Está en la página 1de 11

Universidad de Tarapacá

Proyecto: ORION
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio>

Versión <1.0>

[Nota: La siguiente plantilla es proporcionada por Rational Unified Process, con


algunas modificaciones realizadas por el CTI – Universidad de Tarapacá para
adecuarla el proceso de desarrollo de la unidad. El texto encerrado entre corchetes y
desplegado con letra azul cursiva (estilo = infoBlue) está incluido para proveer una
guía al autor del documento y debe ser removido antes de publicar el documento. Un
párrafo ingresado inmediatamente después de este estilo, será transformado
automáticamente a Normal (estilo = BodyText).]
[Para personalizar los campos automáticos (que se despliegan con un fondo gris
cuando están seleccionados), seleccione Archivo->Propiedades y reemplace los
campos Título, Asunto y Compañía con la información apropiada para este
documento. Después de cerrar la ventana de diálogo, los campos automáticos deben
ser actualizados en todo el documento seleccionando Edición>Seleccionar Todo (o
Ctrl-E) y presionando F9, o simplemente presionando cada uno de los campos y
presionando F9. Esto debe hacerse separadamente para los Encabezados y Pie de
página. Alt-F9 cambiará entre los nombres de los campos que se despliegan y el
contenido de dichos campos. Véase la ayuda del Word para más información acerca
del trabajo con campos.]
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
<12/abril/2007> <1.0> <descripción del área de negocio <Natividad Grandón
cobranza y FSCU> >

Confidencial Universidad de Tarapacá ii


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

Tabla de Contenidos
1. Introducción 1
1.1 Propósito 1
1.2 Alcance 1
1.3 Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones 1
1.4 Referencias 1
1.5 Vistazo 2

2. Situación Actual del Área de Negocio 2


2.1 Descripción del Área de Negocio 2
2.2 Objetivos Estratégicos. 2
2.3 Problemática. 3

3. Procesos de Negocio 4
3.1 Diagrama de Procesos de Negocio para Cobranza y FSCU 4
3.2 Breve Descripción de los Procesos de Negocio. 5
3.2.1 Preparar informes 5
3.2.2 Gestionar Orden de Pago 5
3.2.3 Rendición SARC 5
3.2.4 Rendición Fondos Fijos 5
3.2.5 Contabilizar CI 5
3.2.6 Contabilizar CIM 5
3.2.7 Registrar y Contabilizar Documentos 5
3.2.8 Arqueo de Estampillas 6
3.2.9 Emisión Facturas compra y venta 6
3.2.10 Corrección Monetaria 6
3.2.11 Contabilizar Cuentas a Terceros 6
3.2.12 Control del Presupuesto 6
3.2.13 Gestión Viáticos 6
3.2.14 Calcular y contabilizar Costo de Marca 6
3.2.15 Analizar Cuentas 6
3.2.16 Realizar Estados Financieros 7
3.2.17 Realizar Conciliación Bancaria 7
3.2.18 Declarar Formulario 29 7
3.2.19 Cierres y Aperturas Contables 7
3.2.20 Contabilizaciones Especiales 7

4. Modelo de Roles 7
4.1 Breve Descripción de los Roles identificados. 7

5. Diagrama de Casos de Uso de Negocio 7

Confidencial Universidad de Tarapacá iii


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

Modelado de Negocio para: <Área de Negocio>


1.Introducción
[La introducción del Modelado del Negocio debería proveer un vistazo del
documento completo. Debe incluir el propósito, el alcance, las definiciones,
acrónimos, abreviaciones, referencias y un vistazo de este Modelado.]

1.1Propósito
[Especifique el propósito de este Modelado de Negocio.]
El propósito de este modelado es describir la unidad de Cobranza y FSCU, identificando cuales
son los procesos de negocios que están presente en el cumplimiento de los objetivos de la
unidad.

1.2Alcance
[Especifique una breve descripción del alcance de este documento; con qué
proyectos está asociado, o cualquier cosa que se vea afectada o influenciada por
este documento.]
El documento presenta un análisis alto nivel del área de negocio de Cobranza y FSCU, las
cuales reflejan una estrecha relaciona con las áreas de negocio de Finanzas, Contabilidad y
registraduria necesitando para ello una comunicación constante y efectiva.

