GESTION FINACIERA DE LA CALIDAD- ENSAYO PROCESO FINANCIERO 1

GESTION FINANCIERA DE LA CALIDAD

ENSAYO PROCESO FINANCIERO

PRESENTADO POR:

CARLOS EDUARDO VINASCO

DANIEL BEDOYA CALDERON
PRESENTADO A:
LUIS EDUARDO HINCAPIE PALMEZANO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
ESPECIALIZACION DE CALIDAD Y NORMALIZACION TECNICA
PEREIRA
2014
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ENSAYO DESCRIPTIVO DE LA CREACIÓN DE UN PROCESO FINANCIERO PARA

UNA MEDIANA EMPRESA.

Siendo el proceso financiero en una empresa el de mayor importancia e incidencia en todas las
labores. Con la eficacia y eficiencia de este proceso están sustentados todos los proyectos en
implementación y los futuros. con el presente ensayo se pretende dar un vistazo a lo que es un
proceso financiero en una empresa mediana y la trazabilidad de los procedimientos,
descomponer algunas labores en sus elementos constitutivos básicos para examinarlos
críticamente y determinar su necesidad y eficacia, todo esto debe ser apelando en la experiencia
acumulada de todos los funcionarios que integren el Procedimiento, además de considerar la
legislación vigente que regula el accionar de todos los sectores productivos y financieros del
país; todo esto visto desde el punto de vista de las normas de calidad; se puede mejorar en el
tiempo las finanzas y actividades ligadas en todas las instituciones que por su capacidad,
decisión u obligación implementan sistemas de mejora continua.
Las medianas empresas de Colombia muestran un gran avance en el manejo financiero ya que
con todas las barreras internas y externas que manejan los gobiernos de turno, mayores
impuestos a los productores internos y mayor importación, que puestos en una balanza comercial
que no beneficia a nadie más que a un sector minoritario de empresarios de Colombia; las
grandes empresas y riquezas están monopolizadas por las familias poderosas de cada región lo
cual deja un poco rango del mercado a las medianas empresas, que con su empuje, trabajo diario
y gran ímpetu son el motor de este sector productivo del mundo y más en los países
tercermundistas, en donde estas escalas se ven con mayor influencia, principalmente en temas de
política, negocios, finanzas y todo lo que sus tentáculos puedan tomar o acariciar.
En todas las organizaciones la aplicación del concepto de sistema, consiste esencialmente en el
proceso por el cual las actividades y recursos no integrados se unen y forman un sistema; todo
esto basado en el proceso administrativo de Henry Fayol, que muestra como todo lo planeado,
organizado, direccionado y controlado, funciona ya que puede ser medible y sostenido en el
tiempo, basados en tendencias y regresiones realizadas en el proceso de planeación
administrativa y con estados financieros claros, proveyendo pronósticos muy acertados y con una
gran certidumbre de los datos relacionados; si llevamos esto a lo esencial, con un buen proceso
financiero se pueden presentar cifras reales y acertadas como entrada de otros grandes procesos
administrativos o productivos, que sustentan todos sus pronósticos y la producción a la solvencia
demostrada en los estados financieros presentados y en la disponibilidad de dinero que tiene la
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empresa para su área. Entre mejor sea el manejo de estas actividades de distribución de capital,
mejor serán los resultados obtenidos de los diferentes indicadores de medición y análisis que
emplea cada tipo de entidad para controlar y mejorar sus efectividad y manejo.
Un sistema contable estable, es un organigrama definido de las áreas de la empresa, con cargos
del área contable bien definidos, con objetos financieros y contables; basados en un sistema de
control, que tome decisiones con hechos y datos.
En este documento se muestra cómo se estructura un proceso financiero en una mediana
empresa, las actividades que se deben seguir para la realización de las actividades, los
responsables involucrados en estas actividades y su rol en estas; y así la visión acerca del manejo
financiero aumente o sustente lo ya aprendido; ya que son diferentes los tipos de empresas. La
propuesta que se va presenta es general, por lo tanto la profundización de cada uno de los temas
acá relacionados queda por medio del lector y el espacio que haya dejado este documento en su
mente.
El proceso financiero en una mediana empresa está enfocado al manejo de todo lo contable de la
entidad, ya dependiendo su capital y numero de empleados con estudios adecuados para los
cargos, se llega a un buen manejo, si por lo contrario el capital es reducido y el personal poco
capacitado el manejo financiero va a ser el karma de la empresa; por lo tanto en con unos pasos
generales podemos dar a conocer un modelo estándar de manejo financiero que se acople a las
empresas medianas y porque no a las pequeñas empresas. Todo el trabajo va ser enfocado a dar
la presentación de un proceso y como estructurarlo en su empresa, manejando actividades,
responsables, y como es la forma adecuada de estructurar toda esta información en un
documento guía que favorece a la empresa por contar con documentos y los empleados que
tienen el hacer de sus actividades cotidianas; siendo la primer parte del ejerció la identificación
