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aeangd OG procera oe EA CONTEALORIA we LCA ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA INFORME DE VISITA CONTROL N° 017-2020-0C1/1952-SVC VISITA DE CONTROL MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA CHILCA, HUANCAYO, JUNIN “ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE BIENES ADQUIRIDOS PARA LA REALIZACION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA* PERIODO DE EVALUACION: DEL 5 AL 9 DE OCTUBRE DE 2020 TOMO | DE! CHILCA, 16 DE OCTUBRE DE 2020 “Decenio dea igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" "Aho de la Universalzacion do la Salud” nenno2 ge) > OISTRSTAL ieee e@cHiccA INFORME DE VISITA DE CONTROL N° 017-2020-0C1/1952-SVC “ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE BIENES ADQUIRIDOS PARA LA REALIZACION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA” INDICE DENOMINACION N° Pag, \ ORIGEN a I. OBJETIVOS 3 Mk ALCANCE 3 'V. INFORMACION RESPECTO ALA ACTIVIDAD 3 V. _ SITUACIONES ADVERSAS 4 VI DOCUMENTACION VINCULADA A LA ACTIVIDAD 3 Vil. INFORMACION DEL REPORTE DE AVANCE ANTE SITUACIONES ADVERSAS 14 VIL CONCLUSION 14 1X RECOMENDACIONES 14 APENDICE “Decenio de a igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “Abo de la Universalzacion do la Salud” C LA CONTRALORIA INFORM ‘A DE CONTROL N° 017-2020-0C1/1952-SV “ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE BIENES ADQUIRIDOS PARA LA REALIZACION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA” |. ORIGEN EI presente informe se emite en mérito a lo dispuasto por el Organo de Control institucional mediante oficlo n.* 211-2020-OC/MOCH de 5 de octubre de 2020, registrado en el sistema de Control Gubemamental ~ SCG con la orden de servicio n.* 017, aplicando el servicio de Control Simulténeo, el mismo que se encuentra regulado por la Directiva n.° 002-2019-CGINORM "Servicio de Control Simuiténeo" aprobada mediante Resolucién de Contraloria n.* 115-2019- CG de 28 de marzo de 2019, y modificatorias realizadas mediante Resoluciones de Contraloria no 100 y 144-2020-CG de 28 de marzo y 27 de mayo de 2020, respectivamente. ll, OBJETIVOS: 2.4 Objetivo general Determinar si la Gerencia de Desartolo Social viene realizando el almacenamiento y distribucin de los blenes adquirdos para ls diferentes actividades, de conformidad con la ‘normatva aplcable ydisposiciones internas 41.2 Objetivos especificos = Verificar la existencia de bienes de las diferentes actividades en el almacén central de la Gerencia de Desarrollo Social de ta Municipalidad Distrital de Chilca, = Determinar si los bienes adquiridos para las diferentes actividades desarrolladas por la Gerencia de Desarrollo Social fueron distribuidos y cumplieron su finalidad, * Constatar las condiciones de! aimacén central de la Gerencia de Desarrolo Social ALCANCE El servicio de Visita de Control se desarrollo al proceso de almacenamiento y distribucién de los bienes adquiridos para las diferentes actividades de la Gerencia de Desarrollo Social de la Municipalidad Distrtal de Chilca. Este servicio de control, fue efectuado por el Organo de Control Insttucional de la Municipalidad Distrtal de Chica y ha sido elecutado durante el periodo del § al 9.de octubre de 2020, en las instalaciones del almacén de la mencionada Gerencia, ubicada en la Av. Huancavelica n.° 430 del distrto de Chica, provincia de Huancayo, departamento de uni. IV, INFORMACION RESPECTO A LA ACTIVIDAD La materia de la Visita de Control corresponde a la evaluacion al almacenamiento y distribucion de los bienes de! almacén de la Gerencia de Desarrollo Social quien, cumple las siguientes funciones: Funciones Especificas: 1. Planificar, programar, aprobar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades y funciones asignadas a su cargo y elaborar los informes correspondientes sobre su desempefio a su inmediato superior. ‘i ‘aia de Consol la Manicpaided Distal de Chlen Hasnesyo, inn Pevodo: Del a 8 de octubre de 2020 nenank Oa ost 1A en wcHiLca Pag 2. Proteger la integracién social de la poblacién vulnerable come nis, javenes, mujeres, adultos mayores y discapacitados. 