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COBRO JURÍDICO
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 HOJA DE CONTROL Y REVISIÓN
DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA DE APROBACIÓN No DE EDICIÓN

EMISIÓN INICIAL OSCAR GONZALEZ DIECIEMBRE/2016 01

LISTA DE APROBACIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:

JEFE DE CARTERA DIR. ADMON FINANCIERO GERENCIA GENERAL

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Versión 1 diciembre 2016

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1. OBJETIVO

Establecer una metodología para identificar los usuarios que no manifieste la cancelación o proponer un
acuerdo de pago para la obligación contraída, con el fin de enviar a estos usuarios para que el
profesional externo resuelva mediante las instancias legales los cobros del mismo como representante
de la compañía.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el área de cartera, cada vez que un usuario este dentro del término de
mora establecido por el área (360 días vencidos y del monto superior de un millón de pesos), este
aplica para el cobro jurídico e inicio de proceso ejecutivo.
3. RESULTADO ESPERADO

Obtener una recuperación de cartera en un menor tiempo y costo, durante el proceso judicial se
realizará acompañamiento por parte del área de Cartera con la finalidad de alcanzar acuerdos de pago
o pagos inmediatos de la obligación.

4. DEFINICIONES

DEMANDA: Es el documento a través del cual una persona natural o jurídica solicita ante un Juzgado el
reconocimiento de un derecho que no le ha sido satisfecho por quien está obligado a hacerlo, mediante
el adelantamiento de un proceso judicial

ACUERDO DE PAGO: Se da cuando el cliente presenta una situación coyuntural que le impide pagar
oportunamente las cuotas. En tal caso, se realizan acuerdos que involucran un plan de pagos periódico
o total para colocar al día la obligación.

5. NORMATIVIDAD

Ley 142 del 11 de Julio de 1994

Código Procedimiento Civil
Código del Comercio
Condiciones Uniformes del contrato de prestación del Servicio.
NTC 9001:2008

6. DOCUMENTOS

REG-1328 Contrato civil de obra

REG-0213 Contrato de prestación de servicios de gas combustible
Factura de venta.
Copia de cedula de ciudadanía.
Copia de recibos de servicios públicos.
Copia del certificado de libertad y tradición y/o escritura pública .
Carta de notificación de cobro jurídico.
7. INTERVIENEN

Jefe de cartera, Auxiliar de Cartera, Auxiliar de Archivo, Abogado Externo.

8. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Pág. 3, 4, y 5.

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO

O1. El Jefe de Cartera genera mensualmente

INICI el listado de deudores morosos en el sistema
comercial Sicom por la ruta
Usuarios/cartera/Plano cart / Fecha/nombre del
archivo determina los > a 12 meses y
JEFE DE CARTERA discrimina según el monto de la deuda.
O1. GENERA MENSUALMENTE EL LISTADO DE DEUDORES
MOROSOS EN SICOM. Nota: Para generar el plano, el Jefe de Cartera
tiene en cuenta el monto de la deuda y el
reporte de la gestión realizada por los Gestores
de Cartera.

JEFE DE CARTERA O2. El Jefe de Cartera entrega al gestor de

cartera el listado descargado en el sistema
O2. LE ENTREGA AL AUXILIAR DE CARTERA EL LISTADO comercial Sicom.
DESCARGADO EN SICOM.
O3. El auxiliar de cartera se dirige al archivo
general de la compañía con el listado de los
EL AUXILIAR DE CARTERA códigos de los usuarios morosos para proceder
O3. DE DESPLAZA HASTA EL ARCHIVO GENERAL PARA a recopilar la siguiente información:
RECOPILAR LA INFORMACION.
 Copia del Contrato de obra civil.
 Copia del contrato de prestación de
servicios de gas combustible.
 Copia de la factura de venta.
EL AUXILIAR DE CARTERA  Copia de cedula de ciudadanía.
 Copia de recibos de servicios públicos.
O4. ELABORA DOS CARPETA IGUALES CON CADA UNO  Copia del certificado de libertad y
DE LOS DOCUMENTOS. tradición y/o escritura pública (si la tiene).

O4. El Auxiliar de Cartera procede a elaborar

EL AUXILIAR DE CARTERA
O5. LE SOLICITA AL COORDINADOR DE FACTURACIÓN Y
JEFE DE SERVICIO AL CLIENTE, CERTIFICADOS DE LOS
USUARIOS.
EL AUXILIAR DE CARTERA
O6. DESCARGA LA INFORMACION DE LOS USUARIO PARA
CRUZAR LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
EL AUXILIAR DE CARTERA
O7. ELABORA Y DISCRIMINA LOS CONCEPTOS DEL VALOR
TOTAL DE LA DEUDA EN CADA UNA FACTURA PARA CADA
USUARIO.
dos carpetas de archivo iguales para cada uno
de los usuarios en lista y anexa los
documentos encontrados, esto con el fin de
que una carpeta quede para el archivo de
cartera y la otra para el abogado externo.
O5. El Auxiliar de Cartera, solicita al jefe de
facturación una certificación de cumplimiento
de entrega de las facturas del servicio de gas
natural, para cada uno de los usuarios en lista
para el cobro jurídico, igualmente solicita al
Jefe de Servicio al Cliente un certificado de
cada uno de los usuarios reportados en lista,
donde informe que los usuarios no se
encuentren en reclamación y los anexa a cada
uno de las carpetas de los usuarios.

