistema no permitirá esta acción.

Estas acciones cuando se realizan en la misma fecha de generación o registro del último documento de
una cadena y siempre que no tenga procesos asociados no ocasionan problemas, sin embargo se
recomienda que estas intervenciones sean cuidadosamente analizadas y ejecutadas por personal
calificado.

La eliminación posterior de documentos, no se aconseja, ya que es una fuente importante de


inconsistencia en los Sistemas computacionales de bases relacionadas.

La autorización para modificar, eliminar y anular documentos queda determinada en la configuración del
Sistema donde se determinan los niveles de atributos y responsabilidades de cada usuario.

Modificar Documentos

No es factible modificar documentos que están registrados en el Sistema. La única opción es reciclar el
documento.

Eliminar, Anular y Reciclar un Documento

Eliminar y Reciclar un Documento: Esta opción es valida para el documento, siempre que no tenga
movimientos relacionados posteriores, puede ser eliminado de los archivos o Bases de documentos
formales del Sistema utilizando esta función, por lo cual el número queda libre.

Desde esta opción, los antecedentes del documento quedaran en “Documentos en Estado Pendiente”, lo
que permite posteriormente recuperarlos y utilizarlos en la generación de en un nuevo documento,
siempre que se mantenga el número y la Entidad.

Esta función es de gran utilidad, cuando se requiere modificar fechas de documentos o corregir las líneas
del detalle.

Eliminar un Documento

La eliminación en la misma fecha de generación del último documento de una cadena registrada en el
Sistema y que no tenga procesos asociados por lo general es factible.

Manual Random Pia Gest 142


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

No obstante lo anterior, cada vez que sea necesario eliminar un documento debe ser analizado.

La eliminación posterior de documentos no es recomendable, por ser fuente de inconsistencia.

El Sistema para permitir la eliminación de un documento, valida que este no tenga otros documentos
asociados.

Se sugiere limitar las autorizaciones para eliminar documentos en el Sistema.

La eliminación de un documento, deja el registro en blanco, lo que permite registrar otro documento o re
digitarlo. Esta opción sólo tiene relación con documentos oficiales que no tienen una impresión foliada por
el Servicio de Impuestos Internos, ya que este folio al ser ocupado inmediatamente pierde su número y es
imposible reutilizarlo.

Anular un Documento

Esta acción cambia el estado de un documento de Válido a Nulo.

El número y fecha del documento se mantiene en las bases de datos por lo que no puede ser utilizado
nuevamente.

5.3.3.20 Pagar documentos (B4)

Permite efectuar pagos a un documento en el momento de su ejecución, accediendo de manera directa a


la función de pagos a estado de cuenta.

A través de esta función de pago es factible:

• Registrar el pago.

• Efectuar pagos en cuotas y cálculo de intereses.

• Consultar la cuenta corriente de la entidad.

• Consultar la relación de encadenamiento entre documentos.

• Seleccionar la tasa de cambio a una fecha dada.

5.3.3.21 Incorporar anotaciones al documento (B5)

Esta función permite incorporar información asociada a un documento, de manera de robustecer la


trazabilidad del proceso comercial.

Con el fin de asociar anotaciones a un documento, existe una nómina de tablas de caracterización, las
cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y describir eventos de
interés. Cabe recordar que las tablas de caracterización deben haber sido previamente definidas en
parámetros.

Manual Random Pia Gest 143


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Para incorporar una anotación se selecciona la tabla de caracterización de interés, la cual a su vez
contemplará todos los eventos posibles de asociar al documento.

El historial de eventos de los documentos y del negocio en general, pasará a formar parte de la traza de
este, a la cual se tendrá acceso en forma integral al consultar la trazabilidad operacional.

5.3.3.22 Agrupar líneas equivalentes en una sola (B6)

Dentro de un documento donde existen productos de igual código, precio, unidad y descuento es factible
agruparlos en una sólo línea, esta función es particularmente útil para cajas registradoras.

5.3.3.23 Imprimir documento (B7)

Accede a la ventana de dialogo de impresión, la cual presenta por omisión la impresora definida en
parámetros para la modalidad de trabajo.

5.3.3.24 Tratamiento de documentos pendientes (B8)

A través de esta función es factible guardar y/o revisar documentos grabados como pendientes o como
plantillas tanto para la entidad como para el usuario activo.

5.3.3.25 Grabar documento de formalización (B9)

Una vez activada la función de grabación se presenta una nueva ventana donde se debe:

• Confirmar la condición de despacho, el Sistema por omisión ofrece la condición definida en la


modalidad de la estación de trabajo.

• Definir el tipo de impresión.

• Registrar la fecha comprometida de despacho.

• Registrar las observaciones, de existir, que se requieren imprimir en el documento.

• Estipular, si se requiere, las condiciones de pago, el número de la orden de compra y el nombre


de quien retira mercaderías.

Adicionalmente esta accesible la información relativa a los cupos de crédito de la entidad, los montos
autorizados, utilizados, disponibles y en curso, la situación de vencimientos y el registro de cuotas.

Al momento de confirmar la grabación se presentan tres alternativas:

• Grabar el documento el las bases del Sistema.

• Grabar el documento en las bases del Sistema e imprimirlo.

Manual Random Pia Gest 144


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

• Grabar, imprimir y enviar por mail el documento, en caso de ser electrónicos.

• Grabar factura o boleta con número transitorio e imprimir vale.

C- Iconos relacionados a la entidad del documento

(C1) (C2) (C3) (C4)

5.3.3.26 Revisar estado de cuenta (C1)

Permite visualizar los antecedentes de una entidad, revisar el estado de la cuenta corriente y su historial
de protestos de existir. Paralelo a lo anterior es factible consultar las notas adicionales a un documento
de la cartola e incorporarle nuevos eventos a este.

