Planificación de un Archivo Clínico

Hay quien piensa que un archivo no es más que un montón de documentos. Ahora nosotros como funcionarios de Registros Médicos debemos saber cómo proyectar u organizar un Servicio de Archivo de tal manera que su funcionamiento sea de la mayor calidad y a la vez rápido para encontrar los documentos requeridos. En realidad un Archivo es a grandes rasgos estas tres visiones: un conjunto de documentos organizados. el lugar donde alojarlos y la institución que los gestiona.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Introducción Cuando se pregunta a distintas personas que es un archivo dan diferentes respuestas. sus necesidades y el cálculo necesario para su planificación. y cajas amontonadas donde encontrar una información es algo difícil. Por el momento nos enfocaremos en su planta física. 2 . La definición más general es de un lugar desordenado. lleno de papeles. a largo tiempo. Esto se logra mediante una planificación ordenada de su planta física así como de la normativa para sus funcionarios. otros piensan que es una habitación más o menos grande en algún sótano y los menos creen que es parte de una institución pública a la que se puede ir a solicitar información.

contar con equipos tales como: estantes o anaqueles. para su adecuado funcionamiento. Estantes Se recomienda el uso de estantes para el archivo de historias clínicas porque. intercomunicadores. escaleras. Existen diferentes marcas comerciales de estantería diseñada para el archivo de historias clínicas y otros expedientes parecidos.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II EQUIPO E INSUMOS PARA EL ARCHIVO El área de archivo de historias clínicas necesita. En este módulo usaremos las palabras "estante. preclasificadores de historias clínicas. Esto incluye el espacio de luz después del borde superior de la carpeta. carritos para la distribución de historias. La identificación y selección de equipo y materiales adecuados para el archivo de historias clínicas es una tarea importante." "cuerpo de estantes" y "estantería" de la siguiente forma: Estante: Entrepaño: Estantes de Cuerpo: Estantería: ‡ Armario con anaqueles o entrepaños ‡ Tabla de un estante ‡ Un conjunto de estantes anexos ‡ Juego de estantes (un conjunto de cuerpos de estantes) 3 Características de los estantes Los estantes pueden ser de madera o metálicos.0 m. ‡ El espacio entre entrepaños de 30 cm. en cuyo caso es especialmente importante describir las características que debe reunir. teléfonos. tiene repercusión tanto en el rendimiento de los empleados como en el aprovechamiento del espacio físico. siendo estos últimos más livianos y menos propensos a destrucción por insectos. etc. aproximadamente 25 cm. ‡ La altura del estante variará de acuerdo con el número de entrepaños. La terminología usada para describir estantería es variada. en comparación con gaveteros. ‡ La base del primer entrepaño y el piso (zócalo) 10 cm.90 ó 1. ‡ El ancho o profundidad de cada entrepaño debe ser aproximadamente 5 cm menor al de la historia clínica. ahorran espacio y es fácil archivar y retirar historias. También." "entrepaño. ‡ El largo de cada entrepaño de 0. MEDIDAS RECOMENDADAS PARA EL ESTANTE . la estantería puede confeccionarse en el mismo hospital o fuera de él.

