Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Análisisde
Etapas deun
procesos
plan de comunicación
estratégica

Contenido

1 Sistemas de gestión de calidad

2 Análisis de cargas de trabajo

Palabras clave: sistemas de calidad, mapa de procesos, cargas de trabajo, planta de personal.
Introducción
Como parte de los compromisos del Sistema de Gestión de Calidad, todas las organizaciones públicas
en Colombia deben contar con un modelo de operación por procesos. En el caso colombiano, la Ley
872 de 2003 establece el marco legal para la creación del sistema de gestión de calidad basado en
procesos y orientado a la satisfacción de los usuarios en la rama ejecutiva del poder público y en otras
entidades prestadoras de servicios. En este sentido, es necesario indicar a qué se refiere la norma
al sugerir un enfoque basado en procesos y cómo se ubica este enfoque dentro de los sistemas de
gestión de calidad.

1. Sistemas de gestión de calidad

En Colombia el sistema de gestión de calidad se entiende como:

[Una] herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes
estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará
en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurídico vigente (Ley 872 de 2003).

El mecanismo definido por la ley para alcanzar la mejora del desempeño de la organización y, por
consiguiente, para alcanzar la satisfacción de los usuarios de las organizaciones públicas, es el modelo
de operación por procesos al interior de las organizaciones.

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 1.1. Modelo de operación por procesos

El modelo de operación por procesos es definido por el Manual Técnico para la Implementación
del Modelo Estándar de Control Interno, como el mecanismo mediante el cual las organizaciones
públicas buscan el cumplimiento de su misión y su visión. Se entiende que el modelo de operación
por procesos corresponde a la identificación y gestión de la manera más eficaz, de todas aquellas
actividades que tengan una clara relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos de una
organización. (DAFP, 2014).

1.1.1. Objetivos del modelo de operación por procesos

Los modelos de operación basados en procesos buscan, por un lado, la mejora continua de la
organización; y, por el otro, la satisfacción de los usuarios mediante la prestación eficiente de los
productos y servicios (Instituto Andaluz de Tecnología, 2009). Además, se fundamentan en la
generación de una cadena de valor en la cual los insumos se transforman en productos o servicios de
acuerdo con las demandas de la ciudadanía, en cumplimiento de los fines del Estado establecidos en la
Constitución Política.

Los procesos que componen la cadena de valor de las organizaciones públicas son comprendidos
como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas, los cuales transforman elementos de
entrada en resultados. (DAFP, 2014).

El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP propone una clasificación de procesos

(cada uno de ellos con sus propios rasgos distintivos) que deben ser identificados y analizados como
parte del estudio técnico para el rediseño de las organizaciones públicas.

Cada proceso se desarrolla en distintos niveles y genera diferentes resultados necesarios para el
cumplimiento de las responsabilidades misionales de la entidad:

»» Procesos estratégicos. Corresponden a aquellos procesos que se definen a nivel de dirección, el

establecimiento de políticas, objetivos, estrategias y lineamientos generales de la organización.

»» Procesos misionales. Son aquellos que contribuyen a que la organización pública cumpla su
objeto misional.

»» Procesos de apoyo. Refiere a los procesos transversales que sirven de base y brindan recursos
para el cumplimiento de los demás procesos.

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 »» Procesos de evaluación. Se encuentran orientados a medir el cumplimiento de los resultados de
la organización pública en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Las anteriores categorías se constituyen como la base del modelo de operación por procesos y son
el principal mecanismo para identificar las acciones de la organización pública objeto de rediseño
institucional. La correcta identificación y formulación de los procesos de la organización deriva en la
correcta prestación de los productos, bienes y servicios.

Los procesos de las organizaciones públicas se relacionan entre sí y generan productos y servicios a
partir de los insumos. La representación gráfica de esta dinámica se denomina Mapa de procesos.
(DAFP, 2014).

1.2. Análisis de procesos

Para el análisis de procesos, el DAFP propone la metodología de “opciones prioritarias” que a partir
de interrogantes específicos permite analizar y posteriormente reformular los procesos desarrollados
cotidianamente mediante la asignación de prioridades. De acuerdo con estos interrogantes, las
organizaciones públicas están en la capacidad de identificar si los procesos con los que cuentan son
necesarios, si se encuentran bien orientados, si pudieran realizarse de una manera más eficiente y si existe
duplicidad de los mismos. Con base en las respuestas a estos interrogantes, la organización pública puede
eliminar, reformular o mejorar los procesos con los que cuenta para hacer más eficiente la prestación de sus
servicios y alcanzar la satisfacción de los usuarios. Una vez realizado el análisis será posible construir el mapa
de procesos y redefinir las actividades internas realizadas por la organización pública.

