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CODIGO: GFCMI-PL-01

Emisión. 15-09-2003
Versión:/13/16-09-2019

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA – CONTRALORIA

POLITICA DE VIAJES
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Paola Guevara Margarita Morelo Jorge Rosas


COORDINADOR DE CALIDAD GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y PRESIDENTE
COMUNICACIONES

José Varela
JEFE ADMINISTRATIVO

Beky Pulgar
JEFE DE CONTABILIDAD

1. OBJETO
Documentar y soportar el trámite para los gastos de viaje que sean solicitados por los trabajadores y
establecer los lineamientos específicos cuando realicen viajes nacionales e internacionales en
cumplimiento de las funciones del cargo, con el fin de que puedan cumplir a cabalidad con las labores
asignadas fuera del sitio habitual de trabajo.

2. ALCANCE
Esta política de viaje aplica para todos los trabajadores de CHM Minería S.A.S., para desplazamientos
nacionales e internacionales, cuando en cumplimiento de las funciones del cargo, tengan que trasladarse
fuera de la ciudad habitual de trabajo.

3. RESPONSABLE
Es responsabilidad de la Administración a través del Jefe Administrativo con el apoyo del Jefe de
Contabilidad establecer, documentar, implementar y mantener la presente Política de Viajes.

4. DEFINICIONES

 Niveles: Niveles o categorías de acuerdo con el tamaño de la estructura organizacional de la Empresa


Ej.: Presidencia, Gerencia, Jefes de Procesos, Coordinadores, etc.

 Trabajadores: Son todas las personas que participan con otros en una cadena de valor para la
consecución de un trabajo o un logro en CHM Minería S.A.S.

 Conceptos Gastos de viaje: Los desembolsos agrupados en los que se incurre en cada uno de los
viajes. Ej. Alimentación, transporte, entre otros.

 Nota de contabilidad y/o documento equivalente: Documento soporte para aquellas transacciones en
las que no se obtiene un soporte legal (factura).

 Gastos de representación: Valor que se le reconoce al trabajador para atender invitaciones


justificadas que por motivo del trabajo debe realizar.

 Comisión: Actividad que un trabajador desarrolla fuera de su sede en forma transitoria, con funciones
iguales o distintas a las del cargo que habitualmente ocupa, sin que tenga implicaciones en su sueldo.

 Gastos de Manutención: Los gastos fijos de manutención cubren gastos por concepto de alimentación
y transporte urbano, distintos de los traslados desde y hacia el aeropuerto y transportes
intermunicipales.
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GFCMI-F-01 Política de Viajes
 Anticipo de Gastos: Valor solicitado para cubrir los gastos que se ocasionen en el desplazamiento del
trabajador de su sitio habitual de trabajo durante los viajes en cumplimiento de las funciones del
cargo.

 Gastos de Viaje: Todos los gastos en los que incurre el trabajador para satisfacer las necesidades
básicas durante la realización de los viajes de trabajo y que son cubiertos por CHM Minería S.A.S.,

 Factura: Documento que demuestra la transferencia de propiedad de un bien o un servicio,


cumpliendo con los requisitos legales vigentes.

 Gastos de Transporte: Son todos aquellos desembolsos en que incurre la Empresa para cubrir
desplazamientos de sus trabajadores y consultores durante el desarrollo de sus actividades laborales
de manera ocasional y en lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

 Transporte Terrestre – Empresa Transporte de Pasajeros: Para el presente proceso corresponde al


servicio prestado por empresas de transporte masivo a diferentes ciudades o municipios.

 Transporte Terrestre – Privado: Corresponde al servicio prestado por empresas especializadas de


transporte o contratación de otros vehículos para realizar traslado de los trabajadores a ciudades o
municipios en cumplimiento de compromisos de la Empresa.

5. METODO
5.1 GENERALIDADES
 La Agencia de viajes seleccionada para prestar servicios relacionados con los viajes de los
trabajadores de las Empresas del Grupo Chaidneme Colombia es AVIATUR.

 Para tal fin, opera una herramienta denominada Bolívar la cual aplica para las empresas de Grupo
Chaidneme Colombia.

