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Antes de este capitulo tienes que describir

Resolución de designación del responsable de manejo de caja chica


Fuente de financiamiento de caja chica
Cuantas veces se ha habilitado la caja chica durante el año

I. SITUACIONES ADVERSAS

De la visita de control efectuada a la “Habilitación, Administración y Control de Fondos de Caja


Chica se han identificado situaciones adversas que podrían afectar la continuidad del proceso, el
resultado o el logro de los objetivos de la adecuada prestación de servicios de tesorería, las cuales
se exponen a continuación:

1. EL RESPONSABLE DE MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA


MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUARAL, VIENE EFECTUANDO PAGOS POR
IMPORTES SUPERIORES A LO PERMITIDO, Y SIN LA AUTORIZACION DE LOS
FUNCIONARIOS COMPETENTES, ASI COMO TAMBIEN SE EVIDENCIO
FALTANTES DE FONDOS, AFECTANDO A LA TRANSPARENCIA DE LOS
GASTOS REALIZADOS.

2. La administración y control de los fondos de caja chica de la Municipalidad


Provincial de Huaral tiene omisiones y deficiencias que incumple lo establecido
en su Directiva Interna las cuales afectan a la correcta administración y control
de un buen servicio en el área de tesorería. MUY GENERAL

a) Condición

De la verificación de la información facilitada por la Unidad de tesorería de la Municipalidad


Provincial de Huaral, relacionado a la habilitación y rendición de fondos de caja chica se
advierte que la rendición de caja chica por el importe de S/ 4 880,00 el mismo que fue rendido
mediante el Informe n.° 025-2020-UT-KRRA-MPH de 7 de noviembre de 2020, por el
responsable CPC Karina Rocío Ramírez Alcaraz, se evidenciado que de acuerdo a los
comprobantes de pago de los gastos realizados con dicho fondo de caja chica, fueron
sustentados mediante los boletas de venta, factura y entre otros comprobantes de pago,
pagos realizados por montos superiores a lo establecido en la directiva de ……………………
Aprobado mediante Resolución de alcaldía N.° …………………. De ……………… que la
respecto precisa, Articulo, literal, sección, capitulo)
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
conforme se detalla en el siguiente cuadro
Cuadro N° 01
DETALLE DE LAS COMPORBANTES DE PAGO POR MONTOS SUPERIORES A LO
PERMITIDO

Comprob
N Observacio
Fecha Concepto de gasto ante de N° S/ Monto
° nes
pago
1 06/09/2020 Compra de cartucho Boleta de 256 S/345.00
de impresora de venta
colores para la unidad
de logística
2 06/09/2020 Compra de papel bond Boleta de 526365 s/400.00
A/4 venta
06/09/2020 Compra de gaseosas Boleta de 2564 S/350.00
y galletas venta

Fuente : ………………………………….
Hecho por: Comisión de Control

Más o menos así tienes que describir cada hecho identificado en tu caso tienes tres hechos
identificados puntuales, Pagos por montos mayores a lo establecido, comprobantes de pago
sin autorización y faltantes de dinero como consecuencia de un arqueo de caja chica

mediante se ha observado Del hecho comentado, habiéndose verificado y comprobado se


encontró, los comprobantes de pago emitido por montos mayores a s/ 860,00 soles, haciendo
caso omiso lo que está estipulado claramente en la directiva interna que no debe exceder del
20% de una UIT vigente, y continuación se detalla las deficiencias y omisiones que se han
encontrado en la visita de control correspondiente:

 Boleta de venta n.° 256 por S/ 935,00 de 29 de setiembre de 2020


 Factura n. ° 1546 por S/ 988,00 soles de 30 de setiembre de 2020
 Boleta de venta n.° 3526 por 880,00 soles de 28 de setiembre de 2020
 Boleta de venta n.° 3255 por 977,00 soles de 25 de septiembre de 2020
 Formato y/o vale S/N de entrega de efectivo a nombre del Mario Quispe Atao
Gerente de Rentas por S/ 1000,00 soles de 20 de setiembre de 2020

De acuerdo con lo establecido en las diferentes normas y su directiva interna, las diferentes boletas y
facturas, se encuentran sin la debida autorización, sello y firma en su reverso de los referidos
comprobantes de pago que se detalla a continuación

