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PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo En Gestión Administrativa


 Código del Programa de Formación: 122115 Versión 100
 Nombre del Proyecto: Apoyo al fortalecimiento de los procesos administrativos en empresas de
Villavicencio de formación continua.
 Fase del Proyecto:Ejecución
 Actividad de Proyecto: Apoyar los procesos administrativos de la empresa de acuerdo a los protocolos
establecidos
 Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
 Resultado de aprendizaje: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.
 Resultado de aprendizaje: Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo
en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.
 Resultado de aprendizaje: Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
 Duración de la Guía:

2. PRESENTACIÓN

Respetado señor aprendiz:

Señores aprendicesen esta guía le orientará en su proceso formativo y en la ejecución de su proyecto


acerca de los siguientes temas que corresponden a los resultados de aprendizaje: el archivo, la unidad de
correspondencia, sus funciones, operación de aparatos tecnológicos para el proceso de documentos
empresariales. El estudio de esta guía, le permitirá desarrollar las habilidades concernientes al correcto
manejo de la documentación dentro de la empresa y la estructuración de rutas de acción claras frente a la
recepción y despacho de la documentación.

Para estas actividades, con la orientación del docente se socializarán los procesos escritos a nivel individual
y grupal con el fin de adquirir los conocimientos sobre el tema dentro de un ambiente participativo. Se
recomienda que su participación en el progreso de la presente guía se realice de manera responsable y
comprometida.

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Le invitamos a continuar con el mismo entusiasmo y dedicación hasta ahora demostrado en su proceso de
enseñanza-aprendizaje. Es importante que el producto de cada una de sus actividades o evidencias se
suba a la plataforma Blackboard y al portafolio del aprendiz.

“Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”


Benjamín Franklin
Fundador de los E.E.U.U.

3.
4.
5. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de Reflexión Inicial

El recibo y despacho de los documentos son muchas veces responsabilidad que nos atañen y en ciertos
momentos nos llevan a tomar decisiones. Los invito a realizar las siguientes actividades:

Observe el video “La Unidad de Correspondencia” “La Unidad de Correspondencia”


http://www.youtube.com/watch?v=mcKH_GyvPPY.

En forma grupal y teniendo en cuenta el video reflexione sobre los procesos de se llevan a cabo en la
Unidad de Correspondencia. ¿Qué piensa usted acerca de esta labor tan importante en la empresa?

LEA Y ANALICE EL SIGUIENTE CASO

MASWELL el Auxiliar de Archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera
en que lo tratan los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su labor diaria
por lo distraído, desordenado e irresponsable, comete errores en el momento de radicar los documentos, se
le pierden documentos con cierta frecuencia, no registra oportunamente la correspondencia, la envía
erróneamente sin radicarla y como si fuera poco, le encanta estar generando mal ambiente en el entorno
laboral, a pesar que la empresa le dio capacitación.

Qué pasos podemos sugerirle al MASWELL para que organice sus actividades diarias, qué mecanismos de
control debe utilizar para que su trabajo sea productivo.

 ¿Cuál debería ser la actitud de los jefes?


 ¿Cree usted que Maswell tenía el perfil para cargo que desempeña?
 ¿Qué Procedimiento administrativo cree usted que debería realizar el trabajador?
 ¿Qué le recomendaría a Maswell para que realice un trabajo eficiente y productivo?
 ¿Qué recomendación aportaría para solucionar este problema?

3.2 Actividades de Contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Señores aprendices los invito a consultar las siguientes temáticas con el fin de tener una mejor
comprensión de los temas motivos de estudio de esta guía, ir consultando según indicaciones del
instructor. En el material de apoyo de esta guía encontrará documentos que hacen referencia a cada
uno de los temas propuestos. Leer el material de RECIBO Y DESPACHO que se encuentra en la
carpeta de material de apoyo.
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1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Consultar la siguiente normatividad correspondiente a cada fase:

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y


control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones,
numeración de actos administrativos.
ACUERDO AGN 060 DE 2001
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos
que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e
históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de


correspondencia en cada una de sus sedes y si existen
varias sucursales en una misma ciudad, la entidad
ARTICULO 3°
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en
una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o
si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo
caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con


personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que
rigen la administración pública.

La numeración de los actos administrativos debe ser


consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se
encargarán de llevar los controles, atender las consultas y
los reportes necesarios y serán responsables de que no se
ARTICULO 6° reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los
NUMERACIÓN DE ACTOS actos administrativos que no estén debidamente firmados y
ADMINISTRATIVOS se cumplan todas las disposiciones establecidas para el

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efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará


constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar
los actos administrativos.

