Negociación y acuerdos con proveedores

¿Que es?
Los proveedores son importantes para una empresa. De ellos depende el porcentaje de ganancias y
el plazo de entrega que una empresa puede tener al vender sus productos a los clientes. Para ello
se debe establecer una negociación con el fin de beneficiar ambas partes, aunque suele
beneficiarse mucho más la empresa en mayor medida.
Un buen negocio con proveedores garantiza la seguridad de que el producto siempre esté a la mano
del cliente cuando lo desea, todo porque cuenta con el stock suficiente para satisfacer a cuantos
desee la empresa.
Las negociaciones son el medio más sofisticado y más costoso para determinar el precio; esta tarea
requiere que el comprador y el proveedor, a través del diálogo, lleguen a un acuerdo común sobre
los fundamentos de un contrato de compra/venta, como entrega, especificaciones, garantía, precios
y términos. Debido a la interrelación de éstos y de muchos otros factores, es una tarea difícil y
requiere ejercer juicio y tacto.
Una negociación es un intento para llegar a un acuerdo que le permita a ambas partes realizar sus
objetivos; se debe usar cuando el comprador está en una situación independiente o de un solo
propósito; ambas partes saben que se emitirá un contrato de compra, y su tarea es definir un
conjunto de términos y de condiciones aceptables para ambas. Debido a los gastos y al tiempo
implícitos, de ordinario no se realizan verdaderas negociaciones a menos de que el monto implicado
sea muy grande.
La negociación de un precio justo no debe confundirse con el regateo. Por lo general, los
administradores del suministro ven con malos ojos el regateo y con justa razón, dado que en el largo
plazo el costo para el comprador rebasa por mucho cualquier ventaja temporal.

¿Para qué me sirve?