Finalmente, se presenta la descripción de los procesos reformulados y la contribución de cada uno de

ellos al alcance de los objetivos misionales de la entidad y a la satisfacción de los usuarios.

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2. Análisis de cargas de trabajo
Una vez definidos los procesos que permiten a la entidad desempeñar correctamente su misión
y objetivos estratégicos, es necesario ajustar el talento humano de la organización para poder
desempeñar dichos procesos. En ese sentido, las organizaciones públicas deben realizar el proceso
de levantamiento de cargas de trabajo con la finalidad de analizar el personal necesario para el
desempeño de la misión de cada entidad.

Las cargas de trabajo son definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública de la
siguiente manera:

Las cargas de trabajo pueden entenderse como la cuantificación sistemática de las horas dedicadas
por las personas en las actividades laborales, al interior de los procesos que se desarrollan en una
entidad o empresa. Entonces, el estudio de las cargas de trabajo permite establecer el número
correcto de funcionarios que requiere una entidad, por cada proceso y por cada dependencia, para
cumplir con las funciones asignadas a una entidad. (DAFP, 2015).

De lo anterior se entiende que el ejercicio de análisis de las cargas de trabajo es un proceso de

carácter cuantitativo y responde a un cálculo matemático. Dicho cálculo se realiza con la finalidad de
establecer el personal necesario por dependencia o unidad funcional, para desempeñar las funciones
de la entidad.

2.1. Insumos básicos para realizar el análisis de las cargas de trabajo

Debido a que el proceso de análisis de cargas de trabajo es de carácter cuantitativo, existen algunos
insumos básicos para la medición y determinación del personal necesario para el desempeño de las
funciones de la organización pública. En ese sentido, lo que se cuantifica en las cargas de trabajo son
los tiempos para el desarrollo de los procesos de la entidad distribuidos por dependencia o unidad
funcional. De tal forma, que la organización debe contar con los siguientes insumos para poder
analizar las cargas de trabajo en las organizaciones públicas:

»» Procesos. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, los cuáles

transforman elementos de entrada en resultados.

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 »» Actividades. Son parte integral de los procesos en la medida que su interacción permite transformar
los elementos de entrada en resultados. El Departamento Administrativo de la Función Pública ha
definido las actividades que integran los procesos como “diversas actuaciones o acciones específicas
que se realizan para el desarrollo de un proceso. Indican en forma secuencial cómo se desarrolla un
proceso para el logro de sus objetivos”. (DAFP, 2015, p. 43).

»» Procedimientos. El último elemento cuantificable en las cargas de trabajo son los

procedimientos que realizan los funcionarios para cumplir con las funciones que les han sido
asignadas. El Departamento Administrativo de la Función Pública define los procedimientos
como “los trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. Deben ser observables,
repetitivas y medibles” (DAFP, 2015, p. 44).

Así, los insumos básicos para analizar las cargas de trabajo son aquellos que resultan mensurables para
la organización en términos de tiempos requeridos para su desarrollo. Por lo tanto, los principales
insumos son: los procesos definidos previamente en el mapa de procesos, las actividades que
componen los procesos y los procedimientos que componen las actividades.

2.2. Aplicación del instructivo para la medición de cargas de trabajo de acuerdo con
el Departamento Administrativo de Función Pública

El DAFP (2015) ha desarrollado una herramienta informática disponible en su página web, para
determinar los tiempos requeridos en el desempeño de los procesos a cargo de cada dependencia de
las organizaciones y, por lo tanto, para determinar el personal necesario en la organización pública.

El aplicativo se encuentra desarrollado en forma de matriz: ordenación de cuadrícula en cuyo primer

compartimiento se titula el contenido de cada hilera. Para generar el instructivo, se deben diligenciar las
columnas por cada una de las dependencias de la entidad para realizar la medición de cargas de trabajo. A
medida que avance el instructivo se realizará el análisis y diligenciamiento de cada parte en la matriz.

El documento se descarga al ingresar al portal web de Función Pública. Es un archivo digital que
puede ser habilitado para edición. Se debe diligenciar la información que solicita el aplicativo para
lograr un resultado de tipo descriptivo y numérico, que posteriormente se analizará. A continuación,
se enumeran cada uno de los pasos requeridos para colocar la información apropiada en la matriz,
según al enunciado que establezca la casilla.

