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FUERZA AEREA COLOMBIANA

MENSAJE TECNICO
MANTENIMIENTO Y ABASTECIMIENTOS
JOL-DIMAN Nº 875
Revisión 5
30-12-2016

REMOCIÓN CONTROLADA DE PARTES, ACCESORIOS Y EQUIPO AERONÁUTICO DE


UNA AERONAVE PARA SER INSTALADOS EN OTRA AERONAVE AL SERVICIO DE LA
FUERZA AEREA.

EQUIPO: Todas las aeronaves FAC,

UNIDADES AFECTADAS: Todas las Unidades y Grupos Aéreos de la FAC

ORIGEN:

Este tiene origen en la necesidad de la actualización de la Doctrina y los procedimientos


establecidos dentro del Proceso Logística Aeronáutica de acuerdo a políticas de la Jefatura
de Operaciones Logísticas.

PROPÓSITO

1. Establecer las normas que reglamentan la remoción controlada de partes, accesorios y


equipos de una aeronave FAC en mantenimiento para ser instalados en otra aeronave
FAC.

2. Dar instrucciones sobre el uso y diligenciamiento de las formas FAC utilizadas para la
autorización, control y reporte de la remoción controlada de elementos en aeronaves de
la Fuerza Aérea Colombiana.

3. Asignar responsabilidades para que se de cumplimiento a los propósitos descritos,


asegurando la veracidad de los registros de la remoción de partes realizados.

4. Implementar el control de las remociones dentro del sistema SAP.


NOTA 1: Las remociones de elementos deben ser controlados y no
corresponden a una actividad rutinaria solamente se podrá recurrir a los mismos
cuando se agoten las posibilidades de suministro oportuno de un repuesto
aeronáutico para una aeronave que sea requerida para el cumplimiento de una
misión.

NOTA 2: Toda autorización de remoción de partes deberá estar debidamente


sustentada, por una necesidad justificada y por la generación de un pedido o
solicitud de reparación (exterior o local) de un componente que reemplace el
desmontado.

NOTA 3: La única autoridad para autorizar la remoción de partes y


componentes es el Jefe de Operaciones Logísticas Aeronáuticas o quien él
determine.

INSTRUCCIONES

1. Al presentarse la necesidad de un componente requerido para alistar una


aeronave, del cual no hay existencia en los almacenes del Grupo Técnico
(GRUTE) / Escuadrón Técnico (ESTEC), debe el Comandante del Escuadrón
Abastecimientos (ESABA) o quien haga sus veces verificar en las demás
unidades FAC o Fuerzas Militares si hay existencias del componente
requerido; si hay existencias se debe hacer la solicitud a la unidad para el
préstamo del componente y se debe analizar con la Unidad que facilita el
elemento si es necesario restituirlo, para lo cual la Unidad que solicito el
préstamo debe iniciar el proceso de pedido con la Dirección de Control
Material (DICMA) y la Dirección de Procesos Logísticos (DIPLO) para la
devolución del material en préstamo.

2. De forma paralela, ESABA debe verificar si hay pedidos en trámite por la


unidad ante JOL-DIPLO o por medio de contratación local de la Unidad; de
existir el pedido se verificará si está contratado y los tiempos estimados de
entrega del material; de no haber ninguna de estas opciones anteriores en
curso, se debe tramitar por la Unidad la solicitud de pedido con el nivel de
urgencia que se amerite según lo ordenado en el manual de abastecimientos
ante DICMA, quien a su vez previa verificación será responsable de tramitar
la necesidad a DIPLO quien realizará la gestión para su adquisición.

3. De conformidad con los numerales anteriores y de ser necesaria la remoción


del elemento de una aeronave para alistar otra y teniendo en cuenta que el
encargado del proceso logístico de mantener disponibilidad de material
aeronáutico para la ejecución del mantenimiento en las aeronaves está en

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cabeza del Comandante del ESABA. Éste a través la Sub-sección de
Producción o en su defecto el OM / OCP del C2OL (Centro de Control de
Operaciones Logísticas) por medio de la transacción ZPM108 y el Disponible
de Abastecimientos por medio de la transacción ZPM109 estarán encargados
del registro en SAP y trámite de la forma FAC4-227T SOLICITUD
REMOCION DE PARTES (transacción ZPM110), solicitando al Comando del
GRUTE/ESTEC esta remoción.

