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OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL EVALUACIÓN A CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

BOGOTÁ D.C., AGOSTO 2017

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Director General Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspedes

Grupo de trabajo Kelly Johanna Serrano Rincón


Contratista

Jairo Antonio Palacios Peña


Profesional Especializado 6 (E)

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TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 4

II. OBJETIVOS 4

III. ALCANCE 5

IV. GENERALIDADES Y DESARROLLO 5

V. CONTRATO No. 4188/2016 (Mobiliario) 8

VI. CONTRATO No. 4172/2016 (Interventoría Mobiliario) 9

VII. CONTRATO No. 4027/2016 (Cerramiento) 10

VIII. CONTRATO No. 4145/2016 (Interventoría Cerramiento) 12

IX. CONTRATO No. 4187/2016 (Zonas Duras) 12

X. CONTRATO No. 4178/2016 (Interventoría Zonas Duras) 13

XI. FORTALEZAS 14

XII. OPORTUNIDADES DE MEJORA 14

XIII. HALLAZGOS 17

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I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del Plan Operativo de la Oficina de Control Interno 2017, se llevaron a cabo
las visitas para el desarrollo de la evaluación, en los cuales se visitaron los parques que
previamente habían sido programados en los listados generados por la Subdirección
Técnica de Parques. Así mismo de acuerdo con visitas previas se han determinado algunos
parques a los cuales no se les involucro en la programación a pesar de tener necesidades
de mantenimiento en los temas tratados en el presente informe. Se realizó la evaluación a
los siguientes contratos de mantenimiento 2017: 4027 de 2016 (cerramientos), 4145 de
2016 (interventoría de cerramientos), 4188 de 2016 (mobiliario), 4172 de 2016 (interventoría
de mobiliario), 4187 de 2016 (zonas duras) y 4178 de 2016 (interventoría en zonas duras).
En el presente informe preliminar se dan a conocer a los responsables, las apreciaciones y
observaciones aportadas desde la Oficina de Control Interno para toma de decisiones en el
caso pertinente y así aportar al mejoramiento continuo de los procesos.

La evaluación se efectuó por profesionales al servicio de esta dependencia, a quienes se les


brindó por parte de la Subdirección Técnica de Parques la información necesaria para el
desarrollo de esta evaluación por medio de los Supervisores de contratos con quienes se
realizó una reunión previa para contextualizar cada uno de estos contratos que están en
ejecución, posterior a estas entrevistas, se realizaron las correspondientes visitas de campo
en donde se desarrollan dichos contratos.

II. OBJETIVOS

General:
Verificar el desarrollo y ejecución de las actividades de los contratos de mantenimiento
referentes a zonas duras, mobiliario y cerramientos que se ejecutan en los Parques
administrados por el IDRD.

Específicos:

 Verificar sobre la Mano de Obra en cuanto al cumplimiento de perfil.


 Evaluar las metodologías de trabajo y tiempos de entregas.
 Verificar la Planeación y Priorización de las actividades.
 Verificar el cumplimiento de la supervisión por parte de la Interventoría con respecto a
las obligaciones de los contratistas y los informes entregados al supervisor.
 Cruzar información tanto el expediente virtual (ORFEO Y SECOP) con el físico de los
diferentes contratos

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III. ALCANCE

La evaluación se realizará a los contratos de mantenimiento No. 4187/2016 (Mantenimiento


zonas duras metropolitanos y zonales), 4178/2016 (Interventoría Mantenimiento zonas duras
metropolitanos y zonales), 4188/2016 (Mobiliario), 4172/2016 (Interventoría mobiliario),
4027/2016 (cerramientos) y 4145/2016 (Interventoría cerramientos) que actualmente se
desarrollan en los diferentes Parques administrados por el IDRD.

Se tomaron muestras aleatorias de diferentes parques de acuerdo a la programación


entregada por la Subdirección Técnica de Parques en donde se estén ejecutando dichos
contratos y algunos que a pesar de no estar en programación necesitan de dichas
actividades. Se realizaron visitas de verificación, entrevistas con los Administradores de los
Parques, entrevistas con el personal que se cuenta para la ejecución del contrato,
entrevistas con los interventores, cruce entre lo reportado en los informes de Interventoría y
lo evidenciado en campo, se verificó el cumplimiento del cronograma de ejecución según
priorización, se verificó el expediente virtual y físico, se realizarán tomas fotográficas y se
presentará un informe de evaluación en donde se presentan las consideraciones de la
Oficina de Control Interno con oportunidades de mejora y/o posibles hallazgos para el
mejoramiento de la Subdirección Técnica de Parques.

Como insumo, la evaluación se basa en el pliego de condiciones de los contratos


adjudicados a través de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y el
Convenio Marco de Colombia Compra Eficiente publicados en el SECOP; expediente virtual
y los procedimientos, manuales e instructivos vigentes en el IDRD.

