Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Historia y evolución de la archivística

Contenido

1 Origen de los archivos en el mundo

2 Origen de los archivos en Colombia

Palabras clave: evolución de los archivos, origen del archivo, historia de los archivos, acontecimientos históricos.
1. Origen de los archivos en el mundo
La historia de los archivos comienza con la aparición de la escritura, punto de partida de la información
como legado histórico de la humanidad; a lo largo del tiempo se reúne gran cantidad de información
y surge la necesidad de preservar la documentación con el fin de conservarla, garantizar su acceso y
convertirla en instrumento de control en la interacción social. Aparecen así, en los primeros imperios
los archivos que se usaban como herramienta de riqueza y control de la población.

Figura 1. Tableta administrativa en arcilla con escritura cuneiforme cuenta cabras y carneros.
Fuente: Dile Telloh (s.f.)

Entre las culturas que más contribuyeron a la historia y evolución de los archivos, se destacan:

• Cultura asiria: los primeros depósitos de archivos en el palacio de Asurbanipal en Nínive, se

hallaron numerosos documentos, entre ellos sentencias judiciales y contratos en tablillas de
arcilla con inscripciones cuneiformes datadas aproximadamente en el siglo VII a.C.

• Cultura griega: los templos en Atenas eran los principales archivos donde se almacenaban
documentos como: leyes, actas, procesos judiciales y cuentas públicas custodiadas por los
magistrados, encargados también de preservarlos y permitir su consulta a los ciudadanos,
quienes tenían derecho a obtener una copia. En esta cultura se evidencia el uso público de los
archivos, que no volvió a surgir sino hasta la Edad Moderna.

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 • Cultura romana: cuenta con el primer archivo del tesoro llamado Aerarium, ubicado en
el templo de Saturno, considerado el principal depósito de los archivos públicos romanos;
almacenaba documentos de índole económica, sentencias del Senado, informes sobre
problemas legales escritos por los Pontífices y sobre métodos considerados sagrados utilizados
habitualmente en los sacrificios.

En el año 78 a. c. se crea el Archivo Central de Roma, Tabularium, donde se depositaba la

información producida por las diversas instituciones locales: actas, documentos y contabilidad
del erario municipal, propiedades públicas municipales, listas de ciudadanos, censo local,
juramentos de los magistrados y escribas, relación de magistrados municipales, documentación
de las actividades judiciales y catastro municipal, etcétera.

• Cultura mesopotámica: en la civilización mesopotámica se destacaron los pueblos arcadios,

sumerios, sirios y babilonios, que tallaban sus escritos en moldes de arcilla con instrumentos
en forma de cuña; también hacían registros en pieles, madera y mármol con implementos
metálicos; registraban todo tipo de hechos y sucesos en escritura cuneiforme y pictográfica
como: crónicas o relatos reales, escritos privados, procesos legales, poemas y encantos mágicos,
y permitían copias de los escritos.

Estas culturas dan inicio a la historia de los archivos que se puede periodizar por épocas o por
valoraciones. (ver tabla 1).

División por épocas: según la división propuesta por el francés Robert H. Bautier, quien dedicó su vida
a la administración y gestión eficaz del patrimonio documental del mundo, la evolución histórica del
archivo se divide en cuatro épocas:

• Época de los archivos de los palacios o época antigua.

Se caracterizan por la concepción del archivo patrimonial y administrativo; en esta época se

dieron a conocer documentos de palacio en tablas de arcilla, encontradas en excavaciones en la
antigua Mesopotamia en Tell Hariri, Ugarit y Nippur. En Egipto se creaban y gestionaban gran
número de registros y se adoptó el papiro para registrar escritos; en Roma y Grecia contaban
con archivos civiles y públicos.

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 • Época de los cartularios o de las cartas en la Edad Media.

De la Edad Media se conservan tesoros documentales de los siglos XII a XV, época en la que se
debilitan las estructuras administrativas luego de la caída del imperio romano ( s. III d. C.) con
las invasiones de los pueblos llamados “barbaros”, que destruyeron los archivos; y el alto costo
del documento escrito que generalizó la expresión oral; sin embargo, en el siglo XII los romanos
recuperan sus derechos administrativos y asimismo, se reestableció la importancia de los
documentos escritos y el desarrollo de los archivos de grandes instituciones de gobierno.

De acuerdo con Alberch, F. R., 2003:

En cuanto al trabajo de archivero, existía más como función que como profesión ya que a menudo
se asociaba con los estudios y la formación de los notarios y los secretarios. Su función consistía en
velar por la conservación material de documentos relevantes –en principio en armarios y arcas, así
como en unas salas que se usaban como depósito de archivo–, organizar los documentos y controlar
su uso. Los documentos más esenciales (cartularios, actas, pergaminos, privilegios) se conservaban en
armarios o cofres denominados “de las tres llaves”. (p.33).

Figura 2. Imprenta, siglo XVI.

Fuente: Cordelia (s.f.)

