¿Qué es un caso de negocio?

Para comenzar con el tema del caso de negocio, te invito a que realices la siguiente
lectura en la que conocerás que es un caso de negocio, como se compone y la
necesidad para que este sea desarrollado. Este documento es un preámbulo a los
videos que componen este cuarto módulo del curso, por lo que te recomiendo
prestarle bastante atención a la lectura.
Un caso de negocio no es únicamente un documento financiero, un caso de negocio
debe incluir una justificación financiera, pero lo que es más importante, debe integrar
todos los hechos relevantes en una historia coherente que describa qué, cuándo,
dónde, cómo y por qué invertir recursos en un proyecto. En este orden de ideas, un
caso de negocio, o Business case, es un documento en donde se recopila todo el
estudio que se realiza para que una idea pueda convertirse en un proyecto. Para lo
anterior, es importante que este responda las diferentes preguntas que pueden
surgir, con el objetivo de validar una propuesta y justificar su inversión.
En el caso de negocio vas a ver la manera en la que se articulan los diferentes
elementos que has estudiado a lo largo del curso, pues con este documento podrás
evaluar un proyecto desde múltiples puntos de vista, asociado a las factibilidades, y
como la formulación del proyecto se orienta a conseguir una serie de beneficios.
La razón más común para desarrollar un caso de negocios es justificar los recursos
y la inversión de dinero necesarios para llevarlo a cabo. La lógica del caso de
negocios es que cuando se consumen recursos como dinero o esfuerzo estos deben
apoyar el negocio. Por ejemplo, la actualización del proceso de atención a clientes
en un banco para mejorar el desempeño del proceso es un buen ejemplo porque el
realizar un "caso de negocio" justificaría la inversión en este proyecto con el objetivo
de que la organización consiga ciertos beneficios, tal como una mayor tasa de
retención de clientes.
Los elementos esenciales de un caso de negocio incluyen:
• ¿Cuáles son las razones por las que el proyecto es necesario?
• ¿Cómo van resolver el proyecto o los resultados generados por el proyecto
determinados problemas o cómo se van a capitalizar oportunidades específicas
que enfrenta la organización?
• ¿Exactamente qué "problema" o "situación problemática" aborda o resuelve el
proyecto?
• ¿Cuál es/son la(s) solución(es) recomendada(s)?
• ¿Cuáles son los beneficios para la organización?

Universidad de los Andes | Vigilada Mineducación

Reconocimiento como Universidad: Decreto 1297 del 30 de mayo de 1964.
Reconocimiento personería jurídica: Resolución 28 del 23 de febrero de 1949 Minjusticia.
• ¿Qué pasará con la organización si el proyecto no se lleva a cabo?
• ¿Dónde se implementarán las soluciones?
• ¿Cuáles son los recursos como el dinero, las personas y el tiempo necesarios
para entregar la solución y obtener los beneficios?

El Proceso de Caso de Negocio debe asegurar que:

 Los problemas e inquietudes requeridos han sido cuidadosamente
considerados y documentados
 Tanto el valor como los riesgos inherentes al proyecto propuesto son claros
 El proyecto tiene un patrocinador ejecutivo con la capacidad y la autoridad
para entregar los beneficios.
 Se puede hacer seguimiento y medición de los resultados y beneficios
propuestos.

En el siguiente diagrama de flujo, figura 1, puedes observar el conducto regular para

la elaboración de un caso de negocio, en donde se articulan los elementos de
formulación y evaluación de un proyecto con el objetivo de desarrollar la mejor
alternativa dentro de las propuestas presentadas.

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 Figura 1 Diagrama de flujo para la elaboración de un caso de negocio. Elaboración propia.

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El caso de negocio debe contener algunos o todos los siguientes tipos de
información (según el tamaño, el tiempo, la escala y la disponibilidad de la
información):
 Resumen ejecutivo
 Antecedentes
 Descripción del Proyecto
 Alineación estratégica
 Análisis del entorno
 Propuesta de valor
 Alternativas
 Impacto empresarial y operacional
 Evaluación de riesgos del proyecto
 Análisis beneficio/costo
 Conclusiones y Recomendaciones
 Estrategia de implementación
 Proceso de revisión y aprobación

Si bien uno de los objetivos principales de un caso de negocio puede ser obtener
financiación, las posibilidades de éxito serán mayores si también se tienen en
cuenta objetivos como los siguientes:
 Debe ser interesante; recuerda que alguien tendrá que leerlo.
 Mantenlo claro y conciso.
 Minimiza la jerga y las suposiciones.
 Proporciona al lector una visión clara del estado final.
 Comunica todos los hechos como parte de la historia general: si hiciste tu
tarea, esta es la oportunidad de demostrarlo.
 Demuestra el valor que el proyecto aporta a la organización, al cliente y al
resultado financiero de la organización.

