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Aplicación de las Habilidades Gerenciales en la Organización por Medio de una Técnica

Creativa

Jenny Johanna Bernal Pérez, Sahiana Chávez Ortega, Lubdy Stella Londoño Venegas y

Liliana Andrea Patarroyo Barrera

Facultad de Ciencias de la Salud y el Deporte, Universidad Fundación Universitaria del

Área Andina

Módulo Gestión Organizacional

Yolly Samara Sandoval Jaimes

10 de octubre 2020
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Introducción:

El presente trabajo tiene por objetivo dar solución a una de las falencias de Red Salud

Casanare en el área de odontología y entender el porqué de la deficiencia en los insumos

necesarios que se emplean para la prestación del servicio de salud; esto se analiza a la luz de las

habilidades gerenciales y por eso se delimita la temática en su mayoría, aunque tiene correlación

con temas asociados a la pobreza multidimensional.

Para lograr el objetivo, en un primer momento se contextualiza la empresa de salud y se

realiza un diagnóstico de los procedimientos asociados al aprovisionamiento de insumos,

medicamentos e instrumentación empleados en la atención odontológica en Red Salud Casanare.

Con el ánimo de detectar las oportunidades de mejora en la operación de Red

Salud Casanare, se retoman las habilidades gerenciales, se selecciona una que permite

analizar el problema que se plantea y se adopta una herramienta para dar solución a dicho

problema.

Al finalizar el trabajo se presenta una reflexión en la que se relaciona la falta de

insumos como una consecuencia de la pobreza multidimensional, es decir que se explica

por qué su esclarecimiento va más allá de ser un problema per se, aislado de todo un

ecosistema de desequilibrios presupuestales.

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Objetivo General Y Especifico.

- Realizar el trabajo en equipo, lograr una comunicación asertiva, administrar de

manera eficiente el tiempo y obtener una participación creativa para el desarrollo del taller

empleando la temática vista en los ejes.

- Analizar los conceptos básicos de las habilidades gerenciales que existen y cuales

son aplicadas en una organización.

- Conocer las técnicas de creatividad empresarial para la solución de problemas y

aplicar una de ellas.

- Reconocer mediante la práctica de las habilidades expuestas en los ejes como

objetivo de estudio.
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1. Breve Descripción De La Empresa

El análisis del presente trabajo se realizará en la Institución Red Salud Casanare, ESE.

Su actividad es la prestación de servicios de salud de baja complejidad en 16 municipios

del departamento de Casanare, los servicios corresponden a medicina general, odontología

general, laboratorio clínico, vacunación, enfermería, urgencias y hospitalización.

Ubicación

Red Salud Casanare, por ser una empresa del Estado, cuenta con catorce unidades de

atención diferentes a lo largo del departamento; de acuerdo con su sitio web, están divididos en

las regiones norte, centro y sur de la siguiente manera:

Zona de salud Sur

En esta zona de atención se incluye los Centros de Salud Monterrey, el Hospital local de

Villanueva, el Centro de salud Sabanalarga, el Centro de salud Maní, el Centro de Salud de

Chámeza y el Centro de salud Recetor

Zona de salud Centro

En la zona centro están las zonas de atención correspondientes al Centro de salud

Támara, el Centro de salud Nunchía, Centro de salud Trinidad, el Puesto de salud del

Corregimiento Bocas del Pauto, el Centro de salud San Luis de Palenque y el Centro de salud de

Orocué

Zona de salud Norte

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En la Zona Norte de Casanare, está el Centro de salud La Salina, el Centro de salud

Sácama, el Centro de salud Hato Corozal, el Hospital local de Paz de Ariporo y el Centro de

salud Pore.

Misión

Somos una institución que presta servicios de salud de baja y mediana complejidad en 16

municipios del departamento de Casanare, con talento humano comprometido, contribuyendo al

bienestar y calidad de vida de nuestros usuarios y sus familias

Visión

Red Salud Casanare E.S.E, será la empresa líder en prestación de servicios de salud, con

enfoque de atención humanizada, estándares de calidad, responsabilidad social y ambiental,

promoviendo la investigación e innovación en salud, en el departamento de Casanare

2. Diagnóstico:

El grupo de trabajo decidió realizar el diagnóstico en el Departamento de Subgerencia

Administrativa y Financiera, que se encarga de garantizar los recursos financieros de bienes de la

entidad y del talento humano para las áreas administrativas, las funciones principales en esta área

son:

-Supervisar las actividades de administración y desarrollo de la gestión humana en las

diferentes dependencias de la empresa.

