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Manual de Normas CECOM STF v2.

0 21092020

Elaborado por: Royser González. Revisado por:


.

MANUAL DE NORMAS DE CECOM

Con la finalidad de establecer una normativa de comportamiento y un


procedimiento de los supervisores de Cecom STF, se establece el siguiente
conjunto de normas y procedimientos para la correcta presentación de los servicio
y así poder hacer un buen desempeño laboral y lograr tener coherencia tanto en
el “Ser” como en el “hacer” , logrando así nuestro objetivo de brindar seguridad
con calidad, para mantener relaciones ganar-ganar; por otra parte reiterar el
carácter obligatorio del cumplimiento de Normas y Procedimientos acá
descritos, y exhortar a adquirir hábitos que permitan a los seres humanos que
laboramos obtener carácter del hombre correcto que esta sociedad
necesita.

Normas de Comportamiento y procedimiento operativo:

1) Todo Supervisor debe abocarse al cumplimiento de sus funciones


con esfuerzo, diligencia y actitud positiva, dando muestras de buenas
costumbres en trato hacia todos los trabajadores y/o compañeros de
trabajo de esta digna empresa, dirigiéndose en todo momento con los
títulos de Sr, Sra., Srta. o Joven y bajo toda circunstancia a cada una
de las cuales se dirija, sin importar el trato que se reciba, esto es
con la finalidad de mantener una cortesía y trato amable hacia todos.
2) Los Supervisores en el cumplimiento de sus funciones deben limitarse
completamente de tener las siguientes actitudes frente a los usuarios,
propietarios y trabajadores de nuestro servicio:
a) Agresiones verbales o físicas (dichas agresiones son falta grave, son
sancionadas inmediatamente con la suspensión de sus labores).
b) Trato descortés, e irónico hacia los usuarios, propietario o trabajadores
de la empresa.
c) No fumar dentro de las instalaciones de la empresa.
d) Ingerir bebidas alcohólicas, sustancias psicotrópicas o antes de
recibir el servicio (incluso medicamentos que puedan alterar el
sistema nervioso central, como por ejemplo antidepresivos). En
caso de encontrarse bajo tratamiento que requiere de medicación
que altere el sistema nervioso,

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debe notificarlo inmediatamente para los correctivos necesarios y
aplicables en estos casos.
e) Comer mientras se encuentre atendiendo a una persona.
f) Utilizar equipos que impidan la capacidad auditiva.
g) El uso del teléfono en conversaciones personales que impidan su
función en el día.
h) Conversaciones y expresiones groseras, vulgares o escatológicas
i) Permitir y participar en tertulias y/o conversaciones que distraigan la
atención en el servicio (es una falta también descuidar el servicio o
sus funciones por pláticas que no tengan que ver con las funciones
que se cumplen).
j) El trato inadecuado y excedido de confianza, con propietarios, visitantes
o trabajadores de la empresa.
k) Quitarse parcial o completamente el uniforme y los equipos de
protección
personal durante cualquier momento de su guardia.
l) Recibir sin autorización de los superiores dinero, regalos, encomiendas o
paquetes.
m) Dormir durante el servicio.
n) Permitir la permanencia de personas ajenas al departamento sin
autorización o en actividades ajenas a la naturaleza del
departamento.