Para dar cumplimiento al objetivo de la evaluación y el cronograma del Plan de Auditorías de


la Oficina de Control Interno, se deberá contar con el suministro de la información completa
y oportuna, adicionalmente con la disponibilidad de los funcionarios para respuesta de
inquietudes surgidas durante el desarrollo de la evaluación; es de resaltar que es
responsabilidad de cada una de las áreas, que el contenido de la información suministrada y
que la falta u omisión de la misma puede generar errores en el análisis que realice el auditor
y obstaculice la efectividad de la evaluación.

IV. GENERALIDADES Y DESARROLLO

La evaluación se inició con las entrevistas realizadas a los supervisores de los contratos, la
recolección de la información encontrada en el aplicativo ORFEO, la verificación de los
expedientes físicos, que reposan en el Área de Apoyo a la Contratación, la información
analizada del aplicativo SECOP (estudios previos, anexos técnicos, obligaciones del
contratista, cronograma, entre otros) y la verificación de dicha información en las visitas de
campo realizadas durante los meses de marzo, abril y mayo a los diferentes parques donde
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se estaban desarrollando las actividades de los contratos según cronograma. Se revisó la
siguiente información según el aplicativo:

EXPEDIENTE EXPEDIENTE
OBJETO CONTRATO SECOP INTERVENTORÍA SECOP
VIRTUAL VIRTUAL
IDRD-STP- IDRD-STP-
MOBILIARIOS 4188/2016 2017230701500003E LP-019- 4172/2016 2017230701200003E CM-014-
2016 2016
IDRD-STP- IDRD-STP-
CERRAMIENTOS 4027/2016 2016230701400001E LP-012- 4145/2016 2016230701300006E CM-012-
2016 2016
IDRD-STP- IDRD-STP-
ZONAS DURAS 4187/2016 2016230701500007E LP-028- 4178/2016 2017230701200001E CM-021-
2016 2016
Fuente: Área de Apoyo a la Contratación - IDRD

Las visitas realizadas a los parques fueron:

PARQUE FECHA PERSONA QUE ATENDIÓ LA VISITA

Arborizadora Alta 09/05/2016 Mauricio Quintero (Administrador)

Atahualpa 21/03/2017 Carlos Andrés Quintero (Administrador)

Bosques de San Carlos 21/02/2017 Oscar Yezid Orjuela (Orientador de Parques)

Candelaria la Nueva 09/05/2017 Armando Saenz (Administrador)

Casablanca 27/06/2017 --

Castilla 08/06/2017 Jairo Dair González (Vigilante)

Cayetano 08/06/2017 Javier Carvajal (Administrador)

Clarelandia 20/05/2017 José Miguel Vásquez (Vigilante)

Eduardo Santos 02/04/2017 Gabriel Ramírez (Vigilante)

El Río 20/05/2017 José G. Díaz (Vigilante)

Fontanar del Río 14/06/2017 Ingrid Manchola (Auxiliar Administrativo)

Gaitán Cortés 27/04/2017 Johanna Ramos (Administradora)

Gimnasio del Norte 18/05/2017 Alvio Cortés (Vigilante)

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La Amistad 30/03/2017 María Esperanza Barrera (Auxiliar Administrativo)

La Florida 18/05/2017 Rafael Gómez (Vigilante)

La Fragua 02/04/2017 Ramón Cubillos Duque (Vigilante)

La Gaitana 28/02/2017

La Vida 02/06/2017 --

Las Cruces 20/04/2017 Jaime Cardona (Auxiliar Administrativo)

Naranjos 08/06/2017 Luis Carlos Castillo (Vigilante)

Olaya 06/04/2017 Heli Moreno Pérez (Vigilante)

Pijaos 20/05/2017 --

Quiroga 20/04/2017 Germán Castro (Auxiliar administrativo estadio Olaya)

Renacimiento 07/03/2017

San Cristobal 23/03/2017 José A Rodríguez (Administrador)

San José de Bavaria 25/05/2017 Claudio Gómez (Personal de aseo)

Sauzalito 21/03/2017 José Manuel Caro (Vigilante)

La Serena 08/06/2017 Ricardo Castro (Vigilante)

Servitá 27/05/2017 Myriam Cabrera (Administrador)

Simón Bolivar 08/05/2017 Carlos Avendaño (Administrador)

Tabora 12/03/2017

Tercer Milenio 27/04/2017 Pablo García (Administrador)

Tunal 30/03/2017 Cielo Gómez (Auxiliar Administrativo)

UDS 21/03/2017 Mauricio Ampudia (Auxiliar Administrativo)

Valles de Cafam 09/05/2017 José Luis Arias (Administrador)