-Dirigir y controlar el manejo presupuestal, contable y de tesorería de la empresa.

-Elaborar con el apoyo de diferentes áreas y dependencias el anteproyecto de presupuesto

y del programa anual de cajas, así como sus modificaciones.

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-Realizar las actividades necesarias para la adquisición, almacenamiento y suministros de

bienes y servicios que terceros proveen para el buen funcionamiento de la empresa.

- Prepara y propone políticas y procedimientos para el proceso de adquisición de bienes

y servicios de la empresa dentro de los marcos definidos por la gerencia.

Esta área cuenta con 4 dependencias directas que son: talento humano, adquisiciones

almacén y farmacia, mantenimiento y servicios generales y el área financiera que incluye

presupuesto, facturación, contabilidad y tesorería.

A través de la Subgerencia Administrativa y Financiera se define los suministros y la

cantidad de insumos que serán entregados a cada una de las IPS según el plan de compras RED

SALUD CASANARE 2014 el cual se proyectó acorde al prepuesto de 2014. (Manual De

Funciones. Plan de Compras Red Salud , 2014)

El procedimiento adoptado para la elaboración del plan de compras está determinado en

forma global y una vez se establezca la población (número de usuarios) a contratar por parte de

las empresas promotoras de servicio de salud (EPS´S), se procederá a efectuar la respectiva

desagregación a través de la unidad ejecutora (subgerencia), teniendo en cuenta las solicitudes de

cada dependencia donde se señala las necesidades, luego se procede a hacer verificación física de

las existencias en el almacén y de acuerdo con los resultados de evaluación se ajusta a las

necesidades para lo cual se asigna en la vigencia fiscal que se elaboró.

De este proceso surge nuestro problema planteado que es la falta de insumos

odontológicos para la prestación de servicios con calidad.

Según el análisis que se realizó basados en las observaciones hechas, en los testimonios

de los empleados del área de odontología y la realidad que como funcionarias de RED SALUD
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CASANARE vivimos, se evidencia que hay una falta de insumos odontológicos constante, hecho

que se encuentra agravado por la emergencia sanitaria producida por el SARS – CoV -2.

La carencia de insumos odontológicos es una constante en nuestra empresa dado

que se realiza un pedido promedio de insumos por el año y este debe ser suficiente, en caso de

requerir más de forma prioritaria, la entidad los adquiere por fuera del plan de compras

comprobando así que no se toman en cuenta variables como el aumento de la población que

requiere el servicio, el aumento de los problemas dentales, en especial de las poblaciones

rurales, adicionalmente no se lleva el promedio de los consumos históricos actualizados; y

circunstancias como la pandemia producida por el SARS CoV – 2, aumentan el

requerimiento de insumos, ya que la atención de cada usuario requiere un mayor uso de

elementos de protección personal (EPP) por bioseguridad.

La carencia de insumos odontológicos sumado al agravante de la pandemia, conlleva a

tres graves efectos, así:

Inicialmente para el profesional: Basado en los principios de la universalidad, todo

paciente que acude a la consulta odontológica debe ser tratado como paciente de riesgo y

potencialmente sospechoso para COVID-19, es entonces que el profesional requiere mayor

protección para la atención al usuario y para esto es necesario que se garantice la disponibilidad

de suministros de equipos de protección personal (EPP), dado que no se deben minimizar

medidas de autocuidado para que el profesional y su auxiliar puedan ejercer su función a

cabalidad.

Seguidamente, los pacientes deben ser tratados en consultorios con elementos, insumos y

materiales adecuados que cubran sus necesidades, y al carecer de éstos, aunque sea de forma
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parcial se genera desconfianza profesional, así como también en la entidad, originando desdén

hacia la institución además de causar que descuide su salud oral y en consecuencia generar un

mayor costo a largo plazo.

Y finalmente, para la empresa sobre costos en los insumos adicionales, insatisfacción en

sus empleados al no contar con los elementos necesarios para brindar un adecuado servicio, e

incumplimiento de los contratos pactados con las empresas responsables de pago.

3. Hallazgos

No se evidencia planificación para el manejo de los insumos odontológicos.

Se refleja poca comunicación asertiva entre los funcionarios involucrados en el

manejo de los insumos odontológicos.

No se encuentra actualizado el plan de compras, por tanto, no está acorde a las

necesidades actuales del proceso de insumos.

No se evidencia en la entidad un plan de mejora a corto, mediano o largo plazo

que permita optimizar el proceso de manejo de insumos.