 Cada empresa designa un responsable para la implementación, control y seguimiento de las políticas
corporativas, así como del seguimiento de la información entregada por AVIATUR, para el caso de CHM
Minería. es la Asistente de Presidencia.

 Los hoteles en las diferentes ciudades y municipios donde se tienen convenios son actualizados
anualmente y enviados a la Asistente de Presidencia por parte de la dirección logística corporativa,
quien administra las reservas de acuerdo a las tarifas y niveles y/o categorías establecidas.

 Los viajes deben estar contemplados dentro del presupuesto de cada año y previamente autorizados
por el gerente del proceso al cual pertenece el trabajador.

 Para los tiquetes, las reservas hoteleras o cualquier otro tipo de servicio, la agencia de viajes utiliza
siempre la tarifa más económica disponible en vuelos según el horario solicitado y en hoteles según el
nivel del trabajador.

 La solicitud de tiquetes a la Agencia se debe efectuar con un mínimo de siete (7) días hábiles de
anticipación a la fecha de viaje en trayectos nacionales, y con un mínimo de (15) días hábiles en
trayectos internacionales, salvo excepciones solicitadas por el Presidente o Gerente del proceso
responsable.

 Las solicitudes de hospedaje se deben efectuar con un mínimo de 5 días hábiles de anticipación a
la fecha del viaje para asegurar la disponibilidad y mejor tarifa, en caso que el trabajador realice
la solicitud de reserva y este no pueda viajar o deba cancelar el viaje debe notificar de manera

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GFCMI-F-01 Política de Viajes
oportuna (mínimo 24 horas antes de la fecha de la reserva) a Asistente de Presidencia para que
cancele la reserva, en los casos que no realice la notificación los costos serán asumidos por el
trabajador.

 La agencia de viajes queda facultada para hacer cumplir la política de viajes y direcciona a las áreas
pertinentes las faltas y recomendaciones a la misma.

 Los viajes realizados por los trabajadores del grupo Chaidneme o un tercero para apoyar la gestión
interna, son coordinados por la persona contacto en CHM Minería S.A.S. y autorizados por el Gerente
del proceso en el formato (GFCMI-F-01 Autorización de Viaje), estos deben cumplir las mismas
condiciones que para los trabajadores de CHM Minería S.A.S.

 La clase ejecutiva se aprueba para trayectos nacionales al presidente, Vicepresidente y Asesor de


Presidencia. Adicionalmente en viajes directos o con conexiones para el Presidente, Vicepresidente,
Asesor de presidencia, Gerentes de Procesos, Jefes y/o ingenieros de procesos o coordinadores
siempre y cuando el tiempo total de vuelo exceda las cinco (5) horas excluyendo el tiempo de espera
en el aeropuerto.

 Las penalidades causadas por cambios en itinerarios una vez emitido el tiquete serán a cargo del
trabajador, salvo aquellas solicitudes autorizadas por el Presidente.

 Cuando por algún motivo no pueda viajar, debe avisar inmediatamente para reutilizar el tiquete en
otro viajero o posponer la fecha de viaje. En estos casos debe haber una causa justa y aprobada por
el Gerente o Jefe de Proceso.

 Los gastos de viaje ocasionales no son salario ya que no constituyen una contraprestación directa del
servicio y no son de carácter permanente.

Los gastos de viaje incluyen: Manutención, Alojamiento y Transportes, como son los siguientes:

o Tiquetes aéreos (nacionales o internacionales)


o Tiquetes terrestres para cumplir la comisión asignada
o Transporte terrestre: Empresa transporte de pasajeros, privado o particular
o Transporte urbano a terminal aéreo y terrestre y desplazamientos desde el lugar de
trabajo a hospedajes y/o restaurantes

Control de Presupuesto “Gastos de Viaje”. El presupuesto de Gastos de Viaje debe ser administrado y
controlado por la Gerencia y/o Jefatura de cada proceso, quienes deben realizar cortes mensuales para el
control del cumplimiento y enviar a cada trabajador para justificar las desviaciones.