5.3.3.27 Ver anotaciones realizadas al documento (C2)

Permite revisar las anotaciones realizadas al documento.

5.3.3.28 Revisar situación comercial del documento (C3)

Esta función presenta un análisis de la situación comercial de la línea activa y del documento en general.

Con el fin de evaluar la situación comercial de la línea activa y/o del documento se presenta el análisis
bajo tres escenarios:

• Según lista de precios sin contemplar descuentos.

• Según lista de precios contemplando los descuentos máximos permitidos.

• Según la situación actual.

El resultado bajo cada escenario es presentado en términos porcentuales y de valor, basándose en el


método de margen o mark-up, el cual fue previamente determinado en la configuración del Sistema.

5.3.3.29 Búsqueda y consulta de encadenamientos entre documentos del Sistema (C4)

A través de esta función se accede al análisis gráfico de la trazabilidad de un documento, presentando su


relación de encadenamiento entre documentos del Sistema y su historial de eventos asociados.

Se sugiere revisar dentro del capitulo de logística la función de trazabilidad operacional, para profundizar
sobre este tema.

Manual Random Pia Gest 145


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

D- Iconos relacionados a funciones especiales

(D1) (D2) (D3) (D4) (D5) (D6)

5.3.3.30 Solicitar permiso pendiente de descuento para la línea (D1)

El Sistema informa e impide la grabación de documentos donde se exceda el descuento máximo


permitido para un producto.

Dado lo anterior, de ocurrir este evento es factible solicitar autorización en línea para realizar la
transacción del producto superando el descuento establecido como máximo. El supervisor podrá revisar
el documento en cuestión y autorizar el descuento desde su puesto de trabajo.

5.3.3.31 Menú de permisos pendientes de descuentos (D2)

Esta función ofrece distintas alternativas de operación frente a la solicitud de permisos para superar
descuentos máximos dentro de un documento.

Manual Random Pia Gest 146


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

De esta manera es factible solicitar permiso para el documento en ejecución y esperar en línea su
respuesta o bien no esperarla para posteriormente rescatar todos aquellos documentos con solicitud de
permiso pendiente.

5.3.3.32 Cambiar a boleta simple de venta (D3)

Permite al momento de realizar una factura cambiar a boleta simple de venta, conservando el detalle de
los productos transados.

5.3.3.33 Funciones especiales (D4)

El sistema proporciona funcionalidades especializadas dependiendo desde el documento del cual se esta
activando esta función.

Manual Random Pia Gest 147


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

A modo de ejemplo: presenta más funciones si el llamado se realiza desde una factura.

Reordenamiento del detalle del documento por otro criterio: Esta función modifica la presentación de
las líneas de detalle de un documento, el cual podrá ser ordenado en base a criterios alternativos.

Generación de documentos según necesidades de abastecimiento: Basándose en los parámetros de


stock definidos en el Sistema, más la información existente en las bases de datos y criterios
seleccionados por el usuario es factible generar documentos de compras o de redistribución de stock
entre bodegas.

La propuesta y generación de documentos de abastecimiento es el resultado del estudio de múltiples


variables relevantes que permiten establecer:

• Cantidad de productos requeridos, proveedores factibles y precios.

• Cantidad de productos a distribuir a las bodegas de manera de optimizar la gestión de stock.

Nota: Los criterios y procesos asociados al tratamiento de stock, reaprovisionamiento de bodegas y


generación de documentos según necesidades de abastecimiento, se describen en detalle en el
capítulo 7 de Logística.

Revisión, cierre y reactivación de documentos de compromiso: Dado que por diversas razones los
documentos de compromiso no se cumplen o bien sólo se formalizan de manera parcial, se hace
necesario normalizar esta situación en el Sistema de modo de no mantener activos documentos que han

Manual Random Pia Gest 148


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

perdido su vigencia, los casos más comunes son cotizaciones que no se transforman en ventas, ordenes
de compra y notas de venta cumplidas parcialmente.

La revisión, cierre y reactivación de documentos puede ser realizada de manera individual para un
documento o para líneas de este o bien de manera masiva para un tipo de documento y periodo dado.

Adicionalmente es factible especificar la causal de cierre y examinar las anotaciones realizadas a un


documento.

Transformar una factura en nota de crédito: Si la situación comercial así lo amerita es posible realizar
una nota de crédito a partir de una factura existente.

Revisar las observaciones y notas adicionales en el documento: Se presenta el historial de


observaciones realizadas al documento.

Adicionalmente es posible agregar a un documento ya grabado, nuevas anotaciones desde las tablas de
caracterización, las cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y
describir eventos de interés.

Poner solicitud de producción para todas las líneas: A través de esta función es posible poner una
solicitud de producción para todos los productos del documento, la cual sólo tiene sentido para los
clientes que posean el Sistema de producción Random Gepac.

Facturación Arriendos: El Sistema permite administrar el arriendo de productos seriados, con este fin
se debe asignar un nuevo código al producto en arriendo, cuya nomenclatura quedará definida por “C_+
código de producto”, código bajo el cual se facturará y se registrará la transacción de arriendo.

El Sistema a su vez identifica la salida y entrada del producto en arriendo a través del encadenamiento
entre los documentos GDP (guía despacho préstamo) – GRP (guía de recepción préstamo) los cuales
establecerán los días de arriendo para su facturación.

Manual Random Pia Gest 149


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

Bultos Para Crías (B2B): A través de esta función es factible informar el detalle de los productos que
conforman un bulto, (Herramienta válida para empresas que trabajan con grandes tiendas a través de
B2B). Se debe tener presente que un paso previo es definir en las tablas de caracterización el set de
datos propios para generar esta clasificación.

Establecer porcentajes de retención de IVA: Permite fraccionar la retención de IVA, por parte de la
empresa.

