ACTA DILIGENCIA DE DESCARGOS

En Bogotá y en Tunja, el día 27 de noviembre de 2020, siendo las 9:20 a.m., se reunieron,
a través del aplicativo Microsof Teams las siguientes personas: Jhon Jairo Gonzalez Agray
identificado con cédula de ciudadanía 79.734.781, en su calidad de Director Operaciones
Zona 1 , Ricardo Wilches, identificado con c.c. 1.049.632.361, representante de relaciones
laborales del Banco y YUDI VIVIANA REYES ROJAS, identificada con C.C. 33.368.565 en
su calidad de trabajadora citada a rendir descargos, para que así ejerza su derecho a la
defensa y contradicción, por los presuntos incumplimientos a la política de seguridad de la
información y lo establecido en el Código de Conducta por el presunto suministro no
autorizado de sus claves y usuarios durante su periodo de vacaciones al trabajador Fredy
Acevedo Rincón quien realizó su remplazo durante este periodo.

Se deja constancia expresa que a la trabajadora llamada a descargos se le ha explicado la

naturaleza de la diligencia de descargos y la posibilidad que le asiste de responder a las
preguntas planteadas, allegar las pruebas que considere pertinentes y hacer las
manifestaciones que a bien tenga para ejercer su derecho de defensa relacionadas con los
presuntos incumplimientos señalados en la citación.

Se procede a realizar las siguientes preguntas:

PREGUNTA: ¿Cuál es su nombre completo, con quien vive, nivel de estudios, edad y
dirección?
RESPUESTA: Yudy Viviana Reyes Rojas, vivo con mis dos hijas, profesional en economía,
37 años diagonal 38 No. 18-87 bloque 3 apto 102 barrio La María, Tunja.
PREGUNTA: ¿Cuándo ingresó al Banco, qué tipo de contrato tiene y que cargo ocupa?
RESPUESTA: ingrese el 1 de diciembre de 2006, soy subdirectora operativa y llevo 14 años
en el Banco.
PREGUNTA: ¿Por favor indique brevemente cuál es su lugar de trabajo y cuáles son sus
funciones actuales?
RESPUESTA: Mi lugar de trabajo es la ciudad de Tunja carrera 11 No. 17-86 centro Tunja.
Mis funciones está la apertura física de la oficina con clave, efectuar aperturar dual a la
bóveda, poniendo la clave que tengo, apertura y cierre de oficina, manejar llave de
supervisor, efectuar seguimiento al presupuesto de la oficina, realizar pedido mensual de
papelería, verificar que se cumpla con los topes establecidos, verificar cuentas contables
que estén cuadradas, autorizar operaciones que requieran mi clave dependiendo de la
naturaleza, realizar lista de chequeo diario, enviar correspondencia por el módulo de
correspondencia, controlar los sobrantes y faltantes en oficina.
PREGUNTA: Sírvase manifestar si usted recibió una citación para asistir a esta diligencia.
RESPUESTA: si señor, la recibí.
PREGUNTA: ¿Sírvase explicar si ha recibido entrenamientos y capacitaciones por parte
del Banco para el correcto desempeño de sus funciones?
RESPUESTA: claro, continuamente tenemos acceso al campus virtual para poder
capacitarnos además de las que se envían a nuestros correos corporativos.
PREGUNTA: ¿Ha realizado los cursos mandatarios establecidos por Scotiabank Colpatria?
¿Cuáles cursos ha realizado?
RESPUESTA: claro si señor, todos.
PREGUNTA: ¿Conoce y ha firmado el código de conducta Scotiabank Colpatria?
RESPUESTA: Si señor
PREGUNTA: ¿Sírvase indicar si conoce el Reglamento Interno de Trabajo?
RESPUESTA: sí, claro lo conozco.
PREGUNTA: ¿Conoce usted el motivo por el cual ha sido citada a rendir diligencia de
descargos? . En caso afirmativo haga un relato claro y detallado de los hechos.
RESPUESTA: si en señor. Me encuentro rindiendo descargos por las declaraciones del
funcionario Fredy Acevedo quien en sus descargos menciona que la falta en que incurrió
fue porque yo le cedí mi CJ y mi clave de supervisor.

PREGUNTA: Por favor manifieste en que fecha tomó usted sus vacaciones en el año 2020.
RESPUESTA: tomé vacaciones del 5 al 26 de mayo de 2020.