5.2 PASO A PASO DE LA ACTIVIDAD

El trabajador debe diligenciar el formato GFCMI-F-01 Autorización de Viajes y hacer autorizar por el Jefe
Inmediato, en caso de solicitudes de tiquetes aéreos internacionales debe ser autorizado por la Presidencia.

Para viajes que requieran tiquetes aéreos enviar escaneado y entregar físico la Autorización de Viajes a la
Asistente de Presidencia de CHM Minería S.A.S, quien solicita los tiquetes en el sistema Bolívar de Aviatur
según los horarios especificados en la Autorización de Viajes, en caso de que no haya disponibilidad de los
mismos se acuerda con el trabajador el que más se ajuste a su necesidad

Nota: Cuando los tiquetes requeridos sean por aerolíneas que no se encuentren parametrizadas en la
herramienta de Aviatur se solicitan a la asesora de Aviatur para que realice la compra de los mismos.

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GFCMI-F-01 Política de Viajes
Los horarios para recepción y elaboración de reservas es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. y como
mínimo con cuatro (4) días de antelación al viaje para trayectos nacionales (siendo el tiempo reglamentario 7
días) y seis (6) días de antelación al viaje para trayectos internacionales (siendo el tiempo reglamentario 15
días)

Para viajes que no requieran tiquetes aéreos la Autorización de Viajes firmada, debe ser entregada original y
copia a asistente de contabilidad para que realice la causación e incluya en anticipo en la propuesta.

Todos los anticipos, son transferidos por Tesorería Corporativa a la cuenta de nómina del trabajador. El
Responsable de Contabilidad de CHM Minería S.A.S. envía a Cuentas por Pagar GFCMI-F-01 (Autorización de
Viaje) aprobado y contabilizado para realizar dicha transferencia. No se realizan anticipos de gastos de viaje
si la persona tiene pendiente por legalizar gastos anteriores superiores a los 15 días salvo excepciones
autorizadas por la administración y/o Gerencia del proceso correspondiente. Las transferencias electrónicas
se realizan el día jueves de cada semana.

Para realizar la legalización de los gastos de viaje se diligencia el GFCMI-F-02 Legalización de Gastos de viaje,
al cual se adjuntan las facturas de los gastos. Esta legalización debe ser autorizada por el Gerente del proceso
responsable o Jefe Administrativo.

Cuando se requiera hacer devolución del anticipo recibido, se debe consignar el excedente en la cuenta
corporativa de CHM Minería indicada por el Asistente de Facturación y copia del recibo de consignación debe
ser entregado a la Asistente de Facturación para que realice la identificación del ingreso y a los responsables
de Contabilidad.

La legalización de los gastos de viaje se debe realizar dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes al
regreso. Si pasados los 10 (diez) días calendario el trabajador no ha realizado la respectiva legalización se
realiza el descuento por nómina del cien por ciento de valor del anticipo (según valor autorizado en el GFCMI-
F-01) previa notificación al trabajador y autorización del jefe inmediato y Gerente de Gestión Humana &
Comunicaciones

Los saldos a favor del trabajador se consignan en su cuenta de nómina y los saldos a favor de CHM Minería
S.A.S., deben ser pagados en la caja o consignados directamente a la Cuenta de CHM Minería S.A.S.

Todo trabajador debe presentar a su jefe inmediato sin excepción un informe de resultados del viaje según
corresponda:

o Asesores Comerciales: Acta de Reunión/Seguimiento (GCMI-F-08)


o Personal Técnico: Reporte de Servicio (PVMI-F-14)
o Gestión Integral: Acta de Reunión/Seguimiento (GCMI-F-08) o
Auditoria del SGC (GCMI-F-07)
o Personal demás procesos: Acta de Reunión/Seguimiento (GCMI-F-08)

 Las facturas que soportan los gastos deben cumplir con los requisitos legales a nombre de CHM Minería
S.A.S. estos requisitos se describen en el ítem 5.7 REQUISITOS DE UNA FACTURA DE VENTA

5.3 MONTOS AUTORIZADOS GASTOS DE VIAJE


Los montos autorizados se encuentran descritos en el Anexo 1 de la presente política Anexo 1 FCMI-PL-
01 Tarifas y montos autorizados para viajes nacionales e internacionales.

