Buenas Prácticas en La Administración de Inventarios

COMPAÑÍA LAMPARAS BACCARAT
Lista de Verificación I
Buenas Prácticas en la Administración de Inventarios
Propósito
El objeto de este papel de trabajo es validar por parte del Auditor las prácticas
desarrolladas en la administración de inventarios frente a las buenas prácticas que se
sugieren para el proceso.
1. Procedimientos
Diligenciar el siguiente papel de trabajo validando las siguientes prácticas con relación a
las actividades y controles definidos por la Organización.
Práctica SI NO N/A Observaciones
Lineamientos
Se tienen definidos y
documentadas las políticas y
procedimientos para la
administración de los
inventarios.
Las políticas y procedimientos

de inventarios han sido
divulgadas a todos los niveles
que corresponden.

de inventarios se encuentran
publicadas de forma permanente
en un repositorio al cual pueden
acceder todos los usuarios que
participan en los inventarios.

son revisados y actualizados de
forma periódica, considerando
Preparado por: Fecha: Referencia:
Control y Gestión Financiera S.A.S.

Nit.900.689.464-6
los cambios en la industria y la

organización.
Los procedimientos de
inventarios están diseñados
dentro del marco de segregación
de funciones.
Se tiene definido un nivel

jerárquico superior como
responsable por la
administración de los
inventarios.
La compañía no desarrolla
estrategias mensuales de
reducción de inventarios por
medio de precios especiales,
pues los mismos limitan la
rotación de los inventarios,
únicamente a las fechas de
dichos descuentos.
La organización evalúa la
tendencia de los precios de sus
productos y materias primas,
según corresponda, para definir
si realiza contratos con los
proveedores y clientes de precio
fijo y a largo plazo.
Se han establecido niveles de

aprobación de compras de
inventario y de despacho, de
acuerdo al monto de las
operaciones.

Nit.900.689.464-6
Se han definido los códigos para

la identificación de los
productos, así como la
nomenclatura de los mismos.
Custodia e Infraestructura
El acceso a los inventarios es

restringido.
Todos los productos

considerados de mayor valor y
susceptibles a pérdida se
encuentran aislados del resto de
inventario.
El acceso a los productos de

mayor valor es restringido solo a
los funcionarios que lo
administran.
Se realizan inventarios de forma

recurrente o cíclica,
identificando oportunamente
diferencias en los saldos de
inventarios.
La bodega donde se almacenan

los inventarios cumple con los
niveles de seguridad física tanto
para los colaboradores como
para los productos (rutas de
evacuación, red contra
incendios, salidas de
emergencia, cámaras de

Nit.900.689.464-6
seguridad, señalización,
temperatura).
Las Bodegas donde se custodian

los inventarios cumplen con la
normatividad interna y externa
en su infraestructura.
Se tiene un plan de
mantenimiento para la bodega,
el cual considera:
 Aseo
 Iluminación
 Orden
 Temperatura
 Señalización.
Se tienen pólizas de seguro para

el inventario por pérdida o daño.
La Bodega cuenta con muelles

de descargue.
El despacho o recepción de los

productos se realiza por los
muelles más cercanos a su
localización, optimizando los
tiempos de cargue y descargue.
Se han establecido horarios de

despacho y recepción, de
acuerdo al tipo de producto y al
tiempo estimado para el cargue o
descargue.

Nit.900.689.464-6
Se mantienen actualizados los

requerimientos normativos para
el almacenamiento de los
productos, de tal forma que
siempre se cumplan con las
normas que lo regulan
Todos los funcionarios de la

bodega cuentan con los
elementos de seguridad
necesarios para desarrollar su
labor.
Disponibilidad de los Inventarios
De acuerdo a la naturaleza del

negocio, se tienen diseñado el
modelo de inventarios que mejor
permite cumplir con los
despachos, así como optimizar
los costos de su administración,
tales como:
 Inventario de productos en
proceso.
 Inventario de seguridad,
según los niveles mínimos
de las cantidades de
inventario que se deben tener
disponibles.
 Inventario por lotes
 Inventario por demanda o
temporada.
 Inventario para clientes
específicos, los cuales tiene
un mayor nivel de compra
superior que los demás o