Como negociar con proveedores
La negociación con proveedores no se trata de conseguir el producto económico solamente.
También influye mucho la competencia que otras empresas similares a la nuestra puedan tener. Una
mala negociación con proveedores puede desencadenar perdidas en la empresa, o bien,
disminución de las ventas por un precio que es muy poco competitivo.
Cuando una empresa consigue un producto, muchas otras empresas también llevan a cabo este tipo
de negociaciones, pudiendo conseguir un acuerdo en donde le provean más productos a un precio
menor, ocasionando así que la que obtenga el precio más accesible a los clientes sea la ganadora
del caso.
Proceso de negociación con proveedores
Para negociar con un proveedor, hay que tener en cuenta una cosa muy importante. El que necesita
el producto para poder venderlo es la empresa, por lo que el encargado de la negociación no puede
tener un tono arrogante, ni mucho menos imponente al encargado de proveer. La mejor manera de
establecer una comunicación con el personaje es obtener una igualdad entre partes con respecto a
las necesidades de ambos.
A un proveedor le gustaría vender mucho, mientras que a una empresa lo que le importa es
conseguir el mejor precio del producto. Una negociación exitosa entre proveedor y empresario se
daría consiguiendo el mejor precio del mercado a través de un proveedor que sólo le proporcione la
cantidad de productos necesarios con respecto al volumen de compra.
Al establecer una negociación con un proveedor, este querrá vender el producto al mayor para
obtener ganancias en menor tiempo vendiendo muchos productos. Sin embargo, si se obtienen
muchos productos de este proveedor en una primera instancia, cuando el mismo vuelva a querer
negociar querrá imponer una negociación a su favor, ya que no se le dio objeción alguna en el
primer trato.
Forma en la que los proveedores establecen el precio Según la mercancía y la industria, el mercado
puede variar desde casi una competencia pura hasta un oligopolio y un monopolio; la fijación de
precios también cambia de manera acorde. Por razones competitivas, la mayoría de las empresas
no revelan cómo establecen sus precios, pero los dos métodos tradicionales son el enfoque del
costo y el enfoque del mercado. Enfoque del costo El enfoque del costo significa que el precio es de
cierta cantidad por arriba de los costos directos, lo que genera una contribución suficiente para
cubrir los costos indirectos y dejar cierto margen de utilidad. Este enfoque le proporciona al
comprador oportunidades para buscar proveedores con un costo más bajo, sugerir alternativas de
manufactura de menor costo y cuestionar la magnitud del margen sobre los costos directos. La
negociación, cuando se usa con las técnicas de análisis de costos, es una herramienta
particularmente útil. Enfoque del mercado El enfoque del mercado implica que los precios se
establecen en el ámbito de mercado y que pueden no estar directamente relacionados con el costo.
Si la demanda es alta en relación con la oferta, se espera que los precios aumenten; cuando es baja
en relación con la oferta, los precios deben disminuir. Este esquema también es una simplificación
excesiva. Algunos economistas sostienen que las empresas multinacionales con productos múltiples
tienen un dominio tal del ámbito d e mercado que la competencia pura no existe y que los precios no
disminuirán a pesar de que la oferta sea superior a la demanda.
¿Cómo lo puedo aplicar y/o implementar?
El hecho de que un comprador le diga a un representante de ventas que ha recibido una cotización
que en realidad no se recibió o que no es comparable; fingir llamadas telefónicas en presencia del
representante de ventas; dejar ofertas reales o ficticias de los competidores a la vista para que éste
las note; inducir a error en cuanto a la cantidad necesaria y otras prácticas similares, son ejemplos
de una serie de acciones inmorales que han sido condenadas por los códigos de ética del Institute
for Supply Management (ISM), la Purchasing Management Association of Canada (PMAC) y otras
asociaciones de suministro alrededor del mundo. Las negociaciones no necesariamente tienen que
dar como resultado un precio más bajo. En ocasiones, puede haber una revisión para aumentarlo
más allá de la propuesta inicial del proveedor. Si durante la negociación es evidente que éste ha
malinterpretado las especificaciones o a subestimando los recursos necesarios para hacer el
trabajo, el comprador debe darlo a conocer para adecuar la propuesta. Un buen contrato es aquel
con el cual pueden vivir ambas partes, y bajo el cual el proveedor no debe perder dinero, siempre y
cuando su operación sea eficiente. Cuando un comprador concede aumentos no contemplados en la
propuesta original, se encuentra en posición de requerir reducciones de precios si ocurren eventos
imprevistos que den como resultado que el proveedor no pueda producir el material o el producto
con un ahorro sustancial.
Estrategia y práctica de negociaciones Tanto el comprador como al vendedor esperan por igual una
negociación equitativa. Es dentro de los límites razonables de una negociación que se debe insistir
en que un proveedor:
1. Opere de una manera eficiente.
2. Mantenga los precios de acuerdo con los costos.
3. No tome ventaja de una posición privilegiada.
4. Haga ajustes adecuados y reclamaciones razonables.
5. Esté preparado para considerar las necesidades especiales de la organización del comprador.
Aunque por lo general las negociaciones se consideran como un medio para establecer el precio
que se deberá pagar, que puede ser el principal foco de atención, se pueden negociar muchas otras
áreas o condiciones.
En realidad, cualquier aspecto del contrato de compra/venta está sujeto a negociaciones. La
discusión de algunos elementos y consideraciones que afectan al precio de un artículo pone de
manifiesto que la negociación es una técnica valiosa para llegar a un acuerdo con un proveedor
sobre las muchas variables que afectan a un precio específico. Esto no significa que todas las
transacciones de compra/venta deban basarse sobre ella; tampoco se pretende indicar que se
recurra a ella sólo para determinar el precio. Para comprender con claridad los programas de tiempo
de las entregas, los factores que afectan a la calidad y los métodos de empaque, se pueden requerir
negociaciones de igual o mayor importancia que las realizadas para establecer el precio. A
continuación se presenta una lista de algunos de los diversos tipos de situaciones en las cuales el
uso de las negociaciones es valioso:
1. Cualquier contrato por escrito que cubra el precio, las especificaciones, los términos de entrega y
los estándares de calidad.
2. La compra de artículos que se deban fabricar de acuerdo con ciertas especificaciones. Se debe
dar importancia especial a las “primeras compras”, porque una profunda exploración de las
necesidades de ambas partes con frecuencia resulta en un mejor producto a un precio menor.
3. Cuando se hacen cambios en los planos o en las especificaciones después de emitir la orden de
compra.
4. Cuando se solicitan cotizaciones a oferentes responsables y no se reciben ofertas aceptables.
5. Cuando ocurren problemas en operaciones mecánicas o de empaques.
6. Cuando las cambiantes condiciones económicas o de mercado requieren cambios en las
cantidades o en los precios.
7. Cuando los problemas de conclusión de un contrato implican la remoción de instalaciones,
materiales o máquinas herramientas.
8. Cuando hay problemas para aceptar cualquiera de los diversos elementos que integran los
contratos del tipo de costos.
9. Cuando surgen problemas en los diversos tipos de contratos que se usan en las licitaciones de la
defensa y del gobierno.
10. Cuando un análisis de costos muestra una brecha significativa entre el precio de mercado y los
costos.