Nota: Es responsabilidad del Comandante del GRUTE/ESTEC y Función del


Comandante del ESABA realizar las coordinaciones pertinentes para reducir
los tiempos de reparación en CAMAN o reparación local, dar inicio a trámites
por garantía si es el caso, realizar las coordinaciones necesarias para
agilizar los tiempos de entrega de los elementos que se encuentren en
trámite o pendientes por entregar por DIPLO, para subsanar las novedades
por remoción de partes controladas.

4. El comandante del GRUTE/ESTEC antes de autorizar el registro y trámite de


la Forma FAC4-227T, deberá informar al Comando de la Unidad de la
necesidad y solicitar al Jefe de Operaciones Logísticas Aeronáuticas hacer
una remoción controlada de partes, informando cual va ser la acción logística
para restituir el elemento.

Nota 1: Si, la solución a la acción de restitución del componente


desmantelado esta a nivel del GRUTE/ESTEC, en el Formato FAC4-227T la
Unidad deberá aclarar cómo se gestionará la solución indicando, el No. de
Contrato de la Unidad si aplica o el tramite que realizará y la fecha propuesta
en la cual se restituirá el elemento desmantelado.

Nota 2: Si, el elemento requiere ser adquirido a través de JOL, la Unidad


deberá hacer una solicitud de pedido de acuerdo a los procedimientos de
adquisición existentes; en caso de adquisición diligencian la forma LA-FR-
024 y la forma LA-FR-074 para reparaciones, además de adelantar el
requerimiento en el plan de compras del sistema de gestión logística SAP,
una vez cumplido estos procedimientos por parte del GRUTE/ESTEC se
informa a DICMA para la revisión y trámite de la solicitud de pedido a DIPLO;
en cualquier caso el GRUTE/ESTEC, deberá registrar en el formato FAC4-
227T el número de posición en el Plan de Compras.

5. Una vez esté autorizado verbalmente por el Jefe de la Jefatura de

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Operaciones Logísticas, será responsabilidad del Comando del GRUTE/
ESTEC verificar el correcto registro e impresión desde SAP de la Forma
FAC4-227T y luego de firmada debe ser cargada en forma digital (archivo
PDF) en SAP, notificándole por medio de correo electrónico al Disponible del
Centro de Comando y Control de Operaciones Logísticas (DISJOL - C3OL)
de la Jefatura de Operaciones Logísticas Aeronáuticas (JOL), en un plazo no
mayor a 6 horas después de la autorización del JOL.

Nota 1: Cualquier remoción controlada de componentes que se efectúe en


una Aeronave, la Sub-sección de Producción o en su defecto el OM / OCP del
C2OL de la Unidad, genera la orden de mantenimiento en el Sistema SAP,
mediante la cual se ordena remover el elemento y deberá quedar consignado
en la Forma FAC4- 282T-1 de mantenimiento de la aeronave y FAC 4-260T la
cual la debe diligenciar en su totalidad por parte del operario quien ejecuta la
acción; esta acción debe ser verificada por parte del inspector de la aeronave,
quien deberá hacer en SAP el desmonte e instalación del componente en la
estructura de la Aeronave que fue desmantelado y en la que se instaló. A su
vez deberá verificar que el elemento desmontado en mal estado sea
ingresado al almacén de Abastecimientos en el sistema SAP, para que se
realicen los trámites administrativos de reparación de ser necesarios; es
deber del ESABA efectuar control sobre los reparables devolutivos
desmontados de las aeronaves, sin embargo es obligación del personal
técnico quien desmonta el elemento realizar la devolución del mismo al
ESABA.

6. La Unidad a través del Disponible de Abastecimientos o en su defecto el OM


/ OCP del C2OL de la Unidad, debe escanear la forma FAC firmada,
cargándola en SAP (Transacción ZPM110) y enviar una copia digital al
Disponible del C3OL de JOL, quien verifica que el documento coincida con la
información registrada y validada por SAP y reenvía el formato a DICMA y
DIPLO para su conocimiento y control.

7. Una vez verificada la información, el Disponible del C3OL tramita el


documento para firma JOL y ya firmada la debe escanear y cargar en SAP
(Transacción ZPM110). Por último debe enviar una copia por correo a la
respectiva Unidad para su registro y control.

