1.

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL: Es un instrumento documental el cual nos permite

ver la jerarquizacion de los documentos, producida a lo largo de las historia de la empresa y en el
se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificacion, sin olvidar que a su
vez se agrupa por las dependencias.

 ACUERDO No. 004: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración,

aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el
Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental –
TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD

 Acuerdo 5 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 5 de 2013, capitulo II, Artículo 5°: Clasificación documental. Las entidades del
Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el
cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y
subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental
compuesta, unidad documental simple.

 Ley 594 de 2000: La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
2.HOJA DE CONTROL: Es un formato en el que su funcion es registrar, compilar datos e
informacion, sobre los documentos y tipos de documentos que se utilizan en la empresa, estos
debidamente foliados.

 Ley 594 de 2000: La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
 Circular 004 de 2003: el Archivo General de la Nación establece criterios técnicos para la
organización de las historias laborales, indicando entre otras cosas que el registro de la
documentación al interior de los expedientes de las historias laborales deba realizarse
mediante la utilización del formato hoja de control y menciona además los campos
mínimos obligatorios, debido a esto, en el Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República se emplea el formato F-GD-26 Hoja de Control - Historia Laboral para
registrar los tipos documentales de ésta serie documental.
 Acuerdo 005 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.
3. BANCO TERMINOLOGICO: Es un registro de los conceptos o terminos, el cual su fin es ofrecer
una herramienta que facilite la obtencion de la informacion de la entidad para una buena
comprensión general de los terminos y conceptos.

 En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea
la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se
dictan otras disposiciones”, la Constitución Política de Colombia en el Artículo 74 “Todas
las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley”, el Decreto 1080 de 2015 en el Artículo 2.8.2.5.8. “Instrumentos
archivísticos para la gestión documental”, describe que las entidades públicas, elaborarán
los Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
4.TESTIGO DOCUMENTAL: Es aquel elemento que nos indica la ubicación de un documento
cuando se retira del expediente en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
 ACUERDO 5 DE 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
5.ROTULOS DE CAJA:  es una etiqueta con algún tipo de información.

 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
 ACUERDO 5 DE 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
6.ROTULO DE CARPETAS:  es una etiqueta con algún tipo de información.

 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

 ACUERDO 5 DE 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
7.FORMATO CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS: Documento donde queda evidenciadola
consulta y prestamos de documentos

 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
 ACUERDO 5 DE 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
8.FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.

 ACUERDO 42 DE 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
 ACUERDO 5 DE 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones
9.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: son un instrumento archivístico definido por La norma
ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida
de los documentos en una organización.

 ACUERDO 004 DE 2019: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración,

aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el
Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental –
TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD
 Acuerdo 5 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 5 de 2013, capitulo II, Artículo 6°: Las diferentes dependencias de la entidad, con
fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental
(TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de
gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de
la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en
la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.
 RESOLUCIÓN 469 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2016: "Por la cual se actualizan y se
adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado"