SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS-PROYECTO FORTALECIMIENTO A LAS

MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE
LAS PALMAS

PRESENTADO POR:
MAYRA ALEJANDRA CATRO POVEDA
ADRIANA L. CASTELLANOS CIFUENTES
ALIX CAMARGO MURCIA
KAREN LIZETH CAMACHO DIAZ

PRESENTADO A:
YOLANDA HIDROBO
ALEXANDER CAÑON
MARISOL CORREDOR
PATRICIA MORA
MARY MORENO

BOGOTA D.C. 2014

 Reseña histórica
Las palmas fue constituida hace 35 años, a cargo del señor Imer Alfonso Vargas
quien es el subgerente y propietario.
Han comercializado todo tipo de madera en bloque y procesada; la madera que han
comercializado es:
• Abraco de rio
• Zapan
• Sajo
• Entre otros
Las cuales son utilizadas en la construcción. En la actualidad se están
especializando en pisos para interiores y exteriores.
Esta empresa se constituyo al ver la necesidad de los clientes de materia prima para
la construcción y entre al mercado cubriendo necesidades y proponiendo
nuevos productos con mejoras para los clientes establecidos

La madera es un material, con distinta elasticidad según la dirección de deformación,

encontrado como principal contenido del tronco de un árbol. Los árboles
se caracterizan por tener troncos que crecen cada año, formando anillos, y que están
compuestos por fibras de celulosa unidas con lignina. Las plantas que no producen
madera son conocidas como herbáceas.

Una vez cortada y seca, la madera se utiliza para distintas finalidades y

distintas áreas:

• Fabricación de pulpa o pasta, materia prima para hacer papel.

• Alimentar el fuego, en este caso se denomina leña y es una de las formas más
simples de biomasa.
• Menaje: vajillas, cuberterías,...
• Ingeniería, construcción y carpintería.
• Medicina.
• Medios de transporte: barcos, carruajes.
 INTRODUCCIÓN

Este documento asesor lo realizamos para cubrir las necesidades encontradas en

la organización “LAS PALMAS” ofreciéndoles unas mejoras en el procedimiento y
realización de su empresa

MISIÓN
Brindar soluciones especializados en el suministro de madera a nivel nacional
e internacional, con énfasis en el cumplimiento de pedido y rapidez en las
entregas. “LAS PALMAS” es una empresa ágil y experta que existe para
suplir las necesidades de abastecimiento de madera, para ello contamos con
personas competentes, amables, comprometidas y eficaces, capaces de ofrecer
las mejores soluciones a los requerimientos de nuestros
clientes. Nuestro desarrollo es de vital importancia para nuestros empleados,
comunidades vecinas y la sociedad colombiana.
 VISIÓN
En “LAS PALMAS”, estamos trabajando para ser la comercializadora de madera
líder en el mercado colombiano, reconocida por su calidad en cuanto a
materia prima, servicio, oportunidad y satisfacción de las necesidades de nuestros
clientes, para crear y mantener relaciones a largo
plazo. Ser l a alternativa preferida en el suministro de madera en las principales
ciudades del país y en el exterior.
 MATRIZ DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES
• Buen servicio al • Desorden en las
MATRIZ D.O.F.A. cliente instalaciones
• Stop de maderas • Falta de organización
“Las Palmas” • Productores de en la parte
maderas administrativa
• Abundancia y • Informalidad del sector
variedad de • Inexistencia de una
materia prima correcta normalización
• Disponibilidad y y estandarización de
bajo costo de productos
mano de obra • No existe una
• Stop de maderas supervisión continua

OPORTUNIDADES ESTRATEGIA (FO) ESTRATEGIA (DO)

•Importadores y • Competidores de • Aprovechando las
exportadores precios oportunidades
•Capital • Automatización de fortalecer las
•Continuó crecimiento del inventario del depósito debilidades
consumo de productos de materiales • Crear un plan de
forestales y preferencia • Concientizar al personal capacitación para
•Existencia de productos a trabajar especializar al
competitivos • personal existente
•Potencialidad en el uso
de variedades
alternativas
AMENAZAS ESTRATEGIA (FA) ESTRATEGIA (DA)
•desorganización en las • Venta directa sin • Utilizar la buena
instalaciones y parte intermediarios comunicación y
administrativa • Adquirir mejores organizar
•falta de normar y herramientas de trabajo • insatisfacción del
reglamentación clara para crear mayor grado servicio prestado
que asegure la provisión de eficiencia • ocasionar demoras en
continua de materia • Crear un nuevo orden el proceso laboral y
prima a la industria en los inventarios altos grados de
•extinción de recurso ineficiencia
forestal
VALORES CORPORATIVOS

“ LAS PALMAS”

RESPONSABILIDAD: En
el momento de ser creada
la empresa se adquiere
la responsabilidad con los
clientes y
sus colaboradores

DISCIPLINA: La disciplina para

hacer cada uno de los trabajos
para cumplir con sus clientes.