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Velódromo Primero de Mayo 23/03/2017 Nicolás Rivera Acosta (Administrador)

Villa Mayor 20/04/2017 José Esneider Pinzón (Administrador)

Villas de Granada 18/05/2017 Rosa Julia Solorzano (Vigilante)

Villa de los Alpes 27/04/2017 Patricia Nieto (Administradora)

Villa Luz 12/03/2017 Elsa María (Vigilante)

Virrey Lineal 27/05/2017 Carlos Adolfo Chávez Rocha (Inspector de obra)

Fuente: Oficina de Control Interno

V. CONTRATO No. 4188/2016 (Mobiliario)

Contratista: Consorcio Parques Mobiliario


Representante Legal: Iván de Jesús Giraldo Jaramillo
Supervisor: José Ismael Ramírez Clavijo
Acta de Inicio: 31/01/2017 – 30/07/2017
Valor del Contrato: Mil quinientos nueve millones noventa mil novecientos nueve pesos
($1.509.090.909)

Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, pretende brindar desmonte,


suministro e instalación de mobiliario urbano, módulos de juegos infantiles y estructuras
deportivas, en sesenta y tres (63) de los diferentes parques zonales, metropolitanos y
regionales administrados por el IDRD.

Se realizó, previo a las visitas de campo, una entrevista con el Supervisor del contrato, el día
13 de marzo de 2017, contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las
labores, el seguimiento, la logística para el cumplimiento del mismo. Posteriormente se
realizaron visitas a los diferentes parques, en donde se evaluaron aspectos como
cumplimiento de cronograma, instalación y suministro de mobiliario, personal en campo,
cerramiento de las obras, valla informativa, entre otras.

Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:


 En algunos casos, las señales informativas instaladas no son acordes con la
dinámica del Parque (uso de espacios en arena, algunas señales de mascotas, entre
otros), se recomienda hacer una encuesta con los administradores, usuarios,
deportistas, dueños de mascotas, acerca de las necesidades del contenido de las
señales.
 Existen necesidades en algunos parques, que no se han tenido en cuenta en la
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matriz de priorización, por ejemplo: en el Parque el Río, se desprendió la cancha de
baloncesto de la base, lo cual dejó un lesionado; la otra parte de la cancha se
encuentra en igual condición, próxima a caerse; si bien, se realizó un cerramiento,
este no evita que pueda ocasionar accidentes. Las necesidades reportadas por los
administradores en los diferentes informes no alimentan el diagnóstico de cada
parque para la intervención.
 Es necesario que se coordine con los otros contratos de mantenimiento la instalación
de mobiliario por ejemplo: en el parque Arborizadora Alta, no se ha podido instalar la
valla especial 6x3 por falta de realce de un árbol.
 Si bien, se están suministrando a los parques las redes de fútbol, microfútbol,
voleybol, baloncesto, las mallas de tenis y minitenis; en algunos casos no se está
realizando la instalación de las mismas, ya sea por la necesidad del parque, criterio
del estado, etc. En los informes se están relacionando para cobro los ítems de
suministro e instalación (2040, 2041, 2045, 2048…), por lo anterior, se hace
necesarios que dichos ítems también cuenten con sólo el precio unitario de suministro
y descontar el precio de instalación, si es el caso.
 Al realizar la labor de instalación de algunos elementos se debe hacer una
excavación generando escombros, los cuales, en ocasiones duran en el parque
alrededor de dos o tres semanas, sin ser dispuestos óptimamente.

VI. CONTRATO No. 4172/2016 (Interventoría Mobiliario)

Contratista: Civile LTDA


Representante Legal: Carlos Fernando López García
Supervisor: José Ismael Ramírez Clavijo
Acta de Inicio: 31/01/2017 – 30/08/2017
Valor del Contrato: ciento cincuenta millones novecientos nueve mil pesos ($150.909.000)

Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, garantiza que las intervenciones
producto del contrato de obra, estén protegidas de posibles desviaciones financieras,
administrativas y técnicas que se presenten en el contrato que suministra, instala y
desmonta piezas y/o partes del mobiliario urbano, módulos de juegos infantiles y estructuras
infantiles en sesenta y tres (63) de los diferentes parques zonales, metropolitanos y
regionales administrados por el IDRD. Se realizaron visitas a los diferentes parques y se
realizó, revisión documental por los diferentes aplicativos para verificar el cumplimiento del
contrato.

Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:


 Dentro del Manual de Supervisión e Interventoría en el capítulo 12.1. Informes
parciales: “()… debe elaborarlo y enviarlo durante los cinco primeros días hábiles de

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cada mes al ordenador del gasto”, al hacer la revisión documental, se encuentra que
dicho informe, no se está enviando oportunamente como lo requiere el Manual de
Supervisión e Interventoría.
 En los ejes de diferentes máquinas del gimnasio al aire libre, se han presentado fallas
poco tiempo después de la instalación; igualmente en los ejes de los columpios, el
tornillo se fatiga con facilidad y se fractura al poco tiempo de uso (máximo un mes)
por ejemplo parque Atahualpa, Gaitán Cortés, Candelaria la Nueva, Villa Mayor, entre
otros. Se debe exigir calidad en los materiales.
 En algunas ocasiones en las visitas realizadas, se encontraron obras terminadas, sin
embargo, no se habían puesto a disposición del público porque al personal de
Interventoría no se le había realizado la entrega y puesta en funcionamiento. Se
requiere que dichas obras sean recibidas con mayor prontitud. Anteriormente se
firmaba “Acta de entrega a la comunidad” para que la misma recibiera
satisfactoriamente la obra y no generara costos adicionales por invasión previa a la
obra.
 Analizando la documentación, por medio de ORFEO y rastreando dicho contrato por
medio del número, el nombre del contratista y por el representante legal, se observó
que no todos los documentos relacionados con el contrato están incluidos en el
expediente virtual y por ello, tampoco están incluidos en la carpeta física como lo
requiere el Manual de Supervisión e Interventoría.

VII. CONTRATO No. 4027/2016 (Cerramiento)

Contratista: Inciteco SAS


Representante Legal: Iván de Jesús Giraldo Jaramillo
Supervisor: Hermes Fernando Barros Cervantes
Acta de Inicio: 20/12/2016 – 19/06/2017
Valor del Contrato: Mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000)

Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, pretende realizar el mantenimiento


preventivo y correctivo de cerramientos y mallas contra impacto de los campos deportivos
en veinte (20) de los diferentes parques zonales, metropolitanos y regionales administrados
por el IDRD.

Se realizó previo a las visitas de campo, una entrevista con el Supervisor del contrato, el día
13 de marzo de 2017, contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las
labores, el seguimiento, la logística para el cumplimiento del mismo; posteriormente se
realizaron visitas a los diferentes parques, en donde se evaluaron aspectos como
cumplimiento de cronograma, personal en campo, cerramiento de las obras, valla

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informativa, entre otras.

Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:

 En la ejecución de dichos mantenimientos no se está tomando en cuenta las


apreciaciones de los administradores. Al realizar las visitas de campo, se encontraron
daños puntuales en el cerramiento que no estaban contempladas en la obra y por lo
tanto no se realizarían, es necesario que se establezca acercamiento con cada uno
de los administradores de los Parques donde se va a realizar intervención.
 Al realizar la verificación en campo se pudo observar en algunos casos: los puntos de
soldadura con poco tiempo de instalación se habían quebrado y seguían
desprendidas las piezas. En otras ocasiones al realizar el mantenimiento de
cerramientos se dejaron algunas puertas desajustadas, a diferentes alturas, por lo
que han optado por cerrar con cadena. En el caso de la pintura, se observó que en
muchas ocasiones no se está lijando, ni retirando la pintura anterior, adicionalmente
el tono de la pintura, en la gran mayoría de intervenciones no es similar a la anterior,
se pueden observar hasta tres diferentes tonos en una malla. No se está retirando por
completo los escombros que están quedando de las intervenciones. Se observó en
algunos tramos que no se están instalando puntos de soldadura, pero se están
ajustando las mallas por medio de cuerdas o abrazaderas. En el caso puntual del
Parque Villas de Granada, al realizar el mantenimiento en la puerta del skate park, se
soldó, al punto de involucrar la bisagra impidiendo el movimiento de la puerta. Es
necesario que dichas reparaciones cuenten con mayor calidad y supervisión.
 Se realizaron algunas intervenciones de la malla de protección en nylón para
diferentes canchas de fútbol, sin embargo, se manifiesta que en algunas ocasiones
no cumplen con las necesidades requeridas, la altura no es la apropiada.
 En el Parque la Amistad, se estaba realizando la obra de la malla contra impacto, sin
embargo, al momento de la visita no se observó el cerramiento pertinente.
 Se encontró a los trabajadores de las obras, con carencia de los elementos de
protección personal, exponiendo al empleado y a la entidad a un inminente riesgo, al
no proveer los elementos básicos que prevengan los accidentes en materia laboral.