3. En materia de participacion vecinal promover, apoyar y reglamentar la partcipacion vecinal ‘en el desarrollo local 4. Programar, organizar, elacutar actividades que promuevan el bienestar social 5. Realizar actividades relacionadas con el bienestar e integracion social del discapacitado en concordancia con las politcas nacionales emanadas de! Consejo Nacional del Discapacitado - CONADIS. 6. Promover la constitucion, el reconocimiento y el registro de organizaciones sociales de base, juntas, comités vecinales y otras organizaciones de la sociedad civil del dstito, 7. Coordinar con el Consejo de Coordinacién Local Distrtal y Juntas de Delegados las ~acciones necesarias para la atencién dela poblacion. 8 Representar 2 la Muricipaidad y gestionar ante los organismos nacionales e intemacionales, piblices y privados, el apoyo a las politicas y programas de desarrollo hhumano disefiados para el beneficio de a poblacion del distro 8. Promover el servicio de Defensoria Municipal de los Nifos y Adolescentes - DEMUNA. 10. Difundir y promover los derechos del nfo, del adolescente, de la mujer y del adulto mayor, propiciando espacios para su participacion a nivel de instancias municipaes. 11.Promover espacios de participacion, educativos y de recreacion destinados a adultos ‘mayores de la localdad. xX V. SITUACIONES ADVERSAS De la revisién efectuada al proceso de almacenamiento y distribucion de bienes adquiridos para la realizacion de las diferentes actividades de la Gerencia de Desarrollo Social, se han identiticado dos (2) situaciones adversas que afectan o podrian afectar la continuidad del citado ‘proceso, el resultado y e! logro de los objetivos de la Gerencia de Desarrollo Social las cuales se exponen a continuacién: 4. EN EL ALMACEN DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL SE ENCONTRO 349 zu MORRALES QUE FUERON ADQUIRIDOS COMO INCENTIVOS PARA EL PROGRAMA YACHAY CHILQUENSE; LOS MISMOS QUE AL NO HABER SIDO DISTRIBUIDOS EN DICHA ACTIVIDAD, NO SOLO PODRIAN AFECTAR LA FINALIDAD PARA EL CUAL FUERON ADQUIRIDOS, SINO QUE PODRIAN AFECTAR LOS OBJETIVOS Y METAS PROPUESTOS. De la visita efectuada al Almacén de la Gerencia de Desarrolio Social de la Municipalidad Distrtal de Chilca, el § de octubre de 2020, se suscribid un acta en la que se dejé constancia de la existencia de trescientos cuarenta y nueve (349) morrales econémicos, adquiridos para ser entregados como incentivos de la actividad “Programa Municipal Yachay Chilquense’, ta ‘como se muestra en la imagen siguiente: ‘Wists de Control aa Municipalided Dsttal de Chica, Huancayo, nin Petodo: Del al 8 de tube de 2020 neenn LA na ecHice: Pagina 3 de 25 Imagenes n.* 01 Morales custodiados en el almacén Garencia de Dacre Sod de de cc de 2020 Fmt: A Vit Control ac x Cabe sefialar que, los referidos bienes, fueron adquiridos para ser distribuidos como incentivos de la actividad del “Programa Municipal Yachay Chilquense’, realizada 12 de julio de 2019, como parte de las actividades programada en su POI, de la Gerencia de Desarrollo Social, el cual consistia en la capacitacion de quinientos (500) docentes del distrito de Chiica en temas de “Didactica Educativa’y como incentvo a su partcipacion se le haria enlrega de un morral. Es de sefialar que en el periodo 2019, solo se realiz6 un unico evento. Al respecto, de la revision a la documentacién de la referida actividad, se advierte lo siguiente: Incorporacién en el POI, de la actividad Yachay Chilquense, sin contar con un informe debidamente sustentado Mediante informe n.