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6.
Elementos de los
Procesos
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Maestría en Dirección de Empresas, MADEUCA.
A fin de proporcionarles una visión más más interno, cuando el presidente pide el “estado”
pormenorizada de los procesos es necesario definir de un proyecto o de una compra ¿Cuál es la
algunos elementos que son parte de los procesos, y respuesta que se da? Que está en el escritorio del
que muy probablemente no están presentes en el señor tal o en la oficina tal, que ya pasó por la
mapa de proceso que usted prepare. Nos referimos oficina de “fulano”. ¿Pero qué significado tiene
a las entidades, a los estados de las entidades (por esa “información”? ¿Se puede concluir algo? ¿Se
los cuales pasan las entidades), a las interacciones puede deducir cuanto tiempo falta? ¿Y lo principal
que son requeridas para cambiar de estado y a las en que “estado” se encuentra? La respuesta
medidas de rendimiento que deben ser definidas y obviamente es no.
cuantificadas.
De lo anterior podemos redefinir un proceso
Las organizaciones negocian con entidades. como una serie de actividades que convierten
Una entidad es una abstracción que se utiliza en insumos en productos (bienes y servicios),
uno o más casos específicos. Por ejemplo, la entidad cambiando el estado de una o más entidades de
“empleado” puede representar los casos de interés conforme se efectúe un trabajo sobre ellos,
“Roberto Sandoval”, “Joaquín Domínguez” y un trabajo que en algunos casos agrega “Valor”, en
“Violeta Altamirano”. Adicionalmente, las otros agrega “costo”.
entidades tienen Atributos que las describen,
ejemplo, el número de la cédula, del ISSS, el NIT, En conclusión las entidades son “cosas” que
su dirección. Otros atributos guardan relación con nos interesan, tienen atributos (o variables), éstos
el estado en que se encuentra la entidad, para el pueden darnos la descripción de la entidad o pueden
ejemplo, empleado activo, jubilado, con permiso. proveernos el estado de la entidad. Existen ciertas
acciones llamadas “interacciones” que causan que
De acuerdo a su tiempo de vida las entidades los estados de los entidades cambien. En el recuadro
pueden ser categorizadas como permanentes o #1 se muestran ejemplos de entidades, sus estados
temporales. Las entidades permanentes se e interacciones.
mantienen “vivas” y generalmente estamos
interesados en ellas durante mucho tiempo, tales Una vez que se identifica la serie de cambios de
como: clientes, proveedores, empleados. Las estados que comprende un proceso, el siguiente
entidades temporales, tales como órdenes, cheques paso es determinar los factores que dan inicio a los
son transacciones que existen y nos interesan por procesos. En otros casos, los factores son externos,
períodos relativamente cortos. y entonces reciben el nombre de “estímulos”. Un
tipo de estímulo es una entidad de naturaleza
En general las entidades son “cosas” de interés, transaccional, que se denomina “insumo” del
y sus valores son cantidades o cualidades adecuadas proceso. Por ejemplo, el recibo y la anotación de un
para los registros de información. Es más, los nuevo pedido (que es una entidad) recibido es el
sistemas de información de las empresas que deseen “estímulo” que inicia el Proceso de "Despachar
sobresalir deben contar con la información de cada pedidos" y coloca a esta entidad (el pedido) en el
estado (atributo) de cada entidad de cada proceso estado de “Registrado”. El mismo pedido también
de la empresa, a fin de saber qué es lo que está es un “insumo” al proceso. Asimismo, puede que
pasando en su empresa. Cuando un cliente o un dentro de un proceso se cree un “producto” que a
proveedor habla a su empresa para enterarse qué ha su vez sea un “insumo” del mismo proceso en otro
pasado con su pedido o con el pago respectivo, o “estado”, o sea un insumo para otro proceso.
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Pedido
Pedido Pedido Empacado Despachado
Retirado
registrado aprobado
(bodega)
Pedido Lista de retiro (P/I)
retrazado( P/ I )
Factura (P)
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Proyección
e ventas
Pedidos
atrazados
ompañia
equisitos e
e compra uevo Pedido (I/E) rédito
Cantidad (I)
ambio de Crédito (I/E)
edido (I/E)
Pedido
ompras egistrar Verificar erificar Aprobar
Retirado
Clientes edido rédito Inventario Pedido
(bodega)
Cuentas ontrol de
por cobrar inventario
ista (P)
Pedido retrazado
P/ I ) Medidas de rendimiento interno
% Pedidos despachados completos
Despacho A artículos retirados correctamente
completo
% Pedidos atrasados
No
Promedio de espera de pedidos atrasados
Tiempo: de recibo a aprobación
Tiempo: de aprobación a despacho
Figura #2
Conocimiento de embarque (P / I )
Otros
Preparar No Programar
pedidos Despachar
A documento Empacar despacho
mismo
de embarque
cliente
Despacho
Etiquetas (P / I ) Si
Concentrar
Transportista
Programación
I: Insumo Pedidos
P: Producto concen-
E:Estimulo trados
Despacho
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• Recoger
Registrado • Identificar De aprobado UDE X
clientes a recogido (unidades
√ Agregar si (retirado) de envio,
es nuevo que es una
• Idenfificar entidad)
vendedor • Marcas
√Encontrar como
tasa de recogidas
comisión
• Asignar
número al • Actualizar
pedido inventario
• Si hay
cambios en
el pedido • Preparar
hacerlos X pedido
atrazado
• Verificar
De registrado crédito del De recogido a
a aprobado cliente • Verificar
empacado pedido
Recuadro # 2
• Preparar
• Si es
necesario, documentos
exigir pago de embarque
por • Empacar
adelantado o pedido X
contra entrega
• Determinar
• Verificar De
Inventario método de
empacado a despacho
- asignar si es
necesario despachado • Determinar
costo de flete
• Crear lista de • Consolidar
recogida X
(artículos a despachos
ser retirados) • Despachar X
Recuadro # 2 continuación
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