5.3.3.34 Distribuir recargos de importación a los productos (D5)

El Sistema activa este icono en el momento que se realiza el tratamiento de las importaciones (DIN). Este
icono distribuye los valores en conceptos de “recargo” propios de una importación entre los productos que
se están importando para asumir estos recargos en el costo real del producto. Se verá en el campo Costo
Calculado” del documento el valor final que adquiere el producto una vez prorrateados los conceptos.

Manual Random Pia Gest 150


Capitulo 5: Tratamiento de los Documentos

5.3.3.35 Antecedentes complementarios de la exportación (D6)

A Los documentos de comercio internacional se les adjunta de manera complementaria todos los
antecedentes propios de esta actividad.

Para dar cumplimiento a dicha formalidad, al activar esta función, se despliega una ventana donde se
ingresan todos los datos de identificación y antecedentes de origen destino de la exportación.

Manual Random Pia Gest 151


Capitulo 6: Tesorería

RANDOM PIA GEST

6 TESORERÍA

6.1 PAGO DE CLIENTES / PROVEEDORES

Los Pagos de Clientes y a Proveedores en el Sistema tienen un tratamiento similar.

Para facilitar la administración de los permisos de los usuarios, el Sistema dispone de Modalidades.
El Pago a documentos, se selecciona en las ventanas de Venta y Compra de la barra principal del
Sistema y la Modalidad de Pago, en la siguiente Sub ventana que se despliega al activar la función.

La principal diferencia entre las Modalidades de Pago, son los Tipos de documentos que pueden ser
registrados en cada una de ellas.

Manual Random Pia Gest 152


Capitulo 6: Tesorería

6.1.1 Pagos a Documento

En esta modalidad es factible cancelar, uno a uno Boletas, Facturas, Notas de Débito y Transitorios con
efectivo, cheque y tarjetas de créditos.

Los Pagos a Documento, quedan registrados en el Sistema con la fecha de proceso por que se reflejan
en la Caja del día.

Por lo anterior no es conveniente, registrar en esta modalidad pagos que corresponden a otras fechas.

El documento que se paga, se seleccionan con el ratón o <Enter>, en la parte superior de la ventana.
Los antecedentes del o de los documentos de pago autorizados para esta modalidad, se registran en la
ventana inferior, siguiendo una rutina estándar.

6.1.2 Pagos a Estado de Cuenta

En esta modalidad también es factible cancelar Boletas, Facturas y Notas de Débito, con efectivo,
cheques, tarjetas de créditos.

Se diferencia de la anterior en que se agregan como medios de pago Letras de Cambio y Pagarés de
Crédito.

Se utiliza para la administración de pagos de cuentas corrientes y se origina desde el código de la


entidad, el sistema traerá a la pantalla, todos los movimientos pendientes de la entidad en cuestión
pudiendo asignar voluntariamente pagos o abonos a una o más facturas en forma arbitraria. Se
recomienda comenzar a cancelar, de no existir instrucción específica del cliente, las facturas pendientes
más antiguas.

Manual Random Pia Gest 153


Capitulo 6: Tesorería

Además esta herramienta permite:

• El cálculo de cuotas de un crédito con interés simple y compuesto.

• La generación de documentos asociados al crédito.

• Es factible modificar la fecha de asignación del pago al momento de grabar.

Para registrar un pago, la cuenta corriente de la entidad se selecciona registrando el código o utilizando
las ayudas del sistema.

En la ventana Estado de Cuenta, se detallan todos los documentos pendientes de pago.

En la ventana Registro de Pagos, se registran los antecedentes del documento de pago.

Una vez registrado el documento de pago, con <Tab> el cursor salta a la ventana inferior.

El cursor se debe situar en la columna abono del documento al que se le asignará el pago.

Fecha de asignación del pago: Esta modalidad permite seleccionar la fecha, en que este se reflejará en la
Caja el pago antes de grabar, entre la fecha de emisión del documento y la del proceso.

Para que el pago se refleje en la fecha de proceso, se graba directamente.

Manual Random Pia Gest 154


Capitulo 6: Tesorería

Para que este se asigne a la Caja del día de emisión del documento, se debe borrar el  en el recuadro
que presenta el Sistema.

La versión doble moneda del Sistema Random Pía Gest, permite registrar pagos en monedas diferentes
a la nacional, alternativa que se selecciona en el icono del recuadro siguiente:

6.1.3 Pagos Generales

En esta modalidad también es factible cancelar boletas, facturas y notas de débito, con efectivo, cheques,
tarjetas de créditos, letras de cambio, pagarés de crédito, determinar las cuotas de un crédito y generar
los documentos de pago asociados.

Se diferencia de la anterior en que se agregan como medios de pago Facturas de compra (fcc) y Facturas
de venta (fcv).

Se destaca que la posibilidad de pagar documentos utilizando facturas de proveedor/cliente,


procedimiento al cual se le denomina "Cruce", es una potencialidad de los Sistemas Random, que
requiere de una adecuada capacitación, ya que presenta singularidades en gestión y contabilidad que
deben ser respetadas por los usuarios.

Manual Random Pia Gest 155


Capitulo 6: Tesorería

Por lo anterior, se sugiere a los usuarios evaluar la conveniencia de utilizar esta modalidad de pago,
considerando que un cruce de documentos puede ser tratado con facilidad utilizando pagos en efectivo
ficticios.

6.1.4 Pago Rápido Caja

Esta modalidad, es exclusiva para la cancelación de los Documentos Transitorios.

Todos los pagos que se registran son en efectivo.

Otros documentos de pago, para ser registrados en esta modalidad, deben estar visados y registrados en
otros sistemas de tenedurías de documentos de pago.

Abonar un documento Transitorio

Registrar Número del documento en el campo correspondiente.

El Sistema, valida la calidad de transitorio del documento, caso contrario:


Registrar el Pago en efectivo, el cual debe ser por el total del documento.

