CONTENIDO

1. El proceso básico de los inventarios

2. Manejo de Inventarios

3. Control de Inventarios
4. Cantidad de Inventarios

5. Administración de inventarios

6. Conclusiones sobre Inventarios

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 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
1. El problema básico de los inventarios.

1.1. Definición y objeto de los inventarios

Se define por inventarios la totalidad de aquellos artículos de propiedad de una

empresa o persona que se tienen para la venta al público, o para una transformación
en producción de tal manera que se obtenga un producto terminado para la venta.

La importancia de los inventarios y la atención particular que este activo requiere por
parte de la administración en general estriba, no solamente en su valor considerable,
sino también en el papel que desempeña en la formación de capital de la empresa,
debido a su correlación directa con los costos de venta y con las utilidades de la
empresa. El inventario de una empresa es el elemento más delicado del Activo
debido a que es el eje de la misma porque de él depende parte de la productividad
en un período contable. Además hemos visto cómo está muy sujeto a la variación de
los precios, la obsolescencia de ciertos artículos, el cambio de los gustos de los
clientes y otros factores que afectan los valores de los inventarios.

El inventario de una empresa que negocia mercancía, consta de todas las

mercancías que posee y tiene para la venta, en el curso regular del negocio durante
el período existente entre el proceso de fabricación y la conversión del inventario. En
caja o cuentas por cobrar existe un lapso que representa dinero, por el
almacenamiento, por los intereses del capital invertido e inmovilizado por inventario.
Pero en general la mercancía que se tiene para la venta normalmente quedará
convertida en dinero dentro de un tiempo inferior a un año y por eso se le considera
como activo corriente.

El inventario tiene por objeto determinar la situación de una empresa ya sea al iniciar
sus actividades o bien a una fecha determinada y es por lo tanto base y punto de
partida de todo trabajo administrativo al iniciarse o cerrarse un ejercicio económico

1.2. Razones por las cuales se tienen inventarios

¿Cuál es la razón por la que tenemos stock de productos? Esta pregunta puede
parecer trivial; sin embargo, la mayoría de las veces sucede que las empresas jamás
se la han planteado. La respuesta es esencial para determinar el sistema de control
que se necesitará para resolver el problema, y los costos y otros factores que
deberían considerarse.
La siguiente es una lista de posibles razones:

1. Para atender los pedidos de la clientela, en previsión de posibles fluctuaciones

de las ventas y otros problemas.

2. Para proporcionar al cliente la seguridad de disponibilidad del producto.

3. Para prevenirse de incrementos esperados en las ventas, por promociones o

reducciones en los precios.

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4. Para cumplir el embarque de un pedido recibido y que debe cumplirse y/o
cumplir el embarque futuro de un pedido esperado.

5. Para manejar las variaciones en la producción.

6. Para fabricar otros productos de manera económicamente conveniente.

7. Para permitir la producción en lotes.

8. Para permitir una programación flexible de fábrica y de materias primas.

9. Para evitar incrementos de la capacidad productiva.

10. Para proveer al almacenamiento de materias primas.

11. Para obtener las ventajas de un precio favorable en la compra de materias

primas y en los costos o factores de distribución.

12. Para conservar materiales que son subproductos.

13. Para almacenar excedentes de la producción o producciones defectuosas.

14. Para esperar el destino final de algunos productos (como en el caso de pedidos
cancelados).

15. Para mantener el equipo de almacenamiento en buenas condiciones o evitar su

eliminación (como en el caso de tanques o cañerías).

16. Para prever los errores en la planificación , huelgas y paros en la producción y

huracanes u otros hechos de la naturaleza.

17. Para especular con las variaciones en los precios y costos.

Esta lista no es necesariamente exhaustiva, ni las razones son mutuamente

excluyentes. Muchas de ellas están íntimamente relacionadas.

Puede aplicarse tanto al producto almacenado a granel como al producto envasado

o empacado. Generalmente las respuestas nos indican el tipo de inventario que
trata, lo cual es importante porque los sistemas de control deben adaptarse a éste.

Muchas veces la pregunta ―¿es necesario el stock? ― Puede contestarse más

fácilmente si se le transforma en esta otra: ¿―qué pasaría si elimináramos el
inventario?