PREGUNTA: Por favor indíquenos ¿quien asumió su cargo durante su periodo de

vacaciones, quien hizo su remplazó?
RESPUESTA: el cajero principal, el señor Fredy Hidelfonso Acevedo Rincón.

PREGUNTA: Conoce el proceso establecido por el Banco sobre la entrega y custodia de

llave supervisor y por favor descríbalo.
RESPUESTA: si lo conozco, se que la llave de supervisor se habilita en ausencia del
subdirector operativo en caso de hora de almuerzo, vacaciones o licencia. Cuando se trata
de horas de almuerzo, para el caso especifico en el que estamos hablando, se ingresa al
Branch Admin y se activa la llave supervisor, dejando asignado el CJ correspondiente al
cajero principal, quien de acuerdo con su cargo es el único autorizado para manejar esta
llave.
Respecto a vacaciones y otro tipo de licencias, el proceso que se hace es asignar el CJ
correspondiente al cargo que va a remplazar en este caso al subdirector, donde se le va a
asignar una clave diferente. Esto básicamente porque no podría dejar habilitada llave de
supervisor desde Branch Admin al CJ del funcionario por el plazo o por el tiempo que se va
a estar por fuera de la oficina.

PREGUNTA: ¿En el caso particular de la salida a vacaciones, usted cumplió con este
procedimiento descrito?
RESPUESTA: Si señor.

PREGUNTA: ¿Dejó alguna evidencia de la entrega de este usuario?

RESPUESTA: Si señor, la evidencia queda en el acta de entrega que se hace en el
momento de retirarme a vacaciones.
PREGUNTA: ¿La novedad con el señor Acevedo ocurrió después de sus vacaciones,¿
usted le pidió cambio de clave?
RESPUESTA: Lo que pasa es que el en sus descargos dice que introdujo la clave
instintivamente, pero el dice que yo no efectué el cambio de la clave, lo que el afirma no es
cierto porque tanto en la entrega como cuando le recibí el cambio en mayo, yo realicé
cambio de clave del CJ que se le asignó cuando me hizo el remplazo.

PREGUNTA: ¿Se dejó evidencia de que se cambió la clave en el momento de la entrega

que le hizo el funcionario y si se realizó el cambio de clave?
RESPUESTA: en el acta no quedó establecido el cambio de clave, pero en el Branch admin
el día 27 de mayo cuando ingresé de vacaciones, pedía al funcionario que digitara la clave
que el estaba usando para poder asignar una nueva mía y hacer el cambio para crear una
clave personal. El 27 de mayo se cambió la clave apenas llegué.

PREGUNTA: De acuerdo con su respuesta, por qué el funcionario el día 25 de junio digita
su clave y usuario para aprobar una transacción en la caja, teniendo en cuenta que usted
manifiesta que ya había hecho el cambio de clave
RESPUESTA: El por qué, realmente no lo sé, ya que no estaba dentro de las atribuciones
que el tiene, segundo, usó un CJ diferente al asignado a él como cajero principal, el cual en
ese momento no tenía autorización de llave supervisor, tampoco entiendo por qué, desde
el puesto donde el se encontraba ese día, si el argumenta que lo hizo de manera
inconsciente, se levanta a dar esa llave de supervisor al puesto donde la funcionaria está
haciendo la prueba de E Teller. Pienso yo que la extensión de mi clave era muy corta,
específicamente de tres dígitos y esto pudo haberle facilitado al funcionario haberla
aprendido en el momento en que yo la di al solicitarla en alguna operación. El la pudo ver
cuando de pronto la digité no se si a él o a un compañero, por lo corta de la clave que yo
manejaba en esa época.

PREGUNTA: El Banco recientemente tuvo conocimiento de que usted compartió su usuario

CJ084009 y clave de acceso al trabajador Fredy Acevedo Rincón, al momento en que usted
salió de vacaciones e hizo entrega de su puesto a este trabajador. Que nos puede decir al
respecto.
RESPUESTA: Que no es cierto, debido a que si se compartió el CJ más no la clave.