Preparar vuelto.

Grabar e Imprimir la factura o boleta con su correlativo definitivo.

Una vez impreso el documento definitivo, el Transitorio queda eliminado.

Manual Random Pia Gest 156


Capitulo 6: Tesorería

6.1.5 Teneduría de Pagos Proveedores/Clientes

La Teneduría de Pagos, es una función estructurada para administrar los documentos de pago en los
Sistemas que no están asociados al subsistema de contabilidad y tratar casos especiales tales como
protestos, anulaciones y eliminación.

Están las instancias de manejo de los pagos como se ve en el menú siguiente

La teneduría de pagos es una forma rápida y parametrizable de la información que se desee obtener y de
acuerdo a estas restricciones el sistema entregará la información, puede ser información genérica y/o
puntual sobre algún pago específico de acuerdo a tipo, monto, fechas asignadas, etc.

Manual Random Pia Gest 157


Capitulo 6: Tesorería

El sistema despliega según el filtro aplicado, el contenido de la información solicitada

6.2 TRATAMIENTO MASIVO DE PAGOS

6.2.1 Asignación Masiva de Notas de Crédito

Algunos cliente trabajan una gran cantidad de notas de crédito, este menú contempla la asignación de
notas de créditos a facturas de una forma fácil y rápida optimizando así los procesos administrativos y
control de cuentas corrientes.

Manual Random Pia Gest 158


Capitulo 6: Tesorería

6.2.2 Pago Masivo de Documentos

Permite la asignación masiva de pago de documentos de proveedores, evitándose así realizar el proceso
individual de pagos.

El pago masivo de documentos se debe acotar a un rango de fecha para el cual se realizará el análisis y
establecer los diferentes criterios de selección de documentos, montos y proveedores a pagar.

Luego de la individualización del documento de pago, el Sistema arroja un listado preliminar con los
probables documentos a pagar, una vez confirmados y de tener configurado el formato de impresión de
cheques, se inicia la impresión de estos.

6.3 AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS

6.3.1 Visado de Cheques y de Tarjeta de Créditos

Esta función está disponible sólo en el subsistema de ventas.

Permite registrar tanto en la caja como en otra sección de la empresa, los V° B° de los documentos de
pago, información que está disponible en línea para la caja.

Permite a su vez a los supervisores de las áreas de venta, autorizar en el Sistema cheques para ser
presentados posteriormente en Caja.

Manual Random Pia Gest 159


Capitulo 7: Logística

RANDOM PIA GEST

7 LOGÍSTICA

Logística es una herramienta que se ha desarrollado para dar un paso más profundo en la optimización
de la Gestión Administrativa. Este menú incorpora una serie de nuevas funcionalidades al Sistema
haciéndolo alcanzar niveles de gestión automatizados y trabajar el control documental en forma rápida,
efectiva y clara.

Este menú contempla las herramientas de trazabilidad operacional gráfica, tratamiento de stock y
reaprovisionamiento, presupuestos y evaluación de vendedores.

Se recomienda, de no ser un ítem crítico en el tratamiento del negocio, implementarlo en una segunda
etapa, ya que es fundamental para su óptima explotación:

Tener una base de datos completa y confiable.

El conocimiento cabal por parte de los usuarios del tratamiento documental del Sistema.

Desarrollar y ejecutar políticas de gestión y control de stock.

Establecer criterios para la definición de presupuestos y las políticas de evaluación.

Todo lo anterior con el fin de permitir al Sistema el manejo y control automático de estas herramientas.

Manual Random Pia Gest 160


Capitulo 7: Logística

7.1 TRAZABILIDAD

7.1.1 Trazabilidad Operacional

Random Pia Evolución a través de la Trazabilidad operacional es capaz de explicar la secuencia total de
eventos que originaron un resultado, tanto desde un punto de vista documental como grafico.

Para que una aplicación sea capaz de ofrecer esta funcionalidad necesariamente debe poseer una
integración total, de manera que cada acontecimiento sea automáticamente transmitido a todas las áreas
que debe afectar, asegurando la coherencia y oportunidad de la información dentro de la organización.

Esta funcionalidad entrega una representación grafica y temporal de todo procedimiento documentado,
transformándose en una poderosa herramienta de gestión y seguimiento de negocios, permitiendo a la
vez la evaluación y optimización de procesos de gestión.

La trazabilidad documental permite a su vez aplicar un conjunto de filtros de manera de optimizar la


secuencia de eventos a analizar.

Los filtros se ingresan en esta grilla, así es posible cruzar información o puntualizar el requerimiento de la
obtención de ésta:

Manual Random Pia Gest 161


Capitulo 7: Logística

Los iconos de acceso y de consulta presentes en esta funcionalidad son los siguientes:

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1. Salir de la ventana.

2. Ir al Tope de la búsqueda.

3. Ir al Final de la búsqueda.

4. Iniciar proceso de búsqueda de acuerdo a las condiciones solicitadas.

5. Revisar el documento de la línea activa (marcada con azul).

6. Revisar traza del documento de la línea activa: El Sistema presentará en forma gráfica el análisis
documental de la línea activa, donde cada uno de los documentos es posible de analizar,
visualizar y agregar información.

Este es un típico ciclo de compras donde se pueden ver los documentos que intervienen, el pago, en rojo,
y sus posteriores comprobantes contables. Luego en la misma pantalla aparecen íconos e información
que variará según donde esté el cursor.

Adicionalmente al posicionarse sobre cada documento, representado en un recuadro, el Sistema ofrece


un menú para trabajar instrucciones de acuerdo a lo que se necesita.

Manual Random Pia Gest 162


Capitulo 7: Logística

Cabe destacar que la traza se puede individualizar desde cualquier etapa del ciclo, pudiendo partir desde
el comprobante contable hasta el documento que originó este movimiento.

