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MA

MANUAL ARCHIVISTICO

ANGIE PAOLA HERNANDEZ

ANGIE CAROLINE CASTRO MORA

YAMILE CORTES CARDENAS

ANDRES FELIPE CALDEERON

JUAN PABLO RAMIREZ

FICHA: 1504791

INSTRUCTORA: JUDITH SALAZAR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA

SENA
1

Contenido
INTRODUCCION.................................................................................................................................2
MISION...............................................................................................................................................2
OBJETIVO GENERAL...........................................................................................................................2
OBJETIVOS ESPECIFICOS....................................................................................................................2
NORMATIVIDAD.................................................................................................................................3
DEFINICIONES....................................................................................................................................4
GUIA MANUAL DE FUNCIONES..........................................................................................................6
FUNCIONES DEL ARCHIVO...............................................................................................................10
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL...................................................................................17
CONCLUSION...................................................................................................................................21
ANEXOS............................................................................................................................................22
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INTRODUCCION
A la hora de hablar de un archivo se puede ver de una manera sencilla; pero a
la hora de profundizar encontramos que no es tan fácil, un archivo desde la ley
594 del 2000 en la cual se dicta la ley general de archivo se convierte en una
pieza fundamental para toda persona y entidad soportada bajo la ley donde esta
evidencia la preocupación por respaldar legalmente la gestión de documentos
entre eso la conservación, seguridad y el acceso a los mismos.
A través del tiempo le damos más valor a este proceso de gestión documental
ya no vemos los documentos como un simple papel sin valor si no al contrario
nos preocupamos por conservarlos de la mejor manera ya que estos son los que
la dan vitalidad a cualquier proceso.
Evidenciaremos como la gestión documental se lleva un rol importante a la hora
de crecer como empresa y que tan esencial es para nosotros cuidar de los
documentos sin falla alguna.

MISION
Guiar y asesorar en el proceso archivístico de arlet slipers para la mejora en
el funcionamiento y organización de todos los documentos soportados en los
procesos de nuestra empresa.

OBJETIVO GENERAL
Este manual de archivo tiene como objetivo principal generar las pautas que
garantice la implementación de los principios archivísticos con la
normatividad vigente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Lograr la concientización de nuestra microempresa, generando así un mejor
manejo del flujo documental en la empresa.
 Generar conocimiento de la normatividad que se utiliza en la
gestión documental.
 Impulsar la creación de un sistema documental en la empresa.
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NORMATIVIDAD

LEY 80 DE 1989 (DICIEMBRE 22)

“Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras


disposiciones”
Constituida por 12 artículos y 4 parágrafos los cuales indican su conformación,
sus programas, funciones y autorizaciones legales para llevar a cabo el proceso
archivístico.

ACUERDO 027 DE 2006

““Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” El Consejo


Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia”
Este constituido por 2 artículos donde se acuerda actualizar el reglamento
general de archivos y corresponde al uso de un glosario especifico.

LEY 594 DE 2000 (JULIO 14)


Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004 y 1100
de 2014.
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones”
Está constituido por 11 títulos conformados por 52 artículos donde se
identifica la categorización de los archivos públicos y privados, su administración,
su gestión, el acceso, la salida y el control de los mismos.
Se toma en cuenta la conservación y la disposición final de los documentos.

ACUERDO 060 DE 2001 (30 DE OCTUBRE)

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones


oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”
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Está constituido por 16 artículos los cuales consideran toda la


trazabilidad desde quien autoriza hasta quien recibe el documento, se
evidencian toda las clases de comunicaciones en el proceso de la
correspondencia ofrecido por unidades públicas y privadas y se establecen los
lineamientos para que cumplir con los programas de gestión documental.

ACUERDO 039 DE 2002 (31 DE OCTUBRE)

“Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de


las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de
2000”.
Está constituido por 3 artículos y un parágrafo, donde se estipulan las
etapas que se deben seguir para regular el procedimiento archivístico y resalta
el uso de las tablas de retención en las entidades.

ACUERDO 049 DE 2000 (5 DE MAYO)


“Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación
documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios
y locales destinados a archivos"
Conformado por 5 artículos donde se consideran las condiciones
generales, áreas de depósito, lugares y condiciones ambientales y técnicas para
la conservación de los archivos.