° 054-2019-GDSIMDCH de 28 de marzo de 2019 la Sra. Elizabeth Gomez Ramos, gerente de Desarrollo Social, solicits la modificacién del PO! - | trimestre, Incorporacion el “Programa Municipal Yachay Chilquense” adjuntando el Pian de Trabajo “| Encuentro de Amautas Yachay Chilquense 2019", el mismo que tiene como objetivos los siguientes w) 43.1 OBJETIVO GENERAL: Capacttar alos docentes de as oiferencias insttuciones Educativas del distito de Chica en temas de “Didéctica Educativa™ 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: = Fortalecer capacidades de enseftanza a fos docentos de astnto de Chica Fomentar socializacién de docentes de ias ciferentesinsltuciones Educatves del Distrito.” TWonicpaldad Dita de Chea, Huancaye, Junin Petodo: Dal Sa 9 de octubre de 2670 aeranh TT) A ae ws CHILCA Pagina 6 do 25 ‘Ademas, el referido Plan, en el numeral Vil. Recursos materiales y Presupuesto, sefiala lo siguiente: od RECURSOS DESCRIPCION ig *Docente de Tas__‘Instluciones | | Equcatvas del Ditto de Chica * Gerencia de Desarrollo Social * Alcalde de le municipal del Crile, ESE Porac e [ee Comheeecrece * Panta ot | + Bek | MATERIALES coe, + as meters que seein de cued is sctiadee programas | areaizane or Es decir que, en este rubro se debid detalar el presupuesto y los recursos a utlizar, sin embargo, no se detallé nada al respecto; y se solicit el importe de $/2 250,00 para realizar dicha actividad. ‘Asimismo, el referido plan, en el numeral V, detala las metas tal como siguen Aes %& emi na cin pan agen ~ _Fomentar el Deserralo de acciones educatvas para docentes en las |E. en un 60%. ~ Entrega de incentives alas docentes del distro en un 100%" CConforme el POI, se consideré tres (3) metas fisicas (tres capacitaciones de docentes) segin FICHA B del POI, con un presupuesto de S/2 250,00; es decir que, con dicho presupuesto se lograria alcanzar el objetivo de fa capacitacion a los docentes. No obstante, el Abog. Luis Alberto Solérzano Talaverano, el gerente Municipal, pese @ no contar con el sustento de la necesidad, mediante Resolucion de Gerencia Municipal n.° 089-2019-GM/MDCH de 24 de Julio de 2019, aprobo la modificacion de! POI, incorporando la actividad n° 4 “Programa Municipal Yachay Chiiquense” con un presupuesto de $/12 050,00. ‘ Como se puede advertr, el presupuesto fue incrementado en S/10 000,00 en relacion al resupuesto inicial, e! mismo fue solcitado para la adquisicién de los morraies (incentivos a los docentes);incremento que no justficaria al no haberse contado con un sustento. A respecto, el literal c. det numeral 9.2 Modificacton del Plan Operativo institucional (PO!) de la Directiva n° 001-2019-SGPD-OPMI/GPP/MDCH, Directiva metodoligica para la formulacion, modificacion, seguimiento y evaluacién de! Plan Operativo Insttucional ~ afio fiscal 2019, sefiala lo siguiente: “Las modificaciones de programacion de producto, actividades y/o tarea de las Unidades Orgénicas sera remitido a la Gerencia de Planificacion y Presupuesto acompartados de un informe sustentatorio (..." Es asi que, sin haber sustentado su incorporacion de la actividad al POI, mediante requerimiento de bienes y servicios n° 165-2019-GDS/MDCH de fecha de recepcién 5 de julio de 2019 la gerente de Desarrollo Social, Elizabeth Gémez Ramos, solcité la adquisicion de 500 unidades de morrales economicos. ‘Wise de Contd aa Munipaliad Drital de Chica, Huancaye, unin Petodo: Del Sa 8 de octubre de 2620 QO 1A CONTRALORIA Pagina 7 de 2 Capacitacién de los docentes como parte de la actividad “Programa Municipal Yachay Chilquense” Con informe n.