Paso 2: Protocolo de comunicaciones y relaciones laborales

Entregado por:

Daniela Lisneth conde carrascal

Milany Gómez Badillo

María Marlen Meza

Grupo 80007-264

Tutora:

Ingrid margarita duran

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia UNAD

Escuela De Ciencias Sociales, Artes Y Humanidades – ECSAH Protocolo de

comunicaciones

Octubre 2020
Tabla de contenidos

Introducción.....................................................................................................................................4
Datos principales de la empresa: CompuTrabajo.........................................................................5
Misión................................................................................................................................................6
Visión................................................................................................................................................6
Comunicación interna......................................................................................................................7
Herramientas de la comunicación interna......................................................................................7
Comunicación externa.....................................................................................................................8
Vocería..............................................................................................................................................8
Compromiso del personal................................................................................................................9
Herramientas para la comunicación externa.................................................................................9
Página Web.......................................................................................................................................9
Redes sociales..............................................................................................................................10
Atención presencial.....................................................................................................................10
Atención telefónica.........................................................................................................................10
Flujograma.....................................................................................................................................11
Gerente.........................................................................................................................................12
Subgerente....................................................................................................................................12
Recursos humanos o secretaria general........................................................................................12
Contador.......................................................................................................................................12
Oficios varios...............................................................................................................................13
Mensajeros...................................................................................................................................13
Convenios de pago.......................................................................................................................13
Jefe de calidad..............................................................................................................................13
Personal de servicio técnico.........................................................................................................14
Publicidad....................................................................................................................................14
Puntos de venta:...........................................................................................................................14
Vendedores..................................................................................................................................15
Despachadores.............................................................................................................................15
Protocolo de comunicaciones y plan motivacional para el caso de la empresa..........................15
Integración personal.....................................................................................................................15
Estrategias..................................................................................................................................16

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Conclusiones...................................................................................................................................17
Referencias bibliográficas..............................................................................................................18

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 Introducción

La comunicación en una organización muy importante, cada persona se identifica

siempre por su forma de expresarse; las organizaciones deben tener en cuenta que para

alcanzar un buen clima laboral depende de las relaciones laborales de sus empleados; de

igual manera permite trabajar en equipo en pro de obtener buenos resultado y por ende

alcanzar los objetivos de la organización, pero en una organización también se debe tener

en cuenta la motivación que tienen los empleados a la hora de desarrollar sus funciones.

Para nosotros es muy importante conocer la importancia de comunicarnos

correctamente y tener buenas relaciones laborales con nuestros compañeros para trabajar en

equipo.

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Datos principales de la empresa: CompuTrabajo

Slogan: computadores para educar

Ciudad: Aguachica

Fecha de creación: 2 de octubre de 2020

Número de empleados: 15

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Misión

Empresa dedicada a la venta de computadores con facilidad de pago para los

estudiantes;

Promover el acceso a productos financieros, bienes y servicios; haciendo más fácil

vivir a los clientes; apoyando el propósito de vida de nuestros colaboradores y generando

valor a los accionistas.

Visión 

Llegar a ser los líderes en servicios en cuanto a la venta de electrodomésticos,

computadores, ayudando al progreso de todos los estudiantes en cuanto a la comodidad y

mejorando su estado de vida.

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Comunicación interna

La comunicación organizacional abarca un conjunto de técnicas y actividades

orientadas a facilitar la diversidad de mensajes con una comunicación acertada, actividad

que se presenta entre cada uno de los colaboradores de la empresa “COMPU-TRABAJO”,

aporta al buen funcionamiento de la empresa, da a conocer los servicios y excelencia de la

misma al público por medio de la comunicación interna, brindando además a sus

trabajadores espacios informativos que les permiten mantener un buen ambiente laboral,

trabajo en equipo, saber quién los dirige, cuáles son sus fortalezas, debilidades y

aspiraciones en un ambiente laboral más comprometido, esto en el marco de la

comunicación interna.

La comunicación juega un papel importante en la empresa “COMPU-TRABAJO”,

que permite instaurar un canal de comunicación con los colaboradores y todas aquellas

personas y entes que interviene en el proceso de elaboración y comercialización de los

productos.