depende del número de historias clínicas y el grosor de éstas. 4 . Por lo tanto. También se pueden obtener estantes de 7 u 8 entrepaños para el archivo. por otra parte. se aprovecha mejor el local del archivo al aumentar el número de entrepaños. mida el espacio que ocupan las historias en el entrepaño. El dejar más espacio de luz resulta en una pérdida de espacio vertical. lo que limita el número de entrepaños a seis (6). a su vez. Esto será la suma de las historias existentes más las historias que se incorporarán al archivo. pues aumenta la cantidad de historias que se pueden archivar en la misma superficie. Cálculo de estantería El número de estantes que se necesita depende del número de metros lineales de historias que hay que acomodar y esto. ¿Cuánto espacio ocupa. cuente y sume el total de historias.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Debe calcularse en dejar unos 5 cm de luz entre el borde superior de la carpeta y la parte inferior del próximo entrepaño. que mantengan las historias en posición vertical. cada historia clínica actualmente? Para obtener este dato elija al azar una muestra de entrepaños. hay que tomar en cuenta dos factores: es más eficiente archivar (y también ofrece menos posibilidades de acci dentes) cuando no es necesario usar bancos o escaleras. Dejar mucho menos espacio que 5 cm puede presentar problemas si se modifica la carpeta en el futuro o cuando los entrepaños se llenan demasiado. en promedio. idealmente móviles. cuántas y cuándo las eliminaremos? ¿Cuántas historias estaremos abriendo cada año del período para el cual estamos programando? ¿Po demos basarnos en las experiencias de los últimos años o habrá cambios debido a la incorporación de camas o consultorios adicionales o de nuevos servicios o a la eliminación de algunas camas. pero. ¿Estaremos eliminando algunas de las historias existentes. y en caso afirmativo. En cuanto al número de entrepaños con que el estante debe contar. Cada entrepaño debe estar provisto de divisores. consultorios o servicios? Calcule el espacio lineal que ocupan las historias clínicas multiplicando el número de historias por el espacio promedio que cada una de éstas ocupa (el grosor promedio de las historias). Para calcular el número de estantes hay que seguir los siguientes pasos: Calcule el número de historias que se piensa archivar. Hágase las siguientes preguntas. Ver figura ejemplo de estante. pero se deben reservar los estantes superiores para historias semiactivas. deben aplicarse criterios diferentes para archivos activos y archivos pasivos. calcule el promedio.

Ejemplo: 100. si se anticipa que las historias en el futuro serán más gruesas. éstas ocuparán 100. De este número se restará la capacidad de la estantería existente.000 cm.33 cm o. la capacidad máxima de la estantería existente es de 27. Por ejemplo. 250 camas. . a razón de tres historias por centímetro.000 cm adicionales.000 (10%) = 110.27. si actualmente se cuenta con 50 estantes de 6 entrepaños de 90 cm. Además.000/540 = 153.0 metro de largo. Ejemplo: 5 El hospital X.000 cm (90 cm x 6 x 50) y se necesitan 110. si es que la hay. ¿Serán las historias que se abren en el futuro de este mismo tamaño o serán más gruesas o más finas? Calcule el espacio de trabajo para el aumento del grosor de las historias.000 cm u 83. Es necesario dejar algún espacio de trabajo libre en cada entrepaño para facilitar el proceso d e archivo. su capacidad máxima de archivo es 540 cm.000 cm. Calcule el número de estantes requeridos. Diferentes estudios han demostrado que se puede utilizar el dato de que en promedio cada historia ocupa 0.307 H.000 metros lineales. Debe calcularse como mínimo un 10% del espacio que ocupan las historias.000 cm lineales de historias y el estante propuesto tiene una capacidad de 540 cm. convendría aumentar esto a un 20%. una de las características de la historia clínica única.7 ó 154).C.000 cm . desea cambiar todo el equipo de archivo de historias clínicas. es que aumentan en grosor a medida que el paciente vuelve a ser atendido y se agregan más formularios a la historia.307 H. o sea 1. Determine el espacio total que se requerirá. la suma del espacio requerido para las historias más el espacio de expansión de éstas y trabajo. Por ejemplo. Determine la capacidad de cada estante que se está considerando comprar o hacer construir.. Si se calcula que un archivo tendrá 300.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Entrepaños Entrepaño 1 Entrepaño 2 Entrepaño 3 Entrepaño 4 Entrepaño 5 Número de historias clínicas 258 276 265 262 246 1. y se haya decidido usarla. tipo general. la capacidad máxima es 700 cm.000 historias. se podrán archivar tres historias clínicas por centímetro.33 cm Espacio lineal en cm 81 86 88 90 85 430 cm. = 0. se necesitan 154 estantes (83. Si piensa hacer construir estantes de 7 entrepaños de 1.000 cm + 10. Esto es. si el estante cuenta con 6 entrepaños de 90 cm. si se necesita acomodar 83. Divida los centímetros lineales de estantería requeridos entre la capacidad máxima del estante propuesto. Por ejemplo. dicho de otra manera. 430 cm + 1. con un alto volumen de consulta externa.C.

