Equilibrio de Vida-Trabajo en Cuentas por pagar

Objetivo: Lograr encontrar equilibrio entre el tiempo para el trabajo y nuestras actividades personales bajo el contexto act

Herramientas/Acciones : A la fecha nos ayudó mucho en la organización de nuestras tareas lo siguiente:

Asana, Control y distribución de manera equitativa de tareas,

Comunicación formal a Usuarios y proveedores del horario establecido para envío de documentos.

A continuación presentamos ciertas actividades que nos recargan un poco en las tareas diarias :

Partner Identificación de problemas

*Carga en la bandeja de correos- con frecuencia

Maria Ramirez inusual

*Se identifica a veces saturación de consultas sobre :

Lourdes Castro Recepcion de documentos / consultas / Plazos de
atención.

*Se identifica a veces saturación de consultas sobre :

Recepcion de documentos / consultas / Plazos de
Elder David Mamani atención.
* Requiere capacitación en temas
nuevos, actualización.
 *Consultas de Usuarios del area de Beneficios
* El area
Sheila Vargas Landa
de Beneficios llena un poco el correo, poniendonos en
copia en la gestión de aprobación,Doris Rojas.

*Se identifica muchas consultas de proveedores ,

Magaly Colque
acerca de sus pagos.

*Los días laborables en presencial y remoto son

Jose Quispe
manejables.

Nataly Saravia *Se identifica a veces saturación de consultas sobre :

Tiempo de atención / consultas / Urgencias

*Los días laborables en presencial y remoto son

Sandra Castillo
manejables.

*Los días laborables en presencial y remoto son

Lizeth Luna
manejables.

* Requiere capacitación y/o actualización de los

Luis Felipe Chu
procedimientos
 Roly Valentin * Respuesta de correos fuera de horario .

* Siendo responsable de consultas en general , tiene

Ana Carolina Llamas
mayor carga en gestión .

* Considera que sería más practico capacitar a todo el

equipo en temas de auto-detracción, considera que lo
Juan Manuel Ortiz
ayudaría mucho en esa gestión evitando alguna
probabilidad de error.

* Algunos compañeros aún cuentan con conexión

Herramientas remota: Maria Ramirez/Elder/
Nataly/Lizeth/Lourdes/Jose Q./Sandra/Luis
Feli/Magaly
rabajo en Cuentas por pagar
y nuestras actividades personales bajo el contexto actual.

ción de nuestras tareas lo siguiente:

lecido para envío de documentos.

poco en las tareas diarias :

Solución/Compromiso

*Tratará en la mayoria de días culminar en la asignación de tareas

hasta 5:00 .p.m. *Seguirá
distribuyendo y/o asignando tareas de la forma más equitativa que se
pueda.

*Se preparó correo formal a personas claves que siempre envian

correos consultado dichos puntos(Recepcion / consultas responsable
Ana Carolina Llamas/ Plazos de atención)
* Se sugiere capacitar a los usuarios
administrativos para que usen la transacción FBL1N (solo
visualización) y puedan estar en la capacidad de ver el estatus de sus
pagos.

*Se preparó correo formal a personas claves que siempre envian

correos consultado dichos puntos(Recepcion / consultas responsable
Ana Carolina Llamas/ Plazos de atención)
* Se sugiere capacitar a los usuarios
administrativos para que usen la transacción FBL1N (solo
visualización) y puedan estar en la capacidad de ver el estatus de sus
pagos. *
Capacitaciones a todo el equipo, responsables de gestión-
capacitación de CxP: Ana Carolina LLama.
*Se envió correo formal a personas claves que siempre envian
consultas para indicarles que serán atendidos en el transcurso de la
tarde ya que en la Mañana para CxP es un horario critico poque
derivamos pagos hasta la 1pm. *
Se envió correo indicando a todo el area de Beneficios que solo envie
al correo de recepción virtual cuando tenga toda la información
completa y que evite colocarnos en copia en sus gestiones de
aprobación.

*Se compartió con todo el equipo un modelo de correo con las

pautas para derivarlos a la web de proveedores, pautas sobre las
retenciones.

* Sugiere que puedan dar accesos al modulo administrativo a Sandra

Castillo y Lizeth Luna para que puedan contabilizar y apoyar en los
periodos de cierre con los temas administrativos.

*Se preparó correo formal a personas claves que siempre envian

correos consultado dichos puntos

*Capacitaciones a todo el equipo de CxP, responsable de gestión en

capacitación de CxP: Ana Carolina LLama.
* Se compromete a no responder correos fuera de horario para así
acostumbrar a todas las areas a que respeten nuestros horarios.

* Se procede a disminuir un poco la carga operativa(asignación de

registros)

* Capacitaciones a todo el equipo, responsable de gestionar las

capacitaciones internas en CxP: Ana Carolina LLama.

* Se sugiere hacer el cambio en algunos casos a conexión por VPN

-directo/no remoto.
 Estatus/Comentarios

OK

* Capacitación externa a usuario administrativos a usar FBL1N(Coordinación

Sarita Rivas- Ana Carolina Llamas) * Esta pendiente la
capacitación interna(Coordinación-Ana Carolina Llamas)

* Capacitación externa a usuario administrativos a usar FBL1N(Coordinación

Sarita Rivas- Ana Carolina Llamas) * Esta pendiente la
capacitación interna(Coordinación-Ana Carolina Llamas)
 OK

OK

*Solicitud de Acceso en proceso.

OK

* Esta pendiente la capacitación interna(Coordinación-Ana Carolina Llamas)

 OK

OK

* Esta pendiente la capacitación interna(Coordinación-Ana Carolina Llamas)

*En proceso