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Nombre completo del aprendiz: Erick Sebastián Sáenz Hoyos

Identificación de aprendiz: CC: 1054682090


Denominación del Programa de Formación: PLANIFICACION DE UN SISTEMA
DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001
Código del Programa de Formación: 2206480

EVIDENCIA 3: INFORME EJECUTIVO


INSTITUCION EDUCATIVA
En la institución educativa donde trabajo usa una metodología de aprendizaje por
plataforma virtual, que brinda eficiencia y eficacia en el desarrollo de todos sus procesos
en concordancia con el proyecto institucional, con el fin de ofrecer un servicio de
educación de alta calidad.
Esta institución promueve la mejora continúa dando cumplimiento a las directrices y a los
requisitos legales vigentes; cuenta con recurso humano y tecnológico que se adapta a las
necesidades de los estudiantes, garantizando una formación íntegra en valores y
principios, propiciando la diversidad cultural y social.
Los procesos que se consideran necesarios para desarrollar la actividad de la institución
son los siguientes

 Direccionamiento y gestión académica


 Admisión, inducción y control
 Procesos pedagógicos
 Gestión del talento humano
 Gestión administrativa
 Sistemas integrados de gestión
 Gestión de las Tic
 Seguimiento y control documental

Una vez expresado estos procedimientos se ha evidenciado que en la institución


educativa el proceso de Admisión, inducción y control esta afectando a la organización,
ya que no se tiene establecido un proceso para ciertos riesgos que voy a enumerar a
continuación:
Tabla1. Riesgos presentes en el proceso de Admisión, inducción y control.

NOMBRE DEL
DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA
RIESGO
Diversidad de
situaciones que se
Desequilibrio financiero presentan en el pago
No ejecución
por incumplimiento del El no pago oportuno de los compromisos
oportuna del
pago pactado en el de las pensiones adquiridos con la
presupuesto
contrato de matricula institución por parte
de los padres de
familia

Mala gestión en los


Molestias por parte de
procesos de Incumplimiento en
Demoras en los los admitidos por el
recolección de la meta de la
procesos de admisión tiempo de mora en el
documentación en el institución
proceso
proceso de admisión

Desconfianza en
los resultados
Errores humanos
generados por el
Pérdida y/o errores de proceso
Inseguridad en la
la información
información asociada
asociada con
con admisiones y
Admisiones y Registro
registro académico
Académico.
Deterioro de la
Pérdida de registros
imagen
físicos o informáticos
Institucional

Dicho esto, se han definido un plan de acción para abordar los riesgos mediante unos
controles con el fin de mitigar el impacto que generan estos riesgos, estos se exponen en
la tabla 2.
Tabla2. Controles frente a los riesgos.

NOMBRE DEL
DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA CONTROL
RIESGO
Diversidad de
situaciones
que se
Desequilibrio
presentan en
financiero por
el pago de los Generar
incumplimiento El no pago No ejecución
compromisos estrategias para
del pago oportuno de las oportuna del
adquiridos desarrollar la
pactado en el pensiones presupuesto
con la cultura de pago
contrato de
institución por
matricula
parte de los
padres de
familia
Cumplimiento en
Mala gestión en Molestias por
las fechas
los procesos de parte de los
Demoras en los Incumplimiento establecidas para
recolección de admitidos por
procesos de en la meta de la el registro,
documentación el tiempo de
admisión institución revisión y
en el proceso mora en el
aceptación del
de admisión proceso
admitido

Desconfianza en
Pérdida y/o Errores los resultados
Inseguridad en humanos generados por el Plataforma
errores de la
la información proceso eficiente para
información
asociada con recopilar la
asociada con
admisiones y información e
Admisiones y
registro Pérdida de informar listado
Registro Deterioro de la
académico registros de inconsistencias
Académico. imagen
físicos o
Institucional
informáticos

Ahora bien, se va a abordar una oportunidad que con las acciones que en este momento
se proponen se espera que se puedan ejecutar, esto se puede observar en la tabla 3.
Tabla 3. Oportunidades presentes en el proceso de Admisión, inducción y control.

OPORTUNIDAD CAUSA ACCIONES


La pandemia ha permitido que Fortalecer medios
muchos padres opten por una tecnológicos y aumentar los
institución con experiencia en el canales de divulgación y
área virtual promoción
Mantener costos
Aumento de los estudiantes Bajos costos respecto a
competitivos frente a
inscritos en la institución educativa modelos tradicionales
modelos tradicionales
Exponer la diversidad de
horarios a los padres de
Facilidad de horarios
familia durante los procesos
de admisión

Finalmente se proponen los siguientes indicadores para saber si lo propuesto está se


puede ejecutar. Ver tabla 4.

Tabla 4. Indicadores de calidad.

NOMBRE TIPO DE
RESPONSABL FRECUENCIA
DEL FÓRMULA INDICADO UNIDAD
E DE MEDICIÓN
INDICADOR R

(Número de
Estudiantes estudiantes
Jefe o
matriculados matriculados dentro
coordinador del Porcentaje
dentro del del plazo EFICIENCIA ANUAL
área de (%)
plazo ordinario establecido/Total de
admisiones
de matrícula. estudiantes
matriculados) *100
(Número de
Estudiantes estudiantes
Jefe o
matriculados matriculados fuera
coordinador del Porcentaje
fuera del plazo del plazo EFICIENCIA ANUAL
área de (%)
ordinario de establecido/Total de
admisiones
matrícula. los estudiantes
matriculados.) * 100
(Número de
estudiantes
Jefe o
Porcentaje de matriculados primer
coordinador del Porcentaje
estudiantes semestre /Número de EFICACIA SEMESTRAL
área de (%)
inscritos estudiantes
admisiones
matriculados segundo
semestre )*100