RECIBIDO

NOMBRE

8103- N° DOCUMENTO
CARGO
Barranquilla, 08 de Abril de 2020
FECHA / HORA

Señores:
Empresa Social Del Estado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
Aten. Representante legal
Ciudad

REF. Lineamientos y Solicitud del Reporte de Información

Resolución 4505/2012 y Primer Trimestre 2020.

Cordial saludo,

Por medio de la presente CAJACOPI informa el proceso para el reporte de la información,

validación y asistencia técnica de la Resolución 4505/2012 “por la cual se establece el
reporte relacionado con el registro de las actividades de protección específica, detección
temprana y la aplicación de las guías de atención integral para las enfermedades de interés
en salud pública de obligatorio cumplimiento”, que fue modificada por la Resolución
1588/20161,” la cual es de obligatorio cumplimiento por parte de las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), las Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de excepción de salud y las Direcciones
Departamentales, Distritales y Municipales de Salud; en el artículo 7 de dicha resolución
se establecen las responsabilidades de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
(IPS).

1. REPORTE DE INFORMACION

Se establece como plazo máximo para radicar los archivos las siguientes fechas:

TRIMESTRE DE SOLICITUD FECHA MÁXIMA DE REPORTE PERIODICIDAD DEL

ESTUDIO
DE INFORMACIÓN DE INFORMACIÓN REPORTE
Resolución 4505 de ENERO-FEBRERO-
I 21 DE ABRIL TRIMESTRAL
2012 MARZO
Resolución 4505 de
II ABRIL-MAYO-JUNIO 21 DE JULIO TRIMESTRAL
2012
Resolución 4505 de JULIO-AGOSTO-
III 21 DE OCTUBRE TRIMESTRAL
2012 SEPTIEMBRE
Resolución 4505 de OCTUBRE-NOVIEMBRE-
IV 21 DE ENERO DE 2021 TRIMESTRAL
2012 DICIEMBRE

La IPS puede reportar la información antes de esta fecha.

1
Por la cual se modifican las fechas de reporte de información de que trata el artículo 10 de la
Resolución 4505 de 2012
2. OBLIGACIONES DE LAS IPS

El Artículo 7 de la Resolución 4505 de 2012 se establecen las Responsabilidades

de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas y privadas:
1. Recolectar y reportar a las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios,
incluidas las de régimen de excepción de salud y a las Direcciones Municipales y
Distritales de Salud, el registro por persona de las actividades de Protección
Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral
de las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, según
el Anexo Técnico, que hace parte integral de esta Resolución.
2. Capacitar a su personal en el registro y soporte clínico relacionado con las
actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las
Guías de Atención Integral de las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento

3. MEDIO DE RADICACION DE LA INFORMACION

El único medio valido establecido por CAJACOPI para la radicación de la

información es por correo electrónico, al correo : pyp4505-2012@cajacopieps.com;
especificando en el nombre y texto del correo electrónico el Departamento,
Municipio, Prestador y Periodo que está haciendo referencia el archivo adjunto, el
reporte de información debe ser remitido en la en formato TXT y en la estructura de
reporte establecida en los lineamientos para el diligenciamiento del anexo técnico
de la Resolución 4505 de 2012 – Versión 3 (Septiembre 2016). Esta solicitud se
adelanta por ser un correo nacional y se debe tener identificada el prestador de
servicio y la periodicidad del reporte.

Ejemplo:
4. VALIDACION DE ARCHIVOS

Una vez se reciben los archivos, CAJACOPI, realiza el proceso de descarga y

validación de archivos desde el día hábil siguiente al plazo establecido para el
reporte de información por parte del Prestador de Servicios de Salud y realizará las
validaciones de su archivo; el resultado y retroalimentación de la validación será
remitida al correo electrónico de origen del reporte o al correo que como
representante legal delegue para el reporte de la información, por lo que se solicita
confirmar el correo electrónico y teléfono de la persona responsable de dicho
proceso en su entidad.

5. ASISTENCIA TECNICA, CAPACITACION, MONITOREO Y

RETROALIMENTACION A LAS IPS

En la retroalimentación de la validación de su archivo, se informa el número de

intentos realizados, el tipo de error y el porcentaje de la calidad del dato; así mismo
se adjuntan los archivos que evidencian el detalle de los errores presentados en
caso de que los presente. En caso de que el archivo presente errores, el Prestador
de Servicios de Salud debe realizar la corrección de estos y enviarlos nuevamente
al correo electrónico establecido las veces que sea necesario hasta que culmine el
proceso con éxito; el plazo de validación y tiempos de reporte por parte de la EPS
es notificado en la retroalimentación enviada según la validación de sus archivos.
Una vez la validación de su archivo se encuentra con la calidad del dato en el 100%
quedará como exitoso el reporte enviado y sólo si el Ministerio de Salud y Protección
Social notifica algún error adicional, la EPS se los notificará para el respectivo
ajuste.

6. VERIFICACIÓN DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN REPORTADA POR

LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (IPS)

CAJACOPI, adelantara las acciones establecidas en la normatividad existente a fin

de verificar la calidad del dato, el cual es exclusivo de la institución prestadora de
servicios de salud.

De conformidad a lo establecido en el numeral 120.11 del artículo 130 de la Ley

1438 de 2011, se considera una CONDUCTAS QUE VULNERAN EL SISTEMA
GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y EL DERECHO A LA SALUD,
los datos inexactos o falsos.

130.11. Efectuar cobros al Sistema General de Seguridad Social en Salud con datos
inexactos o falsos.
 7. TRASLADO DE USUARIOS POR REVOCATORIA DE LA HABILITACION DE
EPS
Si el usuario a pesar de haber realizado el traslado de EPS continua con la misma
IPS primaria, debe reportársela a la nueva EAPB de afiliación.

Dando cumplimiento a lo establecido anteriormente, se ratifica el plazo máximo para el

envío por correo electrónico del archivo correspondiente al I Trimestre 2020 de la
Resolución 4505/2012 para el Martes 21 de Abril de 2020, de esta forma la EPS garantiza
el cargue efectivo al Ministerio de Salud y Protección Social en los tiempos establecidos
según normatividad vigente.

La EPS no se responsabiliza del cargue al Ministerio de Salud y Protección Social de la

información de aquellos Prestadores de Servicios de Salud que no cumplan con los plazos
establecidos en este oficio y serán reportados al Ministerio de Salud y protección social
dado la obligatoriedad del reporte.

*Cualquier inquietud comunicarse con los números: 3188217667 – (035)3185930

Ext.123

Atentamente,

JOANA DIAZ RUBIANO

Coordinador Nacional de Salud Pública.

CC. Secretaria de Salud Departamental/Distrital.