90 m de largo 0.30 de ancho y de 1. + 10. = 115.515 cm d) Calcule el espacio total requerido 105. están ubicados en un lugar muy incómodo.900 315.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Sus gaveteros. Distribución de estantes Es deseable que los estantes se coloquen perpendiculares a las ventanas para aprovechar al máximo la iluminación y ventilación natural.10 = 10.456 b) Calcule el espacio que ocuparán las historias (Se estima que se archivarán 3 historias por centímetro) 315. ¿Cuántos estantes necesita comprar el hospital? Cálculo: a) Estime el número de historias que se piensa archivar Historias existentes Historias futuras (515 x 12 x 5) Total de historias 284. cuyas medidas son de 0.667 cm e) Calcule la capacidad del estante que se piensa adquirir (El administrador desea estantes de 6 entrepaños de 90 cm de largo. Actualmente el hospital tiene 284.456 3 = 105.556 30.556 historias clínicas y se espera para los próximos cinco años la apertura de 515 historias como promedio mensual.667 = 214.152 x 0.152 cm c) Calcule el espacio de trabajo y para aumento de grosor (Se ha estimado un 10%) 105. Conviene también tomar en cuenta los focos de iluminación artificial para 6 . 90 cm x 6 entrepaños = 540 cm por estante f) Calcule el número de estantes requeridos 115. tres historias clínicas ocupan 1 cm y se ha estimado el 10% de espacio para el crecimiento interno de las mismas. además de estar muy deteriorados y ser anti funcionales. El administrador del hospital desea adquirir estantes abier tos. metálicos de 6 entrepaños.152 cm.19 ó 215 estantes 540 NOTA: Este número de estantes no toma en cuenta aquéllos que se pueden precisar para guardar las historias que se han preparado para la consulta externa o para clasificar las historias devueltas al archivo.92 m de alto. Observe que éstos son los únicos dos datos que interesan para el cálculo de capacidad del estante). En promedio.515 cm.

agruparse espalda con espalda. Las escaleras deben contar con ruedas para poder moverlas fácilmente y con patas que las inmovilizan mientras están en uso. Esta secuencia determina tambi n la ubicación de las secciones. os estantes deben. además de dificultar la lectura de los números.  !   ¤ § ¢ © ¨¢§¦  ¥ ¤  £ ¢ ¢   ¡ ¡ ¡¡  !   !          7 . de tal manera que se distribuyan en orden ascendente en cada entrepaño de los estantes. Se archiva de izquierda a derecha porque la mayoría de las personas son diestras y resulta más cómodo ubicar con la mano izquierda el lugar donde se tiene que intercalar o retirar la historia clínica y usar la mano derecha para manipularla. Di i i hi i lí i l a distribución de las historias clínicas en los estantes se realiza colocándolas de izquierda a de recha y de arriba hacia abajo.Pla f a e v línico Regist os Mé icos II asegurar. E cal a Las escaleras serán necesarias si los estantes cuentan con seis o más entrepaños. ue se est iluminando el asillo lo ue facilita la lectura de los números de istoria) no la arte superior del estante. Estos cuerpos de estantes no deben ser demasiado largos para no presentar problemas en el movimiento de personal a ue una persona trabajando puede obstaculi ar el pasillo. Se archiva de arriba hacia abajo en cada estante en vez de a lo largo del cuerpo de estantes porque esto reduce la distancia entre números de historias clínicas consecutivas. pero debe ser suficiente para estimular su uso. En el dibujo se puede apreciar que resultaría difícil leer los números de las historias clínicas ubicadas en el punto A . as istorias se archivan de i uierda a derecha en los estantes la secuencia debe ser tal ue no hay ue retroceder. divisiones y las guías numéricas auxiliares de archivo cuando se usa el método dígito terminal. tambi n evita que dos personas trabajen en esa sección en el mismo momento. El número de peldaños deberá guardar relación con la altura de los estantes. Por la misma razón no se debe esquinar la estantería. entro e lo osi le. El número de escaleras depende del tamaño del archivo y la actividad de éste. Es conveniente ue los estantes no est n colocados justo contra la pared porque esto dificulta el trabajo de archivo. en lo posible.