VIII. CONTRATO No. 4145/2016 (Interventoría Cerramiento)

Contratista: Consorcio Interparques


Representante Legal: Fabián Omar Vallejo Obando
Supervisor: Hermes Fernando Barros Cervantes
Acta de Inicio: 20/12/2016 – 19/07/2017
Valor del Contrato: Ciento cincuenta millones de pesos ($150.000.000)

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Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, pretende proteger al IDRD de
posibles desviaciones financieras, administrativas y técnicas que se presenten en el contrato
que realiza el mantenimiento preventivo y correctivo de cerramientos y mallas contra
impacto en los campos deportivos de veinte (20) diferentes parques zonales, metropolitanos
y regionales administrados por el IDRD. Se realizaron visitas a los diferentes parques y se
hizó revisión documental por los diferentes aplicativos para verificar el cumplimiento del
contrato.

Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:


 En el Parque la Amistad, se instalaron mallas contra impacto en la cancha múltiple.
Se realizó una entrevista con el trabajador y manifestó: “que él estaba realizando la
obra, aún sin presencia de la interventoría, que estaba dejando constancia de lo
realizado, pero no podía parar la obra”.
 Según los informes realizados por el contratista, se observan que se están cobrando
por mantenimiento, el ítem 67 punto de soldadura 6013, sin embargo, en los
recorridos realizados por los funcionarios de la Oficina de Control Interno, no se
observó alguna marca que indique el conteo de dichos puntos, se podría hacer un
muestreo de dicho conteo para verificar la veracidad de los puntos reportados.
 En los informes presentados por la interventoría, se observan membretes y sellos que
no corresponden al Consorcio Interparques, sino a uno del integrantes de la
sociedad.

IX. CONTRATO No. 4187/2016 (Zonas Duras)

Contratista: Consorcio Neptuno


Representante Legal: Carlos Enrique Porto Gómez
Supervisor: José Ismael Ramírez Clavijo
Acta de Inicio: 31/01/2017 – 30/07/2017
Valor del Contrato: Dos mil novecientos sesenta millones de pesos ($2.960.000.000)

Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, pretende realizar la recuperación y


mantenimiento de superficies pisos duros de los parques de escala regional metropolitana,
zonal en once (11) parques administrados por el IDRD.

Se realizó previo a las visitas de campo, una entrevista con el Supervisor del contrato, el día
13 de marzo de 2017, contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las
labores, el seguimiento, la logística para el cumplimiento del mismo; posteriormente se
realizaron visitas a los diferentes parques, en donde se evaluaron aspectos como
cumplimiento de cronograma, personal en campo, cerramiento de las obras, valla

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informativa, entre otras.

Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:


 Las demarcaciones de las canchas externas, se estaban realizando siguiendo el
diseño entregado por el contratista. Sin embargo, al realizar la tarea, se pintaron
algunas líneas de la demarcación anterior, en un intento de borrar la demarcación
anterior, lo que ocasiona que se vean sobrepuestas dando mala imagen, caso
Arborizadora Alta y Candelaria la Nueva.
 En el Parque Arborizadora Alta, se realizó intervención de zonas duras. Se hizó la
mezcla para unas tapas de concreto en el mismo parque, sin embargo, no se dejó el
espacio utilizado en las mejores condiciones.
 En el desarrollo de las obras, se observó falta de vallas informativas de las obras en
ejecución.
 No se está cumpliendo a cabalidad con el cronograma o programación entregada.
 En entrevistas con los usuarios, manifiestan que el mantenimiento correctivo que se
les hace a las pistas de patinaje, no son lo suficientemente efectivas, porque si bien
las grietas son reparadas, dejas sobresaltos en el piso que igualmente generan riesgo
a los patinadores.
 En las visitas realizadas, se entrevistaron algunos de los trabajadores que estaban
realizando las obras, se les solicitó: el nombre y número de cédula, al realizar la
búsqueda para la consulta de afiliados en el FOSYGA, se encontró que no todos los
trabajadores estaban afiliados a una entidad de salud.
 En ocasiones las intervenciones realizadas en zona dura, no guardan similitud con el
entorno, lo que hace que se vea con mal aspecto dichas intervenciones.

X. CONTRATO No. 4178/2016 (Interventoría Zonas Duras)


Contratista: Consorcio Escala
Representante Legal: Fabián Omar Vallejo Obando
Supervisor: José Ismael Ramírez Clavijo
Plazo: 31/01/2017 – 30/08/2017
Valor del Contrato: Doscientos noventa y cinco millones ochocientos setenta y cinco mil
pesos ($295.875.000)

Con este contrato, la Subdirección Técnica de Parques, pretende proteger al IDRD de


posibles desviaciones financieras, administrativas y técnicas que se presenten en el contrato
que pretende realizar la recuperación y mantenimiento de superficies pisos duros de los
parques de escala regional metropolitana, zonal en once (11) parques administrados por el
IDRD. Se realizaron visitas a los diferentes parques y se efectuó revisión documental por los
diferentes aplicativos para verificar el cumplimiento del contrato.

