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Estructura

Definición sistema de información

Dentro de una empresa Los sistemas de información actúan como el sistema
nervioso ya que se encarga de hacer llegar información oportuna y precisa con la
presentación y el formato adecuado, a la persona que la necesita dentro de la
organización para tomar una decisión o realizar alguna operación y justo en el
momento de que esta persona necesita disponer de dicha información.
Un Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de
lograr un objetivo.
Un conjunto de partes. Un sistema tiene más de un elemento. Un volante no es un
sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama
automóvil.
Partes integradas. Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema.
Los sistemas mecánicos y electrónicos, como son las lavadoras los juegos de
video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de
administración de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y
adiestrar empleados.
El propósito de lograr algún objetivo en común. El sistema se diseña para alcanzar
uno o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y
controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al
sistema como un conjunto de elementos íntimamente interrelacionados, podemos
agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar
propósitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de
naturaleza teleológica por lo tanto un sistema es un plan diseño o método de
organización cuya finalidad es lograr algún propósito.
Otras dos características fundamentales de los sistemas son los siguientes:
a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no
tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una
capacidad de actuación mayor o menor que la de la suma de sus partes.
b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios
para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de
comportamientos. Un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza
y difunde información para lograr un objetivo específico.
Conceptos que se usan en un sistema de información
Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales
aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de
información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de
equipo, personal administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el
sistema.
Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la
empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de
información que sirven de soporte a las primeras.
Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los
restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción,
oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos
lugares.
Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de
apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.
Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
Registros: es un conjunto de datos el cual cuando trabajamos en una hoja de
cálculo lo identificaciones en la Unión de la fila y la columna lo que conocemos
como campo que se representa como la etiqueta que le asignamos en el archivo
para darle un valor especifico en la celda.
Archivos: este es un conjunto de registros es decir todos los valores que hemos
asignado en los campos que definimos en la tabla. Las conocemos como
característica o atributos que se le asignen.
Base de Datos: es un conjunto de archivos estos pueden ser maestros, de
transacción o históricos.
OBJETIVOS Una vez que hemos visto los conceptos básicos de un sistema de
Información Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los
intrínsecos y los asignados.
Los objetivos intrínsecos Son los propósitos que el sistema adquiere con su propia
conformación y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de
propósitos muy básicos, derivados de la forma de interacción de sus partes.
Los objetivos asignados Son los que se imponen al sistema o una modificación al
mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.

DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ACTIVIDADES BÁSICAS.

Después de ver los planteamientos anteriores podemos definir que un sistema de
información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un Sistema de Información es
el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o
información en una organización.

Quien es el usuario.
Cualquiera que interactúe con un sistema de información en el contexto de su
trabajo en la organización puede ser llamado un usuario final. Cualquier categoría
de usuarios empleada no debe ser vista como excluyente
Por lo que estos tienden hacer la clasificación de los Usuarios en Usuarios.
Primarios - en esta destaca la gerencia y los mandos intermedios
Secundarios: Pueden ser Internos. Los empleados Operativos. Que realizan las
funciones de empresa.
Externos - son los usuarios que necesitaran información de manera periódica
producida por el sistema de información.

RECURSOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está
formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o
utilizando los resultados que genere.
Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las
entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la
información que se desea.
El Software o programas que son procesados y producen diferentes tipos de
resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información
que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y
generen los resultados que se esperan.
El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema
de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo
periférico que puede conectarse a ellas. Y las redes de comunicación que
ayudaran de forma agilizar para poder compartir la información en línea.

Estructura de un sistema de información

Nivel presentación: la interfaz gráfica de usuario (GUI) o el navegador para
introducir datos o acceder a funciones del sistema.
Nivel aplicación: las reglas de negocio, las funciones, la lógica y los programas
que actúan sobre los datos de servidores de base de datos.
Nivel datos: gestión de datos operativos o transaccionales de la organización,
incluyendo los metadatos; sobre para producir la información que los usuarios
harán uso para la toma de decisiones.

FUNCIONES QUE REALIZA TODO SISTEMA DE INFORMACION

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento,
procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de
estas actividades. Entrada de Información.
La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información
que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se
denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá
tener una interface automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que
toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al
Sistema de Control de Clientes.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los
escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.
Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o
proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos
compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un año base.
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información
para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface
automática de salida.
En resumen un sistema de Información recibe datos de entrada que son
ingresados por el usuario, que procesados generan información útil para el usuario
esta puede ser por pantalla o impresa.

Entrada Proceso Salida

Retroalimentación

Datos proceso información

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones
acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.
2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal
forma que esté disponible cuando se necesite.
3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y
toma de decisiones en sus empresas.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La clasificación de los sistemas de información se realiza teniendo en cuenta sus
características similares. Esta clasificación permite identificar diferentes sistemas,
analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. Entre las clasificaciones se encuentran:
1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas estructuradas.
Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos,
unidades de operación e incluso para empleados individuales.
2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se
desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de la
organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de información
de comercialización, sistema de información de recursos humanos.
3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de
decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe.
Ejemplo gráficas, tablas, etc.
EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.
1. Fase de Planificación _ (esta fase el analista la trabaja directamente con el
usuario final) a. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

a. En la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista tiene
que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta
etapa es crítica para el éxito del resto de proyecto, debido a que nadie
quiere desperdiciar el tiempo subsecuente resolviendo el problema
equivocado. La primera fase requiere que el analista observe honestamente
lo que está sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás
miembros de la organización, el analista hace resaltar los problemas.
Frecuentemente estos ya han sido vistos por los demás, y son la razón por
la cual el analista fue llamado inicialmente. Las personas involucradas en la
primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que
coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas
a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento
obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los
resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene
una definición del problema y la sumarización de los objetivos. Luego los
administradores deben tomar una decisión para ver si continúan con el
proyecto propuesto.

b. Determinación de los requerimientos de información.

