INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL - INSTITUTO TÉCNICO INDUSTRIAL DE FUSAGASUGÁ

Resolución de Aprobación No. 0559 del 16/08/2013 - Secretaría de Educación de Fusagasugá

GUÍA DIDÁCTICA No. 1

Área: Gestión Empresarial
Curso: 11°JM
Docente: Alejandro Maldonado Clavijo
Tópicos Generativos:

UNIDAD I: FORMALIZACION DE LA EMPRESA

 Formalización comercial
 Formalización laboral
 Contrato laboral
 Indemnización

TITULO: FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

FORMALIZACION COMERCIAL: Los establecimientos comerciales, así como los empresarios, deben
matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara y Comercio que les corresponda dentro del mes
siguiente al inicio de las actividades comerciales.
Los tramites comerciales deben efectuarse en la Notaria y en la Cámara de Comercio que le correspondan
a la localidad en la cual va a funcionar la empresa o negocio, los pasos a seguir son los siguientes:
1. Reunir los socios para construir la empresa.
a. Si los socios son personas naturales deberán:
 Definir el nombre de la empresa.
 Adquirir los formularios de matrícula, diligenciarlos y tramitarlos.
 Obtener el certificado de matrícula mercantil.

2. Verificar que el nombre o razón social con el cual se identificara la empresa o sociedad es
único. Este trámite se adelanta en la Cámara de Comercio, con el propósito de comprobar
que no existen otras empresas denominadas de la misma manera.

3. Elaborar la minuta de constitución. Los socios deberán elaborar unos estatutos, en los
cuales se deben incluir los siguientes datos:
 Nombre o razón social.
 Objeto social.
 Clases de sociedad.
 Nombres de los socios.
 Nacionalidad.
 Aportes a capital.
 Facultades del representante legal.
 Distribución de utilidades.
 Duración.
 Domicilio.
 Causales de disolución.
Estos estatutos deben presentarse en la notaria debidamente aprobados por todos los asociados para ser
convertidos en escritura pública.
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4. Solicitar copia autenticada de la escritura pública, luego de presentar los estatutos en la

notaria, si los socios así lo desean.

5. Matricular la sociedad en el Registro Mercantil. Este trámite se lleva a cabo en la oficina de

Cámara y Comercio y para efectuarlo se deberá:
 Presentar una copia de la escritura pública de constitución de la sociedad.
 Diligenciar los formularios de matrícula mercantil.
La renovación deberá hacerse cada año, entre los meses de enero y marzo.
6. Registrar los libros de contabilidad.
Esta diligencia se lleva a cabo en la Cámara de Comercio y, por ley, todos los empresarios deben presentar
e inscribir los siguientes libros:
a. Para personas naturales:
 Libro diario.
 Libro mayor y de balances.
 Libro de inventarios y de balance.

b. Para sociedades:
 Libro mayor y de balances.
 Libro de inventarios y de balances.
 Libro diario.
 Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas.
El registro de los libros puede efectuarlo el Representante Legal, enviando carta con los siguientes datos:
 Nombre y destino de cada uno de los libros.
 Numero de hojas por cada libro.
 Nombre del propietario de la empresa, o nombre de la empresa a la cual se registran los libros.
Los libros deberán presentase rotulados con el nombre de la sociedad, numerados consecutivamente,
presentarlos totalmente en blanco y retirarlos máximo dentro de los noventa (90) días siguientes.
La Cámara de Comercio inscribe los libros, lo cual no presenta un control sobre el manejo de los mismos.
7. Obtener Certificado de Existencia y Representación Legal. Este certificado se expide a las personas
jurídicas. Las personas naturales deben solicitar, a cambio, la Matricula Mercantil. Ambos
documentos deben solicitarse o tramitarse en la Cámara de Comercio en la cual está inscrita la
empresa.
8. Renovación de la Matricula. La matrícula mercantil de los empresarios y la de sus establecimientos
comerciales deben renovarse cada año, en los meses de Enero, Febrero y antes de Marzo de cada
año.
ACTIVIDAD
1. ¿Qué entiende por formalización comercial?

Respuesta: Toda persona natural o jurídica que inicia una actividad profesional o comercial, que
pasa a llamarse contribuyente y adquiere unas obligaciones ante el Estado, como lo son las
declaraciones y pago de impuestos por las actividades que se realizan.
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2. Escriba los pasos para realizar trámites comerciales.

Respuesta:
 Regístrese como persona natural o jurídica.
 ¿Qué nombre ponerle a la empresa?
 Clasifique su actividad económica.
 Verificar si el nombre de la empresa se encuentra disponible en la cámara de comercio de
Bogotá.
 Diligencie y organice la documentación exigida por la Cámara de comercio de Bogotá.
 Preséntese ante la CCB (Cámara de comercio de Bogotá).
 Elija un banco para abrir su cuenta.
 Radique su documentación.
 Pre aprobación.
 Cumpla su cita con la DIAN.

