UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD DE ADMINISTRACION

ADMINISTRACION Y ORGANIZACIÓN EN PROYECTOS DE INVERSION

Esta fase está comprendida por el diseño que tiene la estructura orgánica funcional, que
se realiza según las necesidades del Proyecto. Para lograr los objetivos planteados del
proyecto se debe coordinar los esfuerzos y enfocarlos en administrar de manera
eficiente los recursos disponibles, el cual se consigue con una buena gestión en:
Unidades Organizativas.
Potencial Humano.
Recursos Materiales y Financieros.
Es necesario que la estructura organizativa que se diseñe tenga relevancia en la
Inversión inicial y en los costos de operación del Proyecto. En razón de la naturaleza del
Puesto se tendrá que efectuar la departamentalización, niveles jerárquicos y el cuadro de
asignación de personal (CAP). También es importante mencionar que los costos de
financiamiento se generan por los procesos administrativos, los cuales son elaborados
en razón de la estructura organizativa; teniendo en cuenta que a mayor envergadura del
Proyecto mayor será el tamaño de la estructura organizativa.
El ámbito de las funciones determinará los efectos existentes sobre las inversiones en:
obras físicas, equipamiento y capital de trabajo. Al igual que el estudio técnico, el
estudio organizacional brindará información con relación al: mantenimiento, ampliación
de la estructura inicial, del equipamiento y acondicionamiento de las oficinas para el
personal.
Los efectos económicos de la estructura organizativa serán expuestos en las inversiones
y en el costo del proyecto; se debe tener en cuenta que toda estructura puede definirse
en términos de su tamaño, tecnología, administración, complejidad de las operaciones;
teniendo conocimiento sobre estos aspectos se podrá estimar el tamaño físico necesario
para las operaciones. La cuantificación de estos elementos en término monetario y su
proyección en el tiempo, serán los objetivos del estudio organizacional. Debido a que
cada proyecto presenta características propias y distintivas de los otros, es importante
establecer una estructura orgánica funcional, donde se facilite el desarrollo de sus
actividades.
CREACION DE UNA EMPRESA
Principalmente se requiere la siguiente información:
Licencia de funcionamiento.
Licencias diversas (Organismos del Estado)
Pago de derechos (Patentes, formulas, marcas). En el caso de una empresa jurídica, se
debe preparar una minuta y escritura de Constitución.
Estructura orgánica/Funcional (Organigrama, Manuales como: MOF, ROF, de
objetivos, políticas, procedimientos, etc.)
CAP. Cuadro de Asignación de Personal.
Filosofía del Plan Estratégico: Misión, visión, valores, políticas, objetivos y estrategias
generales.
LA EMPRESA EN PLENO FUNCIONAMIENTO
Usualmente cambia en parte o en su totalidad, de acuerdo a las necesidades del Proyecto
cuando la empresa está en el mercado durante su funcionamiento, será importante
modificar, reformular o efectuar cambios respecto a:
Licencia de funcionamiento.
Licencias
Estructura Orgánica y Funcional.
Cuadro de Asignación de Personal - CAP.
Plan Estratégico, entre otros
Para realizar un proceso de toma de toma de decisiones, un buen flujo de la información
es muy necesario pues este proceso incluye información histórica, estimaciones futuras
y la actualización de información relacionada a la actividad presente. La tarea de la
administración es que este sistema sea posible para poder coordinar esfuerzos y
mantener un equilibrio mecánico.
En los próximos años se prevé que la tarea administrativa enfrentará cambios y
transformaciones llenas de ambigüedad e incertidumbre. Los futuros administradores
enfrentarán problemas cada vez más diversos y complejos a los anteriores, y no solo
deberán prestar atención a eventos suscitados dentro de las impresas sino también al
entorno externo, lo que lo proveerá de información muchas veces contradictoria que
dificultará su diagnóstico y la comprensión de aquellos problemas que deberá resolver.
Estos cambios tienden a aumentar debido a la inclusión de diversas variables en el
proceso administrativo, lo que parece complicar la realidad puesto que estos
innumerables factores producirán impactos profundos en las empresas.
La administración se caracterizará por enfrentar desafíos que se relacionarán con la
continua adaptación a los ambientes empresariales. Esta adaptación tiene la intención de
provocar el crecimiento, la estabilidad o la reducción de la empresa. También están los
desafíos que consigna la inflación, los costos en general de la empresa se verán
afectados de forma notoria, esto exigirá cada vez más y más eficiencia en la
administración de recursos para obtener mayores resultados disponibles y reducir
costos. El incremento de la competencia a medida que crecen los mercados y crecen las
empresas también es otro desafío latente. La internacionalización también será un
desafío pues se considera un factor muy importante para lograr un mayor desarrollo
empresarial.

