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GUIA N°5

Nicole Sanchez.

SENA
Centro de Servicios Financieros
Bogotá D.C.
2020
Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:
a. ¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de una persona como
verdadera?

Nadie le pondría cuidado a su información ya que no hay certeza de saber qué


tan confiable sea la información que esa persona otorga.

b. -¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas
como son: comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del banco?
¿Porque?
s I, porque son las que evidencian todas las operaciones y procesos realizados con
las compras y ventas de productos, también podremos justificar que tales
adquisiciones son legalmente nuestro ante la justicia.
Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:
 Compra en un supermercado.
 Realiza transacción en alguna entidad financiera (depósito, retiro, etc.)
 Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio.
 Come en algún restaurante.
Realice un esquema que represente esta información y socialícelo con sus compañeros e
instructor

 Compra en un supermercado: Factura

Realizar una transacción en alguna entidad financiera: Consignación

Entrar a cine a ver una película, o al estadio: Boleto

Comer en algún restaurante: Factura

Documentos
Contables

Boleto Factura Consignación


3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su
alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente
a) Definición, diferencia y semejanzas entre título valor, Instrumento financiero,
documentos comerciales y soportes contables.- Desarróllelo en un cuadro
comparativo

DEFINICION DIFERENCIA SEMEJANZA


Documento mercantil en el que Tiene un vínculo Todos estos
está incorporado un derecho con un derecho documentos, sirven
TITULO VALOR privado patrimonial por lo que privado para lograr que la
el ejercicio del derecho tiene empresa lleve un
una vinculación jurídica a la registro confiable a
posesión del título valor. base de recibos,
Es un acuerdo contractual que Es un acuerdo facturas e
INSTRUMENTO da origen a un activo financiero contractual instrumentos
FINANCIERO de una entidad y un pasivo financieros.
financiero o un instrumento
patrimonial de otra
Son todos los comprobantes Son los recibos
escritos que sirven de que la empresa
evidencia sobre la operación debe guardar
DOCUMENTOS comercial que realiza una para llevar
COMERCIALES empresa, por ejemplo cuando registro de todo
se hace una compra el
establecimiento comercial tiene
la obligación de entregarnos
una boleta o una factura, son
documentos que amparan los
documentos contables
Son los documentos que sirven Son registros
de base para registrar las que la empresa
SOPORTES operaciones comerciales de debe hacer para
CONTABLES una empresa, es por eso que llevar inventario
se debe tener un cuidado de todo
especial en el momento de
elaborarlos se elabora en
origina y tantas copias como
las necesidades de la empresa
la exijan.
b. Clasificación de los distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes
criterios (contables-no contables; internos-externos; quien compra-quien vende; salida
dinero-entrada dinero, sin movimiento de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz.

CONTABLES NO CONTABLES
Son los que nos ayudan a respaldar Estos no afectan ni realizan
nuestra contabilidad y los que en algún modificaciones en la contabilidad de
momento afectan dicha contabilidad nuestra empresa. Remisiones
entre ellos tenemos:
 Cotizaciones
 Factura de venta  Orden de pedido
 Recibo de caja general  Orden de compra
 Recibo de caja menor  Orden de entrega
 Notas debito  Remesa
 Notas crédito  Hojas de vida
 Consignaciones  Solicitudes
 Letras de cambio
 Pagares
 Tarjeta de kardex
 cheque
 Nomina

INTERNOS EXTERNOS

INTERNOS TENEMOS: LOS EXTERNOS TENEMOS:

 Recibo de caja  Consignaciones bancarias


 Recibo de caja menor  Notas bancarias
 Comprobante de egreso  Pagares
 Comprobante de diario  Letras de cambio
 Nominas  Remisiones
 Pedidos  Factura de compra
 Notas de contabilidad  Entre otros
 Órdenes de compra
 Entre otras
3.3.2.1. Código de comercio
Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección II-
Pagare

PAGARE

ART. 711: Normas


Art. 709: Contenido aplicables del
ARTICULO pagare
del pagare

ART. 710: Posición


jurídica del otorgante

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección IV-


Bonos.

BONOS
ART.752: Definición ART. 756: Prescripción
ARTICULO de las acciones para
de bonos
cobro de bonos

ART. 753: Títulos ART. 754: ART. 755: Excepción


Representativos de Contenido de los a normas anteriores
bono bonos

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección III-


Cheque- Subsección I

Cheque
Se compone con los siguientes artículos:
ART. 712: ART. 713: ART. 714: ART. 715: ART. 716:
Expedición del Contenido del Provisión de Limitaciones de Cheques a
cheque cheque fondos y la favor del banco
autorización negociabilidad librado

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección VII-


Facturas Cambiarias.

