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c c c c: Este tipo de administración se
maneja en función de las unidades más importantes es decir se tiene en nivel
superior a los accionistas y gerente general, gerentes departamentales, jefes o
coordinadores, mano de obra.
r
c c cc: Se fundamenta en el criterio
de una secuencia ordenada de funciones de los esquemas jerárquicos
es decir toman dos parámetros el operativo y el funcional, cuando es
funcional va de arriba hacia abajo es decir tomamos decisiones,
generamos estrategias y cumplimos. Y si es operativa se utiliza el
esquema del triangulo invertido donde las acciones van de abajo hacia
arriba.
c c
: se fundamenta en los
resultados cuyas siglas son APO que se aplican en los sistemas ya
que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.
L
L cLc (eoría X)
Se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio lo cual
presenta dos necesidades urgentes para la organización: la
supervisión y la motivación.
LcLc (eoría Y)
Los supuestos que fundamentan la Teoría Y son:
El desgaste físico y mental en el trabajo es tan normal como en el
juego o el reposo, al individuo promedio no le disgusta el trabajo en sí;
3
L
Lc cLc (eoría Z)
La teoría Z destaca el sentido de responsabilidad comunitaria como
base de la cultura organizacional.
Ésta sostiene que las condiciones precedentes favorecen la intimidad,
la participación personal y las relaciones pro fundas de las personas en
el trabajo, y eso a su vez fomenta la confianza entre los empleados.
La teoría Z ha sido criticada por varios motivos, algunos de los cuales
se refieren a los hechos en que se funda, las supuestas relaciones
entre sus variables y a su lógica.
No se ha demostrado que la satisfacción o sentido de pertenencia
mejore la productividad ni que las organizaciones que siguen la teoría
Z tengan más éxito que las demás.
Todo considerando, la teoría Z debe verse más bien como una idea
estimulante y no como una teoría cuya validez ha sido probada.
Debido a lo radical de las teorías X y Y se ve la necesidad de crear
una teoría que equilibra a las dos anteriores, quien logra esto es la
teoría Z. Esta teoría analiza que el ser humano tiene una act itud
variable.
r
L
apítulo
cZc
:
O y M es una técnica el cual actúa como un mecanismo de Control de
los procedimientos administrativos y se relaciona con la
Administración en el planteamiento de políticas, estudio y diagnóstico
de la organización y recomendar las soluciones posibles a problemas
existentes.
F
cc
O y M es una herramienta la cual facilita el desarrollo de los
procedimientos administrativos y ayuda a optimizar los recursos.
:
Detectar las causas que ocasionan conflictos en la
organización.
Incrementar la producción.
Mejorar la calidad.
cc:
O y M es importante porque da soluciones a los posibles problemas
encontrados en la estructura organizacional.
Fc Y FcL c
-na vez realizado el estudio del diagnóstico de la organización se
llegó a la conclusión que los sistemas actuales no permiten el
desarrollo oportuno de las organizaciones por lo que se recomienda
efectuar cambios ya sea en la estructura, funciones, actividades y en
varios procedimientos que tiene la organización.
FcL c :
La finalidad de O y M es asegurar el máximo de eficiencia de la
máquina administrativa, y mediante la aplicación de métodos
científicos de organización adecuados se podrá conseguir economías
en el coste de la producción y en el uso adecuado de la mano de obra.
Como regla general O y M no se le concede autoridad sobre otras
unidades en administración.
r cZ y :
Dar solución a los problemas generados por la máquina
Administrativa.
FL
F cL L
cL y
Al personal que labora en O y M se los conoce como analistas, este se
encarga de recopilar y analizar la información con el fin de presentar
soluciones alternativas a los problemas así como asesorar a la
implantación a las soluciones que propongan, el analista puede ser un
técnico o profesional que requiere de conocimientos los cuales se
agrupan en dos tipos:
a
onocimiento eórico: conocimientos de las teorías X, Y y Z,
adicional a esto debe tener conocimiento de teoría de la
administración, organización, sistemas y metodología de la
investigación, adicional a esto debe poseer cursos de especialización
de O y M, desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos,
sumado a estos conocer la estructura de la organización de la
institución objeto de estudio.
~
onocimientos cnicos: Conocimientos que le permitan realizar
diagnósticos administrativos y de diseño organizacional, análisis y
elaboración de organigramas, diagramas de flujos y de distribución de
espacios, además de capacidad de análisis debe tener la capacidad
de expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser
observador y pode trabajar en equipo.
F Y
Entre las principales funciones tenemos:
apítulo
c
cc L cL y
La información que genera un mejoramiento administrativo de una
dependencia o unidad orgánica debe ser:
Tomando en cuenta la estimación de costos y presupuestos, recursos
humanos, financieros y materiales. Para realizar estos análisis se
debe seguir los pasos de la siguiente tabla:
cc c L c y
Los cambios significativos, que se logren dar, de acuerdo a las
circunstancias en los procedimientos de trabajo podrían ser:
V V Y V
E l U i i i t l t l li it i
:
i i i t
P i i i l j ti
E l lifi
F lt i ,t i .