3) Los Supervisores de Cecom STF deben de tener como objetivo principal


en el cumplimiento de sus funciones los siguientes aspectos:
a) Impedir el ingreso no autorizado de personas ajenas al departamento
de
Cecom.
b) Llevar un registro a la hora en los libros de novedades todos los
eventos que se salgan de lo comÚn y representan una novedad:
I) Cambios de servicios, el supervisor debe registrar, la hora
de cambio de guardia tanto en el libro de novedades y otros
medios donde se requiera su notificación, para dicho cambio
de servicio se debe estar correctamente uniformados, en
caso de existir una ausencia y/o suplencia, se debe registrar
el evento, todos los materiales de oficina o equipos de la
misma y las condiciones de limpieza del lugar del trabajo.
II) En caso de existir diferencias entre lo que el supervisor CECOM
saliente describe en su inventario (material de oficina) y lo
realmente recibido por el supervisor CECOM entrante deberá
pasarlo por el libro de inmediato y hacerlo de su conocimiento
al jefe del departamento.
III) Si un supervisor falta por presentarse, el supervisor que entrega
deberá esperar en la misma su relevo, se refleja en el libro de
novedades la hora que llegue su relevo. Bajo ninguna
circunstancia debe abandonarse el puesto de trabajo sin la
llegada del relevo y entrega formal de la guardia.
IV) El registro e inventario adicionales de equipos o material de
servicio, incluyendo todos los datos importantes del material
o equipo (nÚmero de parte, modelo, estado, etc.).
V) Entrega del servicio, se debe registrar el inventario de los equipos
o materiales de oficina que se entregan (condición, cantidad,
estado, etc.) nombre del supervisor que entrega y condiciones
del lugar de trabajo.
c) Cumplir con nuestras obligaciones es el Único camino a mantener
nuestro servicio activo, por lo tanto, es de vital importancia que los
supervisores tengan en cuenta los siguientes parámetros que se
constituyen parte del servicio:
I) Estar correctamente uniformado.
II) Aseado (uniforme limpio, bañado, unas cortas).
III) Afeitado (tanto el cabello como las barba).
IV) Zapatos limpios.
V) Uso correcto de los equipos de apoyo y material asignado.
VI) Preservar y cuidar los espacios en donde se hace el servicio
(mantenimiento de su área de trabajo o cargo al mismo).
VII) Atención correcta y cordial del teléfono. Todos los supervisores
deben responder el teléfono de la oficina de la siguiente
manera: Cecom Sertransfal buenos (as) días (tardes, noches)
habla el Supervisor (...) ¿en que lo podemos ayudar?

VIII) Cuidar de la correcta redacción y nomenclaturas en los


documentos de trabajo ya que dichos documentos son transferidos
a instancias superiores de la organización.

d) El personal de esta oficina ejerce funciones de dirección y supervisión,


por lo que debe cumplir con cada una de las normas y
procedimientos acá escritos, es de total responsabilidad el
cumplimiento y conocimiento de las
mismas y de los subordinados, dando siempre muestras de ejemplos
y respetos por las mismas.
e) Conocer, respetar y difundir normas de convivencias que rigen la
empresa, es de vital y completamente obligatorio que el supervisor
que asista a su servicio se informe de manual o decálogo de normas,
porque ellos serán garantes del cumplimientos de estas normas, el
incumplimiento de estas normas o presente manual de forma
deliberada o por desconocimiento del mismo es considerado una
falta en sus funciones y acarrea sanciones administrativas
dependiendo de la gravedad y la concurrencia de la falta, para los
afines de la ejecución y puesta en marcha de procedimientos
disciplinarios, la potestad se reserva el jefe de seguridad patrimonial o
a su vez el coordinador del departamento.
f) Todo lo de acá descrito es de obligatorio cumplimiento, las
novedades que esto se derive deben ser pasadas por escrito, tanto
en carácter ejecutivo como operativo:
I) Las necesidades del servicio, tanto lo material, como equipos
de apoyo deben informarse mediante comunicación física o
electrónica siempre que se refleje su recepción siendo
responsabilidad del supervisor que se encuentre de servicio al
momento.
II) Las necesidades administrativas serán igualmente transmitidas
por los mismos medios.

Normas de Procedimiento Interno.