HONESTIDAD: A la hora de
realizar los trabajos ser honesto y
brindarles la madera de calidad.

RESPETO: Hacia los clientes

y trabajadores a la hora de
dirigirse
a ellos

CALIDEZ: Dar la mejor

información y ser amables y
puntuales a la hora de tratar
con un cliente sabiendo que
es la razón de ser de la
organización
 CONCLUCION
“ LAS PALMAS” utiliza como estrategia dar la mejor calidad de sus productos de
madera hacia sus clientes ofreciéndoles satisfacción, ya que los clientes son
la razón fundamental de la organización el grupo asesor decidió investigar
sobre las falencias del procedimiento de vincular el personal, aplicando unos
instrumentos diagnósticos y así identificando que necesidades tenia sobre este
procedimiento, para brindarle una posible mejora para que esta siga siendo la
empresa líder en el entorno comercial.
 FORMATO: ACTA DE REUNIÓN
CÓDIGO: F004-16; Versión: 01; Fecha: Mayo 30 de 2011
SISTEMA PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
INTEGRADO DE
MEJORA PROCEDIMIENTO: PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTINUA DE SIMCI
INSTITUCIONAL
PRIMERA VISITA: PROYECTO Acta No. 01
FORTALECIMIENTO A LAS Fecha: 30 mayo 2014
MICROEMPRESAS DE BOGOTÀ EN LAS Hora: 12: 50
ÀREAS ADMINISTRATIVA, FINANCIERAS Y Dirección: Cr 86 No 72 - A 37
CONTABLES

ASISTENTES
Nombres y Apellidos Proceso, cargo o dependencia
Marcela Gómez Empresario
Alix Camargo Aprendiz
Karen Camacho Aprendiz
Mayra Castro Aprendiz
Adriana Castellanos Aprendiz

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación de asistentes.
2. Presentación del Proyecto.
3. Conclusiones y sugerencias.

DESARROLLO DE LA REUNION:
Siendo las 12: 50 pm damos inicio a la presente reunión, luego de la verificación de
asistentes procedemos a la presentación del proyecto, una vez finalizada
la presentación del proyecto se resuelve dudas e inquietudes de esta manera
la empresaria Marcela Gómez apoya y acepta el proyecto presentado.
Con permiso de la empresaria Marcela Gómez se toman fotografías durante
el desarrollo de la reunión.
La presente reunión se terminó a las 14:05 horas.

Empresario: Marcela Gómez Aprendiz Líder: Karen Camacho

Cargo: Empresaria
 Centro de Gestión Administrativa

Regional Distrito Capital DIAGNÓSTICO MIPYMES

Sistemas de Gestión de la ÁREA ADMINISTRATIVA
Calidad

NOMBRE DE LA EMPRESA : Visita No: 2

Industria de maderas Fecha: 23- mayo-2014
“ Las Palmas” Hora: 12:50
Dirección: Cr 86 No 72 - A 37
Teléfono:2248084

Nombre del
Representante
Empresarial. (Firma)
Nombre del Aprendiz Karen Camacho
Líder (Firma)

Nombres de los Alix Camargo Mayra

Aprendices del Grupo castro Adriana
(Firmas) castellanos
Hora de Inicio: 12:50 pm
Hora de Finalización: 01:30 pm

El siguiente formato permite diagnosticar la Administración de todas las áreas de su

empresa, con el propósito de conocer el buen manejo de los recursos
administrativos, humanos, físicos, financieros y técnicos; buscando analizar
las propuestas de mejora para el desarrollo óptimo de la Organización.
Recuerde que la información solicitada será un insumo de vital importancia para el
desarrollo de la Matriz DOFA, herramienta fundamental de la planeación estratégica.
Por favor marque el nivel que más se acerque a la realidad de su empresa.