No siempre puede plantearse, pero cuando es aplicable, se torna en una cuestión

esencial a los fines de evaluación y control de inventario. Las respuestas típicas
podrían ser las siguientes:

— Fabricar sobre pedido

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— Stock de materias primas
— Stock de otro producto
— Adquirir un equipo productivo adicional o más flexible que el actual.
— Adquirir el producto a otra empresa
— Perder ventas
— Despachar a mayores costos; por ejemplo, puede ser más deseable despachar la
mercadería por vía aérea que almacenar un pequeño volumen en un depósito.

1. 3. Porqué deben controlarse los inventarios

Hasta el momento solo hemos visto los inventarios en su relación con los procesos
de ajuste y de preparación de los estados financieros (estados de ganancias o
pérdidas, balances). En este capítulo los examinaremos desde el punto de vista de
cantidades mínimas y máximas de las existencias; consideramos algunos
problemas inherentes a su cuantificación y pedido y además estudiaremos algunos
métodos para su manejo: los inventarios deben controlarse porque no solamente
representan un aspecto económico de la empresa sino porque un buen flujo físico
del mismo representa dentro del proceso de producción una mayor eficiencia que
desemboca en una mayor productividad que se refleja en utilidades.

Para definir el propósito u objetivo de una política de control de inventarios, es de

fundamental importancia plantear la pregunta: ¿por qué deseamos controlar el
inventario? Las respuestas típicas podrían ser las siguientes:

— Para minimizar los costos y maximizar las ganancias.

— Para maximizar la rentabilidad sobre la inversión.

— Para evitar que el volumen del stock se eleve demasiado.

— Para evitar la falta de stock

— Para mantener los niveles de inventario de acuerdo con la capacidad de

almacenamiento

— Para controlar la inversión de capital

— Para minimizar el esfuerzo humano

— Para maximizar las ventas o la partición en el mercado

En general las respuestas serán más de una.

1.4. Qué debe incluirse en el inventario

Un aspecto estrictamente legal y aceptado universalmente es el criterio apropiado

para determinar qué partidas deben incluirse y las que no deben incluirse en el
inventario de una empresa. Se reconoce que una empresa puede tener en su poder
mercancía que no le pertenece y también que puede ser dueña en la época de hacer

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inventario de mercancías que no tiene en su poder. Por consiguiente se consideran
dos casos para resolución de hechos dudosos, éstos son:

a) Mercancías en tránsito

Desde el punto legal el título de una mercancía pasa del vendedor al comprador,
cuando se entrega dicha mercancía. En caso de mercancía en tránsito la entrega
depende de las condiciones de la compra. Sin embargo cuando la mercancía se ha
pagado por el comprador y el vendedor no la ha enviado, esta transacción puede
llamarse en tránsito. Si las mercancías se compran F.O.B. en el sitio de embarque,
quiere decir que pertenecen al comprador tan pronto como el vendedor las entrega a
la empresa transportadora en consecuencia el comprador deberá incluirlas en su
inventario. Pero si tales mercancías se compran C.I.F. en el lugar de último destino,
el título de pertenencia no pasa al comprador hasta tanto la empresa transportadora
no entregue la mercancía al comprador, por lo tanto el comprador deberá excluirlas
de su inventario.

b) Mercancías vendidas pero conservadas en el balance del proveedor

Una empresa puede tener en existencia mercancías que se hayan vendido y que no
han sido pagadas por el comprador no podrán tenerse en cuenta en el inventario
pero explícitamente el derecho de posesión lo tiene el comprador. Si no han sido
pagadas estas mercancías, el vendedor podrá inventariarlas porque el derecho de
posesión no se ha hecho efectivo.

2. Manejo de Inventarios

2.1. Inventario continuo o perpetuo

El inventario continuo o perpetuo es un sistema para manejar materias primas,

materiales y mercancías. Consiste en un registro permanente de cargo y abono,
partida por partida, día por día de tal manera que lleva a estos fines:

a) Facilita el control de las compras, de los pedidos y las existencias físicas.

b) Fija la responsabilidad de ejecutivos y personal al manejar las materias primas y

las mercancías.

c) Mantiene los costos actualizados y se pueden llevar los sistemas de valoración

de inventarios ya conocidos.

d) Suministra bases para realizar ajustes bastante exactos en los programas de

planeación de producción y en los programas de ventas.

2.2. Inventario físico o periódico

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Se requieren dentro de una empresa inventarios físicos periódicos que consisten en
practicar un conteo físico sistemático de todas las materias primas, materiales y
productos para la venta. La determinación de los artículos que deben incluirse
implica la exclusión de aquellos que no pertenecen al inventario claramente. Cuando
al inventario continuo o perpetuo se le complementa el inventado físico o periódico,
entonces se comprueban las cifras en los libros.