DEFINICIONES
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: Es un conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento
de los Archivos.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO DE GESTIÓN: “Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados”.
ARCHIVO HISTÓRICO “Es aquél al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente.
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ARCHIVO CENTRAL: En él que se agrupan documentos transferidos por los


distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general”
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su
conservación.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados
de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Mantenimiento del soporte y texto, mediante
medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

DEPURACIÓN: operación por la cual se retiran de la unidad documental los


documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es un proceso que consiste en elaborar
instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las
series documentales.
DOCUMENTOS DE VALOR TEMPORAL: Por su contenido dejan de ser
imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin
administrativo, fiscal, contable, legal, administrativo y otros que los originaron.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que


han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE: conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen
una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por unas unidades
administrativas productoras en la resolución de un mismo asunto.
FOLIO: Hoja.
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FOLIAR: Acción de numerar hojas

FOLIACIÓN: Acto de enumerar los folios.


MARBETE: Trozo de papel, u otro material parecido que se pega a un objeto,
(carpeta) y sirve para indicar la dependencia, el código, nombre de la serie, las
fechas de los folios que guarda, el número de folios y el consecutivo de carpeta
para series complejas.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de
Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sub-series y
sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

GUÍA MANUAL DE FUNCIONES

¿QUÉ ES UN MANUAL DE CORRESPONDENCIA?


Es un documento que se maneja de forma interna en las empresas
para manejar el flujo de las comunicaciones escritas aplicando las normas y
procedimientos, para adquirir agilidad y eficiencia en su trámite.

OBJETIVO EN LA ORGANIZACIÓN
1. Dar una guía a seguir para la organización acerca del manejo de la
correspondencia de una empresa.
2. Control de ingreso de correspondencia
3. Dar pautas para la conservación documental.

PARTES DE UN MANUAL DE CORRESPONDENCIA


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1. INTRODUCCION: allí se debe colocar la razón del porque se hizo


el manual para que el lector sepa de ante mano de que se trata
dicho documento.
2. OBJETIVO: en esta parte se debe colocar lo que quiere lograr la
organización implementando este manual. Pueden ser objetivo general
o especifico.
3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: allí debe ir la
información relevante de la entidad.
4. Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación
de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.
5. Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del
Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del
comité de Administración de Documentos.

PASOS
1. Preparar la documentación y el material necesario
2. Identifique y agrupe en expediente, clasificando por dependencias.
3. Aplicar tablas de retención documental
4. Analicé las características formales de las unidades documentales simples
y unidades documentales complejas.
5. Verifique que los documentos de cada expediente reflejen el principio
de orden cronológico.
6. Aplicar la depuración si los documentos tienen copia, folios en blanco,
formatos llanos que no sean constitutivos de la serie.
7. Verificar la foliación de cada serie.
8. Almacenar los tipos documentales de acuerdo a sus
características, (depurado, foliados etc.).
9. Diligenciar la hoja de control de cada expediente
10. Rotular carpetas
11. Distribuir secuencialmente las carpetas en cajas o gavetas.
12. Sistematice el inventario documental con las series y sub-series.
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ARLET SLIPERS - MANUAL DE FUNCIONES GESTIÓN DOCUMENTAL

CARGO:

RELACION JERARQUICA:

REPORTA A:

LE REPORTAN:

OBJETIVO DEL CARGO

PERFIL DEL CARGO

FUNCIONES

1.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

FECHA DE ÚLTIMA REVISION:


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MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL

CARGO:

NOMBRE DEL PROCESO:

RESPONSABLE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO

DESCRIPCION DEL PROCESO


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FUNCIONES DEL ARCHIVO


Para Arlet Sliders queremos brindar apoyo para darles a conocer la importancia
del manejo del archivo en una organización entre ellos les vamos a brindar unas
pautas para la organización de los documentos que manejan en la organización
como son:

 Acopio o reunión de documentos: La importancia de que la empresa


conserve todo documento que llegue y salga de la organización ya
que es muy importante para mejoras continuas de ellas.

 Expurgo de documentos: Que antes que eliminemos o destruyamos


algún documento debemos primero mirar el valor que este tiene y
la importancia de él.

 Selección documental: Todo documento que ingrese debemos de


seleccionarlo para que área va y que contenido tiene así mismo
lo seleccionamos y lo archivamos según su importancia

 Organización documental: Para una organización ya sea grande


mediana o pequeña es muy importante este punto ya que desde este
momento es donde empieza la partida del orden de la empresa ya
que hay que saber el valor de cada documento y la procedencia que
este tiene así mismo sabemos cómo se va a organizar y con qué
prioridad lo vamos a tratar.