Funcionamiento de la empresa
1. DIAGNÓSTICO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO.
2. DIAGNÓSTICO
DEPARTAMENTO
TALENTO HUMANO.
3. DIAGNÓSTICO
DEPARTAMENTO
COMERCIAL.
4. DIAGNOSTICO AREA
CONTABILIDAD.
5. DIAGNÓSTICO AREA Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
PRODUCCIÓN – N Se Se Funci
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2 Recursos Físicos:
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5 Entrenamiento y x
Desarrollo del
Personal: Se generan
actualizaciones,
entrenamiento o
cursos que mejoren
los procesos y
las actividades
del personal.
6 Competencia x
Organizacional: El
trabajador cuenta con
los recursos
necesarios para
realizar sus funciones,
como equipos,
maquinaria, muebles y
materia prima.
7 Planeación X
Estratégica del
Mercadeo: Se ha
realizado un análisis
de los factores
claves del éxito
de su negocio con
el fin de descubrir
debilidades,
oportunidades,
fortalezas y amenazas
en el mercado
atendido y de su
situación como
empresa.
8 Planeación x
estratégica del
Mercadeo: La
organización tiene
elaborado un plan de
mercadeo que defina
procesos comerciales
actuales y por lo
menos durante los
próximos 2 años.
9 Gestión del x
Mercadeo: Se
encuentran
claramente definidas
para la fuerza de
ventas, la estrategia
de precios, políticas
de descuentos u otras
variables de
promoción.
10 Gestión de la x x
actividad de ventas:
existen controles de
supervisión y métodos
de control periódico de
las ventas.
11 Gestión de la x
actividad de ventas:
existe en la empresa
una metodología o
sistema de planeación
y proyección del
presupuesto de
ventas.
12 Gestión Contable: La x
empresa tiene
departamento de
contabilidad o hay un
funcionamiento
encargado del área
contable.
13 Gestión de los x
documentos: Los
soportes contables
como la facturación,
notas y
demás documentos
se encuentran
archivados y
conservan un
consecutivo.
14 Gestión Legal: La x
empresa lleva los
libros de contabilidad
exigidos por la Ley.
15 Generación de X
Informes: Se hace
análisis de gastos
y costos,
buscando alternativas
de disminución de
los mismos sin
afectar la calidad del
producto o servicio.
16 Generación de X
Informes: Se elabora
presupuestos
financieros como flujo
de caja y presupuesto
de ventas.
17 Cumplimiento en x
obligaciones: Existe
cumplimiento en los
pagos a empleados y
proveedores.
18 Documentos de X
Control: Hay un
manejo por medio
físico de formatos
para el control de
inventarios de
materia prima,
producto en proceso
y/o el producto
terminado (si aplican).
Y poder así
determinar ¿Cuánto y
cuando se debe pedir,
realizar o entregar?
19 Control de x
Manuales: La
empresa cuenta con
manuales que
especifiquen la
elaboración del
producto o el proceso
para llevar el servicio.
20 Gestión de la x
Calidad: La empresa
cuenta con un plan de
mejoramiento continuo
aplicado.
21 Control de x
Información: La
empresa tiene
sistematizada la
información, maneja
base de datos, hace
un seguimiento a sus
clientes.

OBSERVACIONES FINALES:
 Centro de Gestión Administrativa

DIAGNÓSTICO MIPYMES
Regional Distrito ÁREA ADMINISTRATIVA
Capital
Sistema de Gestión de
la Calidad

Visita No:
Fecha:
NOMBRE DE LA EMPRESA Hora:
Dirección
Teléfono:
Nombre del Representante
Empresarial
Nombre del Líder Aprendiz
Nombre de Aprendices
Asistentes

PROYECTO: FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS EN LAS

GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

La importancia de la matriz DOFA radica en que permite desarrollar un diagnóstico

real de la empresa o negocio, nos muestra cómo está, cómo va y el futuro inmediato
de la misma, lo que brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones; el
análisis de su situación actual y del entorno que la rodea.

La matriz DOFA identifica con claridad cuáles son las debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas, elementos que al tenerlos claros, mostrarán
una visión global e integral que permitirá la optimización los procesos
administrativos y operativos existentes.

La aplicación de esta Lista de Chequeo, evaluará la información con que cuenta la

empresa para diagnosticar y proponer planes de mejoramiento y alternativas
de solución a los hallazgos encontrados.

