“Un economista conoce el precio de casi todo,

y el valor de casi nada”.

Anónimo

Introducción a la Unidad 5

Contenido.

Cadena de valor.
Diseño de procesos, procedimientos y manuales.
Metodología de análisis y herramientas de modelado.
Programación y planificación de actividades.
Diagramas de programación, PERT y Gantt.
Diagramas de representación, cursograma y diagrama de bloque.
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

1. CADENA DE VALOR

Michael Porter desarrolló el concepto de cadena de valor en su obra “Estrategia

Competitiva”. Para ello, divide las actividades en primarias y de apoyo. Las
actividades primarias son aquellas que se encuentran relacionadas directamente con
la producción del bien o servicio en cuestión, y que agregan “valor” a este producto.

Las actividades de apoyo permiten desarrollar y sostener las actividades primarias.

El siguiente esquema representa la cadena de valor de una organización petrolera:

La cadena de valor es la representación del modelo global de negocios. A partir de

ella podemos identificar los principales proceso del negocio, detectar las actividades
principales de las de soporte y analizar qué valor agrega cada una a la compañía.

Una vez identificados los procesos a nivel global, comenzamos a analizar en profundidad cada uno de
los procesos hasta llegar al nivel más elemental, al nivel procedimental.

| Sistemas Administrativos

2/16
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

El cursograma provee una descripción específica de una actividad del proceso,

incluyendo los siguientes aspectos:

Alcance (dónde comienza y dónde finaliza),

Quién ejecuta la actividad,
Riesgos del proceso y controles mitigantes,
Soporte de tecnología de información,
Tareas y dependencias,
Entradas, salidas y aprobaciones,
Tiempo invertido, y
Documentación respaldatoria.

Los cursogramas son representaciones gráficas del procedimiento, que permiten a

través de distintos símbolos interpretar quién, cómo y cuándo deben ser realizadas
una serie de tareas coordinadas. Junto con el cursograma, se acompaña una
descripción detallada del procedimiento escrito. Ambos documentos son
complementarios.

La recopilación de los procedimientos y cursogramas de un sector, junto con el organigrama y la

descripción de puestos y responsabilidades constituyen el Manual de procedimientos de una
organización. Su función es:

| Sistemas Administrativos

3/16
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

Permitir a todos los miembros de la organización comprender sus funciones y

responsabilidades,

Estandarizar los procesos,

Facilitar la inducción y entrenamiento de nuevos trabajadores, y

Proveer las bases para la mejora de los procesos.

A continuación presentamos los símbolos utilizados más frecuentemente para desarrollar cursogramas:

| Sistemas Administrativos

4/16
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

2. HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN

Existen dos herramientas utilizadas para la planificación de actividades: Gantt y PERT (camino crítico).

El diagrama Gantt nos permite organizar las tareas que debemos realizar, ya sea
para un procedimiento preestablecido o para un proyecto a desarrollar. Básicamente,
listamos las actividades planificadas, con sus fechas de inicio y fin reales, de modo tal
que podemos analizar cuanto tiempo nos llevará llevar a cabo el procedimiento o
proyecto.

Un requisito necesario es establecer qué tareas se encuentran relacionadas entre sí, para que a la hora
de diagramar la secuencia de actividades, pueda tener en cuenta como esa secuencia impactará en los
tiempos establecidos.

En el gráfico que se acompaña a continuación, podemos ver el esquema básico de un diagrama Gantt

El diagrama PERT o Camino Crítico nos permite identificar el camino más largo (en
términos de tiempo) que nos llevará el proceso. De esta manera podemos determinar
el mínimo de tiempo que nos demandará dicho procedimiento. Nos permite identificar
cuál es la primera fecha de inicio y de finalización de una actividad, así como también
su última fecha de inicio y finalización. A continuación un ejemplo para clarificar
algunos de los conceptos:

| Sistemas Administrativos

5/16
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

Las letras denominan actividades, los números entre paréntesis unidades de tiempo y los números en los
cuadros inferiores los momentos de inicio y fin de las actividades. Las flechas representan dependencias.
Para poder comenzar la actividad C deben haber finalizado las actividades B y D.

Para entender las fechas de inicio y fin, veamos la actividad F. Como las actividades D
y E suman entre las dos 4 unidades, la actividad F puede comenzar al 5 día (Primer
inicio), pero como el camino crítico es de 12 unidades y F solo llevará dos días… esta
Pensar
actividad se puede comenzar el día 11 (último comienzo), sin retrasar la finalización del
proceso. Por lo tanto, en esa rama del camino existen 6 días ‘ociosos’.