El inventario físico o periódico no debe interpretarse como una alternativa del

sistema del inventario continuo. Los dos sistemas son utilizados por la empresa de
acuerdo con las circunstancias particulares. El permanente es costoso por cuanto
exige llevar más información, pero al mismo tiempo permite conocer en cualquier
momento las cantidades y el valor del inventario disponible. En el periódico no se
puede lograr ésto sin hacer un inventado físico lo cual es, por sí, también una labor
costosa. Otra de las ventajas del sistema de inventado continuo o perpetuo es la de
facilitar la planeación de la producción y el manejo de materiales y rinde información
sobre faltantes en los almacenes al compararse con los saldos de inventado físico.
En cuanto el sistema periódico se dificulta planear la producción y el costo de los
materiales en proceso de fabricación los cuales se determinan por deducción.

2.3. Conteo del Inventario

Se usan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario,

muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En
el método más sencillo un miembro del grupo de trabajo cuenta, pesa, mide, o hace
el estimativo de la cantidad de cada artículo y transmite tal información a otro
miembro de grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.

Otro método consiste en anotar la descripción y la cantidad en un rótulo de

inventario para luego transferir esos datos a la hoja de inventarios. El sistema de
rótulos es particularmente útil en grandes organizaciones, en las cuales varias
personas o varios grupos de personas practican el inventario. Se coloca un rótulo en
cada artículo o grupo de artículos contados; este método tiende a prevenir errores
provenientes de una doble contabilización u omisión de artículos al practicar el
conteo, en algunas organizaciones los rótulos se substituyen por tarjetas perforadas;
ésto permite una tabulación mecánica de las cantidades inventariadas.

Olvidándonos del método utilizado, es extremadamente importante que se haga un

conteo y descripción exactos de todos los artículos de tal manera que se pueda
determinar una valoración correcta del inventario.

2.4. Determinación del Inventario

Bien es sabido que los inventarios son un activo fundamental ya que juegan con las
utilidades de la empresa y además mueven mucho dinero, y por tal razón, deben
determinarse a través de dos límites que nos establece el departamento de
planeación de producción y control de inventarios teniendo en cuenta dos
situaciones: La producción y la inversión.

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Desde el punto de vista de la inversión nos determina un punto máximo con el fin de
evitar una sobreinversión, lo cual, significa capital ocioso e improductivo, que se
distrae de otras inversiones mucho más productivas y remunerativas. En cuanto a la
producción, ésta fija un punto mínimo de inventario para evitar la escasez o
ausencia, aún temporales, de ciertas materias primas o productos ya que ésto puede
repercutir en una paralización de la producción, en una probable escasez de
productos terminados y la consecuente pérdida de ventas y aún de mercados para
los productos de la empresa.

3. Control de Inventarios
Una vez determinado o fijado el inventario dentro de un punto mínimo y uno máximo,
comienzan a aparecer otros indicadores de control que actúan entre estos límites,
los cuales son: la rotación de inventarios, la disponibilidad neta y potencial y, sobre
todo, el punto de pedido.

3.1. Rotación de inventarios

Es una indicación de la velocidad del movimiento de las mercancías en el negocio.

Un aumento del tamaño del inventario puede significar dos cosas:
Existencias adicionales requeridas por un negocio en expansión, o lo que sería
grave, que fuera una acumulación de mercancías como consecuencia de una
disminución en las ventas, lo cual es una eminente señal de peligro. La rotación de
inventarios se determina asi:

Costo de lo vendido o valor de ventas

Rotación de Inventario =
Promedio de inventarios

Esto muestra el número de veces que el inventario se vendió durante el año.

3.2. Disponibilidad neta:

Representa la cantidad que en un momento dado existe en el almacén sin en-

contrarse comprometida todavía para la elaboración de orden específica, o sea,
aquélla de que puede disponer libremente para futuras órdenes, y se determina asi:

Disponibilidad neta = Existencia — Reservado (comprometido para cumplir

pedidos)

3.3. Disponibilidad potencial:

Se refiere a la cantidad de materiales con que puede contarse en un futuro más

mediato, y es un dato de gran importancia para la planeación de producción de los
meses futuros e inclusive, para evaluar la posibilidad de hacer frente a situaciones
de consumo extraordinario. Se determina así:

Disponibilidad potencial = Existencia — Reservado + Pedido ó

Disponibilidad potencial = Disponibilidad neta + Pedido

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3.4. Punto de pedido

Es aquel que indica un determinado nivel de disponibilidad potencial que al ser

alcanzado, efectivamente, indica la necesidad de solicitar inmediatamente al
departamento de compras la formulación de un nuevo pedido, teniendo en cuenta
los siguientes factores:

1) Los límites de plazo que transcurren para que un material llegue al almacén, a
partir del instante en que se le solicita al departamento de compras, teniendo en
cuenta un mínimo y un máximo de tiempo.