1) Todo monitoreo realizado a los vehículos de la empresa debe notificarse


por mensajería electrónica cada 30 minutos de forma continua o cuando
sea requerido por la gerencia de la empresa y hasta la llegada del Último
vehículo en servicio a su destino. Se debe dejar por escrito en el reporte
de novedades el monitoreo realizado y el resultado de dicho monitoreo.
2) Toda dirección o ubicación de los vehículos debe ser confirmada por
el proveedor del servicio GPS que se esté utilizando para el momento, en
caso de no existir comunicación entre el dispositivo GPS y la plataforma de
monitoreo, debe realizarse este vía telefónica o mensajería.
3) Toda ubicación que muestre el GPS debe ser verificada por el mapa y
colocar
la ubicación lo más exacta posible.
4) La ubicación de los vehículos debe ser lo más descriptiva posible (tramos,
vías, sentidos desde/hacia, puntos de referencia), teniendo en cuenta
que el reporte debe reflejar: tipo de vehículo, ubicación, velocidad,
conductor.
5) El supervisor debe ser garante de lo que coloca en su servicio de
monitoreo, ya que es su responsabilidad lo que escribe por este medio de
comunicación y las responsabilidades son individuales, por eso, debe
cerciorarse completamente de la dirección que colocamos y a quien en su
defecto estamos monitoreando.
6) Durante el servicio se debe hacer monitoreo periódico del sistema de
CCTV de la empresa, especialmente en las horas nocturnas y horas de
actividad en las instalaciones. Dichos monitoreos deben ser reflejados
en el reporte de novedades a fin de dejar constancia de la actividad
realizada y lo observado en dicho proceso.
7) Deben plasmar en el reporte de novedades todo aquel evento
notificado o con conocimiento del CECOM, sea o no directamente
relacionada con la operación diaria del puesto, la novedad que se
escapa de lo habitual en lo cotidiano de las funciones de la empresa,
como también toda novedad participada por el grupo de seguridad
patrimonial en servicio.
8) Se debe notificar al coordinador toda aquella persona o actividades
sospechosas o no autorizadas que se visualicen por el sistema de
cámaras o de las que se tenga conocimiento.
9) Se deben asumir actitudes disuasivas o de alerta, cuando observen la
comisión de actos delictivos en las instalaciones o en alrededores de la
empresa, dando aviso inmediato a los superiores inmediatos y a las
autoridades competentes, de manera que pueda impedir o disminuir sus
efectos.
10) Se deben reflejar todas las novedades por escrito en el reporte
diario de
novedades, así como notificar verbalmente durante la entrega del
servicio, para quien reciba esté al tanto de las novedades primordiales
del turno anterior.
11) Todos los reportes generados durante la guardia deben ser
guardados de acuerdo a su clasificación en las carpetas compartidas del
servidor web, así como en las carpetas locales del computador por
respaldo.
12) Al momento de entregar el servicio se deberá entregar con la
cuenta de usuario cerrada para que el supervisor entrante ingrese su
contraseña y trabaje con su cuenta de trabajo asignada.
13) Toda novedad de carácter importante deberá ser notificada al
jefe del departamento y reflejada en el reporte de eventos.
14) Todas las novedades del día, así como los reportes de eventos
deberán seguir un nÚmero correlativo asignado, tomando en
consideración los anteriores ya antes descritos y notificados al
departamento, a tal efecto se tiene publicado en carpeta web
compartida una relación de la misma por cada día de este año y es de
conocimiento de todos los supervisores.
15) Al momento del cierre nocturno del galpón nÚmero 1, el supervisor
CECOM de guardia deberá pasar la novedad si hay un trabajador en la
permanencia o cualquiera dentro del mismo al momento o después de su
cierre ya que solamente está permitida la permanencia del supervisor
CECOM dentro del galpón # 01, sin embargo esta licencia no permite que
el supervisor deambule dentro de las instalaciones, por lo que
Únicamente debe bajar siempre que tenga una necesidad fisiológica o que
ocurra alguna novedad que amerite su presencia en las instalaciones, dicha
ausencia debe ser reflejada en el reporte de novedades o por mensajería
(retiro y retorno al puesto).
16) En horas nocturnas el supervisor CECOM deberá coordinar con el
personal de seguridad patrimonial de guardia las horas y rutas de los
recorridos perimetrales, para velar a través del sistema CCTV la
realización de dicha tarea, el cumplimiento o no de esta acción debe ser
reflejado en el reporte de novedades, y notificado al jefe del
departamento.
17) En caso del descanso de los supervisores del departamento de
cecom, los mismo deben verificarse si ya todos los vehículos de la empresa
se encuentran en resguardo y seguros de cualquier peligro que se pueda
verificar por este medio.
18) El supervisor CECOM debe estar listo para el servicio al momento de
activarse
el inicio de las operaciones de la empresa (es decir al salir el primer
vehículo).
19) Todos los supervisores CECOM deben apoyarse con el personal de
seguridad patrimonial, ya que conocen la información de primera mano, y
se encuentran en el campo de trabajo, por eso es de vital importancia
nuestra comunicación eficaz y eficiente con nuestro entorno de trabajo
que nos rodea.
20) En lo referente a la custodia de las llaves de los vehículos, deben
concientizar a los choferes, que es su deber buscar las llaves a la oficina,
firmar la carpeta de entrega y devolver la misma al culminar las labores
de su servicio y firmar su entrega al departamento en la su hoja
correspondiente.
21) Ya teniendo conocimiento los choferes de sus deberes, el extravío
de estas
será responsabilidad de los choferes si la dejan en los vehículos o en
cualquiera otra dependencia distinta al CECOM, es deber del supervisor
CECOM inmediatamente reportar en el formato establecido y en el reporte
de
novedades que la llave no permanece en custodia del CECOM, en caso
de ser una acción recurrente de parte del chofer, se debe notificar a
la coordinación CECOM para la elaboración del reporte respectivo en
base a lo documentado.
22) Al momento de falla en el servicio eléctrico, el departamento
cuenta con un generador para abastecer la oficina mientras se restablece
el servicio.
23) En caso de no encender el generador de acuerdo a lo indicado
en el manual de uso o existir alguna anomalía en su funcionamiento,
deberá repórtalo con el coordinador para que le indique los pasos a
seguir.
24) Los reportes a entregar al momento del cierre de guardia son:
● Reporte de Novedades (Diurno o Nocturno).
● Reporte de Eventos.
● Control de Llaves en resguardo del
CECOM. Dichos reportes van dirigidos a:
● Supervisor CECOM STF que recibe la guardia: (
rperez.cecomstf@gmail.com, m maduro.cecomstf@gmail.com,
rgonzalez.cecomstf@gmail.com, rguevara.cecomstf@gmail.com ).
● Centro de Comunicaciones STF ( cecomsertransfal@gmail.com )
● Coordinador CECOM STF (
● Jefe de Seguridad STF ( dspsertransfal@gmail.com )
● Gerencia de Transporte STF ( jcreyes@sercoinfal.com )
● Dirección General STF (jofalcon@sercoinfal.com )