El camino crítico en este caso está marcado por las líneas rojas. Podemos observar que la actividad A
tiene una duración de 5 período de tiempo, la actividad B de 3 y la actividad C de 4. Por lo cual el tiempo
mínimo que llevará este proceso es de 12 unidades de tiempo.

Esta herramienta nos permite:

Saber cuanto tiempo nos llevará desarrollar un proyecto o actividad,

Qué actividades son críticas para cumplir con los tiempos pautados,

Determinar que problemas requieren atención inmediata,

Analizar alternativas para acortar los tiempos de ejecución de las tareas.

| Sistemas Administrativos

6/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

3. DIAGRAMA DE BLOQUE GLOBAL

El Diagrama de Bloque Global es una representación simplificada de un proceso,

que nos sirve para ver qué actividades se realizan y, cuáles son los soportes que
ingresan y salen del mismo.

Dentro de las entradas y las salidas sólo se detallan soportes, y en el proceso todas las actividades
detalladas (que se describen como verbos).

En su parte inferior cuenta con un esquema de archivo, que detalla toda la información utilizada y
guardada dentro del proceso (por eso se utiliza la flecha de ida y vuelta).

Un ejemplo de una entrada, un proceso y una salida (entre comillas marcamos lo

que va en cada cuadro): un sector emite una “nota de pedido” (entrada) que
ingresa al proceso de Abastecimiento, en el proceso se realiza la actividad de
“analizar el pedido del sector y solicitar cotizaciones a los proveedores”, y en
salida estará el “pedido de cotización” enviado al proveedor.

A continuación, el Diagrama de Bloque Global:

| Sistemas Administrativos

7/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

4. ABASTECIMIENTO

El proceso de Abastecimiento se desarrolla desde el momento en que surge la

necesidad de compra hasta que se recepciona el material / servicio y se realiza la
registración contable.

Básicamente, el proceso comprende las siguientes actividades:

1. Detección de la necesidad de compra: surge la necesidad en algún sector de la

organización, que emite una nota de pedido.
2. Control de inventario (stock): el sector encargado del resguardo del stock verifica la
existencia o no del material / servicio solicitado, para determinar si es necesaria la compra o
la organización se puede abastecer internamente.
3. Selección de proveedores: en base a la necesidad planteada por los sectores, se realiza el
pedido de cotización a los proveedores. Cuando se selecciona el proveedor adecuado, se
emite la orden de compra correspondiente.
4. Recepción del pedido: cuando se recibe el material / servicio se realiza esta actividad que
incluye el control de calidad. Se utiliza como soporte el parte de recepción.
5. Registración contable.

Es importante remarcar que el proceso varía en cada organización y también depende del material
/ servicio que se compre.

Algunas normas de control interno que se deben tener en cuenta para el diseño de este proceso
son:

Separación de funciones. Entre los solicitantes del material / servicio, los que
gestionan las compras y los que realizan la registración contable.

Inventario. Determinación del punto de pedido y contratación de seguros.

Elección del proveedor. Establecer el mínimo de cotizaciones que se deben solicitar,

tener una base de proveedores adecuada y detallar el criterio utilizado para la
selección (calidad y precio).

Soportes. Los más utilizados son la nota de pedido (documento interno), la orden de
compra y el parte de recepción. Es importante describir adecuadamente el archivado
de los mismos.

¿Qué información gerencial permite obtener este proceso?

Tiempo promedio de las compras, monto de las compras (comparativas), cuentas a pagar por
mercaderías y proyección de la deuda.

| Sistemas Administrativos

8/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

5. PRODUCCIÓN

El proceso de Producción se desarrolla desde el momento en se realiza el

planeamiento de la producción y finaliza en el control de la producción con la
registración contable.

Básicamente, el proceso comprende las siguientes actividades:

1. Planificación de la producción: se determinan las cantidades a elaborar, dependiendo de

la materia prima (pedido de materiales), la mano de obra y las maquinarias disponibles. Se
emiten las órdenes de producción al sector correspondiente.
2. Fabricación: se realiza la fabricación y se emiten los partes de producción que acompañan
a los productos.
3. Control de calidad: se deja la constancia de este control en los partes de producción.
4. Control de inventarios: luego del control de calidad, mediante los partes de producción se
analiza el punto de pedido, actualizando las fichas de stock.
5. Control de la producción: con toda la información recolectada de las distintas actividades
mencionadas, se determinan los costos de producción y se envía la información al sector
contable.
6. Registración contable.