del equipo de trabajo que deberá contar con un empleado capacitado para el manejo e
implantación del sistema de calidad o en su defecto profesional a cargo si no se cuenta con un
sistema, ya con el equipo que debe ser interdisciplinar que cuente con empleados profesionales y
operativos con experiencia en el manejo contable, se procede a delegar los roles y
responsabilidades, cuando ya se cuenta con responsabilidades se continua deliberando los
procedimientos, actividades, responsables de estas actividades y documentos soporte que
necesita el proceso para funcionar de forma óptima; ya con esta gran mirada de lo que va ser el
proceso financiero genérico; se sigue con la descripción especifica del proceso y como debe
quedar este documentado.
Este proceso cuenta con un alcance de todo el sistema financiero de la empresa, contando con
recursos mínimos de equipos de cómputo, recurso humano y documentación soporte; cada uno
de estos debe ser definido por el equipo y se debe comprobar su utilización y buen manejo, los
equipos de cómputo deben contar con los programas necesarios, para el manejo de inventarios,
flujo de caja, entre otros programas mínimos de manejo, el recurso humano debe ser capacitado
en el manejo de cuentas e inventario ya que serán los encargadas de entregar la información de
entrada a la planeación de la empresa, la documentación soporte puede ser legal o de soporte de
balances de cuentas o de resultados, entre otros; ya siendo esta la primer parte del proceso,
teniendo en cuenta definiciones importantes tales como cartera, producto o servicio, balance
general, estado de resultados, cuenta, flujo de caja entre otras; ya con este preámbulo del proceso
se cuenta con el soporte solo faltando la legislación vigente que lo cobija lo cual da por
terminada la teoría del proceso financiero.
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Los diferentes procedimientos que hacen parte del proceso involucran tanto áreas como
empleados, el respaldo de los compañeros y el trabajo en equipo; en el libro trabajo en equipo
(ventajas y dificultades) de Jon R. Katzenbach da a conocer algo muy importante “los equipos
deben lograr resultados compatibles con el objetivo trazado. Para ello es esencial medir esos
logros durante el proceso, y tener en cuenta que algunas mediciones son más importantes que
otras” Katzenbach, J. R. (2000,) El trabajo en equipo. Barcelona, España: Granica. Por lo
tanto es necesario manejar una serie de indicadores que presenten los datos necesarios para
maximizar recursos o un aumento de ganancias y efectividad basados en hechos, siendo ejemplos
de indicadores los niveles de ventas marginales, los resultados de los balances y estados de
resultados, los manejos de inventario, entre otros; siendo la medición la mejor forma de controlar
las actividades que rigen la empresa y así poder cuantificar resultados que a la postre serán la
palabra final en las tendencias y regresiones manejadas en los pronósticos de ventas, ingresos y
producción.
Los procedimientos a documentar en un proceso financiero son importantes dependiendo la
importancia que le dé su responsable o líder encargado, siendo estos los líderes y multiplicadores
de buenas prácticas en el trabajo en pro de las funciones financieras ya que todo puede llevarse a
costos en la empresa, entre menos repeticiones y re-procesos mayor nivel de ganancia neta hay
en la empresa por lo cual con un procedimiento de presupuesto en el cual se realiza un conteo de
todo los que necesita la empresa ya sea mes a mes, trimestral, semestral o como se sienta cómoda
y sus empleados también, siendo como responsable el gerente del cumplimiento de estas
actividades, ya que de la mano de éste va la identificación de necesidades y la direccionamiento
para suplirlas. Debe ser cada líder de proceso el encargado de enumerar sus necesidades y el
gerente filtrar y hacer planes de mejoramiento con estas necesidades, todo esto basado en un
buen sistema contable con actividades claras y con un contador responsable de toda la
información generada y entregada a la gerencia, soportando estas actividades en procedimientos
de facturación y cobro de cartera, pago a proveedores que son labores por su complejidad del
gerente y por último la generación de informes financieros por parte del contador los cuales van
des de estados de resultados, tendencias, balances generales y estados de ganancias y pérdidas;
claros y con datos confiables. De esta información obtenida y procesada la alta gerencia puede
tomar decisiones relacionadas con la proyección actual y futura de la organización, por ejemplo
realizar diferentes tipos de inversiones, disminuir y/o eliminar de costos de no calidad, aumentar
las utilidades, etc., de allí la gran trascendencia de los estos procedimientos financieros para una
organización, sin importar su tamaño y/o presupuesto. Un claro ejemplo de un procedimiento es
el llevado a cabo para obtener un estado de resultados; cuya importancia radica en que provee a
la organización un panorama general de su estado financiero y ofrece una referencia a la alta
dirección para la toma decisiones.
Procedimiento de creación de un estado de Resultados:

Alcance: Toda la empresa

Objetivo: presentar ordenada y confiablemente los datos generados contablemente por la
empresa en un determinado periodo de tiempo.
Actividades
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Act 1°: se debe cuantificar los ingresos obtenidos por razón de ventas de productos realizadas
Durante el tiempo que la organización desee analizar (mensual, semestral, anual, etc.) y
tomar la cifra obtenida como el primer valor del estado de resultados.
Act 2° Identificar y obtener el valor total de los costos acarreados por la empresa para la
realización de las ventas en el periodo fijado en la actividad 1.
Act 3° A el valor de los ingresos obtenidos deducir (restar) el valor de los costos por ventas. El
valor obtenido corresponde a la utilidad bruta.
Act 4° luego de esto, obtener el valor total de los gastos en los cuales incurrio la empresa para
las actividades relacionadas directamente con el cumplimiento de los objetivos de la
organización (gastos operacionales); y a este valor restarle lo hallado como utilidad bruta. De
esta manera se obtiene la utilidad operacional (EBIT).
Act 5° una vez hallada la utilidad operacional, según las obligaciones financieras y los pagos
atrasados (intereses), realizar una cuantificación de los mismos y a este valor restárselo a la
utilidad operacional hallada. La cifra obtenida se denomina utilidad antes de impuestos
(UAI).
Act 6° finalmente, de acuerdo a las obligaciones legales a las que está sujeta la organización,
estas deben ser deducidas a la utilidad antes de impuestos (UAI) obtenida, consiguiendo un
valor denominado utilidad neta (UN), consiguiendo de esta manera el objetivo básico
financiero que busca toda organización; generar utilidades.

Mirando el procedimiento expuesto anteriormente, se debe tener en cuenta la medición y el

