Activos10 PDF

MANUAL DE USUARIO GESTION ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN GENERAL
Versión 10.0
SISTEMA EXPERTO ® DE GESTION DE ACTIVO FIJO
Le permitirá un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de

su empresa, como caracteriza a un Sistema Experto, Fácil, Rápido y con el
mayor nivel de análisis. El software permite llevar el inventario de bienes de
activo fijo, su ubicación física, detalles de adquisición, mejoras, alta y baja de
bienes, reevaluación, integración con el Sistema Contable Financiero,
concordado con NIC 16 y DS 122-94-EF.
I. DESCRIPCION TECNICA
• Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones,

mejoras de activos, adiciones, ventas, cálculo de depreciación según los
Métodos de Línea Recta, Unidades Producidas, Saldos Decrecientes,
• Generación de información en tiempo real, con solo registrar la
transacción: adquisiciones de activo fijo, depreciaciones, ventas de activos
fijos, los reportes se actualizan en forma automática.
• Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo
de la ubicación o uso de los activos fijos por áreas o por centros de costo.
• Conectividad total con otros Módulos de Contasis: Una vez hecha la
Transacción de Activo Fijo, se generan automáticamente en contabilidad
sus respectivos asientos, permitiendo información on-line.
• Exportación fácil y rápida de sus reportes a Herramientas Microsoft Office
(Excel, DBF).
• Multi-ejercicio integrado en cada empresa, permite el control de múltiples
periodos o ejercicios contables.
• Multiempresa: lleva el control de los activos fijos de manera simultánea
de un número ilimitado de empresas.
II. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS:
• Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles,

dólares u en otra moneda.
• Imputación automática a Contabilidad Analítica
• Personalización autónoma de Parámetros de calculo y de registro
• Ajustes por inflación–deflación de acuerdo a la normativa vigente
contable y tributaria, se identifican las cuentas no monetarias, se aplica el
respectivo porcentaje respecto al valor ajustado, asimismo se verifica de
acuerdo al factor de ajuste si éste va ha ser positivo o negativo.
• Control Centralizado y Descentralizado de Operaciones, dependiendo
de la organización de las áreas o por centros de costo
• Tratamiento de la diferencia de cambio. Libre definición de monedas y
uso de hasta 5 tipos de cambios para conversión de monedas, tratamiento
de la diferencia de cambio de acuerdo a la normativa tributaria y contable.
Versión 10.0 A1
• Copia de Seguridad. En cualquier instante puede generar la Copia de

respaldo de la información.
• Impresión de Documentos Fuente o de Control
III. PRINCIPALES REPORTES
Además de Reportes de ubicación física de los activos, por centros de costo,

por oficina, por responsable. Genera:
• Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

• Reporte Activos No Revaluados
• Reporte Activos Revaluados
• Reporte de Ubicación física de activos fijos
• Reporte Diferencia de Cambio por activo fijo
• Reporte de Activos en Arrendamiento Financiero
• Reporte comparativo Depreciación real vs. Depreciación SUNAT para
tratamiento de la NIC 12
• Reporte de activos fijos por código de clasificación
• Reporte de activos fijos dados en baja
• Reporte de activos fijos dados en alta
• Reporte de activos fijos por centro de costos o áreas de la empresa
• Reporte de activos fijos por su condición de uso.
• Reporte de activos fijos depreciados totalmente.
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A2. UTILIZACIÓN DEL TECLADO
El Sistema maneja un estándar en cuanto a la utilización del teclado en el

ingreso de datos:
TECLAS ESTÁNDAR:
INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control

donde se pide el ingreso de un nuevo código para su ingreso.
DEL - SUPR : Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmación
para la eliminación.
HOME - INICIO : Modifica un dato ya ingresado.
END - FIN : Graba los datos.
TECLAS ESPECIALES:
F5: Permite ingresar datos de una Guía (Transportista o Remitente), pulsando

la tecla F5 en el registro de una Salida de Inventario, de la opción Salida de
Inventario o Salidas Rápidas del Menú Proceso.
F6: Permite la afectación a los Regímenes Especiales como son

DETRACCION, PERCEPCION, RETENCION.
F7: Permite modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta o exonerada del
Documento ingresado al sistema. Pulsando la tecla F7 en los campos
UNIDADES, PRECIO DE COMPRA o VENTA, o en TOTAL al momento de
registrar un documento.
F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al

sistema. El detalle que se ponga se reflejará en el Sistema Contable como
glosa del asiento que genere cuando ambos Sistemas estén trabajando En
Línea.
F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

producto, transformándolo en PRECIO DE COMPRA o de VENTA en el
momento de registro.
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A2
F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

registrar un ingreso de inventario sale una ventana de relación. Y se rellena los
datos del comprobante a relacionar, utilizado para aumentar los costos de los
productos por flete, comisiones, corretajes, etc. La regla general es que los
productos ingresados en ambos documentos deben ser los mismos, sólo así el
documento relacionado incrementará solamente el valor de los productos
conservando la misma cantidad de unidades.
F12: La tecla F12 captura datos de detalle de productos de otro documento que
va a tener el mismo detalle, para evitar digitar doble vez; al presionar F12 sale
un cuadro de diálogo que te permite registrar los datos de otro documento; es
mayormente utilizado para generar facturas o boletas en base a notas de
pedido. La captura de datos se puede realizar de uno, dos o mas documentos.
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A3. UTILIZACIÓN DE BOTONES
Permite el ingreso de un nuevo dato.
Permite modificar un dato ya ingresado.
Permite grabar los datos ingresados anteriormente.
Permite eliminar un dato ya grabado.
Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o descripción.
Permite imprimir los datos de la ventana activa.
Permite cerrar la ventana activa.
Actualiza la información que ha sido modificada o actualizada.
Muestra un calendario clásico para la selección de una fecha específica.
Muestra una ventana para poder realizar una búsqueda rápida.
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A4. UTILIZACION DEL MOUSE
Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un método
estándar también para el uso del Mouse.
En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el

botón derecho del Mouse se activará un menú contextual donde se encuentran
las opciones para esa cuadrícula, esta ayuda está disponible para cualquier
opción del menú Archivo Sistema.
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A5. INGRESO DE DATOS
Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

características:
En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripción de

que tipo de datos se espera.
En los campos de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres y

luego pulsar la tecla ENTER, si el sistema encuentra coincidencia mostrará
una ventana en donde indica los datos que contengan esos caracteres.
Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales

(clientes - proveedores, documentos) los códigos sean numéricos y las
descripciones comiesen con caracteres para lograr eficientemente la utilización
de la búsqueda por coincidencia.
Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se

mostrará la lista de búsqueda, esta lista de búsqueda tiene la característica que
realiza las búsquedas dentro del campo elegido para búsqueda, no importando
el orden de ubicación. Ejemplo: en el campo Cliente - Proveedor se presiona
CTRL + L y se escoge el campo de búsqueda CRAZON y se digita PER, se
mostraran:
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A5
En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso

de operaciones solo escribiendo un “*” (asterisco) en el campo R.U.C., luego
presionando ENTER.
Así se mostrará un formulario de ingreso rápido de códigos de clientes -

proveedores, de existir el código se podrá modificar los datos ya ingresados, o
buscarlos sólo pulsando CTRL + L.
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A6. RESUMEN ESQUEMÁTICO DE PROCEDIMIENTOS
Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos
circunstancias:
1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

tabla:
COPIA DE
TABLAS INGRESO /
INSTALACIÓN ELIMINACIÓN
INGRESO AL DEFINICIÓN DE SELECCIÓN DE REPORTES
DEL suite LA EMPRESA LA EMPRESA DE
MODULO
OPERACIONES
CONTASIS
CREAR O
MODIFICAR
TABLAS
2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y

otras tablas en la cual desea trabajar:
INGRESO AL SELECCIÓN INGRESO /
SUITE DE LA ELIMINACIÓN DE REPORTES
CONTASIS EMPRESA OPERACIONES
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A6
B1. EMPRESAS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite.

Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el número de
empresas posible a registrar esta en función a la capacidad del hardware.
Otra forma de acceder a esta opción haciendo un clic en el icono de la

Barra Estándar, aparecerá la ventana Empresas Registradas en el Sistema:
Campo / Opción Descripción

Código que sirve para identificar a una empresa
Código
dentro de la Suite.
Descripción Nombre o razón social de la empresa.
Dirección Dirección o domicilio fiscal de la empresa.
Giro Giro comercial de la empresa.
R.U.C. Código de identificación tributaria de la empresa.
Permite agrupar a varias empresas relacionadas, de
tal manera que al momento de registrar una
Grupo
operación se podrá observar el saldo del producto
en las empresas relacionadas.
Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el

membrete, en la parte superior izquierda del reporte.
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B1
Cada empresa necesita parámetros para cada ejercicio o año de proceso que
necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada
empresa. Esta definición se realiza haciendo un clic en el botón
de la ventana anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que
se esta definiendo.

Identifica el periodo o año de proceso de la
Año
empresa.
Cuenta contable que va a controlar el acceso a los
Cuenta de IGV
registros de compras y ventas.
Porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este
Porcentaje de Impuesto porcentaje se utilizará cuando se este ingresando
datos para el registro de compras y ventas.
Identifica la cuenta contable que controlará los
Cuenta De Ganancia importes por diferencia de cambio, cuando se
genere una ganancia (Ejm: 776).
Identifica la cuenta contable que controlará los
Cuenta De Pérdida importes por diferencia de cambio, cuando se
genere una pérdida. (Ejm: 6760097).
Se indica el sub diario en donde se destinarán las
operaciones con incidencia contable que representa
aumento de activos en la empresa Ejm: 20 (en
Sub diario Aumento
forma de asientos), esto permitirá que al hacer una
operación de compra, el asiento sea registrado en
forma automática en el Módulo de Contabilidad.
Se indica el sub diario en donde se destinarán las
operaciones con incidencia contable que
Sub diario Disminución representan salidas de activos de la empresa Ejm:
11 (en forma de asientos), esto permitirá que al
hacer una operación de venta, el asiento sea
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registrado en forma automática en el Módulo de

Contabilidad.
Botón Aquí se define los títulos de las bases imponibles e

impuestos en los libros de compras y ventas.

