O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que

precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas
atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual
período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais
esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta
tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e
quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina
por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua
atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a
ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por
colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na transmissão
de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é
preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste
quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras
dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você
pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde
exlui-se o "H" referente ao "How much") e o mais recente 5W3H (onde inclui-se
o "H" referente ao "How many", ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas
perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as
características individuais.

Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de
ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas
que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorming para se chegar a
um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

 Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do

problema, e não sobre seus efeitos;
 Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito
colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
 É preciso propor diferentes soluções para os problemas
analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de
tais soluções.

Como e porque fazer um plano de ação

O plano de ação é acima de tudo um conceito. Conheço um quitandeiro que entende

esse conceito e o faz intuitivamente de cabeça. Ele cria vários planos de ação durante o
dia e com isso toma decisões rápidas e eficazes. Apesar de ser simples, é um
empreendedor de sucesso.

Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é
necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e
principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. Não é o
caso do quitandeiro.

Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que
deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano
de ação.

O plano de ação começa com o planejamento estratégico para a solução de

determinado problema ou meta que se deseja alcançar. O planejamento estratégico
inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho com ajuda de
fluxogramas ou em reuniões.
Com as ideias, dados e o objetivo em mãos basta desenvolver uma planilha com os 5W
e 2H para preenchimento e impressão. Para facilitar criei uma planilha para você usar:

» Modelo de plano de ação para download

Veja um exemplo de plano de ação 5W2H

Vamos pintar o seguinte cenário: Você quer tornar a empresa 15% mais lucrativa, o
que é diferente de simplesmente aumentar o faturamento em 15% certo? Então vamos
precisar:

• Pesquisar revistas especializadas

• Procurar ideias de marketing na Internet
• Inventar uma promocão para público alvo
• Selecionar os produtos para promoção
• Fazer panfletagem e propaganda no rádio

Mas só isso não parece ser suficiente, então solicitamos a ajuda de nossa usina de ideias.
Nossos sócios, parceiros, funcionários, colegas importantes e nos reunimos.

Por uma hora discute-se como aumentar a lucratividade em 15% e outras ideias
surgiram, principalmente a de redução de custo sem diminuir qualidade,
apenas aumentando a eficiência.

Essa reunião trouxe à tona mais ideias para:

• Reduzir custos com eletricidade

• Reduzir custos com telefonia
• Analisar os custos fixos mais altos
• Aumentar a margem dos produtos em promoção
• Marketing de baixo custo e alto alcance

Agora que levantamos os dados necessários com planejamento estratégico, vamos ao

plano de ação. Quando se entende o conceito básico é fácil formular o documento,
porque durante a reunião podemos direcionar a conversa para que flutue pelos 5W2H.

Eis o exemplo de plano de ação.