* 142-2019-GDS/MDCH de 11 de setiembre de 2019, la gerente de Desarrollo Social, Elizabeth Gémez Ramos, remitié la Relacién de Partcipantes al "I Encuentro de ‘Amautas’, denominado Yachay Chilquense, en dicha ndmina se aprecia que fue el dia 12 de julio de 2019, fecha en la que se llevé a cabo la capacitacién; asimismo, evento donde se registraron trecientos (300) partcipantes, sin embargo, de la revision, andlisis y cruce de informacion se evidencié que dicha ndmina de partcipantes carece de veracidad; toda vez ‘que, se plasmaron datos que no corespondian, tal como se detalla a continuacion: Docenta-istio de Chica Regio, funconaros y tabeadores(Munipabdod | | istital de Chica) registrados 2. | como docenies 54 | [Personae quero con docnios | elainettucion educatvaque | 3._| se egstraron | sr Vecinos, duotos de las ‘edioriale ytrabojadores dela 4 {entctad 82 Instuciones educativas que ro 5. | pertenenen al distro de Chloe 20 6 | Estudianes [10 {7 | Dupisclad de inserpcn 7 yoraL| 300 Elaborado por: Come da Coo Fuente: Rega ce prtapanes, ane n°01, 02,0, 05,05, 07,0808 4) Docentes participantes en el | Encuentro de Amautas Conforme a los objetivos de la actividad, los cuales se encuentran plasmados en el plan de trabajo del | Encuentro de Amautas, fa capacitacién debia ser diigida a los docentes del distrito (500 docentes); no obstante, de la ndmina alcanzada se corroboré que solo cien (100) son docentes del istrito de chilca, segin anexo n.* 01. 'b) Regidor, funcionarios y servidores de la entidad registraron su asistencia, como docentes de centros educativos De igual forma, en la nomina alcanzada se advierte que un (1) regidor, y cincuenta y cuatro (64) entre funcionaros y servidores de la entidad registraron su asistencia como docentes de centros educativos, situacion que se corroboré con el registro de participantes al “ Encuentro de Amautas”y planila de pagos del mes de julio de la Entidad, se pudo advert, {ue regidor, uncionarios y servidores de la Entidad que laboraban en la Municipalidad Distrtal de Chilca, registraron su asistencia como docentes de diversas insttuciones educativas, segin se detala en el anexo n.* 02. ‘Al respecto;funcionarios y servidores que, registraron su partcipacin, mediante informe 1* 001-2019-LJPH, 001-2018-ERDCM, 001-2019-LIPH de 27 de diciembre de 2019 y cartas n*01-2019-MHA, 01-2019-JINCH, 001-2019-AMTS, 001-2019-RMGLT-DEMUNA- ‘Wise de Consol «la Muncipalied Divirtal de Chica, Heaneaye, nin eto: Del al 8 de octubre de 2029, neeang OQ oe LA oa as CHICA Pagina 8 de 25 DEMUNA-GOSIMOCH de 18, 23 y 27 de diclembre de 2019 respectivamente, sefialaron Que efectivamente partciparon de la capacitacién, en ottos casos sefialaron que Patticiparon de una reunion y que le pasaron una lista para registrar su asistencia, ‘ademas, algunos indicaron que solo registraron sus nombres mas no las huellas dactlares impresas ni tampoco llenarcn la columna en ta cual debia consignar institucion educativa a la que pertenecen (anexos n.° 08 y 09). Al respecto, mediante informe n.* 228-2019-GDS/MDCH de 30 de diciembre de 2019 la gerente de Desarrollo Social, Elizabeth Gomez Ramos, sefialo lo siguiente: “La planila de asistencia sivié para el control de las concurentes y de la entrega de break; sin ‘embargo el area de Contabidad, me observa que la celda de procedencia deberia de ser rellenada, por lo cual se dispone al personal efectuar con el rellenado de la celda de institucion educativa.’(Resaltado agregado) €) Docentes que no laboran en los centros educativos registrados en su inscripcion Asimismo, se-advierte que cincuenta y siete (57) docentes registrados en a referida nomina no laborarian en los centros educativos sefialados, situacién que se corrobor6 mediante deciaraciones juradas presentadas por los directores de las referidas instituciones, detallados en el anexo n.* 03. 