7.2-MN01 Distribución y Logística

DOCUMENTOS DEL SISTEMA Fecha: Septiembre 29
DE CALIDAD de 2008
7.2-MN01 Distribución y Logística Página 1 de 41
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y
LOGÍSTICA
7.2-MN01 DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA

DE CALIDAD de 2008
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción
2. Definiciones
3. Información general de Foodex S.A.
4. Objetivo
5. Alcance del manual
6. Almacenamiento de producto terminado
6,1 Objetivo
6,2 Alcance
6,3 Empaque
6,4 Embalaje
6,5 Recibo y almacenamiento
6,6 Áreas de almacenamiento
6,7 Limpieza y desinfección de estibas
6,8 Seguridad y dotación
7. Despachos nacionales
7,1 Objetivo
7,2 Alcance
7,3 Proceso
7,3,1 Destinos
7,3,2 Selección y contratación de transporte
7,3,3 Cargue y despacho de producto terminado
7,3,4 Elaboración de la Remisión de despacho
7,3,5 Elaboración aviso de despacho
7,3,6 Elaboración factura comercial
7,3,7 Elaboración y envío de cobranza
8. Exportaciones
8,1 Objetivo
8,2 Alcance
8,3 Proceso
8,3,1 Tramites de la exportación
8,3,1,1 Elaboración de la etiqueta
8,3,1,2 Reserva cupo buque ó avión
8,3,1,3 Cruce de ventas FNC
8,3,1,4 Informe de Exportación Almacafé
8,3,1,5 Solicitud y expedición certificado de repeso
8,3,1,6 Solicitud número de revisión
8,3,1,7 Orden de embarque
8,3,1,8 Despacho de muestras pre-embarque
8,3,1,9 Listas de empaque “Packing List”
8,3,1,10 Notificación a La FDA
8,3,2 Transporte
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8,3,2,1 Selección de puerto, aeropuerto ó frontera de

embarque
8,3,2,2 Selección de itinerario
8,3,2,3 Reserva y asignación de contenedor
8,3,2,4 Solicitud de transporte
8,3,2,5 Autorización de retiro contenedor
8,3,3 Proceso de cargue
8,3,3,1 Cubicación de producto
8,3,3,2 Ingreso del vehículo
8,3,3,3 Inspección de vehículos de carga y contenedores
8,3,3,4 Confirmación de cargue
8,3,3,5 Cargue y despacho de producto con destino a
exportación
8,3,3,5,1 Inspección de producto en cargue
8,3,3,5,2 Parámetros para definir si un contenedor
es apto para cargue.
8,3,3,5,3 Operación de cargue y despacho de
Producto.
8,3,3,5,4 Pesaje de vehículos de carga
8,3,3,5,5 Manejo de carga sospechosa
8,3,3,6 Control de temperatura lotes de extracto
8,3,4 Documentos
8,3,4,1 Autorización de embarque
8,3,4,2 Carta Porte
8,3,4,3 Solicitud y envío de muestras para Fitosanitarios
8,3,5 Despacho del vehículo
8,3,6 Proceso de exportación en puerto marítimo
8,3,7 Proceso de exportación aeropuerto
8,3,8 Proceso de exportación terrestre
8,3,9 Inspecciones antinarcóticos
8,3,9,1 Inspección carga refrigerada
8,3,9,2 Inspección carga seca
8,3,10 Documentos adicionales para exportación
8,3,10,1 Emisión factura comercial
8,3,10,2 Elaboración del certificado de origen
8,3,11 Envío de cobranza
8,3,12 Cierre de exportación
8,3,13 Envío de muestras a clientes potenciales
9. Seguros terrestres y marítimos
10. Firmas y sellos para control de la información
11. Devoluciones Cliente a FOODEX
12. Inspección de Seguridad a áreas criticas
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1. INTRODUCCIÓN
La logística es un proceso que involucra el desarrollo sistemático de actividades

de almacenamiento, transporte y distribución eficiente de los productos,
buscando ofrecer un excelente servicio al cliente y lograr el mayor beneficio en
términos de costos, tiempo y seguridad.
Anteriormente la logística significaba solamente, tener el producto justo, en el

sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, actualmente éstas
actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora hacen parte de
todo un proceso que requiere de una eficiente planeación con el fin generar los
niveles deseados de servicio y calidad al menor costo posible y generar
respuestas oportunas a las necesidades de nuestros clientes y la empresa
misma.
En este sentido Foodex conciente de las nuevas necesidades en términos de

comercio, esta trabajando constantemente por mejorar cada día la gestión
logística que finalmente se convierte en una herramienta competitiva a nivel
nacional e internacional.
2. DEFINICIONES
Acta de cargue: Es un documento mediante el cual se deja constancia por

escrito de las personas que intervinieron en el cargue en operaciones de
exportación.
Agente de aduana: es la persona jurídica autorizada para promover por cuenta

ajena el despacho de las mercancías, en los diferentes regímenes aduaneros
previstos en la ley.
Agente de carga o consolidador: es aquella persona que recibe cargas de

distintas empresas exportadoras para llevar a cabo consolidaciones de
mercancías para su transporte, entre ellos el marítimo.
Armador: es el naviero o empresa naviera que se encarga de equipar,

aprovisionar, dotar de tripulación y mantener en estado de navegabilidad la
embarcación, con el objetivo de asumir su explotación y operación en el modo de
transporte marítimo.
Aviso de despacho de mercancías: Es un documento expedido por la SIA en el

cual se expresa claramente la mercancía objeto de la exportación.
Aviso de despacho de producto: es una notificación que se hace al comprador

sobre el despacho de la mercancía como: características del producto, cantidad ,
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fecha de salida de fábrica, destino, fecha de arribo de la mercancía,

transportadora, placa del vehículo y conductor.
AWB (Guía Aérea):. El AWB es un documento que el agente aéreo expide como
certificación de que ha tomado a su cargo la mercancía para entregarla, contra la
presentación del mismo en el punto de destino.
Certificado de calidad: Es un documento que certifica que la naturaleza y

composición de la mercancía corresponden a la calidad pactada con el cliente en
el Contrato de Compraventa.
Certificado de inspección: es un certificado expedido compañías especializadas

y que indica que las mercancías han sido examinadas y encontradas conformes
con la mencionada en un contrato o una proforma.
Certificado de Origen: Es un documento mediante el cual se certifica el origen

de la mercancía. Este documento es emitido por el exportador y especifica bajo
que acuerdo comercial se está realizando la operación de exportación indicando
las normas o criterios de origen y las preferencias arancelarias que le
corresponden al producto de acuerdo con el país de destino. Existen varios tipos,
dependiendo del Acuerdo Comercial o los Esquemas de Preferencias con el país
al cual se va a exportar.
Certificado de peso: es un documento mediante el cual se hace constar el peso

de la mercancía (neto y bruto), bulto por bulto.
Certificado de seguro: Es el documento que prueba la contratatación de un

seguro para el transporte de la carga. Este documento recoge las condiciones en
que se aseguran las mercancías y cubre al asegurado importador por las
pérdidas, averías a los daños materiales que sufran las mercancías en el tránsito
del transporte nacional e internacional.
Certificado Fitosanitario: es aquel por medio del cual el Instituto Colombiano

Agropecuario, ICA, otorga un visto bueno para la exportación de alimentos.
Cobranza: es un documento que se envía al cliente y que contiene Original y

Copia de la Factura Comercial y Certificado de Calidad correspondiente al
producto despachado y mediante el cual se pone en conocimiento al cliente de su
pago de acuerdo a los términos de venta de la negociación. Aplica para las
ventas nacionales y del exterior.
Confirmación de venta: es un documento que consigna las condiciones del

contrato de compraventa como referencia del producto, precio, cantidades,
terminos de venta y fecha de entrega al cliente.
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Conocimiento de embarque: Es un documento que prueba la existencia de un

contrato de transporte marítimo y el recibo y embarque de la carga así como la
propiedad de la mercancía transportada. Se expide en tres originales negociables
de igual valor y un numero suficiente de copias no negociables. Contiene
información como: Embarcador, consignatario, nombre del buque, No. de viaje,
puerto de cargue, descargue.
Contenedor: es un un recipiente para carga, construido con material resistente,

adecuado para el manejo de transporte de mercancías a través de las diferentes
especialidades de transporte (marítimo, terrestre, férreo, aéreo) .
Contrato de comodato: Es un contrato entre el exportador o su representante

(SIA) y el administrador de contenedores designado por la naviera para permitir el
uso de sus contenedores para el transporte de la mercancía.
Contribución cafetera: Es un cargo a los exportadores de café, destinado al

Fondo Nacional del Café, con el fin de mantener el ingreso cafetero de acuerdo
con los objetivos previstos que dieron origen al citado Fondo. Corresponde al
cinco por ciento (5%) del precio representativo por libra de café suave
colombiano que se exporte. El valor de esta contribución no será superior a
cuatro centavos de dólar (US$0.04) por libra, ni inferior a dos centavos de dólar
(US$0.02).
Documento de exportación: El documento de exportación o Declaración de