8. En los GRUTE/ESTEC es responsabilidad del ESABA controlar los registros


de la Forma FAC 4-227T y enviar el reporte a la Sección Planeación del
GRUTE/ESTEC quien enviará los primeros cinco días hábiles de cada mes

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con destino a DIPLO, un reporte de las remociones de partes autorizados por
JOL, empleando para ello la forma FAC4-228T "REPORTE MENSUAL DE
REMOCION DE PARTES”.

9. La Sección Calidad de cada uno de los GRUTE/ESTEC será la


responsable por intermedio del Inspector control mantenimiento de
supervisar el desmantelamiento de las aeronaves (transacción ZPM110) y
verificar el cumplimiento de presente Mensaje Técnico.

10. El comandante del GRUTE/ESTEC es el responsable directo del control de


las remociones de partes en las aeronaves asignadas a su Unidad.

11. La Sección pedidos de cada una de las Unidades realizará el seguimiento y


control de la llegada de estos elementos aeronáuticos a la Unidad, mediante
el aplicativo SAP y en coordinación con DIPLO.

12. DICMA y DIPLO verificarán mensualmente las solicitudes de pedido, con su


respectiva posición, para aquellos pedidos que así lo requieran según
reporte de la transacción ZPM110.

13. DIPLO gestionará en el menor tiempo posible las solicitudes de pedido para
la reposición del material y el seguimiento de citados pedidos.

14. La Sección Planeación de los GRUTE/ESTEC a través de Registros


Históricos deberá registrar toda remoción de partes y accesorios que se
realice a las aeronaves de la Fuerza Aérea en las formas FAC 4-229T, FAC
4-229T-3, FAC4-260T, FAC 4-227T y FAC 4-282T-1 "Registro Reportes de
Mantenimiento", realizando el reporte en los registros de la aeronave a la
cual se le remueve la parte y en la aeronave a la cual se le instala el
elemento. En los reportes debe especificarse claramente el número de serie
del elemento y el número de autorización de remoción de partes dado por
JOL.

15. Para el caso de la aeronave que se le remueve la parte, el reporte en la


forma FAC4-282T-1, quedará abierto, hasta tanto se Instale un nuevo
elemento o se restituya el desmontado; de igual manera deberá generarse en
SAP por cada elemento que se remueve de manera controlada un aviso en
SAP Clase Z2 de acuerdo a lo ordenado en el MT.938.

16. La Forma FAC4-227T debidamente firmada deberá ser archivada en el

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INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO Y TRÁMITE SAP
DE LA FORMA FAC4-227T SOLICITUD REMOCION DE PARTES

Esta forma FAC se utiliza en el proceso solicitud y autorización de remoción de


partes aeronáuticas controladas a aeronaves de la Fuerza Aérea Colombiana, por parte
de las Unidades Aéreas.

Su diligenciamiento se realizará de la siguiente forma:

1. ENCABEZADO Y DESCRIPCIÓN DEL ELEMENTO:

El encabezado y descripción del elemento se diligencian a través de la transacción


ZPM108 y lo debe hacer un usuario del módulo de Mantenimiento (PM), como lo puede
ser Control Producción, Inspector o Jefe de Grupo.

Hay tres datos obligatorios de los cuales el sistema extrae la mayoría de los campos de la
forma FAC:

1. No. Aviso SAP (Z2): Es el aviso en la Ubicación Técnica (Origen) de donde se va a


remover el componente o pieza serviceable
2. Equipo Serviceable / Número de parte: Si es un componente seriado, se debe
incluir su número de equipo SAP, en tal caso el número de parte no requiere ser
diligenciado pues el sistema lo extrae de la información del equipo. Por otra parte, si
es una pieza o repuesto no seriado, se omite el campo “Equipo Serviceable” y se
diligencia únicamente el número de parte, el cual debe ser coincidente con algún
número de material existente en el Módulo de Materiales (MM).
3. No. Aviso SAP (Z1): Es el aviso en la Ubicación Técnica (Destino) donde se instala el
componente o pieza serviceable y dicho aviso hace referencia a la falla que motiva la
remoción

Nota: El sistema valida la ubicación actual de los equipos y la de los avisos,


igualmente verifica que tanto la parte Serviceable como la No serviceable
correspondan a un mismo tipo de material.