hasta que éstos puedan archivarse. Además.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Cla ificadore Los clasificadores se usan para ordenar y mantener ordenadas las historias e informes de laboratorio. etc. Son ruidosos y usualmente se tienen que haber incluido en los planes originales del hospital. la tarjeta índice de pacientes. etc. El uso de mensajeros es. pero requieren que alguien retire las historias y efectúe el traslado horizontal. el número de historia clínica en la carpeta. Tran porte de historias El transporte de las historias clínicas fuera del archivo puede realizarse de varias maneras y cada sistema tiene sus ventajas y desventajas. Los tubos neumáticos son rápidos pero no se pueden enviar las historias que son muy gruesas. Me a de rabajo Visto que la entrada al archivo debe estar prohibida a toda persona ajena al servicio. Este carrito debería contar con ruedas suficientemente grandes para no presentar dificultades al subir los a scensores. 8 . a lo mejor. etc. debe haber un mostrador para atender al personal autorizado que se presenta para solicitar y entregar historias. etc. Máq i a meradora El uso de una máquina numeradora automática folia dora) permite marcar. el carnet de identificación y otros documentos. Esto ayuda a asegurar que la numeración sea igual en toda la papelería del paciente. prenumerar las historias y compaginar los formularios básicos que las componen. hay limitaciones físicas. la manera más común de transportar las historias a pesar de todos los inconvenientes que representa: es lento. clasificar el material que hay que archivar. al mismo tiempo. entonces se pueden confeccionar bolsas de lona para facilitar el transporte de las historias y protegerlas. el mensajero debe contar con un carrito donde pueda ordenar las historias que tiene que entregar. Los montacargas sirven para transportar historias verticalmente. se necesitan mesas de trabajo en donde se pueden revisar las historias clínicas que se devuelven al archivo. Si no es posible usar carritos.. Si el ambiente lo permite. En cada uno de estos casos el sistema solamente soluciona el problema de trans porte a las áreas servidas por el equipo.

. . se necesitaría . divisiones divisiones por En el método dígito terminal hay secciones). Posteriormente se pueden agregar más. según el archivo vaya aumentando. . o aún guías. El estante superior del carrito sirve también como mesa de trabajo. no obstante. terminal que se rotularía en las guías para archivar con . Por lo tanto. contribuye a la exactitud de archivo pues permite usar las dos manos para archivar. ó guías. . . El tamaño del carrito debe ser compatible con el ancho de los pasillos. especialmente al inicio de un archivo. guías. $ Cál " )' &% (' # &% $ #" l g í hiv .Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Carritos El uso de carritos con estantes agiliza el trabajo de archivo. El siguiente cuadro es un ejemplo de la numeración ordenada por dígito . uando hay muchas historias para retirar o guardar. Esto puede resultar un número excesivo de guías. 9 Materiales de archivo En este aspecto se dará especial atención al cálculo de guías numéricas que auxilian la ubicación de las historias en el archivo y a las guías de faltante o tarjetón de reemplazo utilizadas para sustituir a la historia cuando ésta se encuentra en préstamo. si se colocara una guía para identifica r cada división. . se puede comenzar agrupando más divisiones que puedan resultar en . Las ruedas giratorias del carrito facilitan su manejo.

Ejemplo: cada . historias clínicas.ó .000 G í 500 G í 21 0 21 0 21 0 21 0 10 . .000 G í 1. para estimar el número de guías que se empleará es necesario tomar en cuenta el número de historias clínicas en el archivo y el rango de números para colocar una guía. .Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II En el método de archivo correlativo convencional). .000 G í 5. 10.