• Época de los archivos de Estado o época moderna:

Esta época inicia a partir del siglo XVI y va hasta principios del siglo XIX; en este periodo
los archivos almacenan y resguardan fondos documentales con la información producida
por el Estado.

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 Progresivamente se establecen cada uno de los principios de la archivística con base en el
poder; como en el siglo XVII se crean inmensos archivos con el fin de organizar los documentos
producto de la gestión administrativa de la época, también se elaboran estatutos y normas que
reglamentan el acceso a ellos, respetando su confidencialidad.

En siglo XVII vale la pena destacar que se descubrieron gran cantidad de tratados
archivísticos importantes por su valor histórico para la toma de decisiones de conservación;
y por último, los archivos dejan de ser considerados documentos jurídicos y políticos para
convertirse en laboratorios de investigaciones históricas.

• Época de los archivos nacionales o época contemporánea:

Abarca desde principios del siglo XIX hasta la mitad del siglo XX, cuando el archivo
asume una nueva faceta como santuario de investigación; en esta época se establecen
bases teóricas de la archivística como: principio de procedencia, principios primordiales
de la archivística, principio de soberanía nacional y el de transparencia administrativa al
ciudadano. En la actualidad gran parte de los países muestran interés por la investigación
apoyándose en los archivos existentes donde se almacenan documentos en diferentes
soportes (escritos, digitales, fotografías y videos audios, entre otros.) incorporando la
tecnología en el manejo archivístico.

División por valoraciones: por su parte, los italianos Elio Lodolini y Leopoldo Sandri,
investigadores en archivística dividieron la historia de los archivos con base en tres valoraciones.

• Valoración jurídica y administrativa de los documentos: abarca desde la época antigua

hasta inicios del siglo XVIII; este criterio da importancia al valor jurídico de los documentos,
enmarcado en el concepto patrimonial y administrativo del archivo.

• Valoración del archivo como fuente histórica: se da inicio a partir del siglo XVIII y la
primera mitad del siglo XIX; desde la Ilustración hasta el Romanticismo, con predominio del
valor histórico del documento.

• Valoración integradora: data de finales del siglo XIX y gran parte del siglo XX; del
Romanticismo y el Nacionalismo hasta nuestros días, integra el concepto de archivo
histórico y archivo administrativo; el aumento del volumen documental causa competencia
en la administración de los archivos

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 Tabla 1. Periodización de la historia de los archivos

Periodización de la historia de los archivos

División por edades clasicas - Robert H. Bautier
Edad Contemporánea o
Edad Antigua o Época de Edad Media o Época Edad Moderna o Época
Época Laboratorios de la
los Archivos de Palacio. Tesoros de Cartas Arsenales de la Autoridad
Historia
División por valoraciones-Elio Lodolini y Leopoldo Sandri
Valoración jurídica y
administrativa de los Valoración del archivo como fuente histórica Valoración integradora
documentos

Fuente: elaboración propia

2. Origen de los archivos en Colombia

¿Sabía qué...?
El archivo es el mejor soporte de la historia de un país. Sin este no habría
identidad cultural, ni desarrollo.

A principios de la Conquista, la Corona española procuró proteger los documentos de la

administración indiana e instauró una legislación de archivos. En Colombia, la referencia documental
más antigua sobre la constitución de archivos oficiales se encuentra almacenada en el Libro de
Acuerdos de la Real Audiencia de Santafe [sic], de Bogotá (1567).

Colombia cuenta con una memoria histórica fortalecida por números documentos valiosos de
carácter histórico, que por su importancia y variedad informativa, constituyen nuestro patrimonio,
testimonio del pasado de la Nación y de nuestras culturas. Estos documentos son la fuente primaria
de investigación para la construcción de la historia nacional.

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Los hechos que marcaron la historia de los archivos en Colombia1:

• 1868. Se crea el Archivo Nacional, que hace parte de la Secretaría del Interior y
Relaciones Exteriores.

• 1913. El Estado ve la necesidad de preservar los documentos, por lo cual establece la ley 4
de ordenamiento del inventario de archivo, mediante la cual reglamenta su organización,
acceso público y conservación de algunos documentos de tipo oficial.

• La protección del patrimonio documental y artístico se reglamenta mediante la ley 47

expedida en 1920 que establece reglamentaciones sobre los museos, los centros de
información y los archivos documentales de interés público.

• Con la ley 45 expedida en 1923 se constituye la conservación de los documentos bancarios

establecida en el artículo 99.

• En 1932 se reglamenta el registro y matrícula de la propiedad y nomenclatura urbana

mediante la expedición de la ley 40, que reconoce los bienes raíces a través de las
matrículas inmobiliarias.

• En la ley 14 de 1936, se aprueba el acuerdo sobre la protección y valor histórico del

patrimonio cultural.

• En 1950, mediante el decreto se reglamente la microfilmación y valor probatorio de los archivos.

• En 1980 se señalan los procedimientos que rigen al Archivo General de la Nación. Se fijan
normas y se expiden la reglamentación de la organización de archivos documentales del Estado.

