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MÓDULO 7 – GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Ya tenemos la triple restricción planificada, las adquisiciones y los riesgos, y ahora vamos
a ver las dos últimas herramientas de planificación que se dirigen a las relaciones
interpersonales con los interesados y dentro del equipo.
La primera que vamos a ver ahora es la Matriz de Comunicaciones.
Esta herramienta es una de las más importantes para ser exitoso en la gestión de
proyectos, y no lo digo yo, lo dicen las estadísticas de muchos proyectos. ¿Sabías que en
los proyectos exitosos el gerente de proyecto dedica más del 80% del tiempo a las
comunicaciones?
La Matriz de Comunicaciones es la herramienta que nos ayuda con planificar los trabajos
y acciones de comunicación de tu proyecto.
Antes de trabajar la matriz de comunicaciones tenemos que haber hecho el análisis de
los interesados, en la cual tenemos analizados a todos los interesados de nuestro
proyecto en base a dos variables interés e influencia en los resultados del proyecto, es
una herramienta muy sencilla e intuitiva que deberías de tener actualizada también
periódicamente como el resto de las herramientas de planificación, porque los
interesados de tu proyecto pueden cambiar de posición en relación con el interés e
influencia, y por tanto, cambiaría la estrategia que usarías.

¿Qué es la Matriz de Comunicaciones?


A mí me gusta presentarla como una herramienta que nos ayuda a sistematizar y
planificar las comunicaciones relacionadas con los trabajos del proyecto.
A continuación, identificaremos el objetivo de las comunicaciones y responderemos a las
preguntas:

 ¿qué comunicamos? y ¿por qué?


 ¿a quién comunicaremos?
 ¿con qué frecuencia?
Una buena matriz de comunicaciones también incluye las responsabilidades dentro del
equipo, para garantizar que estas comunicaciones se realizan de acuerdo con el plan.

Ya tenemos en acción al equipo que va a comenzar la herramienta,


y para esto se han preparado consultando la EDT,
el Cronograma y su ruta crítica,
la Curva S, la Matriz de Adquisiciones, la Matriz de Riesgos
y toda la información del caso de estudio en que vas a trabajar en el curso.
Como veis, la primera columna nos indica lo que comunicamos.
La segunda se concentra en el porqué de esta comunicación.
Prestar atención a la tercera columna que es el destinatario,
en este caso están poniendo los títulos, las funciones del destinatario.
En una buena Matriz de Comunicaciones sumariamos también
el nombre de las personas reales que están detrás de estos cargos,
porque lo que vendría a continuación es el método de comunicación
y normalmente en este caso es una presentación en persona.
Está muy conectado con el tipo de preferencias que los destinatarios tienen para estas
comunicaciones.
A continuación veis que se trata de asignar responsables dentro del equipo
para preparar y enviar las comunicaciones.
Y por último, definimos en qué fecha y la periodicidad o frecuencia
con la que vamos a comunicar esto.
Como veis, tenéis secciones en la matriz que están con el símbolo de pregunta (?)
para que podáis trabajar en el caso
y esta sería la dinámica con la que se construiría el resto de la Matriz de Comunicaciones.
Excelente trabajo del equipo.
Como vimos, esta Matriz de Comunicaciones nos permite planificar las comunicaciones
con los interesados del proyecto
y construir relaciones con estos interesados
que tienen más interés e influencia
y de esta manera conseguir todo el apoyo necesario
para lograr los resultados de tu proyecto.
GUÍA METODOLÓGICA – PAG. 91

 Unidad 3. Paso VI: La matriz de comunicaciones

Hola; te doy la bienvenida al resumen del módulo 7.


Este módulo abarcó otra de las herramientas de planeación de proyectos:
la planeación de las comunicaciones
o cómo desarrollar la matriz de comunicaciones.
El módulo comenzó con la explicación de otra herramienta
que te permitirá planear la comunicación de manera efectiva:
un análisis de interesados.
Este análisis construye una cuadrícula con interés en el eje “X”
e influencia en el eje “Y”.
La cuadrícula tendrá cuatro cuadrantes:
mantener satisfecho, monitorear, mantener informado
y gestionar atentamente.
Calificarás a cada interesado dentro de estos cuadrantes.
Usarás esta información para planear sus comunicaciones
y satisfacer sus necesidades de comunicación.
El curso continuó con el establecimiento de algunas expectativas para las
comunicaciones.
Hizo hincapié en el hecho de que el gerente de proyecto es el responsable principal de las
comunicaciones
y las mismas deben aplicarse al proyecto de manera efectiva.
El módulo explicó detalladamente que el gerente de proyecto debe hacerse cargo del qué,
a quién,
cómo,
quién
y cuándo de las comunicaciones.
Luego el módulo describió las entradas que se incluyen en el proceso.
Usas el análisis de interesados y el cronograma,
junto con tu conocimiento de los factores organizacionales,
para ayudarte a determinar la matriz de comunicaciones.
Cubrimos todas estas entradas en módulos anteriores.
El curso proporcionó orientación sobre cómo trabajar con cada uno de los interesados del
proyecto
para entender sus necesidades de comunicación.
Tus charlas con cada interesado te darán información sobre sus requisitos de
comunicación.
Tomarás esta información
y la usarás para construir la matriz de comunicaciones.
Una matriz de comunicaciones es un cuadro
que establece exactamente qué comunicaciones se llevarán a cabo en el proyecto.
El curso proporcionó un conjunto de criterios para que uses al construir la matriz.
Algunas de las categorías son relativas al objetivo
e incluyen los mensajes principales y los datos específicos requeridos para la
comunicación,
por ejemplo: ¿Qué comunicamos?
También determina por qué el proyecto debe distribuir la comunicación.
En algunos casos será para cumplir las obligaciones del proyecto
y en otros para apoyar las estrategias a fin de gestionar las relaciones con los diferentes
interesados.
La siguiente categoría es relativa al usuario;
indica el nombre de la persona o grupo
que recibirá la comunicación.
También describe el método que se utilizará para enviar la comunicación;
por ejemplo, usas correos electrónicos,
exposiciones presenciales,
grabaciones u otros medios que el interesado o el proyecto hayan definido como método
estándar,
incluidos los formatos de entrega.
La siguiente categoría es relativa a la responsabilidad
e indica el nombre de la persona o el miembro del equipo del proyecto
que será responsable de preparar la comunicación
y enviar la información.
Otra categoría es el tiempo,
que indica los requisitos que definen la frecuencia de la comunicación.
Esto incluye la fecha de difusión inicial y la frecuencia de difusión.
Al completar la matriz de comunicaciones,
la ejecución de los elementos en dicha matriz comienza de inmediato.
Por supuesto, el gerente de proyecto actualizará la matriz
a medida que cambien las necesidades de comunicación de los interesados.
Gracias y nos vemos en el próximo módulo.