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas,


formatos y controles manuales o automatizados que
ARTICULO 8° permitan certificar la recepción de los documentos, por parte
CONTROL DE COMUNICACIONES
de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios
OFICIALES
de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de
las comunicaciones recibidas.

Constitución Política Artículo 15. Párrafo3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

REFORMA ACTO LEGISLATIVO 02 DE 2003

La correspondencia y demás formas de comunicación privada


son inviolables.  Sólo pueden ser interceptados o registrados
ARTICULO 15° mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
PARRAFO 3
que establezca la ley.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1,11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y
uso de sellos, ventanillaúnica.

DECRETO 2150 DE 1999

A las entidades que integran la Administración Pública les está


prohibido exigir documentos originales autenticados o
ARTICULO 1° reconocidos notarial o judicialmente.
SUPRESIÓN DE AUTENTICACIONES
Y RECONOCIMIENTOS

En el desarrollo de las actuaciones de la administración


pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el
uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada,
ARTICULO 11° en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los
SUPRESIÓN DE SELLOS títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información
suficiente para la expedición del documento respectivo.
Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de
cualquier sello elaborado para el uso por Ia Administración
Pública.
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Para la recepción de documentos, solicitudes y atender
requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de
ARTICULO 32° oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad
VENTANILLAS ÚNICAS
de la actuación administrativa que implique la presencia del
peticionario.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

ACUERDO AGN 060 DE 2001

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones


oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de los documentos;
cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
ARTICULO 5° correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
PROCEDIMIENTOS PARA LA debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas
OFICIALES manuales, mecánicos o automatizados.

PARÁGRAFO:

Cuando existan errores en la radicación y se anulen los


números, se debe dejar constancia por escrito, con la
respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia. 

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones


deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los
anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la
ARTICULO 10° entidad, se procederá a la radicación del mismo.
COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS PARÁGRAFO:

Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el


nombre del responsable o responsables de su contenido, se
considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán las
acciones a seguir.

ARTICULO 11° Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se


COMUNICACIONES OFICIALES elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el
ENVIADAS original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva
de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los
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anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención documental. En los casos
en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales.

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se


tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte
integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de
ARTICULO 12°
COMUNICACIONES OFICIALES VIA correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos
FAX para el control y establecer los procedimientos adecuados
para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel


químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que
garantice su permanencia y durabilidad.

NTC 4436 NTC 2676. Acuerdo 027 de 2006 del 31 de octubre.

ACTIVIDADES MARCO NORMATIVO Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos,
que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden
recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y
cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad
y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las
siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros. https://es.slideshare.net/taixon/despacho-y-recibo-de-documentos-
presentacion

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

DECRETO 229 DE 1995

Se entiende por servicios postales, el servicio público de


recepción, clasificación y entrega de envíos de
ARTICULO 1° correspondencia y otros objetos postales. Los servicios
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SERVICIOS POSTALES postales comprenden la prestación del servicio de correos
nacionales e internacionales y del servicio de mensajería
especializada.

Decreto 2150 de 1995. Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

DECRETO 2150 DE 1995

 Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la


recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y
sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y
por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes
o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se
hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.
Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán
presentadas el día de incorporación al correo, pero para
efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán
radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a
ARTICULO 25° la entidad y no el día de su incorporación al correo.
UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a
ENVIO DE INFORMACIÓN los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas
por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la
propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a
partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del
destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de
recepción del documento en el domicilio del destinatario, se
presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el
correo.
Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por
correo de documentos o información a la entidad pública, para
lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte
pagado y debidamente diligenciado.

PARÁGRAFO. Para efectos del presente artículo, se


entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y
cuando la dirección esté correcta y  claramente diligenciada.

Acuerdo 060 de2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.

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ACUERDO 060 DE 2001

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su


estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en
los archivos de gestión, centrales e históricos.
ARTICULO 3° Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
CENTRALIZACIÓN DE LOS correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN DE
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará
LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe
propender por el control y normalización unificado en cada
entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con
personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios
necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan
a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar
el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de
documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de
documentos a dependencia competente.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el


cumplimiento de su función administrativa.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 23.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos
de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio
ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.