-ART.772: Factura cambiaria de compra venta.


-ART. 773: Aceptación de la factura cambiaria de
compraventa.

-ART. 774:Requisitos adicionales de la factura


cambiaria de compraventa

FACTURAS Se compone de -ART. 775: Factura cambiaria de transporte


CAMBIARIAS Los siguientes artículos
-ART. 776: Contenido de la factura cambiaria
-ART. 777: Pago por cuotas de la factura cambiaria.
Contenido adicional

-ART. 778: Rechazo táctico


-ART. 779: Aplicación de normas relativas a la letra
de cambio

3.3.1 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes,
requisitos mínimos. etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento
(paso a paso operativo) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo
por cada uno de ellos.

A. Recibo De caja

1.

se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)


2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo (se coloca con
mayúscula inicial)
3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011
4. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)
5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago
6. valor del pago recibido
7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago
8. se coloca el valor en letras
9. motivo por el cual se recibió el pago
10. número del cheque con el que se recibió el pago
11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de
compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta
de dos dígitos)
12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de
llenar el numeral 10, 11 y 12)
14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)
15. nombre de la cuenta
16. valor por el cual se recibe el pago
17. valor por el cual se vendió la mercancía
18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o
el número del Nit. de la empresa beneficiaria

B. EXTRACTO BANCARIO
 Fecha de emisión.
 Titular de la cuenta.
 Saldo anterior.
 Número de cuenta.
 Movimientos donde se detalle fecha e importe.
 Saldo final.

C. Comprobante de ingreso

D. Comprobante de Egreso.
1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento
2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por cualquier concepto
3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo
pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
5. Se coloca firma del beneficiario
6. Por último se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

E. Comprobante de consignación bancaria

1. Escribe la fecha en el campo correspondiente


2. Colocar el nombre de quien consigna y el número de la cuenta
3. Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del
recibo de la consignación, en la sección de EFECTIVO
4. Relaciona cada cheque por separado en la line debajo de la sección de efectivo.
Escribe el apellido del que hizo el cheque en la parte izquierda con la cantidad,
incluyendo dólares y centavos en las 2 columnas de la parte derecha
5. Escribe la cantidad total de los cheques seleccionados
6. Suma de los totales del efectivo y el de los cheques
7. Si deseas que te regresen algo de efectivo, escribe la cantidad en el campo
etiquetado como MENOS EFECTIVO RECIBIDO

F. Comprobante de retiro

1. Consigue un formulario oficial de retiro bancario en tu sucursal bancaria. Debe tener


impreso claramente el nombre del banco.
2. Escribe tu nombre en el espacio proporcionado. Debes colocarlo exactamente como
está anotado en tu cuenta, incluyendo una inicial si es así como lo escribiste en tu
solicitud. No utilices un apodo.
3. Escribe tu dirección si el formulario requiere una. Incluye el número de apartamento y el
código postal.
4. Escribe la fecha. Precisa el mes porque los meses escritos hacen que sea más fácil
leerlos. En ocasiones, un mes indicado por un número puede confundir a la persona
cuando ingresa la fecha.
5. Escribe la cantidad de dinero que quieres en la larga línea en blanco que tiene la
palabra "dólares" al final. Escribe cualquier cambio de moneda como una fracción. Si no
quieres ningún cambio de moneda, escribe la fracción con un cero en ésta.
6. Escribir la cantidad de dinero que deseas en números. Escribe esto al lado de la línea
donde escribiste el importe en letras. La cantidad en número debe coincidir con la
cantidad escrita en palabras.
7. Firma el formulario. Tu firma debe coincidir con la versión impresa de tu nombre en la
parte superior de la solicitud. La firma hace que el recibo sea legal y en caso de cualquier
controversia, el banco va a comparar la firma del formulario con la firma que está
archivada en tu cuenta.
8. Escribe tu número de cuenta en el espacio designado para "Número de cuenta" en la
solicitud. Escribe con cuidado cada número y no olvides ninguno. Este número debe
coincidir exactamente con el número de tu cuenta registrada.
G. Notas de crédito y Notas de debito

Notas de crédito

1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración


2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

Notas de debito
1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro
el documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

H. Factura de venta y Factura de compra

Factura de venta

1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía


2. Se coloca la sección de donde sale las mercancías
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Factura de compra
1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
2. De qué persona o empresa se recibe la mercancía
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

I. Cheques, Pagares y Letras de cambio

Cheques

1. Escribe la fecha en la línea que se encuentra en la esquina superior derecha.


2. Escribe el nombre del receptor.
3. Escribe la cantidad del cheque a la derecha del símbolo de la divisa.
4. Escribe el valor del cheque en letras debajo del texto
5. Firma el cheque en la línea que se encuentra en la esquina inferior derecha.
6. Diligencia la sección de memorando que se encuentra en la esquina inferior izquierda
del cheque.