2) Los consumos mínimos y máximos probables durante determinado número de

períodos futuros.

3) La cantidad máxima del material normalmente reservable durante un período.

4) La existencia mínima de ese material, o sea el límite más bajo que se considere
admisible.

El punto de pedido se determina asi:

Punto de pedido = (Consumo máximo mensual probable ~ lapso máximo de

surtido) - Reservación máxima mensual probable ± mínimo
requerido en existencia.

Ejemplo:

Lapso máximo — Aprox. — de surtido 2 meses

Lapso mínimo — Aprox. — de surtido 1 mes

Consumo máximo mensual –probable — en los próximos 6 meses 250 unid.
Consumo mínimo mensual –probable – en los próximos 6 meses 130 unid.
Reservación mensual — máxima — probable 200 unid.
Existencia –mínima – requerida 100 unid.
Entonces tenemos que:
Punto de pedido = (2 x 250) - 200 + 100
= 400

Sólo resta determinar el punto máximo de acuerdo con los siguientes puntos:

a) Que el pedido llegue en el lapso mínimo probable de surtido.

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b) Que durante el mismo lapso los consumos mensuales se restrinjan al mínimo
probable.
c) Considerar la magnitud normal del pedido.
d) Tener en cuenta el punto de pedido y la reservación máxima.

Entonces:

Punto máximo = Punto de pedido ± Reservación máxima — (consumo mínimo

mensual probable x el lapso mínimo de surtido) ± magnitud
normal del pedido.

En nuestro ejemplo quedaría:

Punto Máximo = 400+200—(130 x l) +150

= 620

Es importante tener en cuenta que estas cifras deben modificarse cada vez que
cambien por cualquier circunstancia, uno o varios de los datos que sirvieron de base
para establecerlos.

3.5. Planeación del control de Inventarios

Es necesario establecer una planeación tanto en la producción como en el control de

inventarios en relación con los materiales con el fin de evitar sobreinversiones o
faltantes de existencias de materia prima. Para establecer esta planeación el
departamento de planeación decide la adquisición de un nuevo material, o la
reposición de uno ya existente, cuya disponibilidad en el almacén ya ha llegado a
determinado nivel y se requiere su reabastecimiento lo cual muestra la relación que
existe entre el consumo de materias primas y su abastecimiento oportuno en
cantidades adecuadas para evitar sobreinversíones o faltantes, situaciones ambas
de graves consecuencias para la empresa.

En particular el departamento de planeación de producción y control de inventados

tendrá que observar los siguientes puntos relacionados con los materiales.

a) Manejo del auxiliar de materias primas exclusivamente en especie.

b) Determinación de los consumos probables de cada uno de los materiales a lo

largo de varios períodos futuros de costo.

c) Cálculo de la existencia mínima de cada material.

d) Fijación de la magnitud normal de compra de cada material.

e) Determinación del punto de pedido de cada material.

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f) Determinación de la existencia máxima de cada material.

g) Control de los materiales solicitados para su adquisición del departamento de

compras.

h) Control de los materiales pedidos a los proveedores por el departamento de

compras.

i) Control de los materiales recibidos y/o devueltos a los proveedores.

j) Control de los materiales que deben reservarse para su utilización posterior en

la producción.

k) Control de los materiales utilizados y/o devueltos por la fábrica en relación con
la producción.

1) Control de los materiales en existencia.

m) Control de la disponibilidad neta de los materiales.

n) Control de la disponibilidad potencial de los materiales.

o) Formulación de solicitudes de compra, de nuevos materiales, al departamento

de compras.

p) Elaboración de las solicitudes de compra al mismo departamento para

reposición de materiales ya existentes.

q) Emisión de las listas de materiales que deben reservarse para su utilización

posterior en las órdenes de producción.

