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Maestría en Dirección de Empresas, MADEUCA.

Inventario de Conciencia del Flujo de Trabajo

Complete este Inventario antes de asistir al taller. Nadie evaluará sus respuestas excepto usted.
Para cada ítem, coloque una marca según esté de Acuerdo o en Desacuerdo.

1. Un proceso de flujo de trabajo es una serie de acciones que produce resultados.


_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

2. La asignación de recursos es una actividad que típicamente ocurre cuando un proceso está en sus etapas
de planeación.
_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

3. La principal razón por la que usted desafía un proceso es para solucionar problemas.
_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

4. Cuando usted desafía un proceso de flujo de trabajo, la toma de riesgos y el producir formas
alternativas de hacer cosas a menudo lleva a la descomposición total del proceso.
_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

5. El primer paso en el rediseño del flujo de trabajo y la resolución de problemas es identificar las posibles
soluciones.
_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

6. El Control Estadístico del Proceso (CEP) es una forma de identificar la necesidad de mejora del flujo
de trabajo.
_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

7. Analizar/Enfrentar un proceso de flujo de trabajo requiere un enfoque formal, científico.


_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

8. Los mapas de flujos de trabajo pueden tomar una variedad de formas.


_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

9. El mapa de un proceso de flujo de trabajo facilita la observación objetiva del proceso.


_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

10. El tiempo es en general un elemento importante de un proceso de flujo de trabajo.


_____ de acuerdo _____ en desacuerdo

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Expectativas de este curso

Piense acerca de un proceso de trabajo en el cual usted esté involucrado.


– ¿Existen frustraciones que le gustaría eliminar?
– ¿Hay mejoras que usted considera posibles?
– ¿Qué es lo que desea aprender en este curso que le ayudaría a lograrlo? Tiene 5 minutos.

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 Juego de los Nueve Puntos

Direcciones. Sin levantar el lápiz y utilizando solo cuatro (4) líneas rectas conecte los nueve (9)
puntos. Estas líneas deben ser contínuas y no deben ser trazadas unas sobre otras (se pueden cruzar
pero no repintar). Usted tiene cinco minutos.

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 Juego de los Dieciseis Puntos


Direcciones. Sin levantar el lápiz y utilizando solo seis (6) líneas rectas conecte los nueve (16)
puntos. Estas líneas deben ser contínuas y no deben ser trazadas unas sobre otras (se pueden cruzar
pero no repintar). Usted tiene cinco minutos.

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1.
Repensando la Rutina

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Repensando la Rutina

Equipos de Socios • Se logra un un sentimiento de involucramiento,


responsabilidad, de rendir cuentas y de
• Cuando los miembros de un equipo trabajan compromiso;
juntos hacia un mismo objetivo, sus miembros • Los participantes vean a la organización como
se asocian. un todo y puedan ver como su trabajo encaja
• El objetivo de esta asociación puede ser: dentro del gran escenario.
– Mejorar un producto o proceso
– Mejorar la calidad Habilidades para Mejorar Procesos:
– Incrementar la utilidad - Repensar la Rutina -
• Administración Tradicional
• Ambiente de verdadera sociedad • Métodos tradicionales de hacer negocios.
- Cross-funcional • Hoy se demanda innovación y creatividad
- Compañeros trabajan juntos todo el tiempo. – El tamaño correcto «rightsizing»,
– La calidad y productividad
Socios Internos y Externos – El mejor uso de los recursos escasos y al
mismo tiempo
• Socios internos, que incluyen personal a todo – Proveer productos y servicios competitivos.
nivel dentro de la organización
• Socios Externos que trabajan fuera de la Hoy las organizaciones deben desafiar el
organización, e incluyen distribuidores, proceso del flujo de trabajo.
vendedores, consultores y proveedores de otros
servicios y negocios. • Todo trabajo es una serie de acciones que
producen un resultado, concretamente esta serie
Obligaciones y Responsabilidades de acciones es un proceso.
• El resultado podría ser un producto o servicio
• Los socios clientes son responsables de proveer terminado o un paso intermedio hacia él.
su criterio de calidad • El proceso está orientado hacia un objetivo o
• Los socios proveedores son responsables de meta y muy a menudo tiene un costo.
identificar el criterio de calidad de sus clientes
Desafiar el Proceso
Beneficios de la Sociedad
• Significa mirar como éste trabaja y llegar a
• Una mayor satisfacción de los clientes mejorarlo.
• Mejores productos y un incremento en el • El líder del equipo debe tomar consejos y
market share conocimientos de las personas que realizan el
• Una mejor reputación trabajo.
• Mejorar las habilidades (competencias • Las ideas vienen de cualquiera y de todos; el
medulares) para atraer nuevos clientes rol del líder es filtrar esas ideas y organizarlas
• Crear la lealtad de los clientes actuales de tal forma que se mejore la rutina establecida.