• En la ley 23 de 1981 se expiden las normas de la ética médica, especificando que los
historiales clínicos se rigen por el modelo definido por el Ministerio de Salud y Protección.

1 Estos datos se tomaron exclusivamente del sitio web del Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/

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 ¿Sabía qué...?
Sin los archivos, no existirían registros de los hechos ocurridos en el transcurso
de nuestra historia.

• Con el fin de preservar los archivos producidos en las alcaldías se establece el decreto 1333 de
1986, con el fin garantizar la transparencia en sus procesos.

• 1989. Se crea el Archivo General de la Nación.

• 1990. Se señalan los objetivos, políticas y funciones del Archivo General de la Nación en ellos
“…el reglamento y procesos documentales que se deben tener en cuenta para normalizar y
organizar la administración y gestión de archivos en la Nación”.

• 1992. Inicia operaciones como establecimiento público.

• En 1995, se reglamenta el traslado de los documentos históricos al Archivo General de la

Nación para su conservación y disposición.

• En 2000, mediante la Ley 594 se constituye la Ley General de los Archivos.

• Desde 2003, durante periodos mínimos de cinco años la Superintendencia Bancaria vigila la
conservación de los archivos y documentos de las entidades.

• En 2014 se expide la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información (Ley de

acceso a la Información).

En Colombia los archivos departamentales y municipales preservan documentos de la gestión

administrativa y política de las instituciones de cada región; con el fin logar la adecuada preservación
y evitar pérdidas de archivos se está avanzando en la normalización del quehacer archivístico y se han
logrado avances como la utilización de formatos comunes de comunicación.

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Figura 3. Estantes de archivos

En el país, contamos con:

• Archivos de gestión o administrativos: se conocen como archivos de oficina; documentos de los

procesos de gestión administrativa en una empresa.

• Archivos intermedios o centrales: donde la documentación ha perdido la utilidad por la cual

había sido creada; cuando cumplen treinta años de antigüedad se valoran con el fin de conservar
solo lo pertinente.

• Archivos históricos o definitivos: son documentos que se deben conservar a perpetuidad y

garantizar su preservación e integridad; estos archivos contienen información significativa con
valor histórico y cultural y son patrimonio histórico de las naciones.

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 ¿Sabía qué...?
En Colombia, en las regiones, hay variedad de archivos históricos donde se
conservan las memorias de la Nación?

En la Tabla 2 se relacionan algunos de los Archivos históricos que se encuentran Colombia.

Tabla 2. Archivos históricos en Colombia

Archivos históricos en Colombia

Ciudad Nombre del archivo

• Archivo General de la Nación.

• Biblioteca Nacional de Colombia.

• Archivo de la Academia Colombiana de Historia.

• Archivo Histórico de la Universidad del Rosario.

Bogotá
• Archivo Biblioteca del Seminario Mayor de Bogotá.

• Archivo Histórico de la Provincia de Santo Domingo de la Orden

de Predicadores.

• Archivo Histórico de don Miguel Antonio Caro de la Biblioteca del

Instituto Caro y Cuervo, Hierbabuena.
• Archivo Regional de Boyacá.
Boyacá
• Archivo de la Academia Boyacense de Historia.
• Archivo Histórico del Seminario de Popayán.
Popayán
• Archivo Central del Cauca.

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 Archivos históricos en Colombia

Ciudad Nombre del archivo

Medellín • Archivo Colonial de Santa Fe de Antioquia.

• Archivo Histórico de Cali.

Cali
• Archivo Histórico de la Universidad de San Buenaventura.

Cartagena • Archivo Histórico de Cartagena.

Fuente: elaboración propia

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Referencias
Alberch-Fugueras, R. (2013). Archivos: entender el pasado, construir el futuro. Disponible en: https://
ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Alberch, F. R. (2003). Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento.
Disponible en: https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Archivo General de la Nación (2017). http://www.archivogeneral.gov.co

Cruz, M. J. R. (2014). Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. Disponible en:

https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Marín, M. (2004). Elementos de la archivística colombiana para la historia de los orígenes de la provincia.
Theologica Xaveriana. Disponible en: http://www.javeriana.edu.co/theologica/UserFiles/Descarga/
ediciones/152/Elementos%20de%20la%20archivistica%20colombiana%20-%20152.pdf

Referencias de imágenes
Dile Telloh (s.f.). Tableta de administrativo de arcilla en escritura cuneiforme con la cuenta de cabras y
carneros. [Fotografía]. Recuperado de: http://quest.eb.com/search/126_529540/1/126_529540/cite

elnurfreepik (s.f.). Estantes de archivos. [Fotografía]. Recuperado de: https://www.freepik.es/fotos-

premium/muchas-carpetas-carpetas-estante_4461538.htm

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Técnicas de Archivística y Gestión Documental

Unidad 1: Historia, evolución y normatividad de los archivos
Escenario 1: Historia y evolución de la archivística

Autor: Carmen M. Romero Bracho

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

Diseñador Gráfico: Felipe Puentes
Asistente: María Elizabeth Avilán Forero

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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