7. Limpiar ventana de documentos encontrados.

8. Limitar la cantidad de resultados a obtener.

7.2 GESTIÓN DE REORDENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE STOCK

7.2.1 Tratamiento de Stock y Reaprovisionamiento por Bodegas (Stock Mínimo)

Esta herramienta determina a través de funciones multivariables, previamente definidas por el usuario, la
reposición automática de insumos y productos, en base a niveles previamente definidos de stock mínimo
y máximo. De esta forma el Sistema propone la generación de órdenes de compra para el
reaprovisionamiento o bien de documentos internos orientados a la distribución de existencias entre
bodegas, de manera de satisfacer las demandas de producción o de comercialización.

Dado lo anterior el Sistema propone el qué, cuándo, cuánto y a quién comprar considerando e
integrando automáticamente la información relevante sobre precios, proveedores alternativos, tiempos de
reposición, demandas estaciónales, requerimientos internos, programas de trabajo, compromisos, niveles
de stock critico, etc.

Manual Random Pia Gest 163


Capitulo 7: Logística

El tratamiento de stock mínimo se realiza en la siguiente ventana, una vez definidas las columnas el
Sistema entrega de información requerida para los abastecimientos según procedimientos.

Producto : Código del producto a analizar.

Ud1 : Unidad primaria en la que se tratará el producto.

C.min.comp : Cantidad mínima de compra.

T. Rep. : Tiempo de reposición (demora en la entrega).

Período considerado : Días analizados para determinar la velocidad de rotación del producto.

Cant. Periodo : Cantidad total de salidas en el período considerado.

Vel. Salida : Cantidad de productos por día que salen de la bodega.

St. Mínimo : Stock mínimo que se desea manejar.

St. Máximo : Stock máximo de acopio.

St. Total : Stock consolidado del producto en todas las bodegas.

St. Bodega : Stock en la bodega del tratamiento.

Ubicación : Ubicación del producto en la bodega.

Manual Random Pia Gest 164


Capitulo 7: Logística

La función que permite determinar el stock mínimo requiere previamente haber resuelto las columnas de
velocidad de salida y tiempo de reposición. Una vez determinadas estas variables es factible ejecutar la
función de cálculo del stock mínimo.

Stock Mínimo = Velocidad de Salida x Tiempo de Reposición

Dado lo anterior para definir la velocidad de salida de un producto se debe posicionar sobre la columna
en cuestión y activar la función de cálculo.

Con el fin de establecer este dato, se debe indicar un rango de fecha para el cual se realizará el estudio y
las consideraciones que se tendrán presente en relación a los conceptos de stock a tener en cuenta, es
decir si se considerará el stock físico, devengado, comprometido o salidas por despacho interno.

Finalmente se debe establecer (marcar) si el valor arrojado por el estudio reemplazará o no al dato
existente en dicha columna.

Se debe tener presente que el tiempo de proceso será proporcional a los movimientos y extensión del
periodo a estudiar y que sólo serán considerados los movimientos de la bodega en estudio, previamente
seleccionada.

Una de las potencialidades del Sistema Random Pia Gest es que adicionalmente a la función de calculo
de stock mínimo del Sistema, entrega al usuario la posibilidad de definir sus propias formulas de calculo
en base a variables previamente definidas.

Manual Random Pia Gest 165


Capitulo 7: Logística

7.2.2 Generación de Órdenes de Compra Según Necesidades de Abastecimiento

Una vez que se han definido los parámetros de stock mínimo, el Sistema esta en condiciones de
proponer las ordenes de compra para que sean analizadas por el Área de Abastecimiento o explosionar
las compras en el Sistema directamente.

De esta forma el Sistema propone una bodega para abastecer, si no se eligiera una el sistema toma el
stock consolidado o el total de las sumas de los stocks mínimos de todas las bodegas definidas para un
producto y decide comprar y luego distribuir según el siguiente criterio:

Manual Random Pia Gest 166


Capitulo 7: Logística

El sistema al entrar en el módulo de abastecimiento propone generar un documento oficial OCC Orden de
Compra o generar una instancia previa llamada OCI u Orden de Pedido Interno.

La diferencia principal es que en la primera opción ofrecerá la entidad, proveedor, a relacionar a la futura
OCC y en la segunda se solicitará a otra bodega una redistribución y/o abastecimiento.

Luego de haber elegido el documento que respaldará este análisis, el sistema entrega la pantalla dentro
de la cual se aplicará el estudio. Como ejemplo: se presentará el tratamiento de la OCC que su
tratamiento es más completo y de éste se desprende la utilización del segundo.

Manual Random Pia Gest 167


Capitulo 7: Logística

Debido a que existen numerosas empresas que trabajan una gran cantidad de productos, es factible
utilizar filtros para analizar el abastecimiento puntual según diferentes criterios:

• Filtrar por tipo de productos.

• Filtrar por superfamilia.

• Filtrar por familia.

• Filtrar por rubro.

• Filtrar por marca.

• Filtrar por Stock Máximo o Mínimo (Varias Condiciones).

• Filtrar por bodega.

• Filtrar por proveedor (Debe tener asociado un código alternativo para el código).

• Filtrar por Jefe de productos (Debe tener asociado un Jefe de productos en el maestro).

• Filtrar por un filtro predefinido.

Cada uno de estos filtros, reduce la consulta de acuerdo al requerimiento de estudio. Para el ejemplo se
utilizará un filtro por stock.

El sistema propone traer al tratamiento los productos con determinadas condiciones, si a esto sumamos
alguna familia en especial, el sistema solo traería un segmento reducido del total de productos
optimizando así el tratamiento por áreas.