El proceso descripto es un pequeño desarrollo de un proceso de fabricación, pero no hay que

olvidar que las organizaciones también brindan servicios (productos intangibles), y que los mismos
no siguen una misma secuencia ni cuentan con las mismas etapas. Es más, muchos productos son
ofrecidos con servicios de pos venta, una combinación de productos / servicios.

Algunas normas de control interno que se deben tener en cuenta para el diseño de este proceso
son:

Separación de funciones. Entre los programadores de la producción, los ejecutores,

los que controlan la calidad, los que controlan la producción y los que registran.

Inventario. Determinación del nivel existencias, de la contratación de seguros, del

tipo de producto / servicio y de los sistemas de control.

Soportes. Los más utilizados son las notas de pedido de material, las órdenes y los
partes de producción (con el control de calidad), determinando los responsables y el
archivado.

¿Qué información gerencial permite obtener este proceso?

Tiempo de producción (por unidad), informes de calidad, costos reales vs. costos presupuestados,
horas de mantenimiento programadas y reales.

| Sistemas Administrativos

9/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

6. COMERCIALIZACIÓN

El proceso de Comercialización se desarrolla desde el momento en que se detecta

la necesidad del cliente y finaliza en la registración contable de la venta.
Pensar

Básicamente, el proceso comprende las siguientes actividades:

1. Recepción del pedido del cliente: surge la necesidad de algún cliente, que realiza el
pedido a la organización. El vendedor emite una nota de pedido a partir de los
requerimientos del cliente, luego de verificar la existencia en stock del producto.
2. Valorización de la nota de pedido: Cada producto tiene un precio determinado, según
tipo de cliente y volúmenes solicitados. En este proceso, se asocia el precio al producto,
procediendo a su valorización.
3. Análisis crediticio: si la venta no es al contado, se evalúa la capacidad de pago del cliente
(límite de crédito bancario, situación frente al veraz, historial de pagos, etc.). Generalmente
estas actividades son realizadas por un sector particular del área de Finanzas, por una
cuestión de control y segregación de funciones.
4. Preparación y despacho: una vez aprobada la línea de crédito, se confecciona el remito. El
remito es el documento legal que ‘perfecciona’ la transacción. Una vez que el cliente acepta
el remito, las partes se obligan a cumplir legalmente los términos acordados. Internamente,
se actualizan los stocks registrando las salidas de los productos vendidos.
5. Facturación: El área de Administración y Contabilidad confecciona la factura. Con este
documento se registra contablemente la venta y los plazos de pago. Es práctica habitual
entregar remito y factura simultáneamente.

Existen múltiples y diferentes formas de venta. Hemos presentado un esquema

global, representando las actividades que se encuentran siempre presentes
dentro del proceso.

Algunas normas de control interno que se deben tener en cuenta para el diseño de este proceso
son:

Separación de funciones. Entre los vendedores y quienes determinan y otorgan los

créditos.

Inventario. Determinación del nivel existencias. Control de devoluciones.

Valorización de los productos. Administración de listas de precios y bonificaciones.

| Sistemas Administrativos

10/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

Control de notas de crédito y débito.

Soportes. Los más utilizados son las notas de pedido, los remitos y las facturas.

¿Qué información gerencial permite obtener este proceso?

Ventas del mes / acumuladas / vs. Presupuestado, Ventas discriminadas por canal de distribución,
por tipo de producto. Ventas al contado vs. ventas a crédito. Principales clientes: productos y
condiciones de venta. Bonificaciones otorgadas.

| Sistemas Administrativos

11/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

7. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

El proceso de Administración Financiera se compone de dos subprocesos básico:

cobros y pagos. El objetivo del Administrador Financiero es el de administrar el
flujo de fondos de la organización, permitiéndole desarrollar sus actividades de
producción y comercialización.

Proceso de Cobranzas
Se desarrolla desde el momento en que se detecta un crédito pendiente de cobrar hasta que se
cancela el préstamo totalmente.

Básicamente, el proceso comprende las siguientes actividades:

1. Verificación del vencimiento de los comprobantes: El cobrador verifica los vencimientos

de las facturas en poder de la organización.
2. Gestión del cobro: Consiste en el seguimiento de los deudores. Si se logra el cobro de la
deuda, se emite el recibo en contrapartida a la recepción de los valores correspondientes.
3. Rendición de la cobranza: Los valores y recibos son entregados al área de Tesorería, que
se encarga de administrar los fondos.
4. Registración de la cobranza: Contabilidad registra contablemente la recepción de los
valores y actualiza los registros del cliente.