3.6.. Control sobre el control

a) Control físico: El sistema de inventario en libros no puede excluir la confección de

inventados físicos, por lo menos anualmente, para su verificación. Las normas,
robos, omisiones y otros errores causan a menudo discrepancias entre el inventario
final en libros y las existencias físicas, las que sólo se revelan por el recuento físico
de las existencias y su comparación con el inventario en libros. Si el inventario físico
muestra mayores o menores cantidades que el inventario en libros, las diferencias
se evalúan de acuerdo con el sistema de evaluación adoptado por la contabilidad y
se hace el ajuste al inventario en libros. El mayor valor del inventario en libros sobre
las existencias físicas constituye una pérdida que se asigna a las operaciones del
negocio

b) Otro método para la verificación del inventario en libros consiste en el trabajo

rotativo por medio de recuento diario o semanal de las diferentes partidas, lo que
tiene la ventaja de distribuir el trabajo de recuento durante el año y el evitar que el
recuento de todas las partidas se haga al mismo tiempo, lo que requiere el cese
completo de actividades.

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Por lo general, la confección del inventario físico se desarrolla en tres etapas:

1. Los trabajos preparatorios

2. La selección y organización del recuento de existencias
3. El cómputo.

El conteo físico comprende los siguientes trabajos:

a) La preparación de instrucciones escritas, detalladas y su distribución a los

empleados interesados.

b) La selección y organización de grupos de empleados para el recuento de las

existencias y su organización a los distintos trabajos.

c) La preparación de las existencias para facilitar el recuento y la aplicación a cada

partida de mercancías en existencia de tarjetas numeradas provistas de espacio
para la descripción de la partida, la anotación del número, peso o medida y el precio
unitario.

d) El procedimiento del recuento, la anotación de las cantidades, peso o medida en

las tarjetas. Se hace doble recuento por grupos diferentes.

e) La comparación de los recuentos y la conciliación de las diferencias.

f) La clasificación de las tarjetas, la comprobación de que no falta ninguna y su

colocación en listas u hojas de inventarios que contendrán las columnas para la
descripción sintética de las partidas y para el registro de los precios unitarios y
totales.

g) La determinación de los precios unitarios y su anotación en las hojas.

h) El cómputo de los totales, su adición y la determinación de la suma total.

Los anteriores pasos los utilizamos cuando trabajamos en hojas de inventarios.

Cuando usamos tarjetas precortadas IBM para su posterior computación varía un
poco el procedimiento anterior. En este proceso se necesitan 2 individuos, uno que
saque y cuente los elementos y le diga la cantidad al segundo hombre. Este escribe
en la parte baja de la tarjeta las cantidades, desprende esta mitad de la tarjeta y
pega la otra mitad al estante del depósito.

Posteriormente un segundo par de personas hace un conteo independiente y coloca

las cantidades en la parte superior de la tarjeta. Esta mitad es usualmente enviada a
un grupo diferente de computadores y los valores de éstos serán comparados con
los anteriores. El principal valor de este método es que nos ofrece un segundo
conteo absolutamente independiente.

3.7. Trámites para control de Inventarios

Como se recordará en las cuentas de control sólo se asientan partidas globales y el

detalle de esas partidas se lleva en mayores auxiliares.

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El mayor auxiliar en el que están los detalles de la cuenta de materiales es el auxiliar
de almacén.

La requisición tiene varios objetivos:

a) Limita responsabilidades en el uso de los materiales y sirve para registros

contables.

b) Autoriza la salida de materiales.

c) Hace las veces de recibo cuando la firma la persona que recibe los materiales
entregados.

d) Como fuente de información para el auxiliar del almacén lo mismo que en la

cuenta de productos en proceso.

La requisición pasa luego al jefe de compras quien suscribe un pedido del cual
manda copia al empleado que lleva el auxiliar de almacén y esa copia sirve de
recibo. Luego el departamento de contabilidad envía los informes para que el
importe de cada compra se anote, mencionando la factura respectiva.

4. Cantidad de Inventarios

4.1. Existencia máxima y mínima de Inventarios

La determinación del máximo o mínimo de existencias para cada departamento o

clase de mercancías, es un elemento de control de existencias.

Es el departamento de compras, en cooperación con el departamento de

producción, el que determina las cantidades que desde el punto de vista económico,
deben tenerse en existencia y comprarse. Estos limites máximos y mínimos pueden
cambiarse cada vez que sea necesario. A partir de ahí, la determinación de la fecha
y de las cantidades que se han de pedir a los abastecedores se convierte en un
asunto rutinario y el almacén queda con la responsabilidad de mantener las
existencias dentro de los límites máximos y mínimos que se han fijado a los distintos
materiales.