Rellena los nombres de los títulos de forma general
Por defecto
pero se debe adecuar a la necesidad de la empresa.
Base1, Imp.1, son las columnas para una
determinada base imponible con su respectivo
impuesto pero que la cuenta de IGV se definió en
propiedades de la empresa una sola para compras
y ventas.
Base, Imp.
Base2, Imp.2,...son las columnas para una
determinada base imponible con su respectivo
impuesto pero que la cuenta de IGV se define en el
cuadro que esta al lado de Imp.2,Imp3, en los
cuales pueden ser diferentes cuentas contables de
IGV, que se define a la vez para compras y ventas.
Es la cuenta que contendrá los montos de las
Cuenta detracción detracciones del vendedor.(caso del comprador
podrá usar otras cuenta).
Es la cuenta que contendrá los importes de las
Cuenta de percepción percepciones del vendedor (caso del comprador
tendrá que usar una cuenta diferente).
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Es la cuenta que contendrá los montos de las

Cuenta de Retención retenciones del comprador (caso del vendedor usara
una cuenta diferente).
Cuenta de Renta de Es la cuenta que contendrá los montos de las rentas
Cuarta de cuarta de los trabajadores.
Nota:
Al inscribir una empresa en el módulo Activos esta también estará disponible

para los demás módulos de la Suite ContaSis, solo será necesario configurarle
las rutas respectivas en cada módulo.
Ejemplo:
Módulo Gestión Contable : C:\contasis\2008\99\Conta

Módulo Gestión Activos : C:\contasis\2008\99\ACTIVO
Se recomienda establecer una carpeta diferente para cada módulo, pues si

bien pueden ser las mismas en algunos procesos se pueden generar conflictos.
Importante
Al eliminar una empresa en el módulo Activos también se eliminará para los

demás módulos.
También se recomienda, crear la ruta de seguridad para el almacenamiento de

las copias de seguridad que genere el usuario para prevenir perdida de
información.
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B1
B2. USUARIOS
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite,

permite definir, modificar y eliminar los usuarios con que puede trabajar el
sistema. Esto con el fin de controlar los diferentes niveles de información y/o
seguridad de los datos.
• El ingreso a esta opción también se realiza pulsando "Ctrl +U".
• También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono de la

Barra Estándar y aparecerá la ventana Usuarios del Sistema:

Código Identifica el código del usuario dentro del Sistema.
Corresponde al nombre del usuario, con éste se
Nombre
ingresará al sistema.
Apellidos Paterno Apellido paterno del usuario.
Apellido Materno Apellido materno del usuario.
Nota:
• Al inscribir un usuario en el módulo Activos también se encontrará

disponible para los demás módulos de la Suite, Se obtiene el mismo
efecto al eliminar un usuario en el módulo Activos, se eliminará en los
demás módulos.
Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede haciendo clic

derecho sobre el nombre del usuario en la barra de Estado.
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B2
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B2
B3. TIPO DE CAMBIO
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla de tipos de cambio que se

emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y
contabilización.

Fecha Fecha del tipo de cambio a registrar.
Tipo de cambio utilizado en las transacciones
TC comercial
comerciales.
Ventas: tipo de cambio a fecha publicación venta.
Fecha De Publicación Compras: tipo de cambio a fecha publicación
compra.
Ventas: tipo de cambio a fecha de cierre venta.
Fecha De Cierre
Compras: tipo de cambio a fecha de cierre compra.
Genera todas las fechas del año en proceso con tipo
Genera
de cambio S/. 1.
Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el

membrete, en la parte izquierda Superior del reporte.
El botón genera el tipo de cambio para todo el año, el tipo de
cambio que asigna por defecto es 1.0000.
Versión 10.0
B3
B4. DATOS DEL ACTIVO FIJO
Objetivo: Utilizamos esta ventana para registrar los activos fijos que la
empresa adquirió, debemos tener en cuenta que el ingreso de los activos en
esta ventana es el primer paso para tener el activo dentro del módulo Activos.
Podemos ingresar un nuevo activo, modificar uno existente o eliminar uno ya
registrado.

Asignamos un código al activo que estamos
Código registrando. Este código debe necesariamente
iniciar con la letra A y contener hasta 9 dígitos.
Descripción Ingresamos una descripción al activo.
Ingresamos el tipo de medida que se acomoda al
Medida
activo.
Cta. Activo: Indicamos que cuenta será cargada
cuando realicemos la compra del activo.
Cuentas contables Cta. Depreciación: Indicamos que cuenta que se
utilizará para el registro de las depreciaciones del
activo fijo.
Seleccionamos la columna que será afectada en el
Compras
registro de compras.
Ventas Seleccionamos la columna que será afectada en el
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B4
registro de ventas.
Permite importar los activos que la empresa registro
Importar
en el módulo Gestión Contable Financiero.
Nota: El código debe ser de tres (3), cinco (5) o nueve (9) dígitos, en todos los
casos inicia con la letra “A”:
3 dígitos: Familia
5 dígitos: Sub familia
6 a 9 dígitos: Producto
El sistema Activos permite importar la información que la empresa posea en el

módulo Gestión Contable. Para realizar la importación hacemos click en el
botón :
Confirmamos para iniciar el proceso de importación de datos del módulo

Gestión Contable. En el módulo Activos se creara la familia y subfamilia de los
productos importados anteponiendo la letra “A” seguidamente dos dígitos
(familia), dos dígitos (subfamilia) y cuatro dígitos (Código del producto).
Nota: Para poder realizar el proceso de importación el usuario debe contar con
la empresa configurada en ambos módulos.
Si el producto no cuenta originalmente con la familia y/o subfamilia el sistema
creará la descripción (o nombre del producto), el nombre.
Si se realiza el proceso de importación de datos en más de una oportunidad,
los datos que fueron modificados en el módulo de destino no serán alterados.
Si se modifican los datos importados del producto en la ventana Datos del
producto se tiene que realizar el cambio también en la ventana Dato del
Activo Fijo.
Versión 10.0
B4
B5. DATOS DE OCUPACION
Objetivo: Permite ingresar el código y nombre de cada una de las funciones

que el personal desempeña en la organización, esta información se solicita con
el fin de tener un control efectivo de los activos que pertenecen a la empresa.

Ingresamos un código para la identificación una
Código
ocupación o labor desempeñada en la organización.
Ingresamos la descripción de la ocupación que
Descripción
deseamos incluir o modificar uno ya existente.
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B5
B6. DATOS DEL DEPARTAMENTO
Objetivo: Permite identificar los departamentos existentes en la empresa y que

están haciendo uso de los activos (de propiedad de la empresa), para un
control efectivo de los activos que se posee, es decir podemos saber
exactamente donde se esta utilizando el activo.

Ingresamos un código para identificar el
Código
departamento.
Ingresamos el nombre o la denominación del
Descripción departamento en que la empresa tiene operando
activos de su propiedad.
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B6
B7. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO
Objetivo: Permite ingresar el establecimiento en que se tiene operando un

activo propiedad de la empresa, es decir, la empresa puede tener sucursales u
otras oficinas en otro entorno geográfico y la identificación de estas oficinas y/o
sucursales permite controlar el uso adecuado de los activos que posee.

Ingresamos el código que se le asigno a la oficina o
Código
sucursal.
Ingresamos el nombre de la oficina o sucursal en la
Descripción que se tiene operando activos de propiedad de la
empresa
Versión 10.0
B7
B8. DATOS DEL TRABAJADOR
Objetivo: Permite ingresar el código y nombre de un trabajador o funcionario

determinado que va a intervenir en el manejo de los activos, la función de esta
ventana es la de permitir asignar responsabilidades identificando a las
personas que van a hacer uso de los activos que la empresa posee.

Ingresamos un código para la identificación del
Código
trabajador.
Ingresamos el nombre del trabajador o funcionario
Nombres
que va hacer uso de un activo de la empresa.
Versión 10.0
B8
B9. DATOS DE FABRICANTE MARCA
Objetivo: Permite ingresar y mantener actualizada una base de datos que

contienen las marcas o denominaciones de los activos que la empresa utiliza,
estas marcas se van a utilizar en el registro de los activos, por lo que deben
estar permanentemente actualizadas.

Ingresamos un código para identificar a la marca o
Código
fabricante del activo.
Ingresamos la marca o denominación del activo, la
fábrica donde se origino este activo o también la
Descripción
denominación que permita diferenciar los activos
que la empresa posee.
Versión 10.0
B9
B10. DOCUMENTOS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de los tipos de

documentos que sustentan las transacciones comerciales que realiza la
empresa, para facilitar su identificación y contabilización.

Identifica el código del documento fuente que
sustenta las operaciones registradas, los
Código
comprobantes de pago deben figurar con el
respectivo código de SUNAT.
Descripción Corresponde al nombre del documento.
Versión 10.0
B10
B11. MOVIMIENTOS
Movimientos – Ingresos de Activo Fijo
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla movimientos de ingresos

de activo fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones
relacionadas a los activos a controlar, como por ejemplo: compra de vehículos,
inmuebles, maquinarias, etc. La correcta determinación de los parámetros de
un movimiento es de suma importancia al momento de realizar un ingreso de
activos en la ventana Ingreso de Activos.

Identifica el código del movimiento que se desea
establecer. Acepta hasta 5 dígitos se recomienda
Código homogeneidad en los códigos, por Ejm: los dos
primeros dígitos 01 para los ingresos de activos a la
empresa (compras, , etc).
Ingreso a Inventarios: Todo movimiento que
implique un ingreso al inventario de activos o un
Tipo
incremento en el valor de los ya existentes. Ejm:
Compra de vehículos, mejoras al activo, etc.
Descripción del movimiento que se ha establecido.
Descripción Es de libre disposición por el usuario del sistema
Ejm: Compra de activo - factura.
Se indicará el código del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Versión 10.0 B11

Se deberá ingresar la serie del documento que

vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresará tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignará 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en función al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
Seleccionamos el tipo de operación que estamos
T/Op. Sunat
realizando.
Esta opción se activará si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitación. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opción se activará si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
comisiones, corretajes, etc.
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opción se activará siempre y cuando el
Documento Negativo movimiento se refiera a una Nota de Crédito. Ejm:
La devolución de activos a proveedores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre áreas movimiento de activos entre las áreas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Compras registrarse al Libro de compras.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activará esta opción.
Se tendrá en cuenta el documento fuente y de
Inafecto
acuerdo a eso se activará o no esta opción.
Se activará si el movimiento está relacionado a una
operación exonerada del IGV.
En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
estos se referirán a la operación en su totalidad, aún
Exonerado
así haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el número de filas máximo que tendrá un
Número de Items
documento que será impreso.
Esta opción se activará si se desea imprimir el
documento relacionado al movimiento; una vez
Imprimir activado esta opción se indicará la ruta del archivo
de impresión.
Activado éste casillero la numeración del documento
Versión 10.0 B11

es automática y se guiará por la Numeración de

Documentos del Menú Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeración de
Inhabilitar Numeración
documentos a imprimir no sea automática.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportación se realiza en línea
(Utilitarios/Opciones/en línea).
Mostrara el cuadro para definir los parámetros
R.Esp. necesarios para la afectación de un régimen en
particular. Click en el botón .
Se ingresa la cuenta que se utilizará para el registro
Cuenta Contado
de la operación al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizará para registrar
Cuenta Crédito el compromiso de pago o cobranza si la operación
es al crédito. Ejm; 469.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operación que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en línea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Código del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. será afectado con la operación. Estaremos frente a
actividades de inversión en el caso de activos fijos.
Ingresamos la cuenta que se utilizará para la
Cuenta Débito
generación de un asiento automático.
Cuenta Crédito
Ingresamos el código de dos dígitos asignado por la
L/Reg. SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
el asiento contable.
Movimientos – Salidas de Activo Fijo
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla movimientos salidas de

activo fijo, permite establecer de manera ordenada las distintas operaciones
relacionadas a los activos a controlar, como por ejemplo: venta de vehículos,
inmuebles, maquinarias, etc. La correcta determinación de los parámetros de
un movimiento es de suma importancia al momento de realizar una salida de
activos en la ventana Disminuciones de Activos.
Versión 10.0
B11