Proceso de Pagos
Se desarrolla desde el momento en que se asume una obligación con un tercero hasta que se
cancela la deuda totalmente.
Básicamente, el proceso comprende las siguientes actividades:

1. Control y registro de la deuda: Al recibir la factura del proveedor, se coteja que coincida
con el resto de la documentación respaldatoria de la operación. Una vez conformada la
factura se registra la deuda contraída.
2. Autorización y liquidación del pago: Al llegar la fecha de vencimiento de la obligación, se
emite la orden de pago y se autoriza según los correspondientes niveles de autorización
previamente establecidos. Una vez autorizado el pago, se efectúa a través de los medios que
establezca la organización (cheque, efectivo o transferencia bancaria)
3. Registración del pago: Contabilidad registra contablemente la salida de los valores y
actualiza los registros del proveedor.

Algunas normas de control interno que se deben tener en cuenta para el diseño de este proceso
son:

Separación de funciones. Entre los cobradores y los pagadores.

| Sistemas Administrativos

12/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

Separación de funciones entre quien maneja los fondos y quien registra conta-
blemente.

Conciliaciones bancarias.

Arqueos sorpresivos.

Niveles de autorización adecuados.

¿Qué información gerencial permite obtener este proceso?

Morosidad en los cobros / pagos. Porcentaje de ventas no cobradas en tiempo. Proyección del flujo
de fondos (cash flow). Incobrabilidad de las deudas.

| Sistemas Administrativos

13/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

8. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El proceso de Gestión de Recursos Humanos, incluye todas las actividades que

influyen en el personal desde su ingreso hasta su retiro de la organización.

Las actividades de este proceso, tienen como finalidad guiar el comportamiento del personal para
conseguir el logro de los objetivos organizacionales.

Por un lado, el sector de Recursos Humanos establece políticas generales (marco de referencia) y
por el otro, cada sector de la organización tiene el deber de cumplir las mismas.

Podemos clasificar las actividades de Recursos Humanos en cuatro categorías:

Planeamiento, cómo planificamos las necesidades de personal de la organización:

Planeamiento (propiamente dicho) y distribución: cuánto personal voy a

necesitar y cómo voy a distribuirlo en la organización (dotación de personal).
Diseño de cargos: el diseño de las tareas, las responsabilidades de cada puesto
de trabajo y las características necesarias que deberá tener el ocupante.

Provisión, cómo se provee la organización del personal necesario:

Reclutamiento: es la actividad para “atraer” personal. Por ejemplo, avisos.

Selección: es el proceso que se encarga de la elección del personal.
Inducción: es el proceso de sociabilización (aprendizaje de las normas
culturales).

Mantenimiento, cómo logramos retener al personal de la organización:

Administración de salarios: la administración de la retribución directa por el

trabajo.
Plan de beneficios sociales: beneficios adicionales al salario. Por ejemplo,
guardería, estacionamiento, descuentos en servicios, otros.
Seguridad e higiene: disciplinas que analizan los accidentes y las enfermedades
laborales, respectivamente.
Relaciones laborales: vínculo establecido con los sindicatos.

| Sistemas Administrativos

14/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

Desarrollo, cómo planificamos el crecimiento del personal:

Capacitación y desarrollo: entrenamiento para las tareas del cargo y desarrollo

de las habilidades / destrezas necesarias en un futuro.
Evaluación de desempeño: comparación entre el desempeño del empleado y el
ideal establecido por la organización para ese puesto, en un período
determinado.

Las actividades mencionadas, deben tener una congruencia interna y externa con
lo que se ofrece en el mercado, no sólo para mejorar la efectividad organizacional
sino también para tener una propuesta atractiva que me permita conseguir y
retener al personal que necesito.

| Sistemas Administrativos

15/16
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRES DE FEBRERO UNTREF VIRTUAL

9. CONSIDERACIONES FINALES

En esta Unidad V, nos hemos enfocado en el análisis de los procesos de la

organización, analizando como cada una de las actividades realizadas agregan
valor. A través del estudio de los procesos, de sus normas de control y de las
áreas involucradas podemos encontrar zonas de mejora o actividades
redundantes que podríamos replantear.

| Sistemas Administrativos

16/16