4) Duplicidad de inscripcion de participantes De la relacién de participantes se observa que docentes, servidores de la municipalidad y piiblico en general, han sido registrados en la “Relacion de participantes” mas de una ‘ ‘vez, con diferentes datos en la columna “Institucién educative’, detallados en el anexo ne 04, De todo lo anteriormente comentado, se evidenc que se habria generado documentacion carente de veracidad, presentando un registro de participantes con 300 inscritos de los cuales solo cien (100) son docentes, asimismo, existen docentes que no laboran en los ccentros educativos en los cuales sefalaron; ademas, un (1) regidor, funcionarios.y servidores, fueron inscritos como docentes de diferentes centros educativos, de igual forma existe duplicidad en el registro de patticipantes. Todo ello, con la finalidad de sustentar la ejecucion de la actividad y la asistencia de docentes, Lo que podria atectar el logro de los objetvos establecidos en el plan de trabajo; asimismo, podria afectar la finalidad de la adquisicion de los bienes; toda vez que, conforme al referido s Plan de Trabajo del | encuentro de amautas “Yachay Chilquense’, establecid como objetivo “Capacitar a los docentes de las diferentes instituciones educativas del distrito de Chica en temas de “Didactica Educativa’; es decir que, la capacitacion de los docentes debia contar con una poblacion objtiva directa de 500 docentes del distito de Chilca, Sin embargo, como ya se sefiald anteriormente en el evento realizado como parte de la actividad asistieron 200 participantes de los cuales solo cien (100) son docentes del distrito de Chile. No alcanzando la cantidad prevista en el Plan de Trabajo que tenia una pobiacion objetiva de 500 docentes del distrto de Chilca, legando solo @ capacitar al 20% de la poblacion prevista, conforme al “Registo de participantes’. ‘Wata de Control ala Maniepadad Distal de Chic Nuancayo, Junin Petodo: De al de oetubre de 2020 arenng D> LA ee wthiLeA Pina 8 de 25 Distribucién de los morrales (incentives) como parte de la actividad “Programa Municipal Yachay Chilquense”. Mediante orden de compra n.° 0454 de 23 de julio de 2019 la Gerencia de Desarrollo Social adiquirié 500 morrales econdmicos por un importe de $/10 000,00 para ser distriuidos como incentivos en las capacitaciones realizadas; sin embargo, la finalidad de la adquisicion de los morrales podria verse afectada; toda vez que, de las 500 unidades adquiridas solo se distribuyeron ciento cincuenta y uno (151) y trescientos cuarenta y nueve (349) en el almacén de la gerencia, de estas 151 personas que recibieron el morral solo diez (10) son docentes que asistieron a la capacacion realizado el dia 12 de julio de 2019, tal como se corrobora con la “Relacion de entrega de morrales’, emitida por la Gerente de Desarrollo Social, Elizabeth Gémez Ramos, los cuales de detallan a continuacion Cuadro n.° 02 Docentes que se encuentran inscritos como participantes 1 | Cardenas Concar Bra 20013581 Leen | | 2 | Rosario Ochoa de Comejo 2006636 | LE.Ne30012 | Feminder Pea Reyde 20sri7 LE. ne 30012 [4 | senoen Esquivel Casto 20720465 | LE, N'0012 [Cs | ats Re Lave veserss0 | 1 wane 6 _| Salazar Marin Meyam sose73es | LE Nea0012 7._| David Garcia Capacyachi eoor7its | _LE.N°30012 8 _| Angel U. Moreno Vilchez | sono122 LE. NP30012 Se | Wari Setazar—| 40231205, Aguiar % ete Fuente Regio de partopanias| El hecho descrito parrafos precedentes vulnero la normativa siguiente: > Directiva n° 001-2019-SGPD-OPMIIGPPIMDCH, Directiva Metodolégica para la formulacién, modificacion, seguimiento y evaluacién del Plan Operativo Institucional, aprobado con Resolucién de Gerencia Municipal n,° 029-2019- MDCHIGM de 8 de marzo de 2019 7 “Vil, PLANEAMIENTO ESTRATEGICO td 7.3 Principios del Plan Operativo institucional, Cuadro de Necesidades y Presupuesto institucional de Apertura ( 4. Claridad Eiaborar los planes y presupuestos en forma clara y precisa, a