Recuerda que el caso de negocio debe describir al lector el problema o la

oportunidad que existe. Luego, el caso de negocio debe describir cómo se resolverá
el problema o cómo se aprovechará la oportunidad.
Esquema de un caso de negocio
En el esquema que presentamos a continuación te muestro cómo contar
efectivamente la historia completa de tu proyecto y cómo concluir demostrando el

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ROI (el indicador financiero del retorno sobre la inversión) y el impacto financiero
que se espera lograr.
Resumen ejecutivo:
Haz de cuenta que tienes dos minutos para contarle a alguien sobre el proyecto y
justificar tus solicitudes de recursos y financiación.
Cada párrafo del resumen ejecutivo debe transmitir de manera sucinta información
vital sobre el proyecto y comunicar la historia al lector. La información en cada
sección del resumen ejecutivo generalmente se extrae de las secciones detalladas
del caso de negocio. Recomendamos crear el resumen ejecutivo después de haber
completado el resto de las secciones.
Evaluación del estado actual y enunciado del problema:
La evaluación de la situación o la evaluación del estado actual se refiere a los
detalles relacionados con el problema o la oportunidad que enfrenta la organización.
Es una declaración sobre lo que está sucediendo en la organización hoy. La mayoría
de los proyectos los inicia el patrocinador original del proyecto porque algo está mal,
o se está perdiendo una gran oportunidad. Cada proyecto generalmente tiene uno
o dos temas clave relacionados con problemas u oportunidades. En un párrafo o
menos, indique claramente el problema específico.
Descripción del proyecto:
La sección de descripción del proyecto presenta al lector los detalles del proyecto.
Esta sección le debe dar a los interesados la confianza de que tu equipo buscará
los mejores procesos, sistemas y elementos organizacionales de manera
profesional, eficiente y agresiva para que la organización pueda resolver los
problemas presentados anteriormente. Hay dos componentes principales de la
sección de descripción del proyecto:
• Descripción y alcance
• Objetivos
Indica qué se espera que logre la solución propuesta, pero se breve. Algunos
ejemplos de respuesta pueden incluir la compra de hardware y software o la
selección de un nuevo proveedor.

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Resumen de la solución:
Resume la solución que tu equipo recomienda para abordar los problemas y
oportunidades presentados en la evaluación del estado actual. Asegúrate de cubrir
los siguientes temas:
 Proceso actual y ajustes generales
 Requisitos
 Alternativas
 Comparación de alternativas
 Consideraciones adicionales
 Plan de acción

Proceso actual: identifica los procesos organizacionales que la solución propuesta

probablemente afectará, incluidos los departamentos dentro de la organización, las
relaciones con los clientes, los socios externos y la competencia.
Requisitos: enumera los recursos necesarios para completar el proyecto, como
personal, hardware, software, tiempo, presupuesto, etc.
Alternativas: describe al menos tres opciones para implementar la solución
propuesta. Asegúrate de incluir los requisitos básicos y una estimación de los
riesgos para el proyecto, el tiempo de ejecución, los costos de capacitación y los
posibles retrasos del proyecto para cada una.
Comparación de alternativas: compara y contrasta cada una de las alternativas con
la solución propuesta y con las otras alternativas. Indica las similitudes y diferencias,
los beneficios y perjuicios, y los costos asociados con cada opción. Básicamente,
responde a la pregunta: "¿Cuál es el costo para llegar al estado futuro, y si vale la
pena?"
Consideraciones adicionales: enumera factores críticos de éxito que no sean las
métricas de ROI; sino, por ejemplo, la posible necesidad de servicio de atención al
cliente.
Plan de acción: Ahora que la alta gerencia de la organización entiende la solución y
la rentabilidad financiera y/o económica que se obtendrá al implementar la solución,
querrán una confirmación de que la solución realmente se puede implementar.
Debes proponer pasos de acción específicos. Indica los planes de acción a corto
plazo (primeros tres meses) y a largo plazo (de tres meses en adelante hasta su
conclusión), incluidos los hitos principales. Esta sección le asegurará a la alta

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gerencia que el equipo ha considerado de manera cuidadosa y profesional todos los
temas principales de la implementación.
Supuestos críticos y evaluación de riesgos:
La mayoría de los proyectos hacen suposiciones para desarrollar la solución. Es
vital que el caso de negocio documente estas suposiciones. Debes probar las
suposiciones con los interesados del proyecto antes de colocarlas en el caso de
negocios. El documento de suposiciones debe ir acompañado de una discusión
imparcial sobre las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) que
están asociadas con la solución recomendada. También es importante que el caso
de negocio discuta los riesgos asociados tanto con la implementación como con la
no implementación de una solución, la gravedad del riesgo en caso de que ocurra y
la probabilidad de que el riesgo se concrete.
Conclusiones y Recomendaciones:
Esta sección cierra el caso de negocio. Debes reiterar los temas clave que
originaron el proyecto. Debes reafirmar la solución a alto nivel. Debes identificar el
retorno de la inversión y los beneficios generales de la solución. Debes reafirmar los
riesgos de no hacer nada y en algunos casos, el transmitir un sentido de urgencia.
Como puedes ver, cada uno de los diferentes elementos que componen un caso de
negocio tiene una razón de ser, puesto que en conjunto estos elementos permiten
argumentar la lógica empleada para tomar cierta decisión acerca de una idea, y el
proceso por el cual puede realizarse por medio de un proyecto. Todo lo anterior se
realiza con el objetivo de tomar una decisión frente a alguna alternativa, bien sea
proponer su desarrollo o argumentar por qué no se debe desarrollar de esta manera.

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