Entre las herramientas utilizadas para definir los requerimientos de información en
el negocio se encuentran: muestreo e investigación de los datos relevantes,
entrevistas, cuestionarios, el comportamiento de los tomadores de
decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de prototipos. En
esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información
necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas
en esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente los
administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones.
c. Análisis de las necesidades del sistema.
La siguiente fase que realiza el analista de sistemas involucro el análisis de las
necesidades del sistema. Nuevamente, herramientas y técnicas especiales
ayudan para que el analista haga las determinaciones de los
requerimientos. Una herramienta de éstas es el uso de diagramas de flujo
de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones del
negocio en forma gráfica estructurado. A partir de los diagramas de flujo de
datos se desarrolla un diccionario de datos, que lista todos los conceptos de
datos usados en el sistema, así como sus especificaciones, si son
alfanuméricos y qué tanto espacio ocupan cuando se imprimen. Durante
esta fase el analista de sistemas también analiza las decisiones
estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas
para las que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de
condición, acciones y reglas de acción. Hay tres métodos principales para
el análisis de decisiones estructurales: lenguaje estructurado, tablas de
decisión y árboles de decisión.

2. Diseño del sistema recomendado.

En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista usa la
información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del
sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la
captura de datos, a fin de que los datos que van a entrar al sistema de
información sean correctos. Además, el analista también proporciona
entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de técnicas
para el buen diseño de formas y pantallas.

3. Desarrollo y documentación del software.

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja
con los programadores para desarrollar cualquier software original que se
necesite. Durante esta fase, el analista también trabaja con los usuarios
para desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendo
manuales de procedimientos. La documentación le dice al usuario la
manera de usar el software y también qué hacer si se suceden problemas
con el software.

4. Pruebas y mantenimiento del sistema.

Antes de que pueda ser usado, el sistema de información debe ser probado. Es
mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea
entregado a los usuarios. Algunas de las pruebas son realizadas por los
 programadores solos, y otras por los analistas de sistemas junto con los
programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas para que
destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos
reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su
documentación comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo
largo de la vida del sistema de información.

5. Implementación y evaluación del sistema.

En esta fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema
de información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que
manejen el sistema. Algún entrenamiento es hecho por los proveedores,
pero la supervisión del entrenamiento es responsabilidad del analista de
sistemas. Adicionalmente, el analista necesita un plan para una conversión
suave del sistema antiguo al nuevo. La evaluación se muestra como parte
de esta fase final de ciclo de vida del desarrollo del sistema, principalmente
para efectos de discusión. De hecho, la evaluación se realiza durante cada
fase. Un criterio principal que debe ser satisfecho es si los usuarios
pretendidos ya están usando el sistema.

6. La importancia del mantenimiento.

Después de que el sistema está instalado se le debe dar mantenimiento, esto

significa que los programas de computadora deben ser modificados y
mantenidos actualizados. La figura muestra la cantidad promedio de tiempo
empleada en mantenimiento en una instalación MIS típica. El
mantenimiento se realiza por dos razones. La primera de estas es para
corregir errores de software. Sin importar que tan completamente se pruebe
el sistema, se deslizan errores en los programas de computadora. Los
errores del software comercial para microcomputadoras son a veces
documentados como "anomalías conocidas", y son corregidos cuando son
lanzadas nuevas versiones del software o versiones intermedias. En el
software personalizado los errores deben ser corregidos conforme son
detectados. La otra razón para realizar el mantenimiento del sistema es
para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades
organizacionales cambiantes y, por lo general, involucran algunas de las
siguientes tres situaciones:

1. Los usuarios frecuentemente solicitan características adicionales después de

que se familiarizan con el sistema de cómputo y sus capacidades. Estas
características solicitadas pueden ser tan simples como el desplegado de
totales adicionales en un reporte o tan complicadas como el desarrollo de
nuevo software.
2. El negocio cambia a través del tiempo. Se debe modificar el software para
abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes
gubernamentales o corporativos, la necesidad de producir nueva
información para clientes, etcétera.
3. El hardware y software están cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que
usa tecnología antigua puede ser modificado para usar las capacidades de
una tecnología más nueva. Un ejemplo de tal cambio es el reemplazo de
una Terminal de macro computadora con una estación de trabajo de
microcomputadora, o una microcomputadora con una computadora de
escritorio.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS

Un sistema o subsistema, tal como existe, puede ser representado gráficamente
en varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran las fronteras del
sistema y la información usada dentro del sistema.

Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también
llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los
datos fluyendo hacia adentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos.
Estos componentes básicos de todo programa de computadora pueden ser
descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su precisión
y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres símbolos: (1)
un rectángulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas
sombreadas y (3) una flecha.
Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el nivel
de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La
entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información
de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona,
un grupo de personas, una posición corporativa o departamento u otros sistemas.
Las líneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos
de datos y representan datos.
Bibliografías

• Libro de análisis y diseño de sistemas Kendally Kendall. Tercera edición Pearson educación

Beekman, G. (2005). Introduccion a la Informatica (Sexta Edicion ed.). (D. F. Aragon, Ed.) Madrid,
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Rey, A. G. (2012). Sistemas de Informacion (Cuarta edicion ampliada y actualizada.). Mexico D.F,
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