6 M 2 11 .02 M 2 154 x 0. Si hay necesidad de escaleras.63 M 2 154 estantes ocupan 97.3 M de ancho.) = 0. El largo de los estantes puede ser de 90 cm (0. Las áreas de trabajo se calculan aparte. un pasillo de 80 cm es suficiente. para los pasillos de circulación y para otr o equipo y áreas de trabajo del personal.63 = 97.95 M) para dejar 5 cm para los bordes verticales de los estantes ). desde la etapa de la planificación del mismo. entonces los pasillos tienen que ser más anchos.6 M 2 97. Los pasillos laterales deben ser entre 1 y 1.63 M 2 0. x (0. + 0.90 M de largo y 0.02 M 2 Los pasillos laterales y columnas ocupan 14. Área El área requerida para el archivo debe contemplar espacio físico suficiente para la estantería. Para calcular a groso modo el área en (M 2 ) se multiplica el largo del estante por el ancho del estante más el ancho de la mitad del pasi llo. Por ejemplo: Deseamos calcular el espacio requerido para acomodar 154 estantes de 0. Cada estante ocupa 0. Si la altura de la estantería es tal que permite que las historias se archiven sin necesidad de usa r un banco o escalera.57 ó 111. las medidas deben tomar esto en cuenta).02 x 15% = 14.55 = 111.55 M 2 97.02 + 14. Este producto se multiplica por el número de estantes y se agrega un 15% para los pasillos laterales y para columnas siempre y cuando las columnas no presenten problemas.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II PLAN A FÍSICA Espacio ísico El cálculo del espacio y diseño de planta de área de archivo debe ser una tarea coordinada entre el departamento de arquitectura hospitalaria y el departamento de registros médicos.5 metros de ancho dependiendo del movimiento de las historias.4 M. (Al calcular los pasillos hay que recordar que si las historias sobresalen los estantes.8 M. Si los estantes se agrupan espalda con espalda. el mismo pasillo sirve dos estantes aprovechando mejor el espacio.90 M) o de 95 cm (0. para evitar problemas futuros de espacio en el archivo.3 M. El técnico en registros médicos debe ser consultado en esta etapa de planificación.55 M 2 El total de espacio requerido para la estantería = 111. Los pasillos entre los estantes serán de 0.9 M.

Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Condiciones ambientales El objetivo fundamental del archivo es custodiar y conservar historias clínicas. pasillos y áreas de trabajo Estas condiciones favorecen el trabajo eficiente de las personas asignadas al área de archivo y contribuyen a evitar el deterioro de las historias. 12 . se requieren las siguientes condiciones ambientales y de seguridad óptimas para poder contribuir y garantizar el logro de este objetivo CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL ARCHIVO ‡ Ventilación adecuada ‡ Humedad controlada ‡ Iluminación natural y artificial suficiente ‡ Pisos suficientemente fuertes para sostener el peso de las historias y de la estantería ‡ Seguridad en el acceso al área ‡ Espacio adecuado para estantes. Por lo tanto.

Clínica. ebais. Hospital. pero debemos también prestar atención a los funcionarios que trabajan ahí.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Conclusión El Archivo Clínico debe ser ubicado en una zona estratégica del Área de Salud. motivados para que así su trabajo sea rápido y eficiente en pro del bienestar del paciente y de la institución donde labora. ya que conserva los expedientes de pacientes que acuden a este centro. Hemos repasado los aspectos mas importantes en lo que a su planificación estructural se llama. Por lo que debería ser diseñado y estructurado de la manera mas eficaz con estrictas normas de seguridad y a la vez que aseguren la calidad del trabajo realizado. para que se sientan cómodos. 13 .

OPS. Editorial Masson 200. Sorribas Vivas. Modulo 4 El Archivo de Historias Clínicas. Marta.Planificación de un Archivo clínico Registros Médicos II Bibliografía Organización de Archivos Clínicos. Registros Médicos y de salud. Serie PALTEX para técnicos medios y auxiliares 14 .

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