Herramientas de la comunicación interna

 Correo institucional, el cual tiene como finalidad una comunicación activa y concisa

entre todos los miembros de la empresa.

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  Campañas internas, están dirigidas a fortalecer la hermandad entre el equipo de

trabajo, premiando su buen desempeño.

 Carteleras informativas: en este se publicarán activamente las actividades a realizar

para el fortalecimiento y esparcimiento del talento humano.

 Correo electrónico. Un correo electrónico institucional es una buena forma de

fomentar la pertenencia entre los miembros de la organización y permite un

intercambio rápido de información con un gasto mínimo de recursos.

Estas herramientas entre otras serán utilizadas de forma responsable solo para

asuntos que le atañen a la empresa y a sus trabajadores.

Comunicación externa

La comunicación externa es esencial y por medio de esta se busca mantener

informado al público de las tendencias y fechas de lanzamiento de la empresa, a la vez que

de todos aquellos eventos promocionales que se realicen con el fin de posicionar la empresa

a nivel nacional, están vinculados también los proveedores, medios de comunicación y

público en general

El área de Recursos humanos, Marketing y publicidad son los encargados de

mantener en continuo movimiento las estrategias publicitarias, sin dejar de lado que cada

una de las personas que trabaja en la empresa desde su área también realiza dicho trabajo

con la voz a voz en su entorno inmediato; se programa reunión cada 15 días para informar

las novedades de la empresa.

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Vocería

Está a cargo del vocero que destina la empresa, quien es el encargado de realizar los

comunicados frente a los medios de comunicación, siendo el único que hable de dichos

temas. Así mismo este debe mantener una actitud amable, segura con la capacidad de

mantenerse ante la presión, brindando la información pertinente y sin involucrar temas

personales.

También debe tener presente:

 No improvisar

 No mentir ni responder sin comentarios por el contrario siempre dar declaraciones

acertadas.

Compromiso del personal

El personal en general tiene el compromiso de mantener la buena imagen de la

empresa por medio de su presentación y su forma de actuar dentro y fuera de la misma,

actuando con principios y valores éticos.

Herramientas para la comunicación externa

Página Web

Se diseñará la página web para la empresa, ya que es una herramienta de

comunicación que traspasa fronteras y de esta forma llegaremos a muchas partes del mundo

y grupos de interés (proveedores, consumidores, sociedad en general), nos permite la

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divulgación de información actual, próximas actividades y noticias que fomentan el buen

funcionamiento además permite mejorar la imagen y la marca. Canal para informar eventos

y novedades.

Tener presente que los contenidos a publicar deben ser revisados en su contenido y

diseño por el área marketing, con miras a brindar un producto de calidad y buena imagen de

la empresa.

Redes sociales

Contar con perfiles en las redes sociales permite a la empresa llegar a un público

muy amplio, tanto general como especializado este debe ser con mensajes claros que

lleguen al cliente para generar impacto.

Atención presencial

Se capacitará al personal para brindar atención personalizada y oportuna a los

colaboradores externos y visitantes. Para dicha función se cuenta con una personal idóneo,

la cual cumple con criterios de responsabilidad, respeto y buen trato con las personas.

Atención telefónica

Se cuenta con una línea de atención para cualquier tipo de inquietudes que los

colaboradores y/o compradores pudiesen tener. Se cuenta con personal idóneo para

desarrollar dicha función y están disponibles tiempo completo.

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Flujograma

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Gerente

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar,

calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado,

efectuando esto durante la jornada de trabajo Administrador.

Subgerente

Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e

interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros

demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la

efectiva distribución y administración de los recursos materiales y financieros. Contador:

Colaborar, analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los registros

contables, tributarios y financieros de la empresa.

Recursos humanos o secretaria general

Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la

documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la

jornada de trabajo.

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Contador

Es un profesional encargado de registrar los diversos estados económicos de una

empresa.