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Artículo 1°. El artículo 4°. del Decreto-ley 2733 de 1959 quedará así: Los organismos de la Rama
Ejecutiva del poder público y las entidades descentralizadas del orden nacional y las Gobernaciones, y el
Alcalde de Bogotá, deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda
resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, señalando
para ellos plazos máximos, según la categoría o calidad de los negocios. Dichos reglamentos, que no
comprenderán los procedimientos especiales señalados por las leyes para el trámite de asuntos al cuidado
de las entidades y organismos indicados, deberán someterse a la revisión y aprobación de la Procuraduría
General de la Nación. Esta podrá requerir el envío de los mismos y sancionar por el incumplimiento de los
plazos que señale el decreto reglamentario.
Parágrafo 1°. Los reglamentos que expidan las gobernaciones deberán contener las normas para la
tramitación interna de las peticiones que corresponda resolver a las alcaldías.
Parágrafo 2°. Cuando no fuere posible resolver la petición en el término de quince días, contados a partir de
la fecha de su recibo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos para la demora y
señalando, a la vez la fecha en que se resolverá.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

ARTÍCULO 5. Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por
escrito, a través de cualquier medio. Las escritas deberán contener, por lo menos:
1. La designación de la autoridad a la que se dirigen.
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con
indicación del documento de identidad y de la dirección.
3. El objeto de la petición.
4. Las razones en que se apoya.
5. La relación de documentos que se acompañan.
6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.
Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla
presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para
algunos de estos casos podrán elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que
les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes.

A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con
anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo
valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo
del peticionario.

ARTÍCULO 6. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá
informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se
resolverá o dará respuesta. Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse
en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita.

ARTÍCULO 7. La falta de atención a las peticiones de que trata este capítulo, la inobservancia de los
principios consagrados en el artículo 3º y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de
mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes

ARTÍCULO 8.Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las autoridades
podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria para el interés público; en tal caso,
expedirán resolución motivada.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25.


DECRETO 2150 DE 1995
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Tratándose de las obligaciones que los particulares tengan
para con el Estado, aquéllos podrán solicitar a los
ARTICULO 6° establecimientos de crédito que debiten y trasladen de sus
DEBITOS Y TRASLADOS DE
cuentas corrientes o de ahorros, los fondos necesarios para el
CUENTAS
cumplimiento de toda clase de obligaciones a favor de las
entidades de la Administración Pública.

Modificado por el art. 14, Ley 962 de 2005. Cuando las


entidades de la Administración Pública requieran comprobar la
existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución
de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra
entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la
ARTICULO 16° entidad el envío de dicha información. 
SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE
DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS PARÁGRAFO .- Las entidades de la Administración Pública a
las que se les solicite información, darán prioridad a la
atención de dichas peticiones, las resolverán en un término no
mayor de diez (10) días y deberán establecer sistemas
telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir la
información.

Cuando las entidades de la Administración Pública requieran


la presentación de los antecedentes judiciales o de policía,
ARTICULO 17° disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en
ANTECEDENTES JUDICIALES O DE
particular deberán, previa autorización escrita del mismo,
POLICIA, DISCIPLINARIOS Y
PROFESIONALES solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para
este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos
pertinentes si es del caso.

ARTICULO 22° Sentencia C 490 de 1996 y Sentencia C 509 de 1996 Corte


INEXEQUIBLE Constitucional

Modificado por el art. 10, Ley 962 de 2005.Las entidades de la


Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío
de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por
medio de correo certificado. En ningún caso se podrán
inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas
ARTICULO 25° naturales o jurídicas que se hayan recepcionado por correo
UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL certificado a través de la Administración Postal Nacional, salvo
ENVIO DE INFORMACIÓN que los códigos exijan su presentación personal.

Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá


que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al
requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que
la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el
respectivo recibo de envío.

 Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por


correo de sus documentos o información requerida a la
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entidad pública.

 PARÁGRAFO .- Para efectos del presente artículo, se


entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y
cuando la dirección del despacho público, esté correcta y
claramente diligenciada.

Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno

ARTICULO 33° Derecho de turno.