3. Elabore una minuta de constitución de su empresa.

Respuesta:
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MINUTA DE CONSTITUCION
Minuta de constitución Lombri Tecnic

FECHA ________________________________

ARTÍCULO PRIMERO. Empresario Como empresario de la empresa Lombri Tecnic, que mediante la presente minuta
constituye, y obrando en su propio nombre, el señor XXX, colombiano, mayor de edad y vecino de la ciudad de XXX,
identificado con la cédula de ciudadanía XXX, expedida en XXX con la siguiente dirección XXX de la ciudad de XXX.

ARTÍCULO SEGUNDO. Razón Social. La empresa y girará bajo la razón social (o denominación) de Lombri Tecnic.

ARTÍCULO TERCERO. Domicilio. El domicilio de la Empresa será la ciudad de Fusagasugá, pero podrá crear sucursales,
agencias o dependencias en otros lugares del país, y del exterior por disposición del empresario y con arreglo a la Ley.

ARTÍCULO CUARTO. Duración de la Empresa. La empresa durará por el término de 10 años contados desde la fecha
de este documento y se disolverá por las siguientes causales: a) Por vencimiento del término de su
duración, si antes no fuere prorrogado válidamente; b) por la imposibilidad de desarrollar la empresa, por la
terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituyan sus objetos;
c) Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente previstos en la Ley; d) Por
ocurrencia de pérdidas que reduzcan el capital por debajo del cincuenta por ciento (50%) y, e) Por las demás causales
señaladas por Ley.

ARTÍCULO QUINTO. Objeto. La empresa Lombri Tecnic podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.

ARTÍCULO SEXTO. Capital-Cuotas. La empresa tendrá un capital de 5.00.000 (cinco millones de pesos) moneda legal
corriente (pesos), representada en 2 (dos) cuotas con un valor igual de 500.000 (quinientos mil pesos moneda legal
($) cada una. Este capital ha sido suscrito y pagado en su integridad, así: DESCRIPCIÓN VR. CUOTA Nº CUOTAS %
VALOR EFECTIVO __________________ ___________ ____ ________________ ESPECIE __________________
___________ ____ ________________ TOTALES __________________ ___________ ____ ________________
(Cuando se trate de aportes en especie: máquinas, vehículos, etc. ellas deben ser descritas claramente y debe
señalarse su avalúo). La empresa declara haber recibido los aportes a su entera satisfacción, tanto en dinero como en
especie.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Cesión de Cuotas. El empresario tendrá derecho a ceder total o parcialmente sus cuotas a otras
personas naturales o jurídicas, lo que implicará una reforma estatutaria y por consiguiente se hará mediante
documento escrito que se inscribirá en el registro mercantil correspondiente. A partir de este momento producirá
efectos la cesión. El documento será otorgado por el cedente y el cesionario y generará la transformación de la
empresa en una persona jurídica distinta de conformidad con los mandatos contenidos en el código de comercio.

ARTÍCULO OCTAVO. Administración. La administración de la empresa estará a cargo de los siguientes órganos:
a) El Gerente General b) El
Administrador.

ARTÍCULO NOVENO. Gerente. Administrador. La empresa tendrá un Gerente de libre nombramiento y remoción del
empresario, el cual tendrá un administrador que lo reemplazará en faltas absolutas, temporales o accidentales y cuya
asignación y remoción corresponderá también al empresario. El Gerente tendrá un período de un (1) año, sin
perjuicio de que pueda ser reelegido indefinidamente o removido en cualquier tiempo. Para el primer período se
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designa como Gerente al Señor _________, colombiano, mayor de edad, vecino de la ciudad de XXX, identificado con
la cédula de ciudadanía XXX, expedida en XXX y en las faltas absolutas o temporales, lo reemplazará el Administrador.
Para el cargo de Administrador se designa a XXX, colombiano, mayor de edad y vecino de la ciudad de XXX
identificado con la cédula de ciudadanía XXX expedida en XXX, quienes en señal de aceptación firman el presente
documento (o quienes anexan sus correspondientes actas de aceptación).

ARTÍCULO DÉCIMO. Representante Legal. El Gerente es el representante legal de la empresa con amplias facultades,
por lo tanto, podrá ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza de su encargo y que se relacionen
directamente con el giro ordinario de los negocios de la empresa. Además, son atribuciones especiales del Gerente,
las siguientes funciones: a) El uso de la firma o razón social.
b) Dirigir y vigilar las actividades de la empresa en todos los campos e impartir las órdenes e instrucciones necesarias
para lograr la adecuada realización de los objetivos que aquella propone. c) Designar los empleados que se requieran
para el normal funcionamiento de la empresa y señalarles su remuneración, excepto cuando se trate de aquellos que
por Ley y por estos estatutos deban ser designados por el empresario.
d) Presentar un informe de su gestión al empresario en sus reuniones ordinarias y el balance general al final del
ejercicio con un proyecto de distribución de utilidades. e) Convocar al
empresario a reuniones ordinarias y extraordinarias, de acuerdo con lo previsto en estos estatutos y la Ley.
f) Nombrar los árbitros que correspondan a la sociedad en virtud de compromisos, cuando así lo autorice el
empresario. g) Constituir los
apoderados judiciales necesarios para la defensa de los intereses de la empresa.