Pagares
1- Denominación de la entidad y oficina librada.
2- El vencimiento es una de las más partes más importantes.
3- Identificación de la persona a la cual se debe dirigir el pago.
4- Número de serie y número de documento del pagaré.
5- Codificación del número de serie y documento.
6- La fecha y lugar de emisión del pagaré.
7- La promesa de pago y el importe consignado en cifras.
8- Cuenta del cliente y código IBAN de la cuenta librada.

Letras de cambio

1. Se coloca la fecha como siempre primero


2. Se coloca la cantidad de dinero
3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata
4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero

J. Tarjeta de Kardex
K. Cotización y pedidos

COTIZACIÓN

1. datos del emprendedor


2. datos del cliente
3. descripción
4. tiempo
5. precio
6. sub-total, impuesto y total
7. otras cosas que debes tener en
consideración

PEDIDOS

1. Selección de artículos
2. Datos de envío
3. Forma de pago y gastos de envío
4. Pago y formalización del pedido
 
L. Acciones y cdt

CDT

1. Patrimonio: si es familiar, reparta la carga


2. Solo lo estrictamente laboral
3. Casi todos los pensionados tienen rentas exentas
4. Si tiene ingreso adicional, es rentista de capital
5. No laboral o ninguna de las anteriores
6. A los dividendos les aplican normas nuevas y viejas
7. Haga las mezclas si tiene ingresos de diferente naturaleza
8. ¿Qué debe reportar como ganancias ocasionales y cómo se gravan?
9. Sumando en parejas, pero los dividendos por aparte
10. Casilla de descuentos, aunque poco frecuente
M. Orden de compra y remisiones

1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.


2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la
empresa
3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa
del vehículo donde se lleva la mercancía
4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviad
5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.

SOPORTE CUENTAS
CONTABILIDAD CUANDO SE EMPLEA EMISOR Y CONTABLES
Y/O RECEPTOR NORMATIVIDAD
INSTRUMENTO PARA EL EMISOR Y PARA EL
FINANCIERO RECEPTOR
Cuando se recibe dinero en Empresa / Emisor: 1105 caja -db Decreto 2649 de
COMPROBANTE DE efectivo y/o cheque por pago de Clientes 1305 clientes - cr 1993
INGRESO Y/O clientes, anticipos u otros Socios Receptor: 2205 proveed - db
RECIBO DE CAJA ingresos. Deudores 1105 caja o 1110 banco - cr
Se usa para el pago de una Empresa / Emisor: 2205 proveedor - db Decreto 2649 de
determinada cantidad de dinero Proveedor 1105 y/o 1110 banco - cr 1993
COMPROBANTEDE por medio de un cheque, efectivo Socios Receptor: 1105 caja y/o
EGRESO o transferencia bancaria Acreedores 1110 banco- db
Empleados 1305 clientes - cr
Para constatar la adquisición y Empresa / Emisor: 1305 clientes - db Art. 772, 773, 774,
entrega de un bien o servicio; se Clientes 41 ingresos / 24 iva - cr 777, 778 y 779 del
específica la fecha de entrega, el Receptor: 61 costo y/o Decreto 410 del
FACTURA DE VENTA nombre de la partes en el 51 gasto - db Código de Comercio;
negocio. 2205 proveedor - cr Modificado por la
Ley 1231 de 2008
Proveedor / Emisor: 1305 clientes - db
Es la Factura de venta que para Empresa 41 ingresos / 24 iva - cr
FACTURA DE Decreto 2649 de
el comprador se convierte en Receptor: 61 costo y/o
COMPRA 1993
Factura de compra cuando 51 gasto - db
adquiere bienes y/o servicios 2205 proveedor - cr
Empresa / Emisor: 1305 clientes - db
Se utiliza para incrementar el Clientes 41 ingresos / 24 iva - cr
Decreto 2649 de
NOTA DEBITO valor cobrado a un cliente ya sea Receptor: 61 costo y/o
1993
por un error de facturación o 51 gasto - db
intereses moratorios 2205 proveedor - cr
Se usa para disminuir el valor Empresa / Emisor: 4175 devol - db
por cobrar a un cliente, ya sea Clientes 1305 clientes - cr Decreto 2649 de
NOTA CREDITO por daño del producto,
1993
devoluciones, rebajas y/
descuentos.
CONSIGNACION Se usa para consignar dinero en Emisor del pago / 1105 caja gral - cr Decreto 2649 de
BANCARIA efectivo y/o cheque en una beneficiario Receptor: proveed - db 1993
cuenta bancaria propia o de 61 costo y/o 51 gasto - cr
terceros
Cotización: se usa para informar Proveedor / No afecta la contabilidad
a un cliente sobre los precios y Empresa
COTIZACION Y
condiciones de crédito de
PEDIDOS mercancías. Y el Pedido es
hacerla efectiva.
Documento administrativo de Empresa / No afecta la contabilidad
control, que tiene los datos la misma
TARJETA DE
generales del producto y los empresa
KARDEX movimientos de entrada y/o
salida.
Se emplean cuando se va a Empresa / No afecta la contabilidad
Solicitar el despacho de Proveedor
ORDEN DE COMPRA Una mercancía o la Realización
REMISIONES de un una Compra
Hacer registros contables, para Empresa / Se afectan las cuentas que
NOTAS DE operaciones que no tienen Empresa Se requieran para hacer el Decreto 2649 de
CONTABILIDAD soportes externos ni documentos Ajuste o la contabilización 1993
internos específicos. Que se realiza
ACCIONES, CDT Cuando tenemos un capital sin Entidad Art. 1393 del código de
utilizar y no queremos tenerlo financiera / Comercio y el concepto
Persona / 2005001064-3 del 25
parado, es una buena Alternativa de enero de 2005 de la
para ganar dinero sin requerir empresa
Superintendencia
muchos conocimientos financiera de Colombia.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Archivo activo vigente activo que guarda con carácter temporal los documentos
que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece son
fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. El
archivo administrativo también se le llama archivo vivo.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