Identifica el código del movimiento que se desea
establecer. Acepta hasta 5 dígitos se recomienda
Código homogeneidad en los códigos, por Ejm: los dos
primeros dígitos 02 para las salidas (baja de activos,
ventas, etc).
Salida de Inventarios: Todo movimiento que
implique una salida del inventario de activos o una
Tipo disminución en el valor de los ya existentes. Ejm:
Venta del vehículo de la empresa, baja de Activos,
etc.
Descripción del movimiento que se ha establecido.
Descripción Es de libre disposición por el usuario del sistema
Ejm: Venta de activo - factura.
Se indicará el código del documento que respalda el
Documento
movimiento. Ejm: 01 (Factura), 03 (Boleta de venta).
Se deberá ingresar la serie del documento que
vamos a otorgar (Ejemplo. en una venta de activos),
Serie en el caso de no tener control sobre este se
ingresará tres ceros. Ejm: Para el ejemplo anterior
se asignará 001.
Seleccionamos el concepto que corresponda al
movimiento que vamos realizar, esta ventana
Concepto
desplegable esta en función al tipo de movimiento
que se ha seleccionado anteriormente.
T/Op. Sunat Seleccionamos el tipo de operación que estamos
Versión 10.0
B11
realizando.
Esta opción se activará si se desea recuperar datos
Forzar recuperar datos de otro documento, para evitar doble digitación. Se
de documento utiliza en el caso de notas de pedidos a factura o
boletas. Su equivalente es F12.
Esta opción se activará si se quiere relacionar
Forzar relacionar documentos, es utilizado para aumentar los costos
documento de los activos por incrementos de precios, flete,
Afecta al Registro de Se activa para indicar que el movimiento afecta al
Activo Fijo Registro de Activo Fijo.
Solo afecta el importe Se activa si el movimiento va a incrementar o
monetario disminuir el valor de activos ya ingresados.
Esta opción se activará siempre y cuando el
movimiento se refiera a una Nota de Crédito. Ejm:
Documento Negativo
La devolución de activos por parte de los posibles
compradores.
Se activa para indicar que se va a realizar
Movimiento entre áreas movimiento de activos entre las áreas existentes en
la empresa.
Incide a Registros de Se activa siempre que el movimiento debe
Ventas registrarse al Libro de ventas.
Se activa solo si el movimiento esta afecto al I.G.V
Disgrega Impuesto
caso contrario no se activará esta opción.
Se tendrá en cuenta el documento fuente y de
Inafecto
acuerdo a eso se activará o no esta opción.
Se activará si el movimiento está relacionado a una
operación exonerada del IGV.
En el caso este activo INAFECTO O EXONERADO,
estos se referirán a la operación en su totalidad, aún
Exonerado
así haya productos gravados con el IGV. Ejm. Si la
empresa es exonerada del impuesto y vende el
activo que ha sido utilizado exclusivamente para
operaciones exoneradas.
Se digita el número de filas máximo que tendrá un
Número de Items
documento que será impreso.
Esta opción se activará si se desea imprimir el
documento relacionado al movimiento; una vez
activado esta opción se indicará la ruta del archivo
Imprimir de impresión.
Activado éste casillero la numeración del documento
es automática y se guiará por la Numeración de
Documentos del Menú Archivos Sistema.
Cuando se desea que la numeración de
Inhabilitar Numeración
documentos a imprimir no sea automática.
Activa los campos para definir las cuentas contables
Exportar al Modulo de para exportar el movimiento al Modulo Contable
Contabilidad Financiero. La exportación se realiza en línea
(Utilitarios/Opciones/en línea).
R.Esp. Mostrara el cuadro para definir los parámetros
Versión 10.0 B11

necesarios para la afectación de un régimen en

particular. Click en el botón .
Se ingresa la cuenta que se utilizará para el registro
Cuenta Contado
de la operación al contado. Ejm: 101
Se ingresa la cuenta que se utilizará para registrar
Cuenta Crédito el compromiso de pago o cobranza si la operación
es al crédito. Ejm; 168.
Se ingresa la cuenta de la clase 6 o 7 que controla
la operación que genera el ingreso o salida de
Cuenta Result.
inventario de activos fijos. Opcionalmente se puede
controlar los gastos por servicios.
Es el sub diario de enlace con Contabilidad. Al hacer
transferencia en línea o en lotes se utiliza el sub
S/D diario del movimiento, si no tiene sub diario el
movimiento, se utiliza el sub diario de propiedades
de la empresa.
Código del rubro del Estado de Flujo de Efectivo que
Flu. será afectado con la operación. Estaremos frente a
actividades de inversión en el caso de activos fijos.
Cuenta Débito
Cuenta Crédito
Ingresamos el código de dos dígitos asignado por la
L/Reg. SUNAT al libro o registro en el cual se va a registrar
el asiento contable.
Versión 10.0 B11

B12. ENTIDADES
Objetivo: Actualiza la tabla entidades y otros que se emplearán en las

transacciones, para facilitar su identificación, contabilización y control.

Identifica el código del cliente, proveedor,
R.U.C.
Trabajadores, Bancos.
Se debe elegir el tipo de persona de acuerdo a la
T/persona
Sunat (Natural, Jurídica, ...).
No esta disponible para personas jurídicas, máximo
Ap. Paterno
20 caracteres.
Ap. Materno
20 caracteres.
Nombre 1
20 caracteres.
Nombre 2
20 caracteres.
Razón social, solo para personas jurídicas, máximo
R. Social
40 caracteres.
Dirección o domicilio fiscal del cliente / proveedor,
Dirección
máximo 40 caracteres.
Se debe ingresar el teléfono del cliente / proveedor,
Teléfono
máximo 20 caracteres.
Se debe elegir el tipo de documento (DNI, RUC,
T/ Docum
Etc.)
Seleccionamos el tipo de código que pertenezca a la
Tipo entidad que estamos registrando. Presionamos Ctrl
+ L para poder acceder a los códigos disponibles.
Versión 10.0 B12

Cada entidad (cliente, proveedor, etc) tiene Datos Adicionales que en casos
particulares debemos definir. Estos datos adicionales se define haciendo un clic
en el Botón de la ventana anterior, se muestra una
ventana con los siguientes campos:
También podemos obtener un listado clasificado de la Entidades (según el tipo

de código), haciendo un clic en el botón .
Versión 10.0 B12

B13. TIPO DE CODIGOS
Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Tipo de Códigos que se

emplearán para poder agrupar los datos ingresados en la opción entidades, por
ejemplo se puede seleccionar por clientes, proveedores, bancos, trabajadores,
etc.

Código Caracter o número de codificación.
Descripción Nombre con el cual será reconocido el código.
Versión 10.0 B13

B14. FORMA DE PAGO
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla condición de pago que se

empleará en las transacciones comerciales, necesario para procesar
operaciones.

Ingresamos un código a la condición de pago que
Código
estamos implementando.
Corresponde a la descripción de la condición de
Descripción
pago.
Ingresamos la cuenta que será utilizada por el
Compras sistema en operaciones de compra al generar el
asiento contable.
Ingresamos la cuenta que será utilizada por el
Ventas sistema en operaciones de compra al generar el
asiento contable.
Versión 10.0 B14

B15. CENTRO DE COSTOS
Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Centros de Costos que se

emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y
contabilización. Esta tabla debe contener las descripciones de las áreas
orgánicas o funcionales a los que se destinan los gastos o costos de la
empresa, por ejemplo, la depreciación de un activo puede ser asignada a un
centro de costos en particular. Gracias a esta tabla se controla la utilidad
operativa por cada área orgánica o funcional.

Identifica el código del centro de costos.
Primer Nivel: Debe ser de dos dígitos, este nivel
Código agrupa al segundo nivel.
Segundo Nivel: Debe ser de cuatro dígitos, el cual
utilizaremos en el ingreso de operaciones.
Corresponde a la descripción completa del centro de
Descripción
costo asociado al código indicado.
Permite importar el centro de costos del módulo
Importar
contable.
Versión 10.0 B15

B16. CONFIGURAR PAGINA
Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresión, el

tamaño de hoja en la que se va a imprimir, la posición de la misma.
Versión 10.0
B16
C1. BARRA ESTÁNDAR
Objetivo: Aquí se puede activar o desactivar la barra estándar.
Esta barra sirve para acceso rápido para las opciones más utilizadas del menú
del Sistema: Usuarios, Empresas, elección de empresa y año a procesar,
ingreso a inventarios, salida de inventarios, cambio de mes de proceso,
impresión, calculadora, pantalla completa , salir y ayuda.
Versión 10.0
C1
C2. BARRA DE ESTADO
Objetivo: En esta opción se puede activar o desactivar la barra de estado. Nos

muestra el año de proceso, la empresa en proceso, el usuario y un mensaje
respecto a la ventana activa. Haciendo clic con el botón derecho en el nombre
de usuario podremos hacer cambio del password de acceso del usuario, en
primer lugar debemos ingresar la clave actual y repetir dos veces la nueva
clave.
Al hacer doble clic en el nombre de la Empresa, se copia la ruta de la empresa

a la memoria de Windows (portapapeles).
Versión 10.0
C2
C3. PANTALLA COMPLETA
Activa y desactiva el modo de visualización de la pantalla Completa, en este

modo el sistema ocupa por completo la pantalla y ningún otro programa puede
ponerse delante de la pantalla del Sistema.
Versión 10.0
C3
D1. ELECCIÓN DE EMPRESA
Objetivo: El sistema esta diseñado para el trabajo con múltiples empresas, por
lo que es necesario que se elija la empresa de la cual se va a procesar sus
datos.
Esta opción nos muestra un listado por cada año de todas las empresas
registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una.
El ingreso a esta opción también se realiza pulsando "Ctrl +E".

También se accede a esta opción haciendo un clic en el ícono de la Barra
Estándar y aparecerá la ventana Selección de la Empresa a Procesar:

Año Año de proceso de la empresa.
Nombre del Usuario con el que se va ingresará la
Usuario
empresa.
Clave de acceso del usuario, el sistema diferencia
Clave de Acceso entre letras minúsculas y mayúsculas, no acepta
números.
Notas:
Los usuarios son definidos en el menú ARCHIVOS SISTEMAS / USUARIOS.