Dentro de la organización la asociación permite


que:

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Tomar Riesgos a lograr mejoras. Usted aprenderá a:


– Identificar la importancia de desafiar
• Mejorar el proceso de un flujo de trabajo a continuamente el proceso del flujo de
menudo significa tomar riesgos. trabajo.
• Hay seguridad en las rutinas familiares, por lo – Identificar los componentes de un proceso
que las personas evitamos desafiarlas. del flujo de trabajo.
• Vemos las cosas a través de nuestro propio – Definir los resultados deseados de un
conjunto de filtros, lo que nuestra percepción proceso del flujo de trabajo en criterios
de la realidad puede diferir de la de otros. específicos.
• Parte del rol del líder es repensar esas rutinas y – Monitorear y desafiar el proceso del flujo
dónde sea necesario mejorarlas. de trabajo.
• Una forma efectiva de repensar una rutina es a – Escoger la mejor forma de mejorar el
través de un método de mapeo. proceso.

Principios Fundamentales Acerca de Desafiar el Proceso del Flujo de


Trabajo
• Cada proceso de trabajo puede ser mapeado y
muy probablemente mejorado • En la medida que la economía mundial cambie,
es imperativo que las empresas se enfoquen en
• La mejora de un proceso de trabajo puede mejorar continuamente - en continuamente
lograr: desafiar y mejorar la forma en que el trabajo
• Reducir el tiempo para realizar el trabajo, es realizado. Esto garantizará el incremento de
Reducir los costos, Mejorar los estándares la calidad.
de calidad de los productos y/o servicios
Supuestos.
• El proceso de flujo de trabajo puede ser
mapeado utilizando diferentes métodos: Mapa • Todo trabajo es parte de un proceso - una serie
Mental, Sistema de Análisis de Procesos, Un de acciones que producen un resultado
Diagrama o Carta de Flujo, un Diagrama tipo • Un proceso de flujo de trabajo provee
CPM/PERT. resultados. La combinación de resultados es
un producto o servicio completo.
• Un proceso para resolver problemas es útil para • Aquellos involucrados en proceso de flujo de
la mejora de un proceso defectuoso trabajo pueden usualmente identificar nuevas
y mejores formas de lograrlos. Ellos deberían
• Seleccionar la mejor forma de mejorar el de ser animados a desafiar los procesos actuales
proceso de flujo de trabajo requiere la para mejorarlos.
consideración de muchas alternativas. • El rediseño del trabajo es una parte esencial para
lograr satisfacer las expectativas de calidad de
Objetivos del Curso. los clientes.

