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Jobabo, 2010
PENSAMIENTO
El término contabilidad proviene del verbo latino computare, que significa contar, tanto
en el aspecto de comparar magnitudes con la unidad de medida, como en el sentido de
relatar, o hacer historia.1
La contabilidad en Cuba ha estado marcada por las propias características del país, en
cuanto al desarrollo económico y social alcanzado. En las condiciones económicas
cubanas posteriores al triunfo de la Revolución, la práctica contable ha expresado
también los diferentes niveles de desarrollo alcanzados en los procesos de control y
dirección de la economía, manifestándose diferentes etapas influenciadas por los
procesos y decisiones que prevalecían en el campo socialista.
1
Colectivo de autores. Contabilidad General I. Editorial Félix Varela. La Habana, 2006 Pág. 18.
1
Las problemáticas económicas ocurridas en nuestro país en los últimos años, han
conllevado a un proceso de perfeccionamiento y fortalecimiento del ejercicio de la
profesión del Contador y de las normativas vigentes.
Hoy, hablar de Control Interno en las entidades cubanas es una necesidad, como
resultado de la decisión de comenzar a aplicar nuevos conceptos y componentes en la
gestión de las organizaciones. Este tema pasa en la actualidad por un proceso de
implementación generalizado que, a diferencia de otros países, conlleva a un necesario
proceso de diagnóstico y diseño de un nuevo sistema de control interno en las
entidades cubanas.
Este es uno de los activos que por su importancia se debe tener un estricto control en
cada una de las empresas, por ser este el más susceptible a los desvíos monetarios.
2
1.- Insuficiencias en la confección de los comprobantes.
2.- Incorrecta elaboración en la conciliación bancaria.
3.- Submayores de efectivo descuadrado.
4.- Incorrecta confección de los cheques para la extracción del efectivo.
5.- Contabilización incorrecta de las operaciones del efectivo en Caja y Banco.
Hipótesis: con el diseño del procedimiento contable para el subsistema Caja y Banco
en la UBPC # 7 “Rolando Rubio Becerra”, se logrará un registro eficaz y oportuno de
las operaciones contables.
OBJETIVOS
Objetivos específicos:
2.- Caracterización de la UBPC # 7 “Rolando Rubio Becerra” y del estado actual del
subsistema Caja y Banco.
3.- Diseño del procedimiento contable para el subsistema Caja y Banco de la UBPC #
7 “Rolando Rubio Becerra”.
3
Del nivel teórico:
4
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO
1.1 Definiciones de Contabilidad
Tradicionalmente se ha definido la contabilidad por autores o instituciones como arte,
técnica o ciencia; a continuación se ofrece un conjunto de definiciones con relación a
la contabilidad.
Arte: Método, conjunto de reglas para hacer bien una cosa. Conjunto de reglas para
una profesión.
2
Colectivo de autores. Contabilidad General II. Editorial Félix Varela. La Habana, 2008.Pág.11
3
Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235/2005. Prólogo a las normas cubanas de información financiera.
5
y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De
manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.4
4
http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.stml
6
4.- Sirve para elaborar presupuestos de diversas índoles sobre la actividad futura de la
empresa.
Contabilidad General
Contabilidad de Costos
Contabilidad Especializada
Auditoría
Sistemas Contables
El establecimiento del sistema contable es el primer paso que debe dar el Contador de
una empresa, es decir, planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la
información dentro de la empresa. Se trata de establecer clasificación de cuentas, libros
a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar
los bienes, las obligaciones, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones, lo
7
cual va a plasmarse en normas y métodos diseñados en los Manuales de
Procedimientos respectivos.5
Es por ello que el Contador deberá estudiar inicialmente algunos elementos, tales
como:
5 Marfa y Ricardo Maldonado. Estudio de la Contabilidad General. Editorial Tatum, Valencia, 1996. Pág.13.
6
Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235/2005. Marco conceptual para la preparación, presentación y
publicación de los estados financieros.
8
información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar decisiones económicas.
Los Estados Financieros preparados con este propósito cubren las necesidades
comunes de muchos usuarios. Sin embargo, los Estados Financieros no suministran
toda la información que estos usuarios puedan necesitar para tomar decisiones
económicas, puesto que tales estados reflejan principalmente los efectos financieros de
sucesos pasados, y no contienen necesariamente información distinta de la financiera.