Lo ideal es llevar sólo el mínimo de existencias requeridas en cualquier tiempo, sin

perjuicio de la posibilidad de especular en mercancías tratando de adelantarse a los
movimientos de precios, pero ésto no puede llevarse a cabo en la práctica. La táctica
para la colocación de los pedidos, debe ser mantener una existencia para hacer
frente a la demanda a un precio satisfactorio. Para determinar hasta qué grado
pueden bajar las existencias, en un caso dado y dentro de los límites de la
seguridad, antes de ser repuestas, es necesario considerar el tiempo requerido a
partir de la iniciación del pedido hasta el momento en que pueda disponerse de la
mercancía para la venta.

Cuando el mercado se encuentra en condiciones excesivamente inciertas, puede ser

peligroso dejar bajar las existencias a un mínimo normal. Debe considerarse la
cuestión de compras económicas, es decir, que las mercancías deben pedirse en

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cantidades suficientes para obtener las mejores condiciones que sea posible lograr,
sujetas al costo de mantenimiento de las existencias.

La cantidad máxima que se almacena en un período dado no debe exceder de la

cantidad prevista en el presupuesto de venta, más cierta cantidad que se conserve
para mayor seguridad.

En las tarjetas de kardex deben llevarse cuando menos anotación que indique el
punto mínimo de hacer el nuevo pedido. Esto se hace necesario.

La regla a que tiene que ceñirse el encargado del almacén está implícita en la
finalidad de su propio trabajo: ésto es, estar seguro de que la producción no
resultará frenada debido a la falta de materiales y al mismo tiempo evitar una
inversión excesiva en los inventados, por parte de la empresa. El dinero inmovilizado
en los inventarios es dinero fuera de circulación y se convierte en pérdida de
intereses, así como en un aumento de los costos de control y supervisión.

4.2. Determinación del nivel mínimo de stock con base en la programación de

producción.

En la mayoría de los casos, el stock de un producto está directamente relacionado

con la programación de la producción. Por lo tanto, es necesario determinar los
efectos que producen las diferencias políticas de producción sobre el nivel de
inventarios.

4.3. Determinación del nivel mínimo de stock con base en la demanda.

La evaluación del tamaño de los pedidos de clientes afecta la política de inventarios.

Por ejemplo, si todos los pedidos se realizan sobre la base de un número de
camiones-tanque, el inventario debería llevarse en múltiplos de un camión-tanque. Si
los pedidos tienen el mismo tamaño y son relativamente poco frecuentes, se trata de
una demanda ―discreta‖. Si el tamaño de los pedidos varía la demanda es ―continua‖.

5. Administración de inventarios
La administración de inventarios está compuesta por una amplia gama de
actividades, dentro de la empresa; estas actividades vienen desde:

- La planificación de compras, ya sean materiales y bienes

- Programación y control de las etapas de producción
- Entrega del producto terminado al cliente

El no tener inventario suficiente puede ocasionar pérdidas en las ventas y a veces

unos gastos muy elevados.
Cada día se emplean más aspectos científicos en la Administración de Inventados, a
medida que las empresas se tecnifican se puede tener el monto exacto de bienes
disponibles en el lugar exacto y en el preciso momento.

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5.1. Mantenimiento y costo de los Inventarios

Hay empresas que invierten elevadas sumas de dinero en inventarios, pues no

planifican sus costos, y utilizan sistemas complicados e innecesarios. Estos costos
pueden ser reducidos de la forma siguiente:

1) Costos de transporte: entregar y recibir artículos, más su clasificación, inventario

físico y ubicación de ellos.

2) Costo de almacenaje: mantenimiento, impuestos, arriendos y otros gastos

operativos de depósito o almacén.

3) Costos financieros: todo lo relacionado con las fases del mantenimiento de

inventarios, desde una orden de compra hasta el registro de los productos
terminados: seguros, primas, impuestos, etc.

4) Costos de riesgos: por pérdida, rotura, daños o baja de precios de los artículos.

5) Costos de capital: intereses sobre préstamos de mantenimiento de inventarios.

Cada empresa varía sus costos según sean sus necesidades, tienen un porcentaje
destinado para ello; dentro de sus presupuestos, tratando por todos los medios de
su reducción o de no extenderse tanto en ellos. Para ésto es preocupación de toda
empresa el conocer mejor la manera más ventajosa del manejo de sus inventarios.

5.2. Objetivos principales de la administración de Inventarios

Estos objetivos van de acuerdo con la clase de empresa, si ésta es industrial, debe
conocer la rotación del ciclo productivo, para mantener el tope de inventarios de
materia prima necesaria y suficiente para laborar y hacer más eficiente la actividad
industrial minimizando costos.