La clave de acceso al sistema, es definido en la barra de estado del sistema
haciendo un clic derecho en el usuario.
Versión 10.0
D1
D2. CAMBIO MES DE PROCESO
Objetivo: Permite cambiar el mes de proceso El Sistema procesa los datos por
meses, por lo que es necesario que el usuario elija el mes de proceso
respectivo antes de ingresar las operaciones.
El sistema valida la fecha al hacer el ingreso de datos y solo permite el ingreso

de información (o modificación de la ya existente) en el mes que corresponda.
Esta opción cuenta con 12 Meses: 01 al 12 (enero a diciembre).
Versión 10.0
D2
D3. INGRESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana es utilizada para realizar ingreso de activos a la

empresa por concepto de compra o similares.
El ingreso a esta opción también se realiza pulsando las teclas "Ctrl + I".
También se accede a esta opción haciendo un clic en el ícono de la Barra
Estándar y aparecerá la ventana Ingreso a Inventarios...:

Seleccionamos el código del movimiento que
identifica a la operación que vamos a realizar; los
Movimiento
cuales fueron definidos en la opción Movimientos
(Archivos Sistema/Movimientos).
Código del documento que se esta utilizando en la
Documento
operación.
Serie y número del documento que sustenta la
Serie/Num
operación.
Ingresamos en Número de Identificación Tributaria
R.U.C.
del proveedor de activo fijo.
Seleccionamos el Centro de costos que será
C. Costos afectado con la operación, para hacer uso de estos
previamente se deben definir en la ventana Centro
Versión 10.0
D3
de Costos (Archivos Sistema/Centro de Costos).

Seleccionamos el código del almacén (opcional) en
Almacén que estará el activo hasta el inicio de su explotación
por parte de la entidad.
F/Docum. Fecha en que se devenga la operación.
Se elegirá la forma de pago que se hace por la
transacción, puede ser al crédito o al contado, en
Pago caso que sea al crédito se activará el campo
F/Venc. Y podremos definir el vencimiento del
crédito.
Fecha de almacenamiento del activo hasta que la
F/Almac.
administración disponga su uso.
Seleccionamos la condición de pago que
Condición
corresponda.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utiliza en
Moneda
la compra del activo.
Ingresamos el Tipo de cambio a la fecha de la
T/cambio operación, si la operación es en Nuevos soles, el
sistema muestra como tipo de cambio 1.0000.
G/Remis Serie y Número de la Guía de Remisión.
Base Imp., Base Imp. Son las Bases Imponibles clasificados en tres
2,... columnas para el Registro de Ventas.
IGV 19.00%, IGV 2 Es el IGV correspondiente a la Base Imponible
19.00%... indicadas en Neto, Neto 2,...
Es el monto total de todos los productos que se
Inafecto, Exonerado
hayan definido como Infecto o Exonerado.
Total S/ ó US$ Es el monto total del documento.
Haciendo un clic en el botón de la ventana anterior o pulsando la tecla

INSERT se registrarán los activos que se están ingresando o comprando,
previamente se tiene que registrar en la ventana Datos del Producto (Archivos
Sistema/Datos del Producto):
Luego de registrar la compra del activo se tiene que procesarlo para controlar
su explotación en la empresa.

Seleccionamos el activo que se va a ingresar a la
empresa, para poder seleccionar este activo
Código podemos digitar el código directamente o podemos
utilizar el buscador con la combinación de teclas
Ctrl. + L.
Versión 10.0 D3
Al pulsar la tecla "D" en los campos Precio Compra, sale una ventana que nos
permite ingresar el porcentaje de descuento sobre el precio unitario del activo.
Al pulsar la tecla F6 en los campos Unidades, Precio venta o Total, el sistema

nos permite ingresar el porcentaje del Régimen Especial.
Al pulsar la combinación de teclas Ctrl+M se ingresa datos adjuntos a la

operación.
Versión 10.0
D3
Nota:
Para el tratamiento del régimen especial se debe considerar que la operación

sea al crédito y se debe presionar la tecla F6 y que el producto este activado
RÉGIMEN ESPECIAL. (En el sistema contable su tratamiento con las cuentas
de régimen especial será en la cancelación).

Se debe activar cuando el movimiento este afecto a
Detracción
Detracción.
Percepción
Percepción.
Retención
Retención.
Renta de 4ta
Renta de 4ta.
Se debe ingresar solo cuando el porcentaje de
impuesto anteriormente indicado sea fijo.(por
%
ejemplo si el porcentaje de retención para todos los
casos sea 6% entonces se rellenará este ítem).
Se debe ingresar la serie del documento; si ésta
existe, al registrar la operación caso contrario no
Serie
rellenar debido a que casi siempre se sabe el
número del documento en la cancelación.
Se debe ingresar el número del documento; si ésta
existe, al registrar la operación caso contrario no
Número
rellenar debido a que casi siempre se sabe el
número del documento en la cancelación.
Monto Monto al que se aplicará el porcentaje.
Se ingresará la fecha del documento que origina el
Fecha
impuesto de Régimen Especial.
Si se tiene el porcentaje se calculará el monto en
S/. ó US$
soles o dólares como corresponda.
Fecha: Es la fecha de la guía de remisión que
acompaña al activo.
Guía de remisión
Número: Es el número de guía de remisión que
acompaña al activo
Versión 10.0 D3
Al pulsar la tecla F7, al momento de registrar un documento, en los campos

UNIDADES, PRECIO DE COMPRA , O TOTAL el sistema nos permite ingresar
o modificar el Valor Neto, IGV, parte inafecta y exonerada del Documento que
se registra al sistema.
Al pulsar la tecla F8 en los campos UNIDADES, PRECIO DE COMPRA O
TOTAL, el sistema nos permite ingresar una glosa a la operación.
Al pulsar la tecla F9 en el campo PRECIO DE COMPRA permite agregar el
19% al VALOR DE COMPRA unitario de un activo, en el momento de registro.
La tecla F11 sirve para relacionar documentos, al presionar F11 sale una
ventana que permite la relación, y se rellena los datos del comprobante a
relacionar; es utilizado para aumentar los costos de los productos por flete,
La tecla F12 Recupera datos de detalle de otro documento, para evitar digitar
doble vez, al presionar F12 se muestra una ventana de ingreso que permite
recuperar los datos de otro documento; es mayormente utilizado para recuperar
notas de pedidos a factura o boletas. Para poder jalar datos es necesario
ingresar como mínimo el código de movimiento, la serie y número del
documento, y el código de la entidad.
Se puede notar que después de elegir el producto ingresamos las unidades y el
precio, automáticamente se calcula el total; si queremos calcular el costo
unitario a partir del total y las unidades acercamos el puntero del Mouse a la
cabecera del campo que deseamos que sea fijo, en este caso en el campo
unidades y nos damos cuenta que el puntero cambia de forma (flecha negra
apuntando hacia abajo), damos un clic y listo.
Existe la posibilidad de generar automáticamente el documento del Saldo
Inicial, basados en saldos cerrados al mes de diciembre en el periodo anterior.
Pulsando la combinación de teclas Ctrl + Inicio (en el campo Fecha).
Para generar el saldo inicial automático del presente periodo debe estar
cerrado los saldos del mes de diciembre del periodo anterior.
Versión 10.0
D3
D4. PROCESO DE ACTIVOS
Objetivo: Esta ventana permite procesar los activos ingresados en la ventana

anterior, podemos indicar las características del activo, estado, marca, etc.
En esta ventana solo podemos visualizar los activos que han sido adquiridos
por la entidad pero que aun no han sido procesados.
Si hacemos click en el botón se muestra la siguiente ventana que

permite asignarle una descripción al activo que se esta procesando:
Versión 10.0
D4
El botón permite copiar la descripción a varios activos que debido

a su homogeneidad en las características no precisan mayor detalle.
Para ingresar la información sobre cada activo hacemos click en el botón

:
Versión 10.0
D4

Indicamos el estado actual del activo, podemos
Estado
seleccionar entre Bueno, Regular o Malo.
Seleccionamos si el activo es Principal o esta
Tipo
relacionado a otro.
Seleccionamos el activo principal al cual esta
Relacionado relacionado. Solo se activa si en la opción anterior
hemos seleccionado Relacionado.
Seleccionamos la marca del activo que estamos
procesando. Las diferentes marcas las debemos
Marca
ingresar por la opción Datos de Fabricante –
Marca.
Ingresamos el modelo del activo que estamos
Modelo
procesando.
Ingresamos la serie, placa u otro código que permita
Serie/Placa
identificar plenamente al activo.
Este campo sirve para que el usuario pueda
ingresar información sobre el activo fijo que pueda
Observaciones ser de utilidad a la administración de estos con el
objetivo de que los responsables puedan tomar
adecuadas decisiones.
Activamos para indicar que el activo será objeto de
Depreciar
depreciación.
Versión 10.0
D4
Para continuar ingresando información más detallada sobre el activo que

estamos procesando, hacemos click en el botón :

Indicamos la fecha en que el activo iniciara sus
F. Incio Oper.
operaciones en la empresa.
Seleccionamos el método de depreciación que se va
a utiliza para el cálculo:
El método de depreciación que se utilizará debe
reflejar el patrón con arreglo al cual se espera que
sean consumidos por parte de la entidad, los
beneficios económicos futuros del activo.
Línea Recta: El método de Línea Recta considera
que la depreciación es en función del tiempo y no de
uso. Este método se usa ampliamente en la práctica
por lo sencillo que resulta su aplicación por parte del
usuario del sistema.
Unidades Producidas: El método de unidades
Método
producidas esta en función a la cantidad de
unidades que el usuario va a producir haciendo uso
del activo, en un período determinado
(generalmente en años).
Saldo Decreciente: En el método del Saldo
Decreciente el porcentaje se aplica directamente al
costo del activo sin restarle el valor residual. Esta es
una particularidad del método, sin embargo el efecto
al realizar los cálculos respectivos es el mismo,
puesto que durante la aplicación de este método se
consume todo el importe amortizable (esto es el
Costo de Adquisición menos Valor Residual).
Ingresamos el documento que autoriza a la empresa
Doc. Autori.
el uso de un método de depreciación distinto al de
Versión 10.0
D4
Línea Recta, este documento será emitido por la