PREGUNTA: ¿Acláranos por qué se compartió el CJ, por qué no le dio otro CJ?
RESPUESTA: Este CJ se asigna, debido a que como lo había argumentado anteriormente,
se iba a hacer un remplazo de vacaciones, de la subdirectora operativa, un lapso de tiempo
largo en el cual, no podía dejar el CJ del funcionario, del cajero principal habilitado para el
llave de supervisor. No se asignó otro CJ diferente debido a que en ese momento no
teníamos CJs disponibles y el CJ vacante que estaba en ese momento, correspondiente a
la directora operativa (CJ084006) ya retirada no estaba en uso porque en el momento del
acta de entrega de la funcionaria nunca se le entregó.
PREGUNTA: Por favor manifieste para qué sirve este usuario CJ (el que usó el señor
Acevedo). ¿Qué funciones se pueden realizar con el mismo?
RESPUESTA: Ese CJ prácticamente representa la llave de supervisor con el cual se
pueden realizar transacciones tal como reversas, retiros con carta, traslados entre cuentas,
emisión de cheques de gerencia y todas aquellas operaciones que por su naturaleza
requieren un proceso dual.

PREGUNTA: Por favor manifieste si usted tiene claridad que los usuarios y claves
asignados por el Banco son de carácter personal e intransferible.
RESPUESTA: si señor, lo tengo muy claro, incluso soy de las personas que tomo
precaución en el momento de tener que dejar funciones de mi cargo en manos de otra
persona en donde se puedan necesitar claves o usuarios, y siempre de manera previa hago
solicitud y creación de usuarios nuevos para la persona que va a realizar mi reemplazo y
así evitar verme involucrada en faltas por omisión a la Política de seguridad del Banco y al
Código de Conducta

PREGUNTA: Por favor informe que estipula la Política de Seguridad de la Información del
Banco en relación con claves y usuarios.
RESPUESTA: Siempre nos recalca la importancia de que las claves son únicas e
intransferibles y que por ningún motivo se pueden ceder a otra persona.

PREGUNTA: Sírvase informar si está permitido por el Banco compartir los usuarios y claves
personales con los demás trabajadores
RESPUESTA: No señor, no es permitido.

PREGUNTA: Indíquenos si usted tiene conocimiento del proceso disciplinario que se

adelantó en contra del señor Fredy Acevedo y por qué razón se realizó ese proceso.
RESPUESTA: si señor, tengo pleno conocimiento ya que fui quien reportó a mi jefe directo,
Jhon González, la falta en que había incurrido el funcionario el día 25 de junio de 2020 y a
quien me acerqué a preguntar del uso de mi CJ, esto porque me lo reportó la funcionaria
Mileydis Agudelo quien en el momento de la prueba del E Teller tenía el equipo
remotamente.

PREGUNTA: En la diligencia de descargos adelantada al señor Fredy Acevedo, este

trabajador manifestó que empleó su usuario y contraseña debido a que “dicha clave ya la
había manejado pues recientemente había utilizado ese usuario de la subdirectora
operativa por remplazo de vacaciones. ¿Qué nos puede decir al respecto?
RESPUESTA: Que la argumentación del colaborador en cuanto al uso de CJ es real, ya
que se le asignó cuando me hizo el remplazo. Sin embargo, el menciona que usó una clave
que coincidió con la que yo supuestamente le dejé, lo cual no es cierto ya que dentro de
mis hábitos cada 15 días realizo el cambio de clave para evitar este tipo de cosas.

PREGUNTA: De conformidad con las Políticas del Banco ¿es permitido asignar su CJ a
otro trabajador?
RESPUESTA: En el tiempo que yo llevo en el Banco trabajando siempre se había dejado
el CJ asignado al subdirector operativo o director por el tipo de remplazo que se va a hacer.
Sin embargo, la clave asignada a este CJ se puede cambiar en el momento que se desee
o sea necesario, así se había hecho siempre. Nunca se había tenido ningún inconveniente.
La verdad si creo que es permitido porque no se podría dejar la llave de supervisor tanto
tiempo (durante vacaciones) al CJ asignado al cajero principal, por el rol que tiene asignado
a dicho CJ.

PREGUNTA: De conformidad con lo manifestado por el trabajador Fredy Acevedo, el

usuario CJ084001 es el usuario utilizado por el subdirector operativo de la oficina en el
aplicativo Branch Teller para abrir la oficina y dar autorización a transacciones que lo
requieran. ¿Es correcta esa información?
RESPUESTA: No. El CJ084001 es el usuario asignado al subdirector operativo para
aperturar cajas, Branch Teller específicamente.