efectos que la gestion ‘municipal sea facimente comprensible por la opiién pba. “Los procedimientos ce aprobacién, ejecuciin modlfcacion, control y evalacion deben efectuarse confome alas narmas dl secorpibice nacional las dlsposiones municales especicas sobre fa materi.) IX. DISPOSICIONES GENERALES ‘Walt de Control ea Muncpalad Dalal de Chica, Huancay, Junin Petiodo: De a de octubre de 2020, acanig Dp LA ee ecHil Pagina 10 do 25, 912. Modificacién del Plan Operativo institucional (PO!) ©. Aprobacion de la modifcacién () Las modiicaciones de programacién de producto, actividades y/o tarea de las Unidades Orgénicas seré remitido a la Gerencia de Planicacion y Presupuesto acompaados de un informe sustentatorio” Normas de Control interno aprobada con Resolucién de Contraloria n.° 320-2008- CG, publicado el 3 de noviembre de 2006, (.) 3.6. EVALUACION DE DESEMPENO ‘Se debe efectuar una evaluacién permanente de la gestion tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para ‘prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia 0 iregularidad que atecte los econo conc ec sacl y healed eat 01 La administracién,independentemente del nivel erérquico 0 funcional, debe vigilar ¥ evaluar Ja ejecucién de los proceses, actividades, tareas y operaciones, aseguréndose que se observen los requisites aplicables (jurdcos, técnicos y ‘administrative; de orgen intero y extemo) para prevenir o corregr desvaciones. Durante la evaluacién del desempeo, los indicadores establecidas en los planes estratégicas y operatives deben apicarse como puntos de referencia. y 2 La evaluacén del desempero pemite generar conciencia sobre los objatives y ‘benefcios dervados del ogro de los resutedos organizacionales, tanto dentro de la insttucién como hacia fa colectvided. Asimismo, la retroaimentacin obtenida con respecto al cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario ‘modifica. Esto ultimo con el objetve de frtalecer a la entided y enffentar ‘cualquier riesgo existent, asi como prever cvalquer otro que pueda presentarse on oft, 03 La evaluaciin de desempefo de la gestion debe constitu una herramionta necesaria que requiere ser formalizeds a través de regulaciones intemas, Directiva n.* 007-2017-SGA-GAIMDCH, Directiva de normas para la administracion de Almacenes de la Municipalidad Distrital de Chilca, aprobada con Resolucion de Gerencia Municipal n.° 676-2017-GM/MDCH de 22 de noviembre de 2017. tJ V. DEL PROCESO OE: EI almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las actividades concemientes a este proceso, estén referidas a la ubicacién temporal de bienes es un espacio fisico determinado con fines de método de custodia como via pare treslados fisicamente (temporal 0 defintivo) a ofcna o unidad que lo requieren. En este proceso ‘1 almacenero debe realizar las siguientes fases: recepcién veriicacion y control de calidad, intemamiento, registro y control, y custodia. i ©) INTERNAMIENTO ‘Wanicipalded Dcual de Chea, Masneayo, Jala Perodo: Oe a de octubre de 2020 arent OQ xa LA ea awsCHILCA Pagina 13 de 25 - Comprende acciones orientadas a ubicar los bienes en los lugares previamente asignados en el almacen, de tal manera que su identifcacion sea éaily opartuna, ‘Deberé agruparse los bianes segin su tipo, periodo de vencimiento, dimensién, etc. () ) CUSTODIA Es @! conjunto de actividades que se realizan con la finalided de que los bienes ‘almacenados conserven las mismas caractersticas fisicas y numéricas en que fueron recibidos. + Cada articulo aimacenado debe ser protegido de elementos naturales como le ‘humeded, luz, huvia, etc, segin las técnicas estipuladas en las Nommas Técnicas, ‘manual dl fabricanteu otros textos especializados. () REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos sobre payne alas de Bienes daca de aiactn