Se reconoce poca continuidad en los cargos directivos.

Se demuestra poco dinamismo empresarial, lo cual conlleva a que este estancada

en el tiempo.

Carece de un plan de manejo para la dispensación de los insumos odontológicos.

Falta de verificación de las fechas de vencimiento de los insumos y registro de

INVIMA pronto a vencer.

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4. Selección De Una Habilidad Gerencial A Trabajar.

Dentro de las habilidades gerenciales con que debe contar el gerente del área de la

Subgerencia Administrativa y Financiera son: planeación, liderazgo, toma de decisiones,

orientación a resultados, y comunicación.

El grupo considera que la habilidad gerencial que se ajusta más para trabajar es la

planeación, dado que es un instrumento que permite establecer el que hacer y el camino que debe

recorrer la entidad para alcanzar sus objetivos previstos, teniendo en cuenta los cambios y

demandas que impone el entorno, siendo así una habilidad fundamental para la adecuada toma de

decisiones al interior de la entidad.

Algunas ventajas al tener una adecuada planeación son:

• Reducción de la incertidumbre y manejo del riesgo

• Aumento en el compromiso y la motivación de los empleados

• Mayor eficiencia y optimización de los recursos de la empresa

• La empresa adquiere ventaja competitiva

• Enfoque en objetivos y resultados

• Aumento de la rentabilidad

Desde nuestra perspectiva, se evidencia la carencia de planeación en el área de la

Subgerencia Administrativa y Financiera, lo cual impacta directamente en el incumplimiento de

los objetivos.
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5. Aplicación De Técnica Con Su Soporte Teórico.

Como grupo consideramos que la técnica más efectiva es El Cuadro De Mando Integral

(Balanced Scorecard) ya que permite definir los objetivos estratégicos a través de cuatro 4

perspectivas: financiero, clientes, procesos, y aprendizaje y crecimiento, en cada una se plantea

los objetivos estratégicos de rigor y los temas a los que se prestan atención en particular, así es

posible tener una mirada global de la estrategia de la entidad.

Para poder implementar esta técnica Cuadro de Mando Integral en el área Subgerencia

Administrativa y Financiera realizaremos los siguientes pasos:

1- Implementar la cultura organizacional en todo el personal con el fin de tener

claridad en los objetivos visionales de la entidad.

2- Diseñar y establecer el mapa estratégico del área Subgerencia Administrativa y

Financiera alineado con la estrategia de la entidad.

3- Determinar los objetivos relevantes del mapa estratégico.

4- Diseñar e implementar los indicadores clave de desempeño.

5- Diseñar un sistema visual adecuado para mostrar los KPI

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DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO AREA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROGRAMA DE ACCIÓN

Financiero -Actualización del plan de compras.

Optimizar los recursos financieros
Incrementar contratación con las EPS Optimizar gastos
-Seguimiento a los indicadores financieros
del área.
-Fortalecimiento de la contratación con las
EPS.

Clientes -Adquisición de los equipos e insumos

necesarios para prestar un servicio con
Mejorar la imagen del Incrementar la calidad del
servicio de odontología servicio calidad.
-Encuesta de satisfacción del usuario

Procesos internos -Actualización de software.

Mejorar el sistema informático
-Implementación de un proceso de compra
Fortalecer la contratación con adecuado al área.
Optimizar los procesos de
compra los proveedores -Seguimiento a los contratos con
proveedores

Aprendizaje y Crecimiento Mejorar el clima organizacional -Capacitaciones constantes a todo el

personal.

Optimizar la comunicación -Realizar evaluaciones

Motivación y satisfacción asertiva
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6. Reflexión Sobre La Experiencia Y Aprendizaje.

Para hablar de la falta de recursos en la ejecución del trabajo odontológico en Red

Salud Casanare es necesario entender que existe una pobreza multidimensional, es decir

que no solamente se trata de una falta de recursos presupuestales para Red Salud Casanare,

sino que hay niveles de pobreza que se manifiestan en otras dimensiones, por poner solo

algunos ejemplos, está la deficiencia en la actualización profesional de personal, la

visibilización de problemáticas en centros de salud específicos o la dificultad de acceso a

determinados puntos de atención.

La principal reflexión a este respecto es que la carencia de insumos es una de las

consecuencias de dicha pobreza multidimensional. Puede verse cómo los tres ejemplos

anteriores aportan su cuota para que exista una falta de recursos en la Red Salud Casanare.