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Dado lo anterior y con respecto a las visitas se encontró:
 En los juegos infantiles del Parque San Cristóbal, se suministró tres volquetas
grandes de arena, la cual contiene 16,3 metros cúbicos por viaje. Labor realizada el
16 de febrero de 2017, por el contratista Neptuno. Al momento de visita se encontró,
que no había cerramiento para proteger el área intervenida; el personal que estaba
realizando la obra manifiestó que, a pesar de realizarse cerramiento de la obra, no se
pudo garantizar que la comunidad no ingresara al lugar, aproximadamente 15 días
permaneció el cerramiento de la obra, sin embargo, interventoría no llegó a recibir
oportunamente la obra.

XI. FORTALEZAS

 El IDRD en su gestión contractual, presenta dificultades en algunas etapas del


proceso como el estudio de costos, los no previstos, los cambios en los cronogramas
de ejecución, los cambios de administración, la carga de trabajo de los supervisores y
ejecutores; sin embargo, la Subdirección Técnica de Parques, viene desarrollando los
contratos de mantenimiento que han mejorado en su proceso, beneficiando a la
comunidad.
 La planeación del presupuesto prevé los recursos, con el fin de mantener los parques
en condiciones funcionales para la utilización de la ciudadanía
 El equipo evaluador valora la experiencia y trayectoria de los supervisores los cuales,
han consolidado una metodología de trabajo, que responde a las necesidades de
mantenimiento y le aportan al conocimiento Institucional.

XII. OPORTUNIDADES DE MEJORA

 La documentación que se relaciona en cada uno de los contratos (actas de recibo


parcial, informe ejecutivo mensual, informes de laboratorio) tanto en la
documentación interna como externa, necesita tener el visto bueno y firmas de todos
los involucrados, que hacen parte del mínimo personal que presta el servicio, según
los estudios previos.
 En la aprobación del mínimo personal para la ejecución del contrato, la interventoría
otorga el visto bueno e informa al IDRD sobre eventualidades; sin embargo, se
encontró personal en las diferentes obras, que no estaban reportadas como
aprobadas, lo que se pudo observar por medio del aplicativo ORFEO, rastreando
dicho contrato por medio del número, el nombre del contratista y por el representante
legal. Por lo anterior se considera pertinente que el IDRD, cree un formato de
aprobación del personal que haga las veces de control para el IDRD. En este control
se diligenciaran los datos de vinculación y contacto de este tipo de personal.
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 El Área de mantenimiento de Parques y Escenarios por medio de los Administradores
de los Parques y los Gerentes Zonales, realiza una matriz de priorización por
localidad para los diferentes mantenimientos. Al realizar las visitas de campo y
contrastando los mantenimientos reportados con lo que se estaba ejecutando, se
pudo observar, que no se está teniendo en cuenta dicha matriz y al indagar se
manifestó que la priorización la hace finalmente el contratista.
 El personal administrativo de los parques manifiestan que no se les está avisando:
cuándo se va a hacer la intervención en el parque, qué se va a realizar, el plazo de
ejecución, entre otras cosas. Se hace necesario dar a conocer al personal
administrativo el resumen de las obligaciones de los contratos, para que sirva como
apoyo para las labores de supervisión. Anteriormente, se firmaba “Acta de entrega a
la comunidad” para que la misma recibiera satisfactoriamente y pudieran hacerse los
ajustes necesarios a las obras y actividades.
 Particularmente en el contrato de mobiliario, no se tienen en cuenta ítems de costos
unitarios, lo que conlleva a un aumento considerable en el pago de no previstos. Esto
puede deberse a situaciones de planeación o de estudio de costos.
 El estado colombiano, exige que los proveedores estén sujetos a los requisitos
habilitantes, como es el caso de la capacidad jurídica, financiera, organizacional y la
experiencia, estos requisitos no pueden restringir la participación de los proponentes,
tal como lo infiere el Decreto 1510 de 2013 en su artículo 16, control que debe
establecer la entidad pública para garantizar la plena participación de los
proveedores.
Otro control previo, se genera básicamente en el Registro Único de Proponentes, en
donde los oferentes se registran para poder celebrar contratos con las entidades
estatales y en caso de inhabilidades o multas, estas se pueden observan en el
certificado de Cámara y Comercio; sin embargo, en este sentido se tienen problemas,
ya que no se informa por parte de esta entidades, los incumplimientos de los
contratistas. Situación que genera que muchos de ellos sigan contratando con el
estado a pesar de incumplimientos en sus obligaciones.
En las evaluaciones de los proponentes se aceptan, la elaboración de fichas técnicas
de los productos que estén normatizados entre otros por el ICONTEC, teniendo en
cuenta que estos criterios de evaluación queden contemplados en los estudios
previos y en los pliegos definitivos. Adicionalmente se evalúa la capacidad financiera,
la experiencia, la calidad, el cumplimiento en la entrega, el cumplimiento de los
objetos contractuales entre otros; si el contrato ha terminado, también se valora el
servicio postventa, que se hace en cuanto a garantías y atención a las reclamaciones
que se puedan presentar.
Por otro lado, es importante valorar mejores prácticas ambientales y sistemas de
calidad; teniendo en cuenta lo referido anteriormente en cuanto a que no se puede
exigir situaciones que no se hallan tenido en cuenta en los estudios previos y en los
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pliegos de condiciones, con la salvedad que si el contratista ha generado algún plus
adicional este se vea evaluado de alguna manera.
A pesar de las diferentes etapas de evaluación, la determinante en relación con los
proveedores se da principalmente, en cuanto al precio y la calidad de las compras y
adquisiciones, lo que no quiere decir que otros criterios como la oportunidad, el
cumplimiento en la entrega, la observación de los parámetros establecidos en las
diferentes normas, sea de menor valor. Lo importante es que la entidad realice los
controles y verificaciones en cada etapa contractual, con el fin de garantizar un
proceso que proteja a la entidad de los riesgos inherentes al proceso de adquisición
de bienes y servicios.
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, propone establecer requisitos
mínimos para seleccionar y evaluar a los proveedores y que estos puedan cumplir
con los procesos de contratación.
El IDRD, ha establecido en el Manual de Contratación y en los procedimientos
algunos controles, en el sentido de tener una resolución, que define el procedimiento
para la imposición de multas y declaratoria de incumplimiento, inmerso en el Manual
de Contratación. Sin embargo, es importante que se robustezcan estos instrumentos
con el fin de remitir las sanciones o multas que se realicen por parte del IDRD, ante la
Cámara y Comercio de Bogotá, para que sigan su trámite en oportunidad. La
evaluación a proveedores debe ajustarse a los lineamientos establecidos por el
Decreto 1082 de 2015 y 1510 de 2013.
 Por otro lado, se encuentran rangos de tiempo extensos entre la firma del contrato, el
acta de inicio y el primer pago. Cuando los contratos se firman a finales de año,
ocurre, que el giro de pagos quede como reservas para la próxima vigencia. Con ello
se corre el riesgo de aumentar los niveles de gestión pues se tienen que ejecutar dos
presupuestos: El de la vigencia y el de vigencia anterior (reserva).