Las autoridades que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar el orden de su
presentación para efecto de llevar a cabo el trámite respectivo. Sólo por razones de orden público, el jefe de
la entidad podrá modificar dicho orden dejando constancia en la actuación. En todo caso y mediante acto
administrativo de carácter general, el jefe de la entidad podrá determinar categorías de asuntos que se
considerarán de manera separada para efectos de la aplicación del derecho de turno.
En todas las entidades y dependencias públicas debe llevarse un registro de presentación de documentos
en los cuales se debe dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los
administrados, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho
registro será público.
El Gobierno dispondrá los elementos necesarios para el diseño y operación de sistemas de información que
permitan garantizar el pleno cumplimiento de esta disposición, de tal forma que se pueda verificar el turno.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a aquellas peticiones, quejas o reclamos que impliquen gasto.

ACTIVIDADES MARCO NORMATIVO: En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un


conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas
series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan
las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control
y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Análisis de
antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya
lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

Ingresar en google y consultar la información que se encuentra a continuación, en ella están los flujo gramas
de cada uno de los procesos anteriores. Analizarlos minuciosamente para poderlos comprender. pág. 20-
27. 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD: Recibir, Despachar y Operar los aparatos tecnológicos empresariales de acuerdo con
las normas de la Organización y la legislación vigente.

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ACTIVIDAD 1. Indagar sobre el puesto de trabajo, componentes, como elementos, muebles, herramientas
tecnológicas utilizadas para el recibo y despacho de documentos, aplicativos de software (workflow), reloj
radicador, impresoras de punto para radicación de documentos, internet e intranet, soportes documentales.
Socializar a través de conversatorio. Subir al drive.

ACTIVIDAD 2.1 Canales o medio de ingreso de los documentos

Los documentos tienen varias vías para lograr ingresar y salir de la organización, entre ellos encontramos:

Fax: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a distancia utilizando
por lo general las líneas telefónicas. Este acto de enviar un fax, se puede realizar a cualquier parte del
mundo en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos, sin embargo, en la
actualidad casi no es utilizado debido a que el papel químico que utiliza es fotosensible y por lo tanto los
documentos enviados por fax deben ser multicopiados para evitar la pérdida de la información que contiene.

Mensajería: Empresa cuyo fin es hacer llegar mensajes y paquetes lo más rápido posible.

Correo tradicional: El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos y otros
paquetes de tamaño pequeño alrededor del mundo. Todos los documentos enviados a través del sistema
postal son llamados correo a correspondencia, un sistema postal puede ser privado o estatal.

Página Web: Es un documento electrónico diseñado para world wide web (internet) que contiene algún tipo
de información como texto, imagen, vídeo, animación, u otros, allí se establecen vínculos que permiten
comunicarse con los administradores de dichas páginas.

Correo electrónico: También conocido como e-mail, es un servicio que permite el intercambio de mensajes
a través de sistemas de comunicación electrónica.

Correo Tradicional: Sistema dedicado a transportar documentos escritos, así como paquetes de tamaño
pequeño o mediano (encomiendas) alrededor del mundo. Todo envío a través del sistema postal es llamado
correo o correspondencia.

ACTIVIDAD 3. Indagar sobre Gestión documental, documento, documento de archivo, ciclo vital del
documento, electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia. Clases de documentos. Unidad de
correspondencia: conceptos, objetivos, misión, funciones, servicios que presta; recibo y despacho de
documentos. Manual de gestión documental. Concepto e importancia. Estructura orgánico-funcional de la
empresa y de la Unidad de Correspondencia. Técnicas de lectura, Pautas para resumir. Conceptos de:
Normas de seguridad y salud ocupacional orientadas al recibo de documentos, Elementos de protección
para el desempeño de las funciones. Conceptos de: Usuario y cliente. Elaborar diapositivas, mapas
conceptuales, mentales, cuadros sinópticos. Tome evidencia para subirlas al drive. Socialice por medio de
conversatorio.

Adjunto encontrará material sobre el proceso de recibo y despacho de los documentos en forma manual y
sistematizada, diseñar los formatos utilizados en medio físico.
http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recibo-y-despacho-de-documentos.pdf

Indague sobre los siguientes formatos elabórelos:

 Formato de recibo y radicación de documentos


 Formato de despacho
 Formato entrega directa en las entidades
 Guía de afuera o préstamo de documentos
 Formato control entrega interna de documentos
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ACTIVIDADA 4. Seguridad y salud ocupacional en el área de archivos