 Permanentes o Maestros: estos contienen información n que varía poco.


En algunos casos es preciso actualizarlos
Periódicamente.

 De Movimiento: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus


registros son de tres tipos; alta, baja y modificaciones.
 De Maniobra o de Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor
que la duración de la ejecución de un programa. Su utilización como
auxiliares de los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier
tipo, simples o estructurados o según su función:

SEGÚN SU FUNCIÓN:
Se define por:
A Archivos permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna
variación a lo largo del tiempo se dividen en:

 Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y


campos de varia frecuencia de variación en el tiempo.
 De situación: son todos que en cada momento tienen información
 actualizada.
 Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de
archivos que han sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos
de variación periódica en el tiempo.

b. Archivos de movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y
contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el
proceso de las modificaciones experimentados por los mismos.
c. Archivos de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa
y borrados habitualmente al crear el mismo.

SEGÚN SUS ELEMENTOS


Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: una colección de datos localizados en un dispositivo
de entrada.
 Archivo de Salida: una colección de información visualizada por la
computadora.
 Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y
campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
 De situación: son los que en cada momento contienen información
actualizada.
 Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de
archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos
de variación periódica en el tiempo.
 Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos
comunes en sus registros con aquellos para el procesamiento de las
modificaciones experimentados por los mismos.
 Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados
durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el
mismo.
ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo


prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:
 Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del
archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que
preceden.
Directo; cada registro puede leerse/ escribirse de forma directa solo con
expresar su dirección en el fichero por el numero relativo del registro o por
transformaciones de la clave del registro en el numero relativo del registro a
acceder.
 Por índice: se accede directamente a los archivos del registro, por su clave
mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la
dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.
Dinámico; es cuando se accede a los archivos en cualquiera de los modos
anteriormente citados.

La elección del método está directamente relacionada con la estructura de los


registros del archivo y del soporte utilizado.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS

-Nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre (que debería


indicar su contenido) y por una extensión (algunas veces opcional) que suele
identificar el tipo de archivo.
-El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras
que la extensión consta de 3 o 5 caracteres.

-los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes,


gigabytes,…y que depende de la cantidad de datos que contenga.

-los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto,


de imagen, de audio, de video, etc.
-los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios)
De forma jerárquica.