PARÁGRAFO PRIMERO. No obstante en los asuntos jurídicos o administrativos que tengan relación con conflictos de
trabajo o que comprometan las políticas de la empresa en materia laboral, la facultad para transigir, conciliar,
comprometer y desistir, estará reservada al empresario, y el Gerente solo podrá constituir apoderados para tales
asuntos con la previa autorización escrita del empresario, en consecuencia en materia laboral las facultades
autónomas del Gerente conforme al presente artículo quedan restringidas al manejo del personal de la empresa.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando el administrador ejerza el cargo de Gerente en virtud de lo dispuesto en los
estatutos, tendrá las mismas facultades y obligaciones que le asigne el empresario, el Gerente o estos estatutos.

PARÁGRAFO TERCERO. El administrador en todo momento al igual que en aquellos casos en que se encuentre
reemplazando en sus faltas absolutas, temporales o accidentales al Gerente, requerirá autorización previa del
empresario para la ejecución de todo acto o contrato que exceda de $XXX.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Balances y Estado de Pérdidas o Ganancias. Anualmente al treinta y uno (31) de
diciembre, se cortará las cuentas y se hará el inventario y el balance general de fin de ejercicio que, junto con el
respectivo estado de pérdidas y ganancias, el informe del Gerente General y un proyecto de distribución de
utilidades, se presentará por éste a la consideración del empresario.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Utilidades. Las utilidades se justificarán en estados financieros elaborados de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados y dictaminados por un contador público independiente.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Reserva Legal. La empresa formará una reserva legal con el diez por ciento (10%) de las
utilidades de cada ejercicio, hasta completar el cincuenta por ciento (50%) del capital. En caso de que este último
porcentaje disminuyera, por cualquier causa, la sociedad deberá seguir apropiando el mismo diez por ciento (10%) de
las utilidades de los ejercicios siguientes hasta cuando la reserva legal alcance nuevamente el límite fijado.
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ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Pérdidas. En caso de pérdidas, éstas se enjugarán con las reservas que se hayan
constituido para este fin y en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuera la de absorber
determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida el empresario. Si la
reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de los
ejercicios siguientes.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Conversión a Sociedad. Cuando por virtud de la cesión de cuotas o por cualquier otro
acto jurídico, la empresa llegare a pertenecer a dos o más personas, la empresa deberá convertirse en sociedad
comercial para lo cual, dentro de los seis (6) meses siguientes a la inscripción de aquella en el registro mercantil se
elaborarán los estatutos sociales de acuerdo con la forma de la sociedad adoptada. Estos deberán elevarse a escritura
pública que se otorgará por todos los socios e inscribirse en el registro mercantil. La nueva sociedad asumirá sin
solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa. Transcurrido dicho término sin que se cumplan
las formalidades aludidas, quedará disuelto de pleno derecho y deberá liquidarse.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. Disolución de la Empresa. En los casos previstos en el código de comercio, podrá evitarse
la disolución de la empresa adoptando las modificaciones que sean del caso, según la causal ocurrida, con
observancia de las reglas establecidas para las reformas de estatutos, a condición de que el acuerdo se formalice
dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. Liquidación. Disuelta la empresa se procederá de inmediato a su liquidación, en la

forma indicada en la Ley. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y
conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. El nombre de la
empresa (o su razón social según el caso), una vez disuelta, se adicionará con la expresión “En Liquidación”, su
omisión hará incurrir a los encargados de adelantar el proceso liquidatario en las responsabilidades establecidas en la
Ley. __________________________________

Firma del Empresario: ____________________

Identificación:

Convida Famisanar Salud vida Sanitas

Copia de cc de Copia de cc de Copia de cc de representante legal Copia de cc de representante
representante representante legal Fotocopia del RUT legal
legal Fotocopia del RUT Afiliación a la ARL Fotocopia del RUT
Fotocopia del Afiliación a la ARL Certificado Afiliación a la ARL
RUT Certificado Copia de cámara de comercio Certificado
Afiliación a la Copia de cámara de Copia de cámara de
ARL comercio comercio
Certificado
Copia de
cámara de
comercio
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Cámara
de Ultimo año
Matrícula Razón Social Organización Jurídica Estado
Comerci renovado
o
1