ycancades depois actu Wd) 4) Tarjeta de Control Visible de Almacén FINALIDAD Controler en unidades fisicas e! movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrados. ww > Normas de Control interno aprobada con Resolucién de Contraloria n,° 320-2006- CG, publicado el 3 de noviembre de 2006. ) Revisién de procesos, actividades y tareas Los procesos, actividades y tareas deben ser periédicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, politcas, procedimientos vigentes y demas requisitos. Este tipo de revision en una entidad debe ser claramento distinguido del seguimiento de control interno. .) 01 Las revisiones pericas de fos procesos, actividades y tareas deben praporcionar seguridad de que éstos se estén desarrolando de acuerdo con lo establecido en los reglamentes, poiticas y procedimientos, asi como asegurar la calidad de los ‘productos y servicios entregadas por las entidades. Caso contrario se debe detectar y coregir oportunamente cualquier desviacion con respecto 2 lo planeado. 02 Las revisiones periddicas de los procesos, actividades y tareas deben brindar la ‘oportunidad de realizar propuestas de mejora en éstos con la finaided do obtener ‘una mayor efcacia y efciencia, y asi contribu ala mejora continua en la entidad.” La carencia de condiciones de proteccién y control de los bienes custodiados en el almacén de la Gerencia de Desarrollo Social genera el riesgo de posibles deterioros, pérdida 0 sustraccion de los bienes interiados, VI. DOCUMENTACION VINCULADA A LA ACTIVIDAD, La informacion y documentacién que la Comisién de Control ha revisado y analizado durante el desarrollo del servicio de Visita de Control al Aimacén de la Gerencia de Desarrollo Social, se encuentra detaliada en el Apéndice n.* 1, == ——= ‘ade Control aa Munepaldod Dsttal ds Chica, Hoancay, Junin Pevodo: Del ade octubre de 2028 Recnts TT) ora LA i wCHILCA Pagina 144026 VILINFORMACION DEL REPORTE DE AVANCE ANTE SITUACIONES ADVERSAS Durante a ejecucién de! presente servicio de Visita de Control, a Comision de Control no ha emitide Reporte de Avance ante Situaciones Adversas. Vill, CONCLUSIONES. Durante la ejecucion del servicio de Visita de Control al almacenamiento y distribucién de bblenes adquiridos para la realizacion de las diferentes actividades de la gerencia de Desarrollo Social de la Municipalidad Distrtal de Chilca, se han advertido dos (2) situaciones adversas ue afectan o podrian afectar el resultado 0 el logro de los objetivos de dicha dependencia, las cuales han sido detaliadas en el presente informe, 1X, RECOMENDACION. 1, Hacer de conacimiento al Titular de la Entidad el presente Informe de Visita de Control, e! cual contiene las situaciones adversas identiicadas como resultado del servicio de Visita de Control al alniacenamiento y distribuci6n de bienes adquiridos para la realizacion de las diferentes actividades de la gerencia de Desarrollo Social de la Municipalidad Distrtal de Chica, con la finalidad que se adopten las acciones preventivas y correctivas que Correspondan, en el marco de sus competencias y obligaciones en la gestiin institucional, con el objeto de asegurar el resultado 0 e! logro de los objetivos de la Gerencia de Desarrollo Social 2. Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad que debe comunicar al Organo de Control Insttucional, a través del plan de accion, las acciones preventivas 0 correctivas que implemente respecto a las sitvaciones adversas contenidas en el presente Informe de Visita de Control Chilea, 16 de octubre de 2020, Myra et Olvera Wandujano CPC. ‘Quispe Coronel Supervisor ete de Comision ‘Comision de Control Comision de Contot ‘lade Control aa Municpalded Dita de Chica, Huancayo unin Pete: Del a 9 de ctu de 2020 zD 7 LA en een Pagina 15025, APENDICE n.