25) Los reportes generados durante la guardia deben ser enviados al


cierre de cada turno (18:00 en el turno diurno, 06:00 en el turno nocturno).
En el caso de los reportes de eventos se enviarán una vez generados a la
coordinación CECOM para su revisión y posterior difusión al cierre del
turno.
26) Todo percance en el que se encuentre involucrado un vehículo o
personal de la empresa durante la jornada de trabajo sea bien
accidentado, detenido por las autoridades del estado, etc. deberá ser
reportado inmediatamente al jefe del departamento y esperar de éste las
instrucciones giradas o pasos a seguir, igualmente, se debe hacer
seguimiento de dicha situación hasta su desenlace.
27) Los supervisores de este departamento deben cumplir con lo
estipulado en estas normas, ya que su tranquilidad laboral depende de
un buen recibimiento, desarrollo de servicio y entrega del mismo.
28) Reconocer que ajustarnos a las presentes normas y procedimientos
traerá consecuencias positivas para nuestra imagen, y crecimiento, tanto
en lo personal, como en lo organizativo.
29) Toda comunicación referente a la operación del departamento debe
tratarse con el jefe del departamento o a su vez con el jefe de seguridad
patrimonial, cabe destacar que la confidencialidad de la información que
manejamos en este departamento debemos garantizar y honrarla (será
considerado una falta grave a la obligación de trabajo cualquier filtración
de información referente a la operación del departamento y de la
empresa, bienes y activos asignados para el resguardo, rutas,
procedimientos internos, material gráfico o digital, cualquier
documentación o información considerada de valor estratégico que el
supervisor divulgue de forma intencional o accidental).

Con el fin de generar cada día mas servicios de calidad, tenemos que
comprometernos en el Ser. Actuando como mejores: ciudadanos,
seres humanos, padres. Hijos, etc., sólo así tendremos un país, un
estado, una ciudad, una comunidad más segura y digna de vivir.