Exportación, DEX, lo expende la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –
DIAN- en sus distintas oficinas. El DEX consta de un original y cinco (5) copias.
Puede ser utilizado de dos (2) formas, como Autorización de Embarque y como
Declaración Definitiva.
Exportación: es la salida de bienes o servicios del territorio aduanero nacional

con destino a otro pais.
Factura comercial: Es un documento que consigna las condiciones acordadas

entre las partes entre ellas descripción de la mercancía, peso neto, peso bruto,
empaque, cantidades, modalidad de flete, términos de pago, valor del producto e
impuestos sobre la venta objeto del contrato y que se convierte en una letra de
cambio.
FDA (Food and Drug Administration) de los Estados Unidos: es una entidad
reguladora y controladora del ingreso de alimentos, las drogas y productos
cosméticos a ese pais y la cual certifica la no adulteración del producto como tal,
su empaque y embalaje.
Guía de tránsito: Es el documento que ampara el cargamento de café de

exportación durante su transporte. Es expedida por la Federación Nacional de
Cafeteros o Almacafé.
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Inspección Aduanera: Es la actuación realizada por la autoridad aduanera

competente-DIAN, con el fin de determinar la naturaleza, origen, estado,
cantidad, valor, clasificación arancelaria, tributos aduaneros, régimen aduanero y
tratamiento tributario aplicable la mercancía de exportación. Esta inspección se
denomina física cuando implica el reconocimiento de mercancías, y documental
cuando se realiza únicamente con base en la información contenida en la
Declaración y en los demás documentos que la acompañan.
Inspección Antinarcóticos: Es la actuación realizada por la autoridad policial en

el puerto de embarque, de manera aleatoria con el fin de controlar la no
contaminación por narcóticos de la mercancía de exportación.
Naviero: El naviero o empresa naviera es la persona que tiene por objeto operar y
explotar una o más embarcaciones de su propiedad o bajo su posesión en el
modo de transporte marítimo.
Operador: Es la persona que, sin tener calidad de naviero, o armador, celebra a

nombre propio los contratos de transporte marítimo, para la utilización del espacio
de las embarcaciones, que él a su vez haya contratado.
Orden de cargue: es un documento expedido por la compañía transportadora y
que contiene la información correspondiente al vehiculo que transporta la carga
(Nombre y Cédula del Conductor, Placas del vehiculo y Propietario), remitente
(Vendedor) y destinatario (Comprador).
Orden de cargue: Es un documento que envía la SIA a Transportadora mediante

el cual autoriza el cargue de la mercancía objeto de la exportación.
Orden de embarque: Es un documento que se envía a la SIA en el puerto de

embarque y mediante el cual se realiza una solicitud ante la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales para que éste autorice el embarque de las
mercancías objeto de la exportación.
Packing List: Es un documento que contienen la relación detallada de la carga

que identifica el embarque completo indicando la cantidad exacta de artículos que
contiene cada caja, envase y embalaje en general, anotando de forma clara los
números y las marcas que lo identifican, peso y dimensiones de cada paquete.
Este documento es esencial para las autoridades aduaneras y para el
transportador por cuanto facilita la identificación del contenido del embarque. No
es un documento oficial y es emitido por el exportador cuando es solicitado por el
importador.
Remisión de despacho: es un documento que contiene la información

correspondiente al despacho de la mercancía con destino nacional como: nombre
y dirección del destinatario, lugar de entrega de la mercancía, cantidad a
transportar, vehículo y transportador. Mediante este documento el transportador
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se responsabiliza por los productos incluidos en este y acepta haberlos recibido a

conformidad en calidad y cantidad. Se convierte en un documento soporte del
despacho en caso de presentarse algún reclamo por averías o faltantes de
producto.
Reporte de contenedores en puerto: es un documento que debe enviar la SIA

a Foodex y el cual se registra: datos del contenedor, inspección antinarcóticos e
información correspondiente al embarque como Naviera, Buque y Fecha de
Embarque.
Reporte de despacho de contenedor a Puerto: Es un documento que consigna

la información correspondiente al despacho como Tipo de contenedor, No. de
contenedor, No. de precinto, Transportadora, placas del vehiculo y Nombre del
conductor.
Shipping Advise: Diligenciar formato “7.2-FR04”: Es una notificación al

importador sobre todo lo correspondiente al embarque de la mercancía, con el fin
de que el cliente pueda controlar posibles alteraciones ó contaminaciones en el
tránsito de la mercancía.
SIA (Sociedad de Intermediación Aduanera): Como su nombre lo indica, la SIA

es la representación de las empresas exportadoras e importadoras en los
diferentes procesos de aduana.
Transporte Aéreo: es comúnmente utilizado para el transporte de pequeñas

cantidades de carga como por ejemplo Extracto de Café congelado. Por ser un
modo de transporte que ofrece una serie de ventajas como la rapidez en la
entrega, una mayor cobertura geográfica y mayores frecuencias de transporte,
resulta ser el más costoso.
Transporte Marítimo: es el principal medio utilizado en el comercio internacional

de café, ya que es un medio económico y confiable. Los
Principales actores en el transporte marítimo son: el Armador, el Naviero, el
Operador, el Agente de carga o consolidador y el Agente de Aduana.
Transporte Terrestre: Se utiliza principalmente para el desplazamiento de

productos a países fronterizos y para movilizar carga o contenedores a puertos de
embarque. Las tarifas del transporte terrestre dependen de la relación peso/
volumen y cubrimiento del flete en el transporte por carretera y se calcula sobre 1
tonelada por 2 metros cúbicos. Es el tipo de transporte más económico.
Tiquete de Báscula: es aquel mediante el cual se registra el peso de los

vehiculos de carga y contenedores en los cuales se transporta producto con
destino a una exportación.
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3. INFORMACION GENERAL FOODEX S.A.
Organigrama de Foodex.
Organigrama de Logística.
Mapa de integración de actividades logísticas
Bodega de Logística
Almacenamiento de Producto
Terminado
Cuarto Frío
Planeación de las Operaciones

Logísticas
Despachos Nacionales Exportaciones Envío de Documentos y Muestras
Trámites y documentos adicionales

Transporte y Distribución
Terrestre
Selección del transporte Marítimo
Aéreo
Cargue de Producto Terminado
Operaciones en Puerto
4. OBJETIVO
Describir los procedimientos relacionados con el proceso de almacenamiento,

transporte y distribución en Foodex S.A, con el fin de generar las condiciones que
garanticen la oportunidad y la seguridad en la entrega del producto y la
conservación de las características de calidad exigidas por el cliente.
5. ALCANCE DEL MANUAL

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El Manual comprende todas las actividades Logísticas desarrolladas en Foodex

desde Almacenamiento de Producto Terminado hasta la entrega del mismo al
cliente.
6. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
6.1. OBJETIVO
Describir el proceso de recibo y almacenamiento de producto terminado en

Foodex S.A (Café Soluble – Extracto de Café), con el fin de generar las
condiciones que garanticen la conservación del producto en sus características
de calidad exigidas por el cliente.
6.2. ALCANCE
Comprende las actividades desde el recibo hasta el almacenamiento de Producto

Terminado.
6.3. EMPAQUE
El empaque es una variable fundamental en las actividades de Almacenamiento

de cualquier producto. Para el caso de Foodex, es importante tener el empaque
adecuado para contener, manipular y conservar nuestros productos en cuanto a
impermeabilidad, higiene, propiedades organolépticas, etc).De acuerdo a lo
anterior los empaques utilizados en FOODEX para sus diferentes productos son
los siguientes:
 Cajas de cartón corrugado.

 Canecas metálicas.
 Frascos
 Latas.
 Sachets.
El café soluble a granel es empacado en cajas de cartón corrugado con bolsas de

polipropileno selladas con correas plásticas.
El café soluble a detal es empacado en frascos, latas y sachets.
El extracto de café es empacado en canecas metálicas precintadas con el fin de

asegurar que durante el tiempo de almacenamiento sean abiertas y posiblemente
contaminadas.
6.4. EMBALAJE
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El embalaje al igual que el empaque es fundamental para que el producto pueda

ser manipulado en condiciones seguras durante su almacenamiento y
distribución. El embalaje utilizado en Foodex depende del producto así:
Las canecas que contienen extracto de café son unitarizadas mediante estibas
que permiten mayor facilidad en la manipulación del producto así como mayor
estabilidad del mismo durante su transporte.
Los frascos, latas y sachets son embaladas en bandejas con cajas de cartón y
selladas con plástico termo-encogible.
Las cajas de Cartón Corrugado son unitarizadas mediante estibas plásticas.
Las bandejas con plástico termoencogible conteniendo frascos y latas son

unitarizadas mediante estibas plásticas.
6.5. RECIBO Y ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento de producto terminado debe realizarse de acuerdo al

procedimiento descrito en el Manual de Almacenamiento 7.5-MN25 Literal 3.3.
Recibo y Almacenamiento de Producto Terminado y los responsables de su
ejecución son el Auxiliar de Almacén y el auxiliar de Logística.
El café soluble es almacenado en la Bodega de Producto Terminado y se

identifica por su empaque y etiqueta. Esta área es de acceso restringido para
evitar que el producto sea contaminado.
Las canecas de Extracto de Café son almacenadas en el cuarto frío congeladas a

-20°C ya que por su composición química, física y fisiológica, el extracto pierde
fácilmente su calidad si se mantiene en condiciones ambientales normales.
6,6 AREAS DE ALMACENAMIENTO PARA PRODUCTO TERMINADO
Las áreas de almacenamiento de producto terminado con destino a despacho ó

picking en Foodex, son la bodega de Logística y el Cuarto Frío, en ellos se
almacena el producto terminado bien sea soluble ó extracto que está
comprometido para ser despacho en el corto plazo. La distribución de espacio se
puede observar en el documento: 7,2-TB01 Plano De Áreas Distribución Y
Logística.
6,7 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ESTIBAS

