GESTIÓN DOCUMENTAL

CONCEPTO:

Conjunto de actividades administrativas

y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación, producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el fin de facilitar su
utilización y su conservación.
 PRODUCCIÓN

DISPOSICIÓN RECEPCIÓN
FINAL

PGD
CONSERVACIÓN DISTRIBUCIÓN

CONSULTA ORGANIZACIÓN
TRÁMITE

Sección

Sección Sección Sección

MENU
 PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL

LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL COMPRENDE ASPECTOS

DE ORIGEN, CREACIÓN Y DISEÑO DE FORMATOS Y
DOCUMENTOS, CONFORME AL DESARROLLO DE LAS
FUNCIONES PROPIAS DE CADA ENTIDAD O DEPENDENCIA
Y LA NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL.

MENU
LA RECEPCIÓN

LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL ES EL CONJUNTO

DE OPERACIONES DE VERIFICACIÓN Y CONTROL
QUE UNA INSTITUCIÓN DEBE REALIZAR PARA
LA ADMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON
REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURAL O
JURIDICA.

MENU
 DISTRIBUCIÓN

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
COMPRENDE LAS ACTIVIDADES
TENDIENTES A GARANTIZAR QUE LOS
DOCUMENTOS LLEGUEN A SU
DESTINATARIO. SE RELACIONA CON EL
FLUJO DE LOS DOCUMENTOS AL
INTERIOR Y AL EXTERIOR DE LA ENTIDAD.

MENU
 TRÁMITE

TRAMITE DE DOCUMENTOS:
CURSO DEL DOCUMENTO DESDE
SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN
HASTA EL CUMPLIMIENTO DE SU
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.

MENU
 ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ES EL

CONJUNTO DE ACCIONES ORIENTADAS A LA
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE UNA
INSTITUCIÓN, COMO PARTE INTEGRAL DE LOS
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS.

MENU
 CONSULTA

CONSULTA DE
DOCUMENTOS: ES EL
ACCESO A UN DOCUMENTO
O GRUPO DE
DOCUMENTOS CON EL FIN
DE CONOCER LA
INFORMACIÓN QUE
CONTIENEN.

MENU
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

CONJUNTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS O

CORRECTIVAS, ADOPTADAS PARA GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD FÍSICA Y FUNCIONAL DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO, SIN ALTERAR SU
CONTENIDO.

Acuerdo 49 de 2000

MENU
 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:

CONSISTE EN LA SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO VITAL, CON MIRAS
A SU CONSERVACIÓN TEMPORAL, PERMANENTE, O
A SU ELIMINACIÓN, CONFORME A LO DISPUESTO
EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y/O
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

MENU