Fundamentos de los procesos técnicos bibliotecológicos

1. ¿Cuáles son las fases del proceso documentario?

El documento es todo soporte que contiene información. Todo aquel soporte donde se
represente algún tipo de información. Si la información debe entenderse como el contenido
semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como el
objeto material donde se puede representar y materializar la información.

El documento se caracteriza por una triple dimensión: el soporte físico o material, el mensaje
informativo y la posibilidad de transmisión o difusión de este conocimiento. El conocimiento
que reside en la mente de un individuo se plasma en un documento a partir de un código y su
transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento.

Toda información es plasmada en un soporte generando los documentos. Asimismo, todo

documento que ingresa a una Unidad de Información produce un circuito llamado ciclo de vida
de la información. El ciclo de vida no solo representa los procesos que se llevan a cabo en un
sistema de información, sino también, los procesos que van desde la generación de
información hasta que ésta se convierte en conocimiento capaz de generar una nueva
información, ya sea a nivel individual de las personas como a un nivel social.

El proceso documentario consta de una serie de pasos que tiene que llevar a cabo el
bibliotecario para crear un puente entre la información de que dispone la biblioteca y los
usuarios. Las operaciones involucradas en el proceso documentario son:

- El primero comienza en el momento de seleccionar el tipo de documento que va a

incorporarse según la demanda, el costo y su acceso a la biblioteca, puede ser a través de la
compra, o canje o donación.

- La segunda instancia abarca la etapa de proceso y análisis documental, donde el ítem es

intervenido por un conjunto de operaciones que tienden a su descripción física y de contenido.
Consiste en la determinación de los elementos más significativos relativos al documento, su
soporte y su contenido y comprende la catalogación, la clasificación y el análisis de contenido.

- En la siguiente etapa, se identifica el lugar de almacenamiento del documento, que se

determinará de acuerdo a la frecuencia de su demanda.
- El cuarto proceso es el de búsqueda o recuperación del mismo, al ser solicitado por un
usuario o lector.

- El quinto proceso está relacionado con la diseminación o difusión de la información

contenida en el documento, ya sea por la vía general, o a través de citas bibliográficas o por
intermedio de una difusión selectiva de la información. Consiste en poner a disposición del
usuario la información para la cual se hizo su registro.

De esta forma, esa información, transitará por el último proceso o etapa de su vida cuando al
ser asimilada por un lector, genera nuevos conocimientos, que a su vez podrán ser plasmados
en nuevos documentos, los cuales, en un futuro, ingresarían a la biblioteca, formando un
círculo de retroalimentación o ciclo de vida.

2. ¿Qué procesos comprende el análisis documental?

El análisis documental es la operación que consiste en seleccionar las ideas informativamente

relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar
la información en él contenida.

El análisis documental se puede definir como el conjunto de operaciones (unas técnicas y otras
intelectuales) que se realizan para representar tanto la forma como el contenido de
documentos, generando documentos secundarios cuyo objetivo no es otro que facilitar al
usuario la identificación precisa y recuperación posterior de los documentos primarios
representados. Es así como los registros bibliográficos del catálogo de una biblioteca son el
producto de un análisis documental.

Los procesos técnicos involucrados en el análisis documental de la información son: la

catalogación, la clasificación y el análisis de contenido. Para normalizar estos procedimientos,
las bibliotecas disponen de herramientas: las reglas de catalogación, los sistemas de
clasificación, las listas de encabezamientos de materia, los tesauros, entre otras.

El concepto de análisis documental abarca siempre la descripción formal (externa) y la

descripción del contenido (interna) del documento.