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Para llevar a cabo la limpieza y desinfección de estibas (tanto plásticas y de

madera), se debe tener en cuenta el siguiente documento: 6,4-MN13 Limpieza y
Desinfección Almacenamiento, Ítem 4.3 Limpieza de Estibas.
6,8 SEGURIDAD Y DOTACIÓN
La bodega de despachos, las bahías de cargue y el cuarto frío están

consideradas como AREAS RESTRINGIDAS dentro de la organización por la
naturaleza misma de las actividades que allí se realizan como son:
Almacenamiento de producto terminado, cargue, despacho y en ocasiones
descargue de vehículos, por este motivo es de vital importancia la aplicación y
seguimiento de las medidas de seguridad que se han definido para estos lugares
y procesos descritos en el Manual de Seguridad 4,2-MN02.
En las operaciones de almacenamiento, despachos nacionales, exportaciones y

descargue de vehículos interviene personal interno y externo como lo son:
 Interno: (braseros, aseguramiento de calidad, personal de seguridad y las

personas autorizadas en y por el Departamento de Logística). Este
personal aunque no interviene en el proceso de producción y solo
manipula el producto terminado empacado, embalado y listo para
despacho (sin ningún riesgo de contaminación), debe usar la dotación
adecuada de acuerdo a su actividad, procurando no ingresar a otras áreas
de la planta mientras estén en desarrollo estos procesos, además deberán
cumplir los requisitos higiénicos según las BPM para la manipulación del
producto, como lo es el lavado frecuente de las manos, no uso de
accesorios, etc.
 Externo: (Transportadores, Personal de Almacafé, Certificadores

Internacionales, Personal de la SIA “Sociedad de Intermediación
Aduanera”, Personal de la DIAN y, si es del caso, otros entes necesarios).
Estas personas cumplen labores de observación, verificación y
certificación, y en ningún momento deben manipular el producto puesto
que su actividad esta limitada al área de bahías de cargue que no hacen
parte de la planta de producción de la compañía, por considerarse un área
donde el producto llega totalmente terminado y listo para ser entregado al
cliente, sin requerir procesos de transformación adicionales. Este personal
ingresa bajo la autorización del Departamento de Logística, área
encargada de supervisar y garantizar el cumplimiento de las normas de
seguridad e inocuidad que ha establecido la compañía para dichas zonas.
NOTA ACLARATORIA: Si en algún caso se requiere que el personal externo

ingrese a áreas de la planta de producción, el Departamento de Logística
deberá suministrar la dotación adecuada para el ingreso a Planta de
producción y deberá dar las recomendaciones sobre BPM como el no uso de
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accesorios y recomendaciones de seguridad industrial como el uso de

orejeras (según se considere necesario).
7. DESPACHOS NACIONALES
7.1. OBJETIVO
Describir el proceso de cargue y despachos nacionales de café soluble y extracto

de café.
7.2. ALCANCE
Comprende las actividades desde el cargue hasta el despacho de Producto

Terminado.
7.3 DESARROLLO
Los despachos nacionales se realizan teniendo en cuenta una programación de

despachos realizada de acuerdo a la fecha de entrega acordada con el cliente. El
Jefe de Logística es quien se encarga de coordinar las entregas estando en
permanente comunicación con el área de producción y los clientes.
7.3.1. Destinos:
Los principales destinos de las ventas nacionales de Foodex son: Bogotá,

Medellín, Cali, Pereira, Pasto, Bucaramanga, Barranquilla, La Paila entre otros.
7.3.2. Selección y contratación del transporte:
De acuerdo al producto a transportar, la cantidad y el volumen, el Jefe de

Logística cotiza el transporte y lo contrata teniendo en cuenta variables como
costos, oportunidad y servicio que ofrece la transportadora.
Los alimentos comercializados en la compañía deberán ser transportados en

vehículos aptos para el transporte de alimentos.
El extracto de café debe ser transportado en vehículos con cadena de frío con el
fin de conservar sus características físicas y organolépticas.
El tiempo de tránsito depende de la distancia entre la Fábrica, el destino y el

servicio contratado.
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Los vehículos para transporte de carga más utilizados en Foodex son: Camioneta
Turbo, Camión de dos ejes (Sencillo), Camión de tres ejes (Dobletroque) y
Tractomulas.
Se deben tener en cuenta que existen unos pesos y dimensiones máximas

para el transporte terrestre de mercancías reguladas por el Ministerio de
Transporte, las cuales se describen a continuación:
Vehículo Carga Máximo/Kg
Turbo 4.500
Camión Sencillo 8.500
Dobletroque 17.000
Tractomula 32.000
Las tarifas del transporte terrestre dependen de la relación peso/ volumen y

cubrimiento del flete en el transporte por carretera y se calcula sobre 1 tonelada
por 2 metros cúbicos.
7.3.3. Cargue y despacho de producto terminado
La responsabilidad del cargue de producto terminado para despacho a clientes,

es del departamento de logística a través del Auxiliara de Logística en
coordinación del Jefe ó persona designada para la programación de despachos
nacionales.
Esta actividad se realiza de acuerdo al ítem de este mismo manual que se

denomina Operación de cargue y despacho de producto terminado incluido en el
numeral de Exportaciones.
Los vehículos de carga que ingresan a las instalaciones deben ser revisados por
el Auxiliar de Despachos, con el fin de verificar que estén libres de olores
extraños y humedad, y que la carpa y la carrocería estén en óptimas condiciones.
Para esto se debe diligenciar el documento Inspección para vehículos vacío de
Carga Nacional.
Posteriormente debe solicitar al transportador la Orden de cargue enviada por la

transportadora para verificar que toda la información sea correcta antes del
cargue y despacho de la mercancía de fábrica.
Luego de dichas revisiones dispone el producto para el cargue, teniendo en

cuenta que los horarios de cargue establecidos son los siguientes: en la mañana
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de 7:30 a.m y 11:30 de Lunes a Sábado y en la tarde entre 2:00 p.m y 5:00 p.m.
de Lunes a Viernes, y finalmente el personal de la Cuadrilla efectúa el cargue del
vehiculo.
7.3.4. Elaboración de la remisión de despacho.
Luego del cargue, el Auxiliar de Despachos emite 4 copias de la remisión de

despacho, de las cuales 1 la conserva en su archivo, otra en la carpeta del cliente
ubicada en la Oficina de Logística, otra que entrega al transportador como
soporte la mercancía durante su tránsito y otra que entrega al cliente con el
producto como soporte de la entrega del producto a satisfacción. Este
documento debe tener la firma del transportador como constancia de la entrega
de la carga a conformidad en calidad y cantidad y tener el visto bueno del Auxiliar
de Logística. Para los despachos nacionales se debe adjuntar el formato de
Inspección para vehículos vacíos de carga nacional, exceptuando en algunos
casos transportadores frecuentes.
7.3.5. Elaboración Aviso de despacho de producto Ver Formato 7.2-FR06.
Luego del despacho de la mercancía, el Auxiliar de Facturación y Cobranzas

debe realizar el aviso de despacho de acuerdo al Formato 7.2-FR06, enviar al
cliente vía fax o correo electrónico según sea el caso y posteriormente archivar
en la carpeta del cliente. Este documento debe ser firmado por el Auxiliar de
Facturación y Cobranzas y el Jefe de Logística.
7.3.6. Elaboración de la Factura comercial
Luego del envío del aviso de despacho al cliente, el Asistente de Facturación y

Cobranzas realiza la factura correspondiente a la venta teniendo en cuenta la
Confirmación de Venta y Ordenes de Cliente en el programa “PROTEAN” con el
fin de validar precios, cantidades y condiciones de venta. Luego debe llevarla al
área de Contabilidad para ser revisada por el Jefe de Contabilidad. Este
documento debe tener la firma de Auxiliar de Facturación y Cobranzas y el
Asistente de Contabilidad.
7.3.7. Elaboración y envío de Cobranza: luego de tener la factura comercial y

certificado de calidad del producto enviado por el área de Aseguramiento de
Calidad, se debe enviar la cobranza con carta remisoria al cliente para el pago
correspondiente cuando la venta es a crédito. En los casos en los cuales el pago
es anticipado se envía únicamente la factura y el certificado de calidad.
8. EXPORTACIONES
DE CALIDAD de 2008
Ver Instructivo 7.2.IT01 Logística para Exportaciones y el Procedimiento 7.2 PR-

01 Ventas Internacionales.
8.1. OBJETIVO
Describir el proceso de ventas internacionales de Foodex S.A. (Café soluble y

extracto de café).
8.2. ALCANCE
Comprende las actividades desde los trámites de la exportación hasta el envío de

la cobranza al cliente.
8.3. DESARROLLO
Las exportaciones requieren la ejecución de operaciones logísticas que deben

ser desarrolladas de forma ordenada y sistemática con el fin de garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas con nuestros clientes en cuanto a la
calidad, el cumplimiento y la seguridad en el manejo de la carga.
Para realizar operaciones de exportación, todos los exportadores deben estar

registrados ante el Ministerio de Comercio Exterior y como exportadores de café
estar inscritos como tal ante La Federación Nacional de Cafeteros de Colombia.
8.3.1. TRÁMITES DE LA EXPORTACION
8.3.1.1. Elaboración de la etiqueta del lote
Luego de que el Asistente de Logística realiza la programación de la exportación,

debe elaborar la etiqueta correspondiente, la entrega al área de producción para
marcar el lote.
8.3.1.2. Reserva cupo buque o avión
De acuerdo a la fecha de entrega del producto por producción y la solicitud de

entrega por parte del cliente, se procede a analizar las posibles opciones de
despacho de la carga y su medio, con el fin de que el producto llegue a su
destino final en la fecha solicitada por el cliente.
8.3.1.3. Cruce de Ventas F.N.C.