El Control Interno es la forma más eficaz para cuidar los recursos que el estado ha
puesto a disposición de la sociedad, por tanto, es fundamental el conocimiento que se
tenga del mismo.
Control interno
7 Ministerio de Finanzas y Precios (2003): Resolución 297/03 sobre las definiciones de control interno, contenido de
sus componentes y sus normas. Cuba.
9
• Confiabilidad de la información.
• Eficiencia y eficacia de las operaciones.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.
• Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.
10
Por tanto, el control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos, a
prevenir las pérdidas de recursos, y a la obtención de la información más oportuna y
eficaz. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y
normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras
consecuencias. En resumen, puede ayudar que una entidad llegue adonde quiere ir y
evite peligros y sorpresas en el camino.
Objetivos Generales
Separación de funciones: Las personas que realizan las operaciones no deben ser las
mismas que la contabilizan y las controlan.
Cargo y descargo: Debe quedar constancia de todos los bienes materiales, valores y
documentos que se traspasen de una persona a otra de la misma o distinta entidad.
11
Interno corresponde al Departamento de Contabilidad; es obvia la importancia de estos
controles para la Auditoria, ya que son de gran interés para el auditor que debe evaluar
y opinar sobre los Estados Financieros.
Por mucho tiempo el alcance del control interno estuvo limitado a las áreas
económicas. Se hablaba de control interno y se tenía la cultura de que era inherente a
las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales, y de
hecho sus trabajadores, no se sentían involucrados. No todos los directivos de nuestras
organizaciones veían en el sistema de control interno un instrumento de gestión capaz
de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia.
El control interno será efectuado por la dirección y el resto del personal. Es por ello
que a partir de la promulgación de la Resolución 297/03 el máximo responsable del
diseño del sistema es el director de la entidad y no otro directivo de menor jerarquía, y
son responsables de su implementación y supervisión todos los directivos a cualquiera
de los niveles, según la estructura organizativa de la misma. Es indispensable que los
trabajadores se sientan copartícipes del sistema que se diseñe, y cada uno sepa cómo
tributa al control interno mediante sus responsabilidades y los medios que posee para
cumplirlas. Este objetivo se puede lograr a través de un eficiente programa de
información y capacitación a todo el personal sobre la Resolución 297/03 y la nueva
forma de pensamiento a desarrollar. Importa señalar que excepto el personal de las
áreas económicas, el resto de los trabajadores, en la entidad cubana promedio, no han
tenido mucha cultura sobre el control interno.
12
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, requiere
estar conformado por:8
El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de
uso general como específico que deben utilizarse por la entidad, de acuerdo a las
actividades que desarrolla.
8
Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 297/2003. Actividades de control vinculadas con los subsistemas
contables.
13
• Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema
Informativo General vigente para toda la economía, que garantice las
necesidades de análisis a cada nivel.
Toda entidad debe tener implementado los sistemas de control interno, pues reviste
una gran importancia para todos sus miembros, por lo que proporciona la seguridad
razonable ha todos los bienes con que cuenta la misma tanto financieros como
materiales. Impide que se cometan errores y fraudes o, al menos descubrirlos
rápidamente. Te da la posibilidad de trabajar por prioridades y lograr el uso racional de
todos los recursos con que cuenta la entidad. Y garantiza la eficiencia y eficacia.
Los beneficios que para la entidad cubana tiene la implementación del nuevo concepto
de control interno a través de sus componentes, son muchos y con variados matices: un
cambio en la mentalidad de los directivos y todos los trabajadores en cuanto al alcance,
el enfoque y los objetivos del control interno y las responsabilidades de todos para con
el sistema; mejor organización y el diseño de cada trabajo.
Los riesgos inherentes a los procesos relacionados con el efectivo son múltiples,
estando entre ellos:
14
• No ingresar el efectivo producto de una transacción.
• Exageración de descuentos en venta.
• Cargar a gastos ingresos de efectivo.
• Información inexacta, no disponible, fuera de tiempo sobre flujos del efectivo.
• Comprobantes del efectivo en caja con autorizaciones falsificadas.
• Retraso en los depósitos.
• Doble empleo de documentos justificativos.
• Inapropiada seguridad del efectivo y/o los documentos que pueden emplearse
para transferirlo.
• Documentación ficticia.
El control interno ha sido penado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando
los riesgos, tanto de la entidad interna y externa como de la actividad. 9
Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones
necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar
el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el
manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco.
Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria
y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
9
Ídem
15
• La tenencia, manipulación y responsabilidad del efectivo recaen en una sola
persona. Existencia de medidas de seguridad para la custodia y manejo del
efectivo. El cajero debe ser el único que posea la combinación de la caja fuerte,
debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección.
• El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del
efectivo depositado en la caja.
• El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al
mes, sorpresiva y sistemáticamente, y al sustituirse al cajero. El arqueo debe
realizarse por el empleado del Área Económica, verificándose además que existe
resolución del director que fije el montante de cada fondo operado.
• Por cada faltante o sobrante de recurso monetarios detectado se elaborará y
contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente.
• Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos
monetarios.
• El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de
cheque en blanco; ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni
de bienes materiales.
• Los modelos de Anticipos para gastos de Viajes y los Vales para Gastos
Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo
con el documento emitidos por la dirección de la entidad, contentivo de sus
nombres y firmas.
• Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el Área
Económica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.
• El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y
corresponderse con la suma de los documentos justificativos de estos,
depositándose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los
liquidan.
• Los salarios no reclamados y los indebidos, así como los Anticipos de Gastos de
Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos establecidos
para estas operaciones.
16
• El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado, fiscalizándose
la fecha de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidación
en tiempo.
• Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para
efectuar pagos menores u otros.
• Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los
documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
17
efectivo en Caja y Banco como las más líquidas, estas comprenden la existencia en
poder de la entidad de la moneda de curso legal, moneda extranjera, cheques, giros
bancarios y postales a la vista, depósitos en entidades bancarias y colocaciones
efectuadas en instituciones financieras.
Los equivalentes al Efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de Efectivo, estando sujetos a un
riesgo poco significativo de cambios en su valor.11
11
Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235-2005. Anexo Único. Sobre las Normas Cubanas de Contabilidad.
Estado de Flujos de Efectivo.
18
El Efectivo es de vital importancia para cualquier entidad y son disímiles los esfuerzos
que deben realizar sus directivos para la correcta administración del mismo, entre otros
motivos, porque los usuarios de la contabilidad siempre están interesados en conocer
como la organización genera y utiliza el efectivo y los equivalentes a este.
Caja: representa el dinero que tiene la empresa para una fecha determinada, ya sea en
monedas, billetes o cheques recibidos a favor de la misma.
Alcance: este procedimiento abarca la información relacionada con las actividades que
intervienen en el proceso de operaciones de caja agrupadas de la forma siguiente:
12
Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235-2005 Anexo Único. Sobre las Normas Cubanas de Contabilidad.
Uso y Contenido de las Cuentas Nacionales.
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• Ingresos de efectivo a Caja.
• Pagos menores.
• Anticipo de efectivo para gastos de viajes y su liquidación.
• Control de anticipos a justificar.
• Reembolso de fondo para pagos menores.
• Arqueo de la Caja.
• Interacción bancaria.
20
• Se exceptúan de este procedimiento, los vales para pagos menores y las
nóminas, los que corresponde ser numerados en el primer caso por el propio
custodio y en el segundo caso, en el área en que se elaboren las nóminas.
• En poder del cajero o custodio de los fondos, es necesario que exista una
relación con los nombres, apellidos y cargo de los funcionarios facultados para
autorizar y aprobar los distintos documentos, así como muestras de las firmas
de cada uno de éstos.
• Todos los documentos de valor equivalente a efectivo, existentes en caja,
requieren en forma indefectible encontrarse debidamente firmados por quien ha
recibido el efectivo y los funcionarios que autorizan y aprueban la operación,
previa su ejecución. Estos documentos tienen que estar elaborados a máquina
de escribir, tinta o lápiz - tinta y carentes de borrones, enmiendas o tachaduras.
• En todos los casos, las extracciones de efectivo tienen que estar soportadas por
las justificantes correspondientes, en correspondencia con las regulaciones
vigentes.
• Esta persona necesita contar además con una relación o tarjetero con los
nombres, apellidos y cargo de los funcionarios facultados para autorizar y
aprobar los distintos documentos, así como una muestra de sus firmas.
• En todos los documentos que soporten la emisión de un cheque nominativo, se
reflejan las referencias del número del cheque nominativo y su fecha de
emisión.