PREGUNTA: En la diligencia de descargos adelantada al señor Fredy Acevedo, al

preguntarle por qué razón hizo uso del usuario CJ084001, éste manifestó lo siguiente :
“como lo comenté anteriormente, el usuario lo utilice en un remplazo por vacaciones que
realice de la subdirectora operativa y que maneje durante los quince días de vacaciones
que habían sido recientes”. Que nos puede decir al respecto.

RESPUESTA: Ese usuario CJ08400 no es el asignado a mi cargo de subdirectora

operativa, el real es el CJ084009 el cual fue el CJ utilizado por el cajero principal.

PREGUNTA: Sírvase manifestar la razón por la cual usted compartió su usuario y clave
personal e intransferible con el trabajador Fredy Acevedo
RESPUESTA: es de aclarar que se asignó únicamente el CJ084009 el día 30 de abril de
2020 en donde se le pidió asignar una clave personal distinta a la utilizada por mí.

PREGUNTA: Sírvase manifestar si usted contaba con autorización expresa por parte del
Banco para compartir su usuario con el trabajador Fredy Acevedo.
RESPUESTA: No señor. Mi usuario no señor.

PREGUNTA: En la diligencia de descargos adelantada al señor Acevedo, éste manifestó

que ingresó la clave con su usuario, de manera instintiva porque ya la tenía. Sin embargo,
usted en la diligencia no le hizo la aclaración de que no podía ser cierta esa afirmación pues
usted ya había cambiado la clave. Que nos puede decir.
RESPUESTA: A él se le hicieron dos descargos. En la primera diligencia que fue el 2 de
julio, en el momento en que el cajero argumenta su falta indicando, que yo había entregado
tanto usuario como clave, yo paro los descargos y le informo mi inconformidad frente a lo
que está diciendo, al no ser esto cierto. En este momento la testigo de estos descargos,
quien en ese momento es Sara Ojeda, gerente de la oficina, me dice que no puedo interferir
en dichos descargos, a pesar de que esté informando algo que no es cierto en defensa
propia frente a la falta que cometió. En la segunda diligencia que fue el día 18 de septiembre
me limité a escribir todo lo que el aportó en esos descargos.

PREGUNTA: ¿Entonces la información que el daba no podía ser cierta en la medida que
usted cambio las claves?
RESPUESTA: De acuerdo. Incluso yo directamente le informé a mi jefe Jhon que el había
dicho eso sin que fuera cierto.

PREGUNTA: Tiene usted claridad de que todas las operaciones que hubiera podido realizar
el señor Fredy Acevedo con su usuario, es como si las hubiera realizado usted, pues
corresponden al usuario que le fue entregado por el Banco.
RESPUESTA: si lo tengo claro

PREGUNTA: Por favor manifieste como puede usted garantizar que una vez finalizado su
periodo de vacaciones el trabajador no iba a usar su clave y usuario para los fines en que
pueda ser empleado.
RESPUESTA: como lo había argumentado antes siempre en el momento de recibir el
cargo, cambio de manera inmediata las claves que tengo asignadas a mi cargo de tal
manera que nadie pueda volverlas a usar, al igual que solicito el cambio de claves
entregadas de la bóveda a panel de seguridad como consta en correo enviado a esta área
al día siguiente de haber recibido el cargo (28 de mayo), ese mismo día grabo en service
manager la eliminación de usuarios, tal como originación, CRM y Banco. Esto lo hago
porque tengo claro la responsabilidad y las consecuencias de dejar abierto este tipo de
usuarios, sin justificación alguna.

PREGUNTA: Sírvase manifestar si en ocasiones anteriores usted ha compartido sus

usuarios con los demás trabajadores del Banco.
RESPUESTA: No señor nunca. Solo compartí el CJ asignado a mi cargo junto con llave de
supervisor por el largo tiempo que iba a estar por fuera de la oficina. Es de aclarar que no
compartí en ningún momento la clave.

PREGUNTA: ¿En las ausencias por vacaciones que ha tenido los años anteriores, como
ha hecho este procedimiento?
RESPUESTA: lo he realizado de la misma manera, asignado el CJ mío y pidiendo
asignación de cambio de clave a la persona que va a realizar mi reemplazo el cual, por
obvias razones se ha hecho en mi presencia, debido a que, por este cambio de clave, se
debe digitar la actual y pedir el cambio.