1.3Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones


[Esta sección provee las definiciones de todos los términos, acrónimos y
abreviaciones requeridas para interpretar apropiadamente el Modelado del
Negocio. Esta información debe ser proporcionada como referencia al Glosario del
Proyecto.]
Definiciones
Acrónimos.
VAF: vicerrectoria de administración y finanzas
FSCU: Fondo solidario de crédito universitario.
PAE: programas academicos especiales
Abreviaciones:

1.4Referencias
[Aquí se proporciona un completo listado de todos los documentos referenciados en
algún lugar dentro del Modelado del Negocio. Cada documento debe estar
identificado por un título, número de reporte (si aplica), fecha, y organización
publicadora. Especifique las fuentes de donde se pueden obtener las referencias.
Esta información puede ser provista por referencia a un apéndice o a otro
documento.]
[1] Documento de vision , Freddy Castro.
[2] Modelamiento de negocio , Jesús Garcia Molina
Confidencial Universidad de Tarapacá 1
2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

[3] Plantillas Ejemplo RequisitePro

1.5Vistazo
[Esta sección debe describir qué contiene el resto del documento y explicar cómo
está organizado.]
El documento en una primera instancia se describe la situación actual del área de negocio de
Cobranza y FSCU, y su participación en la empresa y las principales actividades que realiza.

2.Situación Actual del Área de Negocio


2.1Descripción del Área de Negocio
El área de cobranza y FSCU es responsable de efectuar las operaciones de los flujos de
fondos; tramitar, controlar y cautelar los recursos financieros y percibir los ingresos de la
Universidad. Controlar y cumplir con las obligaciones de pagos de custodia de los valores y
documentos financieros, además deberá administrar el Fondo de Crédito Universitario.

El área de negocio de Cobranza y FSCU, depende jerárquicamente de la vicerrectoria de


administración y financia, de acuerdo a la nueva estructuración de la universidad, y esta bajo la
dirección del Sr. Claudio Araya M., esta área posee dos sección bien definidas, cobranza y
FCSU, cuenta con una planta de 12 personas, seis para cobranza y cinco para el área de FSCU.

El área de cobranza está encargada de realizar la cobranza a los alumnos,


principalmente a través de la emisión de cuponeras de pago y repactación de deudas.
El área de FSCU se encarga de la cobranza de las deudas de ex - alumnos de la
Universidad por concepto de financiamiento obtenido durante sus semestres de estudio.
2.2Objetivos Estratégicos.
Objetivo General:
El objetivo dirección de Cobranza y Fondo Solidario de Crédito Universitario es cumplir la
planificación estratégica para lograr la solvencia de la Universidad.

Sub-objetivos:
• Gestionar la cobranza efectiva.
• Controlar y registrar los proceso de PAE.
• Regulazación de cuentas corriente de los alumnos.
• Mantener informados de las responsabilidades adquiridas con FSCU.
FSCU:
• Problemas 1: Educación de los alumnos en cuanto a plazos, formas, que es lo tiene que hacer
adoctrinamiento (socialismo). Solo los alumnos quiere tener el financiamiento, no hay una
responsabilidad por lo que están firmando.
• Problemas 2: Costo en mantener informado a las Gente.
• Actualización de información solo 20 % de los alumnos están actualizados (cobranza y FSCU)
• Solución : manejo de correo electrónico
• Generar retroalimentación mediante la actualización a través de consultas.
• Captura de información a través de consultas
• Finanzas : DAE, control de los beneficios para asignación de fondo de crédito,
[En esta sección se deben indicar detalladamente los objetivos estratégicos del área

Confidencial Universidad de Tarapacá 2


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

de negocio, teniendo claro que los objetivos estratégicos describen el efecto e


impacto que se espera lograr con la acción de la unidad. Un objetivo estratégico es
la razón por la cual se trabaja y está directamente vinculado al logro de resultados]

2.3Problemática.
Cobranza:
• Falta de manuales de procedimiento que regulen los procesos de cobranza de pre-grado y
PAE.
• Falta de control para la gestión de cobranza efectiva a deudores morosos.
• Costo de mantener a los alumnos informados, a través de la actualización de sus datos
(principalmente Dirección)
FSCU:
• Falta de difusión de información a los alumnos acerca del compromiso de pago de la
responsabilidad que adquieren al financiamiento estatal de su educación superior.
• Costo de mantener información a los alumnos y ex-alumnos.
Falta de informa
[Describa la situación actual del sistema para el área de negocio (si es que tiene) y
los problemas que tiene. Debe quedar claro el por qué existe la necesidad de una
actualización, de un servicio, o de un nuevo sistema.]