También es importante mencionar que el Sistema de Seguridad Social en Salud se

enfrenta a un reto de carácter cultural, lo es porque se ha visto vulnerado por la cultura de

corrupción que se vive en nuestro país en todos los niveles. La cultura del “avivato”, del

que le saca provecho más allá del objeto mismo del sistema, toca a las personas que

administran los recursos. No solo es corrupta la entidad que destina recursos de forma

irregular, sino que también lo es cuando sobrefactura, por ejemplarizar la situación.

La falta de capacitación del personal médico en gran parte de la población genera

desactualización a nivel de procedimientos y desconocimiento de nuevas tecnologías que

permitan brindar una atención digna a los pacientes. Esto genera una falta de conciencia sobre la

eficiencia en la atención y, en consecuencia, una falta de exigencia por parte de los

colaboradores de Red Salud Casanare para tener instrumentación e infraestructura que les
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permita brindar procedimientos óptimos de salud, debido a que no cuentan con las

herramientas para hacerlo.

Normalizar problemáticas específicas que deben abordar diferentes centros de salud, como

la violencia entre grupos armados, la violencia intrafamiliar, el abandono infantil, entre otras

situaciones, ha generado que no se prendan alarmas sobre la necesidad de insumos, sino que la

falta de atención hace parte del paisaje de Red Salud Casanare por creer que son situaciones que

deben ocurrir.

A pesar de que existen otras manifestaciones de pobreza, puede entenderse la falta de

acceso a los centros de Red Salud Casanare como una problemática que genera carencias en los

insumos, pues existen días específicos para el reparto de instrumentación y medicamentos; en

caso de que estos recursos se acaben, la población queda desatendida y, si se tiene en cuenta que

existe una gran falta de planeación para prever contingencias, puede decirse que se depende en

un 50% del estado en el que estén las carreteras para el momento en el que se necesiten los

recursos.

En términos generales, la falta de recursos es un problema que atañe muchos otros y resulta

pretencioso abordarlo de una manera general. Podría empezarse con una provisión de mayores

recursos, para poder atender a la población en caso de contingencias, como Covid-19, mientras

se solucionan otros problemas estructurales, como los que se mencionaron previamente.

Es de conocimiento público que a través de los años que lleva el sistema de salud

colombiano se ha ido generando un déficit financiero creciente. Es de tener en cuenta que

este saneamiento va más allá de toda provisión y toca aspectos como el mencionado
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anteriormente, la corrupción. En tanto siga existiendo corrupción, no habrá mecanismo de

control capaz de sanear las finanzas del sistema.

En conclusión, la falta de recursos es un problema que afecta tanto a los clientes

internos, como a los clientes externos, pues atender la salud oral en camillas improvisadas,

sobre sillas de plástico, reutilizar materiales que deben ser de uso exclusivo o tener

medicamentos vencidos, entre otras circunstancias, no solo desencadenan frustración en los

profesionales, sino que repercuten en la prestación de un mal servicio que pone en riesgo la

salud de los pacientes.

Los hallazgos que se abordaron a lo largo del trabajo dan cuenta de que, si bien se

sabe que los servicios rurales exhiben niveles altos de desequilibrios respecto del sector

urbano, debe crearse un plan a corto plazo que solucione los problemas que requieren poco

esfuerzo y generen un alto impacto, tanto para los clientes internos, como los externos.

7. Responda A Las Siguientes Preguntas

7.1 ¿Seleccionaron la técnica adecuada?

Consideramos que la técnica que seleccionamos es la más adecuada ya que nos posibilita

tener una visión global sobre el área de la Subgerencia Administrativa y Financiera desde

distintas perspectivas. Dicha técnica nos permite tener una visión y control de como el

funcionamiento de cada dependencia y miembros de la empresa influyen en la entidad. Esta

técnica admite establecer un vínculo entre los objetivos de la entidad y a las acciones necesarias

para lograrlo.
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Como son cuatro los puntos de vista que componen normalmente un Cuadro de Mando

Integral y, desde estos se observa y recopila la información que se presentó y podemos referirnos

a cada una de ellas de la siguiente manera:

- Desde el punto de vista financiero se espera maximizar los beneficios a un mínimo

costo, sin perder la capacidad de generar orientación hacia la creación de valor para la

empresa y el equipo de trabajo, es por esto que en la técnica BSC se evidencia una

mayor alineación de los colaboradores con la planeación propuesta por la compañía.

- Desde el punto de vista del cliente, se puede medir la satisfacción del mismo como

indicador, porque este nos indica el grado de confianza del usuario en la entidad

posicionándola en la región como una organización de importancia ante la percepción

del usuario.