Administración Tributaria. El usuario debe tener en
cuenta que el método Línea recta no requiere
comunicación previa a la Administración Tributaria
para su aplicación por el contribuyente.
Se activa cuando seleccionamos el método
Unidades Producidas como método de
depreciación a ser aplicado por la entidad.
Valor Util - Cantidad
Ingresaremos en este campo la cantidad de
unidades que se pretende producir haciendo uso del
activo.
Unidad de Medida depreciación.
Ingresamos la unidad de medida que manejan los
productos generados por el activo.
Indicamos cual es el valor residual del activo que se
considerará para el cálculo de la depreciación.
Debemos tener en cuenta que el Importe
Valor Residual
depreciable es aquel que se determina deduciendo
del costo del activo, el importe del valor residual del
mismo.
Ingresamos el tiempo de vida útil del activo
Vida Util - Años
expresado en años.
Ingresamos el tiempo de vida útil del activo
expresado en meses, debemos tener en cuenta que
Vida Util - Meses
si ya hemos ingresado el tiempo en años el tiempo
en meses se autogenerará.
La tasa de depreciación anual que se aplicará al
Tasa activo se genera automáticamente si se ha
ingresado el tiempo en años o meses.
Ingresamos información relacionada a la
contabilización del activo tales como el centro de
costos que va a ser afectado, la cuenta del activo
que se utilizará, la cuenta que se utilizará para la
depreciación, etc:
Centro de Costos: Seleccionamos el centro de
costos que será afectado con la depreciación.
Cuenta Depreciación: Indicamos la cuenta que se
Afectación Contable
utilizará para registrar la depreciación del período.
Cuenta de Activo: Indicamos la cuenta que se
utilizará para la contabilización del activo.
Cuenta de Gasto: Indicamos la cuenta que se
utilizará para la afectación a resultados.
Debemos tener en cuenta que el ingreso de la
cuenta para depreciación, cuenta de activo y cuenta
de gasto son de observancia obligatoria.
Para culminar con el proceso de activación cerramos esta ventana y hacemos

click en el botón Grabar en la siguiente.
Versión 10.0
D4
D5. DETALLE DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Utilizamos esta ventana para visualizar los activos que la empresa
posee, también podemos modificar la información previamente ingresada.
Otra función de esta ventana es que nos permite tener una vista previa de las
condiciones actuales del activo, también podemos acceder al historial del
activo.
Se muestran en la ventana las siguientes columnas:
En la parte superior
Código: Es el código que se le ha asignado al activo.
Producto: Descripción del activo registrado.
Adquisición: Muestra la fecha de adquisición del activo.
Estado: Muestra el estado actual del activo.
Valor: Muestra el valor con que el activo fue registrado.
Tasa: Muestra el porcentaje (%) de depreciación que será de aplicación al
activo.
Método: Muestra el método de depreciación con que se deprecia el activo.
En la parte inferior
Documento: Indica el tipo y el número de documento que sustenta la
operación relacionada al activo.
Fecha: Muestra la fecha del documento.
Aumento: Muestra los importes de los aumentos en el valor del activo.
Disminuciones: Muestra los importes de las disminuciones en el valor del
activo.
Saldo: Diferencia entre los aumentos y las disminuciones.
Versión 10.0
D5
Tipo movimiento: Muestra el tipo de movimiento que dio origen al activo.

Glosa: Muestra la glosa al realizar el ingreso del activo.
Esta ventana también muestra como información adicional la sumatoria de los

activos, diferenciados en función al método de depreciación que están
utilizando. El sistema tiene predefinido un color específico para cada método de
depreciación:
Azul: Si el método que se esta utilizando es: Línea Recta.

Verde: Si el método que se esta utilizando es: Unidades Producidas.
Marrón: Si el método que se esta utilizando es: Saldo Decreciente.
Estos colores son referenciales, están en función al hardware utilizado por el

usuario.
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que están relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Si hacemos clic en el botón podemos modificar la información

ingresada sobre el activo. Debemos tener en cuenta que la información del
activo se ingresa haciendo uso de las opciones del menú Proceso.
Versión 10.0 D5

Visualizamos el código del activo cuya información
Código
vamos a modificar.
Descripción Ingresamos el nombre o descripción del activo.
Indicamos el tipo de activo: Principal o
Tipo
Relacionado.
Se activa solo si hemos seleccionado la opción
Relacionado Relacionado anteriormente. En la ventana
desplegable debemos seleccionar el activo principal.
Indicamos la condición actual del activo:
Bueno: Si el activo esta en optimas condiciones
Regular: Si el activo no cumple con las
Condición
características para ser considerado bueno.
Malo: Si el activo no cumple con las características
para ser considerado regular.
Indicamos el estado del activo, en caso de que se
Estado retire el activo de la actividad, debemos indicar la
fecha de baja.
Marca: Seleccionamos la marca del activo.
Modelo: Seleccionamos el modelo del activo
Características ingresado.
Serie/Placa: Ingresamos el código de identificación
del activo.
Ingresamos información sobre el activo: Activación,
Datos
Depreciación y Cuentas Contables.
Ingresamos las observaciones que el usuario crea
Observaciones
conveniente.
Indicamos si el activo va a ser objeto de cálculo por
Cálculo de REI
exposición a la Inflación.
1. Hacemos click en el botón para ingresar información

relacionada a la compra del activo tales como la fecha de adquisición, la fecha
en que empezará a operar en la empresa, el monto de la compra, el documento
que se utilizo, etc.
En esta ventana solo se permite modificar la fecha de inicio de operaciones del
activo. La información adicional a esta que se pretenda modificar se debe
realizar en las ventanas que les dieron origen.
Versión 10.0 D5
2. Hacemos click en el botón para modificar la información

relacionada al agotamiento del activo, tales como el método que se va a
utilizar, el tiempo en que se va a depreciar el activo, la tasa con que se
depreciará, etc.
Versión 10.0
D5

Saldo Inicial Ingresamos el saldo inicial del activo.
Ingresamos la depreciación que el activo lleva
Deprecia. Acumulada
acumulada.
Podemos modificar el método de depreciación que
Método
se utilizará.
Seleccionamos la categoría que corresponda al
Categoría
activo que estamos registrando.
Modificamos el documento de autorización de ser el
Doc. Autori.
caso.
depreciación a ser aplicado por la entidad.
Valor útil - Cantidad
Ingresaremos en este campo la cantidad de
unidades que se pretende producir haciendo uso del
activo.
Unidad de Medida depreciación.
Ingresamos la unidad de medida que manejan los
productos generados por el activo.
Modificamos el importe que se tomará como valor
Valor Residual residual del activo que se considerará para el
cálculo de la depreciación.
Vida útil - Años Modificamos el tiempo de vida útil del activo
Versión 10.0
D5
expresado en años, el sistema calculara

automáticamente el tiempo expresado en meses y la
tasa de depreciación que aplicará al activo.
Si ingresamos el tiempo de vida útil en años en el
Vida útil - Meses ítem anterior podemos visualizar la equivalencia en
meses.
Si ingresamos el tiempo de vida útil en años en el
ítem Vida Útil, podemos visualizar la tasa anual que
Tasa
el sistema utilizará para el cálculo de la
depreciación.
Al marcar esta opción se desabilita el cálculo de la
Cálculo de depreciación depreciación el activo seleccionado.
Si hacemos click en el botón podemos modificar información

relacionada a la contabilización del activo tales como el centro de costos que
va a ser afectado, la cuenta del activo que se utilizará, la cuenta que se utilizará
para la depreciación, etc.

Indicamos el centro de costo al cual va a afectar la
Centro de Costo
depreciación del activo.
Indicamos la cuenta del activo que se va afectar, en
Cta. Activo
función al tipo de activo que se este ingresando.
Indicamos la cuenta que se va utilizar para el
Cta. Depreciación
registro de la depreciación.
Indicamos la cuenta de gasto que va a ser afectada
Cta. Gasto con la depreciación. Al hacer CLICK en se
despliega la ventana para poder relacionar el activo
a un centro de costos o a cuentas de gastos.
Versión 10.0 D5
• Haciendo click en el botón se añade un item nuevo.

• Ubicándonos en la columna CÓDIGO, presione "CRTL + L", mostrara la
lista CENTRO DE COSTOS (Si tiene instalado el MÓDULO CONTABLE
FINANCIERO sino fuera el caso del mismo MÓDULO DE ACTIVOS).
• Ubicándonos en la columna CUENTA, presione la tecla "CTRL+L",
mostrara la lista PLAN CONTABLE (MODULO CONTABLE
FINANCIERO).
• Ubicándonos en la columna % podremos manejar el porcentaje por
centro de costos o en su caso de las cuentas de gasto.
• Haciendo click en el botón se elimina el item donde se
encuentre ubicado.
Versión 10.0 D5
Utilizando el botón podemos ingresar información respecto a los

responsables del manejo del activo, el área en la que va a operar, entre otros
datos de interes para la administración de la entidad.
Para el ingreso de un nuevo ítem en el historial del activo, hacemos click en

botón .
Versión 10.0
D5

Ítem Ingresamos un nuevo ítem para los datos a ingresar.
Seleccionamos la fecha inicial correspondiente a la
Fecha Inicial
utilización del activo en un área específica.
Indicamos la fecha en que la posesión del activo
Fecha Final
culmina para un área específica.
Seleccionamos a la persona responsable del
Responsable manejo del activo, esta persona deberá utilizar el
activo en beneficio de la entidad.
Seleccionamos a la persona que ostenta el cargo de
Jefe de Área
Jefe del Área en que el activo estará operando.
Dep. / Área Seleccionamos el área en que el activo operara.
Seleccionamos el local de propiedad de la entidad
(o que mantenga relación con esta) en que el activo
Ubicación Local
estará operando por el tiempo indicado
anteriormente.
Esta área es de libre uso para el usuario del
sistema, se recomienda ingresar datos que ayuden
Observaciones
a mantener un control más efectivo del activo,
propiedad de la entidad.
Utilizamos el botón para poder visualizar una vista previa sobre el

activo, los datos ingresados sobre el activo en las ventanas anteriores y los
cálculos efectuados a este.
Versión 10.0
D5
D6. ELIMINAR INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Mediante esta opción se eliminan operaciones que impliquen

ingresos de activos, es decir todas aquellas operaciones que fueron ingresadas
por la opción Ingresos a Activos.

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo para
Documento
la adquisición del activo.
Se deberá ingresar la serie y el número del
Serie / número
documento que se utilizó para la compra del activo.
Ingrese el Número de Identificación Tributaria de la
R.U.C. entidad con la que se realizó la transacción
comercial.
Nota:
Al hacer clic en el botón , el sistema borra el documento u

operación en forma lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar el
documento u operación; pero si se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú
UTILITARIOS, se borra tanto en forma lógica como física y por lo tanto ya no
es posible recuperarlo.
Versión 10.0
D6
D7. ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar los incrementos en el valor contable de los activos

fijos que la empresa tiene registrados.

Seleccionamos el movimiento que fue diseñado
para registrar un aumento en el valor de los activos.
Movimiento
Para crear un movimiento ingresamos a la ventana
Movimientos (Archivos sistema/Movimientos).
Ingresamos la serie y el número del documento que
Serie/Num. sustenta la adquisición que incrementara el aumento
en el valor del activo.
R.U.C. Seleccionamos la empresa que proveedora.
Ingresamos la fecha en que se realizó la
F/ Docum
adquisición.
Indicamos si se va a realizar el pago al contado o si
Pago
se esta realizando la compra al crédito.
Seleccionamos el tipo de moneda que se utilizo en
Moneda
la operación.
Indicamos el tipo de cambio. Si la operación se
Tipo de Cambio
realizo en moneda nacional se debe consignar el un
Versión 10.0
D7
tipo de cambio de 1.000.

Indicamos la serie y número de la Guía de Remisión
G/Remisión
utilizada para trasladar la adquisición.
Indicamos la condición de pago, estos datos se
Condición toman de la opción Forma de Pago (Archivos
Sistema/Forma de Pago).
Al hacer click en el botón seleccionamos el activo que esta

incrementando su valor.
Versión 10.0
D7
D8. ELIMINAR ADICIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las operaciones que incrementaron el valor de los

activos como consecuencia de adiciones efectuadas:

Ingresamos el tipo de documento que se utilizo en la
Documento
adición.
Serie/Num se utilizó en la operación que adiciono valor al
activo.
Seleccionamos el Número de Identificación
R.U.C.
Tributaria del proveedor.
Hacemos click en el botón para eliminar la adición del sistema.
Nota:
Al hacer clic en el botón Eliminar, el sistema borra la adición u operación en

forma lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar los datos de esta
operación; pero si se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú
Versión 10.0
D8
D9. DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite registrar las operaciones que disminuyen valor a los activos
que la empresa posee o que representan bajas en los libros de la empresa.