PREGUNTA: ¿Existió algún tipo de falta u omisión de su parte, que pudo conllevar a que
el trabajador Acevedo conociera sus claves?
RESPUESTA: No señor, pienso que el error estuvo en que la clave que yo utilizaba para
dicha llave de supervisor era muy corta, específicamente 3 dígitos, los cual permitió que el
cajero pudiera aprenderla. Aclaro que el 4 de junio, es decir, 15 días antes de que se
presentara el empleo de mi clave por parte del funcionario Fredy Acevedo, tuve la
precaución de realizar cambio de clave el 4 de junio ya que en este día la caja 2106 a cargo
de la funcionaria Yamile Pacheco fue aperturada con una fecha errada. Ella me informa
dicho error a lo cual procedemos a reversar las transacciones realizadas hasta el momento
que ella me reporta aproximadamente 40 transacciones en donde tuve que dar mi clave en
el puesto de la cajera por largo tiempo, así que por precaución decido cambiarla.

PREGUNTA: Por favor manifieste que perjuicios considera usted que se pueden ocasionar
tanto al Banco como al trabajadora por razón del suministro no autorizado de los usuarios
y claves de carácter personal.
RESPUESTA: al Banco un riesgo debido a que con este usuario se puede incurrir en algún
tipo de fraude o transacciones que afecten la reputación del Banco en cuanto al mal uso de
las mismas para algún beneficio personal al tener acceso a transacciones de clientes que
deben ser realizadas de forma dual para evitar algún tipo de irregularidad.

PREGUNTA: Cuales considera que fueron sus faltas de conformidad con las preguntas
planteadas.
RESPUESTA: la única falta que considero que cometí como lo comenté anteriormente, fue
tener una clave tan corta, la cual facilitó que fuera aprendida por parte del funcionario.

PREGUNTA: Considera que actuó diligentemente frente al Banco teniendo en cuenta las
políticas de la Compañía.
RESPUESTA: si señora

PREGUNTA: ¿Considera su conducta es contraria a las directrices, lineamientos y Políticas

de la Compañía?
RESPUESTA: No señor.

PREGUNTA: El código de Conducta de Scotiabank en el principio 4 establece el deber de

“respetar la confidencialidad y proteger la integridad y seguridad de activos, comunicación,
información y transacciones. ¿Considera que incumplió este principio?
RESPUESTA: no lo he incumplido.

PREGUNTA: ¿Desea agregar, o ampliar algo más?

RESPUESTA: quisiera que se verificara en la medida de lo posible algún tipo con el que el
Banco cuente frente a verificación de cambios de claves en las fechas señaladas en esta
diligencia ( 30 de abril para entregarle el cargo, el 27 de mayo que es cuando recibo el
cargo nuevamente, asigno una clave mía, el 4 de junio que vuelo a hacer un cambio debido
a las reversas que debo dar) y adicional se coteje los descargos ofrecidos por el funcionario
Fredy Acevedo donde omite información frente a los hechos presentados cuando no indica
en sus descargos que para dar esta clave la dio en un equipo al que estaba trabajando, con
lo cual, no es justificable que diga que lo hizo de manera inconsciente. Adicional quiero
agregar que en el momento que se presentaron los hechos, me acerqué al área de cajas a
preguntar quien había usado mi usuario y clave para aprobar una reimpresión a lo cual
ningún funcionario me respondió. Finalmente, el cajero principal Fredy Acevedo me
respondió que el lo había hecho, pero nunca justificó esta falta diciéndome que había
asignado el CJ y la clave que supuestamente yo le había dejado. Tampoco me ofreció
ningún tipo de explicación a lo ocurrido, simplemente se quedó callado, razón por la cual
reporté inmediatamente a mi jefe directo para tomar las acciones correspondientes a esta
falta.

Para constancia de lo anterior se firma la presente diligencia a las 10:42 del día 27 de
noviembre de 2020, por quienes en ella intervinieron.

EL TRABAJADOR:
Yudy Viviana Reyes
1.026.276.471 ___________________________

REPRESENTANTE
DE LA EMPRESA:
Jhon Jairo Gonzalez Agray __________________________
C.C. 80.050.075

Representante de Relaciones Laborales

Germán Ricardo Wilches
C.C. 1.049.632.361 _____________________________