Oficios varios

Ejecutar actividades relacionadas con el mantenimiento a cualquier acontecimiento,

orden y aseo de la empresa, aseo en general, brindando un ambiente agradable, tanto del

personal interno como externo de la empresa

Mensajeros

Distribuir correspondencia y diversas encomiendas dentro y fuera de la

Organización, utilizando los medios de transporte necesarios para entregar oportunamente y

en forma segura las mismas

Convenios de pago

Es el encargado La razón de llevar un acuerdo o convenio de pago es establecer

nuevas condiciones que faciliten el pago al deudor beneficioso para el acreedor.

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Jefe de calidad

Tienen que llevar un control de calidad con frecuencia, y así comprobar que los

productos que salen a la calle tienen la calidad adecuada.

Personal de servicio técnico

Recibe, revisa y distribuye las solicitudes de trabajo de su unidad administrativa y

supervisa el resultado de los mismos. Examina el comportamiento de la red nacional de

comunicación de datos, los enlaces de Internet y el diseño e instalación de nuevos

segmentos de la red. Elabora especificaciones y criterios técnicos para la adquisición de

equipos informáticos. Evalúa, capacita y controla la asistencia del personal, se reúne

mensualmente con sus subalternos para evaluar el trabajo

Publicidad

Realizar investigación de información que ayude a la toma de decisiones en cuanto

a las mejores estrategias de Mercadotecnia que se pueden implantar para la compañía,

recopilar datos interesantes a través de estudios de mercado que ayuden a una predicción

acerca de las nuevas necesidades del mercado

Puntos de venta:

Es la zona donde se culmina la venta, donde se realiza la transacción y el cliente

paga por lo que ha adquirido.

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Vendedores

Retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes, lograr determinados

volúmenes de venta, mantener o mejorar la participación en su zona de ventas, generar una

determinada utilidad o beneficio, entre otros.

Despachadores

Prepara y envía mercancía en un entorno de alto volumen y ritmo rápido

mediante la ejecución de las tareas siguientes: Prepara mercancía para envíos, Empaca,

sella y etiqueta cajas para envíos, Utilizar Sistema de administración de almacenes (WMS),

Trabajar con supervisores para rectificar daños

Protocolo de comunicaciones y plan motivacional para el caso de la empresa

Mediante capacitaciones semanales, mensuales y trimestrales dar a conocer:

Con el fin de integrar al personal que labora en la empresa logrando que los miembros

altos, medios y bajos conozca a sus compañeros se realizaran dinámicas que permitan

participar de forma activa con el fin de mejorar el trabajo en equipo.

Integración personal

Mensualmente la oficina de gestión Humana realizara actividades que permitan

fomentar el desarrollo personal y la comunicación asertiva de los integrantes de la empresa.

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 También dará un reconocimiento al mejor empleado de la empresa por cada

dependencia con el fin de generar competitividad dentro de la empresa.

Realizar encuentros familiares fuera del área laboral con el fin de fomentar lazos

familiares positivos.

Realizar jornadas de pausa activa de 15 minutos 1 vez al día con el fin de evitar

enfermedades causadas por el estrés y carga laboral.

Estrategias

Trimestralmente la empresa realizara un balance de producción y ventas donde

informara el estado productivo en el que se encuentra la empresa, a sí mismo generara

estrategias para implementar, en caso de ser necesario se activaran los planes de segunda

opción.

Fomentar el deporte y la actividad física mediante el desarrollo de campeonatos por

dependencias, con el fin de promover estilos de vida saludables. Además, fomentar la

comunicación desde los diferentes rangos de la empresa.

Promover los ascensos dentro de la empresa, reconocer las capacidades y habilidades que

los trabajadores vienen realizando en su trayectoria por la empresa.

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 Conclusiones

Analizando los conceptos estudiados concluimos que la comunicación es una

realidad que la empresa refleja de cómo está organizada y coordinada para llegar hacer una

empresa exitosa, es una responsabilidad de los gerentes y administrativos tener canales de

comunicación tanto interna como externa para que el trabajo sea excelente.

Importante crear en las empresas el plan motivacional para que así los empleados se

sientan satisfechos y trabajen con más dinamismo.

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Referencias bibliográficas

• Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Retrieved from

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?

url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?

direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live

• Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid,

ES: Editorial CEP, S.L. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?

docID=10820412&p00=comunicaci%C3%B3n+pnl

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