V
D V
i t l i , i i l i
li , i i li i .
cZc Lc Fc
Es necesario ordenar la información reunida en hojas d e trabajo,
cuestionarios etc.
Existen dos maneras de organizar los datos: narrativa, grafica.
ccL
En esta fase al examinar críticamente, el investigador está en la
capacidad de identificar los problemas y posibles soluciones con el
propósito de mejorar la organización.
Tiene que ser:
3 Preciso
3 Rápido
c L F
El informe final es la base para la exposición a las autoridades, en
este documento constan: sugerencias, recomendaciones, cambios,
modificaciones que generen solución a los distintos problemas
detectados.
?
Lcc Lc c
-na vez que las autoridades han decidido aceptar las
recomendaciones se cubre varias acciones entre las que podemos
citar las más importantes:
cLc
cc cc c
Permite conocer el grado de cumplimiento de los planes
implementados para la solución de los problemas empresariales; y por
otra, tomar las respectivas acciones correctivas que faciliten una
efectiva consecución de los objetivos orientados al mejoramiento
administrativo.
Y cLc
Fc Y c
El analista está obligado a introducir los cambios y ajustes que
permitan cumplir su objetivo
cLc
Existen dos tipos de evaluación:
?
ccc
Los organigramas no son otra cosa que un modelo gráfico que
representa la estructura formal de una organización, indicando los
órganos o dependencias y las relaciones de autoridad que guardan
entre sí.
Toda empresa tiene una estructura organizacional de acuerdo a sus
necesidades, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades,
los procesos y su funcionamiento.
Constituyen el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma
gráfica y objetiva la composición de una organización.
LcFc
Los organigramas se clasifican en dos grupos.
or su uso:
Analíticos o detallados
Sintéticos o esquemáticos
or su fin:
Estructural
uncional
De personal o posición
Es la manera como se va a desarrollar
cnalíticos o detallados:
Es un análisis y estudio detallado de las bases más importantes de la
estructura de una empresa con todas y cada una de las unidades
administrativas:
epresentaciones y normativas
so de los rectángulos
Cada nivel jerárquico tiene su representación
Ejemplo:
ccc cL
Funcional:
Es una variación del organigrama estructural en el cual, además de su
composición muestra las funciones de todas y cada una de las
unidades administrativas que la conforman.
ccc FcL
e personal o posición:
Al igual que el anterior, representa la estructura administrativa y la
distribución del personal de todas sus unidades. Al interior de cada
rectángulo se debe consignar los datos relacionados con e l número
total de los empleados, la denominación del cargo y sueldo respectivo.
También se pueden registrar las vacantes existentes y algún otro dato
de interés institucional.
scalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de
las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una
línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.
ixtos
Este tipo de organigrama utiliza combinacione s verticales y
horizontales. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones
con un gran número de unidades en la base.
Lc
[ormados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos
concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de
organización.
r3 L c F cc Y cc
?
cdministración por procesos
Después de haberse orientado esfuerzos a medir, controlar, certificar y
corregir los procesos de producción, alcanzado ya mejoras como las
siguientes:
Disminución del coste
Reducción de inventarios
Mayor satisfacción del cliente
Incremento de la moral de los empleados
Incremento d utilidades
Menor burocracia
Para identificar los procesos debemos mencionar lo siguiente:
c
c
Corresponden al nivel superior de la organización está en la junta de
accionistas, directorio y ejecutivos.
c
c cL
Son generadores de activos, prestación de servicios, áreas de
producción y comercialización.
c
c
Y
Son los que auxilian y facilitan los servicios de recursos humanos,
financieros, informática, etc.
c
HcLc
Asesorías en general, organizacional y sistemas, desarro llo
organizacional.
c
cL
Proyectos de extensión de nuevos productos.
cc
cc ccc
:
Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben
establecerse con exactitud.
LL Z:
Deben ser lo más simple posible, para representar las estructura(s) en
forma clara y comprensible.
c:
Depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben
prepararse tanto en criterio técnico como de servicio.
c:
Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.
F c :
En diseño debe homogenizar el empleo de nomenclatura.
L c
Toda empresa tiene sus niveles jerárquicos y de acuerdo a su
conformidad podrían ser:
Directivo o Superior.
Ejecutivo o Intermedio.
Operativo.
Asesor.
Auxiliar.
.
Se encarga de emitir las políticas, estrategias y objetivos de la
empresa.
Pone en práctica la política o estrategia establecida por el nivel
directivo.
c
Encargado de realizar aquellas actividades que constituyen el eje
fundamental del negocio y se las representa en la base del
organigrama.
c
Tiene la responsabilidad de asesorar al nivel ejecutivo y orientar las
acciones al resto de niveles en el campo de su competencia.
cXLc
Es el responsable de brindar apoyo a todos los demás niveles de la
organización
c Lc cZc
La estructura organizacional es un medio del que sirve una
organización cualquiera para corregir su s objetivos con eficacia.
c Lc cZc.