 Clasificación documental: El fin de este es saber agrupar


cada documento según su contenido y su finalidad.

 Ordenación documental: Es establecer secuencias de lo más


antiguo a lo más reciente y según su contenido.

 Numeración y asignatura

 Descripción documental

 Conservación

 Administración de documentos
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


Es fundamental llevar a cabo una organización de los documentos con el fin de
tener una buena conservación de ellos, para poderlos utilizar cada vez que sea
necesario por eso queremos darle a conocer al empresario de la empresa ARLET
SLIPERS como se debe llevar a cabo los procesos de organización de archivos y
que le sugerimos tener en cuenta al momento de la utilización de los documentos
que son:

 ORGANIZACION: Es la disposición del orden de cada uno de los


documentos de la gestión documental.
 CLASIFICACIÓN: Se deben clasificar por clases.
 ORDENACIÓN: Se debe llevar un ordenamiento según las fechas de
los documentos más antiguos al más reciente, llevar un orden
cronológico o alfabético.
Es importante tener en cuenta algunas de las causas por las que se pierde la
buena organización de los documentos como lo es:
 Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de
cada oficina
 Ausencia de manuales de procedimientos.
 Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos
 Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento
puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso
o en qué momento se encuentra.
 Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se
formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan
series facticias), como también a que se formen series con expedientes
desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas
series).
 Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones,
correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas,
constancias).
 Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de
Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD).
 Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de
ordenación.
 Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de
conservación (carpetas).
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Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series


documentales, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que
materializan la idea de secuencia:
 Numéricos: simples y cronológicos.
 Alfabéticos: onomásticos, toponímicos y temáticos.
 Mixtos o alfanuméricos.

Puede resultar incorrecto ordenar cronológicamente todos los documentos de


un archivo ya que se puede correr el riesgo de perder no solo toda la
clasificación sino, además, la secuencia del trámite original.

Sistemas de ordenación numéricos


Ordinal
Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente,
obedeciendo a la numeración que los identifica, podemos dar como ejemplo los
siguientes documentos que dispone la empresa:
 Facturas
 Órdenes de compra
 Ordenes de pedidos

 FACTURAS
Factura N° 0464304-4
Factura N° 0464305-4
Factura N° 0464306-4
Cronológico
Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo
con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
Ejemplo:
Cartas
Memorandos
Certificados
2002, 02, 28
2002, 03, 01
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2002, 03, 02
2002, 03, 03
Es fundamental para ordenar el expediente ya es un conjunto de tipos
documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que
se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e
indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da
un valor que no tendría el documento visto aisladamente.
El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante
su trámite;

 El primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de
una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los
documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que
concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga
una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de
que trata.
Sistemas de ordenación alfabéticos
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y
puede ser:
 Onomástico
Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo:
Las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos
de Alumnos.
Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy
alto y facilita la consulta. Se debe tener en cuenta el siguiente orden:
 Primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrés
CASCANTE PEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, José

 Toponímico: Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres


de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el
departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en
cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades
administrativas.
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Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de


conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica”
que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Cesar
Temático: Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema
de su contenido.

Por ejemplo:
Estadísticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestión
Órdenes de Pago

Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden


alfabético y numérico cronológico.

 los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.

Por ejemplo:

Los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en


el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2000 MARTINEZ DURAN, José

Mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el


nombre).

12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto


24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan
24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
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CLASIFICACION POR ASUNTO


Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos
homogéneos según su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo, si hay un
conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a
proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al
segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un
conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la
que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL.

EJEMPLO:

Contratos
Pólizas
Cotizaciones

CONCLUSION
Se llegó a la conclusión de que el manual archivístico resulta muy importante en
cualquier tipo de empresa ya sea grande, mediana, pequeña o microempresa,
gracias a este se obtiene mayor eficacia en la producción recepción y depuración
de documentos, generando así un óptimo patrimonio documental.

http://sistemasdeordenaciondocumental.blogspot.com/
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf
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ANEXOS

ARLET SLIPERS
Bogotá 18/junio /2018
Visita No: 4
Hora 9:50 am
Dirección: calle 65 # 65ª09