• Todo ingreso en efectivo, así como todo cheque u otro mandato de pago que
represente efectivo, que reciba una entidad tiene que depositarlo en su cuenta
bancaria a más tardar en el día hábil siguiente al de su recepción, con las
excepciones que al efecto tenga establecido el Banco Nacional de Cuba.
• Todos los modelos de depósito en cuenta bancaria precisan tener cuño y fecha
de la sucursal de créditos y estar numerados consecutivamente de forma
mensual o anual, en el momento de su confección.
• Independientemente de la aprobación diaria del registro Movimiento Diario de
Efectivo en Caja, se requiere efectuar, al menos una vez al mes, arqueos
21
sorpresivos, por el jefe del área de Contabilidad o por quien éste delegue,
tomando en consideración no se encuentre entre el personal cuyas funciones
son compatibles con la custodia de los fondos monetarios.
• También hay que realizar arqueos al producirse sustituciones o por ausencias
temporales conocidas del cajero, a fin de que se pueda exigir la consecuente
responsabilidad por la custodia del efectivo en caja.
• Hay que dejar constancia documental de estos arqueos, los que deben cumplir
todos los requerimientos en cuanto a la revisión, análisis y cuadre de los
documentos que soportan cada fondo o existencia de efectivo, tanto de los que
están en poder del custodio, como los registros y documentos que se mantienen
en el área de contabilidad, tales como: nóminas por pagar, control de anticipos
a justificar, etc.
13
Ídem
22
• Presentar el modelo de reembolso al Director de Contabilidad y Finanzas para su
aprobación, previa revisión del Especialista encargado de la Caja.
• De aprobarse el modelo, solicitar la elaboración del cheque.
• Preparar los depósitos bancarios.
• Trasladarse al Banco para realizar depósitos y extracciones.
• Entregar al Especialista que atiende la Caja el modelo de depósito (slips
bancarios) o extracción correspondientes.
Cada vez que se reciba un cobro en efectivo se expide, por la Cajera, un modelo de
“Recibo de ingreso en caja .Se extiende su utilización para formalizar la recepción de
efectivo por devolución de salarios u otros conceptos.
Conciliación Bancaria
14
Colectivo de autores. Herramientas para el Contador. Segunda edición. Editorial Pueblo y Educación,
2008.Pág.121.
23
• Nota de Crédito: abonos hechos por el Banco correspondiente a descuentos
de documentos, pignoraciones, cobro de intereses a nuestro favor, etc., y que
aún no se han informado a la Empresa.
• Errores y anotaciones incorrectas: son aquellos cometidos tanto en la
Empresa como en el Banco, tales como transposiciones de números u otros,
así como cargos o abonos que no corresponden a nuestra cuenta.
El Cheque: es un título de crédito que contiene una orden de pago escrita en la cual el
librador (Cliente) le ordena al Librado (Banco) que pague, de acuerdo a los fondos
depositados en su cuenta, a una tercera persona llamada Beneficiario lo que se
estipule.
Al ser un título de crédito este debe contener determinadas características que lo avalen
como un documento legal:
• Fecha de emisión
• Importe a pagar
• Firma autorizada del librador
• Datos del Beneficiario
24
CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL SUBSISTEMA
CAJA Y BANCO DE LA UBPC # 7 “ROLANDO RUBIO BECERRA”
2.1 Caracterización de la entidad
A partir de 1993 se reestructura el sector estatal con la creación de las llamadas
Unidades Básicas de Producción Cooperativa (UBPC) que se vienen formando a partir
de las antiguas empresas estatales agropecuarias. Se constituyen de acuerdo con las
disposiciones vigentes, las que se inscriben en el Registro Estatal de Unidades Básicas
de Producción Cooperativa (REUCO), lo cual constituyó la transformación más
importante dentro de la reforma.
El área total de esta unidad está compuesta por 137.40 caballerías de tierra, en la
superficie agrícola se encuentran los cultivos varios, pastos naturales y artificiales,
forestales, frutales, manigua y marabú y en la superficie no agrícola se encuentran las
instalaciones. Su objeto social está enmarcado en la comercialización de productos
agropecuarios de forma mayorista y minorista como son la producción de viandas,
hortalizas, granos, carne y leche. Aunque la entidad es autónoma y responsable de su
trabajo, los objetivos de la producción en las UBPC los define el Estado conforme a los
intereses de la sociedad.
Principales Suministradores:
25
• Empresa Agropecuaria Perú
• Empresa de Suministros MAKENAF II Jobabo.