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Los demás campos no son obligatorios para crear la solicitud de remoción, no obstante
puede incluirse desde el principio o posteriormente modificando la remoción y deben
cumplir las siguientes condiciones:

4. Equipo no serviceable: Es obligatorio cuando se está removiendo componentes


seriados.
5. No de Orden de Mantenimiento: Corresponde aquella asociada con la falla en la
aeronave destino. Si el aviso Z1 tiene asociada una Orden, esta es traída
automáticamente por el sistema.

Nota: Luego de incorporar los datos, según el modo de ejecución se puede ver la “Vista
Preliminar” o “Guardar”, en cualquiera de los dos casos el sistema valida la coherencia de

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los datos y emite avisos según encuentre incoherencias. Pero solo por la opción
“Guardar”, se crea la Solicitud de remoción controlada.

El número de control lo genera automáticamente el sistema y se establece de la siguiente


manera:

 Los primeros cuatro caracteres son la identificación de la Unidad que eleva la


solicitud (el sistema extrae el dato a partir de la Unidad a la cual pertenece la
aeronave a la cual está asociado el aviso Z2), de acuerdo al siguiente cuadro.

CACOM-1 F001
CACOM-2 F002
CACOM-3 F003
CACOM-4 F004
CACOM-5 F005
CACOM-6 F006
EMAVI F009
CATAM F011
CAMAN F012
GACAR F013
GAORI F014
GACAS F017
GAAMA F020

 Seguido del día juliano


 Los dos últimos dígitos del año
 El consecutivo de la remoción de la Unidad que se inicia el primero de enero con
0001 y termina el 31 de diciembre con el consecutivo que se alcance.
Ejemplo: F005-358-16-1005 (C5, Día 358, Año 2016, Consecutivo 1005)

El número de remociones acumuladas las lleva el sistema de manera automática,


aumenta en la medida que se creen remociones a cada aeronave y se disminuye en la
medida que se cierren los avisos Z2 asociados a remociones ya creadas.

El campo de la falla que obliga a la remoción del componente se llena automáticamente a


partir de la información del aviso Z1.

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2. INFORMACIÓN DE LA UNIDAD

Esta parte de la solicitud debe ser diligenciada por parte del personal de Abastecimientos
a través de la transacción ZPM109 utilizando como dato de ingreso el No. de Control ej.:
F011-334-16-1009

2.1. INFORMACION CONTROL RESTITUCIÓN DESMANTELAMIENTO


Se debe seleccionar por parte del Comandante del Escuadrón Abastecimientos (ESABA),
previa consulta con el Comando del GRUTE/ESTEC.

2.1.2. RESTITUCIÓN UNIDAD

Si el proceso de restitución del desmantelamiento es a través de la gestión de la Unidad,


se diligencia así:

 Existencia Unidades: se selecciona la opción, si el elemento está disponible en


otra unidad y ya está acordado el préstamo del material, por medio del Match
Code del campo “Centro Logístico” aparecerán las Unidades donde hay dicho
material en condición serviceable, se escoge aquel que se empleará para la
reposición y en el campo de “Observaciones” se amplía la información indicando
quien lo suministra y la fecha de entrega del elemento.

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 Reparación Local: Se selecciona si la unidad cuenta con un contrato local para
realizar la restitución del elemento bien sea por compra o reparación y se
diligencia el “Equipo” que se encuentra en reparación, adicional en el campo
“Observaciones” se debe ampliar la información indicando el No. de Contrato y
fecha de entrega del elemento.
 Reparación Garantía / Unidad: Se selecciona cuando la restitución del elemento
se va a realizar a través de un proceso de garantía sobre el elemento que falló y
que generó la remoción controlada; se diligencia el “Equipo” que se encuentra en
reparación, adicional en el campo “Observaciones” se debe ampliar la información
indicando el No de contrato, la Compañía con quien se tramitó la garantía a nivel
local, y fecha estimada de cumplimiento a lo garantía.
 Reparación CAMAN: Se selecciona en aquellos casos en que el CAMAN tenga la
capacidad reparadora para solucionar la novedad que genera el
desmantelamiento y ya este acordado con el CAMAN realizar la reparación o
inspección; se diligencia el “Equipo” que se encuentra en reparación, adicional en
el campo “Observaciones” se debe Indicar el taller que realizara el trabajo y la
fecha estimada de entrega del componente.

Nota 1: En los tres últimos casos el sistema en el campo “Equipo” por medio del
Match Code permite seleccionar los equipos con el mismo número de material
que el equipo serviceable que se encuentran con status de usuario “VERD” que
corresponde a reparables.