O6. El Auxiliar de cartera procede a depositar

el archivo de códigos en un archivo en el cual
se guarda por delimitados por tabulaciones y lo
A pasa a ftp y se genera luego, por la ruta
Usuario/ consulta / ciclo/cartera/plano
jur/archivo de código/nombre de archivo de
códigos y cruza para combinación de
correspondencia.

O7. El Auxiliar de Cartera elabora y discrimina

los conceptos del valor total de la deuda en
cada factura para cada usuario de acuerdo a
un modelo establecido por el área de cartera
que serán enviados para el cobro jurídico.

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO

A O8. El auxiliar de Cartera le entrega las facturas

de cada usuario al Representante Legal de la
compañía para que sean firmadas.

Nota: en el caso que el representante legal de la

EL AUXILIAR DE CARTERA
O8. ENTREGA LAS FACTURAS AL REPRESENTANTE LEGAL
DE LA COMPAÑÍA PARA QUE LAS FIRME
EL AUXILIAR DE CARTERA
O9. ELABORA PARA CADA USUARIO CARTA DE
NOTIFICACIÓN DE COBRO JURIDICO Y LOS ENVIA POR
CORREO CERTIFICADO
SI
compañía no se encuentre el Director
Administrativo y Financiero firmara las facturas de
CARTA los usuarios como representante Legal Suplente.
Fotocopia O9. EL auxiliar de cartera elabora para cada
F. venta
usuario carta de notificación de cobro jurídico e
informar fecha del último plazo para presentarse
durante los ocho días siguientes a partir del día
del envío para cancelar la obligación anexa
fotocopia de la factura de venta y lo envía por
correo certificado.

USUARIO SE
Si el usuario se presenta y quiere realizar
PRESENTA? acuerdo de pago continúa con la O10 de lo
contrario continúa con la O11
NO EL GESTOR DE CARTERA
O10. El auxiliar de cartera procede a realizar
O10. PROCEDE A REALIZAR ACUERDO DE PAGO Acuerdo de Pago y finaliza proceso.

O11. El auxiliar de Cartera elabora una relación

de entrega en un archivo Excel, informando los
FIN usuarios que han sido descargados del archivo
plano de Sicom para iniciar un proceso jurídico.
EL AUXILIAR DE CARTERA
O12. El auxiliar de Cartera elabora oficio de
O11. ELABORA UNA RELACIÓN DE ENTREGA EN UN ARCHIVO
EXCEL PARA INICIO COBRO JURÍDICO. entrega al abogado externo, relacionado los
códigos de cada uno de los usuario para proceso
jurídico y describe el número de carpetas que se
le hará entrega e informando el contenido de
cada una de las carpetas.
EL AUXILIAR DE CARTERA
O13. El Abogado Externo recibe cada una de las
O12. ELABORA OFICIO DE ENTREGA AL ABOGADO carpetas relacionadas en el oficio, verificando que
EXTERNO, RELACIONANDO CADA UNO DE LOS USUARIO. la información este completa y coherente con la
relación física, le da visto bueno y firma el oficio.
EL ABOGADO EXTERNO O14. El Abogado Externo entrega al auxiliar de
Cartera los poderes de cada uno de los usuarios
O13. RECIBE CADA UNA DE LAS CARPETAS para que haga firmar cada poder por el
RELACIONADAS EN EL OFICIO, VERIFICANDO QUE LA
INFORMACIÓN ESTE COMPLETA. representante legal y se autentique la misma.

EL ABOGADO EXTERNO O15. El auxiliar de Cartera verifica cada poder

O14. ENTREGA AL AUXILIAR DE CARTERA LOS PODERES
DE CADA UNO DE LOS USUARIO, PARA QUE SEAN
FIRMADOS POR EL REPRESENTANTE LEGAL.
para establecer si son los usuario que fueron
relacionados en el oficio de entrega y le entrega
al representan legal para que firme y le entrega al
Abogado Externo.

EL AUXILIAR DE CARTERA
O15. VERIFICA CADA PODER PARA ESTABLECER SI SON
LOS USUARIOS QUE FUERON RELACIONADOS EN EL
OFICIO DE ENTREGA
B

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO

O16. El Auxiliar de Cartera elabora una relación

B de los usuario que fueron enviados a cobro
jurídico, informando la dirección y números
telefónicos del abogado externo, con el fin que
sea comunicada a los usuario que quieran
realizar abonos a la deuda en la dirección de
EL AUXILIAR DE CARTERA servicio al cliente.

Nota: El Usuario deberá presentarse en las

O16. ELABORA UNA RELACIÓN DE LOS USUARIO QUE
FUERON ENVIADOS ACOBRO JURIDICO, INFORMANDO LA
DIRECCIÓN Y NUMERO TELEFONICO AL ÁREA DE
SERVICIO AL CLIENTE.
EL ABOGADO EXTERNO
O17. ENTREGA CADA MES IN INFORME DE ACTIVIDADES
DEL PROCESO JURIDICO DEL USUARIO ENTREGANDOLO
AL JEFE DE CARTERA.
FIN
oficinas del abogado externo, para conocer el
estado del proceso y realizar la cancelación de
los honorarios. Este le entregara paz y salvo para
que se acerque a las oficinas de servicio al cliente
y proceda a realizar acuerdo de pago.
O17. El Abogado Externo, entrega cada mes un
informe de actividades del proceso jurídico de
cada uno de los usuarios en su poder
entregándolo al jefe de cartera.

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