• Mejorar la calidad a través de la mejora Desafiar un Proceso ¿Por qué? ¿Para qué?
continua del proceso de flujo de trabajo.
• No importa que métodos está utilizando para Usted reta un proceso existente para: Resolver
establecer los límites de error aceptables y para problema, Lograr satisfacer el criterio del cliente
asegurarse de cumplir con los criterios y Entregar un producto o servicio.
establecidos por el cliente. Este curso le ayudará

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Se debe rediseñar un proceso cuando: Las nosotros vemos las cosas a través de nuestro
necesidades de los clientes no se cumplen o éstas propio conjunto de paradigmas o filtros.
han cambiado, Usted siente que los procesos • Estas reglas colorean nuestra percepción, de tal
pueden ser mejorados forma que nosotros vemos claramente con lo
que estamos de acuerdo y eliminamos lo que es
La innovación del proceso involucra tomar riesgos opuesto a nuestras creencias.
y venir con nuevas ideas de cómo hacer el trabajo. • Las actividades que hemos realizado ilustran lo
La innovación que requiere desafiar un proceso es anterior en una forma sencilla. Ambas
esencial para la supervivencia de una organización actividades ilustran como nos hemos habituado
. a ver o a hacer las cosas. Al salirnos de estos
Resumen. paradigmas nos sentimos raros y requerimos de
un esfuerzo consciente.
• Resolver un problema requiere que usted • Baker indica que nuestra falta de conciencia de
expanda su pensamiento más allá de la caja éstos paradigmas y nuestra oposición a
auto-impuesta que usted ve en el papel enfrentarlos a llevado a personas y a
• Las personas a menudo se resisten porque ellos organizaciones a perder oportunidades que
no pueden ver más allá de lo que están hubieran significado un tremendo crecimiento
acostumbrados en algunas instancias y sobrevivencia en otras.
• Los cambios son difíciles de implementar • Las organizaciones filtran lo que los clientes y
porque se sienten raros al inicio. empleados, ellas pueden perder ventajas u
oportunidades muy significantes. Estas ventajas
Cambio de Paradigma: El verdadero desafio. podrían ser nuevos y mejores productos que
pudieron haber sido líderes en el mercado o
• Paradigma es una palabra usada para denotar nuevos y mejores procesos de trabajo que
un comportamiento, un conjunto de formas pudieron haber mejorado su eficiencia.
todas conteniendo un elemento particular. • Una apertura a nuevas ideas y la voluntad para
• Algunos sinónimos son modelo, molde, ideal, nuevos enfoques no es fácil ni confortable. Sin
estándar y touchstone. embargo, tiene sentido para el negocio.
• El futurista Joel Baker, explica que todos

¿Cómo nace un paradigma?

Un grupo de científicos colocó cinco monos en una jaula, último de los veteranos fue sustituido.
en cuyo centro colocaron una escalera y, sobre ella, un
montón de bananas. Cuando un mono subía la escalera para Los científicos quedaron, entonces, con un grupo de
agarrar las bananas, los científicos lanzaban un chorro de cinco monos que, aun cuando nunca recibieron un baño de
agua fría sobre los que quedaban en el suelo. agua fría, continuaban golpeando a aquel que intentase llegar
a las bananas.
Después de algún tiempo, cuando un mono iba a subir
la escalera, los otros lo agarraban a palo. Pasado algún tiempo Si fuese posible preguntar a algunos de ellos por que le
más, ningún mono subía la escalera, a pesar de la tentación pegaban a quien intentase subir la escalera, con certeza la
de las bananas. Entonces, los científicos sustituyeron uno respuesta sería: "- No sé, las cosas siempre se han hecho así
de los monos. aquí..." ¿Te suena conocido?

La primera cosa que hizo fue subir la escalera, siendo Eesta nota nos sirve para que, de una o de otra manera,
rápidamente bajado por los otros, quienes le pegaron. nos preguntemos una y otra vez porqué nos estamos
Después de algunas palizas, el nuevo integrante del grupo golpeando y por que seguimos haciendo las cosas de una
ya no subía más la escalera. Un segundo mono fue manera, si a lo mejor, las podemos hacer de otra mil veces
substituido, y ocurrió lo mismo. El primer sustituto participó más efectiva y eficiente.
con entusiasmo de la paliza al novato. Un tercero fue
cambiado, y se repitió el hecho. El cuarto y, finalmente, el "Es más fácil desintegrar un átomo que un pre-concepto"
- Albert Einstein. (De Autor desconocido)

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