Nota 2: Con base en el número de equipo reparable el sistema trae en la primera


línea de observaciones, la información del Centro Logístico, Almacén Serie y tipo
de Stock del mismo, los cuales deben ser verificados/corregidos por el personal
de Abastecimientos. En la segunda línea aparece la información digitada por el
usuario en el campo “Observaciones”.

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 Firmas Comandante ESABA, GRUTE/ESTEC y UNIDAD: estas las deben firmar
los responsables en cada caso y con lo cual dan fe de que se está dando
cumplimiento a lo ordenado por la Jefatura de Operaciones Logísticas en este
Mensaje Técnico y a lo dispuesto en el Manual de Mantenimiento FAC 4.1.1 - O-
MAMAE 2016.

2.1.3. RESTITUCIÓN DICMA-DIPLO

Si la remoción de partes controladas se pretende ser solucionada a través de un proceso


contractual adquirido con DICMA-DIPLO, se diligencia las casillas del numeral 2.1.3
RESTITUCION DICMA-DIPLO de la siguiente manera:

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Nota: Solo se ingresa a esta opción si la necesidad requiere de la gestión de estas dos
direcciones para subsanar el desmantelamiento; de lo contrario se omite este paso.

 Reparación por Garantía: Se selecciona cuando el Escuadrón de


Abastecimientos (ESABA), indica que el elemento que generó el
desmantelamiento obedece a una GARANTIA y que debe tramitarse con DIPLO;

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para lo cual el ESABA del GRUTE/ESTEC deberá hacer el reporte de
Discrepancia e informes respectivos y enviarlos a JOL-DIPLO y diligenciar en el
sistema el número de Contrato DICMA-DIPLO” y “Posición Contrato” que cubre
dicho elemento.

Nota: Es responsabilidad de la Unidad hacer de manera correcta los reportes de


discrepancia para su envío a DIPLO, además la DIPLO es la encargada de
gestionar con la unidad cualquier corrección para dar celeridad al proceso de
reclamación.

Cuando la restitución se realizará por proceso de compra, se selecciona “Rep x Garantía


(NO)”

 Información Plan de Compras: Se debe diligenciar la información del plan de


compras para lo cual están los siguientes campos:
o Sociedad Plan de Compras
o Centro Plan de Compras
o Periodo (Año)
o Posición plan de Compras
Nota: Con base en la anterior información el sistema validará que el número de
material de la posición coincida con el del material que se está removiendo.

 No. Formato Requerimiento ESABA: El Escuadrón de Abastecimientos


(ESABA), de los GRUTE/ESTEC diligencia esta casilla con el No de identificación
del Formato (LA-FR-024 /DICMA-ESABA Requerimientos Adquisiciones), con el
cual realizó la solicitud a DICMA para adquisición o reparación del elemento.

 Observación: En este campo se puede colocar información complementaria del


ESABA, como por ejemplo el No. de posición con el cual se listo la necesidad en
el Formato (LA-FR-024 /DICMA-ESABA Requerimientos Adquisiciones), con el

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cual realizó la solicitud a DICMA para adquisición o reparación del elemento y
demás información que considere relevante.

3. INFORMACIÓN DICMA-DIPLO

 Solicitud Pedido: Esta casilla la diligencia ESABA con base en la información


suministrada por DICMA, previa revisión de la solicitud elevada por la unidad
mediante formato (LA-FR-024 /DICMA-ESABA Requerimientos Adquisiciones),
una vez aprobado por esta, se indica en la casilla el No de Solicitud de Pedido
que se asigno por DICMA y que se tramito a DIPLO para su gestión.

 No. Contrato DICMA – DIPLO y Posición Contrato: Estos campos no son


obligatorios excepto previa solicitud de pedido revisada y tramitada por DICMA a
DIPLO, en tal caso se diligencia esta casilla con el número de contrato y la
respectiva posición suministrados por DIPLO, adicional en el campo
“Observaciones” se puede colocar información complementaria como proveedor y
tiempo de entrega estimado del componente. Con el número de contrato y la
posición el sistema trae la fecha de entrega establecida en SAP.

4. INFORMACIÓN JOL

Estos campos son diligenciados a mano por el Jefe de Operaciones Logísticas


Aeronáuticas

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Posterior a que el documento sea firmado, debe ser escaneado y cargado en SAP por
parte del Disponible C3OL, haciendo uso de la transacción ZPM110

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