Seleccionamos le movimiento que ha sido creado
Movimiento para registrar una disminución en el valor de los
activos.
Indicamos el número del documento que se va a
Serie/Num
utilizar.
Seleccionamos el Número de Identificación tributaria
R.U.C.
de la empresa.
Indicamos la fecha en que se realiza la disminución
Fecha
en el valor del activo.
Moneda Seleccionamos el tipo de moneda que corresponda.
Indicamos el tipo de cambio que corresponda, solo
Tipo de Cambio
si la operación se realizó en moneda extranjera.
Ingresamos la serie y el número de la Guía de
G/.Remisión
Remisión.
Condición Indicamos la condición de pago.
Versión 10.0
D9
D10. ELIMINAR DISMINUCIONES DE ACTIVOS
Objetivo: Permite eliminar las disminuciones en el valor de los activos que se

hubieran registrado en el sistema. Estas disminuciones pueden ser producto de
bajas o retiros registrados.

Ingresamos el documento que se utilizo en
Documento
disminución de los activos.
Serie/Num
se utilizó para ingresar una disminución.
Ingresamos el Número de Identificación Tributaria
R.U.C.
que utilizamos al realizar la disminución.
Nota:
Al hacer clic en el botón , el sistema borra la disminución de activo

fijo en forma lógica, por lo tanto todavía es posible recuperar los datos de esta
operación; pero si se pasa MANTENCIÓN DE DATOS en el menú
Podemos utilizar el botón Eliminación Múltiple para realizar las eliminaciones

de las disminuciones de activos por grupos, en un rango de documentos.
Versión 10.0
D10
D11. RESUMEN DE INGRESOS
Objetivo: Permite obtener un reporte de todos los ingresos de activos que se

realizaron en la empresa, muestra la información necesaria de cada activo tales
como: el documento utilizado en la adquisición, las condiciones de compra, el
importe en total, la descripción del activo, etc.
Utilizamos el botón para imprimir el reporte, exportar a otra

aplicación o mostrar una vista previa de uno, varios o todos los activos que se
muestran en la ventana, para esto debemos seleccionar (check) los activos
deseados.
Versión 10.0
D11
D12. CALCULO DEL REI
Objetivo: Permite el cálculo del Resultado por Exposición a la Inflación,

concepto al que están afectos todos los rubros no monetarios, también permite
el ajuste de la depreciación de los activos que la empresa posee.
Para el cálculo del REI se requiere que el módulo Gestión Activo Fijo este en
línea con el módulo Gestión Contable Financiero.
Utilizamos el botón para poder seleccionar el alcance del reporte,

es decir personalizar los ítems que serán considerados para el cálculo del REI.
Versión 10.0 D12

Hacemos click en el botón Para generar el asiento

correspondiente al REI en el módulo Gestión Contable Financiero, debemos
tener en cuenta que para que el asiento se genere con éxito, el módulo
Gestión Activo Fijo debe estar en línea con el módulo Gestión Contable
Financiero.
Nota:
Si el usuario desea volver a generar los asientos correspondientes al Resultado

por Exposición a la Inflación (REI), primero debe eliminar los asientos
generados anteriormente, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Versión 10.0 D12

D13. CALCULO DE LA DEPRECIACION
Objetivo: Permite el cálculo de la depreciación de los activos que la empresa

posee, este cálculo estará en función de la tasa que previamente se ha
asignado.
El cálculo de la depreciación de los activos de la empresa esta dividido en tres

ventanas. Clasificadas por el método de depreciación que están utilizando.
Las ventanas para cada método de depreciación son similares(Línea Recta,
Unidades Producidas, Saldos Decrecientes).
Se recomienda la observancia de la normas tributarias vigentes y aplicables a

la actividad de la empresa así como también como las normas contables
(NIC’s, NIIF’s y otras aplicables a la entidad). Se recuerda esto porque el uso
del sistema contable es de responsabilidad del usuario, el Sistema Activos esta
orientado a llevar un control eficiente de los activos que posee la entidad, es
por este motivo que las diferencias que pudieran surgir por la aplicación de
tasas distintas a las permitidas por la legislación vigente y que originen
diferencias (temporales o permanentes), deben ser tratados como se indique
en la norma respectiva (para este caso debemos revisar la NIC 12 Impuesto a
la Renta).
Para iniciar el cálculo hacemos clic en el botón . Este cálculo se

realiza por el mes de trabajo, por ejemplo, si el mes de proceso es Mayo el
cálculo que se realizará será sólo del mes de proceso (Mayo), para realizar el
cálculo de los otros meses debemos cambiar el mes de proceso al mes en que
se desee calcular la depreciación.
El botón genera el asiento por depreciación, para poder utilizar

esta opción debemos contar con la empresa creada en el modulo Gestión
Contable Financiero.
Versión 10.0 D13

En la casilla se tiene la opción de

elegir el subdiario en el cual se desea generar el asiento, ya sea digitando o
haciendo la combinación de teclas Ctrl + L.
El sistema enviará un aviso de confirmación:
El botón lo utilizamos para poder limpiar los cálculos efectuados,

se eliminarán los cálculos de depreciación de todos los activos en un periodo
determinado.
Nota:
Si el usuario ya ha generado los asientos por depreciación en el módulo

Gestión Contable Financiero, primero debe eliminar estos para poder generar
nuevos asientos, el sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario:
Versión 10.0
D13
D14. RETIRO Y BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Permite visualizar los activos de la entidad que se encuentran en

condición de uso o si ya se encuentran en retiro o baja, también permite
realizar asientos de retiro baja.
Al marcar los cuadros de cada item el activo cambiara de estado a baja

a la fecha de la computadora y al marcar nuevamente vuelve a su estado
inicial.
Versión 10.0 D14

E1. REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de ingreso de activos fijos a la empresa.

Del mes...: Muestra las operaciones registradas de
tipo Ingreso de activos del mes de proceso.
Acumulado al mes...: Muestra las operaciones de

tipo Ingreso de activos acumulado al mes de
Periodo
proceso.
Entre Fechas: Permite especificar un periodo

ingresando la fecha inicial y final de del periodo a
consultar.
Nos permite elegir el tipo de moneda en la que
Moneda
saldrá el reporte.
Nos permite especificar un código (NIT) de
proveedor para visualizar las compras que se haya
R.U.C. hecho de este en el periodo determinado. Al hacer
click en se cambia a la opción CÓDIGO esto
cuando la entidad maneje doble codificación.
Alcance Todo: Nos muestra operaciones que inciden a
Versión 10.0 E1
registro compras (Ejm: compra con Factura) y

aquellos ingresos que no inciden a registro de
compras (Ejm: Sobrantes de mercaderías, etc)
Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

operaciones que tienen incidencia en el registro de
compras.
No Inciden a Registros: Solo nos muestra aquellas

operaciones que no tienen incidencia en el registro
de compras.
Todo: Nos muestra operaciones tanto al contado
como al crédito.
Modo de Pago Contado: Nos muestra aquellas operaciones al

contado.
Crédito: Nos muestra operaciones al crédito.

Nos permite especificar un código de almacén, en el
Almacén
caso de que la empresa maneje varios almacenes.
Nos permite especificar un código de centro de
C. Costos costo, en el caso de que la empresa controle
centros de costos.
O/Concep Nos permite especificar un código de otro concepto.
Permite especificar el movimiento con el que saldrá
Movimiento
el reporte.
Documento Nos permite especificar el tipo de documento.
Versión 10.0 E1
E2. REPORTE DE ADICIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de adiciones de activos fijos de la empresa.
Versión 10.0 E2
E3. REPORTE DE DISMINUCIONES DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Muestra el reporte de disminuciones de activos fijos de la empresa.
Versión 10.0 E3
E4. REPORTE ACTIVO FIJO
Objetivo: Permite obtener un reporte del los activos fijos que la empresa
posee, así como las variaciones en el valor de estos:
En la parte inferior izquierda se muestran las opciones:
Kardex: Muestra todos los ingresos que se van a controlar en la empresa.

Relacionado: Muestra los activos que están relacionados a un principal, tales
como las compras que van a incrementar el valor de estos.
Utilizamos el botón para actualizar la información del sistema

Activos.
El botón permite obtener una vista de todos los datos relevantes

del activo, los aumentos, disminuciones, revaluaciones y otros ajustes
efectuados al activo.
Versión 10.0
E4
Versión 10.0
E4
E5. REPORTE NO REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos
que la empresa posee, principales y relacionados, y que no han sido objeto de
algún tipo de revaluación.
Utilizamos el botón para ubicar rápidamente un activo, en los

casos en que la empresa posea un amplio registro de estos.
Hacemos clic en el botón para poder seleccionar los ítems que se

mostrarán en el reporte.
Utilizamos el botón para elegir el destino que se le asignará al

Reporte: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.
El botón permite visualizar los datos generales del activo así como
su información contable.
Versión 10.0
E5
E6. REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente solo a los activos
que tengan la calidad de principales y que no han sido objeto de algún tipo de
revaluación.



Versión 10.0
E6
E7. REPORTE NO REVALUADO – RESUMEN POR CTA. ACTIVO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que no han
sido objeto de algún tipo de revaluación.



Versión 10.0 E7
E8. REPORTE NO REVALUADO - OBSOLETOS

activos obsoletos (totalmente depreciados).



Versión 10.0 E8
E9. REPORTE REVALUADO - DETALLADO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a todos los activos
que la empresa posee, principales y relacionados, y que han sido objeto de
algún tipo de revaluación.



Versión 10.0
E9
E10. REPORTE REVALUADO – RESUMEN POR PRINCIPAL
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente solo a los activos
que tengan la calidad de principales y que han sido objeto de algún tipo de
revaluación.



Versión 10.0 E10

E11. REPORTE REVALUADO – RESUMEN POR CTA. ACTIVO

agrupados por la cuenta contable con la que fueron registrados, y que han sido
objeto de algún tipo de revaluación.



Versión 10.0
E11
E12. REPORTE DE UBICACIÓN
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos que la
empresa posee, su ubicación física actual, el jefe o empleado que es el
responsable del activo y área en que se encuentra operando.

Ultima ubicación o Muestra un reporte del último movimiento que hubo
movimiento en los activos que la empresa administra.
Muestra todos los movimientos que ocurrieron con
Rango de fechas
los activos en un rango determinado de fechas.
Del Fecha inicial para iniciar la formulación del reporte.
Al Fecha final para iniciar la formulación del reporte.
Versión 10.0 E12

Selecciona todos los activos que la empresa posee.
Nota: También podemos seleccionar el, o los

Seleccionar todo
activos que deseamos visualizar en el reporte
haciendo click en el cuadro que esta al lado derecho
de cada activo.