Para una mejor información la estructura de una organización se
puede dividir en tres tipos:
HZcL
Son aquellas en las que los elementos que soportan los mayores
esfuerzos se hallan colocados horizontalmente.
cL Z c
Son aquellas que se utilizan para que la empresa no crezca para sus
lados laterales o en otras ocasiones para dar mayor grado de visión y
no sobre monten entre unidades.
cL Hc.
cLZc
Trasferencia definitiva de funciones, atribuciones y responsabilidades
de los titulares de las organizaciones hacia otros sectores a efectos de
distribuir sus recursos y servicios a sus circunscripciones territoriales.
c
Es un mecanismo mediante el cual los niveles superiores de un
organismo, delegan en forma permanente el ejercicio de una o más de
sus atribuciones, así como los recursos necesarios para su
cumplimiento.
Para su representación en los organigramas se usa de la siguiente
manera.
Cuando se desea entregar una autonomía total se debe delegar los
cuatro grandes aspectos relacionados con la organización.
L Y c
Cada unidad administrativa debe tener un nombre que permita
identificarla fácilmente y establecer su categoría dentro de la
organización. Sus leyendas deben ser claras y concisas.
L:
Deben utilizarse rectángulos cuyo tamaño varía ligeramente de
acuerdo con el nivel jerárquico de la unidad que se representa. A un
mayor nivel de unidad administrativa el tamaño del rectángulo será
mayor. Las unidades de igual jerarquía serán representadas por
rectángulos de igual tamaño.
L c:
Existen dos clases de líneas:
Línea continua
Se usa para representar las relaciones de autoridad, de dependencia
directa que existe entre las diferentes unidades administrativas. Las
líneas deben ubicarse en la mitad del rectángulo. La línea que
representa el mando principal debe ser más gruesa y marcada que las
secundarias.
Línea cortada
Se usa para representar las relaciones de coordinación entre las
unidades y separar el sector descentralizado o desconcentrado.
L c c
Dentro de cada uno de los niveles jerárquicos existe la necesidad de
identificar claramente las subdivisiones o lo que se denomina los
niveles administrativos, cuyas denominaciones varían de acuerdo al
sector al que pertenezca la organización. Gerencia se utiliza en el
medio privado y Secretaria del Estado en el Público.
Estos niveles deberán considerar la proyección y crecimiento de la
institución y su denominación responder al sector al que pertenecen.
Generalmente se utilizan las siguientes denominaciones:
Subgerencia, Departamento, Sección, Grupo de trabajo
V
U V
S
t
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iit if i :
El .- Alli
A .- Alli
F l i .-
i
.- Alli
F i
i .-
t i fi
l
iit:
Cabe mencionar que las líneas de conexión entre los departamentos
se deben establecer de acuerdo a la siguiente referencia:
?
ccL
Son herramientas de guías de las actividades que deben realizar el
personal en la organización, es un compendio de funciones,
actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades
administrativas que conforman la organización.
efinición
Los manuales no son otra cosa que la identificación clara de las
estructuras organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad
administrativa, a estos manuales se les conocen también como
reglamentos orgánicos funcionales.
entaas del anual
n la organización
delimita el campo de acción, funciones,
atribuciones y responsabilidades de cada unidad administrativa, y
analiza la estructura y funciones de la organización.
n los eecutivos
[acilita el conocimiento de su área de
competencia, funciones y responsabilidades, contribuye a determinar
su posición relativa dentro de la estructura.
n el personal de operación
Permite un conocimiento de la
estructura de la organización, facilita el conocimiento de las tareas, la
iniciativa y responsabilidad asignadas; y facilita la capacidad por áreas
funcionales.
esventaas del anual
Se impone excesivo formalismo en la organización, lo que determina
rigidez en el cumplimiento de las actividades.
Su elaboración demanda un gran esfuerzo y no así los beneficios,
generalmente su contenido es incompleto. Es muy difícil mantener
actualizado su contenido, debido a que la estructura de cualquier
organismo es dinámica y no estática.
artes de un anual
-n manual consta de tres partes que son:
Recopilación de información.
Estudio y análisis de la información recopilada.
Elaboración del proyecto.
Dictamen de autoridad competente.
Propuesta definitiva del manual.
Aprobación por las más altas autoridades.
Publicación y distribución.
structura
Ejemplo
cL c : Puesto de trabajo y lista de responsables.
ccL
Es un documento que contiene la descripción de las actividades a
seguir en la realización de las funciones de una unidad, precisa
responsabilidad y participación.
:
Eficiencia al desarrollar actividades y procedimientos para cada área.
olíticas de control:
Definir un sistema que limite las funciones y responsabilidades
por unidades y puestos.
L
cc Lc c
La estructura tiene información sobre la historia, organización y
procedimientos de la empresa, de esta manera se describe de forma
lógica y secuencial los pasos de los que se compone un procedimiento
o función completa.
c ccL
Lc ccL Y
lases de manuales de procedimiento:
Personal con todos sus subsistemas
Seguridad Industrial
Abastecimiento
Contabilidad
Control de comunicaciones
Presupuestos
Administración de caja
El contenido del manual de procedimientos deberá ser:
Introducción
Objetivos
Políticas
Diagramas de [lujo
Secuencia de ejecución
Descripción de formas
Anexos