Nit.900.689.464-6
mantienen acuerdos
especiales.
La bodega del inventario es

organizada de acuerdo a la
demanda por producto, así como
al volumen y cantidad de los
mismos, manteniendo en todos
los casos libres los pasillos.
Si la organización tiene una

agremiación sindical, se tiene un
plan de almacenamiento para
cubrir posibles huelgas.
El abastecimiento de inventario
corresponde al análisis de la
oferta y la demanda para
periodos cortos de tiempo.
El análisis de la oferta y la
demanda se enfoca en aquellos
productos que representan el
80% de las ventas, reduciendo
costos de almacenamiento.
El análisis de la oferta y la
demanda es realizada por un
equipo multidisciplinario, de tal
forma que no es una actividad
exclusiva del área de ventas,
asignando metas reales y
retadoras para la organización.
Se solicita a los clientes

estratégicos su plan de compras,
para garantizar el cumplimiento

Nit.900.689.464-6
de las entregas, así como la

reducción de costos.
Se trabaja con herramientas

online para el registro de los
pedidos del cliente, manteniendo
disponible los productos para el
cliente.
Se tiene definida una estrategia

de abastecimiento del inventario,
orientada a los siguientes
aspectos:
 Disminución del inventario

obsoleto, dados los niveles de
rotación.
 Mejorar la competitividad, por
la calidad de del producto
entregado y por la
disponibilidad del mismo.
 Cumplimiento en las entregas.
 Reducción de costos dado los
niveles de rotación.
Periódicamente los productos en

mal estado, fecha de
vencimiento y lenta rotación
son identificados, señalados y
separados del inventario.
Se cuenta con procedimientos

definidos y documentados para
el retiro de los productos que no
se pueden comercializar por mal
estado, fecha de vencimiento y
lenta rotación, así como para su
contabilización.

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Se generan reportes periódicos

sobre los productos obsoletos o
en mal estado, incluyendo
aspectos tales como:
 Cuantía de los productos

obsoletos.
 Descripción de las
referencias.
 Causas de la
obsolescencia o el mal
estado
 Fecha de identificación
de su estado.
Se tiene un plan de acciones

correctivas para disminuir y/o
gestionar los saldos de
inventarios obsoletos, tales
como:
 Aumento de la
periodicidad para el
seguimiento realizado a
los productos.
 Reclamaciones al
proveedor.
 Descuentos especiales
para su comercialización,
siempre que el mismo no
ponga en riesgo a los
clientes.
 Donación,
 Uso del producto para
otros fines.
 Venta como material
reciclable.

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Se tiene un programa para

ofrecer productos sustitutos,
cuando los productos no se
encuentran disponibles para la
venta, reduciendo la posibilidad
de perder la venta.
Se mantiene un stock de
inventario permanente, de los
productos que representan el
mayor número de ventas.
Ingreso y Despacho de Inventarios
El ingreso de productos al
inventario es realizado por una
única área.
Todos los productos que se

reciben son identificados
inmediatamente con la etiqueta o
código que corresponde a nivel
interno en la organización.
La función de compras y
facturación es independiente a la
de administración de inventarios.
Se tienen en las filiales la misma

parametrización para identificar
cada uno de los productos.

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Los requerimientos de producto

parten de una estrategia de
abastecimiento, tales como:
 Máximos y mínimos
 Descuentos por volumen
 Descuento por volumen
acumulado para las
ventas de un periodo
especifico.
 Menor precio de
productos.
Se verifica que las cantidades y

referencias despachadas,
correspondan con las órdenes de
compra, las notas de transportes
y los informes de recepción del
producto.
El sistema permite generar de

forma automática alertas sobre
los ingresos o despachos de
inventarios que requieren
validaciones o controles de
autorización.
Se llevan controles de monitoreo

sobre el comportamiento de los
productos, identificando de
forma oportuna su ubicación y
estado.
Se verifica periódicamente que

se cumplan con los descuentos
por volumen pactados con los
proveedores.