 Boleta de venta n.° 256 por 345,00 por compra de cartucho de impresora colores para la
unidad de Logística
 Boleta de venta n.° 526365 por 400,00 soles por compra de papel bond A/4 de 14 millares
 Boleta de venta n.° 2564 por 350,00 soles por compra de gaseosas y galletas, para la
gerencia Municipal

En el arqueo realizado de dicho fondo de caja chica que fue habilitado mediante el comprobante de
pago de tesorería N.° 524 de 15 de setiembre de 2020, se encontró un faltante de efectivo de S/
3,500.00 soles; el responsable de manejo de dicho fondo la Srta. Yesica Martínez Quispe no ha
podido presentar ningún comprobante de pago de los gastos realizados

Se ha observado que el responsable de manejo de fondos de caja chica no ha podido entregar


ningún documento de control y/u otro similar (libro de caja chica), para así corroborar si dicho manejo
se ha estado llevando de manera correcta y cronológica de acuerdo a ley y su directiva interna.

Asimismo, se dejó constancia en la referida acta de Vista de Control que la responsable de manejo de
dicho fondo ha manifestado que no tiene un lugar seguro donde custodiar los fondos, por lo que todos
los días dichos fondos son guardados en su cartera personal corriendo el riesgo de que se pueda
perder o que le puedan sustraer el dinero y/o documentos.

b) Criterio

Los hechos antes descritos inobservan la normativa siguiente:

Ver otros informe como ponen los criterios……………… no es comoesta aq al parecer


estas trabajando sin plantilla ya dije no tienes q copiar todo la directiva, sino los
artículos o numerales que están siendo incumplidas

DIRECTIVA N° 001 - 2018 – MPH – GM

6. DISCPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.2. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL


FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

6.2.1 Son obligaciones del responsable de la Administración del fondo fijo para Caja Chica:

a) Velar que el fondo fijo para caja chica asignada y en custodia, esté rodeada de condiciones
que eviten la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y documentación sustentatoria, para
lo cual deberán gestionar ante quien corresponda, se les proporcione caja de seguridad otro
medio que revistan similares características de seguridad.

b) Adoptar las previsiones que correspondan para el cobro de los cheques, giro bancario y el
traslado del dinero.

c) Verificar que el dinero en efectivo corresponda a billetes y monedas en circulación


auténticos.

d) Mantener el control detallado del movimiento del fondo fijo para caja chica asignado, de
acuerdo a lo establecido en la presente Directiva.

e) Verificar la autenticidad de los documentos que sustenten los gastos efectuados con el
fondo fijo para caja chica, cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamento de
Comprobantes de Pago y modificaciones establecidas por SUNAT (Facturas, Boletas, Tickets y
en casos excepcionales recibos por honorarios).

f) Requerir la rendición de cuenta de los Recibos Provisionales dentro del plazo establecido,
debiendo de informar a cada persona que deben de cumplir con tal obligación, de no cumplir el
usuario con este requerimiento, se procederá al descuento en la planilla de haberes.
g) Registrar y Mantener actualizado el movimiento de efectivo de caja, en un registro tanto de
los documentos físicos y digitales cancelados con el fondo fijo para Caja Chica.

h) Presentar la rendición de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con la


documentación detallada, ordenada y foliada.

i) Colocar los sellos de pagado cuando se reciba los documentos definitivos sustentatorios del
gasto. j) Cautelar que el fondo fijo para Caja Chica, cuente con los recursos financieros
necesarios suficientes para atender los gastos menudos y urgentes.

k) El responsable de la administración del fondo fijo para Caja Chica, deberá elaborar y
presentar a la Gerencia de Administración y Finanzas, reportes mensuales sobre el estado de
liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones de la totalidad del fondo fijo para
caja chica de la Municipalidad Provincial de Huaral.

6.4 EJECUCION DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

6.4.1 El monto máximo para cada pago con cargo al fondo fijo para Caja Chica, no debe exceder
del veinte por ciento (20%) de la UIT vigente, esto incluirá el pago de viáticos por comisiones de
servicios no programadas. De manera excepcional, y previa justificación debidamente
documentada, se autorizará pagos hasta por el veinticinco (25%) de la UIT vigente.

