Centro de Materiales y ensayos

Ficha 1966023

Tecnología en Gestión Logística

Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

Presentado por:
Juan Guillermo Medina Ruiz

Bogotá, Abril del 2020

 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

El flujo de información externa en los procesos logísticos no se genera dentro de las actividades propias de la
empresa, pero tiene una incidencia directa sobre los procesos que se realizan dentro ésta, tales como el caso de la
información que se maneja en el proceso de aprovisionamiento referente a los proveedores y el proceso de
distribución referente a los clientes. Por tal razón, para esta evidencia debe presentar en un documento escrito la
caracterización del perfil de los clientes y los proveedores de la empresa mencionada en la Evidencia 1:
Presentación “Caracterización de la empresa” de esta actividad de aprendizaje.
Tenga presente que para realizar la evidencia puede utilizar tablas o formatos que le ayuden a administrar la
información.
Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación:
 Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente interno, cliente externo y necesidades a
satisfacer de cada uno de los clientes (incluir los tiempos de respuesta)
 Después, proponga una alternativa de flujo de información que le permita asegurar una buena comunicación con
el cliente, tanto interno como externo.

SOLUCION
CLIENTE INTERNO

 Todas las áreas con SETAS DE CUIVA S.A

Necesidades: salario, estabilidad, prestaciones
Tiempo respuesta: quincenal

 Área comercio exterior con área comercial

Necesidades: que el área comercial de pre-alerte los contenedores próximos a llegar
Tiempo respuesta: 2 días

 Área comercio exterior con director administrativo y operaciones

Necesidades: autorización para despacho de mercancía desde la parte documental (revisar
declaraciones)
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director administrativo con líder operaciones

Necesidades: entregar orden de trabajo (OT) para identificación y operación en la bodega.
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director logístico con facturación y cartera

Necesidades: solicitud de correo autorizando despacho de mercancía por cartera
Tiempo respuesta: inmediato

 Área líder operaciones con director administrativo

Necesidades: información u orden de trabajo con información de cliente, documento de transporte,
cantidades, etc
Tiempo respuesta: inmediato

 Área líder operaciones con aux. inventarios

Necesidades: etiquetar, identificar, marcar, contar la mercancía que entra y sale de 4pl services
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director administrativo con aux. inventarios

Necesidades: informes de inventarios, posiciones libres, clientes, etc
Tiempo respuesta: inmediato

 Área líder operaciones con auxiliares de bodega y montacarguista

Necesidades: separar, descargar, cargar, identificar, organiza y todas las operaciones logísticas asignadas.
Tiempo respuesta: inmediato

 Área financiera con facturación y cartera

Necesidades: informe de cartera y comprobantes de pago, facturación al día
Tiempo respuesta: inmediato
  Área operaciones con director administrativo
Necesidades: informes de toda la actividad operativa y administrativa
Tiempo respuesta: mensual

FLUJO DE INFORMACION

FACTURACION COMERCIO GERENCIA

GERENCIA COMERCIAL
Y CARTERA EXTERIOR
FINANCIERA

GERENCIA
OPERATIVA
SETAS DE CUIVA DIRECTOR
S.A ADMINISTRATIVO

LIDER
OPERACIONES
AUX.
INVENTARIOS

AUX. BODEGA

MONTACARG
UISTA

CLIENTE EXTERNO

 Área comercial con cliente

Necesidades: solicitud pre-alerta para programación entradas, descuentos, tarifas, etc
Tiempo respuesta: 1 día

 Cliente con área comercial

Necesidades: cotizaciones, estado de la mercancía en la bodega
Tiempo respuesta: 1 día

 Área comercio exterior con cliente

Necesidades: solicitud de declaraciones de levante por parte de la DIAN e inspección de contenedores OEA
BASC BUSSINES
Tiempo respuesta: 1 a 2 días después de la inspección.

 Cliente con comercio exterior

Necesidades: informe de cierre de entrada de mercancía a zona franca y SETAS DE CUIVA S.A.
Tiempo respuesta: 2 horas después del descargue.

 Cliente con área director administrativo

 Necesidades: solicitud de citas para cargues, separaciones, inspecciones y demás servicios logísticos
cotizados
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director administrativo con cliente

Necesidades: asignación de citas y requerimiento de cumplimiento de horarios para no retrasar otros
procesos.
Tiempo respuesta: inmediato

 Cliente con área de facturación y cartera

Necesidades: entregar comprobantes de pago, solicitud de facturación antes de cierre de mes.
Tiempo de espera: 26 primeros días del mes

 Área de facturación y cartera con cliente

Necesidades: informe de cartera, facturación al día, cobro de cartera.

FLUJO DE INFORMACION

GERENCIA
COMERCIAL
COMERCIO
EXTERIOR

CLIENTE
EXTERNO

FACTURACION Y
CARTERA

DIRECTOR
ADMINISTRATIVO

Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia para el funcionamiento de la
empresa.
- Servicios de apoyo logístico ( grupos de cargue y descargue)
- Alquiler de elevador eléctrico y mantenimiento
- Proveedor de papel de empaque y stikers para el producto terminado
- Servicio de transporte

 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que puedan ser proveedores y haga
un listado.

SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO ( GRUPOS DE CARGUE Y DESCARGUE)

1. PROVEEDOR
CARGOFRIO
 2. PROVEEDOR
COOPERATIVA CONSUMAO

3. PROVEEDOR
LOGISTIC PERSONAL

 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la posibilidad de elegirlos
como proveedores. Para esto puede utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que
debe establecer los criterios adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el formato

 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en cuenta las políticas de la
organización?
R// las dos empresas son confiables, se prioriza trabajar con CARGOFRIO, pero no podemos descuidar a
CONSUMAO, ya que corremos el riesgo de quedar con un solo proveedor, y si en algún momento este no puede
prestar el servicio, pues entraríamos en una contingencia.

¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

R// CARGOFRIO
POSITIVO:
- Disponibilidad de personal
- Personal capacitado
- Entregan facturación a tiempo
- Buena aceptación y respuesta a los reclamos

NEGATIVO
- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad
- Falta planear la actividad a ejecutar.
CONSUMAO
POSITIVO
- Buena imagen y presentación(uniformes, logos etc)
- Entrega facturación a tiempo
- Buena comunicación entre coordinadores y la empresa solicitante
NEGATIVO
- Poca respuesta ante los reclamos
- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad
- Poco experiencia
- Los colaboradores casi no acatan las ordenes de los colaboradores de 4pl services (servicio al cliente)
¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten los procesos al interior de la
compañía?

R// se denota que la principales falencias de estos grupos de apoyo, es que no saben cómo trabajamos en SETAS
DE CUIVA S.A, entonces una solución inicialmente seria:
- Realizar reuniones cada 8 días con los coordinadores de los grupos de apoyo, para socializar las políticas de
SETAS DE CUIVA S.A, y se vayan adaptando a estas.
- Reunir el personal de apoyo contratado para dicha actividad, y explicarle todo lo que se va a hacer tanto
como los procesos logísticos así como la parte de orden y aseo al momento de terminar.