La administración de un archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a evitar la pérdida
de documentos y a garantizar la seguridad. El mayor denominador encontrado en los archivos son las
condiciones desfavorables a las que están expuestos, tanto los documentos como las personas que allí
laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan situaciones de riesgo. Los invito a observar los enlaces y
elaborar resumen, en una hoja bond balnca o de examen. Socializar con sus compañeros.
http://johnvargas24.blogspot.com/2012/09/seguridad-y-salud-ocupacional-en-el.html
http://johnvargas24.blogspot.com/2012/09/seguridad-y-salud-ocupacional-en-el.html
file:///C:/Users/USER/Downloads/12643-Texto%20del%20art%C3%ADculo-34019-1-10-20151124.pdf

ACTIVIDAD 5. Elaborar un cuadro, mapamental, cuadro sinóptico del material adjunto a la guía de
aprendizaje sobre el material o sobres sospechoso en las unidades de correspondencia

ACTIVIDAD 6. Indagar sobre el manual de correspondencia:


http://www.slideshare.net/angela1985/manual-de-correspondencia-sena
https://www.unillanos.edu.co/index.php/manual-correspondencia-y-archivo
Elaborar una presentación en powerpoint prezi, sobre el manual de gestión documental en donde debe
indicar los siguientes aspectos: Objetivo, Alcance, Política de operación, Normatividad, Desarrollo de
los procesos (ingreso, radicación, clasificación, distribución y salida de documentos y/o
comunicaciones tanto internas como externas). .Así mismo los formatos para el recibo,
distribución y despacho de la correspondencia. Lista de los equipos, muebles, implementos y
herramientas de trabajo, contemplados para las actividades de recibido y despacho de documentos

Cree usted que los documentos en medios electrónicos me brindan la seguridad necesaria para su
conservación?.
http://www.slideshare.net/jacquelinesarmiento/documentos-electronicos-eje-tematico-2-4957058

ACTIVIDAD 7. Con la orientación de su instructor realizar taller de simulación de Recibo y Despacho de


documentos en una empresa. Realice un mínimo de seis registros en las planillas, tanto de correspondencia
recibida como despachada, realice el préstamo de tres documentos en la guía de afuera para el prestamos
de documentos, registro de 6 documentos entregados en forma directa en las entidades, presente los
formatos diligenciados en un legajo que se registrará como: “Consecutivo de correspondencia recibida y
consecutivo de correspondencia despachada” Registro de correspondencia” Presente a su instructor para
que sean valorados. Escanear o tomar foto de la evidencia y subir al drive.

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIAS DE CONOCIMIENTOS

Elaborar una presentación en powerpoint sobre la importancia de llevar un orden de los documentos que
ingresan y salen de la organización y las implicaciones de no hacerlo, apoyese en la legislación archivistiva.
Realice la transferencia a otro grupo, guarde evidencias.

Elaborar el diccionario archivístico, con el fin de que se apropie de los términos técnicos utilizados
en el proceso de la Gestión Documental. Al final de la competencia debe presentarlo y subirlo a la
plataforma blackboard.

El desarrollo de la guía de aprendizaje requiere de materiales como Tableros, marcadores, borrador,


computador (aplicativo software), Internet, redes de información, fax, soportes electrónicos, impresora,
sello radicador de caucho (manual) reloj electrónico para radicación de correspondencia, numerador,
fechador, perforadora, cosedora, ganchos de cosedora, sacaganchos, carpetas cartulinas, stickers, regla
y útiles en general, medios impresos: guías de aprendizaje, libros o textos, normatividad archivística
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vigente.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e


Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Utiliza cuidadosamente los útiles, papelería,
Consultar Normas internas y elementos, mobiliario y equipos requeridos para
legislación vigentes para el la recepción y despacho de documentos.
envío de los documentos. Opera de manera responsable los equipos y
Medios para el envío de programas (aplicativo) para el recibo y despacho
documentos, normas de correo de documentos internos y externos; de acuerdo Listas de
y de embalaje con el manual de operación de los equipos chequeo-
Condiciones que deben reunir requeridos para el recibo y despacho de cuestionario
los documentos por enviar. documentos.
Procedimientos para la Utiliza responsablemente las Tablas de Retención
distribución de las copias de los Documental.
documentos por enviar Aplica de manera rigurosa el manual de gestión
Indagar sobre Evidencias de documental, las normas de gestión de la calidad y
Desempeño: la legislación vigente para el ingreso de los
Identificación y aplicación de documentos.
formatos o planillas para el Clasifica de manera cuidadosa la documentación
registro y control de recibida.
documentos enviados. Radica de manera rigurosa los documentos para
Radicación, registro y la Organización, internos y externos, aplicando el
distribución de cinco software, las normas y la legislación vigente.
documentos por enviar Analiza e interpreta de manera coherente la
Plega, inserta o embala cinco información contenida en los documentos
documentos para su envío. recibidos, para el respectivo registro.
Conformación y conservación Utiliza de manera responsable los formatos,
de un expediente “consecutivo planillas y software para el registro y control de
de correspondencia”. los documentos recibidos, teniendo en cuenta las
Diligenciamiento de dos normas de gestión de la calidad y la tecnología.
formatos de control de préstamo disponible.
del “consecutivo de Distribuye rigurosamente los documentos a las
correspondencia” dependencias encargadas del trámite, de acuerdo
Descargue de los documentos con las funciones de cada una.
recibidos a las dependencias Realiza de manera estricta el recordatorio de
respectivas correspondencia recibida, a las dependencias
. respectivas aplicando el manual de gestión
Evidencias de Producto: documental.
Presentar: Aplica de manera cuidadosa la comunicación
Formatos de registro y control empresarial y las estrategias de atención al
de documentos. cliente cara a cara y a través de medios
Radicación, Registro y tecnológicos, de acuerdo con la tecnología
distribución de cinco disponible.
documentos. Participa activamente en la solución de
Plegar, insertar y embalar cinco situaciones problémicas, en equipo de trabajo con
documentos. otros compañeros.
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Expediente de conformación del Verifica rigurosamente que los documentos
consecutivo de reúnan las condiciones para ser radicados,
correspondencia. registrados y despachados, de acuerdo con el
Formato de préstamo de manual de gestión documental, las normas
documentos técnicas colombianas para la elaboración y
Mapas mentales de la presentación de documentos y las de gestión de
legislación . la calidad.
Aplica de manera cuidadosa el procedimiento,
manual o automatizado, para la radicación de los
documentos por despachar, utilizando la
tecnología y el aplicativo disponible.
Registra con responsabilidad los documentos
internos y externos por despachar, aplicando el
manual de gestión documental y la tecnología
disponible.
Distribuye oportunamente las copias de los
documentos por enviar de acuerdo con las
normas internas y la legislación vigente.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el


desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte y medio
utilizado.

COMUNICACIONES OFICIALES O PÚBLICAS. Las comunicaciones oficiales se se clasifican en externas e


internas, y enviadas y recibidas.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son las comunicaciones que ingresan a través de la


ventanilla del Área de Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad
de tales, a través de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin.

COMUNICACIÓN ORDINARIA: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del


Área de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo
contenido es de conocimiento público.

COMUNICACIÓN RESERVADA O CONFIDENCIAL: dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados


en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o
empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque
que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información
disponible del remitente y el destinatario institucional.

COMUNICACIÓN NORMAL: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.
COMUNICACIÓN URGENTE CERTIFICADA: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad
tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada
especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los
documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines.

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DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

MENSAJE DE DATOS: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por


medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o
el telefax

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad


registra la información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o
producidas.

7. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

COMPENDIO, Normas Técnicas Colombianas sobre Documentación


CURSO BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, Mac Graw Hill
CORRESPONDENCIA COMERCIAL, Editorial Norma,
LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS, Ministerio de Cultura, Archivo General de la Nación, Ed.
2001
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, Administración de la Información, Editorial Norma
PROCEDIMIENTOS DE OFICINA, Editorial Norma
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS, Archivo General de la Nación
Internet buscadores como: GOOGLE, YAHOO, MONOGRAFÍAS.com, mincomunicaciones.gov.co
(trámites), archivogeneral.gov.co, entre otros
http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-documentos.html
file:///C:/Users/JOAN/Downloads/manual_de_gestion_documental_ufps_parte_1.pdf
http://definicion.mx/puesto-de-trabajo/
http://pdtgrupodos.blogspot.com/2012/10/componentes-del-puesto-de-trabajo.html
http://www.youblisher.com/p/779338-Practica-de-oficina/
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html
http://es.scribd.com/doc/30032821/11/SELLO-DE-RADICACION
http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_postal
https://ww2.ufps.edu.co/universidad/gestion-documental/1090 Manual de Gestión documental empresa
https://es.slideshare.net/MariaSaavedra8/prevencion-de-riesgos-en-archivos-sena

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha


Autor (es) María Eugenia Osorio A. Instructora Comercio y 2020-08-10
Isabel Villada Enciso Instructora Servicio

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio


Autor (es)

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