DE CALIDAD de 2008
Luego de realizar la negociación con el cliente, El Asistente de Trafico y Logística

debe informar sobre la exportación a la FNC a través de su página Web en la
dirección http://www.sales.cafedecolombia. la cual deberá ser confirmada por el
cliente.
8.3.1.4. Informe de exportación a Almacafé
El Asistente de Logística debe enviar por escrito un documento mediante el cual

se informa a Almacafé sobre todos los datos correspondiente a la exportación
como el tipo de producto, modo de transporte, cantidad.
Cuando se realice puerto seco (proceso de aduana e inspección de Almacafé en

Manizales), se deberá enviar solicitud de Certificado de Repeso y de número de
Revisión a Almacafé Manizales. En caso que el proceso se realice en el puerto,
dichos documentos serán entregados por la SIA a Almacafé en cada puerto.
8.3.1.5. Solicitud de expedición del Certificado de Repeso
El Asistente de Logística debe enviar solicitud por escrito a Almacafé para la

expedición del Certificado de repeso del contenedor y la cual contiene la
siguiente información: Producto, Cantidad, Peso (Neto- Bruto), Tara, Marca,
Contramarca, Destino, Transporte y Fecha de despacho de Fábrica.
8.3.1.6. Solicitud de Número de revisión.
Toda operación de exportación debe ser presenciada por un funcionario de

Almacafé, mediante la cual verifica la existencia de todos los lotes de café para
exportación a la cual le asigna un número de revisión. Para ello, el Asistente de
Logística previo a la fecha de despacho de la mercancía debe enviar por escrito a
dicha entidad la solicitud del número de revisión para esa exportación.
8.3.1.7. Orden de embarque.
Documento con el cual se da instrucciones de embarque al agente de aduana.
8.3.1.8. Despacho de muestras pre-embarque.
El Asistente de Facturación y Cobranzas debe enviar vía courier las muestras del
producto en los casos que el cliente lo exija para su aprobación antes del
despacho del contenedor.
8.3.1.9. Packing List.

DE CALIDAD de 2008
El Asistente de Logística debe emitir el Packing List.
8.3.1.10. Notificación a la FDA (Food and Drug Administration) de los

Estados Unidos:
Se debe realizar para las exportaciones que tengan como destino Estados
Unidos, y es deber de Logística hacerlo cuando el cliente lo solicite. Esta
operación debe ser realizada por el Asistente de Logística como persona
encargada de las operaciones de exportación en Foodex.
8.3.2. TRANSPORTE
El medio que debe emplearse para las exportaciones de Foodex S.A esta
determinado por la distancia, el tiempo, el costo del desplazamiento y las
características, requerimientos y valor del producto. Para seleccionar el medio de
transporte y la empresa transportadora se debe considerar:
 Número de servicios existentes en la ruta en que se va a exportar.

 Proveedores del servicio (Aéreo, marítimo, terrestre).
 Itinerarios y tiempo de tránsito.
 Frecuencia con que se ofrece el servicio.
 Tipo del servicio ofrecido.
 Tipos de carga que transportan.
 Confiabilidad de los proveedores del servicio.
 Tarifas de servicios ofrecidas por los proveedores.
De acuerdo a lo anterior, el Jefe de Tráfico y Logística y el Asistente de Logística

seleccionan el tipo de transporte a utilizar para una determinada exportación.
8.3.2.1. Selección del puerto, aeropuerto o frontera de embarque de la

mercancía
Para las operaciones de transporte internacional de Foodex, los puertos más

utilizados son el puerto de Cartagena y el puerto de Buenaventura dependiendo
del destino, rutas, tiempos de tránsito, costos y las instrucciones del cliente. El
principal aeropuerto de carga es El Dorado de la ciudad de Bogotá y posee la
mejor infraestructura para realizar un proceso exitoso de exportación. Por último,
la frontera terrestre depende únicamente del destino de la mercancía y la
ubicación del cliente en el exterior.
8.3.2.2. Selección del itinerario para la exportación

DE CALIDAD de 2008
El Asistente de Logística teniendo en cuenta la fecha de entrega del producto

acordada con el cliente, los tiempos de tránsito y el modo de trasporte acordado
para el despacho de la mercancía, consulta los itinerarios de las Navieras o
aerolíneas con el fin de seleccionar el itinerario que más se ajuste a estas
necesidades. En el caso de las exportaciones terrestres, se deberá programar con
suficiente anticipación el cargue de la mercancía, teniendo en cuenta los tiempos
de tránsito hasta frontera y los tiempos requeridos en los procesos de aduana y
nacionalización.
8.3.2.3. Asignación de contenedor
En el proceso de exportación vía marítima la naviera deberá asignar un

contenedor en alguno de los patios a nivel nacional. En el caso de las
exportaciones terrestres, la empresa transportadora se deberá encargar de
conseguir el contenedor.
8.3.2.4. Solicitud de transporte
Una vez realizada la reserva del contenedor, el Jefe de Logística solicita el

transporte y la recogida del contenedor en el patio asignado.
8.3.2.5 Autorización de retiro de contenedor del Patio de Contenedores
Con anterioridad a la fecha de despacho de la carga, el Asistente de Logística

debe enviar una autorización por escrito al patio de Contenedores en el cual ha
sido asignado el contenedor, en la cual se autoriza a la empresa transportadora
y/o el transportador para retirar el contenedor del Patio previo a la fecha de
despacho de la mercancía de la Fábrica.
8.3.3. PROCESO DE CARGUE
Por las características particulares de nuestro producto los vehículos utilizados

para su transporte deben ser aptos para el transporte de alimentos, estar en
excelentes condiciones técnicas y mecánicas, libres de olores extraños y
humedad. El Auxiliar de Despachos, debe revisar el contenedor con el fin de
verificar que estén libres de olores extraños y humedad. Formato revisión de
contenedores.
8.3.3.1. Cubicación del producto

DE CALIDAD de 2008
Las cajas y frascos que contienen café soluble son transportados en contenedores
convencionales para carga general de 20 y 40 pies dependiendo de la cantidad a
despachar.
Para el extracto de café se utilizan contenedores refrigerados, el cual genera

condiciones de almacenamiento a baja temperatura, con un rango entre -25° C. y
25°, los cuales cuentan con sistemas eficientes para la circulación de aire, con el
fin de conservar las características del producto y entregarlo en optimas
condiciones al cliente.
Para mayor información sobre cubicaciones específicas por favor dirigirse al

Servidor de archivos/Ventas/Herramientas Vendedores/Cubicaciones.
Los contenedores refrigerados tienen dimensiones estándares. Las dimensiones

más usadas en Foodex son los de 40 y 20 pies.
Volumen
Longitud Ancho Alto Total Capacidad
Contenedor (metros) (metros) (metros) (metros3) (Kg.)
Convencional
20' 5.90 2.34 2.38 33.2 21.800
Convencional
40' 11.90 2.34 2.38 67.6 26.700
High Cube 11.90 2.34 2.68 76.3 26.460
Reefer 20' 5.49 2.26 2.27 28.2 21.930
Reefer 40´ 11.61 2.26 2.23 58.8 28.077
DE CALIDAD de 2008
8.3.3.2. Ingreso de vehículos a las instalaciones
El acceso a las instalaciones de vehículos, es controlado por la empresa de

vigilancia que presta servicios a Foodex mediante inspección física de los
mismos. Su ingreso deberá ser autorizado por la persona encargada del área a la
cual se dirige.
8.3.3.3. Inspección de vehículos de carga y contenedores.
Con el fin de garantizar la calidad y la seguridad del producto durante su

transporte se debe realizar la revisión a los vehículos de carga y contenedores
inmediatamente ingresa el vehículo a las instalaciones de Foodex. El
responsable de esta actividad es el Analista de Insumos y Producto en Bodega
y/o Auxiliar de Logística.
Para los contenedores se realiza la revisión según el documento 7.5-FR36

Inspección de Seguridad para contenedores vacíos, mediante el cual se debe
verificar las marcas y contramarcas del contenedor, paredes laterales, techos y
cuellos del contenedor, que no tenga soldaduras ni refacciones.
8.3.3.4. Confirmación de cargue
La confirmación de cargue se realiza por el Asistente de Logística ó por la

persona delegada para la operación de exportación, esta se da tan pronto
Almacafé autorice el inicio del cargue ó envíe un funcionario para tal fin. En caso
de que haya necesidad de solicitar permiso a la DIAN, este se hará por
intermedio de la Sociedad de Intermediación Aduanera quien se comunicara y
dará aviso a la empresa posteriormente para el inicio del cargue.
8.3.3.5. Cargue y despacho de producto con destino a exportación.
Para el procedimiento de cargue de producto terminado (Café soluble y extracto)

es necesaria la presencia de personal como: Auxiliar de Logística, cuadrilla de
personal de cargue, Funcionario de Almacafé, la DIAN y entes certificadores si
es el caso.
Se deben diligenciar los formatos 7,5-FR36 Inspección de Seguridad para

Contenedores Vacíos y 7,5-FR35 Verificación de Producto Despachado, y
supervisar el cargue del contenedor.
Tomar registro fotográfico: antes de comenzar el cargue (1), durante el cargue

(2), terminado el cargue (3), cerrado y precintado el contenedor(4) y al conductor
DE CALIDAD de 2008
del vehículo al lado de la placa (5), y guardar los registros por un periodo de
tiempo mínimo de tres meses.
8.3.3.5.1 Inspección de producto en el cargue de contenedores.
OBJETIVO: Verificar que la calidad de los cargues de producto sea el adecuado,

tanto a nivel nacional como a nivel de exportación.
DESARROLLO:
1. De acuerdo a la siguiente Dirección electrónica: Servidor de Archivos,