control que se deberá hacer y la empresa lo debe definir al igual que los intervalos de evaluación
de éste. Se busca que con un ejemplo práctico, la visión financiera cambie y los ingresos netos
sean altos según su funcionamiento y planeación; si bien, todo en las empresas no es
documentación y manejo de dinero, la parte humana es la que más se debe cuidar, ya que esta es
el motor y el futuro de cada entidad, la experiencia obtenida por cada empleado es un costo que
sólo el futuro le dará el gran valor que debe tener; este costo empresarial no cuantificado y/o no
medido puede llevarnos a que se presente un gran flujo de pérdidas de las a empresas; si por el
contrario; se toman buenos ejemplos como el hecho de que las medianas empresas no solo
piensen en crecer y exportar, sino que empiecen a cuantificar la pérdida de un buen empleado o
de un buen asesor, la capacitación y los recursos invertidos en estos; obligando a la empresa a
generar nuevamente unos costos que pocas veces son medidos. El procedimiento descrito
anteriromente de un estado de resultados llevado a cabo por áreas o por procesos los llevara a
que los costos se reflejen y así puedan cuantificarse y llevarse a un buen fin institucional que
haga que la empresa crezca y se expanda dada su capacidad de emplear y sostener los costos
mínimos y totales de la empresa.
Cada empresa es diferente, no obstante los ejemplos presentados, son genéricos, por lo cual
podrán ser utilizados por todas las medianas y pequeñas empresas que puedan y quieran aplicar
un buen sistema financiero en sus organizaciones, dándole valor a todo lo que las rodea: materia
prima, mano de obra, parte administrativa, transporte, vigilancia, devoluciones; entre muchas
actividades que bien costeadas pueden ser eficientes con el tiempo y mejorar basados en hechos.
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Siendo estos los fundamentos teóricos que se utilizaran en Excel y/o otros programas para
presentar a la alta dirección los resultados oportunamente y con seguridad, debido a los orígenes
y tratamiento a los que fueron sometidos los datos, los cuales deben ser validados por un
profesional idóneo o en su defecto, el empleado con más experiencia en el manejo contable y
financiero de la empresa.
De acuerdo a el manejo económico que será el capital percibido, el manejo de todo lo que entra
y sale en términos de costos e ingresos, la empresa podrá dar a saber que cuenta con un sistema
financiero estable y comprometido con el mejoramiento de la función de la empresa y del
crecimiento del personal de esta, ya que todo debe ser parejo en la búsqueda de que la calidad
financiera sea interna y externamente se pueda observar.
Los procedimientos financieros pueden ser una herramienta muy impórtate en las labores de las
medianas empresas ya que dan una línea base de manejo contable, como por ejemplo dar
confiabilidad y buenos resultados financieramente hablando, con la autoridad de estar al día en
los temas financieros, puede enfocar todos los esfuerzos a crecer como empresa y a crecer
financieramente ya que se adquiere estabilidad emocional por parte de los empleados y en el
medio a la empresa, ya que entre más fortalecida este con respecto a la competencia más rápido
se verán las alianzas estratégicas y la apertura de nuevos mercados dada la cantidad de pedidos y
producción que genera con solo estar bien en la parte financiera y contable.
Los procesos en las empresas son el soporte de todas las actividades, su valor está reflejado en la
disminución en el tiempo de entrenamiento, en la especialización de empleados, en labores que
antes no contaban con secuencia, medición y control. Las normas internacionales dieron al
mundo la forma de presentar la información de forma veraz y organizada, para poder ser
verificada en el tiempo y mejorada según las evaluaciones; esto es aplicado a la totalidad de
empresa ya que todos los empleados y máquinas realizan actividades cotidianas o por asignación
diaria, pero si todo esto es de manera lógica y secuencial los resultados serán óptimos y
oportunos; siguiendo la misma línea, los sistemas financieros soportados en procesos han
facilitado a las empresas el aprendizaje de muchos años. Al igual que la experiencia de grandes
pensadores, las guías de manejo oportuno, los formatos en lugares estratégicos son la fuente de
funcionamiento de un sistema contable, que debe ser basado en hechos y resultados. Si este
sistema se maneja a partir de procesos y procedimientos, el valor agregado a una empresa radica
que todos los resultados obtenidos van a ser iguales y con el gran beneficio de que los datos
generados son reales y con gran certidumbre, basados en hechos y fórmulas matemáticas que son
los objetos de análisis que sustenta cada cifra contable en una empresa.
Los costos en una empresa son el mayor problema dada la vulnerabilidad al fracaso de la
empresa al que se encuentra ligado ya que los libros son el soporte de cada inicio de año o
apertura contable. Con la nueva legislación y los impuestos generados por los últimos gobiernos,
las empresas están en la obligación de levantar procesos y procedimientos que ayuden a soportar
las actividades contables y financieras de éstas, manteniendo al día los impuestos, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, intereses entre muchos más, beneficios que con solo un manual bien
estructurado se dará la fortaleza documental y contable, con la que contara cada micro empresa
y mediana empresa del país.