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5.4 MANUTENCIÓN
5.4.1 Alimentación
 Los gastos de alimentación deben ser soportados por documentos válidos de acuerdo con requisitos
internos (nombre, Nit o documento de identificación y valor) de los establecimientos a donde se
acuda.

 Todo gasto que no tenga un soporte válido no es reconocido y corre por cuenta del trabajador. CHM
Minería S.A.S. solo reconoce los gastos de alimentación de sus trabajadores, cualquier gasto por
atención a terceros debe ser autorizado por el Gerente/Jefe de Procesos

 Para gastos de alimentación que incluyan al trabajador y otros trabajadores de CHM Minería S.A.S. y
superen el monto diario asignado deben tener en la parte posterior descrito los nombres de las
personas que participaron y motivo.

 Los gastos de representación por este concepto están autorizados para la Presidencia, Gerencias y/o
jefes de procesos y deben estar justificados en un plan de trabajo en atención de clientes, auditorías
o visitas especiales, la factura de estos debe relacionar en la parte posterior el personal que participó
y firmada por la gerencia correspondiente o presidencia.

5.4.2 Transporte
 Para el desplazamiento hacia y desde los aeropuertos y el transporte dentro de la misma ciudad no se
requiere soporte, para sustentar el gasto se reconocerán las cantidades racionales que se presenten
en el formato (GFCMI-F-08 Nota de contabilidad o Documento equivalente)

 Cuando se hagan desplazamientos entre poblaciones o ciudades vía terrestre por los cuales se deba
utilizar los servicios de empresas transportadoras, debe presentarse un documento válido, tiquetes,
que respalde dicho pago.

 En caso de usar vehículo particular o de propiedad de CHM Minería S.A.S para estos desplazamientos,
se reconoce el valor de la gasolina consumida, peajes y parqueaderos pagados, para ello debe
presentar las respectivas facturas o recibos de pago teniendo en cuenta el cumplimiento de la
política de Vial establecida por CHM Minería GCMI-PL-08

Para parqueaderos es válida la legalización en el diligenciamiento del formato (GFCMI-F-08 Nota de


contabilidad o Documento equivalente).

Nota: cuando el trabajador utilice vehículo propio para realizar el viaje, CHM Minería S.A.S. no se
hace responsable por daños que pueda sufrir el vehículo, por lo cual deberán contar con pólizas de
seguro contra todo riesgo. Adicionalmente se reconocerá un valor equivalente por el desgaste del
vehículo por kilómetro recorrido a partir de la salida del mismo de la ciudad de $600 pesos (este valor
tendrá un incremento anual una vez sea revisado con la administración y presidencia) siempre y
cuando esto sea autorizado por el gerente del proceso responsable, en el viaje participen más de dos
trabajadores de CHM Minería o persona en misión (auditores, visitas especiales), no se tenga
disponibles vehículos propios de CHM Minería y el costo de este no supere el alquiler de un vehículo
con proveedores seleccionados.

5.4.2.1 Transporte Terrestre-Privado


 En caso de requerirse Transporte Terrestre – Privado este debe ser solicitado a la Administración o al
supervisor de Mantenimiento de Equipos de soporte para que coordine con los proveedores
previamente seleccionados y evaluados el servicio.

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GFCMI-F-01 Política de Viajes
5.4.2.2 Transporte Urbano a Terminales de Transporte Aéreo o Terrestre

 Los Montos Autorizados por concepto “Transporte Urbano a Terminal Aéreo o Terrestre, incluyen dos
(2) trayectos en ciudad de origen y dos (2) trayectos en ciudad de destino.

 Los costos de Transporte Urbano que se generan en la ejecución de los viajes diferentes a los
anteriores se encuentran inmersos dentro de los Gastos de Manutención.

La legalización de estos gastos cuando no se obtenga factura debe realizarse en el formato GFCMI-F-
08 Nota de contabilidad o Documento equivalente.

5.4.3 Alojamiento

 El valor estimado para alojamiento debe ser solicitado e incluido en el formato (GFCMI-F-01
Autorización de Viajes), cuando se viaja a una ciudad donde no existan convenios con hoteles.