Confidencial Universidad de Tarapacá 3


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

3.Procesos de Negocio
3.1Diagrama de Procesos de Negocio para Cobranza y FSCU

Cumplir planificación estratégica para


lograr solvencia de la universidad

Mantener
Gestión de cobranza
informados a los
Efectiva
alumnos

Gestinar los Regularizar las


procesos no cuentas de alumnos
pregrado

Captura de Emitir
datos Información
Generar Cargar PAE
Emisión de informacion
Deuda
Cuponeras
Repactacion Contabilizació
es Análisis de n
Registrar Cuentas
Deuda Deuda
Deuda

Confidencial Universidad de Tarapacá 4


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

3.2Breve Descripción de los Procesos de Negocio.

3.2.1Preparar informes

Esto proceso describe la preparación y emisión del informe mensual de deuda de Proveedores y la emisión
del Libro de Compra. El primero de ellos describe el estado de lo adeudado por parte de la Universidad a
los Proveedores y el segundo detalla todas las facturas y notas de créditos correspondientes a los
proveedores de la Universidad, pero principalmente determina el crédito fiscal que se utilizará para la
declaración de impuesto del mes.

3.2.2Gestionar Orden de Pago

Este proceso describe los medios utilizados para realizar ordenes de pago, principalmente estos medios
son: Ordenes de Compra, Solicitud de Ordenes de Giro y Solicitud de Ordenes de Servicios. Estas son las
tres formas por las cuales la unidad de Cuentas por Pagar realiza ordenes de pago por las obligaciones con
sus proveedores.
3.2.3Rendición SARC
Este proceso describe la forma como se rinden las denominadas “ Sumas por Rendir “. Este tipo de
rendición especial se realiza a través de una Solicitud de Orden de Giro y consiste en solicitar un monto
previo en dinero, el cual servirá para realizar compras y posteriormente rendir estas compras contra el
monto previamente solicitado. El proceso termina saldando la suma de dinero solicitada contra las compras
realizadas, si hay diferencias se regulariza con un comprobante de ingreso para saldar finalmente lo
solicitado.
3.2.4Rendición Fondos Fijos
Este proceso es algo similar al descrito en el punto anterior, pero con la salvedad que estos Fondos Fijos ( o
Cajas Chicas de las distintas unidades ) cuentan con un monto determinado en dinero que gastan a través de
compras menores y la unidad de Cuentas por Pagar verifica esos gastos y los repone de acuerdo al monto
fijado por este Fondo Fijo. Esta solicitud de reposición también se realiza a través de una Solicitud de
Orden de Giro.
3.2.5Contabilizar CI
Este proceso realiza la contabilización de los Comprobantes de Ingreso que emiten los cajeros a través del
sistema computacional. Estos Comprobantes son revisados por la persona encargada de Cuentas por
Cobrar, seleccionándolos y simulando un proceso de contabilización. Si la simulación está correcta
entonces procede con la contabilización, en caso contrario, regulariza la situación para poder contabilizar.

3.2.6Contabilizar CIM
Este proceso realiza la contabilización de los Comprobantes de Ingreso emitidos en forma manual. En todo
caso, queda por aclarar quién realiza este proceso de contabilización.
3.2.7Registrar y Contabilizar Documentos
Este proceso realiza el registro de documentos de venta, tales como, Boletas de Ventas y Servicios, Notas
de Créditos y Notas de Débitos que son emitidas manualmente. Para luego de su respectivo registro en el
sistema proceder con la contabilización.

Confidencial Universidad de Tarapacá 5


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

3.2.8Arqueo de Estampillas

3.2.9Emisión Facturas compra y venta


Este proceso realiza el registro de las facturas de venta y su emisión a través de formulario continuo. En el
caso de compra, la Universidad cuenta con Facturas de Compra, destinadas a proveedores que no cuentan
con este tipo de documento, por lo que procede al registro y su inmediata emisión.
3.2.10Corrección Monetaria
Este proceso realiza un asiento de contabilidad general ( CG ) que permite regularizar por intermedio de un
proceso de Corrección Monetaria los saldos comprometidos.
3.2.11Contabilizar Cuentas a Terceros
Existen situaciones en que terceros, es decir, empresas se comprometen al pago de aranceles y matriculas
de ciertos alumnos. Estos casos tienen desde luego un tratamiento especial, ya que el compromiso lo tiene
la Universidad con dicha empresa, pero para efecto del alumno su deuda queda pagada. Por lo tanto, la
encargada de cuentas por cobrar realiza un asiento de regularización con la finalidad de dar solución a este
proceso especial.

