En este espacio podrán compartir el desarrollo de la actividad AVA 3 relacionada con

las características y elementos a tener en cuenta a la hora de elaborar la etapa de pre-

evento. Tenga en cuenta que el éxito de esta actividad radica en que sea realizada en
conjunto por todos los integrantes ya que cada elemento de la consulta les permitirá
comprenderla a profundidad:

1. Una de las actividades iniciales de la etapa o fases de pre – evento es la

definición del público objetivo al que se desea llegar con dicho evento, sí lo
pudiésemos asociar con el concepto de perfilación del mercado objetivo visto en
marketing, ¿Cuál considera es la importancia para el éxito de un evento el
definir y tener claro el target? Justifique su respuesta.

En la fase de pre-evento se deben desarrollar acciones que le ayuden a posicionar una

imagen única del evento en la mente del público objetivo, por ello es importante crear
tácticas consistentes que respalden nuestro proceso de comunicación.

Muchas veces los empresarios al momento de organizar un evento piensan en

publicidades masivas, es decir, sin tener claro a quién irá dirigido, por lo tanto, cometen
el error de querer llegar a todo el mundo haciendo que la efectividad de la estrategia se
diluya y que finalmente no sean relevantes para nadie. Es importante saber que las
mayores claves del éxito de un evento es conocer perfectamente el target o público
objetivo, se debe revisar continuamente y se debe ir mejorando en cada evento que se
realice.

Ciertamente, el público objetivo o target son los futuros consumidores del producto o
servicio, porque de alguna forma se identifican con ello, es para esta muestra que van
dirigidas las acciones de marketing y ventas.

Las empresas deben evaluar los distintos segmentos y decidir cuántas y cuáles serán sus
metas.

Evidentemente, es importante la segmentación del mercado porque es uno de los

primeros pasos en cualquier plan de marketing. Cuando se comienza a construir una
estrategia de marketing, también se toma la decisión de elegir un segmento de mercado,
objetivos comerciales y posicionamiento en la mente de los consumidores. Los tipos de
segmentación de más utilizados son: Segmentación demográfica, segmentación
psicográfica, segmentación conductual y segmentación geográfica.

La búsqueda del público target se denomina segmentación y de esta manera se optimiza

el mercado definiendo el grupo de consumidores qué mayores oportunidades tienen de
comprar.

Hay que tener en cuenta que:

1. Si no resuelves las necesidades de tu público objetivo, las resolverá la competencia.

2. Si no te diriges a tu público, no estarás comunicando correctamente.
 3. Si abarcas más mercado, no por ello venderás más.

Como dirigimos al principio, la importancia de definir y tener claro el target para el

éxito de un evento es:

1. Consolidar la fidelidad de nuestros clientes: Es esencial conocer el perfil del

consumidor, nos facilitará ofrecerle lo que está demandando o necesitando, y nos
ayudará a crear un vínculo entre la marca y el target, y captar su atención e interés
desde el principio.
2. Reducir costos: Al enfocarnos en el target correcto nos ayudará a optimizar el
presupuesto de la campaña, ya que no será necesario realizar pruebas de ensayo y
error para conocer la reacción de la audiencia ante el producto.
3. Optimizar el tiempo: Es fundamental analizar en profundidad al público puede
llevar tiempo, sobre todo si tenemos un gran volumen de información. Pero ese
análisis reducirá los plazos de respuesta y nos dará resultados más rápido.
4. Definir lenguaje y canales de comunicación: Sabremos qué canales y medios
utilizar para que la campaña llegue a destino, así como el lenguaje a transmitir
teniendo una mayor visibilidad y más impacto en menos tiempo.
5. Descubrir nuevos nichos de mercado: El relevamiento del target nos permitirá
también acceder a nichos que no teníamos en cuenta y que pueden estar interesados
en nosotros.

3.¿Cuáles son los requisitos a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor lugar para
un evento? Suponga que está planificando un evento presencial.
Cada tipo de eventos tiene características particulares y necesidades distintas,
Los requisitos que se deben tener en cuenta a la hora de elegir el mejor lugar para un
evento son:

1. La ubicación: Es uno de los aspectos más determinantes a la hora de elegir un sitio.

Se debe hacer en un lugar bien conectado, con múltiples opciones de transporte
público, acceso fácil a parqueaderos e incluso cerca al aeropuerto y principales
centros comerciales. De esta manera te aseguras que los invitados acudan al evento
y no suspendan a última hora.