Hacemos clic en el botón para poder elegir el destino del reporte:

Previo, Tabla fox, Microsoft Excel, Impresora matricial, etc.; a continuación se
muestra una imagen de la vista previa, visualizar el reporte:
Versión 10.0 E12

E13. REPORTE DIFERENCIA DE CAMBIO
Objetivo: Este reporte nos muestra la información referente a los activos que la
empresa posee cuyo ingreso se realizó en moneda extranjera (MENÚ
PROCESO / INGRESO DE ACTIVOS FIJOS), este reporte mostrará todos los
activos que tengan esta característica o si se desea, mostrará todos los
comprendidos en un rango de tiempo determinado.

Si desea filtrar los activos adquiridos en moneda
Del extranjera en un rango de tiempo determinado,
indicamos la fecha inicial.
Al Indicamos la fecha final.

Utilizamos el botón para poder obtener mayor detalle referente a

las letras de pago que correspondan al activo.

Reporte Diferencia de Cambio: Previo, Tabla Fox, Microsoft Excel, Impresora
matricial, etc.; a continuación se muestra una vista previa del reporte:
Versión 10.0 E13

Versión 10.0 E13

F1. EJECUTAR
La Suite ContaSis para aumentar su versatilidad y potencia cuenta con el

comando Ejecutar, que permite la ejecución de Plug-ins diseñados
específicamente para la obtención de toda clase de reportes adicionales que en
su versión estándar no cuenta con ellos. Con esta opción podemos asignarle
un código a los Plug-ins y a la vez incluirlos en el menú del módulo.
Nota:
AL DISEÑAR UN PLUG-IN DEBE TENER MUCHO CUIDADO EN NO

BORRAR TABLAS O CORROMPER LOS DATOS PUES ESTOS AFECTARÁN
EL FUNCIONAMIENTO NORMAL DE LA SUITE CONTASIS.
Versión 10.0
F1
G1. VERIFICAR ESTRUCTURAS
Objetivo: Este asistente verifica las estructuras de las tablas de la empresa

para su correcto funcionamiento. Este asistente debe utilizarse cuando se
actualiza a una nueva versión ya que se pueden agregar campos adicionales
en futuras versiones.
El asistente verificará la estructura de las tablas de la empresa, localizando los
campos faltantes para que esta versión funcione correctamente.
También verificará que el tipo y longitud de los campos sea el correcto.
• Verifica las estructuras buscando diferencias.

• Corrige las diferencias, ya sea agregando nuevos campos o modificando
algunos.
Click en el botón para que el sistema inicie la verificación de la

estructura de las tablas de la empresa, se mostrara la siguiente ventana:
Versión 10.0
G1
Si hacemos click en el botón el sistema mostrará una ventana para

finalizar con la verificación de estructura de tablas.
Click en el botón para concluir con el proceso de verificación.
Versión 10.0
G1
G2. COPIA DE TABLAS
Objetivo: Este asistente se utiliza cuando se crea una nueva empresa para la
copia de las tablas auxiliares de parámetros de otra empresa o módulo, ya que
al crearla todas las tablas se encuentran vacías.
Hay dos formas de copiar tablas:
1.- Copia de tablas de una empresa:
• Seleccionar de donde se van a copiar las tablas: se debe seleccionar si

se van a copiar de una empresa registrada en el sistema o de una ruta
de acceso.
• Seleccionar las tablas a copiar: El asistente muestra las tablas
disponibles para ser copiadas, de las cuales se seleccionar las
deseadas.
• Iniciar el asistente.
2.- Copiar tablas pasando saldos de un ejercicio anterior:
• Si se desea copiar saldos de un ejercicio anterior seleccionar la empresa

y el periodo que se desea traspasar los saldos luego marcar la opción
si desea copiar los datos de un periodo anterior
de la misma empresa.
Versión 10.0 G2
• Seleccionar todas las tablas.

• Iniciar el asistente.
Nota:
• Este asistente al copiar las tablas auxiliares sobre escribe las tablas
existentes de la empresa, por esta razón se recomienda realizarlo sólo
en una empresa en blanco.
• Se recomienda sacar una copia de seguridad
(Utilitarios/Asistentes/Generar Copias de Seguridad) antes de utilizar
este utilitario.
Versión 10.0 G2
G3. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente crea una copia de seguridad de toda la información

que contiene la empresa que se esta procesando. Esta copia de seguridad
dará como resultado un archivo .zip en la ruta que se especifique.
Hay dos opciones en las cuales se puede generar una copia de seguridad:
• Si seleccionamos se podrá seleccionar los archivos

de los cuales se desea hacer la copia.
• Si seleccionamos no se podrá
seleccionar los archivos ya que el objetivo de esta opción es de copiar
toda la carpeta donde se encuentra los datos de una empresa (archivos
de impresión, reportes personalizados u otros).

Al activar esta opción le permite ingresar una clave
Password el cual le pedirá al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botón .
Versión 10.0
G3
G4. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
Objetivo: Este asistente descomprime el archivo de seguridad creado

anteriormente, no modifica los datos originales.

Aquí se deberá ingresar la ruta de la carpeta de
Archivo
copia donde se encuentra la seguridad.
Aquí se deberá ingresar la ruta de la carpeta en el
Directorio Destino
cual se descomprimirá la copia de seguridad.
Se debe ingresar la clave indicada al momento de
Password
generar la copia de seguridad.
Versión 10.0
G4
G5. IMPORTACION DE DATOS
Objetivo: Permite ingresar datos al módulo Gestión Activo Fijo que el usuario
haya almacenado en hojas de Microsoft Excel, de modo tal que no se tendrán
que volver a ingresar en el sistema.
Para realizar una importación exitosa, seguimos las siguientes indicaciones:
CREAR FORMATO
Ingresamos a la opción Importar Datos (Utilitarios/Importar Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado izquierdo disponemos

de opciones que podemos seleccionar para generar los formatos necesarios
para la importación. Seleccionamos los formatos que deseamos generar. Click
en el botón Crear.
El sistema generará el siguiente formato (solo se selecciono DETALLE DEL

ACTIVO FIJO):
Versión 10.0
G5
Debemos observar las notas para su uso, no se debe cambiar los nombres de
los campos de la fila 12, es importante que se mantengan como estén.
Llenar los campos según los requerimientos del formato.
Después de llenar la información necesaria debemos eliminar las filas 1 al 11

(solo dejamos a partir de la fila 12).
Guardar el archivo con el nombre “ImpDetaActivo.dbf” para la opción DATOS

DEL ACTIVO FIJO ó “ImpDetaActivo.dbf” para DETALLE DEL ACTIVO FIJO.
Este archivo solo se puede crear en Microsoft Excel 97-2003, al guardar
seleccionamos la opción DBF 4 (dBase IV)(*.DBF):
IMPORTAR AL SISTEMA
Ingresamos a la opción Importación de Datos (Utilitarios/Importación de

Datos).
Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado derecho vamos a

indicar el archivo que hemos generado previamente y que ahora vamos a
importar al módulo Gestión Activo Fijo.
Hacemos click en el botón Ruta para indicar el directorio en el cual se

encuentra el archivo de importación, el sistema mostrará el o los archivos que
puedan ser importado al sistema. Seleccionamos el archivo que vamos a
importar.
Versión 10.0
G5
Click en el botón Importar para finalizar con el proceso de importación, si la

importación se ha realizado exitosamente el sistema mostrará el siguiente
mensaje:
Notas:
En la importación de datos de activo, debemos anteponer la letra A en el

campo CCOD_PRO.
Durante el proceso de importación, si el sistema detecta un campo no válido,

cancelará la importación. El usuario debe verificar la información ingresada en
la hoja de cálculo.
Versión 10.0
G5
G6. MANTENCION DE DATOS
Objetivo: Esta opción permite actualizar los datos y reportes del módulo. Por
ejemplo, si hemos realizado modificaciones existe la posibilidad de que no se
muestren los reportes con los cambios efectuados, en esta situación al ejecutar
la opción Mantención de datos se refresca toda la información, se recomienda
su uso cada vez que se elimine o modifiquen datos.
Debemos tener en cuenta que si se ha eliminado información del sistema al
utilizar esta opción la perdida de esta información es definitiva.

Permite regenerar los archivos índices, los índices
son una o más claves que identifican un único
Regenerar Índices
registro (fila o renglón). Los índices hacen más fácil
encontrar y ordenar los registros.
Permite ordenar los archivos o grupo de datos
Empaquetar Archivos estructurados que son almacenados en algún medio
y es utilizado por esta aplicación.
Versión 10.0
G6
G7. ACCESOS A LA EMPRESA
Objetivo: Esta opción permite controlar los accesos de los usuarios definidos
en el sistema, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones
de los diferentes menús y opciones. El usuario por defecto ADMIN puede
ingresar a cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene
acceso a todos los comandos del menú así se le hayan restringido los
derechos, por eso es necesario que este usuario tenga una clave de acceso
conocida solo por el administrador del sistema.
Para ingresar un nuevo usuario hacemos click en el botón .
Versión 10.0
G7
Seleccionamos los usuarios a los que se les va a determinar las opciones a las
que van a tener acceso, hacemos click en el botón .
Versión 10.0
G7
Seleccionamos las opciones a las que van a tener acceso y hacemos click en
el botón para culminar con el proceso.
Nota: Cuando se elimina un usuario con acceso ya no se puede recuperar, ni

el usuario ni su acceso, se tiene que volver a agregar el usuario y darle los
accesos necesarios.
Versión 10.0
G7
G8. OPCIONES
Objetivo: Permite al usuario del sistema poder definir parámetros que

optimizarán el uso del sistema, así como permitir su interactividad con otros
módulos de la suite.

Podemos modificar el título de estas dos columnas
Títulos en columnas de los registros: Ejemplo.
libres. Primera: Inafecto
Segunda: Exonerado
Código Cliente Permite ingresar un tipo de identificación para este
proveedor tipo de entidades.
Ingreso rápido de Permite predeterminar el tipo de búsqueda que el
códigos sistema va a utilizar en las ventanas para este fin.
Número de Filas Hoja Permite ingresar el número de filas máximo que se
Excel utilizará en la exportación de información.
Validar precio – costo
Archivo de imagen para Permite personalizar la apariencia del sistema,
el fondo de pantalla utilizando un fondo distinto al predeterminado.
Reestablecer Al hacer click en este botón podemos regresar las
predeterminados propiedades originales al sistema.
Versión 10.0
G8

Moneda Principal: Permite elegir una moneda
principal, por lo general es la de mayor uso para la
empresa, ingresamos también el símbolo de la
Moneda moneda.
Moneda secundaria: Permite elegir una moneda
secundaria, ingresamos también el símbolo de la
moneda.
Indica la ruta en la cual están almacenadas las
Ruta Bases Maestras
bases maestras.
Versión 10.0
G8

Activamos esta opción cuando se trabaja
conjuntamente con el Módulo Gestión Contable
Activar proceso en línea Código Sub diario de Aumentos, se coloca el

con modulo de código del sub diario de ingresos que está definido
Contabilidad. en Módulo Contable.
Código Sub diario de Disminuciones, se coloca el
código del sub diario de salidas que está definido en
el Módulo Contable.
Pedir forma de El sistema solicitará esta información.
cancelación.
Modificar documentos El sistema solicitará esta información.
en línea.
No permitir la salida de El sistema evita este movimiento.
documentos que no
tengan saldos de stock.