• Empresa de Semillas Las Tunas
Principales Clientes:
• Acopio Jobabo
• Empresa Agropecuaria Perú
• Empresa Comercio Jobabo
• Empresa de Productos Lácteos
• Empresa de Ganado Menor Jobabo Las Tunas
• Empresa Forestal Las Tunas
Recursos humanos
El total de obreros es de137, de ellos 119 hombres, 18 mujeres, con un nivel cultural
promedio de 9no. grado, 18 son técnicos medio, 10 obreros calificados, 71 con el 9no
grado, 38 tienen el 6to vencido. Seis están estudiando carreras universitarias y para
técnicos medios cinco lo que elevará el nivel cultural de los trabajadores de la UBPC.
En la dirección hay tres trabajadores, 2 hombres y 1 mujer. (Ver anexo II)
26
Patrimonio
27
• La conciliación bancaria había sido confeccionada de forma incorrecta, debido
a que se desconoce la forma de realizarla, los métodos y pasos a seguir para
su confección.
Los trabajadores del área contable conocen las medidas para proteger el efectivo pero
el mismo no se encuentra en un lugar seguro, ya que la caja fuerte no tiene
combinaciones.
Se comprobó que los trabajadores de esta área no conocen los pasos y métodos a
seguir para confeccionar la conciliación bancaria y la mayoría de los procedimientos a
seguir para la confección de los comprobantes y los cheques bancarios, presentando
28
problemas en su cumplimentación, lo cuál se había comprobado en la revisión
documental.
Comprenden entre otros: efectivo para pagos menores, para cambios, fondo fijo para
atenciones específicas u otros destinos, así como los importes que se ingresan en la
caja, para ser depositados en las cuentas bancarias correspondientes o para pagos de
nóminas. Incluyen las existencias de sellos adquiridos para uso de la entidad.
Se debitan:
29
Por las transferencias de efectivo a estas cuentas, al crear los fondos o al aumentarlos,
así como por los cobros en efectivo pendientes de depositar en la sucursal bancaria.
30
Cta. Subc. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
05 Cheques para xxxx
depositar en banco
135 Cuentas por xxxx
Cobrar a corto
plazo
Al sector estatal xxxx xxxx
01 MINAZ
02 A las UBPC xxxx xxxx
Al sector xxxx xxxx
03 campesino (CPA,
CCS)
04 A las granjas EJT xxxx xxxx
Al sector estatal no xxxx xxxx
05 MINAZ
31
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
32
• Resulta imprescindible un arqueo de caja al cierre de las operaciones del mes para
utilizarlo como contrapartida de las anotaciones contables.
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
33
Por sobrantes detectados en el fondo para pagos menores
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
34
Cobro del efectivo faltante en caja
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 Dietas xxxx
35
Revirtiendo la operación de los anticipos a justificar realizados al cierre del mes
anterior
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Elementos Parcial Debe Haber
Epíg. de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 Dietas xxxx
Se acreditan:
Por las rebajas, utilización o cancelación de los fondos y por los depósitos efectuados
en las cuentas bancarias de la entidad.
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
101 Efectivo en caja xxxx
04 Efectivo por xxxx
Depositar en Banco
05 Cheques por xxxx
depositar
Cierre xxxx xxxx
36
Pagos de Nóminas
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
455 Nóminas por pagar xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
37
Cancelando el cobro del adeudo del cliente, por ser devuelto el cheque por
insuficiencias de fondo o error en confección del cheque
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
135 Cuentas por cobrar xxxx
a corto plazo
Al sector estatal xxxx xxxx
01 MINAZ
02 A las UBPC xxxx xxxx
Al sector campesino xxxx xxxx
03 (CPA, CCS)
04 A las granjas EJT xxxx xxxx
38
Documentos que debe tener el Expediente de Ajuste de Efectivo en Caja por
Faltante:
• Acta del arqueo de los fondos donde se señala el hecho.
• Acta de denuncia a la Policía Económica del delito (sí la Policía Económica acepta
investigar el caso)
• Acta de la Dirección Administrativa de la entidad donde se detalla los resultados de la
investigación y resultado final sobre la decisión tomada en que se aplicará basado en
las evidencias.
• Acta de acuerdo entre el trabajador y la Administración como resultado de la
aplicación de la responsabilidad material y terminación del expediente de aceptación de
las partes.