Manual Random Pia Gest 168


Capitulo 7: Logística

El Tratamiento de estas columnas es idéntico al tratamiento de la definición de stock mínimo, sin


embargo existen columnas propias del tratamiento de abastecimiento, las cuales serán explicadas a
continuación:

Entidad: La forma de definir las entidades elegidas para la compra puede ser manual, es decir, directo a
la búsqueda con doble enter en el campo o bien a través del icono que permite seleccionar algoritmos o
funciones de cálculo para la columna activa. De esta forma se presentan un conjunto de alternativas para
definir el criterio a utilizar para la selección del proveedor.

L.Pre/Cos: Es la lista que esta parametrizada para la entidad que se elija o en su defecto la
parametrizada en la modalidad de trabajo y el campo Valor, es el valor monetario que toma el código
según la lista de costo elegida para el proveedor.

Manual Random Pia Gest 169


Capitulo 7: Logística

Cantidad: Será determinada por el siguiente análisis:

Para el tratamiento de las opciones B(n) se deben definir las columnas de:

Rep : Tiempo de reposición de proveedor.

Per : Período Histórico para el cual la empresa se abastecerá.

His : Tiempo en días desde donde se obtuvo la velocidad de rotación.

V. Salida : Velocidad de salida. Ídem ítem 7.2.1.

Salida P. His. : Total de salidas para el período analizado.

Por otro lado se presentan en la pantalla de trabajo una serie de iconos que apoyarán el tratamiento de
la gestión de abastecimiento.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

1.- Salir de la pantalla.

2.- Cancelar en tratamiento actual y reprocesar datos.

3.- Generar pre documento de acuerdo a la situación estudiada.

4.- Eliminar producto.

Manual Random Pia Gest 170


Capitulo 7: Logística

5.- Eliminar todas las cantidades igual a cero.

6.- Buscar productos dentro de la selección.

7.- Marcar todos los productos de la selección.

8.- Desmarcar todos los productos de la selección.

9.- Consulta de stock (del producto marcado).

10.- Seleccionar algoritmos o funciones de cálculo para la columna activa.

11.- Establecer una ecuación de cálculo para la columna activa.

12.- Imprimir la generación de documentos en proceso (en desarrollo).

13.- Exportar a Excel la generación de documentos en proceso.

14.- Ir al tope del archivo.

15.- Ir al final del tratamiento.

7.2.3 Generación de Documentos Internos Según Necesidades de Redistribución entre


Bodegas

Opción que se origina de igual forma que la generación órdenes de compras antes descrito, pero que
relaciona el análisis y el tratamiento de stock a documentos internos de traslado entre bodegas.

Este ítem agrega al tratamiento la bodega abastecedora al igual que lo hace la elección de la OCI en el
Ítem anterior 7.2.2 para así distribuir los productos de una supuesta bodega de acopio y redistribución.

Manual Random Pia Gest 171


Capitulo 7: Logística

Dada la naturaleza de la redistribución, entre bodegas, esta herramienta ofrece tres tipos de documentos
internos posibles de generar:

Guía de despacho interno GDI: Registra la salida de productos de una bodega, para ser utilizados tanto
en los procesos productivos como de gestión administrativa, los cuales no requieren ser transportados
por la vía pública.

Guía de traslado interno GTI: Registra la salida física de productos entre bodegas de la misma
empresa, no sujeta a una venta. Estos movimientos pueden asociarse a centros de costos y aumentan o
disminuyen según sea el caso el stock físico de cada una de las bodegas.

Compromiso de entrega interno NVI: Documento mediante el cual se formaliza la entrega de productos
o servicios a un área interna de la empresa.

7.3 PRESUPUESTOS

Esta herramienta permite definir en base a los eventos pasados una proyección de comportamiento bajo
distintas materias, agrupaciones y clasificaciones, presupuestos de abastecimiento y ventas. Lo anterior
tiene como objetivo controlar su comportamiento y evaluar los resultados efectivos, permitiendo así,
remediar diferencias oportunamente y verificar logros, a través de informes de avance presupuestario en
tiempo real.

7.3.1 Definición de Presupuestos de Abastecimiento y Ventas

La definición de un nuevo presupuesto se inicia con la asignación de su código, descripción y lista de


transferencia que tendrá como referencia. Posteriormente se especifica:

Tipo: Es decir si es un presupuesto de compra o venta.

Materia: Referente al ítem que se quiere controlar en la definición y presupuesto a realizar, es decir por
productos, vendedores, entidades, bodegas o centros de costo.

Manual Random Pia Gest 172


Capitulo 7: Logística

A modo de ejemplo: a continuación se presenta un presupuesto de abastecimiento de materias primas, el


cual obtiene sus valores referenciales de la lista O4C.

Al activar la función de tratamiento de presupuesto, el Sistema presenta la siguiente pantalla, donde es


factible estructurar y tratar el presupuesto antes mencionado.

Manual Random Pia Gest 173


Capitulo 7: Logística

La Iconografía presente es la siguiente:

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

1) Salir.

2) Grabar tratamiento realizado.

3) Crear un nuevo concepto presupuestario.

4) Crear nuevo ítem para el concepto presupuestario.

5) Crear nuevo sub ítem para el ítem presupuestario.

6) Seleccionar meses a tratar.

7) Asignar elementos a línea de presupuesto activa.

8) Importar registros desde otro presupuesto.

9) Estructurar presupuesto según asignación de productos a familias.

10) Recalcular precio para sectores de la muestra.

11) Elimina elemento de la línea activa.

12) Elimina concepto presupuestario y su desagregación.

13) Aplicar valor celda activa hacia columnas de la derecha.

14) Demanda pasada.

15) Búsqueda en fabricación.

16) Exportar a Excel.

Manual Random Pia Gest 174


Capitulo 7: Logística

7.3.2 Informe de Avance de Presupuesto de Abastecimiento y de Ventas

El Sistema informa la situación existente para un presupuesto específico y en un periodo de tiempo


determinado (meses).