Impresora matricial
Largo (Líneas) Determina el largo que va utilizar cada línea.
Ancho (Líneas) Determina el ancho que va utilizar cada línea.
Versión 10.0
G8
G9. SOLICITUD DE REGISTRO
Objetivo: Esta opción permite imprimir la solicitud para el registro de la licencia

de uso del sistema, para empezar debe rellenar todos los datos y luego
imprimir la solicitud la cual debe ser enviada por Fax a Contasis al teléfono (01)
2260714 ó (064) 211606 o enviar todos los datos al correo
soporte@contasis.net y abonar la suma correspondiente en las cuentas del
banco que se le indique, se le remitirá de inmediato vía correo electrónico o
Fax el Número de licencia que servirá para utilizar el sistema en modo
Profesional.
Hasta no registrar el producto, el sistema trabajará con un límite determinado
de ingresos de operaciones.
Para mayor información ingrese a: www.contasis.net

Visualizamos el módulo de la Suite Contasis que
Módulo
se esta registrando.
Visualizamos la versión del producto que se esta
Versión
registrando.
Visualizamos el número de petición que es distinta
Petición
por cada producto.
Usuario Indicamos el usuario del sistema.
Organización Indicamos la organización, por defecto figura la de
Versión 10.0
G9
Contasis SAC.
Ciudad Indicamos la ciudad a la que corresponda.
Indicamos la dirección de la organización que esta
Dirección
adquiriendo el sistema.
Teléfono Indicamos el número telefónico que corresponda.
Fax Indicamos el número de fax que corresponda.
Indicamos la dirección de correo electrónico de la
E-Mail
organización.
Ingresamos la serie que se le va a proveer a los
Serie
clientes.
Ingresamos el número de licencia que corresponda,
Nº Licencia este código es individual y será entregado a cada
cliente para la activación del sistema profesional.
Seguidamente se debe registrar el producto, click en el botón ,

y el producto será activado para que el cliente pueda acceder a todas las
funciones que el sistema ofrece.
Este procedimiento de registro va a garantizar a nuestros clientes que el

producto que esta utilizando posee las garantías necesarias que les permitirán
lograr los objetivos que sus empresas requieren.
Se recomienda a los usuarios del sistema que impriman su solicitud de registro.
Versión 10.0
G9
G10. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD INTEGRAL
Objetivo: Permite realizar una copia integral de la carpeta CONTASIS (esta es

la carpeta donde se instalo el programa).

Al activar esta opción le permite ingresar una clave
Password el cual le pedirá al momento de restaurar la copia de
seguridad (descomprimirla).
Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta

haciendo un clic en el botón .
Nota:
• No es posible restaurar esta copia mediante menú alguno del sistema. La

razón es que cuando se realiza una copia de la carpeta CONTASIS, se
incluyen las aplicaciones correspondientes. La forma de restaurar este
archivo generado es descomprimiendo desde el Explorador de Windows.
Versión 10.0 G10

G11. DETECTAR Y REPARAR
Objetivo: Actualiza las tablas y demás parámetros que son necesarios para el
correcto funcionamiento de esta aplicación, permite solucionar problemas como
el que se daría si al cambiar la versión que se esta utilizando se han creado
nuevas tablas o estructuras que son inherentes a una versión superior a la que
originalmente se poseía.
Versión 10.0 G11

G12. ASISTENTE DE CORRECCION DE ERRORES
Objetivo: Este asistente implementado en este módulo permite que el usuario

pueda corregir los posibles errores que se presentan como consecuencia de
incompatibilidad en los datos ingresados u otros de orden lógico.
Seleccionamos la empresa y hacemos click en el botón INICIAR para que el

asistente corrija errores en la empresa.
Nota: Para evitar posibles pérdidas de información, el usuario debe generar su

copia de seguridad antes de ejecutar este asistente.
Versión 10.0
G12
INDICE DEL CONTENIDO DEL MANUAL

MÓDULO GESTIÓN ACTIVO FIJO
Descripción General ------------------------------------------------------------- A1

Utilización del Teclado ---------------------------------------------------------- A2
Utilización de Botones ---------------------------------------------------------- A3
Utilización del Mouse ------------------------------------------------------------ A4
Empresas --------------------------------------------------------------------------- B1
Usuarios ---------------------------------------------------------------------------- B2
Tipo de Cambio ------------------------------------------------------------------- B3
Datos del Activo Fijo ------------------------------------------------------------- B4
Datos de Ocupación ------------------------------------------------------------- B5
Datos del Departamento -------------------------------------------------------- B6
Datos del Establecimiento ------------------------------------------------------ B7
Daros del Trabajador ------------------------------------------------------------ B8
Datos de Fabricante - Marca -------------------------------------------------- B9
Documentos ----------------------------------------------------------------------- B10
Movimientos ----------------------------------------------------------------------- B11
Entidades --------------------------------------------------------------------------- B12
Tipo de Códigos ------------------------------------------------------------------ B13
Forma de Pago -------------------------------------------------------------------- B14
Centro de Costos ----------------------------------------------------------------- B15
Configurar Página ---------------------------------------------------------------- B16
Barra Estándar -------------------------------------------------------------------- C1
Barra de Estado ------------------------------------------------------------------- C2
Pantalla Completa ---------------------------------------------------------------- C3
Elección de Empresa ------------------------------------------------------------ D1
Cambio mes de Proceso ------------------------------------------------------- D2
Ingreso de Activos ---------------------------------------------------------------- D3
Proceso de Activos --------------------------------------------------------------- D4
Detalle del Activos Fijos -------------------------------------------------------- D5
Eliminar Ingresos de Activos -------------------------------------------------- D6
Adiciones de Activos ------------------------------------------------------------- D7
Eliminar Adiciones de Activos ------------------------------------------------- D8
Disminuciones de Activos ------------------------------------------------------ D9
Eliminar Disminuciones de Activos ------------------------------------------ D10
Resumen de Ingresos ----------------------------------------------------------- D11
Cálculo de REI -------------------------------------------------------------------- D12
Cálculo de la Depreciación ----------------------------------------------------- D13
Retiro y Baja de Activos Fijos ------------------------------------------------- D14
Reporte de Ingresos de Activos Fijos --------------------------------------- E1
Reporte de Adiciones de Activos Fijos ------------------------------------- E2
Reporte de Disminuciones de Activos Fijos ------------------------------- E3
Reporte Activo Fijo --------------------------------------------------------------- E4
Reporte No revaluado – Detallado ------------------------------------------- E5
Reporte No revaluado – Resumen por Principal ------------------------- E6
Reporte No revaluado – Resumen por Cta. Activo ---------------------- E7
Reporte No revaluado – Obsoletos ------------------------------------------ E8
Reporte Revaluado – Detallado ---------------------------------------------- E9
Versión 10.0
Reporte Revaluado – Resumen por Principal ----------------------------- E10

Reporte Revaluado – Resumen por Cta. Activo -------------------------- E11
Reporte de Ubicación ----------------------------------------------------------- E12
Reporte Diferencia de Cambio ------------------------------------------------ E13
Ejecutar ----------------------------------------------------------------------------- F1
Verificar Estructuras ------------------------------------------------------------- G1
Copia de Tablas ------------------------------------------------------------------ G2
Generar Copia de Seguridad -------------------------------------------------- G3
Restaurar Copia de Seguridad ------------------------------------------------ G4
Importación de datos ------------------------------------------------------------ G5
Mantención de datos ------------------------------------------------------------- G6
Accesos a la Empresa ----------------------------------------------------------- G7
Opciones ---------------------------------------------------------------------------- G8
Solicitud de Registro ------------------------------------------------------------- G9
Generar Copia de Seguridad Integral --------------------------------------- G10
Detectar y reparar ----------------------------------------------------------------- G11
Asistente de corrección de errores ------------------------------------------ G12
Versión 10.0

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MANUAL DE USUARIO GESTION ACTIVO FIJO

SISTEMA EXPERTO ® DE GESTION DE ACTIVO FIJO

Le permitirá un cambio en el enfoque del tratamiento de Activos Fijos dentro de

• Registro Integral de las transacciones del Activo Fijo. Adquisiciones,

II. CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS:

• Bimonetaria, Puede expresar el valor monetario de su stock en soles,

• Copia de Seguridad. En cualquier instante puede generar la Copia de

III. PRINCIPALES REPORTES

Además de Reportes de ubicación física de los activos, por centros de costo,

• Registro de Control de Bienes del Activo Fijo que exige SUNAT

A2. UTILIZACIÓN DEL TECLADO

El Sistema maneja un estándar en cuanto a la utilización del teclado en el

INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control

F5: Permite ingresar datos de una Guía (Transportista o Remitente), pulsando

F6: Permite la afectación a los Regímenes Especiales como son

F8: Permite ingresar una glosa al documento en el momento de registro al

F9: Permite incrementar el VALOR DE COMPRA o de VENTA unitario de un

F11: Se utiliza para relacionar documentos, Al presionar F11 al momento de

A3. UTILIZACIÓN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato.

Permite modificar un dato ya ingresado.

Permite grabar los datos ingresados anteriormente.

Permite eliminar un dato ya grabado.

Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o descripción.

Permite imprimir los datos de la ventana activa.

Permite cerrar la ventana activa.

Actualiza la información que ha sido modificada o actualizada.

Muestra un calendario clásico para la selección de una fecha específica.

Muestra una ventana para poder realizar una búsqueda rápida.

A4. UTILIZACION DEL MOUSE

En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el

A5. INGRESO DE DATOS

Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes

En todo momento se muestra en la barra de estado una breve descripción de

En los campos de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres y

Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se

En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso

Así se mostrará un formulario de ingreso rápido de códigos de clientes -

A6. RESUMEN ESQUEMÁTICO DE PROCEDIMIENTOS

1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna

2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y

INGRESO AL SELECCIÓN INGRESO /

SUITE DE LA ELIMINACIÓN DE REPORTES

CONTASIS EMPRESA OPERACIONES

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite.

Otra forma de acceder a esta opción haciendo un clic en el icono de la

Campo / Opción Descripción

Nota: Estos datos saldrán impresos en los reportes. Configurando el

Campo / Opción Descripción

registrado en forma automática en el Módulo de

Botón Aquí se define los títulos de las bases imponibles e

Campo / Opción Descripción

Es la cuenta que contendrá los montos de las

Al inscribir una empresa en el módulo Activos esta también estará disponible

Módulo Gestión Contable : C:\contasis\2008\99\Conta

Se recomienda establecer una carpeta diferente para cada módulo, pues si

Al eliminar una empresa en el módulo Activos también se eliminará para los

También se recomienda, crear la ruta de seguridad para el almacenamiento de

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite,

• El ingreso a esta opción también se realiza pulsando "Ctrl +U".

• También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono de la

Campo / Opción Descripción