01 Dietas xxxx
39
Por el cargo a gastos de los anticipos entregados y consumidos
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
822 Gastos generales y xxxx
de
Administración
01 Dietas xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
101 Efectivo en caja xxxx
02 Fondo para pagos xxxx
menores
Cierre xxxx xxxx
40
Por el importe adicional consumido y justificado como anticipo para gastos de
viajes
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
822 Gastos generales y xxxx
de
Administración
97 Gastos de xxxx xxxx xxxx
Administración
101 Efectivo en caja xxxx
01 Dietas xxxx
Cierre xxxx xxxx
Objetivo: Formalizar los cobros que se realicen en efectivo. En los casos de ingreso de
Objetivo: Autorizar los anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros gastos en
que Incurran los funcionarios, empleados y personas designadas por la entidad en el
ejercicio de las funciones que se les encomiende.
41
Objetivo: Formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos
Menores y servir de justificante provisional del efectivo entregado como anticipo (con
excepción de los anticipos de gastos de viajes), hasta tanto se efectúe su liquidación al
amparo de las regulaciones vigentes.
Objetivo: Resumir los Vales para Pagos Menores, los pagos de salarios por el Fondo
Especial para nóminas, los pagos por la Compra de Productos Agropecuarios, los
Anticipos y Liquidación de Gastos de Viajes y otros, a los fines de su reembolso y
contabilización.
Objetivo: Dejar constancia de los datos que muestran los cheques emitidos y
entregados, a fin de proceder a su control en las fechas en que se expiden los mismos y
en que se cargan por el Banco al efectuar su pago.
Objetivo:
Es necesario comprobar que la suma del efectivo en caja, más los documentos
pagados y los no reembolsados sea exactamente igual a la ascendencia del fondo auto-
rizado. Incluye la comprobación del efectivo por depositar y lo extraído para nóminas.
Se emite en original y copia por la Especialista que efectúa el arqueo y se distribuye
en la forma siguiente:
Original Contabilidad
42
Duplicado: Custodio
En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por
concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso
inversionista.
Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así
como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.
Se debita.
43
Depósitos a Banco del efectivo por depositar y cheques por depositar
44
Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes, a través de transferencias
Bancarias
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
135 Cuentas por cobrar xxxx
a corto plazo
Al sector estatal xxxx xxxx
01 MINAZ
02 A las UBPC xxxx xxxx
Al sector campesino xxxx xxxx
03 (CPA, CCS)
04 A las granjas EJT xxxx xxxx
Al sector estatal no xxxx xxxx
05 MINAZ
Cierre xxxx xxxx
45
Por préstamos de créditos bancarios recibidos
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
471 Otros préstamos a xxxx
largo plazo
473 Préstamos recibidos xxxx
para producción
475 Préstamos xxxx
recibidos- pago con
utilidades -MN
477 Préstamos actividad xxxx
forestal- MN
Préstamos recibidos xxxx
por pagar a largo
520 plazo- MN
Préstamos a largo xxxx
521 plazo- MLC
Préstamos recibidos xxxx
523 pago con utilidades
Préstamos xxxx
Bancarios
524 Renegociados MN
Cierre xxxx xxxx
46
Reintegro al banco de salarios no reclamados
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
47
Cancelando el Pago a los proveedores por compra de mercancías y servicios
recibidos por ser devuelto el cheque por error en su confección
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
410 Cuentas por pagar xxxx
a Corto plazo
01 Al sector estatal xxxx xxxx
MINAZ
02 xxxx xxxx
A las UBPC
03 Al sector campesino xxxx xxxx
(CPA, CCS)
04 xxxx xxxx
A las granjas EJT
05 Al sector estatal no xxxx xxxx
MINAZ
Cierre xxxx xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
110 Efectivo en banco xxxx
48
Se acredita:
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
49
Aumento del Fondo para pagos menores
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
50
Extracción del efectivo para el pago de la nómina
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
101 Efectivo en caja xxxx
01 01 Operaciones xxxx
Corrientes
Cierre xxxx xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
51
Contabilizando gastos por comisiones y servicios bancarios registrados en el
estado de cuentas del banco
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
835 Gastos financieros xxxx
02 Comisiones xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
52
Pago anticipado por compra de mercancías y servicios
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
146 Pago anticipado xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
53
Por las liquidaciones de créditos bancarios recibidos
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
471 Otros préstamos a xxxx
largo plazo
473 Préstamos recibidos xxxx
para producción
475 Préstamos xxxx
recibidos- pago con
utilidades -MN
477 Préstamos actividad xxxx
forestal- MN
Préstamos recibidos xxxx
por pagar a largo
520 plazo- MN
Préstamos a largo xxxx
521 plazo- MLC
Préstamos recibidos xxxx
523 pago con utilidades
Préstamos xxxx
Bancarios
524 Renegociados MN
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
54
Por el pago de intereses bancarios
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Epíg. Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
480 Gastos acumulados xxxx
por pagar
01 Intereses bancarios xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
Por el pago de las retenciones por créditos personales, ley general de la vivienda,
pensión alimenticia, embargo judicial etc.