Al oprimir el icono del interruptor, el Sistema trae las líneas involucradas en el tratamiento y el análisis del
presupuesto seleccionado

El icono entrega la elección de los meses a tratar, los cuales serán visualizados según el
presupuesto definido inicialmente, con el total del resultado de la evaluación.

Cada una de estas líneas puede ser estudiada en su detalle de sustentación, con el icono , el cual
desplegará los movimientos involucrados en el resultado obtenido.

La visualización del análisis puede ser presentada en distintos niveles.

Manual Random Pia Gest 175


Capitulo 7: Logística

El Sistema realiza la asignación de presupuestos mensuales a través de la siguiente pantalla:

Es posible además realizar presupuestos en forma fácil y organizada según el tratamiento de


asociaciones a familias de productos, las cuales, otorgan una base de control en función de la
segmentación de los productos, en el caso siguiente, se tomaron las materias primas como referencia
para hacer un presupuesto de abastecimiento de materias primas.

Finalmente la figura muestra los presupuestos totales por mes definidos para la familia de productos de
fabricación, materias primas y sus desagregaciones. Se puede ver además que el presupuesto del mes
de marzo no ha sido definido aún.

Manual Random Pia Gest 176


Capitulo 7: Logística

7.4 EVALUACIÓN DE VENDEDORES

Permite establecer metas de venta por vendedor, para su posterior análisis y evaluación de desempeño
bajo múltiples criterios (período, productos) y controlar además la velocidad de recuperación de pagos
asignado a cada uno de ellos.

7.4.1 Definición de Metas por Vendedor

Menú en el cual se ingresan las metas de cada uno de los vendedores de la empresa.

El primer paso es establecer el período de interés para la definición de metas.

Manual Random Pia Gest 177


Capitulo 7: Logística

Posteriormente se ingresa para cada vendedor y mes del año, el monto de la meta.

7.4.2 Cumplimiento de Metas de Venta por Vendedor

En base a las metas definidas, el Sistema propone la evaluación del cumplimiento de estas, en relación a
lo proyectado y lo efectivamente realizado. Esta evaluación de desempeño se efectúa bajo distintos
criterios, para lo cual se deben ingresar ciertos parámetros de manera de segmentar el análisis.

El informe puede ser parametrizado según el aporte de marckup de las ventas y según su definición o
parametrización ingresadas en los topes de rango, el sistema resolverá la consulta. Para el caso que se
expone el sistema presentará los montos totales de las ventas que han entregado hasta un 20 % de
Markup, luego el rango entre el 20 % y el 40 %, de 40 % a 60% y Finamente mayores al 60%

Por otra parte el Sistema filtra por fecha la evaluación del vendedor, por vendedor y por documentos que
se quieran considerar en la venta, pudiendo considerar voluntariamente las ventas por facturar que están
respaldadas por una guía de despacho de ventas. Cuando el sistema toma la opción por defecto,
considerará todos los documentos menos las guías de despacho de venta.

Manual Random Pia Gest 178


Capitulo 7: Logística

Finalmente se despliega la pantalla de análisis con su respectiva clasificación por markup.

7.4.3 Análisis de Recuperación de Pagos de Venta por Vendedor

Este informe permite determinar por vendedor, la velocidad de recuperación de los pagos de su cartera
de clientes.

Este análisis es de especial relevancia cuando las comisiones de venta por vendedor son condicionadas
a la cancelación de la deuda adquirida, o bien para evaluar la gestión de cobranza de la empresa.

Para efectuar el análisis propiamente tal se deben ingresar parámetros de control:

Documentos de interés emitidos a partir de cierta fecha, el rango de fecha de pago de estos documentos
y especificar si es para todos o algunos vendedores.

Manual Random Pia Gest 179


Capitulo 7: Logística

7.4.4 Niveles de Autonomía de los Vendedores

Los niveles de autonomía acredita la situación de los vendedores frente a las definiciones adoptadas para
las listas de precio/costo en relación al control de los descuentos en la gestión de un negocio.

De esta forma se debe especificar la interpretación correcta de la columna margen en las listas de
precio/costo, es decir si se calcula la rentabilidad bajo el concepto de margen o markup.

Posterior a esto es posible establecer el nivel de permiso de cada usuario en relación a los descuentos
factibles en la gestión de un negocio, dado lo anterior es factible realizar descuentos que están fuera de

Manual Random Pia Gest 180


Capitulo 7: Logística

rango para la línea, pero que están dentro de lo que se desea para un total de documento, haciendo
atractivo el negocio para el cliente.

De esta forma para cada usuario del Sistema se establece un criterio de base para el control de los
descuentos totales dentro de un documento, lo cual se especifica en la columna Tipo, donde a través de
un enter es posible seleccionar entre las siguientes alternativas.

Determinado el tipo se ingresa el Porcentaje de descuento máximo asociado a cada usuario.

A modo de ejemplo: El VENDEDOR 1 tiene asociado un criterio de descuento de Tipo B, con un


porcentaje máximo de descuento del 50%. Por lo tanto si el producto en la lista de referencia del
documento tiene asociado un 10 % máximo, este vendedor sólo podrá realizar un 5 % de descuento al
producto.

Manual Random Pia Gest 181


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

RANDOM PIA GEST

8 INFORMES Y ESTADÍSTICAS

El Sistema por ser una herramienta de Gestión, incorpora una amplia gama de informes paramétricos,
dinámicos y flexibles orientados a satisfacer las necesidades de información, de manera de apoyar los
procesos administrativos, de evaluación y control de cada usuario y organización con el fin de optimizar la
gestión administrativa y la toma de decisiones.

La generación e impresión de informes, está regulada por permisos que administra el supervisor del
Sistema.