La administración de inventarios hace énfasis en mantener un nivel de stocks en el

cual no incurran en tantos costos de mantenimiento y con base en ésto nos muestra
la utilidad derivada en el hecho de mantener disponibilidad de las existencias.

Uno de los objetivos principales es satisfacer al cliente en el momento de solicitar los

productos terminados, ser cumplidos con la fecha de entrega de pedidos y no
fraccionar pedidos culpa de mantener inventarios bajos, que conlleven al
incumplimiento con los clientes. Debido a estas pequeñas fallas las utilidades de la
empresa se pueden resentir.

Cuando se tenga el correcto nivel de inventarios, no se debe descuidar la calidad del

producto durante su producción; y se deben tener en cuenta unos aspectos
importantes en la correcta administración de los inventarios. Entre ellas serían las
siguientes:

1) El Gerente Financiero desea bajar los niveles de inventarios.

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2) El Gerente de Ventas desea mantener un inventario suficiente y así evitar la
pérdida de alguna venta causada por la falta de stock en los inventarios.

3) El Gerente de Fábrica está interesado en mantener un nivel económico en las

operaciones de la planta de producción y reducir los costos de sus productos sin
bajar su calidad.

Otros de los objetivos en la administración de inventarios, sería el de reducir y

controlar los costos operativos en toda la empresa como, por ejemplo: El efectuar
compras mayores puede ayudar a la reducción de sus costos en lo referente en la
materia prima, y por consiguiente una reducción de costos en los fletes de los
mismos.

Al planear la producción se debe tener en cuenta la disponibilidad de las

instalaciones y teniendo en cuenta la demanda que pueda existir, para la
elaboración de otros productos, que deberán usar las mismas instalaciones y
muchos otros factores que deben ser tomados en cuenta para la determinación de la
cantidad de productos que se van a elaborar.

En resumen la correcta y efectiva administración de inventarios requiere que se

coordinen las funciones de compras, producción y distribución para que sean lleva-
das a cabo en una forma muy eficiente y tener en cuenta los costos de mantener
materia prima, productos en proceso y los productos terminados.

5.3. Cómo se debe administrar un Inventario

Uno de los aspectos principales en la administración efectiva es una correcta y

concreta evaluación en los componentes de las diferentes clases de inventarios, ya
que según sea la clase de inventarío, es su control y mantenimiento. Como por
ejemplo: Cuál sería la forma más correcta de administrar un inventario de piedras
preciosas, y otro inventario de joyas de fantasía; su control debe ser diferente para
cada uno de ellos.

En los últimos años se han llevado a cabo aplicaciones prácticas y técnicas

estadísticas, matemáticas, analíticas, y procedimientos por medio de investigaciones
operativas y los equipos ultra modernos electrónicos para el control y administración
de los inventarios; también la programación lineal ha contribuido enormemente a ello
en lo que respecta a la reducción de costos en el transporte.

5.4. Quién debería administrar los Inventarios

Hoy en día las empresas para el manejo y administración de los inventarios están
aplicando la delegación de autoridad como por ejemplo: delegando la autoridad
sobre la oficina central de compras para el manejo y control de la materia prima; al
gerente de planta para el de los productos en proceso; y al gerente de ventas y
publicidad para el de productos terminados.

Los anteriores puntos son los que deberían poner en práctica las empresas para la
correcta administración y control de los inventarios ya que no sólo se reducirían sus
costos, sino que las utilidades crecerían también.

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5.5. Qué medios serían los adecuados para la administración de inventarios

Algunas empresas notan que su sistema de inventarios no funciona, y el problema

radica en no saber definir ―QUE‖ controlan los inventarios. Para asimilar mejor este
problema que se presenta tomamos este ejemplo muy demostrativo

El primer ejemplo se refiere a una empresa petrolera con importantes operaciones

en el exterior. Sus existencias en la Planta del Medio Oriente, por lo general
requieren que transcurran unos seis meses, desde la fecha del pedido, para que se
efectúe la entrega por barco refrigerado.