El análisis documental como descripción formal: este proceso, más técnico que intelectual,
tiene como objetivo solucionar el problema de la identificación de los documentos primarios
para facilitar su localización o acceso posterior. Es aquel que recoge todos los
elementos objetivos el documento: tipo, autor, título, editorial, fecha, número de páginas, idioma
original, etc. Se trata de un análisis externo del documento que extrae aquellos datos que lo
distinguen típicamente de los demás .Esta fase permite identificar y controlar los documentos
dentro de una colección. Comprende dos operaciones distintas:

Una es la descripción bibliográfica, entendida como la recolección y presentación organizada

de los elementos o datos identificativos del documento. La descripción documental es la
operación por la cual se describe el documento en función de sus características formales y
externas, como el autor, el título, el lugar de edición, el editor, el año de publicación, las
características físicas, etc. Se trata de una operación que debe estar sujeta a normas estrictas
de la más amplia extensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser
manejados por los usuarios. Las normas de catalogación más extendidas son las ISBD
(International Standard Bibliographic Description) y las Normas de Catalogación
Angloamericanas. La otra es la catalogación: entendida como la elección de los puntos de
acceso formales que guiarán el camino hacia la descripción bibliográfica. La catalogación
pretende establecer la lista de documentos que componen una colección, es decir, el catálogo,
considerado éste como instrumento de comunicación entre la colección y los usuarios, por lo
que la catalogación se ocupa de diseñar las formas de acceso o puntos de entrada que los
documentos tengan en el catálogo con el objeto de que puedan ser recuperados

El análisis documental como descripción del contenido se refiere a la identificación del

contenido de los documentos, producto de la cual se crean puntos de acceso semánticos o
resúmenes, que además de ser eficaces intermediarios entre los documentos primarios y sus
posibles usuarios, también a veces desempeñan misiones de anticipo o incluso sustitutos de
los documentos que representan. Las operaciones de análisis documental interno son de tres
tipos: la clasificación: operación de síntesis que trata de discernir el contenido fundamental de
los documentos para formalizarlos y representarlos mediante la ayuda de un lenguaje artificial
preestablecido, agrupándolos por áreas temáticas. La clasificación representa el documento y
la rama del conocimiento a la que pertenece esta materia o sea la clasificación permite ordenar
el conocimiento función importantísima para la recuperación de la información. La indización,
que es la operación de análisis que trata de retener las ideas más representativas, por medios
términos adecuados que representan el contenido del documento, bien procedentes del
lenguaje natural o documental. El resumen: operación de análisis y síntesis que trata de
representar de forma abreviada el contenido del documento primario, constituyendo en sí
mismo una entidad documental autónoma
3. ¿Cuál es el objetivo de la normalización de estos procesos?

La normalización se inició en el campo de las ciencias duras y fue avanzando hasta alcanzar a
las ciencias sociales. En el ámbito de la Bibliotecología, la ISO (Organización Internacional de
Normalización) desarrolló normas para la estandarización y se comprometieron también en
este esfuerzo organismos como Unesco, IFLA y ALA. En el campo de las bibliotecas, la
normalización posibilitó la simplificación y racionalización de los métodos propios del análisis
documental. La implementación de procedimientos normalizados y los avances tecnológicos
estimularon la cooperación internacional para compatibilizar sistemas de intercambio de
información. El objetivo de la normalización es introducir un orden fundamentado en una serie
de principios unificadores, fruto de estudios hechos por especialistas de diversos países en la
búsqueda de intereses colectivos. La normalización es una actividad institucional e
internacional y no puede concebirse como una actividad autárquica independiente. Por tanto,
los procesos deben seguirse de acuerdo a normas específicas.

La finalidad de usar normas técnicas en diferentes Unidades de Información y servicios de

información es proveer compatibilidad e interoperabilidad entre equipos, datos, información,
políticas y procedimientos.

Las bibliotecas basan la descripción bibliográfica de sus documentos en estándares que

indican cómo registrar la información: las normas de catalogación, y en estándares que indican
dónde registrarla: los formatos. Los estándares para la catalogación más difundidos son los
siguientes:

• Reglas de catalogación – ISBD – AACR2 – RDA – FRBR

• Números normalizados – ISSN – ISBN

• Sistemas de clasificación – Dewey – CDU

• Lenguajes documentales – Tesauro – Lista de epígrafes

• Lenguajes naturales – Palabras clave

• Normas ISO – Idiomas – Nombres geográfico

Las reglas de catalogación definen que cada información de un elemento bibliográfico se

incluye en una entrada, y cómo esta información se presenta al usuario. También permite
ordenar las entradas en la impresión del catálogo.
Actualmente, la mayoría de reglas de catalogación son similares, o están basadas en
la Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD), un conjunto de normas
producidas por la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y
Bibliotecas (IFLA) para describir una amplia gama de material bibliotecario. Estas reglas
organizan la descripción bibliográfica de un libro en las siguientes ocho áreas: título y mención
de responsabilidad (autor o editor), edición, detalles específicos del material, publicación y
distribución, descripción física, serie, notas y número estándar (ISBN). Las reglas de
catalogación más utilizada en el mundo de habla inglesa son las Reglas de Catalogación anglo-
americanas,2ª edición(AACR2). Las AACR2 establecen normas solamente para la catalogación
descriptiva, sin hacer referencia a la catalogación temática. Las RCAA2 han sido traducidas a
muchos idiomas para su uso en todo el mundo

4 y 5. ¿Qué es la catalogación? ¿Para qué sirven las reglas de catalogación?

La catalogación es el proceso que permite el reconocimiento de un documento a partir de una

descripción documental unívoca y sin ambigüedades proporcionando los elementos necesarios
para su identificación. Existen numerosas concepciones de la catalogación, a continuación
menciono algunas de ellas:

El proceso por el que son transferidos ciertos datos técnicos de un documento a un soporte
documental, conforme a determinadas reglas. Esta operación completa el asiento bibliográfico
dotándole de encabezamiento, registro de fichas secundarias, etc. Su fin es facilitar la
identificación física de los documentos y su producto final es el catálogo, que actuará de
intermediario entre los usuarios y el fondo bibliográfico. La catalogación de los documentos nos
proporciona una representación de los mismos, con todos los datos que nos permitan
comparar. Esta representación es a lo que se le llama registro bibliográfico.

La descripción documental es el proceso de representar el documento analizado en un asiento

o registro, para ello se debe realizar la lectura técnica del documento o ítem (es decir,
seleccionar los datos que permitan identificar y representar al documento). A la hora de hacer
la descripción se ha de seleccionar una serie de datos, obtenidos del propio documento. Existe
un modelo preestablecido para la descripción que se divide en áreas y campos, con un orden
fijo. Cada área se compone de uno o más campos que se denominan elementos, a los que
acompaña una puntuación obligatoria que se ha de respetar. Por tanto, cada área comprende
unos elementos propios, obligatorios u opcionales, separados por signos de puntuación. Las
áreas son:

1. Título y mención de responsabilidad

2. Edición

3. Detalles específicos del material

4. Publicación, distribución, etc. (lugar de la editorial del documento, nombre de la editorial y

año de edición)

5. Descripción física

6. Serie

7. Notas

8. Número normalizado y modalidades de adquisición (generalmente se compone de dos

elementos formado por el número de ISBN o ISSN, de acuerdo al tipo de material y de título
clave si tuviera)

Objetivo de la catalogación: Identificar los documentos de forma inequívoca; dar uniformidad a

la información; organizar y preservar el material alojado en una Institución; facilitar la
ubicación, el acceso y la recuperación: permitir el intercambio con otras instituciones. Las
Reglas de catalogación son fundamentales en toda biblioteca ya que ayudan al bibliotecario a
tomar decisiones sobre aspectos relacionados al registro de la información. Esta herramienta
tiene como objetivo la normalización de los ingresos en una descripción bibliográfica, la
determinación de los puntos de acceso para todos los soportes y su forma de describirlos

6. ¿Para qué sirven los formatos?