Según los objetivos el Sistema Random ofrece distintos tipos de informes:

Operacionales: Orientados a satisfacer las necesidades de información de las actividades diarias de


carácter operativo de cada usuario, en general estos poseen una estructura predeterminada con un
conjunto de opciones de emisión, agrupamiento y selección.

Gestión: Son de carácter interactivo de gran utilidad para las áreas funcionales de la empresa, ya que
permiten resolver problemas complejos, como aquellos asociados a temas presupuestarios y de
reabastecimiento de existencias.

Estadísticos: Estos informes están orientados a la evaluación de resultados, su diseño es altamente


parametrico lo cual permite estudiar cada tema con diversos grados de globalización, estructuras y
clasificaciones.

Manual Random Pia Gest 182


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

8.1 INFORMES DE STOCK

Los informes de stock entregan una visualización instantánea de los movimientos generados y por
generarse desde sus bodegas. Estos informes son relacionados a los movimientos internos y de
redistribución, informes del valor actual y a una fecha determinada que posee en sus existencias y
controla las entregas pendientes de despachar ya que esto influye notablemente en el stock a futuro.

Para el caso de la grilla “Informes de Stock” señalado con una flecha roja, aparece una flecha al costado
del menú, esta flecha informa que el menú contiene internamente otro sub menú debido a que este sería
un menú muy genérico o contendría de no ser así una gran cantidad de información. Esta división
segmenta la información genérica a específica. Se encontrara con este tipo de desagregaciones en todos
los menús tanto de stock, como de ventas o de compras.

El menú se sub divide para separar distintos tipos de análisis y facilitar así el control documental
Desde la flecha obtenemos la siguiente sub división

Manual Random Pia Gest 183


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Si ingresamos a cualquiera de estos menús, podremos revisar la estructura de los informes que
presentan la gran variedad de opciones para elegir

Cada una de estas selecciones nos lleva a definir que es lo que se quiere traer al análisis visual. Como
ejemplo, elegiremos dentro de “criterios de selección” ciertos productos; cuando se traspasa la marca a
“algunos”, el sistema nos lleva a la grilla de búsqueda de los productos que se quieran analizar. Se debe
marcar el (los) producto (s) de interés.

Manual Random Pia Gest 184


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Como vemos, se eligieron ciertos productos, estos productos están dentro de las sub familias que
aparecen marcadas en la pantalla siguiente, ambos son recursos válidos para solicitar la información al
sistema, sin embargo dependiendo de la cantidad de productos presentes en estas sub familias y del
orden y lógica de codificación, convendrá utilizar uno u otro. Es importante destacar que la
parametrización previa del sistema en una forma correcta, como es el caso de la definición y asignación
de las clasificaciones de productos en superfamilias, familias y subfamilias, nos llevarán a economizar
tiempo y obtener informes mas rápidos y válidos

Manual Random Pia Gest 185


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Una vez elegidos los filtros necesarios se debe activar el proceso con el icono

El Informe entregado, se puede exportar a Excel o imprimirse directamente.

Existen también una gama de informes que son estadísticos, los cuales influyen en la toma de decisiones
de la empresa o permiten anticiparse a un posible quiebre de stock o evitar acopios innecesarios de
mercadería en bodega. Es el caso como ejemplo del informe de “comportamiento de productos por
período” en el cual al definir un período inicial de estudio, el sistema asume la misma cantidad de días
para seis períodos posteriores, de los cuales se pueden elegir los que se deseen.

Manual Random Pia Gest 186


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Por otro lado este informe tiene dos ventanas adicionales, donde se define el grado y características de la
información que se obtendrá:
.

Manual Random Pia Gest 187


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Esta información es la que se obtiene de la herramienta de impresión y visualización en pantalla, la cual


entrega todas las condiciones que se solicitaron al informe, se han obviado todos los otros períodos y
productos para facilitar la comprensión del informe.

Finalmente la gama de informes de stock propone una planilla de ingreso de inventario que puede
eventualmente tener la información del inventario físico como dato; se recomienda no poner este dato ya
que puede tomar como referencia e inducir a errores y distorsión de la información.

Aparece la opción de considerar el stock físico actual (No Recomendada)

Manual Random Pia Gest 188


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

8.2 INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS

Los informes de compra son muy similares a los de ventas y generalmente los informes de compras
tienen su homologación en la parte de informes de ventas; como ejemplo, podemos tomar los informes de
cartolas de Proveedores (Compras) contra el informe de cartola de Clientes (Ventas).

Ambas pantallas son homólogas.

Los informes están separados o agrupados según la funcionalidad que cumplen.

Si comparamos los informes del control de cuentas corriente de compras, con los informes de cuentas
corrientes que presenta el homólogo de ventas tenemos que:

Manual Random Pia Gest 189


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

La diferencia solo la establecen informes propios de las ventas y referente a las cuadraturas de las cajas,
sin embargo el informe de declaración mensual de pago de impuestos contempla también la declaración
por las compras.

Sucesivamente se van mostrando las agrupaciones de los informes referentes a las estadísticas, control
de pagos, auditorias de cumplimiento de despachos y recepciones e informes especiales, todos en
ambas situaciones, compras y ventas.

Informa los movimientos de compras de acuerdo a los criterios elegidos por el usuario.

El Sistema entrega los libros de compra y venta en forma paramétrica de igual forma que los informes
anteriores, pudiendo elegir la impresión de los impuestos para el SII en forma detallada o la impresión de
los impuestos adicionales que algunos productos traen.

Manual Random Pia Gest 190


Capitulo 8: Informes y Estadísticas

Los informes se presentan a través de la siguiente pantalla antes de ser impresos, para su revisión. Se
seleccionó para efectos visuales sólo la parcialidad de la página de inicio del informe y se obvió la
información restante y la totalización final que ofrece el Sistema.

Manual Random Pia Gest 191