Ventas, Programación Ventas, Base de Datos Despacho de Lotes, se
debe tener en cuenta la programación de despachos. Verifique la calidad
del producto terminado y tenga en cuenta el formato 7.5-FR35 Hoja de
Verificación Producto Despachado.
2. Al momento de empezar a realizar los cargues, verifique el estado de los

vehículos y de los contenedores, los cuales deben estar limpios, sin olores
extraños, sin humedad y que aseguren un producto transportado en
buenas condiciones.
3. Diligencie el formato 8,2-FR09 Inspección de Cargue de Contenedores y

archívelo en la carpeta No. 1 del Escritorio del Analista de Insumos y
Producto en Bodega.
4. Reporte cualquier anomalía para conocimiento de las áreas involucradas

en los despachos.
ANEXOS: 7,5-FR35 Verificación de Producto Despachado

8,2-FR09 Inspección de Cargue de Contenedores
8.3.3.5.2 Parámetros para definir si un contenedor es apto para cargue
OBJETIVO: Definir los parámetros para autorizar el cargue de un contenedor

mediante una inspección física en los sitios vulnerables o susceptible de sufrir
una reestructuración, por razón, esta actividad se debe recurrir al empleo de la
visión, el metro, el martillo de goma, y la verificación del ultimo digito del numero
del contenedor en el sistema, y realizar por medio del documento “7.5-FR36 la
Inspección de Seguridad para contendores vacíos”.
DE CALIDAD de 2008
ALCANCE: Este instructivo está a cargo del Auxiliar de Logística o en su defecto

una persona autorizada para definir si el contenedor es apto o no para su cargue
en el momento en que éste ingresa a las instalaciones.
DESARROLLO:
1. Una vez el contenedor ingrese a las instalaciones deberá ser registrado

por el Auxiliar de Logística para realizar la inspección por medio del
documento 7.5-FR36 Inspección de Seguridad para contenedores vacíos.
2. El documento para la inspección incluye una serie de parámetros que

permite definir el estado del contendor y las condiciones que presenta al ser
recibido para el correspondiente cargue. Estos parámetros están divididos en
tres colores diferentes que, en el momento que se presente la inconformidad
se deberá evaluar de la siguiente forma:
Si el parámetro tiene el color rojo, quiere decir que el contenedor NO se

podrá cargar hasta que se haya verificado con el proveedor que dicha
inconformidad es de todo su conocimiento y presenten una justificación por medio
de correo electrónico o físico.
Si el parámetro tiene el color amarillo, se podrá comenzar a realizar el

cargue, sin embargo, solamente se podrá autorizar su despacho una vez
realizada la verificación al proveedor del contendor, ya sea de manera telefónica
o vía mail.
Si el parámetro posee el color verde, el contenedor se podrá comenzar a

cargar, y se podrá verificar por medio del personal capacitado de la
empresa o consultando al proveedor de dicho servicio.
NOTA: En todos los caso se deberá dejar soporte escrito y/o fotográfico.
8.3.3.5.3 Operación de cargue y despacho de producto.
OBJETIVO: Delimitar las diferentes acciones y responsabilidades con el fin de

asegurar la forma correcta de efectuar el cargue y despacho de producto
terminado.
ALCANCE: Comprende desde la coordinación del personal multidisciplinario

interno y externo que debe intervenir en el cargue de producto terminado (café
soluble y extracto), hasta el despacho del camión o contenedor ya cargado, de
DE CALIDAD de 2008
las instalaciones de la compañía. Está dirigido al personal de Almacén, jefes de

planta, jefe de Logística, Jefe de Aseguramiento de calidad.
DESARROLLO:
ACCION RESPONSABLE ARCHIVO

1. Mantener Actualizado el siguiente archivo: Jefe de Logística y Por la Red:
Serv_serie235/Servidor de Asistentes de Servidor 235
Archivos/Ventas/Archivo/Base de Datos Despacho Logística
de Lotes-Año-
2. Coordinar la presencia de las personas involucradas Asistente de
en los despachos: Auxiliar de Logística, Cuadrilla de Logística
personal de cargue, funcionario de Almacafé y DIAN
y entes certificadores si es el caso.
3. Efectuar la revisión al contenedor y/o al camión para Auxiliar de Logística 7,5-FR36

constatar su perfecto estado exterior e interior 7,5-FR35
diligenciando los formatos 7,5-FR36 Inspección de Inspección para
Seguridad para Contenedores Vacíos y 7,5-FR35 vehículos vacíos
Verificación de Producto Despachado cuando se de carga
realice una exportación, y supervisar el cargue del nacional
contenedor o del camión. En el caso de los
despachos nacionales se debe diligenciar el formato
Inspección para vehículos vacíos de carga nacional y
adjuntarlo a la remisión correspondiente.
4. Tomar registro fotográfico: antes de comenzar el Auxiliar de Logística Archivo
cargue (1), durante el cargue (2), terminado el cargue Fotográfico de
(3), cerrado y precintado el contenedor(4) y al Cargue de
conductor del vehículo al lado de la placa (5) . Estos Contenedores
registros e deben guardar por un periodo de tiempo
mínimo de tres meses.
5. Precintar el contenedor, pesarlo, ubicarlo en el sitio Auxiliar de Logística
de parqueo, entregar copia del tiquete de báscula al
Asistente de Logística.
6. Actualizar el archivo Control Producto al Detal - Auxiliar de Control Producto

Fechas de Vencimiento con las respectivas fechas Despachos al Detal – Fechas
de producción y/o vencimiento para emisión de de Vencimiento
certificados de calidad y realizarle trazabilidad por
parte de Aseguramiento de calidad.
NOTA: Los puntos 4, 5 y 6 aplican solo para producto con destino a

Exportaciones.
DE CALIDAD de 2008
8.3.3.5.4 PESAJE DE VEHÍCULOS DE CARGA EN BÁSCULA
OBJETIVO: Verificar que el registro de los vehículos de carga que ingresan y

posteriormente salen de la empresa, son pesados correctamente en la báscula y
los pesos registrados corresponden al peso de embalaje del producto.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN: Este procedimiento aplica para el

personal de despachos encargados de pesar los vehículos de carga y
contenedores antes y después del cargue para producto empacado a granel
(cajas y canecas) y al detal (frascos, jarras, vasos, sachets y latas) en sus
diferentes presentaciones y embalados en cajas y bandejas que tienen como
propósito ser exportados.
DESARROLLO:
ACCION RESPONSABLE REGISTRO

1. Cada vez que ingresa un vehículo de Auxiliar de Logística Tiquete de báscula
carga o contenedor a las instalaciones que
se cargue con producto con destino a
exportación debe ser registrado en la
báscula para verificar su peso, dejando
constancia en el tiquete de báscula.
2. Posterior al cargue, el vehículo de carga Auxiliar de Logística Tiquete de báscula

o contenedor deberá registrar su peso
nuevamente en la báscula. El registro
obtenido será la diferencia del peso
registrado del contenedor con el producto y
el peso inicial registrado cuando entró el
contenedor. Esto da como resultado el peso
neto del producto.
3. Si los pesos se encuentran por fuera de Auxiliar de Logística Tiquete de báscula
los rangos de la TABLA 1 (Pesos de
Producto Terminado empacado a Granel)
para el producto a granel, se deberá
verificar el contenido del contenedor.
4. Para producto al detal se deberá Auxiliar de Logística Tiquete de Báscula

multiplicar las unidades embaladas de
cada presentación por el peso bruto de
cada una de ellas VER TABLA 2 (Pesos
de Producto Terminado empacado al
Detal). El resultado será el peso neto
del producto.
DE CALIDAD de 2008
ACCION RESPONSABLE REGISTRO

5. Si el resultado de los pesos en la Auxiliar de Logística
báscula están fuera del rango o no
concuerdan con el contenido embalado,
se deberá verificar el contenido del
vehículo de carga, realizando chequeos
aleatorios de las unidades embaladas,
tanto de los pesos obtenidos como de la
cantidad de unidades.
6. Se debe pasar un informe escrito al Auxiliar de Logística Correo Interno
Departamento de Logística sobre la
verificación del contenido para autorizar
su despacho o tomar las medidas
correspondientes.
TABLA 1: PESOS DE PRODUCTO TERMINADO EMPACADO A GRANEL
CONTENEDOR CAJAS UNIDADES RANGO

25 KILOS - -
Min. 15.050 Kg.
464 Max. 15.170 Kg.
30 KILOS
Min. 16.440 Kg.
512 Max. 16.800 Kg.
40 PIES
Min. 15.030 Kg
315 Max. 15.340 Kg.
45 KILOS
Min. 16.670 Kg
350 Max. 17.000 Kg.
Min. 7.130 Kg
25 KILOS 264 Max. 7.330 Kg.
Min. 7.300 Kg.
20 PIES 30 KILOS 227 Max. 7.450 Kg.
Min. 6.900 Kg.