7. REVISIÓN, VERIFICACIÓN, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS DE GASTOS:

7.1 El responsable de la administración del fondo fijo para Caja Chica debe de revisar y verificar
los documentos que sustenten los gastos, todo comprobante de pago debe ser verificado en el
portal de SUNAT, asimismo debe estar visado por el jefe inmediato (solo para subgerencias y/o
jefes de áreas) y firmado por el servidor municipal indicado en el Numeral 04 que origine el gasto y
con consulta RUC; dichos comprobantes, deben estar justificados con letra legible en la parte
reversa, asimismo, no deberán de presentar errores ni enmendaduras.

7.2 Los documentos electrónicos que sustenten el gasto y que deban ser cancelados con el fondo
fijo para Caja Chica, tales como facturas, boletas de ventas, tickets, entre otros, deberán ser
enviados en digital al correo electrónico de la municipalidad provincial de Huaral por el emisor;
además deben consignar el sello "Pagado" anotado por el encargado del fondo fijo para Caja
Chica o "Cancelado" por el proveedor; asimismo, deben estar emitidos a nombre de la
Municipalidad Provincial de Huaral. En caso de facturas deberá de consignarse el RUC N°
20188948741, dichos documentos deben de estar foliados, registrados y enumerados
correlativamente a fin de facilitar: i) el proceso de revisión, que aleatoriamente debe realizar el
responsable de su administración; así como, ii) la consolidación de las rendiciones de cuenta.

7.3 Excepcionalmente el funcionario o servidor municipal indicado en el Numeral 04 que origine el


gasto, podrá presentar el Formato NQ03 "Declaración Jurada por Gastos del Fondo Fijo para Caja
Chica Recibida", sólo procede para/gastos de movilidad por Viáticos y Asignaciones no
programados, siempre y cuando se haya incurrido en gastos que no se puedan rendir y sustentar
mediante comprobantes de pago.

7.4 La Subgerencia de Tesorería de la Municipalidad Provincial de Huaral, es la encargada de la


custodia final de los documentos de redición de gastos con el fondo fijo para Caja Chica.

8. REPOSICIONES DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA


8.3 El encargado de administrar el Fondo Fijo para Caja Chica, deberá mediante documento
dirigido a la Subgerencia de Contabilidad, detallar la utilización de los fondos y adjuntará los
documentos originales.

9. MECANISMOS DE CONTROL:

9.1 Todos los comprobantes de pago que sustenten el gasto del fondo fijo para caja chica
deberán presentar las siguientes formas y Sellos:

a). firma, sello y justificación del gasto en el reverso, del funcionario o servidor municipal
responsable del gasto (V°B° del gerente encargado del área, en caso de subgerencias y
servidores públicos)

b). firma y V°B° del responsable de la administración del fondo fijo para caja chica

c). V°B° del gerente de administración y finanzas

d). Deben contar con el sello de pagado a fin de evitar duplicidad.

e). No deben presentar borrones ni enmendaduras.

c) Consecuencia

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..,,,,

Comprob
N Observacio
Fecha Concepto de gasto ante de N° S/ Monto
° nes
pago
1 29/08/2020 Compra de cartucho Boleta de 256 S/345.00
de impresora de venta
colores para la unidad
de logística
2 Compra de papel bond Boleta de 526365 s/400.00
A/4 venta
Compra de gaseosas Boleta de 2564 S/350.00
y galletas venta

Cuadro N° 01
DETALLE DE LAS COMPORBANTES DE PAGO POR MONTOS SUPERIORES A LO
PERMITIDO
Comprob
N Observacio
Fecha Concepto de gasto ante de N° S/ Monto
° nes
pago
1 06/09/2020 Boleta de 256 S/935.00
venta
2 07/09/2020 Factura 1546 s/988.00
3 08/09/2020 Boleta de 3526 S/880.00
venta
4 09/09/2020 Boleta de 3255 S/977.00
venta
5 10/09/2020 Vale S/N S/1000.00

N°2

Comprob
N Observacio
Fecha Concepto de gasto ante de N° S/ Monto
° nes
pago
1 06/09/2020 Compra de cartucho Boleta de 256 S/345.00
de impresora de venta
colores para la unidad
de logística
2 06/09/2020 Compra de papel bond Boleta de 526365 s/400.00
A/4 venta
06/09/2020 Compra de gaseosas Boleta de 2564 S/350.00
y galletas venta