NÚMERO PROCESO DE NO. DE CONTRATO Y FECHA ACTA DE INICIO ANTICIPO PRIMER PAGO
CONTRATACIÓN

1 IDRD-STP-LP-019-2016 4188 MOBILIARIOS 28 DE 31 ENERO DE 2017 3 DE FEBRERO DE 28 DE FEBRERO


DICIEMBRE DE 2016 2017 DE 2017

2 IDRD-STP-LP-012-2016 4027 CERRAMIENTOS 28 DE 20 DE DICIEMBRE 21 DE DICIEMBRE 19 DE ENERO DE


OCTUBRE DE 2016 DE 2016 DE 2016 2017

3 IDRD-STP-LP-028-2016 4187 ZONAS DURAS 28 DE 31 DE ENERO DE 5 DE FEBRERO DE 19 DE ABRIL DE


DICIEMBRE 2016 2017 2017 2017

4 IDRD-STP-CM-014-2016 4172 INTERVENTORIA 31 DE ENERO DE Sin anticipo 14 DE MARZO DE


MOBILIARIOS 23 DE 2017 2017
DICIEMBRE DE 2016

5 IDRD-STP-CM-012-2016 4145 INTERVENTORIA 20 DE DICIEMBRE Sin anticipo 19 DE ENERO DE


16
CERRAMIENTOS 14 DE DE 2016 2017
DICIEMBRE 2016

6 IDRD-STP-CM-021-2016 4178 INTERVENTORIA 31 DE ENERO DE 22 DE DICIEMBRE


ZONAS DURAS 28 DE 2016 DE 2015
DICIEMBRE DE 2016

Fuente: Oficina de Control Interno - IDRD

XIII. HALLAZGOS

HALLAZGO No. 1.

En razón a la respuesta suministrada por la Subdirección Técnica de Parques en


memorando No. 293033 del 14 de julio de 2017 en donde se manifiesta que: “Al interior
de la Subdirección no se considera necesario documentar plan de mejoramiento… () … se
concluye que las intervenciones de los diferentes contratistas si están coordinadas y
dependen además unas de otras”. La Oficina de Control Interno entiende los argumentos
expuestos, sin embargo no se levanta el hallazgo debido a que se está incumpliendo el
cronograma de los dos contratos relacionados en el Parque el Virrey. El contrato 4811/2016
(mobiliario) según el cronograma las obras realizadas debían ser terminadas el 01 de junio e
iniciadas el día 25 de mayo de 2017 para un total de 6 días de desarrollo en obra. Para el
contrato 4178/2017 (zonas duras) la fecha de terminación de las obras era el 23/06/2017, la
cual tampoco fue cumplida. Por lo anterior, el hallazgo se mantiene en los mismos términos.
Por tal motivo se debe establecer el plan de mejoramiento que incluya las actividades
correspondientes mediante el formato anexo y su seguimiento trimestral en el aplicativo
ISOLUCION.