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Paso 1
Procesos por dependencia. Los procesos se definen como la serie de etapas secuenciales e
independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo
y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Ejemplo: la oficina de talento humano desarrolla
solamente un proceso de apoyo de la entidad denominado “Gestión del talento humano”. Para este
primer paso, únicamente es necesario relacionar el proceso de la dependencia, obtenido a partir del
mapa de procesos.

Paso 2
Etapa o fase (actividad). La segunda columna corresponde a las fases o actividades necesarias para
el logro de los objetivos del proceso. Las actividades corresponden a diversas actuaciones o acciones
específicas que se realizan para el desarrollo de un proceso. Indican en forma secuencial cómo se
desarrolla un proceso para el logro de sus objetivos. Ejemplo: el proceso de talento humano se divide
en tres actividades o fases, según la reformulación de procesos: desarrollo del plan estratégico de
talento humano; vinculación y retiro de personal; revisión y elaboración de actos administrativos sobre
situaciones administrativas en empleados.

Paso 3
Diligencie la columna 3 “Procedimientos”. Los procedimientos son trabajos concretos que realizan
uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivos y medibles. Ejemplo: los procedimientos
de la actividad “Desarrollo del plan estratégico de talento humano”, donde se realizan trabajos
concretos, son los siguientes:

a. Descripción del contexto y del marco conceptual de la planeación estratégica del talento
humano.

b. Elaboración del diagnóstico del personal de la entidad.

c. Planteamiento de las alternativas para la gestión del talento humano en la entidad.

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Paso 4
Nivel jerárquico del empleo. La clasificación legal de los empleos públicos en Colombia, se establece
mediante los decretos 1785 de 2014 y 785 de 2005, por medio de agrupaciones según el nivel
jerárquico, así:

Directivo

Asesor

Profesional técnic
o

Asistencial

Figura 1. Nivel jerárquico

Fuente: elaboración propia

Esta clasificación se determina a partir de la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus

responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño. Antes de determinar qué tipo de
empleo debe ser ubicado de acuerdo al proceso, se recomienda consultar la reglamentación y
establecer los requerimientos de la entidad de acuerdo con las características del nivel jerárquico y el
margen de maniobra que permita la norma. De acuerdo con la naturaleza del empleo que desempeñe
el procedimiento deberá diligenciarse la columna correspondiente a nivel jerárquico. Por cada
procedimiento o trabajo concreto se debe diligenciar el nivel del empleo requerido para ser llevado
a cabo. Ejemplo: de acuerdo con las características de los tres procedimientos que componen la
actividad, se incorporarán cargos del nivel profesional.

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Paso 5
Requisitos del procedimiento. Esta columna hace referencia a los requisitos en materia de estudio y
experiencia del empleo, que resultan necesarios para llevar a cabo el procedimiento.

Los requisitos necesarios para el desempeño de un empleo público pueden ser consultados en el
Decreto 1785 de 2014, para el nivel nacional, y en el Decreto 785 de 2005, para el nivel territorial.

Ejemplo: un municipio es una entidad territorial, por lo cual se rige por el Decreto 785 de 2005.
Tras evaluar los requisitos para el cargo profesional del procedimiento “Descripción del contexto
y del marco conceptual de la planeación estratégica del talento humano”, y según lo establecido
en la ley, se considera que se requerirá para el cargo título profesional, en disciplina académica del
núcleo básico de conocimiento en administración; contaduría pública y economía; derecho y afines;
ingeniería administrativa y afines; ingeniería industrial y afines o psicología.

Paso 6
Nomenclatura: denominación del empleo y código. La nomenclatura del cargo está compuesta por la
denominación del empleo y el código. La denominación corresponde al nombre definido para el cargo
específico que debe realizar una determinada labor, según lo determine la normatividad vigente.

La denominación es de carácter alfanumérico y puede consultarse en los decretos 2489 de 2006 y

785 de 2005, según como aplique a nivel nacional o territorial. El código corresponde a la identificación
numérica asignada a los diferentes empleos dentro de los niveles establecidos en las normas. El primer dígito
corresponde al nivel en el cual se ubica el cargo, siendo 0 nivel directivo, 1 nivel asesor, 2 nivel profesional, 3
nivel técnico y 4 nivel asistencial. El segundo dígito, corresponde a la denominación.