3.2.12Control del Presupuesto


Este proceso involucra todo lo relacionado con el tratamiento del Presupuesto Operacional y No
Operacional de la Universidad. El presupuesto indistintamente sea Operacional o No Operacional está
compuesto por montos comprometidos que se encuentran clasificados por Centros de Costos e Ítems para
cada unidad o proyecto que corresponda. La tarea o función de la Unidad de Presupuesto es justamente
administrar y controlar que esta herramienta cumpla con sus objetivos. También realiza cuando corresponda
traspasos de montos de ciertos ítems a otros cuando la situación lo amerite y lógicamente con los vistos
buenos correspondientes.
3.2.13Gestión Viáticos
Los viáticos se pueden entender como una especie de subsidio que entrega la universidad a funcionarios
académicos, no académicos y directivos. Cuando estas persona deben realizar algún viaje, ya sea en el
mismo país o bien fuera de él. El monto en dinero está destinado a cubrir gastos de alojamiento y
alimentación básicamente. Dependiendo del tipo de funcionario es que existe una tarificación regulada la
cual determina el monto del viático a entregar, previamente con los vistos buenos de los superiores
inmediatos, contralor y del secretario de la Universidad.
3.2.14Calcular y contabilizar Costo de Marca
El “ Costo de Marca “ es una especie de royalty que la Universidad cobra a las Facultades y escuelas
principalmente cuando éstas utilizan en sus proyectos el nombre de la universidad para generar ingresos.,
ya sean por medios de diplomados, magíster, doctorados, etc. Existen distintos porcentajes que las
entidades mencionadas deben pagar a la Universidad por estos postítulos.
El encargado del área de Presupuesto determina el calculo de estos valores y luego procede a realizar una
asiento contable ( CG ) por este tipo de evento económico.
3.2.15Analizar Cuentas
Este proceso que corresponde a la persona que actúa como Analista Contable de la unidad, tiene como
objetivo revisar y analizar los movimientos de las cuentas, a través del análisis que realiza al balance de
ocho columnas. Esta inspección le permite determinar posibles cuentas con problemas en sus saldos,
ordenando y coordinando acciones remediales para su solución. Es importante destacar que este proceso

Confidencial Universidad de Tarapacá 6


2005
Proyecto: ORION Versión:
CTI - 2005 <1.0>
Modelado de Negocio para: <Área de Negocio> Fecha:
<dd/mm/yyyy>

depende principalmente por el nivel de experiencia con que cuenta esta persona.

3.2.16Realizar Estados Financieros


Este proceso confecciona y emite los Estados Financieros de la Universidad, entendiendo como tales,
Balance de Comprobación y Saldos y Estados de Resultados.

3.2.17Realizar Conciliación Bancaria


La conciliación bancaria es un proceso consistente en hacer concordar el saldo de una cuenta corriente
bancaria informado por una entidad financiera en la cual se encuentran depositados los recursos de una
empresa, con el saldo señalado en el libro banco o en el mayor general de la empresa de la misma cuenta.
Este proceso es realizado por el encargado de Análisis de Cuenta, y se efectúa totalmente en forma manual
a través de una planilla Excel.
3.2.18Declarar Formulario 29
Este proceso confecciona el Formulario 29 para el pago de impuesto mensual, obteniendo información del
área Cuentas por Cobrar ( débito Fiscal ), Cuentas por Pagar ( crédito fiscal ) y de remuneraciones
( retenciones de honorarios e impuesto único ). Es el analista contable quién confecciona el formulario con
la información mencionada en este mismo párrafo.

3.2.19Cierres y Aperturas Contables

Este proceso consiste en realizar el cierre contable del período tributario anual y además de realizar la
Apertura para el nuevo período.
3.2.20Contabilizaciones Especiales

En este proceso el analista contable realiza ciertas contabilizaciones ( de carácter especial ) que son de su
exclusiva responsabilidad, como por ejemplo, la contabilización de los Seguros.
[Descripción del Proceso de Negocio (PRN) 2.]

4.Modelo de Roles
[Incluya el modelo de roles generales identificados para el área de negocio que se
está modelando.]

4.1Breve Descripción de los Roles identificados.


[Describa brevemente los roles identificados en el modelo de roles y su relación, de
tal manera de dar una idea de su participación para/con el sistema.]

5.Diagrama de Casos de Uso de Negocio


[Incluya el diagrama de casos de uso de negocio, que incluye a todos los CUN
relacionados al área de negocio que se está modelando.]

Confidencial Universidad de Tarapacá 7


2005