ACTIVIDAD DEL PROYECTO: DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DE GESTION

ADMINISTRATIVA DESARROLLADOS EN LAS ORGANIZACIONES DEL
SECTOR PRODUCTIVO

• Diligenciar el presente formato, realizando el respectivo levantamiento de

la información.
 • Todas las evidencias físicas y virtuales que sean pertinentes con las Listas de
chequeo y Diagnósticos Empresariales deben ser subidas al correo.
• Tabular y analizar la información recopilada y determine debilidades y plan de
acción a ejecutar para la implementación de las propuestas.

1. Evaluación de la organización Análisis de situación (FODA)

NO
FORTALEZAS ACUERDO DESACUERDO TOTALMENTE
DE ACUERDO
Tenemos un alto
nivel de
competitividad
Tenemos los
recursos financieros
necesarios
Somos el reconocido
líder del mercado
Tenemos buena
reputación entre los
proveedores
Tenemos buena
reputación con los
clientes
Tenemos una
estrategia definida
Tenemos costos más
bajos que la
competencia
Tenemos mejor
calidad que la
competencia
Desarrollamos más
productos nuevos
que la competencia
Tenemos la
tecnología adecuada
a los productos que
fabricamos
Tenemos la
estructura necesaria
para desarrollar el
negocio
Tenemos el personal
idóneo en cada
puesto
Conocemos
perfectamente el
mercado
Tenemos la
distribución
optimizada
Tenemos los
mecanismos de
control del negocio
necesarios
Tenemos la
estructura de ventas
necesaria
Las ventas vienen
creciendo de acuerdo
al mercado
La rentabilidad de la
empresa es la
esperada
Tenemos mejores
gerentes que la
competencia
La política comercial
es la adecuada a la
situación actual y es
la mejor para
nosotros
No tenemos
rechazos por calidad
de productos
El plazo de entrega
es mejor que la
competencia
Hacemos la
promociones
necesarias

2. Evaluación de la organización Análisis de situación (FODA)

 NO TOTALMENTE DE
DEBILIDADES ACUERDO DESACUERDO ACUERDO

No tenemos una
clara dirección
estratégica Nuestras
instalaciones son
obsoletas
Tenemos una débil
imagen en el mercado
No tenemos el
personal adecuado
No tenemos Gerentes
adecuados
Tenemos una estrecha
línea de productos
No tenemos los
recursos financieros
necesarios
No tenemos
rentabilidad suficiente
Tenemos costos
relativos mayores que
la competencia
Continuamente
tenemos problemas
operativos
Los proveedores
no son adecuados
El personal no está
motivado
No conocemos a fondo
el mercado
Nuestra fuerza de
ventas no es la
adecuada
Tenemos demasiados
rechazos de
producción
Tenemos excesivo
Scrab (Sobrantes o
Basura)
Nuestro punto de
equilibrio es alto
La facturación
mensual viene
decreciendo

3. Evaluación de la organización Análisis de situación (FODA)

NO
OPORTUNIDADES ACUERDO DESACUERDO TOTALMENTE
DE ACUERDO
Hay un segmento del
mercado que podemos
atender y todavía no lo
estamos haciendo
Podemos desarrollar
nuevos productos o
mejorar los actuales
para atender
necesidades de los
clientes
Tenemos posibilidades
de exportación
Nuestra competencia
está débil
El mercado
está creciendo
Podemos desarrollar
nuevos productos para
mercados nuevos
El mercado
está cambiando hacia
un mayor uso de
nuestros productos
Tenemos posibilidades
de mejorar
nuestros costos
La situación
económica del país
mejorará en los
próximos 2 años
Mejorará el poder
adquisitivo de nuestros
clientes
Podemos conseguir
capital de riesgo a
un interés atractivo
Podemos desarrollar o
adquirir nuevas
tecnologías de
fabricación

4. Evaluación de la organización Análisis de situación (FODA)

NO
AMENAZAS ACUERDO DESACUERDO TOTALMENTE
DE ACUERDO
Competidores de bajo
costo extranjeros
están entrando
al mercado
Las ventas de
productos substitutos
está creciendo
El mercado no está
creciendo de acuerdo
a lo esperado
Los clientes están
cambiando sus
costumbres en
forma negativa al
uso de nuestros
productos Cambios
demográficos tiene
impacto negativo en
los negocios Cambian
las reglas de
importación de
productos
competidores
Los precios en general
están bajando
El mercado se está
concentrando en
pocos clientes
Los proveedores tiene
mayor poder de
negociación
La situación de
nuestro mercado
en particular
está decayendo
La situación política
del país es inestable
(
2 años)
Está cambiando la
tecnología de
fabricación en el
mundo
Tenemos problemas
de medio ambiente