El proceso de control

Definicion:

La función del Control es fundamental para garantizar que los planes tengan éxito al
detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de
corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La función de control le
proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se
implanten en forma correcta.
Cuando ya se ha planificado el Proyecto, conviene poner en marcha el control del
mismo. El principal requisito para empezar será que el proyecto esté completamente
definido y aprobado por el comité de dirección o la junta de accionistas y, en su caso,
por el patrocinador de las acciones que se van a llevar a cabo.
En estas líneas de actuación quedarán señalados los costes, el alcance que tendrá el
proyecto y el cronograma que debe seguirse para cumplir los objetivos:
Base de costes,en este apartado se precisan los costes que se van a asumir en el
proyecto, con una distribución temporal que irá en consonancia con la ejecución de las
tareas en el tiempo. Es muy útil a la hora de comparar las estimaciones con los costes
reales.
Base del cronograma, se realizará una línea temporal con los objetivos señalados en
cada momento del proyecto
Base de alcance, formada por las distintas actividades de las que se compone el
proyecto y que van a permitir ejecutar los entregables. Todo ello queda reflejado en la
WBS que se ha aprobado. Gracias a la base de alcance se puede conocer el avance de
cada actividad y cada entregable.

Una vez que se tengan definidas estas líneas de base, es el momento de ponerse manos a
la obra con el control del proyecto. Eso sí, es muy importante tener en cuenta ciertos
aspectos durante la realización de estos trabajos.
La planeación es el proceso por el cual el gerente se encarga de coordinar los esfuerzos
de todos para que estén dirigidos a una meta común, la capacidad de liderazgo del
gerente será uno de los papeles más importantes dentro del proyecto tanto en la
planificación del mismo como en la puesta en ejecución del mismo, si no se cuenta con
un líder que tenga las características para poder manejar el constante conflicto de las
personalidades de los miembros como lo problemas que surgen de improvisto, si no se
cuenta con una persona capaz de manejar todas estos factores aunque nuestra
planificación sea la mejor posible el proyecto corre con un riesgo muy grande de fallar a
pesar del esfuerzo de todos los miembros ya que no se cuenta con esa persona que sirva
de engranaje.
La persona encargada de dirigir tiene que saber manejar los distintos grupos de trabajo
que se van a formar y lograr que los integrantes se desempeñen como conjunto, aunque
parece muy simple esta parte su complejidad reside en el grado de preparación que
implica ser el encargado de este papel y hay esta la importancia de escoger a un gerente
con las características deseadas para cumplir la función deseada.
Planificación:
Se utiliza para que la organización logre óptimos niveles de rendimiento en el que
dentro de esta se incluye:
- Misión
- Visión
- Valores
- Políticas
- Objetivos
- Estrategias
En general la planificación reduce el impacto del cambio como también fija los
estándares mínimos para que pueda desarrollarse el control.
Organización:
En esta sección se modela la estructura de la empresa, tanto órganos de línea, como
órganos de asesoría y apoyo para así generar la línea de mando que no esta presente
dentro de todas las organizaciones, dependiendo de los objetivos y metas.
Departamentalización: es la división de actividades que tienen uno o varios aspectos en
común, con lo cual se puede lograr una mejor organización.