Cta. Sub. Sctrol. Descripción Elementos Parcial Debe Haber
Epíg. de gastos
460 Retenciones por xxxx
pagar
01 Pensiones xxxx
alimenticias
02 Pago de la vivienda xxxx
03 Embargos judiciales xxxx
04 Créditos personales xxxx
05 Cuentas de ahorro xxxx
06 Viviendas vinculadas xxxx
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
55
Por el pago de las obligaciones con el presupuesto del estado.
Cta. Subc Epíg. Descripción Elementos Parcial Debe Haber
de gastos
440 Obligaciones con el xxxx
presupuesto del
estado
02 Contribución a la xxxx
seguridad social a
corto plazo
12 Impuesto para la xxxx
utilización de la fuerza
de trabajo
Obligaciones con el xxxx
presupuesto del
Estado a largo plazo-
442 MN
Contribución a la xxxx
seguridad social
convenido con la
02 ONAT
110 Efectivo en banco xxxx
01 01 Operaciones xxxx
corrientes
Cierre xxxx xxxx
56
2.4 Procedimiento para la elaboración de la Conciliación Bancaria y los
pasos que la componen
Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que
lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que
muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.
Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren
importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce
debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una
empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en
Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba
para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en
cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por
todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco
aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.
1.- Detección de las partidas que originan diferencias entre el saldo de la Empresa y el
Estado de Cuenta Bancario.
En esta etapa se realiza una comparación de los débitos hechos en los libros de la
Empresa con los créditos que aparecen en el Estado de Cuentas, es decir, se verifica
que los cargos se correspondan con los abonos del Banco y, de no ser así, estos
importes se consideran como depósitos en Tránsito. De igual manera, aquellos abonos
registrados por el Banco que no aparezcan el Mayor de la Empresa constituyen Notas
de Crédito.
Asimismo, se comprueban los créditos de la Empresa con los débitos del Banco. En
caso de que surjan diferencias estos se clasifican como Cheques en Tránsito. Si
existieran cargos hechos por el Banco y no abonados por la Empresa entonces se
deben generalmente a Notas de Débito emitidas por el Banco y que la Empresa aún no
conoce.
57
Sin embargo, también pueden ocurrir errores de anotación en ambas partes que afectan
el saldo de la cuenta Efectivo en Banco, por lo que es necesario verificar si se ha
cometido alguno durante este tiempo. De encontrarse dichos errores se deben incluir
dentro de las diferencias a ajustar.
2.- Realizar los asientos de ajuste necesarios para arribar al saldo correcto, tanto por la
Empresa, como por el Banco.
Métodos:
58
MÉTODO DE LOS SALDOS CORRECTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
Nombre de la Empresa: UBPC # 7 Rolando Rubio Becerra
Fecha: 2010
Subtotal xxx.xx
Menos: Cheques pendientes o en tránsito xxx.xx
Corrección de errores xxx.xx xxx.xx
Saldo correcto en día-mes-año xxx.xx
59
MÉTODO DE LOS SALDOS ENCONTRADOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
Nombre de la Empresa: UBPC # 7 Rolando Rubio Becerra
Fecha: 2010
60
En cada uno de los renglones hay que detallar cada uno de los documentos, es decir,
relacionar todos los depósitos en tránsitos, todos los cheques en tránsito y así
sucesivamente.39.
En ningún caso puede contener enmiendas, tachones o tachaduras, además tiene que
presentarse antes de la fecha de vencimiento.