OBSERVACIONES:

Firma Representante Legal Firma Aprendiz Líder

Firma Aprendices Asistentes

Bogotá, Octubre de 2014

 INFORME VISITA EMPRESARIAL “LAS PALMAS”
Elaborado por: Alix Camargo Karen
Camacho Mayra
Castro Adriana
Castellanos
Objetivo: Diligenciar formatos respectivos a cada competencia para obtener un
diagnostico en donde se evidencie en qué estado se encuentra la empresa y de esta
manera tener bases para establecer un plan de acción que permita el
desarrollo asertivo del proyecto.

El día 30 de mayo de 2014 visitamos la microempresa ubicada en la car 86 72ª 37,

dedicada a la importación y exportación de maderas y gerencia da por la
señora marcela Gómez, persona la cual nos autoriza para llevar a cabo el proyecto.
Visita 1:
Siendo las 12:50 pm damos inicio a la reunión con la asistencia de marcela Gómez
gerente las palmas. En esta reunión se izó la presentación del proyecto con objetivos
y sus respectivas fases, la señora marcela Gómez acepto que desarrolláramos dicho
proyecto en la microempresa las palmas y esta misma nos presentó las instalaciones
de la microempresa.
Visita 2:
Se inicia la visita el día 6 de junio de 2014 a las 11.pm para dar a conocer a la señora
marcela Gómez gerente de la microempresa las palmas sobre las ventajas y
desventajas, en que se encuentra la empresa con el propósito de entender el óptimo
desarrollo de la microempresa y así comprender e analizar las amenazas
y oportunidades en que se encuentra la empresa las palmas.

Visita 3:
El día 23 de mayo de 2014 a las 12:50 pm damos inicio al diagnóstico de
administración del área de la microempresa con el propósito de conocer el
buen
manejo de los recursos administrativos humanos, físicos, financieros y técnicos.
Buscando analizar las propuestas de mejora para el desarrollo de la organización.
Procedimos a diligenciar el formato de desarrollo para la matriz dofa con ayuda de la
señora marcela Gómez gerente de la empresa las palmas.
Bogotá, Octubre de 2014

INFORME VISITA EMPRESARIAL “LAS PALMAS”

Elaborado por: Alix Camargo
Karen Camacho
Mayra Castro
Adriana Castellanos
Objetivo:
Diligenciar formatos respectivos a cada competencia para obtener un diagnostico en
donde se evidencie en qué estado se encuentra la empresa y de esta manera tener
bases para establecer un plan de acción que permita el desarrollo asertivo del
proyecto.
Visita 4:
Siendo las 9:30 am damos inicio a la reunión con la señora Marcela Gómez,
Una asistente de la empresa y las aprendices.
Una vez empezada la reunión informamos a Marcela Gómez los formatos que
debíamos diligenciar; de esta manera iniciamos el diagnostico.
Cuando iniciamos a realizar el formato de SO la señora Marcela Gómez se inquieto
por las preguntas relacionadas con leyes, Allí la compañera le aconsejo no
seguir respondiendo con las preguntas debido a que se podía meter en
problemas a la empresa, entre las aprendices se trato de explicar el objetivo
de diligenciar estos formatos ya que es de vital importancia para fortalecer y orientar
la empresa en la fallas que
presente. Finalmente a pesar de las aclaraciones que se hizo de la
información la señora Marcela Gómez nos informa que no nos puede seguir
colaborando con el desarrollo del proyecto; de esta manera nos comunicamos la
administradora de otra sede que
tiene la empresa y afortunadamente la señora Amalia Díaz nos permitió seguir con
la ejecución del proyecto en la otra sede.
Cuando llegamos a la sede hicimos presentamos y explicamos lo que
estábamos realizando y allí iniciamos a diligenciar los formatos.

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION……………………………………………………………………………
RESEÑA
HISTORICA……………………………………………………………………………………
MISION…………………………………………………………………………………………
VISION………………………………………………………………………………………
VALORES
CORPORATIVOS……………………………………………………………………………
MATRIZ
DOFA……………………………………………………………………………………………
ANEXOS………………………………………………………………………………………
ACTAS DE
VISITAS…………………………………………………………………………………………
EVIDENCIA
FOTOGRAFICA………………………………………………………………………………