- Desde el punto de vista de procesos internos se puede afirmar que al tener indicadores

que midan el grado de desarrollo en procesos de calidad o productividad, se genera

una valiosa información en el área financiera.

- Desde el punto de vista de aprendizaje y crecimiento podemos decir que las personas

y la tecnología son los recursos de mayor valor y cobra importancia el aprendizaje por

encima de la formación tradicional. Los directores de la entidad juegan un notable

papel, lo mismo que la actitud que adopten y la buena comunicación que se

establezca entre los empleados, en ese contexto, el área de la Subgerencia

Administrativa y Financiera permitirá mejorar la comunicación interna, los

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funcionarios conocerán y entenderán más ampliamente sus metas grupales en las que

se enfoca la entidad y cuáles son las metas individuales que debe cumplir cada uno de

ellos.

7.2 ¿Que se podría mejorar en la selección de la técnica?

Se debe establecer la cantidad de información que se requiere para dar solución a un

problema, pues la implementación del BSC puede ser un proceso largo, tedioso y abrumador, al

esperar concientizar y fomentar una cultura estratégica que logre comprometer a toda la empresa

con los objetivos de la misma, debido a esto, las organizaciones prefirieren utilizar técnicas

cortas y lúdicas.

Se debe establecer para cada problema identificado de manera específica los KPI’s que

se deben emplear, para que al desarrollar el BSC se evite tener información incorrecta o

incompleta que nos genere un error y se afecte el sentido final de la herramienta y

finalmente de la meta.

Se puede mejorar si se establece un plan que involucre y comprometa al equipo directivo

para lograr obtener el objetivo propuesto.

Se podría implementar un mecanismo que obligue a actualizarse de forma permanente

para que no expire y se pierda el proceso que implicó tiempo, esfuerzo y trabajo.

También se puede mejorar con creatividad al diseñar buenas estrategias flexibles de

aplicación práctica, con un norte bien definido.

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7.3 ¿En que otro contexto es aplicable? Piense en organizaciones o situaciones

similares.

La técnica es aplicable a todo tipo de organización pública o privada y de cualquier sector

de la economía.

Es relevante su importancia en el sector salud, ejecutándose a nivel general o por áreas,

pero también se ha implementado en empresas como Volkswagen – Brasil, Microsoft - América

Latina, Ciudad de Charlotte – USA, Ministerio de Defensa Nacional – Colombia.

Según un estudio realizado por Balanced Scorecard Usage Survey 2017, hay 42 países

que implementaron el BSC, dentro de las cuales el 74% fueron empresas privadas y el 26%

entidades públicas. (Roncancio, 2018).

Nuestro grupo considera que la técnica Cuadro De Mando Integral (Balanced Scorecard)

presenta uno de los beneficios de mayor valor, que es aplicable a cualquier ente organizacional,

que es optimizar en gran medida la comunicación organizacional y la planeación, pues cuando

se implementa, todos los funcionarios acabarán por estar alineados hacia el cumplimento de

los objetivos ya que proporciona orientación y claridad entorno al impacto real de sus funciones

y eso será visible y medible, es por ello que BSC permite crear gran fuerza en cualquier tipo de

organización.
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8. Referencias

El Cuadro de Mando Integral (CMI) – Un análisis crítico, Mohobbot, Journal of

Humanities and Social Sciences, 2004

El equilibrio en el Cuadro de Mando Integral: un análisis crítico de algunos de sus

supuestos. Gestión de la investigación contable. Norreklit, H. Volumen 11, Número 1. 200.

Kaplan, R.S., y Norton, D.P. (1996): The Balanced Scorecard: Translating strategy into

action, Harvard Business School Press

Arora, R. (2002). Implementing KM - a balanced score card approach. Journal of

Knowledge Management, 6(3), 240.

Porter, M.E. (1985), Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior

Performance, Free Press, New York, NY

Niven, P.R. (2006): Balanced scorecard step-by-step, John Wiley & Sons • Machado, M.

J. C. V. (2013). Balanced scorecard: An empirical study o

Roncancio, G. (2018), ¿Quién usa el BSC-CMI? Ejemplos del Balanced Scorecard. Blog

Pensemos. Recuperado. https://gestion.pensemos.com/quien-usa-el-bsc-cmi-ejemplos-del-

balanced-scorecard#:~:text=%C2%BFQui%C3%A9n%20usa%20el%20Balanced%20Scorecard,

de%20luc ro%20a%20nivel%20mundial.