INFORME

CONTROL DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

FECHA: 9 DE ENERO DEL 2019

ELABORADO: OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL VENTANILLA ÚNICA

OBJETIVOS:
 Cuantificar el promedio de préstamos de documentos realizados dentro de la vigencia
2019 en la ventanilla única del Hospital Medir el promedio de préstamos realizados a
la diferente dependencia del Hospital
 Calcular el promedio de préstamos realizados mes a mes en la entidad
 Cuantificar el tiempo de entrega de los documentos prestados

En la vigencia 2019 se realizaron 365 préstamos de documentos que reposan en el

archivo central de la institución.
De acuerdo al análisis realizado al seguimiento de control de préstamos documentales de
la entidad se evidencia que la dependencia de la institución que más solicito préstamos de
documentos en el año 2019 fue Gestión humana con 142 préstamos al año y un
promedio mensual de 11.5.
Lo sigue la oficina asesora Jurídica y Contabilidad con 58 préstamos anuales.
A continuación se anexa fig. 1 donde se relacionan los datos de préstamos por
dependencias en la vigencia 2019

Figura 1
 Se realizó el promedio de préstamos durante la vigencia 2019 mes a mes, se
evidencia que el mes con más solicitudes de préstamos de documentos fue el mes
junio con 106 préstamos como se evidencia en la figura 2. Y figura 3
 Figura 2

Figura 3

 Se anexa cuadro comparativo de préstamos en la vigencia 2019 donde se cuantifica

los préstamos por mes y dependencias
 El tiempo de entrega de los documentos por áreas es alto teniendo en cuenta los datos
analizados, en el año 2019 se realizaron 365 préstamos de los cuales fueron devueltos 339
y quedan por entregar al archivo central 26 el cual es un número relativamente bajo para la
cantidad de préstamos anuales realizados en el año.

Falta de entregar
Febrero 2 sub administrativa
Junio 2 juridica
suministros-talento
Julio 6 humano
Agosto 4 gestion humana
Septiembre 1 juridica
Noviembre 2 juridica
Diciembre 9 pagaduria
Total 26
Figura 5

El promedio de no cumplimiento de entrega anual es del 0,071% lo cual indica que los
funcionarios desarrollan las actividades necesarias con documentos en préstamo y realizan la
devolución de forma inmediata, y es bajo el porcentaje de documentos que no se entregan.