45 KILOS 145 Max. 7.050 Kg.
DE CALIDAD de 2008
TABLA 2: PESOS DE PRODUCTO TERMINADO EMPACADO AL DETAL
PRESENTACION PESO X UD UNIDADES PESO BRUTO

POR BANDEJA
50 gr. 24 6200 gr.
VASOS 85 gr. 24 9180 gr.
50 gr. 12 2760 gr.
50 gr. 24 5430 gr.
85 gr. 24 8600 gr.
100 gr. 12 4540 gr.
FRASCOS
100 gr. 24 8960 gr.
170 gr. 12 7600 gr.
190 gr. 12 7750 gr.
200 gr. 12 7600 gr.
170 gr. 12 7700 gr.
JARRAS
200 gr. 12 8200 gr.
50 gr. 48 5100 gr.
85 gr. 24 3700 gr.
100 gr. 24 5900 gr.
LATAS
170 gr. 12 3800 gr.
200 gr. 12 4100 gr.
8.3.3.5.5 MANEJO DE CARGA SOSPECHOSA
OBJETIVO: Determinar el manejo a dársele a posibles anomalías que puedan

presentarse en el empaque, cargue, transporte y manipulación del producto
terminado para evitar una contaminación ó alteración por agentes extraños
(droga, contrabando ó cualquier tipo de contaminación externa).
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN:
 Internamente este procedimiento esta dirigido al Jefe y los Supervisores

de Empaque, El Jefe de Costos y sus Asistentes de Almacén, El Jefe y los
Asistentes de Logística, El Jefe de Recursos Humanos, El Gerente Ad-
financiero, El Gerente de Operaciones y El Gerente General.
 Externamente aplica para las Sociedades de Intermediación Aduanera,

Los Transportadores y El Operador Portuario de FOODEX S.A.
DE CALIDAD de 2008
DESARROLLO:
 En Empaque: En caso de encontrarse una posible alteración por

contaminación en las actividades de empaque, El Jefe ó el Supervisor de
Empaque deberá suspender las actividades de la línea, aislar el área y
solicitar la intervención del Jefe de Seguridad y el personal de vigilancia.
De inmediato deberá avisarse a la Gerencias de la Compañía quienes
decidirán a que organismo policial recurrirán para que se encarguen de las
acciones y las investigaciones respectivas. Como soporte se diligenciara el
reporte de actividades sospechosas 6.4-FR09 y se hará una revisión
rigurosa a las grabaciones del CTV con el fin de encontrar evidencias del
hecho.
 En el Cargue: Si en las actividades de cargue, embalaje ó pesaje de

producto terminado, se encontrase evidencia ó sospecha de una acción
ilícita, el Asistente de Almacén deberá informar inmediatamente a el Jefe
de Costos y Almacén y al Jefe de Seguridad para que con la ayuda del
personal de vigilancia de inmediato se suspendan las actividades de
cargue y se aislé el área. De inmediato deberá avisarse a la Gerencias de
la Compañía quienes decidirán a que organismo policial recurrirán para
que se encarguen de las acciones y las investigaciones respectivas.
Como soporte se diligenciara el reporte de actividades sospechosas 6.4-
FR09 y se hará una revisión rigurosa a las grabaciones del CTV con el fin
de encontrar evidencias del hecho.
En Caso de que al realizar el pesaje de vehículos que transportan

producto terminado, se encuentre una diferencia fuera del rango
determinado en la tabla de Pesos de Producto terminado se deberán
realizar las acciones propuestas en el numeral 4 y 5 del
procedimiento inmediatamente anterior a éste, es decir, Pesaje de
Vehículos de Carga en Báscula.
 En el Transporte: Si durante el desplazamiento del vehículo hacia el

destino final de entrega de carga (aeropuerto, puerto, frontera ó cliente )
se presenta una actividad ilícita contra la carga, el conductor del vehículo
deberá reportar inmediatamente el hecho al puesto de control mas cercano
de la transportadora, quienes dispondrán las medidas a tomar y las
acciones inmediatas con los organismos de seguridad correspondientes.
La Transportadora se encargara de avisar lo sucedido al Departamento de
Logística de FOODEX S.A quienes deberán notificar el hecho a las
Gerencias de la Compañía para determinar el manejo a dar por parte de la
organización. La transportadora deberá suministrar un reporte completo
por escrito a FOODEX S.A sobre lo ocurrido.
DE CALIDAD de 2008
NOTA: Durante el desplazamiento del vehículo hacia el lugar de destino la

transportadora debe suministrar reportes de la ubicación, de la ruta a
seguir y de los tiempos estimados de ruta.
 En los procesos en Puertos, Aeropuerto y Fronteras: FOODEX S.A. en

los procesos de Aduana adelantados en los diferentes lugares siempre
tendrá un agente reconocido y de absoluta confianza quien se encargara
de garantizar que las mercancías de la compañía siempre estén bajo
estricto control y vigilancia. En caso de presentar un hecho que atente
contra la mercancía en el puerto, aeropuerto ó frontera inmediatamente El
Agente representante de FOODEX S.A deberá dar aviso a las autoridades
para que ellos se encarguen de tomar las acciones respectivas y se dará
aviso al Departamento de Logística de FOODEX S.A quienes deberán
notificar el hecho a las Gerencias de la Compañía para determinar el
manejo a dar por parte de la organización . La transportadora deberá
suministrar un reporte completo por escrito a FOODEX S.A. sobre lo
ocurrido.
Asignación de Precintos
El responsable de asignar los precintos es el área de Almacén quien debe tener

un estricto control sobre los precintos tanto en la entrega como en el recibo. No
deben entregarse en orden consecutivo para evitar que puedan ser falsificados.
Verificación de Precintos
Los precintos deben ser revisados después del cargue por el auxiliar de
despachos verificando que el precinto o sello haya quedado instalado
correctamente y que el número concuerde con el declarado en el documento de
despacho antes del despacho del contenedor a puerto.
Tiquete de Báscula
Terminado el cargue, precintado el contenedor, el Auxililar de Despachos debe

pesarlo, ubicarlo en el sitio de parqueo y entregar copia del tiquete de báscula al
Asistente de Logística.
Acta de cargue
Es un documento mediante el cual se deja constancia por escrito de las personas

que intervinieron en el cargue.
Autorización de salida de vehículo

DE CALIDAD de 2008
Los vigilantes de la compañía solamente podrán dejar salir los vehículos que
contengan producto con destino a clientes, previa autorización del departamento
de Logística.
Carta de responsabilidad - Policía Portuaria
Documento requerido en todas las exportaciones. Es exigido por la policía

antinarcóticos en los puertos, aeropuertos y fronteras.
8.3.3.6. Control de Temperatura Lotes de Extracto
Para llevar a cabo el control de la temperatura de los lotes de extracto, se

diligencia el siguiente formato: 7,5-FR52 Control de Temperatura en Lotes de
Extracto, a fin de garantizar que el extracto permanezca congelado durante el
proceso de despacho y transporte del mismo hacia el puerto marítimo. El analista
de laboratorio que se encuentra en turno debe verificar el Set Point de
contenedor refrigerado durante la noche y antes de salir de Foodex con destino al
puerto. Se recomienda para el transporte terrestre desde Foodex hasta el puerto
colocar dentro del contenedor un Termográfo, Datalogger o recolector de datos
de temperatura para verificar la temperatura del contenedor antes de su llegada a
puerto.
8.3.4. DOCUMENTOS
8.3.4.1. Autorización de Embarque
La solicitud de autorización de embarque deberá presentarse ante la

Administración de Aduana con jurisdicción en el lugar donde se encuentra la
mercancía a través del sistema informático aduanero junto con los documentos
soporte de la exportación.
8.3.4.2. Carta Porte
Es el documento a través del cual el transportador terrestre se responsabiliza de

la carga cuando ésta tiene como destino otro país fronterizo y su exportación se
realiza por carreteras internacionales.
8.3.4.3. Solicitud y envío de muestras para expedición del Certificado

Fitosanitario
El Asistente de Logística debe presentar una solicitud por escrito ante el ICA y/o
Invima para las exportaciones que lo requieran.
8.3.5. DESPACHO DEL VEHÍCULO

DE CALIDAD de 2008
Liquidación y pago de contribución cafetera
La contribución cafetera es requisito de la Federación Nacional de Cafeteros de

Colombia y se calcula con base en la cotización internacional del café y la tasa
representativa del mercado del día en el cual se realiza el proceso de aduana por
parte de Almacafé.
Emisión guía de transito
La guía de tránsito es requisito de la FNC para el tránsito del café por el territorio
nacional. Es emitida por Almacafé.
Reporte de despacho de contenedor a Puerto.
El Asistente de Logística debe enviar este documento al representante de

nuestra SIA en el puerto de salida con el fin de dar a conocer la información
del despacho y para agilizar los trámites en puerto.
Solicitud del Certificado de seguro: Cuando los términos de venta son CIP, CIF,
DDU, DDP, el Asistente de Logística deberá solicitar este documento a la
compañía de seguros donde tiene suscrita la póliza por solicitud del importador
para asegurarse por las pérdidas, averías a los daños materiales que sufran las
mercancías en el tránsito hasta el destino final.
8.3.6. PROCESO DE EXPORTACION EN PUERTO MARITIMO
Nuestro representante en el puerto es la SIA (Sociedad de Intermediación

Aduanera), quien se encargará de recibir el contenedor en el puerto y realizar los
siguientes trámites:
 Reportar el contenedor ante FNC.

 Entregar el contenedor a Sociedad Portuaria.
 Realizar los movimientos del contenedor para revisiones e inspecciones
ante autoridades cuando éstos lo requieran. (ICA, Policía Antinarcóticos,
etc.)
 Entregar física y documentalmente la carga a la naviera.
 Informar sobre el zarpe del buque oportunamente.
 Reclamar toda la documentación correspondiente al proceso logístico de
exportación. (Conocimiento de embarque, facturas, certificados, entre
otros).
- Exportación de Extracto Congelado de Café vía Marítima

DE CALIDAD de 2008
El proceso de exportación del extracto congelado tiene mayores cuidados que los
requeridos por la carga seca. Puesto que este producto es altamente
higroscópico y puede ser contaminado con facilidad, es necesario tener los
siguientes cuidados durante la logística de exportación:
 El contenedor deberá ser refrigerado, en óptimas condiciones de

utilización.
 El analista de insumos y producto en bodega deberá dirigirse al puerto a
presenciar la inspección del producto por las autoridades portuarias, con el
fin de evitar cualquier posibilidad de contaminación por su manipulación.
 La cargá deberá permanecer en cadena de frío a – 18ºC desde que sale
de la planta hasta su llegada a destino final.
 La póliza de seguro de la transportadora terrestre deberá cubrir el costo
del contenedor.
8.3.7 PROCESO DE EXPORTACION EN AEROPUERTO
El proceso de exportación para los despachos aéreos se debe realizar a través

de una SIA autorizada que se encargue de los siguientes procesos:
 Recibir la carga y almacenarla en sus bodegas de manera segura.

