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Actividad Colaborativa. – Unidad 2 - Paso 3.

Plan de Gestión de Recursos del proyecto

“Establecimiento del Manual de Procesos y Procedimientos en la Empresa Social del Estado

Camu Iris López Durán de San Antero Córdoba”

Presentado por:

INGRID RUIZ 

SANDRA CALDERÓN

EMERSON MONTES,

EDER GARCÉS

JORGE LUNA

Presentado al Docente:

Elva Nelly Rojas Araque

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y Negocios – ECACEN

Especialización en Gestión de Proyectos.

Gestión de Stakeholders

2020
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Contenido.

Introducción.

1. Justificación del Trabajo a realizar

2. Objetivos

2.1 General.

2.2 Específicos.

3. Desarrollo del Trabajo de Campo.

3.1 Plan de Gestión de los Recursos.

3.2 Estimación de Recursos Requeridos para el proyecto

3.3 Diseño de una Herramienta para la evaluación del personal.

3.4 Estructura de Desglose de Recursos.

3.5 Matriz de Asignación de Responsabilidades.

3.6 Calendario de Recursos.

3.7 Plan de desarrollo y Habilidades del equipo.

3.8 Plan de Capacitación

3.9 Video de Capacitación a la comunidad

4. Conclusiones

5. Referencias
 3
Introducción.
 4

1. Justificación del Trabajo a realizar

 5
2. Objetivos

2.1 General.

2.2 Específicos.
 6
3. Desarrollo del Trabajo de Campo

3.1 Plan de Gestión de los Recursos.

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- Para el proceso de establecer el manual de procesos de y
procedimientos en la Empresa Social del Estado Camu San Antero,
Córdoba, para mejorar las operaciones organizacionales, es importante
conocer los antecedentes de la empresa, desde su Fundación hasta la
actualidad, la entidad ha evolucionado implementando aspectos en los
que se encontraban rezagados como fijar la misión y visión, a pesar de
esto al día de hoy aún requiere áreas a fortalecer, de esta manera surge
la siguiente clasificación de asignación y gestión de recursos:
- -De acuerdo al plan de dirección del equipo: se considera necesario
establecer el siguiente cuadro de presupuesto a ejecutar durante la
vigencia del proyecto, proponer el manual de procesos y procedimientos:
ROL No. DE
(consignad FUNCIONAR
o en IOS NUME ASIGNACI VALOR TOTAL
manual de REQUERIDO RO DE ON PRESUPUEST
CARGO funciones) S MESES SALARIAL ADO
realizar el
levantamien
to, creación
y
divulgación
de cada
uno de los
procesos
Identificac
de
ión de
dirección,
recursos
misional, de
apoyo y de
evaluación, $3.671.383
junto con
procedimie
ntos
desarrollad
Profesional os al
Administrati interior del
vo camu 1 4 $ 14.685.000
Apoyar y
soportar las
tareas del
profesional
que está
realizando $1.589.578
el
auxiliar de levantamien
documenta to de
ción información 1 6 $ 9.537.468
revisión y
proposición
profesional de los $3.671.383
de calidad ajustes 1 1 $ 3.671.383
 8
desarrollo
de los KPI
profesional (indicadore
en gestión s claves del
de desempeño $3.671.383
indicadores ) requeridos 1 1 $ 3.671.383
TOTAL PRESUPUSTO REQUERIDO PARA SUPLIR GASTOS
DEL EQUIPO $ 31.565.766

RECURSOS FISICOS NECESARIOS

DURANTE EL DESARROLLO DEL
PROYECTO
CONCEPTO CANTIDAD VALOR
IMPRESORA
MULTIFUNCIONAL 1 $ 800.000
PAPELERIA Y
SUMINISTROS
(THONER,
PAPELERIA Y
CARPETAS PARA
EVIDENCIAS
FISICA) 1 $ 400.000
TRANSPORTE
VISITAS FISICAS
EN CAMPO
RECOLECCION DE
INSUMOS PARA
CONSTRUCCION
DE MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS 1 $ 300.000