CONCLUSIÓN

Las funciones existentes en el proyecto determinarán las inversiones en los diferentes

ámbitos del proyecto, las cuales es necesario preverlas para que puedan ser
mencionadas y tenerlas en cuenta en toda la estructura. Si se desea crear una empresa y
que proceda su funcionamiento se debe tener de manera básica determinadas
informaciones mencionada a lo largo de este trabajo, como licencias, plan estratégico,
manuales, entre otros.
Mientras las empresas más crecen o se reducen, se convierten en más competitivas, la
adaptación al cambio es uno de los factores de desarrollo más importantes en el
mercado, en consecuencia, las empresas que más atención le presten al ambiente en el
que se desarrollan y al público, serás las más visibles y las que mejor se desarrollarán en
un futuro cercano.

Poder abarcar proyectos de altas dimensiones y proceder a un control total de los

mismos es una labor que en muchas ocasiones se hace realmente complicada sin
embargo es posible si se cumple con los lineamientos propuestos.
La elección del líder es un paso importantísimo en el desarrollo del proyecto este debe
ser capaz de trabajar con armonía con cada empleado logrando llegar a unificar los
objetivos para que vallan en un mismo rumbo.
Como todo gerente, solo existen una oportunidad para ellos, las segundas oportunidades
nos llevarían al fracaso, supongamos que necesitamos invertir en un proyecto, pero
dejamos pasar y otra empresa lo ejerce, entonces el proveedor al ver ello, subirá el
precio a sus productos, entonces al vendernos a nosotros nos lo venderá con un precio
más alto que haberlo adquirido al inicio.
El problema de toda decisión racional, son las emociones, aunque sea en pequeña
implicancia, si no tenemos una base firme, la pirámide a la excelencia podría caer, por
ello tenemos a la experiencia como nuestra primera defensa ante la toma de decisiones.
Actualmente muchos gerentes no toman a una empresa como empresa, sino como una
casa suya, se preocupa de las finanzas, como los trabajadores, y de las personas
externas.
El área de planeación y organización en un proyecto de inversión son requisitos
mínimos para poder tener un horizonte conciso y definido en la empresa, este va a ser
de mucha utilidad para poder realizar la dirección y el control ya que ellos se basan en
estas para poder funcionar.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda realizar una estructura orgánica funcional que esté adecuadamente

establecida, donde tengamos en cuenta las diferentes características y ámbitos con el
que cada proyecto cuenta, para así poder evitar cambios fluctuantes durante el pleno
funcionamiento del comercio empresarial en el mercado.
La adaptabilidad empresarial es algo fundamental para todas las empresas de todos los
sectores, cerrarse ante el cambio será la forma más rápida de llevar a la empresa rumbo
al fracaso.
El principal requisito para empezar será que el proyecto esté completamente definido y
aprobado por el comité de dirección o la junta de accionistas y, en su caso, por el
patrocinador de las acciones que se van a llevar a cabo
Se debe tener en cuenta que a la hora de elegir al encargado del proyecto evaluar sus
capacidades de acuerdo al tipo y naturaleza del proyecto, no es lo mismo elegir una
persona para un proyecto una campaña de marketing que para un proyecto industrial.
Las capacidades requeridas varían y los factores importantes no son los mismos en cada
uno.
Las empresas deben enfrentar todos estos desafíos y cuentan con los administradores
bien preparados para resolverlos.
Al efectuar los cambios, es posible modificar también el proceso de gestión de la
Organización y el uso de ciertos recursos tangibles.
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en las
organizaciones, el éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y
también al satisfacer sus obligaciones sociales
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades.
Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores
Se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los
gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control, de las actividades de
los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales
Debemos enfocarnos en el área de planeación y organización para poder tomar las
mejores decisiones teniendo claros los objetivos y estrategias de la empresa, en otras
palabras , quien es la empresa y hacia donde esta encaminada.