Nit.900.689.464-6
Se toman muestras periódicas de

los productos, para revisar su
calidad, así como posteriormente
los resultados de dichos análisis
son reportados a un nivel
jerárquico superior.
Todos los ingresos y salidas de

producto llevan un control
consecutivo del documento con
el cual se registran.
Los números consecutivos de

ingreso y salida de producto no
pueden ser modificados, así
como los mismos son
verificados.
Los documentos con los cuales

se registran las entradas y salidas
de productos, generan copias
para el reporte de dichos
movimientos a áreas como
contabilidad, cartera, compras y
seguridad, entre otras.
Todos los productos recibidos o

despachados son verificados por
un área que garantiza el estado,
cantidad y referencia con lo
facturado.
Toda entrega o recepción parcial

de producto esta asociada de
forma automática a la orden
original, controlando que se

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complete el número total de

unidades de la orden.
Se han establecido controles de

monitoreo, para verificar el
comportamiento de las
devoluciones bien sea de los
productos comprados o
vendidos.
Se tiene un procedimiento
establecido para la recepción y
manejo de las devoluciones bien
sea en buen o mal estado.
Se han implementado
indicadores de seguimiento para
medir la administración de los
inventarios, tales como:
 Devoluciones por errores

en el despacho o la
calidad del producto.
 Limitaciones en la
fabricación dada la
ausencia de productos.
 Operaciones sin
aprobación del nivel que
corresponde.
 Deficiencias en el
despacho de inventarios,
dado los retrasos de
producción.
Se han implementado planes de

acción correctivos tanto a nivel
interno como con los
proveedores, cuando los

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productos recibidos o
despachados son devueltos.
Se tiene un protocolo de
comunicación establecido con
los proveedores.
Se realizan evaluaciones a los

proveedores, considerando
aspectos en la prestación del
servicio, tales como:
 Cumplimiento.
 Calidad.
 Precio ofrecido vs el
precio del mercado.
 Errores en la entrega.
 Eficiencia en la solución
de reclamos o
inconvenientes
presentados ante las
reclamaciones.
Todas las notas débito o crédito,

se encuentran asociadas a la
factura que están afectando.
Se verifican periódicamente las

localizaciones donde se registra
el producto en tránsito,
validando que no se tengan
saldos superiores al número de
días máximo tolerado.
Los inventarios de clientes no

despachados se encuentran

Nit.900.689.464-6
asilados e identificados del

inventario de la organización.
Cada cliente recibe un reporte de

la mercancía que ha sido
despachada a su nombre y de la
fecha de entrega de la misma.
El programa de entrega de los

inventarios propende por
mejorar las eficiencias y los
tiempos de entrega a los
vehículos asignados a cada ruta.
Los vehículos seleccionados

para la distribución cumplen con
los requerimientos técnicos y
normativos para el transporte del
producto.
Reporte
Periódicamente se generar
informes de los inventarios
recurrentes para el análisis de
variaciones y aprobación de los
ajustes.
Se realizan conciliaciones
periódicas con el área de
producción, para verificar que
las cantidades recibidas y
despachadas según producción
sean iguales a las ingresadas al
inventario.

Nit.900.689.464-6
Se realizan inventarios
periódicos o cíclicos de control,
para las unidades de mayor
valor, rotación o ubicación, entre
otros.
Los conteos cíclicos se realizan

en
horarios en los que todas las
transacciones se encuentran
registradas, antes o al finalizar el
día laboral.
Todas las diferencias de los

conteos cíclicos son
investigadas.
Se han establecido
procedimientos de autocontrol,
para verificar los saldos de los
inventarios por referencias.
Se tiene un área destinada para

la creación de localizaciones y
referencias de productos,
independiente al área que
administra y custodia los
inventarios.

Nit.900.689.464-6

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Las políticas y procedimientos

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Se tiene definido un nivel

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Se han definido los códigos para

El acceso a los inventarios es

Todos los productos

El acceso a los productos de

Se realizan inventarios de forma

La bodega donde se almacenan

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Las Bodegas donde se custodian

Se tienen pólizas de seguro para

La Bodega cuenta con muelles

El despacho o recepción de los

Se han establecido horarios de

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Se mantienen actualizados los

Todos los funcionarios de la

Disponibilidad de los Inventarios

De acuerdo a la naturaleza del

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La bodega del inventario es

Si la organización tiene una

Se solicita a los clientes

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de las entregas, así como la

Se trabaja con herramientas

Se tiene definida una estrategia

 Disminución del inventario

Periódicamente los productos en

Se cuenta con procedimientos

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Se generan reportes periódicos

 Cuantía de los productos

Se tiene un plan de acciones

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Se tiene un programa para

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Todos los productos que se

Se tienen en las filiales la misma

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