Ejemplo: de acuerdo con los requisitos del cargo, este se denomina profesional universitario.

Paso 7
Grado. El grado es el número de orden que indica la asignación básica mensual para cada
denominación de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, según la complejidad y
responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones.

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Paso 8
Propósito del empleo. Es la razón de ser del cargo. Se estructura así:

Verbo + Objeto + Condición = Propósito Ejemplo:

»» Verbo: acompañar.

»» Objeto: la ejecución de los planes y programas de selección, ingreso, permanencia y retiro de los
servidores y la relación con los anteriores servidores de la secretaría.

»» Condición: de conformidad con las normas vigentes y la política de operación.

Ahora, una vez diligenciados los datos básicos de identificación, es necesario entrar a cuantificar los
tiempos en los que se desarrollan los procesos con la finalidad de determinar si la dependencia cuenta
con el personal suficiente para del desarrollo de los mismos.

Paso 9
Tiempos. Casilla “cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes”. En esta
columna es necesario establecer la cantidad de veces que se repite el procedimiento por mes. Si
el procedimiento se hace a diario el número que debe diligenciarse en la casilla es 19. El número
19 se obtiene del siguiente cálculo realizado por el DAFP: el año tiene 365 días, de los cuales se
descuentan 52 domingos, 52 sábados, 18 días festivos y 15 días de vacaciones, dando 228 días
realmente laborados al año, para un promedio de 19 días/mes (DAFP, 2015).

Tiempos mínimos, promedios y máximos en horas que utiliza el empleado en realizar el procedimiento.
Por su parte, los tiempos se obtienen a partir de la entrevista que se realice al empleado público que
lleva a cabo el procedimiento. Es importante señalar que únicamente se deben diligenciar las casillas
correspondientes a los tiempos mínimo, promedio y máximo.

El tiempo estándar resulta de un cálculo que viene incorporado en la matriz. Sin embargo, a
continuación, se presenta la fórmula que viene incluida de forma automática en el aplicativo, para
realizar el cálculo manualmente:

tiempo estándar:⌈tiempo mínimo+(4×Tiempo promedio)+tiempo máximo⌉/6

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Al resultado de dicha fórmula se debe sumar un tiempo suplementario correspondiente al 7% del
tiempo obtenido, dado que el DAFP ha determinado que este tiempo puede producirse “por fatiga,
ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones físicas o ambientales del puesto de trabajo”
(DAFP, 2015, p.51).

Una vez agotados los mencionados pasos en el respectivo aplicativo, se obtiene un levantamiento
de información sobre cargas laborales, que permite determinar técnicamente las necesidades de
personal administrativo a partir del Modelo de Operación por Procesos, asociados a cada una de las
unidades funcionales y administrativas que conforman la Estructura Organizacional.

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Referencias
Departamento Administrativo de la Función Pública. DAFP (2015). Guía de rediseño
institucional para entidades públicas en el orden territorial. Recuperado de http://
www.funcionpublica.gov.co/eva/admon/files/empresas/ZW1wcmVzYV83Ng==/
imgproductos/1450053934_985de3129ddb156e36ce4cf0e215cdc9.pdf

Departamento Administrativo de la Función Pública. (2014). Guía para el rediseño de entidades

públicas del orden nacional en Colombia. Recuperado de http://www.funcionpublica.gov.co/en/web/
eva/biblioteca-virtual/-/document_library/bGsp2IjUBdeu/view_file/34258909

Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-. (2015). Matriz de perfiles y cargas

de trabajo. Bogotá: República de Colombia. Recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/
documents/418537/1239516/Anexo+6.+Copia+de+Matriz+Perfiles+y+Cargas/32f34ac1-b5f6-
4ade-a883-9650cdc6ec15

Instituto Andaluz de Tecnología. (2009). Guia para una gestión basada en procesos. Sevilla: Centro
Andaluz para la Excelencia en la Gestión.

Ley 872 de 2003. Diario Oficial No. 45.418 del 30 de diciembre de 2003.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Desarrollo Organizacional Público

Unidad 3: Procesos y metodologías para el diagnóstico
organizacional
Escenario 6: Análisis de procesos

Autor: Sandra Liliana Salazar Peña

Asesor Pedagógico: Adriana Alexandra Bolaños Contreras

Diseñador Gráfico: Eveling Peñaranda
Asistente: Laura Andrea Delgado Forero

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.
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