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Código PC – MT-INS - 001

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Versión 1-


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PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR E INSPECCIONAR MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

1. OBJETIVO
Proporcionar un modelo para el recibo e inspección de materias primas e insumos, con el fin de comprobar que se cumplen los
estándares de calidad determinados en los planes de reconocimiento para la recepción de insumos y materias primas y con las
condiciones definidas en el pedido.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el recibo y la inspección de todas las materias primas e insumos en la bodega de los Trapiches de
la Empresa Geolandcol S.A.S. Cubre desde la llegada de los productos por parte de un proveedor interno o externo hasta su
aceptación o rechazo, como los insumos que provienen de cosechas en las parcelas que son propiedad de la empresa.

3. DEFINICIONES
A. CALIDAD MICROBIOLÓGICA
Define la aceptabilidad de un alimento determinada por el recuento de microorganismos dentro de los límites permisibles,
basada en la ausencia o presencia, o en la cantidad de microorganismos, incluidos parásitos, y/o en la cantidad de sus
toxinas/metabolitos, por unidad o unidades de masa, volumen, superficie o lote siendo apto para el consumo humano.

B. CALIDAD SENSORIAL
Está determinada por las características sensoriales de un alimento o preparación, las cuales se perciben a través de los
órganos de los sentidos. Estas características son olor, color, sabor, consistencia y presentación.

C. INSPECCIÓN
Esta actividad se define como el reconocimiento exhaustivo de un producto para lo cual se debe medir, examinar, ensayar o
comparar con un patrón una o más características del producto, y confrontar los resultados con los requisitos especificados
para así establecer la conformidad de cada característica.
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D. ALIMENTO DE MAYOR RIESGO EN SALUD PÚBLICA


Alimento que, en razón a sus características de composición especialmente en sus contenidos de nutrientes, actividad
acuosa y pH, favorece el crecimiento microbiano y por consiguiente, cualquier deficiencia en su proceso,
manipulación, conservación, transporte, distribución y comercialización, puede ocasionar trastornos a
la salud del consumidor.

E. MATERIAS PRIMAS DE MENOR RIESGO O SEMIPERECEDERAS


Son todos aquellos alimentos con baja actividad acuosa y de características físicas, químicas y biológicas que impiden
su alteración en el corto plazo, en consecuencia, no se contaminan fácilmente por lo que no se constituyen en riesgo
para la salud de los consumidores. Entre los alimentos semiperecederos se encuentran: Cereales, leguminosas,
azúcares y dulces, grasas, productos comerciales.

F. PROVEEDOR EXTERNO
Persona jurídica o natural que suministra materias primas e insumos a la Empresa.

G. PROVEEDOR INTERNO
Se considera proveedor interno a aquellos insumos que provienen de las parcelas propiedad de la empresa Geolandcol S.A.S.