°1 DOCUMENTAGION VINCULADA AL ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE BIENES ADQUIRIDOS PARA LA REALIZACION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHILCA 1. EN EL ALMACEN DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL SE ENCONTRO 349 MORRALES QUE FUERON ADQUIRIDOS COMO INCENTIVOS PARA EL PROGRAMA YACHAY CHILQUENSE; LOS MISMOS QUE AL NO HABER SIDO DISTRIBUIDOS EN DICHA ACTIVIDAD, NO SOLO PODRIAN ‘AFECTAR LA FINALIDAD PARA EL CUAL FUERON ADQUIRIDOS, SINO QUE PODRIAN AFECTAR LOS OBJETIVOS Y METAS PROPUESTOS. Ve ee + | Acta de visita de Control al Almacén de la Gerencia de Desarrollo Social de la Municipalidad | Distital de Chilca realizado el 5 de octubre de 2020. a Informe n.° 054-2019-GDS/MDCH de 28 de marzo de 2019 la Sra Elizabeth Gomez Ramos, _| gerente de Desarrollo Social solicit la modificacion del POI - | trimestre 3 FICHA B del POL 7 | Plan de Trabajo “I Encuentro de Amautas Yachay Chilquense 2019" } | Requerimiento de bienes y servicios n.° 165-2019-GDS/MDCH de fecha de recepciin 5 de julio | | de 2019 A 6 _| Relacién de Parbcipantes al I Encueniso de Amautas”. denominado Yachay Chilquense | Informe n* 228-2019-GDSINDCH de 30 de diciembre de 2019 la gerente de Desarolo Socal 7 | Blzabeth Gémez Ramos, sealo que su Despzcho dispuso al personal efectuar el ‘posteriomente rellenado del registo de participants | Relacion de entega de morales dell Encuento de Amautas Yachay Chiquense 201° 2. EL ALMACEN DE LA GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL NO CUMPLE CON LAS CONDICIONES DE PROTECCION Y CONTROL DE LOS BIENES GENERANDO EL RIESGO DE LA NO CONSERVACION DE LAS CARACTERISTICAS FISICAS; ASI COMO, LA PERDIDA 0 SUSTRACCION DE LOS MisMOs. fe ‘Documento 1 | Al. visa de Cont! l Aractn dela Gerenca de Desarolo Social de a Murali | Distal de Chica realizado e § de octubre de 2020 | Reg. Documenta smomconaeas psn ot | Reg. Expediente SCHILCA Organo de Conf nstucional “Alo de la Universalizacion do la Salud” OFICIO N.° 223-2020-0CI/19 Chilea, 16 de octubre de 2020 Sefior: Lic. Carlos Dela Cruz Sullca Alcalde Municipalidad Distrital de Chica ‘Av. Huancavelica N.° 606 Chilca/Huancayo/Junin Asunto —: Remision de informe de Visita de Control n.° 017-2020-0C/1952-SVS Ref. + a) Articulo 8° de la Ley n.* 27785, Ley Organica det Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica, y sus modificatorias. ) Directivan,* 002-2018-CGINORM, ‘Servicio de Control Simulténeo’, aprobada con Resolucion de Contralorian* 115-2019-CG, del 28 de marzo de 2019, Me dinjo a usted en el marco de la normativa de la referencia, que regula el servicio de Control Simuiténeo y establece 2 comunicacién al Titular de la entidad, respecto de la existencia de situaciones adversas que afectan o podrian afectar la continuidad del proceso, el resultado o el logro de los Objetivos de! almacenamiento y distribucion de bienes adquiridos por la gerencia de Desarrolio Social, a fin Que se adopten oportunamente las acciones preventivas y correctivas que correspondan, Sobre el particular, de la revision de la informacién y documentacién vinculada al ‘aimacenamiento y distribucion de bienes adquiridos para la realizacion de las diferentes actividades de la gerencia de Desarrollo Social de a Municipalidad Distrtal de Chilca, comunicamos que se han identificado dos (2) situaciones adversas contenidas en el Informe de Visita de Control N° 017-2020-OC1/1952-SVS, que se adjunta al presente documento. En tal sentido, solicitamos remitir al Organo de Control, el Plan de Accién correspondiente, en un plazo de diez (10) dias habiles contados a partir del dia sigulente hail de recibida la presente comunicacion. Es propicia la oportunidad para expresarle las seguridades de mi consideracién. Atentamente, Municipalidad Distrital de Chilea

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