 Contratar el servicio de transporte con la aerolínea.
 Presentar documentos ante Federación Nacional de Cafeteros y el
respectivo trámite con Almacafé.
 Realizar el proceso de inspección que requiera la carga (Policía
Antinarcóticos, ICA, etc.)
 Coordinar la entrega oportuna de la carga ante la aerolínea y su embarque
de acuerdo a las fechas previamente acordadas.
 Mantener informado al Departamento de Logística de Foodex sobre el
proceso de exportación en cada un de sus etapas.
 Enviar oportunamente la documentación a nuestras oficinas.
- Exportación de Extracto Congelado de Café vía aérea
Para las exportaciones de extracto congelado de café que se despachan vía

aérea se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Coordinar el transporte hasta el Aeropuerto por cadena de frío (la

temperatura deberá mantener por lo menos a –4ºC).
 La SIA contratada deberá tener bodegas o cuartos fríos en las
instalaciones del aeropuerto para refrigerar la carga.
 La manipulación del producto deberá realizarse bajo estrictas condiciones
de manipulación para evitar la contaminación del producto.
 El transporte aéreo deberá garantizar la refrigeración del producto.
DE CALIDAD de 2008
8.3.8 PROCESO DE EXPORTACION EN FRONTERA TERRESTRE
Autorización de entrada a puerto
Pesaje del vehículo
Inspección Aduanera:
Inspección Antinarcóticos:
Inspección de Producto para despacho: por solicitud del importador, el

Asistente de Logística deberá solicitar a compañías especializadas para que la
realicen en el momento del cargue del contenedor.
Entrega de la carga a la Naviera o Aerolínea
Verificación en puerto de contenedores:
El analista de insumos y producto en bodega es el responsable de la verificación

en puerto del extracto de café despachado en contenedores refrigerados.
Almacenaje en puerto (Origen-Destino):
Aunque las tendencias en los negocios internacionales se orientan a evitar, en lo

posible, el almacenamiento durante las fases anteriores al embarque y en las que
preceden a la entrega de la carga en el destino final, es probable que se
presenten situaciones que obliguen a almacenar el producto tales como: demoras
en el cargue del buque o en la recolección del contenedor en el puerto destino, o
trámites adicionales en el puerto.
Cargue del Buque o Avión
Expedición del BL o AWB.
Shipping Advise.
Luego del despacho del contenedor, el Asistente de Logística deberá enviar

notificación al importador en la cual le informa sobre todo lo correspondiente al
embarque de la mercancía. Debe ser firmado por el conductor del vehículo como
constancia de la conformidad de la mercancía recibida de acuerdo a lo expresado
en dicho documento.
Emisión del Certificado Fitosanitario

DE CALIDAD de 2008
Emisión de Certificado de Repeso
Reporte de contenedores en puerto 7.5 FR-48.
Debe ser enviado por la SIA a Foodex una vez el contenedor llegue a puerto.
Expedición del documento de exportación
El documento de exportación o Declaración de Exportación, DEX, lo expende la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- en sus distintas oficinas. El
DEX consta de un original y cinco (5) copias. Puede ser utilizado de dos (2)
formas, como Autorización de Embarque y como Declaración Definitiva.
8.3.9 Inspecciones antinarcóticos
8.3.9.1 Inspección carga refrigerada
INSPECCION Y DESPACHO DE EXTRACTO CONGELADO EN EL PUERTO
OBJETIVO: Garantizar que la inspección del producto en puerto se realice bajo

condiciones seguras para evitar la contaminación o daño del producto y su
embalaje.
ALCANCE: Comprende desde el momento mismo en que el contenedor es

recibido en las instalaciones portuarias, el proceso de inspección por parte de las
autoridades portuarias y aduaneras, y hasta que se cierra y precinta nuevamente,
involucrando al personal de la SIA destinado para la labor y el funcionario de
FOODEX –Analista de Insumos y Producto en Bodega-.
DESARROLLO:

1. Recepción y conexión del contenedor en los Funcionario SIA
patios para refrigerados de la Sociedad
Portuaria, verificando el set point del sistema el
cual deberá encontrarse en –18ºC
2. Coordinar la presencia de las personas Funcionario SIA
involucradas en la inspección: Operador
Portuario, Policía Antinarcóticos.
3. Verificación de la temperatura interna del Analista de Calidad Registro
contenedor antes de abrirlo para inspección. Fotográfico
DE CALIDAD de 2008

4. Verificación de las condiciones higiénicas para la Analista de Calidad
inspección: Dotación del personal de la cuadrilla,
dotación del personal del operador portuario y
material a usar en la inspección.
5. Instrucciones al personal involucrado en la Analista de Calidad
inspección:
 Policía Antinarcóticos: Uso de implementos de
protección para evitar la contaminación del
producto y de las herramientas suministradas
para la inspección de cada caneca.
 Cuadrilla del Operador Portuario: Cómo debe
ser la manipulación de los palets, cómo debe
ser la manipulación de cada caneca y cómo
se embala nuevamente el producto.
6. Retirar el dispositivo de medición de temperatura Analista de Calidad
interna del contenedor
7. El agente antinarcóticos deberá dar la orden de Analista de Calidad Informe de
sacar toda la mercancía del contenedor y realiza Inspección
la inspección de acuerdo a los procedimientos
de la Policía Nacional
8. Una vez dada la orden por parte del agente Analista de Calidad Informe de
antinarcóticos de abrir canecas para su Inspección
inspección se procede de la siguiente manera:
 El Analista de Insumos es la única persona en la Registros
inspección que manipula directamente el Fotográficos
producto usando los elementos de protección al
momento de abrir las canecas motivo de
inspección.
 Cada caneca que se abre, inmediatamente el
agente antinarcóticos la inspecciona usando
para ello el taladro y la broca de acero inoxidable
esterilizada.
 Hecha la inspección nuevamente se sellan las
bolsas plásticas con amarras y se cierra la
caneca colocándole un nuevo precinto.
 Realizada la inspección de cada estiba el
personal de la cuadrilla procede a embalar
nuevamente las canecas dejándolas en su forma
original.
9. Una vez realizada la inspección de todas las - Analista de Informe de
estibas se procede a ubicarlas dentro del Calidad Inspección
contenedor anotando el orden numérico en que - Agente
se metieron; por orden del agente antinarcóticos Antinarcóticos Registros
se cierra nuevamente el contenedor y se colocan - Funcionario SIA Fotográficos
los precintos nuevos de Policía Nacional y SIA.
DE CALIDAD de 2008

10. Verificar que el contenedor nuevamente sea Analista de Calidad
conectado a la energía, inspeccionando que el set point Funcionario de la
del sistema se encuentre dentro del rango establecido SIA
previamente -18ºC
11. Descargar la información del dispositivo electrónico Analista de Calidad Informe de la

y realizar el análisis de los datos arrojados. Inspección
Registro de
temperatura
8.3.9.2 Inspección carga Seca
8.3.10 DOCUMENTOS ADICIONALES PARA EXPORTACIONES
8.3.10.1 Emisión de Factura comercial
Luego del despacho del contenedor el Asistente de Facturación y Cobranzas

elabora la factura comercial teniendo en cuenta en cuenta el Sales Contract
correspondiente al lote y las Órdenes de Cliente en el programa “PROTEAN”
para validar la información, la lleva al área de Contabilidad para ser revisada por
APR. Este documento debe tener la firma de PCV y APR. En las exportaciones
este documento es utilizado por las autoridades aduaneras del país del
importador como el documento básico para determinar el valor en aduana de las
mercancías sobre el cual se aplicarán los derechos de importación.
8.3.10.2. Elaboración del Certificado de Origen
Luego de expedir la factura comercial el Asistente de Facturación y Cobranzas

diligencia el formato del certificado de Origen, dependiendo del Acuerdo
Comercial o los Esquemas de Preferencias con el país destino de la
exportación. Posteriormente debe enviarlo al Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, con copia de la factura comercial para obtener firma y sello del
funcionario habilitado para tal caso.
8.3.11. ENVIO DE COBRANZA
Teniendo en cuenta las condiciones pactadas con el cliente en el contrato de

compraventa, se envía la cobranza al cliente vía courier conteniendo: Factura
Comercial, Certificado de Calidad, Lista de Empaque, Certificado de Origen y
documento de transporte según el caso y demás documentos que el cliente
requiera.
DE CALIDAD de 2008
8.3.12. CIERRE DE LA EXPORTACION
Cierre de DEX
8.3.13. ENVÍO DE MUESTRAS A CLIENTES POTENCIALES
El vendedor solicita las muestras a través del formato 7.3. FR-28 Solicitud de
Muestras al departamento de Logística, quien se encarga de enviarlas al cliente
potencial para su estudio.
9. SEGUROS
DE CALIDAD de 2008
10. FIRMAS Y SELLOS PARA CONTROL DE LA INFORMACIÓN.
OBJETIVO: Asegurar que la información y los elementos de seguridad como

sellos y precintos utilizados en los procesos críticos que afectan la seguridad de
la organización FOODEX S.A., tengan controles efectivos para garantizar la
protección y el buen uso de ellos.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN: Este instructivo cubre el proceso

Logístico de Exportación y despacho de producto y esta dirigido a los
Departamentos de Logística, al Departamento de Almacén y al personal de
Seguridad de FOODEX S.A.
DESARROLLO:
CONTROL DE LA INFORMACION