4. AUTORIDAD
Los responsables de establecer, mantener y actualizar este procedimiento es el equipo de Producción e Inocuidad.
Los responsables de su cumplimiento son el líder del proceso de Compras y los líderes de los Servicios de
Alimentación.
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5. DESARROLLO
Revisar Manual de Buenas Prácticas Integrales de Inspeccion PI – Mp - 001
ACTIVIDAD ¿REQUIERE EXPLICACIÓN? RESPONSABLE DOCUMENTOS
Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
generados en la
actividad
Para el caso de un proveedor externo, se revisa el diligenciamiento y el Coordinación de Factura de compra
cumplimiento de la normatividad legal de la remisión o factura. Dicho documento Compras.
remisorio no debe tener enmendaduras y debe contener la siguiente información:
1. Revisar el Razón social, centro de costos correspondiente a cada servicio de alimentación,
documento fecha, precio, descripción del producto y cantidad. Estos dos últimos aspectos se
remisorio. verifican con respecto al pedido externo telefónico o personal
Para el caso de un proveedor interno, se revisa el diligenciamiento y el Coordinador de Formato ingreso de
cumplimiento de la normatividad legal de la remisión de la caña de azúcar que se bodega Insumos internos
recibe de las parcelas propiedad de la empresa. CO-Ig-001. CO-Ig-001.
Se verifican las características sensoriales de la caña de azúcar, productos frescos Coordinación de Planes de
de origen vegetal y productos semiperecederos, comparando con los estándares Compras, Líderes inspección en recibo
de calidad definidos en los planes de inspección en recibo correspondientes PI-Q- de calidad. correspondientes
2. Verificar 001. Los planes deben estar expuestos en las áreas de recibo. PI-Q- 001.
calidad sensorial
Para el caso de las materias primas ya elaboradas (productos comerciales), que se
incorporan directamente en las preparación de la panela, se deben inspeccionar
antes del ensamble, abriendo los paquetes y depositando el contenido en la mesa
de trabajo sobre la tabla acrílica para inspeccionar el producto, minimizando así los
riesgos de contaminación física.
3. Pesar o contar Se compara la cantidad recibida con la solicitada en la planilla de pedidos CO-In- Coordinación de CO-P-001 Pedidos
01, en el caso de los pedidos internos. Para los pedidos externos, se compara la Compras, Líderes externos, telefónicos
cantidad recibida con la solicitada en el formato de pedidos externos, telefónicos o de Calidad. o personales
personales CO-P-002 y planilla de pedidos, cantidad que debe corresponder con la
consignada en la factura o remisión. CO-In-01 Pedido y
Se pesa o se cuenta de acuerdo con el tipo de producto y la unidad de empaque. remisión bodega de
compras.
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Aplica para las materias primas de mayor riesgo: Se toma temperatura de acuerdo
con las especificaciones de los planes de inspección PI-Q-001 y el Plan de Calidad
4. Controlar para la protección de materias primas PC-Q-001, verificando que se encuentre dentro Coordinación de
temperatura de los límites permisibles, para descartar riesgos de comprometer la calidad Compras,
microbiológica del producto. Dicha temperatura se registra en el formato CO-Ig-001 Líderes de
Pedidos externos, telefónicos o personales en la casilla correspondiente al parámetro calidad.
de temperatura.
Para el caso de proveedores externos, se acepta mediante el recibo del producto, la
firma, la fecha de recibo y el sello en la factura o la remisión, diligenciar formato de
pedidos externos, telefónicos o personales CO-P-001 en caso de no conformidades CO-P-001
(vehículo, especificaciones sensoriales, gramaje o cantidad y horario de entrega) se Pedidos externos,
deben diligenciar los parámetros de evaluación que apliquen según la novedad. Coordinación telefónicos o
5. Aceptar o Cuando se hagan recibos parciales, se escribe en la factura (copia y original) con d personales
rechazar lapicero la novedad sin enmendar o tachar la información allí consignada, se e compras,
firma y se sella la factura o remisión para el envío al área de Compras, quien Líderes de CO-In-01 Planilla
posteriormente recibe la nota crédito respectiva. Calidad de Pedido y
remisión bodega de
Para el caso del proveedor interno, se acepta mediante la verificación de las compras
especificaciones y el recibo del producto. Como evidencia de la conformidad con los Líderes de
criterios de aceptación se diligencia en la planilla de pedido por servicio de Calidad
alimentación CO-In-001 un visto bueno () cuando el producto cumple con el
parámetro y una (X) cuando no cumple con el parámetro.
6. Reportar Las no conformidades de las materias primas en recibo (no cumplimiento de algún Líderes de
materias primas parámetro de calidad especificado), deben registrarse en el formato respectivo, Calidad
no conformes Control del producto servicio no conforme CP-NF-001. Ver procedimiento para el
control del producto servicio no conforme PC-NF-001.

NOTA 2: Cuando se detecta no conformidad de la materia prima en una etapa


posterior a su inspección, esta materia prima se aísla y coordina con compras la Líderes de
Calidad
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necesidad de devolverla con su respectivo empaque al proveedor para su análisis


y reposición o si se desecha. ES NECESARIO COMUNICAR INMEDIATAMENTE
A GESTIÓN COMPRAS CON COPIA A CALIDAD vía mail, informando Nombre
del proveedor, producto, cantidad, descripción de la no conformidad, fecha de
recibo y lote y fecha de vencimiento cuando aplique.

NOTA 3: Si por razones de urgencia en la producción se necesita liberar un


producto no conforme en recibo, el Administrador del servicio de alimentación será
la persona autorizada para hacerlo, registrando en el formato para el control del
producto servicio no conforme CP-NF-001.

Toda materia prima no conforme se debe registrar en el formato de pedidos


externos telefónicos o personales CO-P-001, como insumo para la posterior
evaluación del proveedor y en el control de pedido no conforme CP-NF-001.

En este caso como ya no se tiene la factura física para escribir la observación que
de lugar a la nota crédito
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6. NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA


• Planilla de orden de compra CO-F-001.
• Pedidos externos telefónicos o personales CO-P-001.
• Facturas o remisiones de proveedores.
• Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a colaboradores y producto PC-P-011
• Procedimiento para controlar el producto servicio no conforme PC-NF-001.
• Manual de especificaciones para materias primas CO-M-001.
• Pedido y remisión bodega de compras CO-P-001.

7. DIAGRAMA
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8. ULTIMO CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE/
VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
CARGO

Actividad N°2: Verificar Se especifica que los planes de inspección deben estar
calidad sensorial expuestos en las áreas del recibo.

Se incluye:
Para el caso de proveedores externos, se especifica la
forma en la cual se acepta el insumo o materia prima
mediante el recibo del producto, la firma, la fecha de Liseth Rodriguez –
2 15/09/2020 Actividad N°5: Aceptar o recibo y el sello en la factura o la remisión, diligenciar Asesora
rechazar formato de pedidos externos, telefónicos o personales CO- Calidad
P-001, en caso de no conformidades (vehículo,
especificaciones sensoriales, gramaje o cantidad y horario
de entrega) se deben diligenciar los parámetros de
evaluación que apliquen según la novedad
Se actualizan los códigos de los formatos que aplican de
Ítem 6: Normas o
referencia.
documentos de referencia

REVISÓ: Versión N°
Nombre: Luis Carlos Mejia Alfonso APROBÓ:
Cargo: Jefe de Producción Nombre: Cesar Pico Cargo: Gerencia 2
Fecha: Septiembre 25 de 2019 Fecha: Septiembre 25 de 2019

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