Son las estructuras en las que se introducen y almacenan datos. Los formatos bibliográficos
son normas que dicen cuáles datos deben usarse para describir un documento y en qué forma
se ingresan esos datos. El formato es una guía de trabajo bibliográfico normalizado que permite
identificar y describir los elementos que componen un documento, permitiendo su posterior
recuperación y la relación de unos con otros, así como la transferencia y generación de
productos de información como lo son los registros que son el equivalente a la información que
proporciona la ficha.
Formato Manual: El catálogo en fichas comenzó a usarse en el mundo en el siglo XIX, en
Francia ya existían en el s.XVIII. Dewey contribuyó a normalizar la ficha manual de tamaño 7.5
x 12.5 cm. Paulatinamente está siendo sustituido por los catálogos en computadora, llamados
OPAC o Bases de Datos. Para la elaboración de las fichas, se aplican normas internacionales
llamadas Reglas de Catalogación. Tipos de ficha: Principal: es la primera que se confecciona y
lleva el encabezamiento principal elegido para el catálogo (autor, título etc.) Secundarias:
reproducciones exactas de la ficha principal, pero con encabezamientos distintos y Auxiliares
(fichas de referencia, de llamada, analíticas, de identidad de autor).

Los catálogos en ficheros manuales están formados por fichas de cartulina que describen cada
documento. En una Base de Datos las fichas se llaman registros. Cada libro o material debe
tener una ficha, que aquí se denominan entradas o registros. Las Reglas de Catalogación se
aplican según los formatos y establecen qué datos del documento incluyen, en qué posición y
cómo se muestran.

Formato automatizado: ficha electrónica. OPAC: significa Catálogo de acceso público en línea
(Online public access catalog). En la computadora los formatos bibliográficos constituyen un
formulario estructurado que contiene varios campos de datos. Cada dato bibliográfico del
documento a describir está en un campo de datos. Actualmente las fichas bibliográficas se
generan a partir de un formato en computadora. Al completar los campos de datos en la
computadora se está catalogando, según las Reglas de Catalogación correspondientes.

Existen varios formatos: CEPAL, MARC, BIREME. El Formato MARC ha cobrado mayor
difusión en las bibliotecas de América Latina en los últimos años.

El formato MARC (Machine Readable Cataloging) fue desarrollado por la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos (Library of Congress) en la década de los ’60. Surgió de la
mano de los avances e incorporación de las computadoras a las bibliotecas, dado que su
capacidad de almacenamiento y posibilidades de recuperación mejoraban el trabajo. El formato
MARC fue creado para ayudar a las bibliotecas en el desarrollo, uso y mantenimiento de sus
catálogos. Dentro de las ventajas de su uso podemos mencionar que el formato MARC tiene
más de 30 años de uso continuado, un alto nivel de conformidad por parte de sus usuarios en
todo el mundo, ha sido adoptado por varios sistemas nacionales de información para el registro
de sus bibliografías nacionales y ha permitido desarrollar la catalogación por copia,
posibilitando una mejor gestión de los recursos humanos y bibliotecológicos.
7. ¿Qué es un registro o asiento bibliográfico?

Un registro bibliográfico es una presentación codificada y reducida de un documento. Consta

de tres partes: descripción bibliográfica; puntos de acceso; información local de ejemplares
(monografías) o de fondos (revistas y publicaciones seriadas). A diferencia de la ficha, en los
catálogos automatizados se genera un único registro bibliográfico que permite describir y, a la
vez, generar los puntos de acceso

Un registro bibliográfico es “un conjunto de elementos informativos, organizados conforme a

unas normas, que permiten identificar a una unidad documental de manera unívoca en vistas a
su localización y posterior recuperación”. (Ríos Hilario, 2003)

Un registro está conformado por un conjunto de datos dispuestos en campos y subcampos que
son tratados como una unidad que describe un ítem. Un registro MARC se compone de tres
elementos: la estructura, la designación de contenido y el contenido.

La estructura del registro es una implementación de la norma ISO 2709, y está relacionada con
los tipos de códigos que se usan para identificar los elementos de información en un registro:
las etiquetas, los identificadores, los subcampos y los delimitadores de subcampos.

La designación de contenido, códigos y convenciones establecidos para identificar y

caracterizar los datos dentro de un registro, permiten su manipulación. El contenido de los
campos, es decir la información que el bibliotecario incorpora al registro, está dada por el
documento catalogado y normalizada por las reglas de catalogación, el sistema de clasificación
usado y los términos de los tesauros o las listas de encabezamiento de materia que la
biblioteca haya adoptado para su análisis.