1. Control de documentos de Exportaciones y de Logística Carpeta Lote
la carga.
2. Diligenciamiento de Documentos de Asistente de Carpeta Lote
Exportaciones (Deben ser elaborados en Logística
Papelería Membreteada de Foodex) y se
sellaran en caso de ser requerido por las
Autoridades.
3. Elaboración y firma de poderes a terceros Jefe de Logística y Poder firmado y
para manejo y responsabilidad de la carga. Gerente General autenticado
4. Firma y aprobación de documentos de Jefe y Asistente de Cada documento
Exportaciones Logística
5. Revisión de documentos de Transporte Asistente de Copia de ordenes
Externos. Logística y Aux. de en carpeta lote
Almacén -
Despachos
6. Seguridad de los documentos de exportación. Asistente de Archivo Clientes
(Acceso a terceros) Logística Internacionales
Sellos para documentos Asistente de En sus respectivos
Logística / escritorios bajo
Facturación y Llave
Cobranzas
DE CALIDAD de 2008
11. DEVOLUCIONES CLIENTE A FOODEX S.A.
OBJETIVO: Definir el procedimiento a seguir en los casos que se requiera

realizar devoluciones de producto terminado desde el cliente hacia FOODEX S.A.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los productos que sean
elaborados y/o empacados por FOODEX S.A. incluye la gestión realizada por las
siguientes áreas: Ventas, Logística, Almacén, Producción y Aseguramiento de
Calidad.
PROCEDIMIENTO: Las devoluciones de producto terminado se pueden

presentar por:
1. Incumplimiento de especificaciones técnicas de producto y/o

normatividad técnica y legal
ACTIVIDAD RESPONSABLE ARCHIVO

El cliente debe realizar una Cliente e-mail
notificación formal a través del área Notificación escrita
de logística, donde especifique cual
es el incumplimiento relacionado con
el producto
Logística notifica la novedad al Logística e-mail
departamento de Ase. Calidad en
caso de que el incumplimiento esté
referido a especificaciones técnicas
del producto, ó a Diseño & Dllo en el
caso que el incumplimiento esté
relacionado a normatividad legal.
En caso de que el incumplimiento Logística e-mail
sea avalado por Ase. Calidad o Ase. Calidad
Diseño y Desarrollo, logística realiza Diseño y Desarrollo
la gestión de transporte del producto
hacia FOODEX.
Almacén recibe el producto en Almacén e-mail
devolución y se encarga de Ase. Calidad
almacenarlo e identificarlo en las
bodegas y a su vez informa a Ase,
Calidad para que este defina su
disposición final a producción
(reproceso, redestino o reloteo,
destrucción) Ver 8,3-TB01 Control de
Producto No Conforme
2. Faltante o sobrante de producto

DE CALIDAD de 2008

El cliente debe realizar una Cliente e-mail
notificación formal a través del
área de logística, donde
especifica el incumplimiento
relacionado con el producto
En caso de ser un FALTANTE, el Logística e-mail
cliente define con logística si se Almacén Nota Crédito
hace reposición del producto o se
hace una nota crédito. En caso de
ser reposición de producto,
logística realiza la gestión para
regresar la unidad de empaque y
posteriormente informa a Almacén
para revisar inventarios y reponer
el producto faltante al cliente, en
caso de ser nota crédito,
FOODEX realiza la gestión
correspondiente de acuerdo a la
cantidad de producto; esta
actividad está a cargo de
facturación y cobranzas.
En caso de ser un SOBRANTE, el Cliente e-mail
cliente informa a logística la Logística Protean
cantidad de producto a devolver y Almacén
este realiza la gestión para
hacerlo llegar a FOODEX; en
caso de verse afectada la
facturación se procede a realizar
una nota crédito. Cuando el
producto llega a FOODEX, es
recibido por logística y entregado
vía mail y físicamente al almacén,
quienes se encargan de cargarlo
nuevamente al inventario
disponible.
3. Problemas de facturación

En caso de que el problema en Cliente e-mail
facturación requiera devolución de Logística
producto a FOODEX, logística realiza
esta gestión y recibe el producto en
bodega, además realiza la
correspondiente cancelación de
factura y se procede a facturar
nuevamente de la manera correcta,
además se encarga de realizar el
DE CALIDAD de 2008

nuevo despacho del producto.
NOTA: ACUERDO CLIENTE-FOODEX: Podrán existir algunos casos

excepcionales en los cuales se realice un acuerdo entre el cliente y FOODEX,
donde se considere realizar procedimientos de re-empaque, re-etiquetado,
reproceso, entre otros, en los cuales FOODEX acepta recibir el producto para
llevar a cabo alguna de las actividades mencionadas. Todas estas actividades se
deberán tramitar a través del departamento de Ventas quien es el encargado de
gestionar las actividades a realizar con los departamentos de producción y
aseguramiento de calidad.
Cabe anotar que este procedimiento deberá tener en cuenta las demás áreas
involucradas como Logística y Almacén, para gestionar la devolución física del
producto y almacenamiento del mismo mientras es entregado a Producción.
12. INSPECCION DE SEGURIDAD A AREAS CRITICAS
La seguridad de las áreas críticas es responsabilidad de cada departamento en

cabeza de su Jefe, de acuerdo al documento (6.4-PR04 control y vigilancia de las
instalaciones) y se aplica de acuerdo al registro (6.4-FR17 Inspección de
seguridad a áreas restringidas). Para el caso de Logística se han definido las
siguientes:
 Bodega de Logística: por manejo de producto terminado e información.

 Bahías de cargue y cuarto frío: por realización de operaciones de cargue,
despacho y circulación de personal interno y externo.
Las inspecciones a estas áreas se realizan con una periodicidad mensual y se

deben generar de acuerdo a los resultados correcciones, acciones correctivas,
preventivas ó de mejora.
NOTA: El acceso a estas áreas se controla con el registro (6,4 FR14 Planilla de
ingreso a áreas restringidas) la cual debe ser diligenciada por las personas
externas al departamento de Logística que ingresen a las áreas mencionadas.
La seguridad de la información generada en los procesos logísticos de: cargue,

despacho, transporte y recibo de mercancía, será responsabilidad del Jefe de
Logística y Asistente de Exportaciones y para tal fin deberán disponer de los
medios físicos e informáticos adecuados como oficinas seguras, archivadores,
equipos de computo y ejercer un adecuado control sobre la información.

7.2-MN01 Distribución y Logística

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA Fecha: Septiembre 29

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 1 de 41

7.2-MN01 DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 2 de 41

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 3 de 41

8,3,2,1 Selección de puerto, aeropuerto ó frontera de

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 4 de 41

La logística es un proceso que involucra el desarrollo sistemático de actividades

Anteriormente la logística significaba solamente, tener el producto justo, en el

En este sentido Foodex conciente de las nuevas necesidades en términos de

Acta de cargue: Es un documento mediante el cual se deja constancia por

Agente de aduana: es la persona jurídica autorizada para promover por cuenta

Agente de carga o consolidador: es aquella persona que recibe cargas de

Armador: es el naviero o empresa naviera que se encarga de equipar,

Aviso de despacho de mercancías: Es un documento expedido por la SIA en el

Aviso de despacho de producto: es una notificación que se hace al comprador

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 5 de 41

fecha de salida de fábrica, destino, fecha de arribo de la mercancía,

Certificado de calidad: Es un documento que certifica que la naturaleza y

Certificado de inspección: es un certificado expedido compañías especializadas

Certificado de Origen: Es un documento mediante el cual se certifica el origen

Certificado de peso: es un documento mediante el cual se hace constar el peso

Certificado de seguro: Es el documento que prueba la contratatación de un

Certificado Fitosanitario: es aquel por medio del cual el Instituto Colombiano

Cobranza: es un documento que se envía al cliente y que contiene Original y

Confirmación de venta: es un documento que consigna las condiciones del

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 6 de 41

Conocimiento de embarque: Es un documento que prueba la existencia de un

Contenedor: es un un recipiente para carga, construido con material resistente,

Contrato de comodato: Es un contrato entre el exportador o su representante

Contribución cafetera: Es un cargo a los exportadores de café, destinado al

Documento de exportación: El documento de exportación o Declaración de

Exportación: es la salida de bienes o servicios del territorio aduanero nacional

Factura comercial: Es un documento que consigna las condiciones acordadas

Guía de tránsito: Es el documento que ampara el cargamento de café de

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 7 de 41

Inspección Aduanera: Es la actuación realizada por la autoridad aduanera

Inspección Antinarcóticos: Es la actuación realizada por la autoridad policial en

Operador: Es la persona que, sin tener calidad de naviero, o armador, celebra a

Orden de cargue: Es un documento que envía la SIA a Transportadora mediante

Orden de embarque: Es un documento que se envía a la SIA en el puerto de

Packing List: Es un documento que contienen la relación detallada de la carga

Remisión de despacho: es un documento que contiene la información

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 8 de 41

se responsabiliza por los productos incluidos en este y acepta haberlos recibido a

Reporte de contenedores en puerto: es un documento que debe enviar la SIA

Reporte de despacho de contenedor a Puerto: Es un documento que consigna

Shipping Advise: Diligenciar formato “7.2-FR04”: Es una notificación al

SIA (Sociedad de Intermediación Aduanera): Como su nombre lo indica, la SIA

Transporte Aéreo: es comúnmente utilizado para el transporte de pequeñas

Transporte Marítimo: es el principal medio utilizado en el comercio internacional

Transporte Terrestre: Se utiliza principalmente para el desplazamiento de

Tiquete de Báscula: es aquel mediante el cual se registra el peso de los

7.2-MN01 Distribución y Logística Página 9 de 41

3. INFORMACION GENERAL FOODEX S.A.

Mapa de integración de actividades logísticas

Planeación de las Operaciones

Despachos Nacionales Exportaciones Envío de Documentos y Muestras

Trámites y documentos adicionales

Selección del transporte Marítimo

Cargue de Producto Terminado

Describir los procedimientos relacionados con el proceso de almacenamiento,

5. ALCANCE DEL MANUAL