Foro temático: “Tipos de Documentos”.

El aprendiz debe compartir tres

tipos de documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC
185. Debe publicar su aporte a través del foro de discusión, con el fin de
que los demás aprendices conozcan su posición al respecto.

Estimado tutor y compañeros

Cordial saludo,

De acuerdo con la revisión realizada de la Norma Icontec NTC 185, a

continuación hare un pequeña contextualización respecto al propósito de
esta norma y su principal objetivo y por último les compartiré tres tipos
de documentos aplicando lo consignado en la misma.

La Guía Técnica Colombiana (GTC) tiene como propósito brindar

herramientas que faciliten la gestión documental en las empresas, con el
fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas. A la vez que busca contribuir con
la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. Esta norma
es aplicada tanto al sector público, como al sector privado, con el fin de
orientar sus procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento
continuo, haciéndolo cada vez más competitivo. (SENA, s.f.)

Su objeto primordial, es exponer una serie de recomendaciones para la

elaboración de los diversos tipos de documentos que generan las
organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa. (Normas GTC 185, 2015)

Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta

un orden para las partes de cada tipo de documentos , con base en el
estilo y la presentación que demanda los protocolos organizacionales y
que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización
, para la producción de documentos. (Normas GTC 185, 2015)

Esta norma está dirigida a está dirigida a empresarios, directivos,

instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas
personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su
elaboración y presentación. (Normas GTC 185, 2015)
La guía GTC 185 sirve para la realización de:

Cartas
Actas
Informes
Memorandos
Actas
Circulares
Certificados y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos
Los tipos tres tipos de documentos que relacionare son los siguientes:

Carta

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y

personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio. (Normas GTC 185, 2015)
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta,
oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían
de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios
internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del
AGN, de octubre del 2001. (GTC 185, 2015)
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir
a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta los siguiente:
tratar un solo tema por comunicación; redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortes; utilizar los
formatos normalizados en los manuales de cada organización, distribuir
el texto de acuerdo con su extensión. (GTC 185, 2015)
Ejemplo:
DC-4-05
Bogotá D.C, 11 de abrir del 2009

Señor
NIDIA GONZALES MORA
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A

Calle 34 45-80
Bogotá D.C

Asunto: modelo estilo bloque

Cordial saludo, señora nidia:

El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y
el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la
despedida y las líneas especiales se ubican contra los márgenes
izquierdos.

Agradecemos la aplicación de la guía

MARIA FERNANDA GOMEZ LARA

Orientadora de capacitación

Anexos: uno (un folio)

Copia: recursos educativos
Transcrito: Angélica duque Gomes
Memorando
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se
utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las
dependencias locales, regionales, nacionales, o internacionales. (Normas
GTC 185, 2015)

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Utilizar los

formatos normalización en los manuales de cada organización; redactar
en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en
primera persona en plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión
y; tratar preferiblemente un solo tema por memorando. (GTC 185, 2015)

Puede tener uno de los siguientes objetivos:

1. Informar sobre un hecho de forma breve;

2. expresar necesidades;

3. hacer requerimientos;

4. regular o aclarar una situación;

5. tramitar, desarrollar o diligenciar un asunto;

6. dar respuesta a una comunicación recibida;

7. retirar información, requerimiento o solicitud urgente;

8. conocer detalles sobre un aspecto determinado;

9. impugnar o corregir una situación;

10. confirmar eventos ocurridos o pendientes;

11. solicitar o remitir información, documentos u objetivos;

11. felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y

12. hacer llamados de atención, entre otros. (GTC 185, 2015)

Ejemplo:

DC – 6 – 0156

Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009

PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora

DE: Mario Rojas Sepúlveda, Director Encargado

ASUNTO: Información sobre memorando

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación

escrita que utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales
y las líneas de coordinación jerárquica de una organización.

Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo

usadas en la comunicación y se tengan en cuenta los parámetros
anteriores

Atentamente,

Firmante,

Copia: Coordinación Instructores

Transcriptor: Julia Lara Larrota

Circular

Tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello

perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer
referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso
aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente
sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos. (Normas GTC
185, 2015)

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de

carácter general. (GTC 185, 2015)

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones,

normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer
reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Para redactar una circular se debe tener en cuenta los siguientes

aspectos: Tratar solo un tema; iniciar y finalizar el texto con una clase
de cortesía; redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;
usar un tratamiento respetuoso y cortes; emplear un estilo gramatical
natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el
manual de procedimientos de cada organización, y distribuir el texto de
acuerdo con su extensión. (Normas GTC 185, 2015)

Existen dos clases de circulares, la circular general que se dirige a un

grupo específico de personas y la carta circular, esta es dirigida en forma
personalizada. (GTC 185, 2015)

Ejemplo

DG- 1 059

Bogotá D.C., 11 de abril de 2009

PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION

ASUNTO: Compendio actualizado

Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición

actualizada sobre documentación organizacional será publicada en el
presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original
lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías
autorizadas.

El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar

recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos de documentos
que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen
corporativa.

Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios,

con el fin de evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o
adulterados.

Hasta nueva comunicación.

PEDRO VARGAS GOMEZ

Director General

Transcriptor: Martha Ramírez

Referencias Bibliográficas

GTC 185. (20 de Agosto de 2015). Recuperado el 28 de Abril de 2019,

de http://direcciondelagtc185.blogspot.com/
Normas GTC 185. (10 de Agosto de 2015). Recuperado el 28 de Abril de
2019, de http://normasgtc185.blogspot.com/

SENA, Q. G. (s.f.). ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.

Recuperado el 28 de Abril de 2019, de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanz
as/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/index.html