¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

Muchas organizaciones implementan un Sistema de Gestión de Calidad, siendo la evaluación de la

información documentada parte de ello. Cumpliendo con un papel muy importante logrando
mantener la documentación de manera adecuada, legal y organizada para así dar pruebas de que
todo se encuentre documentado dentro de la organización. La evaluación de la información
documentada es el soporte de todo el proceso.

La información documentada según la norma ISO 9000:2105, es la información que una

organización debe controlar y mantener. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede
provenir de cualquier fuente de información. Por lo tanto, a través de la evaluación de la
información documentada se realiza un proceso en donde se indica de manera precisa si los
documentos se encuentran en estado de conformidad o no, para saber si el proceso se encuentra
bien encaminado y sigue los lineamientos de la norma NTC ISO 9001. Esta conformidad En
primera instancia, la conformidad establece cumplir la norma y la no conformidad implica el no
cumplimiento de manera parcial o completa.

Es importante evaluar la información documentada porque presume de ser una herramienta de

seguimiento por la cual se logra demostrar, identificar, codificar, almacenar y proteger la
información. Mantener este control es fundamental para el cumplimiento de las normas de
calidad. Todo esto coadyuva a la organización no solo a Certificarse sino a mantener y a
permanecer su certificación. Siguiendo los procesos y procedimientos establecidos y que se
mantengan los registros que logren comprobar que su información se mantiene actualizada, se
actualizan sus procedimientos, se revisan las instrucciones de trabajo, se rellenan formularios y
mucho más.

En la evaluación de la información se destacan la estandarización de los procesos ya que se

encuentra documentado, esto conlleva a que se ejecuten los procesos tal cual como están
estipulados ya que se establece un nivel de operación que se debe mantener para lograr los
resultados esperados. Por todo esto se debe permitir mejorar los procesos constantemente y bien
diseñados de manera que a la hora de intervenir en términos de calidad sean eficaces.