El control básico se realiza mediante tarjetas de inventarios permanente, con la

indicación de cantidades máxima y mínima para cada artículo. Estas tarjetas las
tenía a su cargo un brillante contador graduado recientemente. Cuando el inventario
se acercaba al mínimo, volvía a ordenar. Las órdenes eran aprobadas después de
haberlas revisado su inmediato superior; al principio, esta revisión fue cuidadosa,
pero luego sólo hubo un ligero control, pues el hombre ―HABIA APRENDIDO‖. Lo
que el joven no sabía era que, durante su tercer mes en el puesto, su inmediato
superior y el jefe de cocina habían comenzado una campaña para servir Repollitos
de Bruselas refrigerados, dos veces por día, antes de que se echasen a perder. El
joven que controlaba las tarjetas de inventario volvía a ordenar los repollitos cuando
llegaban al punto mínimo. Cuando recordó que los repollitos de Bruselas
refrigerados tardan seis meses en llegar, duplicó las órdenes. La empresa dispuso
así de una cantidad doble respecto de la que tenía al principio de la ―CAMPAÑA DE
COMIDA‖. Era inadecuado el Sistema de Control de Inventarios?

El segundo caso se refiere a una empresa industrial que empleaba una computadora
para controlar los inventarios. Una división tenía un elevado inventario de cierto tipo
de motor pequeño que había fabricado pero que se había vuelto obsoleto.

La empresa en un esfuerzo desesperado por librarse de los motores, redujo el precio

de venta muy por debajo del costo. Los motores fueron vendidos y la computadora,
obedientemente registró este hecho; luego procedió, de acuerdo con sus
instrucciones, a ordenar nuevamente la reposición de los motores.

Alguien se había equivocado al apretar un botón. En la división se construyó una

línea de montaje para fabricar más motores obsoletos. Sólo las preguntas insistentes
de un operario de la línea de producción detuvo el proceso antes de que hubiera
avanzado mucho. Era inadecuado el Sistema de Control?

Ante los anteriores casos demostrativos, sólo nos queda sacar unas conclusiones y
son:

a) El control lo deben hacer las personas, ya que las máquinas y los papeles no son
ningún control, sino que ayudan a llevarlos a cabo.

b) Para administrar correctamente los inventarios tenemos que adquirir los

conocimientos para poder llevarlos a cabo en la práctica, en la complejidad de las
grandes empresas, o el adaptarse a la pequeña y mediana industria.

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c) El control de los inventarios trata esencialmente de evitar:
- Una falta de existencia
- Existencias exageradas
- Pagar precios altos al comprar en pequeñas cantidades.

Lo anteriormente expuesto presupone el establecimiento de unos objetivos definidos

ya que las conclusiones anteriores no son independientes y generalmente se
encuentran en un cierto grado de conflicto. Estos conflictos se manifiestan en los
Departamentos de Producción y de Compras de una compañía —pues ambos
desean el control directo de la función del inventario— y se convierten en un
problema de sistemas. El control de inventarios implica además:

- La determinación de cómo estar protegido contra contingencias tales como el

consumo anormalmente alto y demoras prolongadas en la recepción del pedido.
- La determinación de cuándo debe colocarse un pedido
- La cooperación del departamento de compras para asegurar que se haga el
pedido correcto.
- El seguimiento para comprobar que el pedido se recibe en forma apropiada.

6. Conclusiones sobre los Inventarios

La administración y la contabilidad se enfrentan con respecto a los inventarios,
aparte de la determinación satisfactoria de su costo, al problema de la prevención y
reducción de las pérdidas en los inventarios. Estas pérdidas las puede evitar el
administrador con una adecuada planeación de su producción de acuerdo con el
mercado del producto, la expansión de la empresa, etc., y con un control efectivo
sobre el inventario.
C. Aubrey Smith hace una analogía del músico que toda ―por oído‖ y el
administrador empírico, del músico que se atiene al pentagrama y el administrador
eficiente. Ciertamente un administrador que planee y controle, con un mercado
afectado por una inflación creciente y universal y con otra posible recesión
apuntando como una espada de Damocles, no se puede dar el lujo de ―tocar al
oído‖. Empresas aparentemente organizadas aprovechan paradójicamente, una
huelga de sus trabajadores para vender sus enormes existencias almacenadas,
producto de un inventario mal calculado, excesivo y lento en su movimiento lo cual
causa inmovilidad de los fondos invertidos en ellos. Pro eso, una de las tareas más
sobresalientes del administrador es la de mantener los inventarios de planes y
programas de operación a largo plazo, y por otra parte para que no caigan de dicho
nivel.

El planeamiento de esos inventarios incluye el presupuesto de compras, el

presupuesto de ventas, un máximo y mínimo fijados como extremos. Se
complementa la planeación de producción con la supervisión del movimiento de los
inventarios y su inspección física para descubrir y descartar los no vendibles,
obsoletos, o desvalorizados.

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