VALOR TOTAL $1.500.000

El método para la cuantificación de los recursos es el sistema de Gestion Lean

(SGL) debido a que es el método mas apropiado para enfocar a la Empresa
Social del Estado Camu San Antero, Córdoba, al logro de sus objetivos
institucionales, teniendo en cuenta la búsqueda de la calidad en cada una de
las tareas asignadas, mencionándose la presencia de un buzón de sugerencias
con su respectiva revisión y análisis para toma de decisiones, análisis de la
 9
oportunidad en la prestación de servicios, revisión en el control del uso de
insumos médicos y papelería administrativa, estandarizar las tareas y los
procesos institucionales, evaluar la competencia de los funcionarios frente a las
actividades encomendadas. Todo esto con el fin de proponer estrategias para
mejorar la eficacia, la eficiencia y efectividad de la organización.

Lo anteriormente mencionado se desarrolla en marco del acta de constitución,

definiéndose el monto de treinta y un millones quinientos sesenta y cinco mil
setecientos sesenta y seis pesos para suplir los gastos relacionados con el
equipo de trabajo, y un costo de un millón quinientos mil pesos para cubrir los
gastos necesarios para adquirir los recursos físicos a utilizarse en marco del
proyecto, para un total de treinta y tres millones sesenta y cinco mil setecientos
sesenta y seis mil pesos presupuestados y contemplados en el acta de
constitución lo cual se va a reflejar en el insumo adquirido de un manual de
procesos y procedimientos que encamine a la gerencia al mejoramiento
continuo.
Dentro de los elementos del activo de la empresa Camu se va a requiere en
calidad de préstamo una oficina con dos puestos de trabajo y dos equipo de
cómputo y la disponibilidad del personal de la entidad de salud para facilitar
información asi como también la libertad de realizar entrevistas con proveedores
y usuarios de la entidad, con el fin de indagar datos útiles como insumo para la
construcción del manual.
Dentro de las herramientas y técnicas empleadas hay que mencionar el juicio de
expertos a través de la técnica de la gestión del talento y desarrollo del personal
motivando e ideando espacios a través de reuniones periódicas para compartir
experiencias que permitan la retroalimentación de información, que pueda
ayudar en la toma de decisiones diarias, así como también invitar expertos que
compartan sus conocimientos. Otra estrategia que contribuye con lo
anteriormente mencionado es la estrategia de dar buen uso de los espacios
físicos como por ejemplo publicar en las carteleras institucionales información de
actualización que invite al cumplimiento de la normatividad vigente haciendo
énfasis en el sector salud al cual pertenece la entidad, respetando los
movimiento sindicales dentro de los términos legales en la entidad.
 10

Dentro de la gestión de adquisición de los recursos del equipo vale mencionar

aplicar las siguientes estrategias:
-acudir a los recursos físicos propios en calidad de préstamo para el desarrollo
del proyecto, tales como una oficina y dos escritorios con sus sillas para el
Adquisició personal-
n de -Fijar la experiencia minima de dos años en materia de gestión e indicadores de
recursos calidad a tener en cuenta para seleccionar personal competente para el
proyecto.
-Proponer a la Junta directiva que el valor de treinta y tres millones sesenta y
cinco mil setecientos sesenta y seis mil pesos presupuestado para el desarrollo
del proyecto sea financiado con recursos propios de la entidad.
Roles y responsabilidades del Equipo.
Rol Autoridad Responsabilidad. Competencia.