 Todo los trabajadores de CHM Minería S.A.S que se desplacen a otras ciudades en cumplimiento de sus
funciones, deben utilizar siempre los hoteles con los cuales se tiene convenio y de acuerdo con la
categoría que le fue asignada según el siguiente cuadro:

Cargos Categoría
Presidencia / Gerencias 5
Jefes / Coordinadores /
4
Ingenieros de Procesos

Asesores Comerciales 4
Analistas / Supervisores /
3
Asistentes / Auxiliares
Personal Operativo /
3
Conductores

Los convenios con los hoteles ofrecen beneficios, no solo económicos, sino de comodidad, gestiones
administrativas y seguridad. Todas las ventajas adicionales del hotel que representen ahorro para CHM
Minería S.A.S. deben ser tomados (desayuno de cortesía, tarifas especiales, transportes, etc.)

 En lo posible se evitan vuelos con conexiones que requieran noches extras de hotel.

 En todos los hoteles la factura que se emite a CHM Minería S.A.S., debe ser revisada detalladamente y
firmada por el trabajador, en señal de aceptación del total cobrado. En esta factura se relacionan
todos los gastos ocasionados durante la estadía en el hotel, con excepción de los gastos no autorizados
en la presente política. La factura debe ser entregada a contabilidad.

 CHM Minería comprometido con el respeto de los derechos humanos de los trabajadores y demás
partes interesadas del negocio es consciente del impacto que genera y en línea con su Política de
Derechos Humanos (GHCMI-PL-16) establece que ningún trabajador en ejercicio de sus funciones
debe alojar con Él cualquier persona menor de edad u otra que no sea miembro directo de su

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GFCMI-F-01 Política de Viajes
familia en el primer grado de consanguinidad, en los casos que esto ocurra y aloje algún familiar
los gastos causados por estos motivos son asumidos por el trabajador.

Nota: Los consumos no autorizados por CHM Minería S.A.S. deben reportarse al hotel para hacer el pago en el
momento de firmar la cuenta (cuenta independiente).

5.5 LLAMADAS TELEFONICAS DE LARGA DISTANCIA


 Las llamadas de larga distancia se aceptan solo para viajes internacionales siendo racionales en el uso
de este servicio.

5.6 GASTOS NO AUTORIZADOS


 CHM Minería S.A.S no reconoce el pago por conceptos diferentes a los descritos en la presente
política, tales como:
- Cobro por personal adicional en el hotel
- Licores
- Cigarrillos
- Elementos de aseo personal
- Souvenirs
- Entre otros gastos que no correspondan al objetivo del viaje, en todos los casos,
estos valores son asumidos por el trabajador excepto cuando se aprueben gastos
de representación por parte de la Presidencia y/o Gerencia de proceso
correspondiente.

5.7 REQUISITOS DE UNA FACTURA DE VENTA


5.7.1 Para que una factura sea aceptada como prueba de un gasto, debe cumplir con los siguientes requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT de la Compañía acreedor/proveedor que presta el servicio.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración de facturas de venta.
 Presentarse en original
 Tener la fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (Opcional).
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

En el caso de los tiquetes de las empresas de transporte no es obligatorio entregar el original de la factura, es
suficiente entregar copia de la misma, igual con la factura cambiaria de compraventa

5.7.2 Para Cuando los comprobantes de compra o pago de un servicio o producto no sean facturas formales
de venta, estos deben cumplir con los siguientes requisitos:
 Que el Recibo venga a nombre de CHM MINERÍA S.A.S
 Que el formato (GFCMI-F-08 Nota de contabilidad o Documento Equivalente) indique la Dirección y
Teléfono del establecimiento de comercio.
 Nombre de la Ciudad o Municipio donde se realizó la compra.
 Fecha de la compra del bien o servicio
 Descripción de la compra del bien o servicio
 Nombre claro del Propietario del establecimiento. El Nombre Comercial no es aceptado, cuando no se
trate de Persona Jurídica.
 Número de Cedula del Propietario del establecimiento “ escrita en forma clara”
 Totalizar la factura o recibo (En ningún caso se aceptan recibos que estén con tachones o
enmendaduras).
 Este documento debe ser original, no se aceptan fotocopias en ningún caso.