IMP. EN LETRA
IMP. EN NÚMERO
CUENTA 06648101015300719
UBP # 7 ROLANDO RUBIO BECERRA
FIRMA AUTORIZADA FIRMA AUTORIZADA
NOMINATIVO
AJ
61
CONCLUSIONES
62
RECOMENDACIONES
63
BIBLIOGRAFÍA
9. http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.stml
10. Kohler, Erik. Diccionario para Contadores. Editorial Uteha, S.A., México, 1979.
64
11. Marfa y Ricardo Maldonado. Estudio de la Contabilidad General. Editorial
Tatum, Valencia, 1996.
19. Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235-2005. Anexo Único. Sobre las
Normas Cubanas de Contabilidad. Estado de Flujos de Efectivo.
65
ANEXO I
Estructura Organizativa
Presidente
Jefe de
Jefe Económico Recursos Jefe de
Humanos Producción
Jefes de
Contador Cajero Pagador Nómina Almacenero Jefe de Colectivos de Jefe Pecuario
Maquinaria Cultivos Varios
(11)
Jefes de
Obreros de Obreros Colectivos de
Maquinaria Agrícolas Vaquerías
(3)
Obreros
Pecuarios
ANEXO II
Recursos humanos
Puntos a observar
Acciones a observar:
1- ¿Si los trabajadores del área de contabilidad dominan los pasos a seguir para
efectuar la confección de comprobantes?
2- ¿Si los trabajadores del área de contabilidad dominan los pasos a seguir para
realizar la conciliación bancaria y los métodos que existen?
3- ¿Si los trabajadores del área de contabilidad dominan los requisitos exigidos por
el banco para la confección de los cheques?
4- Dominio de las cuentas que se emplean en los registros contables de las
operaciones que se efectúan en la UBPC.
5- Dominio que poseen los trabajadores del área de contabilidad de la
contabilización de las operaciones de caja.
6- Dominio que poseen los trabajadores del área de contabilidad de la
contabilización de las operaciones con el efectivo en banco.
ANEXO IV
Ocupación: ___________________
Cuestionario:
1- ¿Conoce usted los principios que rigen el control interno?
2- ¿Conoces las medidas de control interno que se llevan a cabo para proteger el
efectivo?
3- ¿Conoce usted el contenido de la Resolución 297/2003?
4- ¿Cómo cumples en tu puesto de trabajo con lo referido en esta resolución?
5- ¿Conoces las normas y procedimientos a aplicar según las regulaciones vigentes
emitidas?
6- ¿Dominas los procedimientos contables para el registro de las operaciones del
efectivo en caja y banco?
7- ¿Conoces los métodos y pasos a seguir para elaborar la conciliación bancaria?
8- ¿Dominas los procedimientos a seguir para la confección de los comprobantes y los
cheques bancarios?
9- ¿Conoces el clasificador de cuentas de la UBPC?
10- ¿Conoces la definición del contenido y uso de las cuentas?
ANEXO V
Modelo –PT-DCF-05–Recibo de efectivo
D M A
Entidad Recibo de efectivo
Recibido de:
Importe en letras:
CONCEPTO IMPORTE
TOTAL
Recibido: Fecha de No
deposito
D M A
Entregado:
ANEXO VI
Modelo- PT-DCF-05- Anticipo y liquidación de gastos de viajes
Fuera de la localidad
Labor a realizar Fijas
En la localidad
Fecha D M Hora
Salida
estimada
Salida
Regreso
DÍAS DE VIAJES
AUTORIZADO D M Estimado
Entrega Liquidación Real
Hospedado
Recibo D M Concepto Total Alimentación Hospedaje Desayuno Transporte
y otros
Entregado
Liquidado D M Utilizado
Devuelto
A entregar
Custodio D M No. Solicitud No.
ANEXO Vll
Modelo- PT-DCF-05- Vale para pagos menores
TOTAL
Aprobado: Autorizado: No.
Custodio: Recibido:
ANEXO VIII
Modelo– PT-DCF-05- Control de anticipo a justificar
TOTAL
DEBITOS
CODIGO IMPORTE CODIGO IMPORTE CODIGO PARCIAL Cta Cont.
Cta Parcial Cta Cta Parcial Cta Cta
Cont. Cont.
Total CREDITOS
CODIGO IMPORTE
CUENTA
SUB
CUENTA
CHEQUE NOMINATIVO
ANOTADO ANOTADO
Total arqueado
Fondo asignado
Diferencia $ ----------------
Observaciones
Custodio Realizado Aprobado FECHA No.
Nombre Nombre Nombre D M A
Firma Firma Firma
ANEXO XII
Propuesta de clasificador