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ACTAS Y CERTIFICACIONES NOTARIALES

* Lourdes Arminta Qjehuarucho.


* Esther Tapara Caceres

Las actas y las certificaciones extra protocolares son competencia del notario
las que se encuentran establecidas en el Decreto Legislativo del Notario N°
1049 en los artículos 94 al 116 de dicho decreto, pero hay que mencionar en
cuanto a las actas no se llega a profundizar mucho dejando algunos vacíos, a
diferencia de las certificaciones notariales donde si se llega a explicar o
profundizar en cada una de ellas.

Estos documentos extra protocolares notariales se van a referir a aquellos


hechos o situaciones que van hacer presenciados por el notario en razón a su
función como tal; estos serán otorgados en original al notario, teniendo la firma
del notario quien va dar fe a dichos documentos las mismas que serán
verificadas las identidades de los interesados y el efecto que va tener una ves
redactad adquiere fecha cierta; y estas serán conservados en el archivo
notarial. Vale mencionar que estos documentos serán utilizados como
instrumentos públicos, los mismos que pueden ser redactados en la misma
notaria o fuera de ella.

Las actas acorde al artículo 94 del Decreto Legislativo del Notario fuera de
ayudarnos a entender las clases de las actas extra protocolares deja un vacío
en el literal “K” donde expresamente menciona (otras que la ley señale), a este
entender diríamos que las nuevas actas tendrían que ser creadas
expresamente por ley. Se define a las actas como un instrumento público
notarial, pero no va tener el carácter de escritura pública. Este documento va
facilitar al notario de comprobar hechos que va tomar forma de un acta; es así
que estos documentos van a permitir al ciudadano pre-construir pruebas sobre
aquellos hechos que quizás habrán de ser alegados después en el ámbito
judicial, administrativo y también privado. Las actas tuvieron una modificatoria
en cuanto al decreto legislativo 1232 en el Artículo 97 en el apartado final que
para efectos de evitar las suplantaciones y garantizar la seguridad jurídica los
notarios deben de recurrir a la identificación de las partes por el sistema
biométrico en caso que esta se ha necesario.
Las certificaciones notariales están referidas a la relación que el Notario hace
entre un acto que está en su protocolo, es un documento que él mismo expide
o que en un documento preexistente lo otorga, tal es así que da la afirmación
de que es una transcripción o simplemente una reproducción que fielmente
coincide con el original; También se puede decir que es la constatación que
realiza el Notario de la realización de un hecho, de la identidad de una persona
o un objeto, o de la suscripción de documentos, otorgándole fecha cierta; Pues
a diferencia de las actas, las certificaciones se extienden en un documento
privado. Estas se pueden incorporar al protocolo notarial si así lo solicita el
interesado, dándose estas dentro de los límites de su jurisdicción, dejando así
constancia de la respectiva entrega o de las circunstancias de su
diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados.

En cuanto a los efectos las certificaciones estas constituyen un medio


probatorio eficaz y seguro, pues el Notario mediante esta certificación da fe de
la ocurrencia de un determinado hecho, en cuanto a la identidad de la persona
firmante o de algún documento que fue reproducido.

La certificación de firmas serán considerados para aquellos documentos


privados ya que el notario va requerir la presencia o concurrencia personal del
otorgante donde deberá de reproducir su firma igual al que registro en la
RENIEC y haciendo uso del sistema de identificación biométrica el notario dará
fe de la certificación, vale mencionar en caso de los analfabetos o las personas
que tengan alguna dificultad de poder firmar bastara con la impresión dactilar
juntamente con la firma de un testigo a petición. Los certificados de
reproducción también denominado como testimonio el notario dará fe a la
copia reproducida del documento original, pero esta podrá ser negada en caso
que el notario encontrara el documento en mal estado y dejara constancia de la
misma. El cierre y apertura de libros estas serán aplicadas para las personas
naturales como jurídicas.

Haciendo los aportes finales sobre las actas y certificaciones diremos que a
pesar de las ultimas modificatorias aún falta absolver algunas dudas sobre
como el notario debe de desarrollar los instrumentos extra protocolares,
teniendo una definición exacta sobre las actas y certificaciones con el fin de
entenderlas en su razón de ser y no memorizarlos tal cual se encuentran
definidas en la ley; así también saber o conocer los procedimientos que se
deben seguir en especial al realizar un acta ya que carece de un formato
especial predeterminado por la ley.

Entre las actas y certificaciones estipuladas en el decreto legislativo del


notariado 1049, en el artículo 94 menciona las clases de actas extra-
protocolares y en el artículo 95 las clases de certificaciones, que se menciona a
continuación;

ACTAS CERTIFICACIONES
a) De autorización para viaje de a) La entrega de cartas notariales.
menores. b) La expedición de copias certificadas.
b) De destrucción de bienes. c) La certificación de firmas.
c) De entrega. d) La certificación de reproducciones.
d) De juntas, directorios, asambleas, e) La certificación de apertura de libros.
comités y demás actuaciones
f) La constatación de supervivencia.
corporativas.
g) La constatación domiciliaria; y,
e) De licitaciones y concursos.
h) Otras que la ley determine.
f) De inventarios; y subastas de
conformidad con el Decreto Legislativo
Nº 674, Ley de Promoción de la
Inversión Privada de las Empresas del
Estado.

g) De sorteos y de entrega de premios.


h) De constatación de identidad, para
efectos de la prestación de servicios de
certificación digital.

i) De transmisión por medios


electrónicos de la manifestación de
voluntad de terceros; y,
j) De verificación de documentos y
comunicaciones electrónicas en general.
k) Otras que la ley señale