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Los recibos que no reúnan estos requisitos no se aceptan como comprobantes y el respectivo gasto lo asume el
colaborador que lo esté legalizando.
5.8 CENTRO DE COSTOS
Los gastos de viaje son cargados al centro de costos según el proceso y sede que genere el gasto, este dato se
registra en los formatos (GFCMI-F-01 Autorización de Viaje) y (GFCMI-F-02 Legalización de Gastos), Los centros
de costos se identifican según lo establecido en el procedimiento de Gestión Financiera / Tesorería – (GFTEMI-
P-02 Manejo de caja menor - Anexo No 2 Estructura de costos)

Ejemplo: Gastos de Superintendente Camiones Hitachi: 1120075311

6. REFERENCIAS
NTC-ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos
GCMI-P-01 Procedimiento para el Control de Documentos
GCMI-PL-08 Política Vial
GHCMI-PL-16 Política de Derechos Humanos
Anexo No. 2 GFTEMI - Estructura de costos
P-02
GG-POL-001-P Política Corporativa de Viajes

7. REGISTROS
GFCMI-F-01 Autorización de Viaje
GFCMI-F-02 Legalización de Gastos
GFCMI-F-08 Nota de contabilidad o documento Equivalente
GCMI-F-07 Auditoria del SGC
GCMI-F-08 Acta de Reunión – Seguimiento
PVMI-F-14 Reporte de Servicio en Campo

8. ANEXOS
Anexo 1 FCMI-PL-01 Tarifas y montos autorizados para viajas nacionales e internacionales.

9. CAMBIOS
VERSIÓN/FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO SOLICITANTE
 Se cambia el termino colaboradores por trabajadores y
se actualizan cargos equivalentes según estructura de
costos de CHM
 Se incluye que los hoteles deben solicitarse con 5 días
de anticipación y en caso de no cancelación oportuna el
costos del mismo será asumido por el trabajador
 Se modifica el párrafo de reembolso de dinero, se
especifica que estos deben ser consignados a la cuenta
corporativa de CHM indicada por la Asistente de
ULTIMO /12/10-09-2015 Paola Guevara
Facturación y que la legalización debe realizarse
máximo 10 días calendario luego de realizar el viaje
 Se elimina numeral BENEFICIARIOS GASTOS DE VIAJE
 Se actualiza numeral de MONTOS AUTORIZADOS GASTOS
DE VIAJE, se eliminan los valores y se referencia el
Anexo 1 GFCMI-PL-01 Tarifas y montos autorizados para
viajes nacionales e internacionales
 Se elimina ítem que especifica transporte Aéreo y
transporte terrestre dejando las generalidades de los

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GFCMI-F-01 Política de Viajes
mismos
 Se adiciona que el transporte terrestre privado debe ser
solicitado a los supervisores de equipo liviano y estos
deben contratar proveedores previamente seleccionados
y evaluados
 En el ítem de transporte urbano se incluye que estos
deben ser legalizados en documento equivalente GFCMI-
F-08
 En el ítem de Alojamiento se incluye el compromiso de
la empresa con los derechos humanos, se referencia
política y se establece que no se debe hospedar personal
adicional o menor de edad que no sea familiar directo y
que los gastos son asumidos por el trabajador.
 Se amplía especificación de gastos no autorizados como
pago de adicionales en los alojamientos, elementos de
aseo personal, souvenirs y se incluye que se pueden
hacer excepciones con autorización de la presidencia
 Se establecen montos diarios por concepto de
manutención
 Se incluyen gastos de rodamientos
ANTERIOR /11/31-04-2014  Se incluyen niveles de aprobación para gastos de Paola Guevara
representación
 Se adecua a nueva estructura organizacional
 Se establecen plazos máximos para legalización
 Se actualiza política para cambio a CHM MINERÍA S.A.S.
ANTERIOR /10/19-06-2013 contemplando contrato de paquetes de servicios con Jorge Rosas
Chaneme Comercial S.A.
 Se implementa la herramienta virtual para solicitar
ANTERIOR /09/ 26-03-2012 Yamile Abella
tiquetes aéreos

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