-No pueden haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la misma


carpeta.
-Nautilos es la aplicación del sistema que nos permite organizar nuestros ficheros.
-Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú contextual
obtenido, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta.
-Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario,
por lo que dispondremos de una carpeta en / home por
cada usuario que inicie sesión en el sistema.
SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE UN
ARCHIVO
Los archivos se seleccionaran de acuerdo a los
siguientes criterios:
Organización de archivos
1. Los documentos se clasificaran respetando la procedencia del documento.
2. Los documentos se ordenan respetando el orden cronológico, numérico y
alfabético.
3. Los documentos se clasificaran y ordenaran en series documentales.
4. Los archivos de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que
generan los documentos.
5. Los archivos centrales se clasificaran siguiendo el principio de procedencia.
6. Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo
para ser dispuesto a su inmediata consulta.
6.1 los archivos se forman en cada unidad administrativa en archivos,
principales y auxiliares.
6.2 Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan
de asuntos, de personas o de temas al agrupa los documentos
referentes entre sí.
6.3 Las instituciones establecen el sistema de clasificación de los
archivos, en base a las actividades que cumple cada unidad
archivística, lo que permite la localización inmediata de la información
para servicio a la institución y al usuario.
6.4 Los archivos auxiliares se constituyen con copias de los documentos
creados por la institución, estos se organizan de forma numérica,
cronológica o alfabética a nivel orgánico-estructural.

Cada expediente inicia su formación y finaliza así:


 Documentos que inicia el trámite.
 Anexos y /o antecedentes (si los hay).
 Toda la documentación que se genera en el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el


acceso a la formación.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL EN LAS AREAS
FINANCIERAS Y CONTABLES DE LA
EMPRESA.

OBJETIVOS: Contribuir a la solución de los


interrogantes y consultas de las empresas en el
ámbito archivístico.
 RESPONDER a las necesidades de
consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los
sistemas de gestión de la información, la documentación y el archivo, de
igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para
el buen desempeño de la entidad o empresa.
 Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una
cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del
Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información
y la Comunicación (TIC).
 Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas
dela institución Educativa y todas las áreas que potencien la experiencia,
infraestructura y recursos fomentando los procesos de potencia,
investigación y buen servicio.
La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que
propicien la organización de la información y el conocimiento, los archivos
forman parte de esos mecanismos, en los archivos se guarda o registra la
historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para
el futuro.
Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo
debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento
tácito, es importante la conversión del conocimiento explícito en un proceso
cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas
organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el
conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la
utilización de bases de datos, donde se registra la historia dela
organización.
MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION FRENTE A LAS AYUDAS
DE LA TECNOLOGIA, EL INTERNET, REDES SOCIALES, CORREOS
ELECTRONICOS Y AL ACCESO DE LA INFORMACION DISPONIBLE.

EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACION


El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para
comprender es necesario recordar que se entiende como por un sistema definición
que integra tres elementos básicos:
1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o
unidades o actividades para nuestro caso son cada una de las
dependencias que conforman la organización, además de los procesos
inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde su producción hasta
su destino final.
2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los
elementos de las otras áreas.
3. En un fin específico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este
conjunto de actividades y sus interrelaciones ¿porque un sistema de
información? porque es el elemento más importante del sistema de
información y unidad de información es autosuficiente; debe apoyarse en
otras áreas del sistema.
ENTRADA: Documentos producidos al
interior, documentos recibidos del
exterior.
PROCESO: Seguimiento y control de
documentos en trámite dentro de la
gestión administrativa.
Salida respuesta al usuario interno y
externo, archivo de documentos activos.

CORREOS ELECTRONICOS
Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento cuando
sea necesario conservase. En medida que las redes se popularicen y cubran
muchos lugares, la información seguramente será intercambiada en gran parte de
forma electrónicamente.

El correo electrónicamente permite reproducir en pantalla de computador


cualquier información que previamente se ha
Colocado impresa en una lectura electrónica.
Permite la transferencia, en cuestión de segundos,
de mensajes, de documentos, memorandos,
oficios y preliminares almacenándolos en un lugar
y permitiendo su extracción y reproducción en
forma de copia a distancia. El programa permite
comprobar si realmente, llego el mensaje enviados
y recibidos, su funcionalidad a permitido
incrementar la productividad y eficiencia laboral
agilizando actividades y mejorando todos los tipos
de procesos que involucran información clave.

REDES SOCIALES
Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursales podrían
pensar en la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos
de información. Algo así como desconcentrar la función del archivo y la
correspondencia mediante una interconexión del archivo central y las demás
sedes las cuales deberán agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercerá
las funciones del archivo de recibo ,despacho, y archivo de los documentos , todas
interconectadas entre sí.
Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el trámite y la consulta
desde cualquier punto de acceso a la red de usuarios, de manera que refleje el
verdadero trámite físico del documento sin la necesidad de pasar por una oficina
central que tramite físico del documento.