Se evidenció, al momento de realizar las visitas de campo, al parque El Virrey Lineal que
existe falta de coordinación entre los contratos de mantenimiento; lo que ocasiona
inconformidad en la comunidad por las obras que se están realizando, ya que se cerraron
los parques infantiles a mediados de abril. La Oficina de Control Interno se realizó dos (2)
visitas; una el 25 de mayo de 2017, en donde los cuatro módulos estaban cerrados y la otra
visita el 20 de junio de 2017, en la cual continuaban cerrados los módulos de los juegos
infantiles. Las obras que se estaban realizando en los parques infantiles, correspondían a
los contratos de mantenimiento 4188 (mobiliario) y 4178 (zonas duras). Se realizó consulta
con el Administrador del Parque quien nos informó, las fechas de cierre de cada uno de los
módulos infantiles:

1. Cra 16 cll 87 se cerró el 17 de abril


2. Cra 18 cll 88 cerró el 22 de abril
17
3. Cra 11ª cll 88 cerró el 5 de mayo
4. Cra 9 cll 88 cerró el 6 de mayo

Si bien, se observaron avances de las obras en las dos visitas, es cierto que los parques
están sin uso aproximadamente casi tres meses. Es necesario que desde la Subdirección
Técnica de Parques, se genere un plan de mejoramiento para coordinar las intervenciones
cuando se involucra más de un contratista con el fin de evitar retrasos en la entrega de las
obras.

HALLAZGO No. 2

En razón a la respuesta suministrada por la Subdirección Técnica de Parques en


memorando No. 293033 del 14 de julio de 2017 en donde se manifiesta que: “Los
funcionarios del Área de Administración de Escenarios que asumen la supervisión de los
contratos… () ...y no se considera necesario documentar plan de mejoramiento alguno.” La
Oficina de Control Interno realizó la verificación de las carpetas el día 12 de mayo de 2017,
aproximadamente 4 o 5 meses después de firmada el acta de inicio de los diferentes
contratos, en donde se observó sólo documentos precontractuales. Por lo anterior, el
hallazgo se mantiene en los mismos términos. Por tal motivo se debe establecer el plan de
mejoramiento que incluya las actividades correspondientes mediante el formato anexo y su
seguimiento trimestral en el aplicativo ISOLUCION.

En la Supervisión y/o interventoría de los contratos, se observa un rezago en la obligación


del Manual de Contratación y Supervisión “dejarse la trazabilidad respectiva y publicar en el
expediente virtual o en el mecanismo que para el efecto establezca el IDRD, todos los
documentos derivados de la ejecución y supervisión”; lo que quiere decir que el cruce de
comunicaciones que se allegan al IDRD, no se están insertando a los archivos físicos con la
prontitud que estos requieren.

En consecuencia, la Subdirección Técnica de Parques en desarrollo de su papel de


supervisor, está obligado a remitir toda la documentación en oportunidad, siendo esta
documentación producto de la ejecución de los contratos, a los expedientes físicos, para que
estos a vez sean un espejo en los archivos virtuales.

Por otra parte, la documentación que se radica en el IDRD, y que contiene documentos
contractuales debe ser revisada por los supervisores designados por la Subdirección
Técnica de Parques, una vez revisada, se envía al Área de Contratación, estas diferentes
etapas hacen que el archivo físico, encuentre un retraso considerable con respecto a la
necesidad documental de mantener los expedientes organizados.

18
ALCALDfA MAYOR
DEBOGOTÁO.C.
CULTURA RECREACION V DEPORTE
Instituto Dlstnlal de RecrllaclÓfl Y Deport&

Finalmente es posible que existan incumplimientos normativos y procedimentales por


vigilancia y control, manejo y gestión como lo afirma la Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y
Manuales Internos deIIDRD.

Cordialmente,

LUIS FRANC . ANTE CÉSPEDES


Jefe Oficina de ontrol Interno

Proyecto: ~~IIY Johanna Serrano Rincón - Contratista Oficina de Control Interno J0.
•,r~ Antonio Palacios Peña - Profesional Especializado (E) - Oficina de Control Interno

19
, I
Calle 63 No. 59A -06
Tel: 660 5400
www.idrd.gov.co
soGoTA I
Info: Linea 195
MEJOR i

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