Organigramas del proyecto
Gestión de los recursos del equipo
del proyecto.
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Teniendo en cuenta el cronograma de actividades y
empleando herramientas y técnicas como Juicios de
expertos y reuniones, se asigna el recurso conforme
a las necesidades de los roles y funcionarios a
requerír descritos anteriormente y contemplados en
el acta del proyecto, para ello se gestiona ante la
Junta directiva y el Gerente los recurso necesarios
para el normal desarrollo del proyecto, teniendo en
cuenta los recursos propios de la entidad lo cual se
va a reflejar en el largo plazo con lograr mejores
estándares de calidad institucionales, se desembolsa
al asistente debido a que va a estar durante la
vigencia de los seis meses del proyecto permitiendo
la continuidad del control del recurso en el tiempo
por parte de este funcionario quien solicitara en los
formatos establecidos los recursos para la compra
de la papelería e insumos debidamente soportados
contablemente para posteriores auditorías internas.
Estos desembolsos parciales del presupuesto
aprobado se harán en la medida en que el personal
que compone el proyecto proporcione en los
informes con evidencia fotográfica, los avances del
producto esperado como lo es el manual de
procesos y procedimientos del CAMU
 12

Capacitación

Desarrollo del Equipo

Se asignara el recurso al asistente el cual estará

durante toda la vigencia del convenio, funcionario
que va a tener el seguimiento permanente de la
gerencia, confrontándose los gastos vs productos
obtenidos con base al proyecto, debido a que este
funcionario es quien está vinculado en el convenio
Control de Recursos. desde el inicio hasta el fin del convenio. Quien
facilitara a su vez los informes que respalden los
avances del manual de procesos y procedimientos
hasta su completa elaboración en los términos
previstos, planillas de visitas junto con datos
estadísticos de nivel de satisfacción de usuarios y
comportamiento de indicadores de gestión

Plan de reconocimiento

3.2 Estimación de Recursos Requeridos para el proyecto

Teniendo en cuenta la dinámica del proyecto, se observa que la técnica de Juicio de

expertos, debido a que se va a acudir a un grupo de profesionales que van a aportar sus
conocimientos especializados con el fin de optimizar el normal desarrollo de las actividades de la
empresa social del Estado Camu, estimándose en una adecuada asignación de recursos, otra
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técnica a utilizar son las reuniones a partir de las cuales se va a presentar los avances del
proyecto conforme al producto esperado por parte de los interesados, reportando las tablas y
evidencia documental de dichos procesos de mejoramiento adelantados, socializándose con que
elementos se cuentan en la fase inicial, es decir el diagnostico, como punto de partida para
desarrollar el trabajo, a partir del cual se conoce las fortalezas de la entidad, cuales son aquellos
puntos en los que se requiere mejorar, como por ejemplo se cuenta con un portafolio de servicios
pero que la comunidad no conoce porque aún no se ha difundido con más profundidad, otro
aspecto que se puede hablar en estas reuniones cuales son las tareas asignadas al personal y
que áreas pueden trabajar con mayor sinergia para el adecuado logro de los indicadores.
 14

3.3 Diseño de una Herramienta para la evaluación del personal.

Diseñe la herramienta de evaluación y aplíquela a los participantes del grupo colaborativo.

Presente aquí los resultados del instrumento aplicado.

3.4 Estructura de Desglose de Recursos.

Establecer el manual de procesos de y procedimientos en

la Empresa Social del Estado Camu San Antero, Córdoba

Personal Material equipos

Papelería e Planeación y
insumos calidad

Profesional Auxiliar de
administrativo impresora Administrativo y
document
gestión
ación
documental
Profesional de Transporte
calidad

2 puestos de
Profesional en trabajo
gestión de
indicadores
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3.5 Matriz de Asignación de Responsabilidades.

MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Nombre del Proyecto: Director del Proyecto: Fecha última Versión:
Elaboración del manual de procesos y actualización
procedimientos

Persona PROFESIONA PROFESIONA PROFESIOA

DIRECTOR AUXILIAR
Entregable L1 L2 L3
Estudio y análisis de
A R C I I
funciones
Descripción de los
Procesos y
A R C I I
subprocesos dentro del
manual
Control de cambios y
revisiones del manual C-A I R I I
de procedimientos
Entrega final, revisión y
R-A C-I C C
aprobación

Notas: R: Responsable; A: Aprueba; C: Consulta; I: Informa

Fuente: Pablo Lledó

3.6 Calendario de Recursos.

Teniendo en cuenta el paso a paso se fijó el siguiente calendario de recursos para la vigencia del
proyecto:
 16
4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24
Publicacion de
Oct. convocatoria de
2020 perfiles a requerir
para el proyecto
25 26 27 28 29 30 31
Selección del Firma de
personal contratos del
professional
administrative y
del auxiliar de
documentación

1 2 Inicio del 3 4 5 6 7
Proyecto Gestión de
Inicio de compras del
actividades del Auxiliar de
profesional documentación
administrativo y de los insumos
del auxiliar y de recibidos
documentación

8 9 10 11 Transporte a 12 Transporte a 13 Transporte a 14

campo por parte campo por parte campo por parte
del profesional del profesional del profesional

Nov.
2020 15 16 17 18 19
Legalizaciones de
20 21
gastos del mes
transporte y
suministros
22 23 24 25 26 27 28
Reunion
presentación de
avances de
formular el
manual de
procedimientos
29 30 Pago de 1 2 3 4 5
nomina

6 7 8 9 10 11 12
Transporte a Transporte a
campo por parte campo por parte
Dic. del profesional del profesional
2020 13 14 15 16 17 18 19
 17
20 21 22 Reunion 23 24 25 26
presentación de
avances de
formular el
manual de
procedimientos

27 28 29 30 31 1 2
Pago de nomina

Dic. 27 28 29 30 31 1 2
2020
3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23
Ene.
2021
24 25 26 27 28 Reunion 29 Pago de 30
mensual nomina,
socialización de
resultados

31 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 Presentación 25 Reunion 26 27
Feb. de informe de mensual y Pago de nomina,
2021 resultados por socialización de terminación de
parte del cierre actividades contrato de
profesional profesional profesional
administrativo administrativo administrativo

28 1 2 3 4 5 6
inicio de contrato
de profesional de
calidad

Mar. 7 8 9 10 11 12 13
2021
 18
14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 Reunion de 31 1 2 3
socialización Terminación de Inicio de contrato
resultados cierre contrato professional
de contrato professional de gestión de
professional de calidad, Pago de indicadores
calidad nomina

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24
Abr.
2021
25 26 27 28 29 30 1
Entrega de Entrega de Terminación de
resultados y legalizaciones de contratos del
socialización del gastos por parte Profesional de
manual a del auxiliar de gestión y del
implementar en el documentación y auxiliar de
CAMU empresa entrega de gestión documentación.
social del Estado documental Pago de Pago de
nomina
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3.7 Plan de desarrollo y Habilidades del equipo.

3.8 Plan de Capacitación

 20
3.9 Video de Capacitación a la comunidad.
 21
4. Conclusiones
 22
5. Referencias
 23

de acuerdo a lo que hemos conversado me dicen si les parece bien 1. Justificación del
Trabajo a realizar (Emerson)
2. Objetivos(Emerson)
2.1 General. (Emerson)
2.2 Específicos. (Emerson)
3. Desarrollo del Trabajo de Campo.
3.1 Plan de Gestión de los Recursos. (Jorge)
3.2 Estimación de Recursos Requeridos para el proyecto (Jorge)
3.3 Diseño de una Herramienta para la evaluación del personal. (Sandra)
3.4 Estructura de Desglose de Recursos. (Jorge)
3.5 Matriz de Asignación de Responsabilidades. (Sandra)
3.6 Calendario de Recursos. (Jorge)
3.7 Plan de desarrollo y Habilidades del equipo. (Ingrid)
3.8 Plan de Capacitación (Eder)
3.9 Video de Capacitación a la comunidad (el equipo de trabajo completo)
4. Conclusiones (Emerson)
5. Referencias (Emerson)
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