INFORME VISITA A EMPRESA ORGANIZAR DOCUMENTOS

Realizar una visita a la empresa ARLET SLIPERS encargada de la


fabricación y comercialización de calzado, con el equipo de trabajo con enfoque en
asesoramiento a pymes para establecer el manejo de gestión documental que se
emplea en la empresa hasta la actualidad.
El día 13 de junio de 2018 nos reunimos en las instalaciones de la
microempresa Arlet slipers ubicado en la isla del sol localidad de Tunjuelito con su
propietario JOSE JARAMILLO MORA y con un grupo de aprendices la cual le
realizamos una encuesta con unas series de preguntas para saber que
dificultades o que fortalezas estaban teniendo en esta área de organización de
documentos.
En este informe podemos evidenciar que ante la primera pregunta que
realizamos el empresario suministra la siguiente información:
1. que si tenían un lugar destinado para la unidad de correspondencia ,la
repuesta del señor es que se está iniciando la implementación para esta
por tal motivo nuestra sugerencia es que si se debe tener un lugar
específico para manejar todos estos documentos ya que esto nos
ayudaría a establecer un orden en la organización
2. Opera equipos y herramientas tecnológicos software manuales o
automatizados empleadas para la recepción y el despacho de
documentos su respuesta es no se ha realizado esta actividad o no existe
actualmente nuestra sugerencia es realizar un curso para el manejo de
estas herramientas a sí mismo para tener mayor facilidad y orden en
nuestros deberes diarios de la organización
3. Verifica los documentos recibidos de acuerdo con las normas
institucionales su respuesta es se está iniciando su desarrollo e
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implementación así mismo nosotros le sugerimos que revisara todo ya que


esto podría traer consecuencias en un futuro
4. Codifican los documentos creados en la empresa teniendo en cuenta el
organigrama su respuesta es se está iniciando su desarrollo e
implementación la sugerencia de nosotros como grupo es llevar un orden
para el buen manejo de los documentos
5. Aplica la legislación vigentes acuerdo 060/2001 su respuesta que se
está aplicando su implementación la sugerencia de nosotros
6. Aplica las tablas de retención documental el manifiesta que no sabe y
nunca han tenido una capacitación sobre este tema
7. Clasifican los documentos que inglesa a la organización de acuerdo con los
destinatarios y con la estructura orgánico funcional la respuesta que nos
dio es no se ha realizado esta actividad o no existe actualmente
8. Radica los documentos que harán parte de la gestión administrativa de
acuerdo con el manual de gestión documental, las normas y la legislación
vigente su respuesta es no se ha realizado o no existe actualmente
9. Registra los documentos recibidos o despachados manual o
electrónicamente, teniendo en cuenta la legislación vigente.
10. Identificar los canales ,medios tecnológicos o empresas de correo para el
envió de los documentos producidos por la organización su respuesta es
no se ha realizado o no existe actualmente
11. Archiva los documentos recibidos y creados por la organización de
acuerdo a la legislación vigente su respuesta es no se ha realizado o
no existe actualmente
12. Controla el préstamo y la recuperación de los documentos su respuesta es
no se ha realizado o no existe actualmente
13. Identifica y aplica manual de correspondencia su respuesta es no sé a
realizado o no existe actualmente
14. Identifica un PGD programa de gestión documental su respuesta es no se
realizado o no existe actualmente
15. Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados de
acuerdo con las normas y la legislación vigente su respuesta es no se ha
realizado o no existe actualmente

Al tener en cuenta las respuestas de nuestro empresario se puede


identificar que Arlet Sliders tiene una gran dificultad en el manejo de este tema
ya que según las repuestas del señor José Jaramillo, se puede evidenciar que
no cuentan con un área específica para el manejo de este, los documentos de
envió y recibo de la organización, así mismo tendrían un orden un registros de
las actividades que la organización realiza como un apoyo para la
microempresa queremos ayudar para que el señor gerente
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de esta empresa implemente todo esto que se dé cuenta de la importancia


que es para la empresa tener este orden.

Este trabajo tiene como fin dar a conocer a nuestro empresario la


importancia de tener conocimientos del manejo de los escritos como se
deben almacenar y conservar los documentos importantes para la empresa,
tener este tema claro guardar la documentación para así mismo la empresa
crezca y junto a esto evitar los posibles inconvenientes para el futuro.

REGISTRO FOTOGRÁFICO
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LISTA DE CHEQUEO
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