2. El aforo: No se puede desperdiciar parte del presupuesto en unas dimensiones que

no vamos a aprovechar, se puede generar la percepción de vacío y frialdad. Por esta
razón es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número máximo de
invitados y el aforo máximo del local, manteniendo el distanciamiento social entre
los invitados para evitar la propagación del Covid-19.
3. ¿Interior o exterior?: En caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al
aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa a cubierto por si cambia la
climatología.
Habrá que tener en cuenta también que, un espacio cerrado cuenta con ciertas
comodidades para montar y desmontar las estructuras y los equipos técnicos.
Comodidades de las que no dispondremos en plena calle o en el campo. De igual
 forma, debe tener ventilación para que circule el aire y se evite el contagio del
covid-19.
4. Buscando espacios sostenibles: Debemos buscar un espacio con sistemas de alta
eficiencia energética. Por ejemplo, con cisternas que economicen el agua, bombillas
de bajo consumo y que se encienda con el movimiento, etc. Además, los espacios
deberán estar adecuados a públicos con movilidad reducida o con minusvalías
sensoriales como la ceguera o la sordera.
5. Salas Anexas o espacio modulable: Estos espacios secundarios deben de estar bien
conectados con el principal para que el flujo entre ellos resulte sencillo. Un aspecto
que podemos facilitar aún más con señalética o mapas que sirvan de guía para el
asistente.
6. Equipamiento y servicios adicionales:
Parking
Seguramente algunos invitados llegaran al evento con su propio vehículo. En este
sentido, un espacio que cuente con parking propio será una ventaja, ya que, aunque
sea algo que seguramente notaremos en el precio, nos evitará las gestiones y costes
de buscar y reservar otro parking privado para nuestros invitados.
 
Acceso de carga y descargar
Facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de nuestro
evento. Algo que se agradecerá si el tiempo que nos ofrecen de montaje es muy
ajustado.

7. Público o privado:
Los tiempos de confirmación y la documentación a presentar son muy diferentes,
siendo por lo general mucho más exigente los espacios públicos.
En el caso de planificar el evento en la calle, habrá que tener en cuenta las medidas
de seguridad, que en la mayoría de los casos implica colaborar con los Cuerpos de
Seguridad Locales o del Estado y también tomando en cuenta las medidas frente al
Covid-19.
8. Estilo o temática del espacio:
Los elementos arquitectónicos propios del espacio, su decoración, los materiales de
construcción o su distribución de salas son factores que podemos utilizar para crear
el ambiente adecuado, acorde a la temática del evento.
Es una oportunidad de potenciar el aspecto creativo del evento, dando más
importancia y valor al mensaje que queremos transmitir con la acción.
9. Personalización del espacio:
Para evitar malentendidos con el espacio es importante tener claro desde el principio
qué zonas y mobiliario podemos “tocar”, decorar, quitar y poner a nuestro antojo, y
qué zonas están protegidas.
10. Tiempos de montaje y desmontaje:
Lo mejor es ajustar al máximo los tiempos de montaje, si es justo el tiempo de
montaje, tenemos dos opciones: o incrementar la mano de obra o, directamente
optar por otro espacio.
 11. Exclusividad
Habrá que tener en cuenta posibles eventos que el espacio tenga simultáneamente en
otras salas paralelas.
Por otro lado, si queremos el espacio en exclusiva se incrementará el precio de
manera significativa pero también la experiencia que proporcionarás a tus
asistentes.

12. El precio

Depende del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé al espacio

en sí. Si es importante para potenciar el mensaje del evento, tendrá sentido llegar a
pagar más que otra opción que no aporte valor conceptual.

Se debe considerar que los responsables de la organización de eventos o de los sitios de alta
afluencia de público, tales como conciertos, eventos deportivos y culturales, actividades
religiosas y de culto, entre otros, deben informar a los asistentes desde el momento de la
invitación o previo a su realización las recomendaciones generales para la prevención del
coronavirus COVID-19.

Las medidas a tener en cuenta por parte de los asistentes y que deben ser informadas en los
medios de difusión del evento son:

 La disposición de gel sanitario en las zonas comunes del evento.

 Evitar asistir al evento en caso de presentar un cuadro gripal y usar tapabocas.
 Evitar toser y estornudar en público o hacerlo sobre el brazo o un elemento
desechable.
 Usar tapabocas cuando presente sintomatología de enfermedad respiratoria.
 Evitar tocarse cara.
 Evitar el contacto con personas enfermas de gripa.
 Saludar sin contacto físico.
 Limpiar y desinfectar los objetos y las superficies que se tocan frecuentemente.
 Desechar en un sitio seguro los tapabocas y demás elementos de protección personal
utilizados.
 Tomar la temperatura de los invitados.

Bibliografía:
https://blog.hotmart.com/es/publico-objetivo/
https://www.ceupe.com/blog/como-entender-el-segmento-del-mercado-objetivo.html
https://www.marketinginteli.com/documentos-marketing/fundamentos-de-
marketing/targeting/
https://info.andimol.co/como-identificar-publico-objetivo-cliente-ideal
https://www.edt.es/12-factores-para-elegir-los-mejores-espacios-para-tus-eventos/
https://www.minsalud.gov.co/Paginas/Minsalud-y-Mincomercio-emiten-
recomendaciones-para-eventos-y-sitios-masivos-frente-a-COVID-19.aspx